Manual UAF - Intranet

EMPRESAS ESTABLECIDAS EN LA ZONA LIBRE DE
COMERCIO Y ZONAS PROCESADORAS PARA LA
EXPORTACIÓN
REPORTE MENSUAL DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO Y CUASI-EFECTIVO
UAF-ZL
(1) Mes___________ Año________
(2) Empresa_____________________________ (3) Clave Usuario _________
(5) Semana
del
al
(6) Monto
(a) Total
(b) Efectivo
(4) RUC______________
(7) Detalle del Cuasi-Efectivo
(8)Nada que
Reportar
(c)
Cuasi- (a) Ck. (b) Ck. De © Orden de
Efectivo
De Gcia. Viajero
Pago
TOTAL
(9)
Nombre
autorizado
del
empleado
(10)
Cargo
autorizado
del
empleado
(11) Firma
autorizado
del
empleado
MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA
Consejo de Seguridad Pública y Defensa Nacional
UNIDAD DE ANÁLISIS FINANCIERO PARA LA PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES Y
EL FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO
INSTRUCTIVO GENERAL PARA LAS EMPRESAS ESTABLECIDAS EN LAS ZONAS LIBRES DE
COMERCIO Y ZONAS PROCESADORAS PARA LA EXPORTACION
ADMINISTRACIÓN DE LA ZONA LIBRE DE COLON
(Revisado en Junio de 2006)
LOS FORMULARIOS DE REPORTES DEBEN SER LLENADOS A MAQUINA O EN LETRA
IMPRENTA Y DEBEN SER FIRMADOS POR EL EMPLEADO AUTORIZADO
I.
QUIENES REPORTAN:
De acuerdo a la ley No.42 de octubre de 2000 y sus Decretos de Prevención de Blanqueo de Capitales
y el Financiamiento del Terrorismo, mientras la Clave del Usuario se encuentre vigente, todas las
empresas establecidas en las Zonas Libres de Comercio y Zonas Procesadoras para la Exportación,
aunque no hayan realizado ningún tipo de transacciones comerciales durante el mes, o las mismas
sean menores de B/10,000.00, igualmente se encuentren en proceso de organización, reparaciones de
sus instalaciones, o que el personal responsable de confeccionar los reportes se encuentre de
vacaciones o de licencia, DEBERAN REPORTAR a la UAF, entregando sus reportes mensuales vía
fax durante los primeros (5) cinco días hábiles del mes siguiente.
II.
QUE SE REPORTA:
Las empresas establecidas en las Zonas Libres de Comercio y Zonas Procesadoras para la
Exportación, deberán reportar lo siguiente:
a) TRANSACCIONES REPORTABLES:
1. Son todas aquellas transacciones realizadas por un mismo cliente en EFECTIVO o en CUASIEFECTIVO, en cantidades iguales o mayores a B/10,000.00.
2. Además, de aquellas transacciones en efectivo o cuasi-efectivo sucesivas, realizadas por un mismo
cliente, dentro de una misma semana laboral que, aunque sean individualmente inferiores a
B/.10,000.00, totalicen B/.10,000.00, o más en dicho período.
Nota: El Cuasi-Efectivo deberá desglosarse de acuerdo al formulario, en las columnas correspondientes por
tipo de instrumento, es decir, Cheques de Gerencia, Cheques de Viajero u Ordenes de Pago.
DEFINICIÓN DEL CUASI-EFECTIVO:
Son los Cheques de Gerencia, Cheques de Viajero u Otros y Ordenes de Pago librados al portador,
con endoso en blanco y expedidos, recibidos o depositados en una misma fecha o fechas cercanas en
la misma semana laboral y / o por un mismo librador o libradores de la misma plaza, por un monto
superior a B/10,000.00.
Cliente: Es la persona natural o jurídica por cuya cuenta se lleva a cabo la operación con la entidad
declarante, una vez, ocasionalmente o de manera habitual, independientemente de la existencia de
relaciones contractuales mas generales establecidas con anticipación entre las partes.
√ Cheques de Gerencia: Son aquellos cheques, emitidos en blanco o al portador.
√ Cheques de Viajero: Son aquellos cheques emitidos en blanco o al portador.
√ Ordenes de Pago o “Money Orders”: Son aquellos emitidos por una entidad bancaria o agentes
de pago autorizados, por ejemplo: “ Western Union “.
√ Giros Postales: Son aquellos cheques emitidos por cualquier oficina postal en cualquier parte
del mundo, por lo general, en Panamá los mas usados son los giros postales de Estados
Unidos, denominados “ US Postal Money Orders “.
√ Cheques de Cajero o “ Cashiers Checks “ Son aquellos cheques emitidos por los bancos de los
Estados Unidos de América.
