PG- Procedimiento - Asesoría General de Gobierno

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PA - 853 Rev 02
Asesoría General
Acciones Preventivas
de Gobierno
PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS
1. Objeto
2. Alcance
3. Definiciones/Abreviaturas
4. Referencias/Normas aplicables
5. Responsabilidades/Autoridad
6. Descripción del procedimiento
7. Registros
8. Anexos
LAS COPIAS IMPRESAS DE ESTE DOCUMENTO SON
CONSIDERADAS NO CONTROLADAS, SALVO QUE
ESTÉN IDENTIFICADAS CON UN SELLO QUE DIGA
“COPIA CONTROLADA” (EN COLOR ROJO) Y SE
ENCUENTREN NUMERADAS
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1. OBJETO:
Aplicar Acciones Preventivas, para evitar que se produzcan No Conformidades u
otras situaciones potencialmente indeseables.
2. ALCANCE:
Se aplican sobre las causas origen de No Conformidades Potenciales (u otras situaciones potencialmente indeseables) determinadas en los Procesos que forman
parte del Sistema de Gestión.
3. DEFINICIONES / ABREVIATURAS:
Conformidad: (Def.: ISO 9000:2005) (3.6.1)
Cumplimiento de un requisito.
No Conformidad (NC):
(Def.: ISO 9000:2005) (3.6.2)
Incumplimiento de un requisito.
Defecto: (Def.: ISO 9000:2005) (3.6.4)
Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado.
NOTA 1: La distinción entre los conceptos defecto y no conformidad es importante por sus
connotaciones legales, particularmente aquellas asociadas a la responsabilidad legal de los productos puestos en circulación. Consecuentemente, el término "defecto" debería utilizarse con
extrema precaución.
NOTA 2: El uso previsto tal y como lo prevé el cliente podría estar afectado por la naturaleza de
la información proporcionada por el proveedor, como por ejemplo las instrucciones de funcionamiento o de mantenimiento.
Acción preventiva: (Def.: ISO 9000:2005) (3.6.3)
Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable
NOTA 1 Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial.
NOTA 2 La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción
correctiva se toma para prevenir que vuelva a producirse.
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4. REFERENCIAS / NORMAS APLICABLES:
Manual del Sistema de Gestión (Sección 8.5.3)
Norma:
ISO 9001: 2008 (requisito 8.5.3)
Norma:
ISO 9000:2005 (Terminología)
5. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD:
5.1 Subsecretario de Planificación y Control de Gestión, Relatores Delegados,
Secretarios Letrados, Director General de Administración, Directores de Area.
Responsabilidades
1. Fomentar la determinación de situaciones potenciales de No Conformidad en
su Área de responsabilidad.
2. Liderar la búsqueda de Causas origen de las No Conformidades potenciales
determinadas.
3. Coordinar los esfuerzos con otras Áreas, cuando sea necesario.
4. Hacer el Seguimiento de las Acciones Preventivas decididas.
Autoridad.
1. Aplicar las Acciones Preventivas que se hayan decidido para eliminar las causas de la No Conformidad potencial en su Área de responsabilidad.
2. Verificar (o hacer verificar por un Auditor Interno) la eficacia de las Acciones
Preventivas decididas.
5.2 Representante de la Dirección:
Responsabilidad:
1. Llevar Registro de las Acciones Preventivas iniciadas y asegurar su cierre definitivo.
5.3 Todas las funciones.
Responsabilidades
1. Actuar siempre preventivamente en todas las tareas y actividades en las que
le toque participar preguntándose, por ejemplo ¿qué puede salir mal? antes
de comenzar cada tarea.
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6 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
El enfoque preventivo (detallado en el Anexo I) no se encuentra naturalmente en las
culturas de trabajo. Supone un trabajo distinto la solución de una No Conformidad
(cuando un requisito no se ha cumplido) respecto de una No Conformidad Potencial
(que podrían producirse pero que no existen actualmente).
La preocupación y el compromiso con el desarrollo de una actividad pueden favorecer la proliferación de actividades preventivas1. Para poder desarrollar aptitudes para la detección de NC Potenciales o trabajar con un enfoque preventivo se requiere
formación, entrenamiento y, fundamentalmente, TOMA DE CONCIENCIA.
