administracion central de san carlos de guaroa meta

Transcripción

CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META
Unidos por la transparencia en el control de la gestión fiscal
Informe Final
Auditoría Gubernamental con
Enfoque Integral Modalidad Especial
Vigencias 2011
ADMINISTRACION CENTRAL DE
SAN CARLOS DE GUAROA META
Diciembre 2012
Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial al Municipio de San Carlos de Guaroa - 1 Meta. Vigencias 2011
INFORME FINAL AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE
INTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL A LA ADMINISTRACION
CENTRAL DE SAN CARLOS DE GUAROA VIGENCIA 2011
Contralor Departamental del Meta
DORIS SEGUNDA GÓMEZ R.
Secretario General
NESTOR FABIAN CASTILLO
Contralora Auxiliar de Auditoría
y Control Fiscal Participativo
YOLANDA CARDONA ÁVILA
Responsable de la Entidad
ALVARO ZAMORA LEON
Equipo Auditor
ALEZANDRA MONCADA G.
CONTENIDO
1.1
ALCANCE DE LA AUDITORIA ............................................................... - 5 -
1.2
. CONCEPTO SOBRE EL ANALISIS EFECTUADO ............................... - 5 -
2.
RESULTADO DE LA AUDITORÍA ....................................................................... - 8 -
2.1 PROCESO PRESUPUESTAL ................................................................................... - 8 2.1.1 Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos................................................. - 8 2.1.2 Ejecución Presupuestal de Ingresos ................................................................ - 8 2.1.3 Ejecución presupuestal de Gastos ................................................................... - 15 2.1.4 Situación Financiera .......................................................................................... - 18 2.2
PROCESO DE CONTRATACIÓN ...................................................................... - 22 -
2.2.1
Definición de la muestra 2011 .......................................................................... - 23 -
2.2.2
Observaciones generales ................................................................................. - 26 -
2.2.3 Contratos superiores al 10% de la menor cuantía......................................... - 27 2.2.3.1 Convenio 02 de 2011 - Sector Cultura........................................................... - 27 2.2.3.2 Contrato 138 de 2011 - Sector Recreación y Deporte .................................. - 29 2.2.3.3 Contrato 166 de 2011 - Sector Educación ..................................................... - 33 2.2.3.4 Contrato 181 de 2011 - Sector Educación ..................................................... - 35 2.2.3.5 Contrato 187 de 2011 - Sector Fortalecimiento Institucional ...................... - 36 2.2.3.6 Contrato 220 de 2011 - Sector Vías ............................................................... - 41 2.2.3.7 Contrato 245 de 2011 - Población Vulnerable ............................................... - 44 2.2.3.8 Contrato 259 de 2011 - Sector Electrificación.............................................. - 48 2.2.3.9 Contrato 286 de 2011 - Sector Cultura .......................................................... - 50 2.2.3.10
Contrato 368 de 2011 - Sector Electrificación...................................... - 51 2.2.4 Contratos con quejas de la comunidad .......................................................... - 52 2.2.4.1 Queja Nº 094 de 2012......................................................................................... - 52 2.3 EVALUACION AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL PROCESO
PRESUPUESTAL Y CONTRACTUAL ........................................................................... - 57 3.
ANEXOS
........................................................................ - 59 -
3.1 TABLA DE HALLAZGOS NEGATIVOS .................................................................. - 59 3.2 TABLA DE BENEFICIOS DE AUDITORÍA ............................................................. - 62 3.3 TABLA DE FUNCIONES DE ADVERTENCIA......................................................... - 65 3.4 MATRIZ EVALUACION GESTION........................................................................... - 66 3.5 MATRIZ EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO...................... - 67 -
1. ASIONES
Doctor
ALVARO ZAMORA LEON
Alcalde Municipal
San Carlos de Guaroa, Meta
La Contraloría Departamental del Meta con fundamento en la facultades
otorgadas por el artículo 272 de la Constitución Política y la ley 330 de
1996, practicó auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad
especial al proceso presupuestal, contractual y al sistema de control
interno de los mencionados procesos, a la Administración Central del
Municipio de San Carlos de Guaroa Meta, vigencia 2011.
Tomando como insumo principal la información suministrada por la
Administración Central del Municipio de San Carlos de Guaroa, la
Contraloría Departamental del Meta evaluó la gestión del proceso
presupuestal, contractual, y el cumplimiento de la normatividad vigente de
éstos procesos; y el sistema de control interno en el proceso presupuestal
y contractual.
Dicha evaluación se llevó a cabo atendiendo las Normas de Auditoría
Gubernamental Colombianas NAGC compatibles con las Normas
Internacionales de Auditoría NIAS y con políticas y procedimientos de
auditoría gubernamental con enfoque integral prescritos por la Contraloría
Departamental del Meta; ello permite que la planeación y ejecución del
trabajo proporcione una base razonable para fundamentar el concepto
aquí emitido.
El proceso de auditoria fundamenta su examen, sobre la base de pruebas
selectivas, evidencias y documentos que soportan el proceso auditado y el
cumplimiento de las disposiciones legales. Así mismo los estudios y
análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo,
que reposan en los archivos de la Contraloría Auxiliar de Auditoría y
Control Fiscal Participativo.
1.1 ALCANCE DE LA AUDITORIA
La auditoria a que refiere el presente informe presentó el siguiente
alcance:
El proceso presupuestal se realizó seguimiento a las modificaciones y
ejecución del presupuesto de ingresos y gastos
El proceso de contratación, la auditoría a que se refiere el presente informe
tuvo como alcance una muestra de 11 contratos de mayor cuantía que
suman $4.818.255.021 pesos, equivalente al 29% frente al total del
presupuesto de inversión ejecutado por la Administración Central de San
Carlos de Guaroa, durante la vigencia 2011.
En el trabajo de auditoría no se presentaron limitaciones que afectaran el
alcance de nuestra auditoría.
1.2 . CONCEPTO SOBRE EL ANALISIS EFECTUADO
La Contraloría Departamental del Meta como resultado de la auditoria
adelantada conceptúa que la gestión en el proceso presupuestal es con
observaciones, como consecuencia de los siguientes hechos:

Los traslados presupuestales carecen del certificado de disponibilidad
expedido por el Jefe de Presupuesto.

Se realizaron adiciones al presupuesto sin existir los recursos en las
arcas del Municipio.

Las adiciones de ingresos al presupuesto no se encontraron
soportadas con certificaciones por parte del Contador del Municipio.

Se expidieron registros presupuestales que comprometían vigencias
futuras sin la autorización del Concejo Municipal.

El Estatuto Orgánico de presupuesto del Municipio no contiene los
métodos y procedimientos que deben desarrollar los funcionarios
responsables del proceso presupuestal.

El Municipio arrojó un déficit fiscal de $1.401.473.367, debido a que
adquirió compromisos superiores a lo recaudado efectivamente, el cual
debe incorporarse al presupuesto del año siguiente. Según lo exige el
Articulo 46 del Decreto 111 de 1996.
La Contraloría Departamental del Meta como resultado de la auditoria
adelantada conceptúa que la gestión en el proceso de contratación es
regular como consecuencia de los siguientes hechos:

En la selección de contratista para los contratos N° 138 de 2011, 166
de 2011, 220 de 2011, 245 de 2011, 259 de 2011, se vulneró el
principio de igualdad consagrado en el artículo 13 de la Constitución
Política, como el principio de selección objetiva, los cuales están
orientados a regular la escogencia de la mejor oferta, mediante una
selección en la que prime la transparencia, imparcialidad e igualdad
de oportunidades.

De 11 contratos auditados, en 4 de ellos se determinó presunto
detrimento patrimonial valorado en $139.346.320, sin embargo se
lograron 7 beneficios de auditoria cuantificados en $56.360.934, en
razón que los contratistas dentro del proceso auditor subsaron las
deficiencias encontradas en la inspección física.

