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Construcción de Equipos Diplomado en Evaluación y Gestión de Proyectos Mineros Antofagasta, 18 de octubre 2014 Antecedentes Previos • Facilitador – – – – Nelson Fernández Vergara [email protected] Dirección General de Docencia 552355073 – 552355074 / +56995472259 Expectativas Respecto al Curso • • • ¿Qué esperamos de la actividad? ¿Qué no nos gustaría que ocurriera? ¿Qué estamos dispuesto a aportar para que se logren los objetivos? EXPECTATIVAS PERSONAS & ORGANIZACIÓN • COLABORACION • RESPONSABILIDAD • MOTIVACION • ORDEN • RESPETO • DISCIPLINA • CREATIVIDAD • CALIDAD • COMPROMISO • IDENTIFICACION ESPERAN Organización Colaboradores OFRECEN • CAPACIDADES • IDEAS • MOTIVACIONES • EXPERIENCIA • JUVENTUD • NEGOCIOS • CLIENTE • CONTACTOS • IMAGEN • TIEMPO ESPERAN ESPERAN • RECOMPENSAS • ESTABILIDAD • SEGURIDAD • PROYECCIONES • OPORTUNIDADES • RECONOCIMIENTO • BENEFICIOS • RESPETO • BENEFICIOS • CAPACITACION • PLANES DE CARRERA • STATUS • DESAFIOS • OPORTUNIDADES • ESTABILIDAD OFRECEN Evaluaciones • Caso Grupal • Participación 70% 30% Actividad Introductoria • Película Introducción al Curso Desafíos de las Organizaciones en el Siglo XXI • Desafíos actuales y futuros: • Competencia Global • Renovación Organizacional • Reingeniería, Empowerment, Estructuras Planas • Ventaja Estratégica • Relaciones con los Empleados • Empleabilidad, Outplacement, Free Lance • Diversidad • Ética y Responsabilidad Social • Velocidad de respuestas / Trabajo digital Introducción al Curso • Conceptos Importantes – Organización – Eficacia, Eficiencia, Efectividad – Roles – Habilidades – Sistema – Ambiente “Si quieres construir un barco, no empieces por buscar la madera, cortar tablas o distribuir el trabajo, sino que primero has de evocar en los hombres el anhelo de mar libre y ancho”. Antoine de Saint-Exupery Ejercicio 1 “El Aviso Clasificado” Instrucciones • Confeccione un aviso clasificado, “vendiéndose”. • Incluir en la venta: Anónimo – Fortalezas – Aspectos a mejorar • • Luego se van mostrando los avisos unos a otros hasta dar la vuelta completa. Después, se elige a alguien que comience diciendo a quién compraría y porqué. Interrogantes Fundamentales 1. 2. 3. 4. 5. ¿Cómo entiendo el Trabajo en Equipo? ¿Qué aspectos de mi persona potencian los Equipos de Trabajo? ¿Qué aspectos de mi persona limitan el desarrollo de los equipos de trabajo? ¿Con qué temas tengo problema(s)? ¿Existen condiciones organizacionales que condicionan el trabajo en equipo y el desarrollo de los mismos? ¿Se considera un líder? Ejercicio 2 • El objetivo de esta actividad es introducir algunos elementos importantes para el posterior desarrollo del Taller. Trabajo en Equipo • Conceptos Importantes • • • • • Personas Equipo Liderazgo Comunicación Toma de decisiones Personas Personas • Las personas promedio no existen • Multiplicidad de Roles • Consideración de la persona integridad • Percepciones • Paradigmas • Video en su Definiciones • • El término paradigma se origina en la palabra griega παράδειγμα (paradeigma), que significa "modelo" o "ejemplo". A su vez tiene las mismas raíces que παραδεικνύναι, que significa "demostrar". Joel Arthur Barker en en su libro "Paradigmas: el negocio de descubrir el futuro", define paradigma como: • Un conjunto de reglas y disposiciones (escritas o no) que hace dos cosas: • Establecen o definen límites • Indican cómo comportarse dentro de tales límites para tener éxito, al cual se mide por la habilidad para resolver problemas. Ejemplos de Cambios de Paradigma Ejemplo de Paradigmas • • • • • • Las mujeres traen mala suerte Dejar las cosas a media Los jóvenes no son confiables Cualquier persona puede pertenecer a la organización El Royalty implica disminuir la inversión extranjera en Chile Las mujeres no pueden realizar determinadas tareas en la minería • • • • • • • • • Leyes bajo un 1% no son rentables Las mujeres son pésimas