De todas formas, siempre es posible marcar algunos pasos que ayudan a ir desarrollando el Enfoque preventivo por sobre el Reactivo, como puede verse a continuación.
FUENTES DE NO CONFORMIDAD POTENCIAL.
Las fuentes desde las cuales se pueden obtener datos útiles para detectar eventuales No Conformidades Potenciales suelen ser diversas y numerosas dentro de la
Organización.
6.2
Identificar una No Conformidad Potencial supone un ejercicio de pensamiento y de trabajo grupal que nos lleve a descubrir “qué puede salir mal” o “qué
requisito puede llegar a no cumplirse” en una determinada actividad o Proceso. “El análisis de los datos puede ayudar a determinar la causa de los problemas existentes o de los potenciales2. El análisis de los Datos está individualizado en la sección 8.4 del Manual de Calidad. Antes de poder analizar
Datos o fuentes de Información necesitamos tenerlos. Algunos de los lugares donde encontrarlos son los siguientes:
6.2.1 En los Registros de No Conformidades de cada Área de la Organización,
6.2.2 En los Registros obtenidos como resultado de mediciones, seguimiento y otros controles en cualquier Área de la Organización.
6.2.3 Registros de las actividades.
6.2.4 En los resultados de la evaluación (medición) del grado de conocimiento y Toma de Conciencia por parte del personal sobre los requisitos del Sistema de Gestión.
6.2.5 Con motivo las Oportunidades de Mejora detectadas durante las
Auditorías (Interna o Externa)
1
Ejemplos cotidianos pueden ser: cuando está por llover llevamos un paraguas, si salimos de vacaciones planificamos muy bien nuestro viaje y estadía, cuando llegamos con el auto a una cruce de calles tocamos bocina o encendemos luces.
2
8.4, Norma ISO 9004:2000
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6.2.6 En las Oportunidades de mejora a partir de sugerencias y/o comentarios de los Destinatarios y otras Partes Interesadas en la Organización.
Cuando se intenta aplicar el Enfoque Preventivo siempre es útil identificar, conocer y analizar con el mayor detalle posible el Proceso sobre el cual se va a aplicar, así como las condiciones de trabajo en que se desarrolla y los aspectos ambientales y riesgos asociados, evaluando su significancia y teniéndolos bajo control. Para ello puede ser conveniente utilizar herramientas descriptivas como el
Diagrama de Flujo o el Esquema de Actividades.
EVALUAR LA NECESIDAD DE ACTUAR
6.3
Evitar la ocurrencia de no conformidades es a veces costoso (hay que tomar
acciones concretas), por lo que los responsables del análisis siempre deben
tener presente el Costo-Beneficio del esfuerzo a realizar.
6.4
Al analizar la posibilidad de aplicar una Acción Preventiva sobre una NC potencial, se tendrá en cuenta entre otros: la probabilidad de ocurrencia, la
magnitud de sus consecuencias, el costo implícito, el daño que puede provocar a la Organización, etc.
6.5
Cuando se decida el inicio de una Acción Preventiva, se anotará en el Formulario del Anexo II de este mismo Procedimiento la No Conformidad Potencial
y el requisito que podría dejar de cumplirse.
ANÁLISIS DE LAS CAUSAS DE NO CONFORMIDADES POTENCIALES.
Para ser eficaz (alcanzar los Objetivos) es necesario actuar sobre las causas de
la N.C. Potencial, de tal forma de eliminarlas. Pero para llegar a identificar causas, lo primero es identificar “qué puede salir mal” o “qué puede no funcionar”. La
Acción Preventiva puede tener 2 orígenes básicos:
-
La Acción Preventiva en el marco de una Acción Correctiva, por ejemplo
cuando una máquina deja de funcionar: se la repara (corrección o eliminación
de la N.C.) y se analizan las causas de la falla para aplicar Acciones Correctivas, de modo que esa falla no vuelva a producirse. Aquí podría terminar el
Enfoque Reactivo (ver Anexo I), pero el Enfoque Preventivo nos dice: tengo
una máquina más, similar a la que dejó de funcionar ¿no podría sufrir la misma falla? Y tomamos acción para evitar esa NC potencial que queremos que
no se produzca nunca.