Se emite 2 funciones de advertencia, uno para que se adopte las
medidas pertinentes que garanticen la disposición de recursos
suficientes para atender oportunamente el acuerdo de pago firmado
con la Unión Temporal Vías de San Carlos, a fin de evitar pago de
intereses de mora o indemnizaciones que menoscaben el patrimonio
municipal; y el segundo concerniente al contrato Nº 187 de 2011 por un
valor de por un valor $90.000.000, en el evento que el contratista y
contratante no alleguen a esta Contraloria los soportes que evidencien
el funcionamiento el software CONYCAL (Sistema Integrado de Control
y Calidad – CONYCAL), se dará traslado a la Contraloria Auxiliar de
Responsabilidad Fiscal de ésta Contraloria, por considerarse un
presunto detrimento, por no estar en funcionamiento el software,.
Evaluación del sistema de control interno al proceso presupuestal y
contractual
La evaluación al sistema de control interno del Municipio para el 2012 de los
procesos de presupuesto y contratación arrojó un puntaje de 2,148, que
Vniáos por Ca transparencia en eC contro{de Ca gestiónfisca{
significa un sistema de control interno ineficiente, debido a que no se ha
implementado el modelo estándar de control interno. En las áreas específicas
evaluadas se observó:
•
•
•
Los riesgos identificados por la Entidad para los procesos de
presupuesto y contratación en el mapa de riesgos son insuficientes.
La entidad no tiene procedimientos diseñados para presupuesto y
contratación, ni controles documentados para dichos procesos.
No se realizan auditorias internas a los procesos de presupuesto y
contratación.
En virtud de lo anterior, la administración municipal no ha implementado un
sistema de control interno como lo señala la Ley 87 de 1993.
1.3 RELACiÓN DE HALLAZGOS
a) Hallazgos Negativos
En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron 13 hallazgos, de
los cuales 13 son administrativos y siete (7) hallazgos con alcance
disciplinario que serán trasladados a la autoridad competente.
b) Beneficios de Auditoría
Dentro del proceso auditor se lograron 7 beneficios de auditoria
cuantificados por $56.360.934, en razón que los contratistas dentro del
proceso auditor subsanaron las deficiencias encontradas en la inspección
física del proceso auditor.
e) Funciones de Advertencia
Se emitieron dos (2) controles de advertencia uno sin cuantificar y otro por
$90.000.000, con el propósito de salvaguardar los recursos públicos.
Villavicencio, 28 de diciembre de 2012
Contr
yC
ra Auxiliar de Auditoría
~ol Fiscal Participativo
Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial al Municipio de San Carlos de Guaroa
Meta. Vigencias 2011
2. RESULTADO DE LA AUDITORÍA
2.1 PROCESO PRESUPUESTAL
2.1.1 Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos
El presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia fiscal 2011 fue fijado
mediante Acuerdo N° 016 de fecha 30 de noviembre del 2010 y liquidado
mediante Decreto N° 080 de diciembre del 2010 por $7.705.070.818
pesos.
Se efectuaron adiciones al presupuesto por un valor de $8.743.714.915,
reducciones por $969.659.760, para alcanzar un presupuesto definitivo
de $15.479.125.973.
Este Ente de Control pudo determinar que algunas adiciones
presupuestales se realizaron sin haberse cumplido la meta inicialmente
propuesta, es el caso del impuesto de predial unificado de vigencias
anteriores, sobretasa a la gasolina, publicidad.
Así mismo, los traslados presupuestales carecen del certificado de
disponibilidad expedido por el Jefe de Presupuesto. Al respecto se
recuerda que el parágrafo 2 del artículo 82 del Decreto 111 de 1996
establece“...la disponibilidad de las apropiaciones para efectuar los
traslados presupuéstales será certificada por el Jefe de Presupuesto del
órgano respectivo”.
2.1.2 Ejecución Presupuestal de Ingresos
El presupuesto de ingresos inicialmente fue aforado por $7.705.070.818
pesos, durante la vigencia se realizaron adiciones al presupuesto por valor
de $8.743.714.915 pesos, equivalentes a un 113.4% del aforo inicial, y una
reducción de $969.659.760 pesos,
alcanzando así la suma de
$15.479.125.973 pesos.
.
Esta Contraloría revisó los soportes objeto de la adición por $948.000.000
que corresponde a predial unificado de vigencias anteriores realizada el 05
de mayo de 2011, no se evidencio el Decreto donde el ordenador de gasto
adiciona dichos recursos al presupuesto, pese de haber sido autorizado
por la Corporación de elección popular por tres (3) meses para crear
rubros y apropiaciones,
realizar adiciones presupuestales, efectuar
traslados de créditos y contra créditos
dentro de la vigencia 2011
mediante el Acuerdo Nº 03 de fecha febrero 23 de 2011.
Ahora bien, según certificación de fecha 21 de noviembre de 2012,
expedido por la Secretaria de Hacienda Municipal, en el archivo municipal
no reposa acto administrativo expedido por el Alcalde Municipal o
Delegado que adicione el presupuesto de ingresos y gastos de 2011 por
$948.000.000, pese a que en el libro auxiliar de presupuesto de adiciones
de la misma vigencia se hace referencia al Acuerdo Municipal N° 021 de
2011.
Por lo expuesto, se considera que los compromisos adquiridos por el
Municipio con base en la “adición” presupuestal aludida en los párrafos
precedentes se hicieron sin disponibilidad presupuestal.
Este Ente de control considera que el funcionario responsable de manejar
el presupuesto del Municipio adicionó el presupuesto sin existir los
recursos en las arcas del Municipio, actuando en contravía a lo establecido
en el artículo Nº 81 del Decreto 111 de 1996 que dice: ”… Ni el Congreso ni el
gobierno podrán abrir créditos adicionales al presupuesto, sin que en la ley o decreto
respectivo se establezca de manera clara y precisa el recurso que ha de servir de base
para su apertura y con el cual se incrementa el presupuesto de rentas y recursos de
capital, a menos que se trate de créditos abiertos mediante contra créditos a la ley de
apropiaciones (L. 38/89, art. 67)…”
Los ingresos efectivamente recaudados en la vigencia 2011 ascendieron a
$14.413.167.152, equivalente al 93.11% del valor aforado. No obstante,
se aclara que $1.000.000.000 registrado como recaudos en el ítem
recursos del crédito no corresponden a la vigencia 2011, cuadro 1.
Cuadro 1. Ejecución Presupuestal de Ingresos Vigencia 2011
En Pesos
AFORO
INICIAL
ADICIONES
REDUC.
AFORO
DEFINITIVO
RECAUDO
INGRESOS CORRIENTES
7.705.070.768
5.297.897.057
969.659.760
12.033.308.065
10.010.884.121
69,46
83,19
Tributarios
4.141.920.000
4.528.255.601
750.000.000
7.920.175.601
5.195.074.906
36,04
65,59
Impuestos Directos
DESCRIPCION INGRESO
%
PART.
%
EJEC.
1.862.425.000
980.000.000
0
2.842.425.000
1.271.115.724
8,82
44,72
Predial unificado
750.000.000
0
0
750.000.000
739.279.737
5,13
98,57
Predial Unificado Vigencias anteriores
869.500.000
980.000.000
0
1.849.500.000
383.946.215
2,66
20,76
sobretasa ambiental 1.5x1000
112.500.000
0
0
112.500.000
88.306.060
0,61
78,49
Sobretasa ambiental 1.5 x 1000
Vigencias Anteriores
130.425.000
0
0
130.425.000
59.583.712
0,41
45,68
Impuestos Indirectos
2.279.495.000
3.548.255.601
750.000.000
5.077.750.601
3.923.959.182
27,22
77,28
Industria y Comercio
1.357.804.927
3.064.059.601
750.000.000
3.671.864.528
2.621.467.453
18,19
71,39
Avisos y Tableros
203.670.683
0
0
203.670.683
19.099.700
0,13
9,38
Sobretasa Bomberil
108.624.390
0
0
108.624.390
119.917.212
0,83
110,40
Sobretasa a la Gasolina
108.000.000
170.770.000
0
278.770.000
208.900.000
1,45
74,94
1.300.000
1.426.000
2.726.000
4.497.196
0,03
164,97
Estampillas
206.895.000
12.000.000
0
218.895.000
305.132.641
2,12
139,40
Impuesto sobre el servicio de
Alumbrado Público
270.000.000
150.000.000
0
420.000.000
539.690.246
3,74
128,50
21.000.000
150.000.000
0
171.000.000
102.231.034
0,71
59,78
Otros impuestos indirectos
Contribución sobre Contratos de Obras
Públicas
Otros Ingresos Tributarios
2.000.000
0
0
2.000.000
3.023.700
0,02
151,19
3.563.150.768
769.641.456
219.659.760
4.113.132.464
4.815.809.215
33,41
117,08
Tasas y Derechos
1,200,002
188,756,000
0
189,956,002
98,360,293
0.68
51.78
Publicaciones
1,000,000
188,306,000
0
189,306,000
97,326,469
0.68
51.41
No Tributarios
Otras tasas y derechos
Transferencias
Transferencia para Funcionamiento
Trasferencias para Inversión
Otros no tributarios
200,002
450,000
0
650,002
1,033,824
0.01
159.05
3,527,945,760
523,574,456
219,659,760
3,831,860,456
4,654,404,330
32.29
121.47
622,199,771
62,334,127
0
684,533,898
685,816,952
4.76
100.19
2,905,745,989
461,240,329
219,659,760
3,147,326,558
3,968,587,378
27.53
126.09
34,005,006
57,311,000
0
95,647,010
63,044,592
0.44
65.91
INGRESOS DE CAPITAL
50
3.445.817.858
0
3.445.817.908
4.402.283.031
30,54
127,76
Cofinanciación (Regalías Directas)
12
3.424.595.858
0
3.424.595.870
3.127.725.662
21,70
91,33
Recursos del balance
34
21.222.000
0
21.222.034
274.557.369
1,90
1.293,74
1.000.000.000
1.000.000.000
6.34
33.33
15.479.125.973
14.413.167.152
100,00
93,11
Recursos del crédito
TOTAL INGRESOS
7.705.070.818
8.743.714.915
969.659.760
Fuente: Ejecución presupuestal vigencia 2011 rendida en el SIA, y Actos Administrativos del Municipio.
El cuadro anterior establece que el Ente Territorial sobreestimó los
ingresos tributarios, pues solo alcanzó un recaudo del 65.59% de lo
programado, por la influencia de algunas rentas como impuesto predial de
vigencias anteriores e impuesto de industria y comercio. En otras palabras,
Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial al Municipio de San Carlos de Guaroa- 10 Meta. Vigencias 2011
el monto de la “adición” citada en acápite anterior no solo carece de acto
administrativo, sino que además nunca ingresó a las arcas del Municipio.
Los ingresos más representativos dentro del total recaudado por el
Municipio en la vigencia 2011, corresponden a los ingresos tributarios que
participan con el 36.04%,
destacándose el impuesto de industria y
comercio con el 50.46% dentro del grupo, y con el 18.19% en el total de
los ingresos del Municipio equivalentes a $2.621.467.453, seguido del
impuesto predial unificado que participan con el 5.13% del total de los
ingresos.
Gráfico 1. Composición de los Ingresos 2011
COMPOSICION DE LOS INGRESOS‐ VIGENCIA 2011
36,0
30,5
33,4
TRIBUTARIOS
NO TRIBUTARIOS
INGRESOS DE CAPITAL
La gráfica muestra una composición simétrica de los tres grupos más
importantes del presupuesto de rentas del Municipio, siendo los ingresos
tributarios el más importante con el 36% y los ingresos de capital el de
menor participación con el 30.5%
Aunque la ejecución global de los ingresos alcanzó el 93.11%, un análisis
detallado permite identificar que la Administración Municipal de San Carlos
de Guaroa adicionó algunas rentas sin haber superado la meta
inicialmente propuesta, como lo exigen los artículos 81 y 82 del Decreto
111 de 1996, tal es el caso del impuesto predial unificado de vigencias
anteriores, el cual se aforó inicialmente en $869.500.000 y en mayo se
adicionó por $948.000.000, cuando este renglón para esa fecha solo había
recaudado $169.089.291 equivalente al 19% del valor inicialmente
estimado. Al finalizar la vigencia el comportamiento fue similar, de un aforo
definitivo de $1.849.500.000 recaudó $383.946.215 equivalente a 20.76%.
Por otro lado, los actos administrativos que adicionan recursos al
presupuesto no se encontraron soportados con certificaciones por parte
del Contador del Municipio, respecto de la disponibilidad de los recursos
que sirvieron de base para la adición, conforme se establece en el artículo
Nº 82 del Decreto 111 de 1996, que a luz indica lo siguiente: ”…La
disponibilidad de los ingresos de la Nación para abrir los créditos adicionales al
presupuesto será certificada por el contador general…”
Igual situación se evidenció con el impuesto de industria y comercio, en
mayo se adicionó en más del 100% del valor inicialmente proyectado, para
un aforo definitivo de $3.671.864.528, y solo alcanzó un recaudo del
71.39% equivalente a $2.621.467.453 de lo programado, con el agravante
de haberse reducido la proyección del ingreso en $750.000.000.
Otra renta adicionada sin haber superado la meta corresponde a la sobre
tasa a la gasolina, la cual se proyectó un recaudo de $54.000.000 y en
mayo se adicionó la suma de $150.000.000, es decir un 278% del aforo
inicial, cuando lo recaudado en esa fecha era $39.115.000 del aforo inicial.
Así mismo, se realizó otra adición por $20.770.000, para un aforo definitivo
en la vigencia de $139.385.000, y lo efectivamente recaudado fue del
74.94%, equivalente a $104.450.000.
De igual forma, en el mes de mayo se realizaron adiciones en el rubro de
Publicaciones por $188.306.000 mediante Decreto 212, 213, 215, cuando
el recaudo en esa fecha era apenas de $21.171.362. Lo efectivamente
recaudo por concepto de publicaciones alcanzó el 51.41% equivalente a
$97.326.469 del aforo definitivo.
2.1.2.2 Comportamiento Histórico de los Ingresos – Precios Constantes
Para efectos de la conformación de los cuadros comparativos del
comportamiento histórico de la Ejecución Presupuestal de Ingresos del
período 2009 a 2011 del Municipio de San Carlos de Guaroa, este
organismo de control utilizó los indicadores IPC de los años 2009 y 2010,
donde los porcentajes de variación se interpretan como tasas de
crecimiento real.
Cuadro 2. Comportamiento histórico de los Ingresos – Precios Constantes
Pesos
En
Variación
RECAUDO
2009
RECAUDO
2010
RECAUDO
2011
15.563.308.147
7.035.395.070
14.413.167.152
INGRESOS CORRIENTES
7.352.711.927
6.872.226.660
10.010.884.121
16,7
45,7
Tributarios
2.863.372.179
3.861.117.978
5.195.074.906
34,7
34,5
DESCRIPCION INGRESO
INGRESOS TOTALES
Predial unificado
Industria y Comercio
Sobretasa a la Gasolina
CREC.
REAL
2011/2010
-3,8
104,9
768.416.456
1.038.179.076
1.123.225.952
20,9
8,2
1.289.823.127
1.816.057.147
2.621.467.453
42,6
44,3
143.748.824
237.177.513
208.900.000
20,5
-11,9
461,0
Estampillas
146.678.408
54.388.129
305.132.641
44,2
Impuesto sobre el servicio de Alumbrado Público
212.906.547
519.509.440
539.690.246
59,2
3,9
Contribución sobre Contratos de Obras Públicas
170.412.994
3.764.673
102.231.034
-22,5
2.615,5
53,3
Otros ingresos tributarios
131.385.824
192.042.000
294.427.580
49,7
No Tributarios
4.489.339.747
3.011.108.682
4.815.809.215
3,6
59,9
INGRESOS DE CAPITAL
8.210.596.221
163.168.410
4.402.283.031
-26,8
2.598,0
Fuente: Ejecución de Ingresos del Municipio de San Carlos de Guaroa, vigencia 2011 - 2009
Durante los últimos tres años los ingresos corrientes del Municipio de San
Carlos de Guaroa presentaron un incremento en valores constantes del
16.7%, influenciado por los Ingresos Tributarios.
Gráfico 2. Comportamiento de las rentas propias 2009 – 2011
Los ingresos tributarios del Municipio de San Carlos de Guaroa durante la
vigencia 2011 presentaron un incremento con respecto al año 2010 del
34.5% influenciada principalmente por un mayor recaudo del Impuesto de
industria y comercio, estampillas, contribuciones contratos de obra, con
respecto a la vigencia anterior.
Los ingresos tributarios, componente más representativo dentro de los
recaudos del Municipio, presentaron un crecimiento positivo durante los
tres últimos años del 34.5%. Se destaca el Impuesto de industria y
comercio que para la vigencia 2011, representó el 50.46% de los ingresos
propios del municipio, con un crecimiento positivo durante los tres últimos
años del 42.6%,, especialmente por el recaudo de la vigencia 2011 que
fue superior en un 44.3% con respecto al año 2010. Es preciso señalar
que el incremento de este recaudo obedeció al pago del impuesto de
industria y comercio de las empresas palmiculturas del Municipio, como
Oleaginosas San Carlos, Extractoras la Paz, Aceites Manuelita S.A. y
Aceites Morichal.
Gráfico 3. Comportamiento Histórico de los Ingresos 2009 – 2011
2.1.3 Ejecución presupuestal de Gastos
2.1.3.1 Modificaciones del presupuesto de Gastos
El presupuesto de gastos aprobado para la vigencia 2011 fue de
$7.705.070.818 pesos. Durante el período fiscal se realizaron adiciones
por $8.743.714.915 pesos, reducciones por $969.659.760 pesos y
traslados presupuestales por $440.356.680.
Estas modificaciones
equivalen a un 101% del presupuesto inicial, alcanzando una apropiación
definitiva de $15.479.125.73 pesos.
Cuadro 3. Apropiación inicial- apropiación final – vigencia 2011
DESCRIPCION
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO
APROPIACION
INICIAL
ADICIONES
En Pesos
TRASLADOS PTALES
CONTRAC
REDITOS
REDUCCIO
NES
CREDITOS
APROPIACION
FINAL
1,431,156,166
1,195,761,514
0
152,390,000
1,500,000
2,777,807,680
Gastos de personal
729,904,617
935,988,487
0
152,390,000
1,500,000
1,816,783,104
Gastos Generales
114,790,400
3,000,000
0
0
0
117,790,400
Transferencias
586,461,149
256,773,027
0
0
0
843,234,176
SERVICIO DE LA DEUDA
289,241,059
0
0
41,666,680
92,556,680
238,351,059
INVERSION
5,984,673,593
7,547,953,401
969,659,760
246,300,000
346,300,000
12,462,967,234
TOTAL
7,705,070,818
8,743,714,915
969,659,760
440,356,680
440,356,680
15,479,125,973
Fuente: Ejecución de Gastos del Municipio San Carlos de Guaroa - Vigencia 2011
La apropiación inicial de los gastos de funcionamiento fue de
$1.431.156.166, cifra que presentó modificaciones presupuestales en un
94% equivalente a $1.346.651.514 pesos, para una apropiación definitiva
de $2.777.807.680.
La inversión inicial apropiada fue de $5.984.673.593 pesos, adicionada
en un 108%, alcanzando una apropiación definitiva de $12.462.967.234
pesos.
3.4.3.2 Ejecución Presupuestal de Gastos Vigencia 2011
Cuadro 4. Ejecución presupuestal de gastos - año 2011
DESCRIPCION
APROPIACION
FINAL
En Pesos
COMPROMISOS
OBLIGACION
ES
PAGOS
OBLIGAC.
POR PAGAR
% PART
% EJEC.
98.43
GASTOS DE
FUNCIONAMIENTO
2,777,807,680
2,513,894,611
2,474,509,628
2,283,108,593
191,401,035
20.44
Gastos de personal
1,816,783,104
1,714,747,123
1,675,362,140
1,603,068,192
72,293,948
13.94
97.70
117,790,400
114,518,941
114,518,941
114,518,941
0
0.93
100.00
Gastos Generales
Transferencias
843,234,176
684,628,547
684,628,547
565,521,460
119,107,087
5.57
100.00
SERVICIO DE LA DEUDA
238,351,059
214,989,329
214,989,329
214,989,329
0
1.75
100.00
INVERSION
12,462,967,234
9,571,317,963
7,072,228,687
6,582,487,376
489,741,311
77.81
73.89
TOTAL
15,479,125,973
12,300,201,903
9,761,727,644
9,080,585,298
681,142,346
100.00
79.36
Fuente: Ejecuciones de Gastos del Municipio de San Carlos de Guaroa 2011
Durante la vigencia 2011 el Municipio de San Carlos de Guaroa ejecutó el
presupuesto de gastos en la suma de $12.300.201.903, equivalente al
79.36% de la apropiación final. Las obligaciones a 31 de diciembre
ascendieron a $9.761.727.644 pesos y se efectuaron pagos efectivos por
valor de $9.080.585.298 pesos.
Los gastos de Funcionamiento representan el 20.4% del total de los gastos
ejecutados, se efectuaron compromisos por $2,513.894.611equivalentes al
98.43% del total apropiado, se generaron obligaciones por $2.474.509.628
pesos de las cuales se efectuaron giros de tesorería por $2.283.108.593.
Dentro de este grupo, los gastos de mayor participación son los gastos de
personal que representan el 13.94%, del total de gastos.
Grafico 4. Composición de los gastos vigencia 2011
La Inversión se ejecutó en un 73.89% que corresponde a $9.571.317.963
pesos del total apropiado. Durante la vigencia se generaron obligaciones
por $7.072.228.687 pesos y se realizaron giros de tesorería por
$6.582.487.376 pesos, quedando cuentas por pagar de $489.741.311
pesos y reservas presupuestales por $2.499.089.275 pesos.
La
participación de la inversión en el total de los gastos fue del 77.81%.
Dentro de las modificaciones efectuadas al presupuesto de gasto, se pudo
evidenciar que la Entidad realizó adiciones en la inversión por valor de
$7.547.953.401 pesos.
Llama la atención a este Ente de Control, que mientras la ejecución
presupuestal de ingresos reflejó una adición al rubro de transferencias del
nivel nacional por regalías directas por $3.424.595.858, en la ejecución
presupuestal de gastos en los programas financiados con regalías directas
sólo adicionaron $2.387.759.05, así mismo, la administración realizó
reducciones por $750.000.000, quedando una apropiación definitiva para
la inversión de $1.637.759.052, como se observa en el siguiente cuadro:
Cuadro 5. Modificaciones presupuestales de la inversión - año 2011
FUENTE DE
FINANCIACIÓN
APROPIACION
INICIAL
ADICIONES
REDUCCIONES
CREDITOS
En Pesos
CONTRA
CREDITOS
APROPIACION
FINAL
Recursos propios
2,727,518,059
4,151,129,432
0
140,000,000
260,000,000
6,758,647,491
S:GP
2,921,980,530
798,192,875
219,659,760
46,300,000
26,300,000
3,520,513,645
Regalías
0
2,387,759,052
750,000,000
60,000,000
60,000,000
1,637,759,052
Otras Fuentes de
335,175,004
210,872,042
0
0
0
546,047,046
Cofinanciación
TOTAL
5,984,673,593
7,547,953,401
969,659,760
246,300,000
346,300,000 12,462,967,234
INVERSION
Fuente: Formato FO7 Ejecuciones de Gastos del Municipio de San Carlos de Guaroa 2011, reportada en el SIA
Grafico 5. Fuentes de financiación de la inversión - vigencia 2011
La fuente de mayor participación en la financiación de la inversión
realizada durante la vigencia 2011 correspondió a recursos propios que
ascendió a $4.824.735.531, equivalente al 50.41% del total de la
inversión. En segundo lugar, la inversión se financió con recursos del
Sistema General de Participaciones que ascendió a $2.816.523.735, que
representan el 29.43%, y en tercer lugar la financiación con regalías por
$1.477.603.258 equivalente al 15.44% de la inversión realizada.
Cuadro 6. Fuente de financiación de la inversión - año 2011
FUENTE DE FINANCIACIÓN
APORPIACION FINAL
Recursos propios
6.758.647.491
COMPROMISOS
4.824.735.531
En Pesos
% PART
50,41
% EJEC.
71,39
SGP
3.520.513.645
2.816.523.735
29,43
80,00
Regalías
1.637.759.052
1.477.603.258
15,44
90,22
546.047.046
452.455.440
4,73
82,86
Otras Fuentes de Cofinanciación
TOTAL
12.462.967.234
9.571.317.964
100,00
76,80
Fuente: Formato FO7 Ejecuciones de Gastos del Municipio de San Carlos de Guaroa 2011, reportada en el SIA
En el ejercicio auditor se observó que en diciembre de 2011 se expidió el
registro presupuestal N° 574 para garantizar recursos al contrato 368 de
2011, celebrado el 23 de diciembre de 2011. Se estableció que el tiempo
de ejecución de dicho contrato era de dos (2) meses, es decir, se sabía
con anticipación que la ejecución se desarrollaría en el siguiente año, lo
cual implicaba acudir a la autorización del Concejo Municipal para
comprometer recursos de vigencias futuras, requisito que no se cumplió,
infringiendo el artículo 12 de la Ley 819 de 2003.
Revisado el Estatuto Orgánico de presupuesto del Municipio, el cual fue
adoptado mediante el Acuerdo Nº 012 de 1998, éste no contiene los
métodos y procedimientos que deben desarrollar los funcionarios
responsables del proceso presupuestal, conforme a las competencias
asignadas por el artículo 93 del Decreto 111 de 1996.
2.1.4 Situación Financiera
A través de este ejercicio, se pretende demostrar los resultados obtenidos
al cierre de la vigencia 2011 desde el punto de vista de la relación de
Ingresos y gastos conforme a los documentos y soportes financieros
suministrados por el ente sujeto de control.
2.1.4.1 Situación Presupuestal
Esta
Situación
tiene como objetivo establecer
los factores
determinantes del déficit o superávit presupuestal, generado en la
diferencia entre los ingresos efectivamente recaudados y los gastos
pagados y causados con cargo a la respectiva vigencia.
Cuadro 7. Situación Presupuestal
CONCEPTO
En pesos
VALOR
INGRESOS
14,413,167,152
Ingresos Corrientes
10,010,884,121
Recursos de Capital
4,402,283,031
GASTOS
12,300,201,903
Pagos de la Vigencia
9,080,585,298
Reservas de la Vigencia
2,538,474,259
Cuentas por pagar de la Vigencia
SUPERAVIT PRESUPUESTAL
681,142,346
2,112,965,249
Fuente Formato F06 y F07 Ejecuciones presupuestales rendidas en el SIA
Durante la vigencia fiscal 2011, la Administración arrojó un superávit
presupuestal de $2.112.965.249 pesos, generado por ingresos superiores
a los gastos efectivamente cancelado.
2.1.4 2 Situación de Tesorería
La situación de tesorería permite ver los requerimientos inmediatos de
recursos con base en las exigencias que deberán cubrirse en la vigencia
2012.
Cuadro 8. Situación de Tesorería
CONCEPTO
Disponible
Bancos
Ingresos por regalías
Ingresos por recursos propios y otras fuentes
Total Exigible
Cuentas por pagar vigencias anteriores
Cuentas por pagar vigencia 2011
En Pesos
VALOR
5,116,374,996
5,116,374,996
2,665,179,799
2,451,195,197
1,606,262,775
1,039,525,407
566,737,368
3,510,112,221
Superávit de Tesorería
Fuente Formato F03 Cuentas bancarias- Extractos bancarios – Ejecuciones Presupuestales
Como se observa en el cuadro anterior la entidad presenta situación de
tesorería superavitaria al cierre de la vigencia 2011 por valor de
$3.510.112.221, lo que hace suponer que el Municipio dispone de recursos
suficientes para atender sus obligaciones inmediatas. Sin embargo,
revisadas las fuentes de financiación se pudo determinar que existen
dineros en bancos por $2.665.179.799, que corresponden a las
transferencias del Nivel Nacional por concepto de regalías, es decir la
Entidad sólo dispone de $2.451.195.197 para cancelar sus obligaciones
inmediatas.
2.1.4.3 Situación Fiscal
Tiene como objetivo establecer con que recursos adicionales se cuenta
para cubrir los requerimientos totales durante el año que inicia, los
compromisos adquiridos en vigencias anteriores y los que se generen en la
vigencia.
Cuadro 9. Situación fiscal
En Pesos
ACTIVO CORRIENTE
5,116,374,996
Efectivo
5,116,374,996
2,665,179,799
Ingresos por recursos propios y otras fuentes diferentes a regalías.
2,451,195,197
PASIVO CORRIENTE
Cuentas por pagar financiada con recursos propios y otras fuentes
diferentes a regalías
Reservas constituidas a 31 de diciembre de 2011
Reservas presupuestales financiadas con Regalías
Reservas presupuestales financiadas con recursos propios y otras
fuentes
Superávit fiscal
1.876.832.581
1,876,832,581
2.538.474.259
658,369,768
1,880,104,477
701,068,170
Fuente Libros Auxiliares de Bancos y Constitución Cuentas por pagar
El Municipio, al cierre de la vigencia 2011, presenta un superávit fiscal de
$701.068.170 pesos, lo que hace suponer que dispone de recursos
suficientes para atender sus obligaciones inmediatas, y además para el
pago de las reservas presupuestales.
Sin embargo, al contrastar el efectivo ($2.665.179.799) por concepto de
regalías frente a las obligaciones y reservas presupuestales
($658.369.768) financiadas con regalías, se observa un excedente de
$1.991.128.000 que no fue comprometido en la vigencia 2011 y que debe
conservar en la vigencia siguiente la destinación que la Ley otorga.
De igual forma, al analizar el efectivo de recursos diferentes a regalías
($2.451.195.197) frente a las obligaciones (1.876.832.581) y reservas
presupuestales (1.880.104.477) financiadas con estas fuentes y pagos a
terceros - transferencias ($95.731.506), para un total de exigible
($3.852.668.564), se observa un déficit fiscal de $1.401.473.367.
ACTIVO CORRIENTE
5,116,374,996
Efectivo
5,116,374,996
2,665,179,799
Ingresos por recursos propios y otras fuentes
2,451,195,197
Menos
PASIVO
4,415,306,826
Cuentas por pagar financiada con recursos propios y otras fuentes diferentes a regalías
1,876,832,581
Valor Reservas Constituidas a 31 de diciembre de 2011 según Decreto 072 de 2.011
2,538,474,245
Cuentas por pagar a terceros (Transferencias de Ley)
Reservas presupuestales financiadas con Regalías
Reservas presupuestales financiadas con recursos propios y otras fuentes
Superávit
95.731.506
658,369,768
1,880,104,477
701.068.170
ANALISIS CON FUENTES DIFERENTES A REGALIAS
Efectivo Ingresos con recursos propios y otras fuentes diferentes a regalías
2,451,195,197
Exigible con recursos propios y otras fuentes diferentes a regalías
3,852,668,564
Déficit
-1,401,473,367
Fuente: Libros Auxiliares de Bancos, Decretos Nº 70, 71 y72 de Constitución Cuentas por pagar y Reservas
Esta situación se reflejó en 2012, cuando las reservas presupuestales se
volvieron exigibles y la entidad no disponía de los recursos diferentes a
regalías para cumplir con las obligaciones, circunstancia que llevó al
Municipio a firmar acuerdos de pagos con sus acreedores, es el caso del
contrato N°220 de 2011, financiado con recursos propios y ejecutado por
$1.499.996.472, el cual es objeto de análisis en esta auditoria. El
contratista entregó la obra el 7 de febrero de 2012, y a la fecha de este
informe sólo había recibido pagos por $400.000.000.
Como consecuencia de lo expuesto, se castiga la inversión de la vigencia
2012 y 2013 financiada con recursos propios.
Por lo anterior, la administración debe garantizar que dicho déficit sea
incorporado al presupuesto de la vigencia siguiente, conforme lo establece
el Articulo 46 del Decreto 111 de 1996. “…Cuando en el ejercicio fiscal anterior a
aquel en el cual se prepara el proyecto de presupuesto resultare un déficit fiscal, el Ministerio de
Hacienda y Crédito Público incluirá forzosamente la partida necesaria para saldarlo. La no
inclusión de esta partida, será motivo para que la comisión respectiva devuelva el proyecto.
Si los gastos excedieren el cómputo de las rentas y recursos de capital, el gobierno no
solicitará apropiaciones para los gastos que estime menos urgentes y, en cuanto fuere
necesario, disminuirá las partidas o los porcentajes señalados en leyes anteriores.
En el presupuesto deberán incluirse, cuando sea del caso, las asignaciones necesarias
para atender el déficit o las pérdidas del Banco de la República. El pago podrá hacerse
con títulos emitidos por el gobierno, en condiciones de mercado, previa autorización de la
Junta Directiva del Banco de la República (L. 38/89, art. 25; L. 179/94, art. 19)..”.
Pese a la anterior situación, se destaca la autosuficiencia del Ente
Territorial, pues la relación gastos de funcionamiento frente a ingresos
tributarios arrojó un porcentaje de 48% quedando un 52% para inversión.
2.2 PROCESO DE CONTRATACIÓN
El Municipio de San Carlos de Guaroa durante la vigencia 2011,
comprometió recursos por valor $12.300.201.903, los cuales fueron
distribuidos para funcionamiento la suma de $2.513.894.610, inversión el
valor de $9.571.317.964 y servicio de la deuda la suma de $214.989.329.
Como se evidencia en el cuadro 10 con las respectivas fuentes de
financiación.
Cuadro Nº 10 Ejecución de gastos y fuentes de financiación
CONCEPTO
Funcionamiento
Servicio de la Deuda
En Pesos
FUENTE DE FINANCIACION DE LA EJECUCION
PRESUPUESTAL
OTRAS
PROPIOS
REGALIAS
SGP
FUENTES
1.828.077.658
685.816.952
64.989.321
150.000.008
TOTAL
2.513.894.610
214.989.329
Inversión
4.824.735.531
1.477.603.258
2.816.523.735
452.455.440
9.571.317.964
TOTAL PRESUPUESTO AUDITAR
6.717.802.510
1.477.603.258
3.652.340.695
452.455.440
12.300.201.903
Fuente: Ejecución de Gastos Formato F-07 CDM
2.2.1 Definición de la muestra 2011
Cuadro Nº 11 Sectores de Inversión y el Valor Ejecutado
En Pesos
FUENTE DE FINANCIACION DE LA INVERSION
Nº
SECTOR
PROPIOS
1
Educación
2
Alimentación Escolar
3
Salud
4
Agua Potable y Saneamiento Básico
5
Deporte y Recreación
6
86,420,187
438,598,618
SGP
TOTAL
INVERSIÓN
544,495,352
1,069,514,157
11.2
49,164,332
49,164,332
0.5
1,667,258,888
17.4
1,076,743,635
264,536,072
616,363,024
880,899,096
9.2
16,000,000
375,222,805
391,222,805
4.1
Cultura
377,082,130
23,257,000
400,339,130
4.2
7
Electrificación
493,951,579
10,000,000
503,951,579
5.3
8
Vivienda
378,888,221
678,880,808
7.1
9
Agropecuario
37,500,000
15,000,000
52,500,000
0.5
10
Transporte
1,184,658,197
1,015,819,798
2,200,477,995
23.0
11
Prevención y atención de desastres
108,000,000
5,567,800
113,567,800
1.2
12
Promoción del Desarrollo
5,299,800
5,299,800
0.1
13
Atención a grupos vulnerables
447,875,077
842,568,726
8.8
14
Equipamiento
63,334,577
10,000,000
73,334,577
0.8
15
Desarrollo Comunitario
21,813,191
14,903,402
36,716,593
0.4
16
Fortalecimiento Institucional
492,989,838
492,989,838
5.2
17
Justicia
73,909,740
112,631,840
1.2
9,571,317,964
100.0
299,992,587
144,697,668
249,995,981
38,722,100
2,603,039,882
1,477,603,258
5,155,499,824
335,175,000
335,175,000
Fuente: Ejecución de Gastos Formato F-07 CDM
Para la selección de los contratos a auditar de la vigencia 2011 se aplicó el
método de muestreo estratificado, de acuerdo con los siguientes criterios:




