caf informatica, s - concello o barco de valdeorras

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PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA DOTACIÓN DE LOS DISPOSITIVOS DE
IMPRESIÓN EN RÉGIMEN DE ARRENDAMIENTO Y SU MANTENIMIENTO PARA
DISTINTAS DEPENDENCIAS MUNICIPALES DEL AYUNTAMIENTO DE O BARCO DE
VALDEORRAS.
1ª OBJETO
Es objeto del presente Pliego de Prescripciones Técnicas la contratación en régimen de arrendamiento,
sin opción a compra, de los dispositivos de impresión (impresoras, fotocopiadoras, escáneres,
multifuncionales, etc.) necesarios para cubrir todas las necesidades de los servicios y unidades
administrativas documentales de este ayuntamiento en las dependencias municipales que se indican en este
Pliego. Incluye este contrato la puesta a disposición de los equipos y accesorios que figuran detallados
en el presente pliego y el mantenimiento de los mismos en estado de funcionamiento óptimo.
Se hace necesario este contrato ya que el Concello carece de los medios necesarios para asegurar el normal
funcionamiento del trabajo administrativo con los medios de los que dispone. Por lo tanto, mediante este
contrato se pretende mejorar la optimización en eficiencia, costes de mantenimiento y en productividad, así
como la mejora en la gestión administrativa y uso de elementos consumibles.
2ª SITUACIÓN ACTUAL
Actualmente, el Concello de O Barco de Valdeorras dispone de disparidad de marcas y modelos ubicados
en los distintos edificios en los que se encuentran los diferentes servicios y unidades administrativas. Dicha
disparidad dificulta el mantenimiento y la gestión eficiente tanto para la adquisición de consumibles como
para el control del gasto.
Así el Concello tiene suscritos distintos contratos de mantenimiento y suministro que se pretenden unificar
mediante esta licitación. Esto justifica que al contrato se incorporen progresivamente prestaciones, en
concreto, tres máquinas de las descritas como “Modelo III” que sustituirán otras tres máquinas que en la
actualidad se encuentran sujetas a contrato de coste por copia y que serán incorporadas al objeto del
presente contrato en las siguientes fechas:
-17/01/2016
-20/01/2017
-12/12/2017
3ª DURACIÓN DEL CONTRATO
El plazo de duración previsto para este contrato será de CUATRO AÑOS, a contar desde el día siguiente a
la vigencia del contrato. La vigencia del contrato comenzará a partir del día siguiente al de la entrega
efectiva y puesta en funcionamiento de los dispositivos a suministrar descritos en el pliego de condiciones
técnicas, que se hará constar en el Acta de Recepción/inicio que se firme al efecto. Para la
incorporación de tres de las máquinas “modelo III” al objeto del contrato se realizará también acta
de recepción/inicio.
El plazo de garantía coincidirá con el plazo de duración del contrato.
4ª MANTENIMIENTO
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Dentro de las cuotas de arrendamiento irán incluidos los mantenimientos de todos los equipos
suministrados (conservación, reparación y verificación de todos), el servicio de asistencia técnica in situ, la
sustitución de piezas y además, dentro del mantenimiento, se incluye:
- Que el adjudicatario gestione la adquisición de las licencias, cánones y permisos precisos para que en
cada equipo esté instalado el software especificado y necesario para su correcto funcionamiento.
-Serán por cuenta del adjudicatario los cánones, autorizaciones y demás permisos hasta la puesta en marcha
de los equipos.
-Será por cuenta del adjudicatario las revisiones y operaciones necesarias para el correcto funcionamiento
de los equipos así como total resolución de aquellas incidencias que por sus características requieran
asistencia técnica presencial o remota para cubrir el mantenimiento integral de todos los equipos.
-El mantenimiento incluye:
Reparación y/o sustitución de equipamiento y suministros averiados o agotados.
Intervención en caso de avería o incidencia.
Configuración de equipos.
Reinstalación de Software.
Diagnóstico y pruebas finales de operatividad.