III EXCLUSIONES:
Las transacciones que detallamos a continuación NO SE REPORTAN A LA UAF:
a) Las Cuentas por Cobrar y las Ventas al Crédito. Solamente se Reporta el cobro de la venta
cuando ésta es efectuada mediante abonos o cancelaciones por las sumas de B/.10,000.00 o
más en efectivo o cuasi-efectivo en una semana.
b) Las Transferencias Bancarias.
c) Los cobros realizados a través de Tarjetas de Crédito.
d) Los Cheques recibidos y Girados a nombre de la empresa.
e) Los Cheques de terceras personas o (doble endoso), ya sean de Persona Natural o Jurídica ya
que, los mismos no están regulados por la ley.
f) Las Cartas de Crédito.
IV.
PERIODO Y FORMA DE ENTREGA DE LOS REPORTES:
Los reportes de las transacciones realizadas en un mes deberán enviarse a la UAF durante los primeros cinco
(5) días hábiles del mes siguiente utilizando el formulario “UAF-ZL”.
Una copia de cada formulario del reporte, el cual corresponde a las transacciones comerciales realizadas por
la empresa durante el mes, será entregada por la misma, durante los primeros cinco (5) días hábiles del mes
siguiente al mes reportado, vía fax, a la Unidad de Análisis Financiero para la Prevención del Blanqueo de
Capitales y el Financiamiento del Terrorismo.
Los reportes elaborados se hacen llegar a la UAF de la siguiente manera:
•
•
A través del fax a los números 211-2641, 211-2645 o 211-2643.
A través del correo electrónico a la siguiente dirección: captura @uaf.gob.pa
En el caso de reportar vía correo electrónico, deberán enviarnos la imagen digitalizada del formulario de su
reporte, en la cual podemos observar las transacciones realizadas durante el mes, así como cuando no tengan
Nada que Reportar. También, el nombre, cargo y firma de la persona autorizada por la empresa, responsable
de preparar el formulario de su reporte.
NOTA – IMPORTANTE: LAS EMPRESAS DECLARANTES DEBERAN CONSERVAR EL
FORMULARIO ORIGINAL DE SU REPORTE ENTREGADO A LA UAF POR UN PERIODO DE
CINCO (5) AÑOS, EL CUAL DEBERA ESTAR DISPONIBLE PARA CUALQUIER INSPECCION QUE
SE REQUIERA.
INSTRUCCIONES GENERALES
El Formulario de Reporte denominado “UAF-ZL” que se adjunta, deberá ser utilizado por las empresas
establecidas en Zonas Libres de Comercio y Zonas Procesadoras para la Exportación, para Reportar las
Transacciones en Efectivo o Cuasi-Efectivo por montos iguales o mayores a B/.10,000.00, el cual deberá
llenarse de la siguiente manera:
1. Mes- Año: Indicar el Mes y el Año a que corresponde el reporte.
2. Empresa: Indicar el nombre completo de la empresa que declara.
3. Clave del Usuario: Indicar el número de la Clave del Usuario de la empresa que
declara.
4. R.U.C: Este campo es opcional. En el se deberá indicar el número de Registro Único de Contribuyente
de la empresa que declara en caso de tenerlo.
5. Semana del – al: Tomando en cuenta de que los formularios de reportes (UAF-ZL) son entregados
mensualmente por cada empresa a la UAF, los mismos deben ser preparados indicando las semanas
correspondientes al mes que se reporta, iniciando la primera semana a partir del día 1 para terminar la
última semana los días 28, 30 o 31, según sea el caso.
Para efectos de llenar el formulario en esta sección, se incluye una semana en cada renglón, las cuales
comienzan a partir del día domingo y terminan el día sábado. Por lo tanto, la preparación de las semanas
en cada casilla es a partir de la primera fila correspondiente al primer día del mes que se está declarando,
por ejemplo:
•
Si el día 1 del mes de mayo de 2006, es lunes, la primera semana para reportar será a partir del
día lunes, 1 de mayo al sábado, 6 de mayo (En este caso no tiene nada que ver si es día feriado).
Luego, la última semana para reportar en este caso, será del día domingo, 28 de mayo al
miércoles, 31 de mayo de 2006.
•
En otro caso, si ocurre que el día 1 del mes de mayo de 2006, fuera miércoles, por lo tanto, la
primera semana para reportar será desde el día miércoles, 1 de Mayo al sábado, 4 de mayo, y la
última semana para reportar sería del domingo, 26 de Mayo al miércoles, 31 de mayo, y así
sucesivamente.
Nota: Los días libres o días feriados deberán ser igualmente incluidos en cada semana de su
reporte, por lo tanto, deberán ser igualmente reportados utilizando la columna No.8 Nada que
Reportar.