%
PART
224,480,000
TOTAL PRESUPUESTO AUDITAR
30,860,253
REGALIAS
OTRAS
FUENTES
Sectores con participación superior al 4% del total de la inversión.
Fuentes de financiación: Recursos propios y Sistema General de
Participaciones
Contratos que superen la mínima cuantía
Denuncias ciudadanas
Con base a los anteriores criterios se seleccionaran 6 sectores: Educación,
cultura, electrificación, Transporte, Fortalecimiento Institucional, Grupos
Vulnerables, y se definieron los siguientes criterios para seleccionar los
contratos objeto de auditoria: Ver Cuadro No 12
a) Sector de Educación: Se auditará aquellos con una participación
superior al 2.30% de los compromisos del sector. Con éste criterio se
seleccionaron 3 contratos (números 138, 166 y 181 de 2011) que
suman $214.736.045 pesos.
b) Sector de Cultura: Se auditará los contratos con una participación
superior al 2.30% de los compromisos en este sector. Con este criterio
se seleccionaron 2 contratos (números 2 y 286 de 2011) que suman
$323.135.403.
c) Sector de Electrificación: Se auditará los contratos con una
participación superior al 9% del sector. Con éste criterio se seleccionan
dos (2) contratos que suman $390.564.815. (Nº, 259 y 368 de 2011).
d) Sector de Transporte: Se auditará el contrato de mayor valor,
financiado con recursos propios y/o S.G.P. Con este criterio se
clasifica el contrato Nº 220 de 2011 por $ 1.499.999.197.
e) Sector Grupos Vulnerables: Se auditará los contratos con una
participación superior al 12.50%. Con éste criterio se seleccionan el
contrato Nº 245 de 2011 que suma $299.819.651
f) Sector Fortalecimiento Institucional: Se auditará los contratos con una
participación superior al 10% de los compromisos del sector y que
dichos contratos estén financiados con recursos propios. Con éste
criterio se seleccionó uno (1) contrato que suman $60.000.000. (Nº 187
de 2011)
El total de los contratos a auditar de la vigencia 2011 corresponde a diez
(10) que suman $2.818.255.111, equivalente al 31% de la inversión total
ejecutada en el 2011.
La muestra de contratación se detalla a
continuación:
Cuadro 12. Relación contratos auditados vigencias 2011
Itens
Nº CONTRA.
1
2/2011
2
138/2011
3
166/2011
4
181/2011
5
187/1011
6
220/2011
7
245/2011
8
259/2011
9
286/2011
10
368/1011
SECTOR DE
INVERSIÓN
OBJETO DEL CONTRATO
Convenio para aunar esfuerzos para la
organización y desarrollo de la XVI versión
del festival de la palma y la guaratara a
realizarse los días 26, 27 y 28 octubre
Construcción ii etapa para el mejoramiento
de la cancha de futbol ubicada en la calle 8
Educación
entre carrera 15 y 16 en el barrio
Guaimaral en el municipio
Estudios.
Diseño.
Construcción
y
Educación
adecuación de aulas y escenario deportivo
escuela Palomas.del Municipio.
Compraventa de 72 unidades del sistema
pedagógico de dinámica lúdica en el área
Educación
de cívica y democracia. Para la población
estudiantil del Municipio.
Prestación
de
servicios
para
la
Fortalecimie implementación mediante el software
conycal de las normas meci 1000 y NTCnto
institucional GP-1000 y su implementación en el
municipio de San Carlos de Guaroa
Estudios. Diseño y construcción de vías
con base estabilizada con crudo de
Castilla en la zona urbana del Municipio
Transporte
de San Carlos de Guaroa, en la Inspección
de la Palmera e inspección de Surimena,
zona rural del Municipio.
Atención a Construcción II etapa centro día adulto
mayor en el casco urbano carrera 11 con
grupos
vulnerables calle 7 manzana k del barrio laguito.
Estudios diseño. Y construcción de obras
Electrificaci para la ampliación del sistema de
alumbrado público del casco urbano del
ón
municipio de San Carlos de Guaroa
Construcción de salón múltiple para el
Cultura
mejoramiento de la parte comunitaria
social y educativa del barrio los cambulos
Construcción redes eléctricas para la
Electrificaci
urbanización villa mercedes en el
ón
municipio de San Carlos de Guaroa.
Cultura
TOTAL MUESTRA CONTRATOS AÑO 2011
11
348/2010
Transporte
Estudios diseños y construcción del
mejoramiento, pavimentación, sardineles
de vías de la zona urbana de San Carlos
de Guaroa y centros poblados,
pavimentación de la calle
2 entre
Carreras 2 A Carrera 13, Calle 8 entre
carreras 8 A 14, Carrera 4 entre calle 3 y
carrera 5, carrera 7 entre calles 3 A calle
5, carrera 9 entre calles 3 A calle8, en la
zona urbana pavimentación de 500
metros de vías en la inspección de
Pajure, pavimentación de 500 metros
lineales de vías en la inspección de
Surimena, pavimentación de 700 metros
en la inspección de Palmeras Zona Rural
TOTAL MUESTRA CONTRATO 2010 (Queja Comunidad)
TOTAL MUESTRA
VALOR
CONTRATO
300,000,000
En pesos
FUENTE DE FINANCIACIÓN CONTRATOS AUDITAR
PROPIOS
REGAL
IAS
50,000,000
SGP
250,000,000
137,932,720
137,932,720
51,603,325
51,603,325
25,200,000
25,200,000
90,000,000
60,000,000
1,499,999,097
1,499,999,097
299,819,651
99,819,651
335,666,309
335,666,309
23,135,403
23,135,403
54,898,506
54,898,506
2,818.255.111
2,063,518,966
OTRAS
FUENTE
200,000,000
0
724,736,045
1.999.999.910
1.999.999.910
$4.818.255.021
Fuente: Registros Presupuestales del Municipio F-05 CDM
0
 Denuncias ciudadanas
Se incorpora a la auditoria la denuncia Nº 094 de 2012 que contempla el
contrato Nº 348 de 2012
2.2.2
Observaciones generales
En los contratos auditados se presentaron observaciones comunes, así:
a) La Entidad no está realizando la audiencia de asignación de riesgos,
pues no se evidenció en el expediente de los contratos 220, 245, 259
de 2011, y el 348 de 2010 el soporte de tal actuación, como tampoco
la publicación de dicho documento en el SECOP, con lo anterior se
estaría incumpliendo el Articulo 4 de la Ley 1150 de 2007, la cual
señala “… De la distribución de riesgos en los contratos estatales. Los pliegos de
condiciones o sus equivalentes deberán incluir la estimación, tipificación y asignación
de los riesgos previsibles involucrados en la contratación.
b) En los procesos de selección de contratista en los contratos 138, 166,
220, 245, 259 de 2011, y el 348 de 2010, se vulneró el principio de
igualdad consagrado en el artículo 13 de la Constitución Política, al
igual el principio de selección objetiva. Los cuales están orientados a
regular la escogencia de la mejor oferta, mediante una selección en la
que prime la transparencia, imparcialidad e igualdad de oportunidades,
principios de la contratación estatal, cuya aplicación se refleja en los
factores y criterios de selección que establezca la entidad contratante
en los pliegos de condiciones.
Lo anterior se sustenta, debido a que los requisitos de experiencia
establecidos en los pliegos de condiciones fueron restrictivos al exigir
máximo un (1) contrato de experiencia y que este fuera mayor una,
dos o tres veces el presupuesto oficial del proceso, hecho que dificultó
la participación de más de un oferente en el proceso, contrario a la Ley,
la cual exige reglas objetivas y justas, que permitan a la entidad
contratante obtener varias propuestas de participantes y por ende
diferentes alternativas de comparación de ofertas.
2.2.3 Contratos superiores al 10% de la menor cuantía
En el desarrollo de la auditoría se evaluaron 11 contratos de mayor cuantía
que suman $4.818.255.021 pesos, como se detalla a continuación:
2.2.3.1
Convenio 02 de 2011 - Sector Cultura
OBJETO:
VALOR INICIAL CONTRATO:
VALOR ADICION
VALOR FINAL
CONTRATANTE:
CONTRATISTA:
TERMINO DE EJECICIÓN
FECHA DE SUSCRIPCION:
FECHA INICIO
FECHA DE TERMINACIÓN
Aunar esfuerzos para la organización y desarrollo de la XVI versión del
festival de la palma y la guaratara a realizarse los días 26. 27 y 28 de
agosto de 2011, en el Municipio de San Carlos de Guaroa.
$210.000.000
$100.000.000
$310.000.000
Municipio de San Carlos de Guaroa Meta
Corporación Cultural, Deportiva y Folclórica “CORCEDEF”
Tres (3) meses
27 de mayo de 2011
03 de junio de 2011
01 de septiembre de 2011
Dicho convenio fue suscrito en cumplimiento del plan de desarrollo “La
Fuerza del Pueblo 2008 - 2011”, sector Cultura, programa Realización del
Festival de la Palma y la Guaratara.
La modalidad de selección del contratista se efectuó sustentada en el
artículo 355 de la Constitución Política y Decreto 777 de 1992, el
presupuesto oficial para el proceso contractual fue por valor de
$210.000.000 pesos, dicho convenio fue celebrado con Corporación
Cultural, Deportiva
y Folclórica “CORCEDEF”.
El convenio
fue
adicionado por $100.000.000, siendo el valor final de ejecución por
$310.000.000.
En el expediente del convenio no se evidenció documento alguno que
indique haberse evaluado la capacidad técnica y administrativa de la
corporación CORCEDEF, pese de haberse evidenciado contratos que
demuestran la experiencia de la Corporación para desarrollar el tipo de
eventos establecidos en el objeto del convenio Nº 02 de 2011.
Es importante tener claro, que cuando la ley vincula éste ingrediente
normativo, lo hace con la estricta finalidad de mejorar la calidad del
producto recibido, por lo tanto determina como requisito mínimo que quien
va a desarrollar la actividad propuesta tenga la capacidad técnica y
operativa, que además sea perito en el tema y que a su vez ello sea
demostrable con experiencias puntuales y especificas de la labor que se
pretendía desplegar
Por otro lado, esta contraloria para verificar el cumplimiento del objeto del
convenio, analizó los soportes que reposan en el expediente del convenio
y se puede discernir que las actividades del objeto del convenio se
desarrollaron, sin embargo, los soportes de dichas actividades suman
$295.000.000, faltando $5.000.000 por sustentar, como se evidencia en el
siguiente cuadro:
Cuadro 13. Relación contratos auditados vigencias 2011 En pesos
DESCRIPCION ACTIVIDAD
Publicidad
VALOR
SOPORTES
18.500.000
%
PART.
6,27
Alimentación Hospedaje (Artistas Danzas Folclóricas)
8.545.000
2,90
Tarima Sonido
29.950.000
10,15
Artista Llanero (Luis Silva)
34.055.000
11,54
Artista Música Popular (Jhony Rivera)
32.550.000
11,03
Artista Vallenato (Homar Gales)
59.200.000
20,07
Artista Vallenato (Silvestre Dangon)
80.000.000
27,12
Show Humorístico (Adolfo Villanueva Triki trake)
10.000.000
3,39
Premiación
22.200.000
7,53
295.000.000
100,00
TOTAL
Aportes del Municipio
Faltante de soportes
Fuente: Soportes del expediente del convenio Nº 02 de 2011
300.000.000
5.000.000
Posteriormente en las observaciones al informe preliminar allegan a esta
Contraloria los soportes faltantes por $5.000.000, como es el contrato por
el servicio de una papayera, comprobantes de pago, certificaciones, sin
embargo esta Contraloria considera que pese a existir éstos documentos
que demuestran el cumplimiento de la actividad del objeto del convenio Nº
02 de 2011, éstos soportes no son del todo suficientes puesto que se
requieren mas evidencias como registros fotográficos, videos, que
demuestren en el tiempo el momento cuando se realiza la actividad. Por lo
tanto, se insta a la Administración de San Carlos de Guaroa, a
implementar mecanismos que propendan a las evidencias fehacientes e
incuestionables del cumplimiento de lo contratado para próximas
contrataciones.
Esta Contraloria cuestiona el valor de los aportes efectuados por el
Municipio que ascendió a $300.000.000, para llevar a cabo el XVI festival
de la Palma y la Guaratara, pues se desconoce la tasa de retorno para el
Municipio por tan ostentosa inversión, además, el estudio previo no
justificó la necesidad de traer artistas de talla Nacional con tan elevado
costo.
Por lo anterior, se invita a la Administración central de San Carlos de
Guaroa, para que antes de realizar este tipo de inversión analice y
sustente en los estudios previos dicha necesidad del Municipio de
contratar artistas tan costosos, si bien es cierto, que este tipo de eventos
puede atraer turistas al Municipio, también es cierto, que se debe sustentar
la necesidad de una inversión tan ostentosa, teniendo en cuenta que
existen otras necesidades básicas insatisfechas en el Municipio, como es
vivienda, educación, salud, entre otras.
2.2.3.2
Contrato 138 de 2011 - Sector Recreación y Deporte
OBJETO:
VALOR CONTRATO:
CONTRATANTE:
CONTRATISTA:
Construcción segunda etapa para el mejoramiento de la cancha de
futbol, ubicada en la calle 8 entre carrera 15 y 16 en el barrio Guaimaral,
en el municipio de San Carlos de Guaroa.
$137.932.720
PARRADOS ASOCIADOS ARFE LTDA / RL. LUIS ARTURO PARRADO
BASTOS
Tres (3) meses.
10 de mayo de 2011
10 de agosto de 2011
Dicho contrato fue suscrito en cumplimiento del plan de desarrollo “La
Fuerza del Pueblo 2008 - 2011”, sector recreación y deporte. La modalidad
de contratación fue selección abreviada de menor cuantía y
el
$137.932.720 pesos.
Revisados los pliegos de condiciones definitivos del proceso de selección
SA-MC 02 DE 2011, concretamente el numeral 2.9.3.2 Formulario Nº. 2 Experiencia Específica, la Administración exigió lo siguiente:
“…por tanto no se debe relacionar en el Formulario Nº 2 más de Un (1) contrato. Dicho
contrato deberá cumplir con:


El valor del cerramiento ejecutado deberá ser mayor o igual a dos (02) veces el
valor del cerramiento del presupuesto oficial para este proceso.
El contrato deberá contemplar en su objeto estructuras en concreto, instalaciones
eléctricas, excavaciones y rellenos.
Con esta exigencia el Municipio limitó la participación de oferentes
potenciales en el proceso, al exigir máximo uno (1) contrato de
experiencia específica y que este fuera mayor dos (2) veces el
presupuesto oficial del proceso, es decir, el contrato debía ser superior a
$140.104.048 de pesos.
Estima la Contraloría que exigir experiencia en un solo contrato es un
requisito de condición diferencial, por lo tanto los estudios previos debieron
justificar el motivo por el cual se validaba única y exclusivamente la
experiencia en un solo contrato, y que éste fuera superior a dos veces el
presupuesto oficial, y de qué manera podría afectar la ejecución del
contrato en el evento que el contratista acreditara experiencia en dos o
más contratos.
El rasero de medición adoptado por el Municipio se aleja del criterio de
objetividad con que deben elaborarse los pliegos de condiciones. Estos
criterios no se enmarcan dentro del precepto de racionalidad y
proporcionalidad que trae inmerso el principio de objetividad, economía y
transparencia de la contratación del Estado, sino por el contrario, es una
cortapisa a otros potenciales oferentes con experiencia en el mismo sector.
En el mismo sentido, resulta opuesto al principio de igualdad exigir
experiencia de máximo un contrato, porque una de las finalidades del
proceso de selección de contratista es obtener varias propuestas y por
ende diferentes alternativas de comparación de ofertas, para seleccionar
de ellas la más favorable para el Municipio.
Con esta actuación, la Entidad violó el principio de igualdad consagrado
en el artículo 13 de la Constitución Política, y que sobre el particular ha
sostenido el Consejo de Estado que “…El principio de igualdad implica el derecho
del particular de participar en un proceso en idénticas oportunidades respecto de otros
oferentes y de recibir el mismo tratamiento, por lo cual la Administración no puede
establecer cláusulas discriminatorias en las bases de los procesos de selección, o
beneficiar con su comportamiento a uno de los interesados a participar en perjuicio de los
demás. En consecuencia, en virtud de este principio los interesados y participantes en un
proceso de selección deben encontrarse en igual situación, obtener las mismas
facilidades y estar en posibilidad de efectuar sus ofertas sobre las mismas bases y
condiciones. En este contexto la Jurisprudencia de esta Corporación ha manifestado
que la igualdad se traduce en la identidad de oportunidades dispuesta para los sujetos
interesados en contratar con la Administración, y gozar de las mismas oportunidades, lo
cual se logra, siguiendo a la doctrina, cuando concurren los siguientes aspectos: 1) Las
condiciones deben ser las mismas, para todos los competidores. 2)
Debe darse
preferencia a quien hace las ofertas más ventajosas para la Administración.
…En conclusión, el principio de la igualdad de trato entre todos los posibles oferentes,
tiene una doble finalidad: de una parte, como garantía de imparcialidad para los
administrados y de protección de sus intereses y derechos, que se traducen en la
prohibición para la administración de imponer condiciones restrictivas, irrazonables y
desproporcionadas para participar, de suerte que los interesados cuenten con idénticas
oportunidades en un proceso de contratación; y de otra parte, también como garantía
para la administración, toda vez que su rigurosa observancia incrementa la posibilidad de
obtención de una pluralidad de ofertas y, por ende, de una mejor selección del
contratista y de la propuesta mas favorable…” (C.E., Sec. Tercera Sentencia
24715 de diciembre 3 de 2007. M.P. Ruth Stella Correa Palacio).
Para este Ente de Control haberse violado el principio de igualdad
también se vulneró el principio de selección objetiva del proceso, el cual
está orientado a regular la escogencia de la mejor oferta, mediante una
selección en la que prime la transparencia, imparcialidad e igualdad de
oportunidades, principios de la contratación estatal, cuya aplicación se
refleja en los factores y criterios de selección que establezca la entidad
contratante en los pliegos de condiciones.
Como consecuencia, en el proceso de selección se presentó un solo
oferente, (Parrados Asociados Arfe Ltda, Representante Legal Luis Arturo
Parrado Bastos) a quien se adjudicó el contrato por valor de $137.932.720.
El acta de entrega de cumplimiento del objeto contractual se suscribió el
18 de agosto de 2011, y el contrato fue liquidado el 9 de septiembre de
2011, por valor de $137.929.287, indicando que el contratista cumplió
dentro de los términos de tiempo señalados en el contrato.
Para verificar el cumplimiento del objeto contractual, esta Contraloria el 10
de octubre de 2012 efectuó visita a la obra, cuyo informe técnico, suscrito
por la Oficina de Control Físico de esta esta Entidad, concluyó lo siguiente:
Cantidades de obra: “…Encontramos que lo medido en la visita técnica corresponde
a las liquidadas en el acta de recibo de la obra...”
Calidad de obra: “…En general se encontró una obra con buena ejecución en cuanto
a parámetros constructivos. Sin embargo se encuentra marcado deterioro en la malla
eslabonada y alambre de púas del cerramiento ocasionados al parecer por actos de
vandalismo…”
BENEFICIO DE AUDITORIA
Durante la visita se encontró un modulo de malla eslabonada con tubo
galvanizado de 2” c/ 2.5 m, incluye tapas, ángulos, platinas y tubos de
refuerzo, desprendido y atado a los módulos adyacentes con alambre, al
parecer ocasionado por actos vandálicos. No obstante, el contratista
durante la visita de inspección física corrigió dicha deficiencia. Por lo tanto,
este Ente de Control considera un beneficio de auditoria el valor de
$691.049 pesos, que corresponde al ítem 4.1 malla eslabonada con tubo
galvanizado de 2” c/ 2.5 m, incluye tapas, ángulos, platinas y tubos de
refuerzo, por haberse subsanado la deficiencia dentro del proceso auditor.
Registros fotográficos de los módulos del polideportivo
Guaimaral
del barrio
Reparación de modulo en malla eslabonada posterior a la visita técnica por parte de la Contraloría.
Análisis de precios: “…Inicialmente se realizó una comparación con los precios de
referencia adoptados por la Gobernación del Meta mediante la Resolución 041 del año
2009, arrojando diferencias en la comparación de precios, sin embargo posterior al
análisis el contratista allega los análisis de precios unitarios (APU), donde se observa que
los ítems donde se encontraron diferencias poseen características diferentes a las
observadas en los precios de referencia, se concluye que los precios contratados por el
Municipio están conforme a los del mercado…”.
2.2.3.3
Contrato 166 de 2011 - Sector Educación
OBJETO:
VALOR ADICION
VALOR FINAL
CONTRATANTE:
CONTRATISTA:
FECHA DE INICIO
Estudios, diseños, construcción y adecuación de las aulas y escenarios
deportivos de la escuela Palomas, Municipio de San Carlos de Guaroa.
$51.603.325
$24,096.562
$75.699.888
UNION TEMPORAL PALOMAS. R/L EDWAR MAURICIO GALINDO
FERNANDEZ
Tres (3) meses.
31 de mayo de 2011
7 de Octubre de 2011
El contrato fue suscrito en cumplimiento del plan de desarrollo La Fuerza
del Pueblo 2008 - 2011”, sector educación. El tiempo establecido para
ejecutar el contrato fue de tres (3) meses, aunque se ejecutó en cuatro (4)
meses. El contrato fue adicionado por $24.096.562, siendo el valor final
de $75.699.888.
La escogencia del contratista se efectuó a través de selección abreviada
de menor cuantía y el presupuesto oficial para el proceso contractual fue
por valor de $51.603.325.
SA-MC 04 DE 2011, la Administración central de San Carlos de Guaroa,
exigió en el Numeral 4.2.3.2 relacionado con experiencia específica, lo
siguiente: “…
1. Se verificará hasta máximo de Un (1) contrato por proponente que cumpla con los
siguientes requisitos:
2. Que la fecha de celebración y terminación del contrato relacionado en el Formulario
No.2 estén en el periodo comprendido del 1 de enero de 2005 y la fecha de cierre de
esta CONVOCATORIA PÚBLICA.
3. Su objeto contemple “CONSTRUCCION, O ADECUACION DE AULAS
YGRADERIAS” o los haya contemplado en su ejecución.
4. El valor en SMMLV sea TRES VECES O MAYOR al presupuesto oficial expresado en
SMMLV…”
Con las anteriores exigencias, el Municipio limitó la participación de
oferentes potenciales en el proceso, al exigir máximo un contrato de
experiencia específica y que este fuera mayor tres veces el presupuesto
oficial del proceso, es decir, el contrato para demostrar la experiencia
debía ser superior a $154.809.975. Estas condiciones fueron restrictivas,
porque dificultó la participación de más de un oferente en el proceso,
contrario a la Ley, la cual exige reglas objetivas y justas, que permitan a la
entidad obtener varias propuestas de posibles participantes y por ende
diferentes alternativas de comparación de ofertas, y a los particulares la
oportunidad de competir para acceder a los recursos del Estado.
El acta de entrega se suscribió el 7 de octubre de 2011 y la de liquidación
el 13 de octubre de 2011, por valor de $75.699.888, donde se indicó que
el contratista cumplió dentro de los términos de tiempo señalados en el
contrato.
de octubre de 2012 visitó la obra, cuyo informe técnico suscrito por la
Oficina de Control Físico de esta Entidad concluyó lo siguiente:
Cantidades de obra: El ítem ventana en lámina Coll Rolled se encontró
un faltante de 4.8 m2, que equivale a un presunto detrimento por
$487.972, sin embargo, posterior a la visita se allegó a la Contraloría
registros fotográficos donde se evidencia que el contratista instálalo el
ítems de la ventana faltante. En consecuencia, se obtuvo un beneficio de
auditoría por $487.972.
Antes
Aula escuela Palomas- Sin ventanas.
Después
Aula escuela Palomas- con ventanas
Calidad de obra: El informe de control físico determinó que la obra
presenta buena ejecución en cuanto a parámetros constructivos. Sin
embargo, los ítems correspondientes a la pintura del aula pintura vinilo tipo
coraza exterior tres manos y pintura teja ondulada cara inferior se observa
con marcado deterioro temprano. El informe determinó un presunto
detrimento en los ítems Pintura vinilo tipo coraza exterior tres manos 110
m2 por un valor de $1.328.140, y pintura teja ondulada cara inferior 97 m2
por un valor de $744.572 para un total de $2.072.712.
Registros fotográficos del mal estado de la pintura aplicada en el aula
construida en la Escuela Palomas.
Aula escuela Palomas- Pintura en mal estado, a la izquierda fachada posterior, a la derecha fachada de ingreso
al aula.
No obstante, posterior a la visita, allegaron a esta dependencia fotografías
donde se exhibe los arreglos correspondientes a este ítem. En
consecuencia por haberse subsanado la deficiencia dentro del proceso
auditor se considera un beneficio de auditoría por $2.072.712 pesos, valor
que corresponde al ítem de pintura vinilo y pintura teja ondulada.
Análisis de precios: “…Se realizó comparación de los precios pactados inicialmente
en el contrato y los precios unitarios adoptados por la Gobernación del Departamento del
Meta según registro establecido con vigencia 2009, se encontró que no existe sobrecosto
en ninguno de los ítems que conforman el contrato...”
2.2.3.4
Contrato 181 de 2011 - Sector Educación
OBJETO:
VALOR ADICION
VALOR LIQUIDADO
CONTRATANTE:
CONTRATISTA:
La compra venta de 72 unidades del sistema pedagógico de dinámica
lúdica en el área cívica y democracia, para la población estudiantil del
Municipio de San Carlos de Guaroa.
$25.200.000
$25.200.000
ALEJANDRO RAFAEL BARROS TOBIAS
Ocho días (8)
20 de junio de 2011
1 de Julio de 2011
El contrato fue suscrito en cumplimiento del plan de desarrollo “La fuerza
del pueblo 2008 - 2011”, sector educación, la modalidad de selección del
contratista se efectuó a través de contratación directa y el presupuesto
oficial para el proceso contractual fue por valor de $25.200.000 pesos.
Se evidenció que la Entidad Contratante no dio cumplimiento a la
publicación de documentos en el Secop, como el contrato, acta de
liquidación. Incumpliendo lo establecido en la norma referente a la
publicación de los documentos del proceso en el SECOP.
En el proceso auditor se pudo evidenciar el cumplimiento del objeto del
contrato por parte del contratista, así mismo el pago oportuno por parte del
contratante.
2.2.3.5
Contrato 187 de 2011 - Sector Fortalecimiento Institucional
OBJETO:
VALOR ADICION
VALOR LIQUIDADO
CONTRATANTE:
CONTRATISTA:
Prestación de servicios para la implementación mediante el Software
CONYCAL de las normas
MECI 1000 y NTCGP1000 y su
implementación en el Municipio de San Carlos de Guaroa
$60.000.000
$30.000.000
$90.000.000
CORPORACION COMPARTIR FUTURO “CORFUTURO” R/L John
Jairo Velásquez Ortiz
Tres (3) meses
29 de Junio de 2011
Octubre 6 de 2011
El contrato fue suscrito en cumplimiento del plan de desarrollo “LA Fuerza
Del Pueblo 2008 - 2011”, sector Fortalecimiento Institucional, la modalidad
de selección del contratista se efectuó a través de contratación directa y el
$60.000.000 pesos y adicionado por $30.000.000.
Al revisar el acta final y liquidación con la descripción del objeto
contractual se observa que el contratista cumplió con las obligaciones
contraídas en el contrato inicialmente pactado, sin embargo la Contraloría
no da un concepto sobre la eficacia del software, debido a que éste no se
encuentra en uso por los funcionarios de la Administración Municipal, por
lo tanto, desconoce la funcionalidad del sistema.
La Contraloría Departamental del Meta se pronunciará sobre la
información enviada por el contratista, dado que los funcionarios
entrevistados no dieron elementos para realizar seguimiento al objeto
contratado tanto en el contrato inicial como en su adición, es así que según
el contratista se realizaron las siguientes actividades:
 Instalación del sistema integrado de Control y Calidad – CONYCAL
 Capacitación para el manejo del programa CONYCAL a los
funcionarios del Municipio.
 Capacitación auditoría interna de calidad.
 Entrega de la licencia CONYCAL a la Entidad
Actividades de la adición del contrato contemplaba las siguientes;
 Actualización del cuadro de mando a la Entidad, caracterización de
los indicadores de procesos y de gestión.
 Evaluación del mapa de riesgos.
 Realización de la revisión gerencial.
Sobre la primera parte del contrato, la Contraloría Departamental del Meta
considera que es prioritario que el Municipio implemente el Sistema de
Control de Calidad – CONYCAL con los responsables de los procesos y
buscar una herramienta que identifique si los funcionarios conocen, le es
útil y aplican este sistema (CONYCAL).
De igual forma, el Municipio de San Carlos de Guaroa debe evaluar sí el
sistema de Control y Calidad – CONYCAL cumple con los requerimientos
establecidos en la ley 489 de 1998, Decreto 1599 de 2005, Ley 872 de
2003, Decreto 4110 de 2004, norma de MECI y Sistema de Gestión de
Calidad SGC.
Con relación a la adición del contrato, la Contraloría Departamental del
Meta, tiene serios reparos a los ítems, por las siguientes razones:
 Al analizar el mapa de riesgos de la Administración Municipal de San
Carlos de Guaroa, entregado al proceso auditor por parte del
contratista, se observa que no contiene todos riesgos de los procesos y
algunos riesgos identificados en dicho documento no corresponde a las
funciones que debe desarrollar el Municipio, tal es el caso del proceso
“Gestión de los recursos financieros”, el objetivo y los tres (3) riesgos
identificados corresponde a una entidad diferente a la alcaldía de San
Carlos de Guaroa.
Como se observa, dichos riesgos al parecer no fueron identificados con
los responsables de los procesos, por lo tanto, el resultado entregado
por el contratista de éste ítems no puede ser eficaz para la Alcaldía,
puesto que se trabajó con datos que no corresponde al Municipio, y
además no se percato de actualizarlos.
 Referente al ítems de Revisión gerencial, es necesario señalar que la
Administración de San Carlos de Guaroa no tenía la intención de
implementar el sistema de gestión de calidad bajo los parámetros de la
norma publica NTCGP 1000-2009, al no encontrar acto administrativo
que cree un Comité que garantice la implementación del sistema de
gestión de la calidad y cumplir con los requisitos establecidos en los
numerales 5.5.1 “Responsabilidad y autoridad: La alta dirección debe ase
asegurarse de que las responsabilidades y autoridades están definidas y son
comunicadas dentro de la entidad” y 5.5.2 “Representante de la dirección: La alta
dirección debe designar un(os) miembro(s) de la dirección de la entidad quien(es),
independientemente de otras responsabilidades, debe(n) tener la responsabilidad y
autoridad que incluya:
a) asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos
necesarios para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad;
b) informar a la alta dirección sobre el desempeño del Sistema de Gestión de la
Calidad y de cualquier necesidad de mejora, y
c) Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente
en todos los niveles de la entidad”
Como se observa, la Administración Municipal no tenía la obligación re
realizar una revisión gerencial, por consiguiente a juicio de este Ente de
Control, la entidad no debió haber aceptado la propuesta del contratista
para adicionar el contrato.
Sin embargo, éste Ente de control inspeccionó el documento entregado
por el contratista del cumplimiento del ítems de la adición del contrato
“Revisión gerencial”, encontrando que con dicho informe la alta dirección
no podía asegurar la conveniencia, adecuación, e eficacia, eficiencia y
efectividad continuas, como lo establece el 5.6 de la norma técnica
colombiana NTCGP 1000:2009, como se evidencia en el siguiente cuadro:
NTCGP 1000:2009 (Numeral 5.6)
a) Los resultados de auditorias
INFORME DEL CONTRATISTA
A la fecha no se ha realizado auditorias, por
esta razón, y cuando se pueda efectuar
contratación, se realizarán las acciones
necesarias para contratar un ciclo de
auditorías, y que se evidencie el estado de
EVALUACION DE LA CONTRALORIA
La Alcaldía no había realizado auditorías
internas de control interno ni de calidad.
b) La
retroalimentación
cliente
del
la Alcaldía en cuanto a la ejecución de los
procesos y procedimientos
Se ha realizado evaluación al cliente pero
esta ha sido personalizada, el Alcalde en
reunión y atención con la comunidad verifica
la satisfacción con ellos, pero se generará
una evaluación en donde quede constancia
de esta y en donde se evidencie el nivel de
calificación en diferentes aspectos.
Teniendo en cuenta lo anterior, se considera
que se cumple con el objetivo establecido
por la organización de garantizar la
satisfacción del cliente.
La alta dirección no disponía de
evaluaciones
soportadas
como
encuestas, que permitieran tener
elementos de juicio para medir la
satisfacción del cliente.
Adicionalmente, no se presentaron quejas y
reclamos por parte del cliente.
c) El
desempeño
de
los
procesos y la conformidad
del producto y/o servicio
Con la contratación de este año (2011), se
puso en marcha la aplicación del SGC
establecido por la organización, para el
control de la contratación se elaboró la
completitud de la documentación requerida y
se estableció de acuerdo a las necesidades
del Municipio.
Así mismo se analizó el comportamiento de
los proveedores y contratistas
seleccionados, el cual se resalta ya que no
se presentó ningún incumplimiento en
calidad ni en entregas a tiempo.
d) El estado de las acciones
correctivas y preventivas
e) Las acciones de seguimiento
de
revisión
previas
efectuadas por la dirección
f)
Los cambios que podrían
afectar al Sistema de Gestión
de Calidad
Como se observa existe un enfoque
equivocado con la conformidad del
producto, está midiendo la conformidad
del producto que entrega el proveedor,
es decir el producto que recibe el
Municipio, más no el producto del
Municipio, que no es más que la
satisfacción de la comunidad.
Por otro lado, no se evidenció ningún
análisis del resultado de los indicadores
establecidos para cada proceso, por
consiguiente la alta dirección no tenia
disponible herramientas para evaluar el
desempeño de los procesos del
Municipio los cuales se miden con los
indicadores.
No se presentaron acciones correctivas, ni
acciones preventivas.
Por ahora no se detectan cambios que
puedan afectar el SGC
Un cambio notorio que podía afectar el
SGC era el cambio de administración,
por lo que se debía tener implementado
el mecanismo que garantizara la
continuidad del proceso.
Realizar una auditoría a todo el sistema de
gestión de la calidad una vez se termine la
ley de garantías.
g) Las recomendaciones para la
mejora
h) Resultados de la gestión
realizada sobre los riesgos
identificados para la entidad,
los cuales deben estar
actualizados.
Medir los indicadores, solicitando a los
diferentes responsables de ellos, para el
siguiente mes.
Generar otra revisión gerencial una vez
realizados los anteriores puntos, antes que
termine el año.
Se anexa el mapa de riesgos, evaluado en
la administración, y ajustado de acuerdo a
las
cambiantes
necesidades
de
la
administración. Se anexan Mapa de Riesgo
1 y Mapa de Riesgos 2.
Se identificaron riesgos que no
corresponden a la Alcaldía de San
Carlos de Guaroa, es decir, los riesgos
no fueron actualizados.
Por lo anterior, esta Contraloría considera que el contratista no debió
solicitar la adición del contrato y el ordenador del gasto haber aceptado
dicha adición, debido a que con la implementación de la primera fase, si se
puede llamar así, del contrato se debió realizar seguimiento al mismo,
donde se evidencie que la Alta Dirección, los responsables de proceso y
todos los funcionarios de la entidad tienen el compromiso con el desarrollo
e implementación del Sistema de Gestión de la Calidad así como con la
mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad mediante la
comunicación de la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente
como los legales, establecimiento de la política de calidad, objetivos de
calidad, realización de las revisiones por la dirección y aseguramiento de la
disponibilidad de recursos
El numeral 5.6 de la norma técnica colombiana NTCGP 1000:2009,
establece que: “…La alta dirección debe revisar el Sistema de Gestión de la Calidad
de la entidad, a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación,
eficacia, eficiencia y efectividad continuas. La revisión debe realizarse por lo menos una
vez al año, e incluir la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de
efectuar cambios en el Sistema de Gestión de la Calidad, incluidos la política de la calidad
y los objetivos de la calidad. ..”
Teniendo en cuenta que el contratista manifestó en las observaciones al
informe preliminar de auditoria la disposición para volver a instalar en cada
uno de los equipos de la Entidad y realizar la inducción y capacitación a los
funcionarios del Municipio para el manejo del Software CONYCAL, y por
su parte el Municipio manifestó la disposición para evaluar la eficiencia y
eficacia del software conforme a los requerimientos del MECI.
FUNCION DE ADVERTENCIA
Por lo anterior este Ente de Control hace una función de advertencia en el
evento que el contratista y contratante no alleguen a esta Contraloria los
soportes de las actuaciones que evidencie la instalación del software
CONYCAL, inducción, capacitación a los funcionarios de la administración
de San Carlos de Guaroa, y los soportes de la evaluación realizada por
parte del municipio para determinar la efectividad y eficacia del software
CONYCAL (Sistema Integrado de Control y Calidad – CONYCAL), se dará
traslado a la Contraloria Auxiliar de Responsabilidad Fiscal de ésta
Contraloria, por considerarse un presunto detrimento, por no estar en
funcionamiento el software.
2.2.3.6
Contrato 220 de 2011 - Sector Vías
OBJETO:
VALOR ADICION
VALOR LIQUIDADO
CONTRATANTE:
CONTRATISTA:
FECHA DE INICIO
Estudios. Diseño y construcción de vías con base estabilizada con
crudo de Castilla en la zona urbana del Municipio de San Carlos de
Guaroa, en la Inspección de la Palmera e inspección de Surimena, zona
rural del Municipio de San Carlos de Guaroa.
$999.999.597
$499.999.600
$1.499.996.472
UNION TEMPORAL VIAS
SAN CARLOS
R/L LUIS ARTURO
PARRADO BASTO
Cinco (5) meses
7 de febrero de 2012
El contrato fue suscrito en cumplimiento del plan de desarrollo “LA Fuerza
del Pueblo 2008 - 2011”, sector Transporte - vías. La modalidad de
selección del contratista se efectuó a través de Licitación Pública y el
$999.999.597 pesos.
El tiempo establecido para ejecutar el contrato fue de cinco meses, aunque
se ejecutó en ocho meses. El contrato fue adicionado por $499.999.600,
siendo el valor final de $1.499.996.472.
LP-02 de 2011 en el numeral 4.2.3.1, Experiencia General, el Municipio
exigió lo siguiente:
“…Se verificará máximo uno (1) contrato por proponente terminado y liquidado
dentro del Periodo comprendido entre el 01 de Enero de 2008 y la fecha de cierre
de esta Licitación Pública con sus respectivos soportes y cuyo valor sea una (1)
ves el valor del Presupuesto oficial y este relacionado con mejoramiento y/o
construcción de vías,
Así mismo, se solicitó en el numeral 4.2.3.2 de los pliegos de
condiciones para la experiencia específica, lo siguiente:
“…Se verificará hasta máximo uno (1) contrato por proponente terminado y liquidado
dentro del periodo comprendido entre el 01 de Enero de 2008 y la fecha de cierre de esta
LICITACIÓN PUBLICA con sus respectivos soportes y cuyo valor sea dos (02) veces el