El equipamiento deberá ser objeto de correcto mantenimiento desde el momento de la instalación y
correcto funcionamiento del mismo durante todo el tiempo de celebración del contrato, en la modalidad
“in-situ”, cubriendo cualquier defecto de fabricación y vicios ocultos.
Los elementos que forman dicho equipamiento serán reparados o sustituidos empleando todas las piezas
originales que fuesen necesarias para retornarlos a sus condiciones originales de funcionamiento.
Las incidencias serán comunicadas preferentemente por e-mail a la dirección que facilite el adjudicatario, y
el plazo para la respuesta a las averías no podrá ser superior a 12 horas desde el envío de la incidencia. A
estos efectos no computarán los domingos y días festivos locales, autonómicos y nacionales.
En aquellos casos en que se estime que la reparación de la avería vaya a superar el plazo de 48 horas, la
empresa adjudicataria se compromete a suministrar temporalmente un equipo de sustitución de similares
características al averiado. Para el caso de que un equipo no pueda ser reparado “in situ”, o la reparación
del mismo implique la inactividad de éste por un período superior a los 2 días hábiles desde la
comunicación de la avería, deberá ser sustituido por un equipo del mismo tipo, hasta la total reparación del
primero.
La empresa adjudicataria será la encargada de la retirada y/o reciclaje de todos los consumibles, piezas
sustituidas y demás materias derivado del mantenimiento de los equipos. La retirada se podrá realizar
simultáneamente al suministro de las piezas renovadas, o por lo menos con una periodicidad mensual. Se
incluyen expresamente en los materiales a retirar por la empresa adjudicataria y de modo no exhaustivo el
tóner y las unidades de imagen, entre otros.
El servicio de mantenimiento deberá garantizar la asistencia y soporte al menos en modalidad 7x5, es decir,
de lunes a viernes en horario laboral de 8 a 15 horas, todos los meses del año.
El tiempo de respuesta para la atención de averías “in situ” será de un máximo de 8 horas.
La petición tanto de asistencia técnica como de consumibles se realizara a través de un único número de
teléfono.
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-El adjudicatario deberá proporcionar con periodicidad mensual al Departamento de Informática, informes
de gestión en formato digital que deberán contemplar como mínimo lo siguiente:
• Número de copias, impresiones, escaneo por equipo, en un rango de fechas
• Número de copias, impresiones, escaneo por usuario, en un rango de fechas
• Número de copias, impresiones, escaneo por grupos de usuarios, en un rango de fechas.
Asimismo deberán facilitar un manual rápido de cada uno de los equipos que explique las prestaciones
básicas en formato PDF para colgar en la Intranet del Ayuntamiento.
5ª MUEBLES A SUMINISTRAR
El suministro deberá incluir:
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•
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•
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•
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•
•
•
Al menos 3 equipos del modelo I.
Al menos 1 equipo del modelo II
Al menos 6 equipos del modelo III, 3 de los cuales se suministrarán en las fechas que se indican en
la cláusula 2ªde este pliego.
Herramienta para la gestión de los dispositivos, instalación, configuraciones, actualizaciones,
mantenimientos, etc. Así como las herramientas que faciliten informes de gestión.
Herramienta para facilitación de la facturación, consumos, reparaciones, etc.
Retirada de los dispositivos de impresión que el Ayuntamiento considere que deben dejar de ser
utilizados al inicio del presente contrato.
Instalación del equipo y formación inicial en su utilización. Esta característica debe abarcar
igualmente a todos los dispositivos y software que se incluyan.
Uso y disfrute de los equipos incluidos en el presente pliego durante la duración prevista del mismo
por parte del Ayuntamiento de O Barco de Valdeorras.
Mano de obra, desplazamiento, piezas y consumibles.
El mantenimiento correctivo, para solucionar averías en el funcionamiento del equipo, con un plazo
de respuesta estándar de 8 horas laborables incluidas posibles limpiezas.
El mantenimiento preventivo, sustituyendo piezas que se desgastan con el uso.
Suministro a cargo de adjudicatario de los consumibles necesarios para el funcionamiento del
equipo (excepto grapas y papel).
El Ayuntamiento deberá notificar con anterioridad cualquier cambio de ubicación del equipo.