al volante La seguridad es secundaria Siempre se ha hecho así (*) Cultura del “Bono” (*) Comodidad (*) Las reuniones son productivas Todo tiempo pasado fue mejor (ex jefe) Los hombres no pueden hacer dos cosas al mismo tiempo La Teoría X • A las personas no les gusta trabajar y tratan de evitarlo. • El hombre se motiva principalmente por incentivos económicos • Las emociones humanas son irracionales y no deben interferir en el interés propio del individuo • Por lo general, los objetivos individuales se oponen a los de la organización, por lo que es necesario mayor control. • Si a la gente no le gusta trabajar, la administración debe controlar, dirigir y amenazar a los empleados para que trabajen de acuerdo a los objetivos de la organización. • Las personas prefieren ser dirigidas para evitar responsabilidades, pero además quiere seguridad y tiene poca ambición. La Teoría Y • El trabajo es natural en el hombre y por lo tanto no existe una aversión innata a él. • Las personas se motivan internamente para alcanzar los objetivos que se han propuestos. • La personas se comprometen con objetivos mientras reciba una recompensa personal cuando alcanza estos objetivos. • Bajo condiciones favorables las personas buscan y aceptan la responsabilidad. • Las personas tienen capacidad de innovación para resolver problemas de la organización. • Las personas son inteligentes pero la mayoría de las condiciones organizacionales su potencial es subutilizado. Equipo… Un Proceso… En el tiempo… Que tiene resultados… ¿Por qué trabajar en Equipo? • • • • Medio para enfrentar el Cambio Medio para dar respuestas rápidas y creativas Medio para la motivación laboral Medio para manejar la información completa ¿Cómo se nota que un Equipo es Exitoso? • Hay un resultado que satisface a un cliente interno o externo. • La capacidad de los miembros para seguir trabajando juntos en el futuro, se ha fortalecido • La experiencia grupal ha generado desarrollo y bienestar personal para sus miembros Equipo • Un grupo de personas con una organización explícita • Con objetivos claros y compartidos • Que se coordinan y cooperan para efectivamente lograrlos Equipo v/s Grupo Los Grupos que llegan a ser Equipos • Construyen objetivos claros y compartidos • Definen roles • Detectan y manejan su conflictos a tiempo • Dan lugar tanto a la tarea como a las relaciones interpersonales • Revisan y mejoran las comunicaciones, la participación y la forma de hacer crítica constructiva • Toman decisiones • Definen y comparten roles de liderazgo Las Organizaciones que facilitan el Trabajo en Equipo • Evalúan y reconocen el trabajo grupal y no sólo el individual • Se ocupan activamente de transmitir la misión y la visión, y de establecer espacios de comunicación inter-áreas • Fomentan que cada persona tenga una visión global de los procesos • Diseñan, desarrollan y evalúan programas de capacitación ad-hoc. Algunas características de los Equipos Ganadores • • • • • • • • • • Claridad en las metas Roles y responsabilidades definidas (en lugar de tareas) Reglas fundamentales establecidas Estrategia y plan de trabajo definidos Comunicación clara Comportamientos que benefician al equipo Procedimientos definidos para la toma de decisiones Experiencia derivada de la práctica para trabajar juntos Capacidad para acoger emociones Participación equilibrada Mitos y Creencias, Personas en los Equipos • • • • • Los miembros del equipo deben pensar en forma parecida. Los miembros del equipo deben tener una experiencia similar. Los miembros del equipo deben conocerse entre si. Los miembros del equipo deben tener estilos de trabajo semejante. Los miembros del equipo deben caerse bien. Trabajo en Equipo • Ejercicio 3 – Este es el Fin del Mundo Características del Trabajo en Equipo 1. El Equipo como "Valor Agregado": • Los esfuerzos combinados en los equipos exceden los esfuerzos individuales (el todo es más que la suma de sus partes). 