valor del Presupuesto oficial establecido para este proceso y cuyo objeto haya consistido
en:
1. Mejoramiento de la infraestructura vial urbana y rural.
2. Que la construcción de base estabilizada con crudo de castilla en m2 sea superior a
dos (2) veces el presupuesto oficial.
Como se puede observar los requisitos exigidos por el Municipio en los
pliegos de condiciones para acreditar tanto la experiencia general como
especifica fueron restrictivos, pues al exigirse máximo un contrato de
experiencia específica y que el valor del objeto de éste fuera mayor dos
veces el presupuesto oficial del proceso ($1.999.9991.94) dificultó la
participación de más de un oferente en el proceso, situación contraria a la
Ley, la cual exige reglas objetivas y justas, que permitan a la entidad
obtener varias propuestas de posibles participantes y por ende diferentes
alternativas de comparación de ofertas, y a los particulares la oportunidad
de competir para acceder en el manejo de los recursos del Estado.
El rasero de medición adoptado por el Municipio se aleja del criterio de
objetividad con que deben elaborarse los pliegos de condiciones. Estos
criterios no se enmarcan dentro del precepto de racionalidad y
proporcionalidad que trae inmerso el principio de objetividad, economía y
transparencia de la contratación del Estado, sino por el contrario, es una
cortapisa a otros potenciales oferentes con experiencia en el mismo sector.
en el artículo 13 de la Constitución Política, y que sobre el particular ha
sostenido el Consejo de Estado que “…El principio de igualdad implica el derecho
del particular de participar en un proceso en idénticas oportunidades respecto de otros
oferentes y de recibir el mismo tratamiento, por lo cual la Administración no puede
establecer cláusulas discriminatorias en las bases de los procesos de selección, o
beneficiar con su comportamiento a uno de los interesados a participar en perjuicio de los
demás. En consecuencia, en virtud de este principio los interesados y participantes en un
proceso de selección deben encontrarse en igual situación, obtener las mismas
facilidades y estar en posibilidad de efectuar sus ofertas sobre las mismas bases y
condiciones. En este contexto la Jurisprudencia de esta Corporación ha manifestado
que la igualdad se traduce en la identidad de oportunidades dispuesta para los sujetos
interesados en contratar con la Administración, y gozar de las mismas oportunidades, lo
cual se logra, siguiendo a la doctrina, cuando concurren los siguientes aspectos: 1) Las
condiciones deben ser las mismas, para todos los competidores. 2)
Debe darse
preferencia a quien hace las ofertas más ventajosas para la Administración.
…En conclusión, el principio de la igualdad de trato entre todos los posibles oferentes,
tiene una doble finalidad: de una parte, como garantía de imparcialidad para los
administrados y de protección de sus intereses y derechos, que se traducen en la
prohibición para la administración de imponer condiciones restrictivas, irrazonables y
desproporcionadas para participar, de suerte que los interesados cuenten con idénticas
oportunidades en un proceso de contratación; y de otra parte, también como garantía
para la administración, toda vez que su rigurosa observancia incrementa la posibilidad de
obtención de una pluralidad de ofertas y, por ende, de una mejor selección del
contratista y de la propuesta mas favorable…” (C.E., Sec. Tercera Sentencia
24715 de diciembre 3 de 2007. M.P. Ruth Stella Correa Palacio).
Para este Ente de Control al haberse violado el principio de igualdad
también se vulneró el principio de selección objetiva del proceso, el cual
está orientado a regular la escogencia de la mejor oferta, mediante una
selección en la que prime la transparencia, imparcialidad e igualdad de
oportunidades, principios de la contratación estatal cuya aplicación se
refleja en los factores y criterios de selección que establezca la entidad
contratante en los pliegos de condiciones.
Como resultado de la convocatoria de selección de contratista, se
presentó un solo oferente, Unión Temporal Vías San Carlos, representada
legalmente por Luis Arturo Parrado Bastos, a quien se adjudicó el contrato
por valor de $999.999.597.
Llama la atención que después de ocho meses de haberse entregado la
obra, el Municipio sólo ha pagado $300.000.000 de los $1.499.999.197
ejecutados. Este incumplimiento del Municipio, es consecuencia de
haberse adquirido compromisos basados en adiciones presupuestales sin
la disponibilidad efectiva de los recursos, trayendo como consecuencia la
generación de un déficit de tesorería.
Por lo anterior, el Municipio para dar cumplimiento a las obligaciones
contraídas con el contratista, suscribió un acuerdo de pago por el saldo
adeudado el 4 de octubre de 2012, donde se acordaron los siguientes
abonos:
Nº
FECHA DEL ABONO
VALOR
1
14 Noviembre -2012
100.000.000
2
14 Diciembre - 2012
100.000.000
3
14 Enero -2013
150.000.000
4
14 Febrero - 2013
100.000.000
5
14 Marzo - 2013
749.999.997
TOTAL
1.199.999.997
Fuente: Acuerdo de pago firmado entre las partes
Función de Advertencia
Esta Contraloría hace un llamado al Municipio para que adopte las
medidas pertinentes que garanticen la disposición de recursos suficientes
para atender oportunamente el acuerdo de pago firmado con la Unión
Temporal Vías de San Carlos, a fin de evitar pago de intereses de mora o
indemnizaciones que menoscaben el patrimonio municipal.
Para verificar el cumplimiento del objeto contractual, esta Contraloría visitó
los sitios de las vías, durante los días 10, 11 y 12 de octubre de 2012, cuyo
informe técnico, suscrito por la Oficina de Control Físico de esta Entidad,
concluyó lo siguiente:
Cantidades de obra: “… Las cantidades de obra pagadas dentro del desarrollo del
contrato se ajustan a las encontradas durante la visita…”
Calidad de la Obra: “…Las condiciones de calidad de la superficie de la vía y
actividades complementarias son adecuadas…”
Análisis de precios: “…“…Inicialmente se realizó una comparación con los precios
de referencia adoptados por la Gobernación del Meta mediante la Resolución 041 del año
Municipio están conforme a los del mercado…”
2.2.3.7
Contrato 245 de 2011 - Población Vulnerable
OBJETO:
VALOR ADICION
VALOR FINAL
CONTRATANTE:
CONTRATISTA:
FECHA INICIO
Construcción II etapa centro día adulto mayor en el casco urbano
carrera 11 con calle 7 manzana k del barrio Laguito municipio de San
Carlos de Guaroa
$299.819.651
NO APLICA
$299.819.651
UNION TEMPORAL ADULTO MAYOR.
R/L CAROLINA AYALA QUICENO
CINCO (5) MESES
22 Julio de 2011
29 Julio de 2011
28 diciembre de 2011
fuerza del pueblo 2008 - 2011”, sector educación. La modalidad de
selección del contratista se efectuó a través de licitación pública y el
$299.819.654 pesos, dicho proceso fue adjudicado a la Unión Temporal
Adulto Mayor, según Resolución Nº 227 el 22 de Julio de 2011 expedida
por el Municipio de San Carlos de Guaroa. El tiempo establecido para
ejecutar el contrato fue de cinco meses, tiempo en el cual se ejecutó el
objeto contractual.
No LP- 04 DE 2011, la Administración para la Experiencia General exigió
en el numeral 4.2.3.2, lo siguiente:
“…Se verificará hasta máximo Un (1) contrato por proponente terminado y liquidado
dentro del periodo comprendido entre el 01 de Enero de 2007 y la fecha de cierre de esta
LICITACIÓN PUBLICA con sus respectivos soportes y cuyo valor sea dos (02) veces el
valor del Presupuesto oficial establecido para este proceso y cuyo objeto haya consistido
en: Mejoramiento y/o construcción de infraestructura arquitectónica…”
Como se viene anotando en las observaciones de los contratos objeto de
análisis en este informe, los requisitos de experiencia específica exigidos
en los pliegos de condiciones fueron restrictivos, pues exigir un solo
contrato por un valor superior a dos veces el presupuesto oficial del
proceso ($599.639.308), limitó la participación de proponentes que
acreditaban experiencia en construcción de infraestructura arquitectónica
en varios contratos.
Este Ente de Control, cuestiona los criterios que estableció el Municipio de
San Carlos de Guaroa para seleccionar el contratista, debido a que, por
una parte, limitó la participación de más de un oferente en el proceso, y de
hecho en el proceso sólo se presentó una oferta, y de otra parte, al
presentarse una sola propuesta, el Municipio no puede disponer de
diferentes alternativas de comparación de ofertas, y a los particulares la
oportunidad de competir para acceder al manejo de los recursos del
Estado.
Para verificar el cumplimiento del objeto del contrato, esta Contraloría
visitó la obra el día 10 de octubre de 2012, cuyo informe técnico, suscrito
por la Oficina de Control Físico de esta Entidad, concluyó lo siguiente:
Cantidades de obra:
“…En el momento de la visita no se encontraron las lámparas tipo T8 de 2*32. Durante el
desarrollo de la visita las lámparas fueron traídas al sitio de ejecución de las obras
provenientes del almacén, lugar donde reposaban por razones de seguridad puesto que
la obra carecía de cerramiento al momento de finalizar la segunda etapa del centro de
adulto mayor, la no instalación de estas lámparas podría generar un detrimento valorado
en $ 6.239.288, sin embargo posterior a la visita se allegó registro fotográfico donde se
exhibe la instalación correspondiente a este ítem..”
Por lo anterior, esta Contraloria considera que por haberse instalado las
lámparas dentro del proceso auditor existe un beneficio de auditoría por
$6.239.288 pesos.
Antes
Después
Tubería fijada a la estructura de la cubierta sin lámparas,
Tubería fijada a la estructura de la cubierta con las
lámparas
Centro de adulto mayor (San Carlos de Guaroa) Fecha: 10/10/2012 Fuente: CDM
Calidad de la Obra: “…Se aprecia que la obra ejecutada goza de buenos
parámetros de calidad exceptuando la ejecución del ítem salidas de lámpara 110 V en
todos los espacios puesto que la tubería no se encuentra fijada a la estructura de la
cubierta de forma adecuada. El registro fotográfico allegado con posterioridad a la visita
(derecha) muestra que aun la tubería no se encuentra fijada en forma segura y estética.
Por lo cual se establece un presunto detrimento por el valor de $1.646.344 que
corresponde a la totalidad de las salidas hasta tanto no se corrijan estos problemas de
calidad. (91.463,58 * 18 = $1.646.344).
Registros fotográficos de la tubería descolgada en la cubierta, sin fijación
adecuada.
ANTES
DESPUES
Tubería fijada a la estructura de la cubierta, Centro de adulto mayor (San Carlos de Guaroa) Fecha: 10/10/2012 Fuente: CDM
Así mismo, se establece un presunto detrimento por el Ítem Puerta Coll rolled por el valor
de $877.249, hasta tanto no se realice la reparación o cambio de la cerradura instalada en
el salón de terapias. ($ 877.249 * 1 = $ 877.249)…”
Posteriormente, el contratista allegó registro fotográfico donde demuestra
los arreglos realizados y reparaciones a los dos ítems anteriores, por lo
que se considera un beneficio de auditoria por $2.523.593, por haberse
subsanado las deficiencias dentro del proceso auditor.
Tubería fijada a la estructura de la cubierta, Centro de adulto mayor (San Carlos de Guaroa) Fecha: 16/11/2012 Fuente:
Contratista
Fuente: Contratista Cerradura reparada en correcto funcionamiento, Centro de adulto mayor (San Carlos de Guaroa) Fecha:
16/11/2012
Análisis de precios: “…Inicialmente se realizó una comparación con los precios de
referencia adoptados por la Gobernación del Meta mediante la Resolución 041 del año
Municipio están conforme a los del mercado…”.
2.2.3.8
Contrato 259 de 2011 - Sector Electrificación
OBJETO:
VALOR ADICION
VALOR FINAL
CONTRATANTE:
CONTRATISTA:
FECHA INICIO
Estudios, diseños y construcción de obras para la ampliación del
sistema de alumbrado publico del casco urbano del Municipio de San
Carlos de Guaroa.
$285.692.777
$49.973.522
$335.666.309
UNION TEMPORAL ILUMINAR. RL/ LUIS EDUARDO PINO HUMAÑEZ
Dos (2) Meses
11 de agosto de 2011
5 de diciembre de 2012
Este contrato fue suscrito en cumplimiento del plan de desarrollo ““LA
Fuerza Del Pueblo 2008 - 2011”, sector Electrificación. La modalidad de
selección del contratista se efectuó a través de licitación pública y el
$285.692.777 pesos, dicho proceso fue adjudicado a la Unión Temporal
Iluminar, según Resolución Nº 250 el 5 de agosto de 2011, expedida por el
Municipio de San Carlos de Guaroa.
El tiempo acordado para ejecutar el contrato fue de dos meses, aunque se
ejecutó en tres meses. El contrato fue adicionado por $49.973.522,
siendo el valor final de $335.666.309.
No LP- 04 DE 2011, el Municipio estableció para los factores habilitadores
en el literal f) del numeral 4.2.2, lo siguiente:
“…El Proponente deberá ofrecer un cupo de crédito aprobado mediante carta de
aceptación y/o aprobación (Anexo No. 13), expedida y validada por una (1) Entidad
Bancaria o Financiera vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, dirigida a
la Alcaldía de San Carlos de Guaroa (Meta), en el cual se establezca el monto y el titular
del cupo de crédito. Para el caso de proponentes individuales (personas naturales o
jurídicas), el cupo de crédito deberá ser por un valor igual o mayor al cincuenta por ciento
(50%) del Presupuesto Oficial; y, en el caso de proponentes en Consorcio o Unión
Temporal, por lo menos uno de sus integrantes deberá cumplir con el requisito antes
establecido.
Si los proponentes no ofrecen el cupo de crédito aprobado, en los términos antes
señalados y los parámetros financieros establecidos, objeto de verificación, la propuesta
será evaluada como No Hábil Financieramente…”
Este Ente de Control cuestiona la anterior exigencia en razón a que si la
finalidad era gantizar el cumplimiento del objeto del contrato, la Entidad
tiene una herramienta que son las pólizas de garantía, que si bien es
cierto, la forma de pago la estableció un 100% a la entrega del objeto del
contrato, no es la razón para exigir al proponente una carta bancaria de
aprobación de un crédito por igual o superior valor, pues esta exigencia no
garantiza la ejecución del contrato con dicho crédito.
La anterior exigencia limitó la participación de oferentes en el proceso, y de
hecho sólo se presentó una propuesta, por lo tanto, el Municipio para este
proceso no dispuso de diferentes alternativas para comparar ofertas.
de octubre de 2012 efectuó visita a la obra, cuyo informe técnico suscrito
por la Oficina de Control Físico de esta Entidad, concluyó que las
cantidades de obras corresponden a las canceladas según el acta de
liquidación. Así mismo, indicó que no existen sobreprecios en los ítems
contratados y pagados para el desarrollo de la obra.
En cuanto a la calidad de obra, la oficina de control físico de la Contraloria
Departamental determinó
que los postes en concreto instalados, el
cableado, accesorios y el transformador corresponden a los ítems
contratados, aunque de las 202 luminarias instaladas, 29 de ellas
presentan problemas de encendido.
El contratista, dentro de la etapa de contradicción, allegó registro
fotográfico donde se aprecia funcionando las 29 luminarias que
presentaban problemas de encendido. Adicionalmente, el Alcalde
Municipal, certificó que el contratista corrigió las
luminarias que
presentaban deficiencias, por lo tanto la totalidad de éstas (202) se
encuentran en su totalidad funcionando adecuadamente. En consecuencia
se obtuvo un beneficio de auditoría por $19.033.749, valor que
corresponde al ítem de las luminarias.
2.2.3.9
Contrato 286 de 2011 - Sector Cultura
OBJETO:
VALOR ADICION
VALOR FINAL
CONTRATANTE:
CONTRATISTA:
FECHA INICIO
ADICION EN TIEMPO
Construcción de salón múltiple para el mejoramiento de la parte
comunitaria social y educativa del barrio los Cambulos del Municipio de
San Carlos de Guaroa
$23.135.402
$3.000.000
$26.135.402
Vidal Ayala Rodríguez
Dos (2) Meses
23 de Septiembre de 2011
29 de Septiembre de 2011
15 Días
2 de Diciembre de 2011
Fuerza del Pueblo 2008 - 2011”, sector Cultura. La modalidad de
selección del contratista se efectuó a través de Selección abreviada de
Menor cuantía y el presupuesto oficial para el proceso contractual fue por
$23.135.402 pesos, dicho proceso fue adjudicado al Señor Vidal Ayala
Rodríguez, según Resolución Nº 250 el 5 de agosto de 2011, expedida por
el Municipio de San Carlos de Guaroa.
El tiempo establecido para ejecutar el contrato fue de dos meses, tiempo
en el cual se ejecuto el contrato. El contrato fue adicionado por
$3.000.000, siendo el valor final de $26.135.402.
de octubre de 2012 efectuó visita a la obra, cuyo informe técnico suscrito
por la Oficina de Control Físico de esta Entidad, concluyó que las
cantidades de obras corresponden a las canceladas según el acta de
liquidación. Así mismo, indicó que no existen sobreprecios en los ítems
contratados y pagados para el desarrollo de la obra; y en cuento a la
calidad de la obra determinó que la obra presenta buenos parámetros de
calidad.
Sin embargo, las instalaciones objeto del contrato no se encuentra en uso
permanente, lo que conlleva a un aspecto de abandono. Es de recalcar
que dicha infraestructura está a cargo de la Junta de Acción Comunal del
barrio los Cambulos del Municipio de San Carlos de Guaroa, razón por la
cual se insta a la Administración de San Carlos de Guaroa tomar las
medidas pertinentes para sensibilizar a la Junta y habitantes del barrio los
Cambulos, para el cuidado de la infraestructura pública.
2.2.3.10 Contrato 368 de 2011 - Sector Electrificación
OBJETO:
CONTRATANTE:
CONTRATISTA:
FECHA INICIO
CONSTRUCCIÓN REDES ELECTRICAS PARA LA URBANIZACIÓN
VILLA MERCEDES EN EL MUNICIPIO DE SAN CARLOS DE GUAROA
META.
$54.898.506
MUNICIPIO DE SAN CARLOS DE GUAROA META
PARRADO ASOCIADOS ARFE LTDA. R/L LUIS ARTURO PARRADO
BASTO
UN MES
23 DE DICIEMBRE DE 2011
NO LO EJECUTARON
Este contrato fue suscrito en cumplimiento del Plan de Desarrollo “La
Fuerza del Pueblo 2008 - 2011”, sector electrificación. La modalidad de
selección del contratista se efectuó a través de Selección abreviada de
Menor cuantía No. SA-MC 016 de 2011 y el presupuesto oficial para el
proceso contractual fue por $54.898.506 pesos, dicho proceso fue
adjudicado al único oferente que presento propuesta Parrado Asociados
ARFE Ltda, representado legalmente por Luis Arturo Parrado Basto, según
Resolución Nº 396 del 22 de diciembre de 2011, expedida por el Municipio
de San Carlos de Guaroa.
El contrato fue firmado el 23 de diciembre, ese mismo día se expidió el
registro presupuestal Nº 574 por valor $54.898.506, el cual se financió
con recursos provenientes del impuesto de alumbrado público.
Así mismo, el contratista efectuó el pago para los derechos de publicación
del contrato mediante el recibo Nº 14662 de fecha 28 de diciembre de
2011, por valor de $823.500 pesos.
Verificado los documentos del expediente, se pudo establecer que el
objeto del contrato no se había ejecutado. El contratista, mediante oficio
de fecha 13 de febrero de 2012, solicitó
a la Administración el
nombramiento del interventor, para iniciar el contrato Nº 368 de 2011, sin
embargo, la administración no efectúo el nombramiento del interventor,
requisito para firmar el acta de inicio del contrato. El 20 de febrero de 2012,
el Municipio terminó el contrato mediante Resolución Nº 113 de 2012,
argumentando que el proceso estuvo fundamentado en apropiaciones
presupuestales inexistentes.
Esta Contraloría analizó la ejecución presupuestal de ingresos del
Municipio vigencia 2011, específicamente el impuesto de alumbrado
público, renta que financia el proceso de contratación 368 de 2011, en la
cual observó que por dicho rubro proyectó recaudar la suma de
$270.000.000 pesos, sin embargo a 31 de diciembre de 2011, recaudó
$539.690.246. Ahora, en la ejecución presupuestal de gastos, sector de
electrificación, se observó que el Municipio comprometió $493.951.579,
inclusive el contrato N° 368 de 2011 por $54.898.506 pesos.
De igual forma, la Contraloría verificó que a 31 de diciembre de 2011, el
extracto bancario y el libro de bancos de la cuenta corriente Nº
101361293 del Banco Bogotá, donde se manejó el impuesto de alumbrado
público, arrojó un saldo de $50.469.472, lo cual indica que el Municipio
disponía de los recursos para financiar el contrato objeto de análisis en
este informe. Prueba de lo anterior es la reserva de apropiación constituida
por el Municipio al contrato N° 368 de 2011, mediante Decreto N° 072 de
2011.
Posteriormente la Entidad Territorial expidió la Resolución 723 del 22 de
noviembre de 2012, mediante la cual revocó la Resolución 113 del 20 de
febrero de 2012. A la fecha de este informe el contratista allego el acta de
recibo final de la obra, teniendo pendiente la certificación que emite la
EMSA referente si la obra cumple las condiciones técnicas que exige la
norma.
Esta Contraloría considera que las entidades contratantes deben ejercer
una estricta vigilancia y control en la ejecución de las obras para utilizar las
cláusulas exorbitantes previstas en la Ley 80 de 1993, y en el caso
particular para la terminación unilateral de los contratos, debe estar
debidamente motivado el acto administrativo que decide anticipadamente
culminar el plazo de ejecución por incumplimiento del contratista o las
demás causales establecidas en la norma.
2.2.4 Contratos con quejas de la comunidad
2.2.4.1
Queja Nº 094 de 2012
El 14 de mayo de 2012, la Contraloría recibió la queja Nº 094 de 2012
suscrita por la Junta de Acción Comunal y habitantes del barrio Brisas del
Guamal, Municipio de San Carlos de Guaroa, donde manifiesta
deficiencias en la pavimentación de calles del casco urbano del Municipio,
obras construidas por el Municipio de San Carlos de Guaroa, a través del
contrato de obra Nº 348 de 2010, suscrito con la Unión Temporal de
Pavimentos San Carlos.
En el oficio, la Junta de Acción Comunal denunciaron inconsistencias o
fallas de construcción, dentro de las cuales señalaron las siguientes: “…
1. Problemas en los niveles de las rejillas de alcantarillado pluvial, ejemplo en la Cra 12
con Calle2, presenta inundaciones permanente, debido a que el nivel de la rejilla esta
muy elevado.
2. Fallas en los niveles de la calzada, la cual quedo demasiado alta dejando enterradas
muchas de las viviendas, sardineles y separadores que se inundan con cualquier
llovizna.
3. Fallas en la compactación y confinamiento, la cual no tiene firmeza presentando
hundimiento y deterioro por el tráfico que no es de tipo pesado.
4. La calidad del material usado en la obra no es el apto para este tipo de vías en centro
poblados…”
Por lo anterior, en el proceso auditor se seleccionó el contrato Nº 348 de
2010, para verificar dichas inconsistencias.
Nº
348 DE 2010.
OBJETO:
Estudios diseños y construcción del mejoramiento, pavimentación,
sardineles de vías de la zona urbana de San Carlos de Guaroa y centros
poblados, pavimentación de la calle 2 entre Carreras 2 A Carrera 13, Calle
8 entre carreras 8 A 14, Carrera 4 entre calle 3 y carrera 5, carrera 7 entre
calles 3 A calle 5, carrera 9 entre calles 3 A calle8, en la zona urbana
pavimentación de 500 metros de vías en la inspección de Pajure,
pavimentación de 600 metros lineales de vías en la inspección de Surimena,
pavimentación de 700 metros en la inspección de Palmeras Zona Rural
VALOR INICIAL
CONTRATO:
CONTRATANTE:
CONTRATISTA:
$1.999.999.910
MUNICIPIO DE SAN CARLOS DE GUAROA META
UNION TEMPORAL PAVIMENTOS SAN CARLOS. R.L/ LUIS ARTURO
PARRADO BASTO
45 DIAS
28 DE DICIEMBRE DE 2010
Fuerza del Pueblo 2008 - 2011”, sector vías. La modalidad de selección
del contratista se efectuó a través de Licitación Pública LP-002 de 2010, y
el presupuesto oficial para el proceso contractual fue por valor de
$1.999.999.910 pesos.
Revisados los pliegos de condiciones definitivos concretamente el numeral
4.2.3.1 Experiencia General del proponente, la Administración exigió lo
siguiente: “…Se verificará máximo Un (1) contrato por proponente celebrado y
terminado dentro del periodo comprendido entre el 01 de Enero de 2007 y la fecha de
cierre de esta Licitación Pública con sus respectivos soportes y cuyo valor sea igual o
superior al Presupuesto oficial y este relacionado con mantenimiento y/o construcción de
vías...”
Con esta exigencia el Municipio limitó la participación de oferentes
potenciales en el proceso, al exigir máximo uno (1) contrato de
experiencia específica y que este fuera igual a superior al presupuesto
oficial del proceso, es decir, el contrato debía ser superior a
$2.000.000.000 pesos.
Como ya se dijo en este informe en los contratos objeto de estudio, la
exigencia de un (1) solo contrato para acreditar experiencia, en los
procesos de selección de contratista, se aleja del criterio de objetividad con
que deben elaborarse los pliegos de condiciones. Estos criterios no se
enmarcan dentro del precepto de racionalidad y proporcionalidad que trae
inmerso el principio de objetividad, economía y transparencia de la
contratación del Estado, sino por el contrario, es una cortapisa a otros
potenciales oferentes con experiencia en el mismo sector.
en el artículo 13 de la Constitución Política, también se vulneró el principio
de selección objetiva del proceso, el cual está orientado a regular la
escogencia de la mejor oferta, mediante una selección en la que prime la
transparencia, imparcialidad e igualdad de oportunidades, principios de la
contratación estatal, cuya aplicación se refleja en los factores y criterios de
selección que establezca la entidad contratante en los pliegos de
condiciones.
El grupo auditor apoyado por funcionarios de la oficina de control físico de
está Contraloria realizó inspección física al objeto del contrato, el pasado
10,11 y 12 de octubre de 2012, dicho informe técnico concluyó lo
siguiente:

Teniendo en cuenta lo indicado en el numeral 1 de la queja, el informe
técnico de esta Contraloría concluyó que se presenta inadecuado
manejo de pendientes en la calle 2 entre Carreras 13 y 12, lo cual
impide la correcta conducción de aguas lluvias hacia los sumideros a lo
largo de la superficie de la vía, el informe determinó establecer un
presunto detrimento por $23.785.468, que corresponde a 567.0 m2 en
dicho tramo.
El contratista posteriormente del informe preliminar allego informe
donde indico “…cuando se realizaron los diseños de la vía sobre la calle 2, en este
cruce no se habían construido los sumideros de aguas lluvias que ahora existen, por
lo tanto en los diseños de la vía se proyectó una curva vertical convexa la cual tiene
mayor elevación en la abscisa k0+760 (cruce de la calle 2 con la carrera 12), para
evitar encharcamientos de aguas en este cruce… De acuerdo a lo anterior se realizó
la revisión de las pendientes sobre la calle 2 entre las carreras 12 y 13, donde se halló
un desnivel o depresión de 2cm en la abscisa k0+805 y se construyó un sumidero
para evitar próximos empozamientos en el sector, además se niveló un alto
ocasionado por la realización de mezclas de concreto sobre la vía para la
construcción o mejoramientos de viviendas en el sector por parte de la comunidad, el
cual obstruía la escorrentía superficial en la vía deteriorando con esto la carpeta.
Así mismo, el contratista realizó una recomendación “…concientización a la
comunidad al no deterioro de las vías puesto que una vez hecho el detrimento no se
hacen responsables y el único perjudicado es el contratista, puesto que los entes de
control lo obligan a cumplir con la garantía de la obra, cuando el perjuicio fue causado
por terceros ajenos a la calidad y estabilidad de la misma…”
Por lo anterior, la oficina de control físico de esta Contraloria emitió un
beneficio de auditoria por $23.785.468, en razón a que el contratista
dentro del proceso auditor corrigió las deficiencias del inadecuado
manejo de aguas lluvias mediante la construcción de un sumidero
para garantizar la captación de estas aguas provenientes de los
sectores adyacentes, además que remplazó la base estabilizada
donde se encontraba mezcla de concreto realizados sobre la carpeta
de crudo de castilla.