-
La Acción Preventiva pura, que es más difícil de aplicar porque no tenemos
una NC real frente a nosotros. Debemos buscar la posibilidad de que se
produzca, preguntándonos ¿qué puede salir mal?, lo cual no es tan fácil. Uno
de los secretos consiste en analizar los Datos (ver 6.1 en este mismo Procedimiento).
Para ayudarnos existe una diversidad de métodos que pueden utilizarse, muchas veces combinándolos entre ellos:
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6.5.1
Lo primero es reunirse: formar un Grupo de Trabajo y seguir Reglas básicas para su funcionamiento. El Grupo puede reflexionar
sobre hechos potenciales o sobre datos disponibles que puedan
estar llamando la atención de alguien.
6.6
Pensar en lo que puede salir mal o no funcionar requiere pensar con libertad,
generar ideas y posibilidades sin criticarlas previamente y para eso el Método
llamado “Brainstorming” o Tormenta de Ideas es ideal.
6.7
Como complemento de la sesión de Brainstorming y habiendo obtenido un
grupo de No Conformidades “potencial y razonablemente posibles” se puede
utilizar el Método de los 5 Por qué para analizar sus potenciales causas origen, preguntándose (la cantidad de veces que sea necesario). ¿por qué
podría suceder esto?
6.8
Cuando se requiere una mayor precisión o se justifica analizar con más detalle las causas potenciales, conviene usar el Diagrama de Ishikawa o de Espina de Pescado. En este caso en vez de poner como base del análisis una
No Conformidad real (como lo establece el PA-852) describiremos algo que
pueda salir mal, uno de los tipos de NC potenciales determinadas en el punto
6.1.1.
6.9
Las No Conformidades Potenciales así como sus causas deben registrarse
en el Formulario mostrado en el Anexo II de este mismo Procedimiento.
DETERMINAR E IMPLEMENTAR LAS ACCIONES NECESARIAS
Una vez analizadas las causas de las N.C. potenciales deberá decidirse una Acción
Preventiva para cada una de ellas, que se registrará en el Formulario del Anexo II.
Existen muchos factores que se deben tener en cuenta al decidir qué medida se
debe adoptar, entre ellos: el costo de la acción, su efectividad, las alternativas a su
control etc.
6.10 Para las tareas que lo requieran se identificarán las necesidades de formación y de Toma de Conciencia en cuanto al Enfoque Preventivo o a Acciones
Preventivas específicas.
6.11 Las Acciones Preventivas que requieran el uso de Recursos monetarios
serán autorizadas por el Asesor Gerente de Gobierno.
6.12 El Representante de la Dirección es responsable por el Seguimiento de todas
las Acciones Preventivas y lo hará por medio del Formulario indicado en el
Anexo III.
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REVISAR LAS ACCIONES TOMADAS
6.13 El Responsable del Área deberá Revisar la eficacia de las Acciones Preventivas decididas, asentando su conformidad en el casillero correspondiente del
Formulario mostrado en el Anexo II. Se puede encargar la tarea de Revisión
a un Auditor Interno.
6.14 Evaluar el conocimiento y toma de conciencia del personal sobre las “actitudes preventivas” que se les ha pedido que desarrollen.
6.15 Los cambios resultantes de la aplicación de Acciones Preventivas se implementan y registran en los Procedimientos, Instructivos, y/o Procesos que correspondan, siendo responsabilidad del Responsable del Área pedir o implementar el cambio.
7. REGISTROS:
Se mantendrán como Registros de Acción Preventiva:
7.1.
Las No Conformidades Potenciales determinadas así como los análisis realizados para identificar sus causas, incluyendo las Acciones Preventivas iniciadas por la aplicación directa de este Procedimiento y utilizando el Formulario mostrado en el Anexo II.
7.2.
El Registro de seguimiento de las Acciones Preventivas decididas, a partir
de la utilización del Formulario correspondiente (ver Anexo III)
8. ANEXOS:
ANEXO I.
Enfoque reactivo vs. Enfoque preventivo (proactivo)
ANEXO II.
FA 853-01
Pedido de Acción Preventiva
ANEXO III.