2. Metas • Deben existir metas de equipo claras, aceptadas y valoradas por todos los miembros; • Deben existir objetivos individuales aceptados, valorados y relacionados con la meta del equipo; • Debe existir, además, alguna intersección entre las metas personales de cada miembro y las metas del equipo. Características del Trabajo en Equipo 3. Construcción del Equipo: • Los equipos exitosos aprenden a trabajar juntos aprovechando las fortalezas de cada cual y complementando las debilidades, instaurando procedimientos para evaluar sus resultados, anticipar problemas y practicar en forma conjunta. 4. Clima de confianza y apertura: • Los equipos exitosos valoran las diferencias individuales, enfrentan en forma honesta y directa los desacuerdos y conflictos, dándose un clima de confianza. Características del Trabajo en Equipo 5. Desarrollo: • Los equipos evolucionan y cambian; las etapas del desarrollo de un equipo son predecibles, permitiendo tomar decisiones eficaces y orientar el liderazgo. 6. Habilidades: • En un equipo se debe aprender o ampliar el uso de distintas habilidades necesarias para la conducción y mantención de un equipo eficaz. Etapas Desarrollo de un Equipo de Trabajo FORMACIÓN REALIZACIÓN CONFLICTO ORGANIZACIÓN Formación • Cuando un equipo se forma por primera vez los miembros del equipo son como un grupo de personas individuales a punto de comenzar un viaje juntos. • Esta es una etapa de transición de un estado individual a un estado de miembro, en la que se prueba, tanto formal como informalmente la dirección provista por el líder. Formación • • • En esta etapa observamos sentimientos de: – Excitación, anticipación y optimismo frente al proyecto – Orgullo en ser escogido para el proyecto – Apego inicial y tentativo al equipo – Sospecha, miedo y ansiedad con respecto a la tarea venidera. Además, aparecen los siguientes comportamientos: – Intentos por definir la tarea y decidir cómo se logrará – Intentos para determinar el comportamiento de equipo aceptable y cómo enfrentar las dificultades – Decisiones respecto a qué información es necesaria – Quejas acerca de la organización y las barreras que presenta la tarea Debido a que al principio están pasando muchas cosas que distraen la atención de los miembros, el equipo normalmente no logra casi nada relacionado con las metas de su proyecto. Conflicto • Es probablemente el momento más difícil. Es como si los miembros del equipo se lanzaran a trabajar y se ahogaran desesperadamente en un mar de trabajo. • Comienzan a darse cuenta que la tarea es diferente y más difícil. Impacientes por la falta de progreso, pero todavía muy inexpertos, los miembros discuten qué acciones debe tomar el equipo. Tratan de depender sólo de su experiencia personal o profesional, resistiéndose a cualquier colaboración con los otros miembros del equipo. Conflicto • En esta etapa observamos sentimientos de: – Resistencia a la tarea y a los métodos de mejoramiento de la calidad que son diferentes de lo que cada miembro está acostumbrado a usar. – Fluctuaciones marcadas en la actitud hacia el equipo y la posibilidad de tener éxito en el proyecto. • Además, aparecen los siguientes comportamientos: – Discusiones entre los miembros aunque estén de acuerdo sobre el asunto verdadero. – Estar a la defensiva y competir; facciones y "escoger lados". – Cuestionar la sabiduría de los que seleccionaron este proyecto y los demás miembros del equipo. – Establecer metas irreales; preocupación acerca del trabajo excesivo. – Desunión, aumento de la tensión y celos. • Nuevamente, estas presiones significan que los miembros del equipo tienen poca energía para gastar en progresar hacia la meta del equipo. Pero se están comenzando a entender entre los miembros. Organización • Una vez que los miembros del equipo se acostumbran a trabajar juntos, las resistencias se van desvaneciendo y comienzan a ayudarse mutuamente para mantenerse a flote