Referente al punto 2 de la queja, que aduce fallas en los niveles de la
calzada dejando enterradas muchas viviendas, la dependencia de
Control Físico de ésta Contraloría, indica en el informe de inspección
física, que si bien es cierto, que se observan niveles varios de los
sardineles y las viviendas respecto a la calzada existente, esto se debe
a una falta de planeación desde la consolidación urbana de los predios
y el espacio público cuyo crecimiento no ha observado un manejo
topográfico adecuado integral o simultaneo respecto a los diferentes
obras de infraestructura y vivienda planteadas, esta dependencia
considera que es necesario que la administración evalúe soluciones a
los problemas de manejo de aguas lluvias planteados por los
habitantes que propendan a mejorar la calidad de vida de los mismos.

Para el numeral 3 de la queja, que señala fallas en la compactación y
cofinanciamiento trayendo como consecuencia el hundimiento
y
deterioro por el trafico, según informe de control físico de ésta
Contraloría señala que en general las condiciones de la superficie de
las vía supervisadas en las Inspecciones de Surimena, La Palmera,
Pajure y casco urbano de San Carlos de Guaroa, es buena, a
excepción de un punto donde se encontró un bache de tamaño
considerable en la carrera 9 entre calle 3 y 4, por ello se estableció un
presunto detrimento por $1.527.103, que corresponde a 36.4 m2 de
dicho tramo.
El contratista posteriormente del informe preliminar allego informe
donde indico “…sobre el bache en la carrera 9 entre calles 3 y 4, se realizó la
demolición mecánica y retiro de escombros en la zona deteriorada, donde se
compactó la subbase granular, se aplico riego de liga y se procedió con la instalación
de la base estabilizada con crudo de Castilla para realizar la compensación del
detrimento causado por el bache hallado por la contraloría departamental en la visita
realizada al sitio de la obra…”
Por lo anterior, la oficina de control físico de esta Contraloria emitió un
beneficio de auditoria por $1.527.103, en razón a que el contratista
dentro del proceso auditor corrigió las deficiencias del bache que se
presentaba en la carrera 9 entre calles 3 y 4.

Referente al numeral 4 de la queja que tiene que ver con la calidad del
material utilizado en la obra, el informe concluyó que las condiciones
de la superficie de la base estabilizada con crudo de castilla y
actividades complementarias es buena. Así mismo, el informe indica
que no existe reglamentación completamente definida acerca de si es
adecuado el uso del crudo de castilla en vías urbanas o rurales, a
pesar de que este tipo de estabilización se ha venido utilizando
durante más de 17 años en el departamento del Meta como agente
estabilizador de materiales de afirmado en las carreteras de acceso a
campo petrolíferos de Castilla la Nueva, Chichimene y Apiay, sin
embargo, sea su uso urbano o rural se deberán considerar para su
aplicación todos los factores que en determinado momento puedan
afectar una mezcla asfáltica en frío como lo son la temperatura
ambiente, el régimen de lluvias, el grado de aireación, superficie del
ligante expuesta, esfuerzos mecánicos y características mineralógicas
del agregado pétreo entre otras. La no consideración de los anteriores
factores redundara en problemas de calidad de la estabilización
aplicada.
2.3 EVALUACION AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL PROCESO
PRESUPUESTAL Y CONTRACTUAL
El Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI
1000:2005 proporciona una estructura para el control a la estrategia, la
gestión y la evaluación en las entidades del Estado, cuyo propósito es
orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la
contribución de éstos a los fines esenciales del Estado.
En cumplimiento de la Ley 87 de 1993 y a través del Decreto 1599 de 2005,
se determinó las generalidades y la estructura necesaria para establecer,
documentar, implementar y mantener el sistema de control interno.
En el proceso auditor se evidenció que la Administración Municipal no tiene
implementado el modelo estándar de control interno, situación que impide una
gestión basada en procesos, controles, de seguimiento y evaluación, para el
cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de éstos a los
fines esenciales del Estado. Con lo anterior se incumplió lo dispuesto en los
Decretos 1599 de 2005 y 4445 de 2008.
Por otro lado, se avaluó el sistema de control interno para el 2012 de los
procesos
de presupuesto y contratación, arrojando el siguiente resultado:

Se evidenció que la entidad en el mapa de riesgos no tiene identificado
los posibles riesgos que se puedan dar en el proceso presupuestal. No
tiene implementado procedimientos ni controles documentados para
dicho proceso, como tampoco ha realizado auditorias internas a dicho
proceso. Sin embargo, de once preguntas diseñadas para evaluar el
sistema de control interno al proceso presupuestal, se encontró que
aplican 4, de las cuales 3 son efectivos y 1 es ineficiente, 7 no aplican.