FA 853-02
Seguimiento de las Acciones Preventivas.
.
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ANEXO I:
Enfoque reactivo vs. Enfoque preventivo3 (proactivo)
En las Revisiones que realiza la Dirección (ver PA-560), se debería considerar-entre
otras cosas- si el funcionamiento del Sistema de Gestión de la Organización:
a) depende indebidamente de datos de seguimiento reactivo4 como indicadores del desempeño.
b) se basa en la creencia errónea de que sólo es necesario actuar a posteriori de una No
Conformidad, un incidente o de un evento serio.
c) utiliza la acción preventiva solamente para prevenir la repetición del evento en particular (Ver el Título “ANÁLISIS DE LAS CAUSAS DE NO CONFORMIDADES POTENCIALES”, en este mismo Procedimiento.
d) se basa a menudo en investigaciones superficiales de eventos no conformes o que provocan daños. Normalmente estos eventos suelen tener varias causas que los originan.
La prevención de no conformidades requiere un conjunto equilibrado de controles
técnicos y de procedimientos respaldados por la capacitación.
El enfoque reactivo suele ser de fácil aplicación. El Procedimiento PA-852 está
basado en la aplicación de Acciones Correctivas cuando las No Conformidades ya se han producido. Sin embargo, un sistema de gestión fundado en mediciones reactivas e investigaciones superficiales no es una base segura ni económicamente efectiva para controlar los problemas de calidad.
En cambio, un Sistema de Gestión basado en la Prevención antes que en la Corrección de las situaciones No Conformes mejorará el desempeño de la Organización y contribuirá a bajar notablemente sus costos de operación. Un enfoque Preventivo estará apoyado por la investigación de causas que tengan el potencial de
provocar No Conformidades, aunque todo funcione bien actualmente. A partir de
allí se podrá trabajar en la fijación de Objetivos y Metas de Mejora, y la Planificación
de su cumplimiento (ver DFA-540).
3
Texto basado en Norma IRAM 3801:98, punto: 5.3.2
La palabra reactivo implica reaccionar frente a algo que ya se produjo, como un accidente, el no cumplimiento de
las especificaciones de un Producto, una enfermedad ocupacional o la contaminación del aire.
4
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1
Fecha inicio:
Iniciador:
P.A.P.
Área:
Motivo: No Conformidad potencial De Calidad
Tipo de N.C.
Producto
Proceso
Descripción breve de la N.C.Potencial:
Nro.
Otra
Queja.
Sistema
-----Requisito o especificación que podría no cumplirse:
Impacto / importancia de la N.C. >> ALTA
Media
PAC enviado a: ..................................................... 
2
Costo:
baja
Fecha envío:
Recepción:
Fuentes de información:
Determinación de las causas:
Fecha:
Responsable A.P.:
3
Designó Equipo o Grupo de Acción
Preventiva: SI
NO
Integrantes:
Acción para eliminar cada causa:
Fecha:
4
Plan de Acción previsto (Q):
Q Responsable del Plan (Q):
necesarios (C.):
Q Recursos
Fecha terminación (C):
C
C
5
Responsables de
cada Paso: 1: Iniciador del PAP. 2., 3.
y 4. Responsable del
Area que debe aplicar la A.P. 5. y 6 .
5. y 6 Sub secretario,
Secretario, Delegado,
Director General,
Director de Area
Requiere control o Acción Preventiva:
Requiere cambios en Documentos:
.......................
Firma responsable
A.P.
Fecha verificación:
Resultados de las Acciones preventivas implementadas:
Satisfactorios
No Satisfactorios
Motivos:
.......................
Acuerdo del responsable A.P.
Otros resultados o comentarios:
6
CIERRE DEL
P.A.P.
Fecha cierre:
Firma Responsable:
Otros comentarios:
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Anexo III
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Fecha actualización:
REGISTRO DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES PREVENTIVAS
NO CONFORMIDAD POTENCIAL
Nro
Fecha
REVISÓ
Descripción (breve)
Req.NC
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Descripción (breve)
APROBÓ
Fecha inicio
/
Fecha finalización
Prevista
Real
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Cierre
Verificac.
eficacia
Cierre de
la AP
Observaciones