en vez de competir entre sí. • Los miembros reconcilian lealtades y responsabilidades que están en competencia. Aceptan al equipo, sus reglas, las funciones de cada uno y la individualidad de sus compañeros. El conflicto emocional se reduce a medida que las relaciones pasan de competitivas a cooperativas. • En esta etapa observamos sentimientos de: – Aceptación de ser parte del equipo. – Alivio porque todo parece que va a salir bien. Organización • Además, aparecen los siguientes comportamientos: – Intento de alcanzar la armonía para evitar conflictos. – Amistad, confianza en los otros. Compartir los problemas personales y discutir la dinámica del grupo. – Sentido de cohesión en el grupo, un espíritu y metas comunes. – Establecer y mantener las reglas fundamentales y los límites del equipo. – Habilidad para expresar críticas constructivas. • Una vez que los miembros del equipo comienzan a resolver sus diferencias, tienen más tiempo y energía para usar en el proyecto. Así son capaces de comenzar, al fin, un progreso significativo. Realización • • • En este momento, el equipo ha establecido sus relaciones y expectativas. Ellos pueden comenzar a actuar, diagnosticar y resolver problemas, y escoger e implantar cambios. Los miembros han descubierto y aceptado al fin las virtudes y debilidades de cada uno y cuáles son sus funciones. Ahora pueden trabajar unidos. En esta etapa observamos estos sentimientos : – Los miembros del equipo tienen entendimiento de los procesos personales y de grupo, y una mejor comprensión de las virtudes y debilidades de cada uno. – Satisfacción por el proceso del equipo. Además, aparecen los siguientes comportamientos: – Cambio personal constructivo. – Habilidad de prevenir o resolver los problemas del grupo. – Un gran apego al equipo Equipos exitosos Un equipo de trabajo exitoso realiza una serie de procedimientos y actividades de una manera consistente y permanente. Estas actividades son: 1. Clarificar sus propósitos, valores, procedimientos y responsabilidades individuales. 2. Mostrar aprecio y reconocimiento por el grupo como unidad y también por cada uno de sus miembros en sus características y su valor para el equipo. 3. Asegurarse que cada uno tiene o puede adquirir los conocimientos y habilidades para desempeñarse en niveles de excelencia. 4. Dar oportunidad a los miembros para que participen con ideas y sugerencias a la resolución de problemas y la evaluación de resultados. Sentimientos de Equipos Exitosos I. INCLUSION: Todos y cada uno de los miembros se sienten parte importante del todo, sus aportes son respetados y su participación es oportuna y equitativa. II. COMPROMISO: Todos y cada uno de los miembros sienten la responsabilidad y el deseo de alcanzar la meta común. III. LEALTAD: Todos y cada uno de los miembros se sienten motivados a apoyar el trabajo de los demás cuando sea necesario y confían en sus resultados. IV. ORGULLO: Todos y cada uno de los miembros sienten que su quehacer es importante y se orientan hacia el futuro con grandes expectativas de éxito. V. CONFIANZA: Todos y cada uno de los miembros sienten que pueden ser honestos, se sienten capaces de cumplir y creen que los demás también lo harán. Este sentimiento es de vital importancia para que el trabajo en Equipo sea de calidad y efectividad, por lo que nos centraremos en cómo favorecer un clima de confianza y apertura. Detección del Equipo Disfuncional • Dominio del líder. • Existencia de subgrupos o pandillas antagónicas. • Participación desigual de los recursos del equipo. • Normas y procedimientos del grupo rígidos y poco funcionales. • Clima de defensa o temor. • Alternativas de solución a los problemas poco creativas. • Malas comunicaciones y confusión. Detección del Equipo Disfuncional • Evasión de diferencias o conflictos potenciales. • Imposibilidad de tomar decisiones o de implementar algunas decisiones tomadas. • Alta agresividad del