Los riesgos identificados en el mapa de riesgos para el proceso
contractual son insuficientes, además existen dos controles que no han
sido implementados y sin embargo los controles existentes no
garantizan la eficiencia del proceso. No tiene implementado
procedimientos ni controles documentados para dicho proceso, como
tampoco ha realizado auditorias internas a dicho proceso. De doce
preguntas diseñadas para evaluar el sistema de control interno al
proceso contractual, se encontró que aplican 5, parcialmente 3, de las
cuales 5 son efectivos y 3 con deficiencias, 4 no aplican.
Por los anteriores resultados la matriz arrojó un puntaje de 2,148 que
califica como ineficiente el sistema de control interno.
Teniendo en cuenta lo anterior, la administración municipal debe
implementar acciones y controles efectivos que garanticen el cumplimiento
de las normas durante las etapas del proceso presupuestal como de las
tres etapas del proceso contractual. Dichas acciones serán objeto de
seguimiento en la próxima auditoría al proceso contractual que adelante
esta Contraloría.
3. ANEXOS
3.1 TABLA DE HALLAZGOS NEGATIVOS
CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DEL META
CÓDIGO: 600.02.195
VERSIÓN 2.0
ENTIDAD AUDITADA: ADMINISTRACION CENTRAL DEL MUNICIPIO DE SAN CARLOS DE
GUAROA META
VIGENCIA: 2011
TABLA DE HALLAZGOS DE AUDITORIA
CLASIFICACIÓN DE HALLAZGOS
CLASIFICACIÓN DE HALLAZGOS
No.
A.
D.
1
x
x
2
X
X
3
X
X
4
X
X
5
X
6
X
F.
P.
DESCRIPCIÓN
PRESUNTO
DETRIMENTO
PATRIMONIAL
LÍNEA DE PRESUPUESTO
Los traslados presupuestales carecen
del
certificado de disponibilidad expedido por el Jefe de
Presupuesto, incumplimiento de parágrafo 2 del
artículo 82 del Decreto 111 de 1996.
Este Ente de control considera que el funcionario
responsable de manejar el presupuesto del
Municipio adicionó el presupuesto sin existir los
recursos en las arcas del Municipio, actuando en
contravía a lo establecido en el artículo Nº 81 del
Decreto 111 de 1996.
Las adiciones de ingresos al presupuesto no se
encontraron soportadas con certificaciones por
parte del Contador del Municipio, incumpliendo el
artículo Nº 82 del Decreto 111 de 1996.
En la vigencia 2011 se expidió
el registro
presupuestal N° 574 para garantizar recursos al
contrato 368 de 2011, Se estableció que el tiempo
de ejecución de dicho contrato era de dos (2)
meses, es decir, se sabía con anticipación que la
ejecución se desarrollaría en el siguiente año, lo
cual implicaba acudir a la autorización del Concejo
Municipal para comprometer recursos de vigencias
futuras, requisito que no se cumplió, infringiendo el
artículo 12 de la Ley 819 de 2003.
El Estatuto Orgánico de presupuesto del Municipio,
el cual fue adoptado mediante el Acuerdo Nº 012 de
1998, no contiene los métodos y procedimientos
que
deben desarrollar los funcionarios
responsables del proceso presupuestal, conforme a
las competencias asignadas por el artículo 93 del
El Municipio arrojo un déficit fiscal en la vigencia
2011 de $1.401.473.367, debido a que adquirió
PAGINA
HALLAZGO
8
9
12
18
18
21
compromisos por encima de lo efectivamente
recaudado, el cual debe ser incorporado al
presupuesto del año siguiente. Articulo 46 del
LÍNEA DE CONTRATACIÓN
En el expediente del convenio Nº 02 de 2011, que
tiene por objeto “Aunar esfuerzos para la organización y
desarrollo de la XVI versión del festival de la palma y la
guaratara a realizarse los días 26. 27 y 28 de agosto de
2011, en el Municipio de San Carlos de Guaroa.”, no se
7
evidenció la evaluación de la capacidad técnica y
administrativa de la corporación CORCEDEF,
aspectos
determinantes para establecer la
idoneidad de ésta para desarrollar el objeto del
convenio, pese a evidenciarse
contratos que
demuestran la experiencia.
En el expediente del convenio Nº 02 de 2011, que
tiene por objeto “Aunar esfuerzos para la organización y
x
27
desarrollo de la XVI versión del festival de la palma y la
guaratara a realizarse los días 26. 27 y 28 de agosto de
2011, en el Municipio de San Carlos de Guaroa.”, se
8
X
9
X
X
10
X
X
evidenció un presunto detrimento por $5.000.000,
debido a que no se encontró soportado el total de
los aportes del Municipio. Posteriormente en las
observaciones al informe preliminar allegan a esta
Contraloria los soportes del faltante, sin embargo
esta Contraloria considera que pese a existir éstos
documentos que demuestran el cumplimiento de la
actividad del objeto del convenio, éstos soportes no
son del todo suficientes puesto que se requieren
mas evidencias como registros fotográficos, videos,
que demuestren en el tiempo el momento cuando
se realiza la actividad. Por lo tanto, se insta a la
Administración de San Carlos de Guaroa, a
implementar mecanismos que propendan a las
evidencias fehacientes e incuestionables del
cumplimiento de lo contratado para próximas
contrataciones.
En la selección de contratista para los contratos N°
138 de 2011, 166 de 2011, 220 de 2011, 245 de
2011, 259 de 2011,
se vulneró el principio de
igualdad
consagrado en el artículo 13 de la
Constitución Política, como el principio de selección
objetiva, los cuales están orientados a regular la
escogencia de la mejor oferta, mediante una
selección
en la que prime la transparencia,
imparcialidad e igualdad de oportunidades,
principios de la contratación estatal, cuya aplicación
se refleja en los factores y criterios de selección
que establezca la entidad contratante en los pliegos
de condiciones.
En el contrato N°181 de 2011, no se publicaron los
documentos del proceso contractual.
28
29, 33, 41,
42, 45, 48,
51, 54, 55
36
11
X
12
X
13
X
A.
D.
F.
P.
DP.
X
Contrato 368 de 2011, el cual tiene por objeto:
“Construcción redes eléctricas para la urbanización villa
mercedes en el municipio de San Carlos de Guaroa Meta”,
Esta Contraloría considera que las entidades
contratantes deben ejercer una estricta vigilancia y
control en la ejecución de las obras para utilizar las
clausulas exorbitantes previstas en la Ley 80 de
1993 y en el caso particular para la terminación
unilateral de los contratos, debe estar debidamente
motivado el acto administrativo que
decide
anticipadamente culminar el plazo de ejecución por
incumplimiento del contratista o las demás causales
establecidas en la norma.
La Entidad no está realizando la audiencia de
asignación de riesgos, pues no se evidenció en el
expediente de los contratos 220, 245, 259 de 2011,
y el 348 de 2010 el soporte de tal actuación, como
tampoco la publicación de dicho documento en el
SECOP. Con lo anterior se estaría incumpliendo el
Articulo 4 de la Ley 1150 de 2007.
En el proceso auditor se evidenció que la
Administración Municipal no tiene implementado el
modelo estándar de control interno, situación que
impide una gestión basada en procesos, controles,
de seguimiento y evaluación, para cumplimiento de
sus objetivos institucionales y la contribución de
éstos a los fines esenciales del Estado. Con lo
anterior se incumplió lo dispuesto en los Decretos
1599 de 2005 y 4445 de 2008.
Hallazgos administrativos
Hallazgos disciplinarios
Hallazgos fiscales
Hallazgos penales
TOTAL HALLAZGOS
VALOR HALLAZGOS FISCALES
52
29, 33, 41,
42, 45, 48,
51, 54, 55
57
13
7
0
0
13
$0
3.2 TABLA DE BENEFICIOS DE AUDITORÍA
TABLA BENEFICIOS DE AUDITORÍA
CÓDIGO: 600.02.438
VERSIÓN 1.0
GUAROA META
VIGENCIA: 2011
No.
DESCRIPCIÓN
VALOR
PÁGINA DEL
INFORME
En el contrato N° 138 de 2011, que tiene por objeto “Construcción
segunda etapa para el mejoramiento de la cancha de futbol, ubicada en la
calle 8 entre carrera 15 y 16 en el barrio Guaimaral, en el municipio de San
Carlos de Guaroa”, durante la visita de inspección física se encontró
1
un modulo de malla eslabonada con tubo galvanizado de 2” c/ 2.5 m,
incluye tapas, ángulos, platinas y tubos de refuerzo, desprendido y
atado a los módulos adyacentes con alambre, al parecer ocasionado
por actos vandálicos. No obstante, el contratista durante la visita de
inspección física corrigió dicha deficiencia. Por lo tanto, este Ente de
Control considera un beneficio de auditoría el valor de $691.049
pesos, por haberse subsanado la deficiencia dentro del proceso
auditor.
$691.049
31
$487.972
34
$2.072.712
34
En el contrato N° 166 de 2011, que tiene por objeto: “ Estudios,
diseños, construcción y adecuación de las aulas y escenarios deportivos de
la escuela Palomas, Municipio de San Carlos de Guaroa”, durante la visita
2
de inspección física se encontró un faltante de 4.8 m2 en el ítem
ventana en lámina Coll Rolled, sin embargo, posterior a la visita se
allegó a la Contraloría registros fotográficos donde se evidencia que
el contratista realizó la instalación del ítem faltante de la ventana. En
consecuencia, se obtuvo un beneficio de auditoría por $487.972.
En el contrato N° 166 de 2011, que tiene por objeto: “ Estudios,
diseños, construcción y adecuación de las aulas y escenarios deportivos de
la escuela Palomas, Municipio de San Carlos de Guaroa”, durante la visita
3
de inspección física se observó con marcado deterioro temprano los
ítems correspondientes a 110 m2 de pintura vinilo tipo coraza exterior
tres manos y 97 m2 pintura teja ondulada cara inferior. Posterior a la
visita, el contratista allegó a la Contraloría Departamental registros
fotográficos donde se exhibe los arreglos correspondientes a estos
ítems. En consecuencia por haberse subsanado la deficiencia dentro
del proceso auditor se considera un beneficio de auditoría por
$2.072.712 pesos,
4
5
6
7
En el contrato N° 245 de 2011, el cual tiene por objeto
“…Construcción II etapa centro día adulto mayor en el casco urbano
Carlos de Guaroa..” Durante la visita de inspección física no se
encontraron las lámparas tipo T8 de 2*32, sin embargo posterior a la
visita se allegó registro fotográfico donde se exhibe la instalación
correspondiente a este ítem. En consecuencia, esta Contraloría
considera que por haberse instalado las lámparas dentro del proceso
auditor existe un beneficio de auditoría por $6.239.288 pesos.
En el contrato N° 245 de 2011, el cual tiene por objeto
“…Construcción II etapa centro día adulto mayor en el casco urbano
Carlos de Guaroa..” Durante la visita de inspección física se
evidenció que la calidad del ítem salidas de lámpara 110 V no
estaba instalada adecuadamente, debido a que la tubería no se
encontraba fijada a la estructura de la cubierta de forma adecuada.
Posteriormente de la visita de inspección física, el contratista allegó
registro fotográfico donde se evidencia que subsanaron dicha
deficiencias, por tal razón esta Contraloría considera que por haberse
subsanado la deficiencia en la instalación de la tubería para la salida
de las lámparas de 110 V, se considera un beneficio de auditoría
cuantificado en $1.646.344.
Así mismo se subsano dentro del proceso auditor la cerradura
instalada en el salón de terapias, cuantificada por $877.249.
“…Contrato N° 259 de 2011, el cual tiene por objeto “…Estudios,
diseños y construcción de obras para la ampliación del sistema de
alumbrado público del casco urbano del Municipio de San Carlos de
Guaroa”. La Oficina de Control Físico de la Contraloria
Departamental determinó que los postes en concreto instalados, el
cableado, accesorios y el transformador corresponden a los ítems
contratados, aunque de las 202 luminarias instaladas, 29 de ellas
presentaban problemas de encendido.
El contratista, dentro de la etapa de contradicción, allegó registro
fotográfico donde se aprecia funcionando las 29 luminarias que
presentaban problemas. Adicionalmente, el Alcalde Municipal,
certifica que el contratista corrigió las luminarias que presentaban
deficiencias y estas se encontraban en su totalidad funcionando
adecuadamente. En consecuencia se obtuvo un beneficio de
auditoría por $19.033.749, valor que corresponde al ítem de las
luminarias…”
Contrato N° 348 de 2010, el cual tiene por objeto “…Estudios
diseños y construcción del mejoramiento, pavimentación, sardineles
de vías de la zona urbana de San Carlos de Guaroa y centros
poblados....” El informe de control físico de la Contraloria determinó
un presunto detrimento por $25.312.571 pesos, por el inadecuado
manejo de pendientes en la calle 2 entre Carreras 13 y 12; al igual
determinó que existía un bache en la carrera 9 entre calle 3 y 4 del
casco urbano del Municipio de San Carlos de Guaroa Meta.
$6.239.288
45 y 46
$2.523.593
46 y 47
49
53 al 56
Posteriormente al informe preliminar el contratista allego informe
donde indico “…cuando se realizaron los diseños de la vía sobre la
calle 2, en este cruce no se habían construido los sumideros de
aguas lluvias que ahora existen, por lo tanto en los diseños de la vía
se proyectó una curva vertical convexa la cual tiene mayor elevación
en la abscisa k0+760 (cruce de la calle 2 con la carrera 12), para
evitar encharcamientos de aguas en este cruce… De acuerdo a lo
anterior se realizó la revisión de las pendientes sobre la calle 2 entre
las carreras 12 y 13, donde se halló un desnivel o depresión de 2cm
en la abscisa k0+805 y se construyó un sumidero para evitar
próximos empozamientos en el sector, además se niveló un alto
ocasionado por la realización de mezclas de concreto sobre la vía
para la construcción o mejoramientos de viviendas en el sector por
parte de la comunidad, el cual obstruía la escorrentía superficial en la
vía deteriorando con esto la carpeta”
Así mismo, el contratista indico “…sobre el bache en la carrera 9
entre calles 3 y 4, se realizó la demolición mecánica y retiro de
escombros en la zona deteriorada, donde se compactó la subbase
granular, se aplico riego de liga y se procedió con la instalación de la
base estabilizada con crudo de Castilla para realizar la compensación
del detrimento causado por el bache hallado por la contraloría
departamental en la visita realizada al sitio de la obra…”
Por lo anterior, la oficina de control físico de esta Contraloria emitió
un beneficio de auditoria por $25.312.571, en razón a que el
contratista dentro del proceso auditor corrigió las deficiencias del
inadecuado manejo de aguas lluvias mediante la construcción de un
sumidero para garantizar la captación de estas aguas provenientes
de los sectores adyacentes, además que remplazó la base
estabilizada donde se encontraba mezcla de concreto realizados
sobre la carpeta de crudo de castilla; y además corrigió las
deficiencias del bache que se presentaba en la carrera 9 entre calles
3 y 4.
NUMERO TOTAL BENEFICIOS DE AUDITORÍA
VALOR BENEFICIOS DE AUDITORÍA
7
$56.360.934
3.3 TABLA DE FUNCIONES DE ADVERTENCIA
CÓDIGO: 600.02.437
VERSIÓN 2.0
GUAROA META
TABLA FUNCIONES DE ADVERTENCIA
VIGENCIA: 2011
No.
CLASIFICACIÓN
DESCRIPCIÓN
VALOR
A.
1
X
2
X
Esta Contraloría hace un llamado al Municipio para
que adopte las medidas pertinentes que garanticen
la disposición de recursos suficientes para atender
oportunamente el acuerdo de pago firmado con la
Unión Temporal Vías de San Carlos, a fin de evitar
pago de intereses de mora o indemnizaciones que
menoscaben el patrimonio municipal.
Contrato Nº 187 de 2011, “Prestación de servicios
para la implementación
mediante el Software
CONYCAL de las normas
MECI 1000 y
NTCGP1000 y su implementación en el Municipio
de San Carlos de Guaroa”, este Ente de Control
hace una función de advertencia en el evento que el
contratista y contratante no alleguen a esta
Contraloria los soportes de las actuaciones que
evidencie la capacitación a los funcionarios de la
administración de San Carlos de Guaroa para
poner en funcionamiento el software; y
la
evaluación realizada por parte del municipio para
determinar la efectividad y eficacia del software
CONYCAL (Sistema Integrado de Control y Calidad
– CONYCAL), se dará traslado a la Contraloria
Auxiliar de Responsabilidad Fiscal de ésta
Contraloria,
por
considerarse
un
presunto
detrimento valorado en $90.000.000, por no estar
en funcionamiento el software.
NUMERO TOTAL FUNCIONES DE ADVERTENCIA
VALOR CONTROLES DE ADVERTENCIA
PÁGINA DEL
INFORME
44
$90.000.000
2
$90.000.000
Los informes de control físico se encuentran anexos a este informe en
medio magnético (CD).
40
3.4 MATRIZ EVALUACION GESTION
MATRIZ EVALUACIÓN GESTIÓN AUDITORIAS
ESPECIALES
CÓDIGO: 600.02.459
VERSION 1.0
ENTIDAD AUDITADA: ADMINISTRACIÓN CENTRAL DE SAN CARLOS DE GUAROA META
VIGENCIA: 2011
% CON
DEFICIENCIAS
CONCEPTO
Cumplimiento de la normatividad en la contratación
54.5
Deficiente
Cumplimiento de la programación contractual
27.3
Regular
Cumplimiento de la ejecución contractual
27.3
Regular
Liquidación de contratos
18.2
Buena
Labores de interventoría y supervisión
18.2
Buena
LINEA DE AUDITORIA
CONTRATACIÓN
CRITERIOS
Otros: cual?
GESTIÓN PROMEDIO (%)
29.1
EVALUACION SOBRE LA GESTIÓN
REGULAR
ELABORÓ: Alezandra Moncada Gamboa
Profesional Especializado
REVISÓ: Yolanda Cardona Ávila
Contralora Auxiliar de Auditoría y
Control Fiscal Participativo
3.5 MATRIZ EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
GUÍA DE AUDITORÍA
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
AUDITADO: ADMINISTRACIÓN CENTRAL DE SAN CARLOS DE GUAROA
Por favor indique si el Sistema de Control Interno de esta entidad se rige por MECI?
Pregunta
Descripción del Riesgos de Control
SI
Evaluación de
controles (Primera
Calificación del SCI)
Proceso Presupuesto
El presupuesto inicial fue aprobado por el Concejo
Incumplimiento de normas.
Municipal?
X
NO
Puntaje
Efectividad de
los controles
(Segunda
Calificación del
SCI)
25
Puntaje
27
1
Efectivo
1
Materializar los riesgos e involucrar a los
responsables del proceso en investigaciones No se aplica
disciplinarias, fiscales y penales.
3
Inefectivo
3
Desviación
o
demora
del
proceso
presupuestal, destinación diferente de los
Existen procedimientos en las etapas del proceso
recursos que por su naturaleza tienen No se aplica
presupuestal (aprobación, ejecución )
destinación específica emanada de una
norma legal
3
Inefectivo
3
El personal a cargo del proceso presupuestal tiene
Incumplimiento de Normas y funcionarios sin
definida las funciones, las competencias laborales y
No se aplica
responsabilidades definidas
los requisitos del cargo?
3
Inefectivo
3
Existen controles que garanticen que las
modificaciones efectuadas al presupuesto (adiciones,
Incumplimiento de normas
reducciones) cuenten con la autorización de la
corporación administrativa?
3
Inefectivo
3
Existe mapa de riesgos del proceso presupuestal?
Se aplica
No se aplica
Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial al Municipio de San Carlos de Guaroa Meta. Vigencias 2011
- 67 -
Las adiciones efectuadas al presupuesto cuentan con
el certificado de disponibilidad que garantice la Realizar adiciones sin recursos existentes,
No se aplica
existencia de los recursos, expedido por el jefe de incumplimiento de normas. Déficit fiscales
presupuesto o quien haga sus veces?
3
Inefectivo
3
En la última vigencia se han realizado auditorias No evidenciar oportunamente deficiencias del
No se aplica
internas al proceso presupuestal?
proceso presupuestal
3
Inefectivo
3
Inexistencia de acciones preventivas y
Existen planes de mejoramiento por auditorias
correctivas que subsanen las deficiencias del No se aplica
internas al proceso presupuestal?
proceso presupuestal
3
Inefectivo
3
Información que carece de veracidad para
Existen controles que impidan la manipulación de
toma de decisiones. Manipulación de Se aplica
software de presupuesto por personal no autorizado?
información
1
Efectivo
1
La entidad tiene definidos controles que garanticen
Adquirir
compromisos
que los compromisos adquiridos por la entidad estén
inexistentes
respaldados por el registro presupuestal?
Se aplica
1
Inefectivo
3
Recursos en bancos de vigencias anteriores
sin adicionarse al presupuesto vigente o
Se aplica
utilización diferente de recursos con
destinación específica
1
Efectivo
1
Existen procedimientos para cierre presupuestal?
sobre
saldos
Proceso de Contratación
23
23
Existe dentro de los protocolos éticos (Código de
Ética o de buen gobierno) valores y/o principios que Genera corrupción, incumplimiento a las
Se aplica
velen por la transparencia y la eficiencia en la normas
contratación?
1
Efectivo
1
La contratación obedece al cumplimiento de los
Incumplimiento del Planes y programas
planes y programas de la entidad?
1
Efectivo
1
Se aplica
- 68 -
Existen procedimientos que identifiquen claramente
Desviación o demora del proceso contractual,
las necesidades, las actividades a ejecutar y los
o que se contraten objetos contractuales que Se aplica
posibles riesgos del objeto a contratar, en los
no resuelva la necesidad.
estudios previos?
1
Efectivo
1
Existen manuales de contratación e interventorias
actualizados, socializados y adoptados mediante acto Celebración indebida
administrativo.
2
Con deficiencias
2
3
Inefectivo
3
El personal a cargo del proceso de contratación tiene
Celebración indebida, incumplimiento en las
definida las funciones, las competencias laborales y
Se aplica
metas de contratación, demoras, etc..
los requisitos del cargo?
1
Efectivo
1
Existen controles que garanticen la publicación de la Falta de participación de oferentes, control
contratación pública, conforme al artículo 8 de la Ley participativo y comunitario, incumplimiento al Se aplica parcialmente
2474 de 2008?
principio de publicidad.
2
Con deficiencias
2
No evidenciar el cumplimiento de normas y
En la última vigencia se han realizado auditorias
del proceso contractual, por acciones que No se aplica
internas al proceso de contratación?
coadyuven al mejoramiento del mismo.
3
Inefectivo
3
No existencia de acciones preventivas y
Existen planes de mejoramiento por auditorias
correctivas que le den el manejo a los No se aplica
internas al proceso de contratación
posibles riesgos.
3
Inefectivo
3
No aplicación de acciones preventivas y
Se puede evidenciar el seguimiento a los Planes de
correctivas que le den el manejo a los No se aplica
Mejoramiento?
posibles riesgos.
3
Inefectivo
3
Existe control legal y seguimiento jurídico respecto a
Incumplimiento de Normas.
la normatividad aplicable a cada proceso contractual.
2
Con deficiencias
2
Existe mapa de riesgos del proceso de contratación?
Se aplica parcialmente
Se pueden materializar los riesgos e
involucrar a los responsables del proceso en
No se aplica
investigaciones disciplinarias, fiscales y
penales.
Se aplica parcialmente
- 69 -
Existen controles para evitar la evasión al sistema Evasión de impuestos y contribuciones y
integral de la seguridad social, como también la de afectación del sistema de la seguridad social Se aplica
los impuestos y contribuciones en la contratación.
a las personas involucradas en el proyecto.
Total Calificaciones
Ponderación (Total de la calificación / Nº Ítems evaluados)
% Ponderación (% Asignado)
Subtotal Calificaciones (Ponderación * % Ponderación)
TOTAL CALIFICACIÓN - PUNTAJE (SUMA DE SUBTOTALES)
1
Efectivo
1
48
50
2.087
2.174
30%
70%
0.626
1.522
2.148
CALIFICACION SCI: EFICIENCIENTE / CON DEFICIENCIAS / INEFICIENTE
INEFICIENTE
VALORES DE REFERENCIA
Rangos
Calificación
De 1 a < 1,5
Eficiente
De =>1,5 a <2
Con deficiencias
De =>2 a 3
Ineficiente
Calificación para Gestión
42.61
CONCEPTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:
La evaluación del sistema de control interno de los procesos contractual y presupuestal arrojó un puntaje de 2,148 que lo ubica en un sistema de control interno ineficiente.
- 70 -

administracion central de san carlos de guaroa meta

Transcripción

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