6. Monto: Son las sumas de dinero recibidas por la empresa al momento de realizar cualquier transacción si
son iguales o mayores a B/.10,000.00, y de acuerdo al formulario UAF-ZL, dichos montos deberán ser
registrados en las siguientes columnas:
a) Columna Total: Se utiliza para introducir la sumatoria total de los montos que se declaran
en cada semana del mes a reportar, correspondientes al efectivo, más el cuasi-efectivo.
b) Columna No. 6 Efectivo: Se utiliza para registrar el total del efectivo recibido por la
empresa en cada semana del mes a reportar. Es decir, el total del efectivo recibido por
aquellos clientes que pagaron B/.10,000.00 o más.
Ejemplos:
√ Asumamos que el cliente ABC pagó a la empresa B/.25,000.00 en efectivo la primera
semana. Este monto deberá incluirse en el total de la sub-columna (b). Por otra
parte, durante esa misma semana, el cliente XYZ también pagó a la empresa
B/.11,000.00 en efectivo, por lo que este monto también deberá sumarse en dicha
columna.
√ Si en esa misma semana, el cliente EFR pagó B/8,500.00 en efectivo, este monto no
debe ser reportado.
√ En otras palabras, la declaración de la semana en cuestión solamente deberá indicar el
monto de B/.36,000.00, lo cual corresponde a la suma total de los clientes ABC y
XYZ. (25,000.00 + 11,000.00 = 36,000.00)
Nota: Para los casos en que No existan transacciones en Efectivo, correspondientes a cada
semana del mes que se reporta, recomendamos colocar en la columna del Efectivo (O ó X), así
como también, en la columna No. 8 Nada que Reportar (0 o X).
c) Columna Cuasi-Efectivo:
Esta columna se utiliza para registrar el total del cuasi-efectivo recibido por la empresa en
cada semana del mes a reportar. El cuasi-efectivo lo constituye lo recibido en Cheques de
Gerencia, Cheques de Viajero u Órdenes de Pago.
Sin embargo, existen situaciones en que hay clientes que pueden hacer transacciones
combinando el efectivo y el cuasi-efectivo. Esto también debe ser Reportado, veamos cómo,
en el siguiente ejemplo:
√ Asumamos que el cliente ABC paga a la empresa un total de B/.25,000.00, de los
cuales B/.12,000.00 son en efectivo y B/.13,000.00 en cheques de viajero. Ambos
montos deberán ser Reportados, especificando en cada columna correspondiente
(columna del efectivo) más la columna del cuasi-efectivo (cheque de viajero), el
monto de cada uno para ser un total de B/.25,000.00.
7. Detalle del Cuasi-Efectivo: La columna No.7 comprende los instrumentos del cuasi – efectivo, tales
como, (Cheque de Gerencia, Cheque de Viajero u Orden de Pago)
a) Cheques de Gerencia: Se utiliza para declarar el total recibido por cliente, según las
instrucciones arriba descritas de Cheques de Gerencia, es decir, Cheques girados por un
banco, contra otro banco y que no tengan beneficiario o estén emitidos al portador. Los
Cashiers Checks deben ser incluidos en esta columna.
b) Cheques de Viajero: Esta columna se utiliza para reportar el total del dinero recibido por
cliente, según las instrucciones arriba descritas, de Cheques de Viajero que no tengan
beneficiario o estén emitidos al portador.
c) Ordenes de Pago: Declarar el total recibido por cliente, según las instrucciones arriba
descritas, de ordenes de pago, que no tengan beneficiarios o estén emitidos al portador. En
esta columna también deben incluirse los giros postales.
Nota: Para los casos en que No existan transacciones realizadas en el Cuasi-Efectivo,
correspondientes a cada semana del mes que se reporta, recomendamos colocar en la columna de
cada instrumento (Cheque de Gerencia, Cheque de Viajero u Orden de Pago) 0 o X, así como
también, en la columna Nada que Reportar (X ó O).
8. Nada que Reportar: Si la empresa, en la semana correspondiente, no tiene transacciones que Reportar,
y ninguna de las situaciones arriba descritas, deberá indicarlo en la columna No. 8 Nada que Reportar de
la siguiente manera:
COLOCAR ( X ) o ( √ ) en la semana correspondiente
Nota: La Columna Nada que Reportar solamente se utiliza para cuando no exista ningún tipo
de transacciones que registrar tanto en el efectivo como en el cuasi-efectivo.
9. Nombre del Empleado Autorizado: Indicar el nombre completo del empleado autorizado a firmar el
reporte, a máquina o en letra imprenta.
10. Cargo del Empleado Autorizado: Indicar el cargo que desempeña el empleado autorizado a firmar, a
máquina o en letra imprenta.
11. Firma del empleado autorizado: La persona cuyo nombre y cargo indicado en los puntos No.6 y No.7,
es quien debe firmar el formulario de la declaración.
Lic. Amado Barahona
Director
Unidad para la Prevención de Blanqueo de Capitales y el Financiamiento del Terrorismo - UAF