equipo. • Conflicto entre miembros. • Apatía, falta de interés y participación. • Falta de creatividad, imaginación e innovación. • Baja productividad. Consenso • • • • • Es encontrar una propuesta lo más aceptable posible, de manera que todos los miembros puedan apoyarla y ningún miembro se oponga. No es ... un voto unánime - un consenso puede representar las prioridades principales de todo el mundo. No es ... Un voto mayoritario... en un voto mayoritario, sólo la mayoría obtiene algo que les hace felices; la gente en la minoría puede obtener algo que no quiere para nada, que no es lo que el consenso significa. No es... Todo el mundo de acuerdo Requiere : – Tiempo – Participación activa de todos los miembros – Habilidad de comunicación: escuchar, resolver conflictos, discutir – Pensamiento creativo y mentalidad abierta Liderazgo • • • • Historia ¿Qué es ser Líder? ¿Qué es ser Seguidor? El líder ¿Nace o se hace? – Trabajo en Grupos ¿Qué hace un Líder? • • • • • • Orientan el rumbo / Tienen un Visión Inspiran – Motivan – Mueven y Alinean Tienden puentes Sirven Influyen Hacen que el cambio ocurra Liderazgo • La aptitud que toman los líderes se compone de al menos cuatro importantes componentes: • La capacidad para hacer un uso eficaz y responsable del poder. • La capacidad para comprender que los seres humanos tienen diferentes motivaciones en diferentes momentos y situaciones • La capacidad de inspirar a los demás • La capacidad para actuar a favor del desarrollo de una atmósfera conducente a la respuesta ante las motivaciones y al surgimiento de éstas. • ¿Es importante la actitud dentro del liderazgo? • Video Liderazgo • • • • Historia ¿Qué es ser Líder? ¿Qué es ser Seguidor? El líder ¿Nace o se hace? – Trabajo en Grupos Liderazgo • Liderazgo es la influencia, o el arte o proceso de influir en las personas para que se esfuercen voluntaria y entusiastamente en el cumplimiento de las metas grupales. • Además sería importante acotar que no sólo hay que alentarlos a desarrollar el trabajo, sino además a hacerlo con esfuerzo y seguridad en si mismo. • Los lideres contribuirán a que un grupo alcance sus objetivos mediante la máxima aplicación de sus capacidades ¿Qué hace un Líder? • • • • • • Orientan el rumbo / Tienen un Visión Inspiran – Motivan – Mueven y Alinean Tienden puentes Sirven Influyen Hacen que el cambio ocurra Liderazgo • La aptitud que toman los líderes se compone de al menos cuatro importantes componentes: • La capacidad para hacer un uso eficaz y responsable del poder. • La capacidad para comprender que los seres humanos tienen diferentes motivaciones en diferentes momentos y situaciones • La capacidad de inspirar a los demás • La capacidad para actuar a favor del desarrollo de una atmósfera conducente a la respuesta ante las motivaciones y al surgimiento de éstas. • ¿Es importante la actitud dentro del liderazgo? • Video Características del Líder • • • • • • • • • • Le gusta liderar? Entusiasta? Gran comunicador? Persuasivo? Muy observador? Psicólogo? Sociable? Respetuoso? Honesto? Profesional? • • • • • • • • • • Detesta la improvisación? Meticuloso? Firme, sólido? No puede ser blando? Autoconfianza? Ágil? Resolutivo? Acepta el riesgo? Paciente? Creativo? Las siete primeras razones para explicar que los ejecutivos pierdan su trayectoria 1. 2. 3. 4. Actuar de modo insensible, sarcástico, intimidante y autoritario. Ser frío, distante y arrogante Traicionar la confianza personal Ser demasiado ambicioso, egoísta, pensar en el próximo trabajo, dedicarse a la politiquería 5. Tener problemas específicos con el desempeño de la compañía 6. Administrar demasiado, no ser capaz de delegar ni de formar equipos 7. No ser capaz de elegir buenos subordinados Liderazgo • El liderazgo es un camino en espiral de adentro hacia fuera • • Autoestima Visión Características del Líder • • • • • • • • • • Le gusta liderar? Entusiasta? Gran comunicador? Persuasivo? Muy observador? Psicólogo? Sociable? Respetuoso? Honesto? Profesional? • • • • • • • • • • Detesta la improvisación? Meticuloso? Firme, sólido? No puede ser blando? Autoconfianza? Ágil? Resolutivo? Acepta el riesgo? Paciente? Creativo? Las siete primeras razones para explicar que los ejecutivos pierdan su trayectoria 1. 2. 3. 4. Actuar de modo insensible, sarcástico, intimidante y autoritario. Ser frío, distante y arrogante Traicionar la confianza personal Ser demasiado ambicioso, egoísta, pensar en el próximo trabajo, dedicarse a la politiquería 5. Tener problemas específicos con el desempeño de la compañía 6. Administrar demasiado, no ser capaz de delegar ni de formar equipos 7. No ser capaz de elegir buenos subordinados Liderazgo • El liderazgo es un camino en espiral de adentro hacia fuera • Autoestima • Visión Comunicación • Líder Alpinista • La comunicación es como un destornillador • El líder no debe tener miedo a comunicarse públicamente Comunicación • • ¿Sabemos escuchar y Atender? Actividad • • • Dinámica Siga las Instrucciones Sólo escuchamos el 40% de nuestro tiempo Existen varios niveles de escucha: • • • • Escucha desconectada Escucha competitiva Escucha verbal(7% - 38% - 55%) Escucha empática Asertividad Asertividad Pasividad Agresividad Derechos Asertivos • Ser tratado con respeto. • Tener y expresar nuestros sentimientos y opiniones. • Ser los únicos jueces de nuestra conducta privada. • Escoger y actuar de acuerdo a nuestras prioridades. • Decir NO sin sentirnos culpables. • Pedir lo que queremos. • Cometer errores. • Cambiar de opinión. • Sentirnos independientes de la buena voluntad de los demás. • Tomar el tiempo necesario para decidir. • Cuestionar lo que nos afecta. • Sentirnos responsables sólo de nuestro comportamiento. • No ser Asertivos en algunas ocasiones. Disco Rayado Es la repetición ecuánime de una frase que exprese claramente lo que deseamos de la otra persona. Nos permite insistir en nuestros legítimos deseos sin caer en trampas verbales o artimañas manipuladoras del interlocutor y sin dejarnos desviar del tema que nos importa, hasta lograr nuestro objetivo. Toma de Decisiones Película Trece Días Toma de Decisiones • Decisión • Selección realizada entre dos o más alternativas. • Todos los miembros de la Organización toman decisiones. • Proceso de Toma de Decisiones • Es un proceso amplio, que consta de ocho pasos. Condiciones en la Toma de Decisiones • Certidumbre – Situación en la cual el administrador puede tomar decisiones porque conoce el resultado que produciría cada una de la alternativas • • • Estos casos son mas ideales que reales Riesgo – Situación propia de las condiciones en las cuales la persona que toma la decisión puede calcular la probabilidad de obtener ciertos resultados Incertidumbre - Situación en la cual la persona que toma las decisiones no cuenta ni con certidumbre alguna ni con estimaciones razonables de las probabilidades correspondientes. Estilos en la Toma de Decisiones • Dos dimensiones definen como abordar la toma de decisiones • Forma de Pensar – difiere desde lo racional a lo intuitivo • Tolerancia a la ambigüedad – difiere desde necesitar cierto grado de consistencia y orden hasta la habilidad de procesar muchos pensamientos al mismo tiempo Estilos en la Toma de Decisiones • Define cuatro estilos de toma de decisiones • Directivo – rápido, eficiente y lógico • Analítico – cuidadoso y puede adaptarse a situaciones únicas • Conceptual – puede encontrar soluciones creativas • Conductual – busca la aceptaciones de sus decisiones Actividad • ¿Cuál es mi Estilo para Tomar Decisiones? • Taller de Autoconocimiento • El objetivo de esta actividad es que logren conocer cual es el estilo de toma de decisiones que predomina en su trabajo diario. • Tiempo: 20 Minutos Actividad Final • Dinámica Los Ciegos Construcción de Equipos Diplomado en Evaluación y Gestión de Proyectos Mineros Antofagasta, 18 de octubre 2014