Todo el material descrito a suministrar ha de ser nuevo.
6ª SOFTWARE
El adjudicatario deberá entregar en el Concello soportes físicos originales de cada uno de los elementos de
software que se instalen.
Por criterios de gestión medioambiental todos los dispositivos tienen que, por omisión, imprimir a doble
página.
En el caso de dispositivos a color, deben configurarse con conversión a escala de grises para todos los
usuarios por defecto. También por defecto, para todos los usuarios, debe dejarse prohibido el uso de color
salvo especificación contraria por los administradores.
Se ha de incluir software y licencias de OCR al menos para 5 usuarios.
Los dispositivos han de incluir sistemas de impresión segura mediante autenticación en el dispositivo.
Los dispositivos deberán tener un software de gestión de incidencias y software de gestión proactiva de
alarmas.
3
7ª PRESUPUESTO MÁXIMO DE LICITACIÓN, PRECIO MÁXIMO Y VALOR ESTIMADO DEL
CONTRATO
El presupuesto máximo de licitación del contrato no podrá superar los 36.396,80 € anuales, IVA incluido
(30.080,00 € más 6.316,80 € de IVA), en cuyo precio se entenderán comprendidos absolutamente todos los
gastos derivados de la ejecución del mismo, constituyendo esta cantidad el precio que como máximo podrá
abonarse al contratista.
Para la estimación del importe se ha atendido al precio general de mercado en el momento de fijar el
presupuesto de licitación, tanto de las prestaciones típicas de suministro como las de servicios, previa
consulta con operadores, proveedores actuales y servicios similares prestados a esta Administración. Sobre
esos precios, para determinar la parte del precio relativa a las prestaciones de suministro en lo relativo al
precio/copia, se ha tenido en cuenta el gasto aproximado del año 2014, que ha sido de 200.000 copias en
B/N y 50.000 copias en color, incrementando un 10 % en cada uno de los valores, como previsión de
incremento.
El valor estimado del contrato para una duración de cuatro años será de 120.320,00 euros.
8ª CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN
Los criterios de adjudicación serán:
1) Canon de mantenimiento mensual:
El importe mensual del canon de mantenimiento de los equipos será, como tipo máximo, de 490,00 euros,
más el IVA correspondiente, que asciende a 102,90 euros. Cualquier oferta que sobrepase este tipo será
automáticamente excluida.
2) Precio de arriendo:
El precio de arriendo, que se señala también como tipo máximo de licitación, viene definido por el precio
copia y es el siguiente:
Precio tipo a la baja por copias mensuales en b/n: 0,08 €/copia más el IVA, que legalmente corresponda.
Precio tipo a la baja por copias mensuales en color: 0,12 €/copia más el IVA, que legalmente corresponda.
Cualquier oferta que sobrepase este tipo será automáticamente excluida.
3) Unidades a mayores de las mínimas previstas en este pliego.
La adjudicación del presente procedimiento se realizará de acuerdo con los criterios y puntuaciones que se
indican a continuación:
Resumen
Número
Valoración
Concepto a valorar
Puntuación máx.
1
Automática
Oferta económica mínima canon mensual
50
2
Automática
Oferta económica mínima PPP B/N
20
3
Automática
Oferta económica mínima PPP color
20
4
Automática
Dispositivos extras modelo II
10
5
Automática
Dispositivos extras modelo III
10
4
En los apartados 1, 2 y 3 en los que se aplican criterios de valoración por precio, se puntuará con la
máxima puntuación de los apartados a la empresa que mejor oferta realice respecto del precio tipo de
licitación, con cero puntos a la oferta tipo, y el resto proporcionalmente en el intervalo.
En cualquier caso, se considerará oferta desproporcionada en relación a la oferta económica cualquier
oferta que señale un importe inferior en diez puntos porcentuales a la media de las ofertas presentadas.
En los apartados 4 y 5 se otorgará la máxima puntuación al licitador que mejor oferta realice respecto del
número mínimo de dispositivos exigidos en el pliego, con cero puntos al mínimo número de dispositivos de
ese modelo exigidos en el pliego, y el resto proporcionalmente en el intervalo.
En caso de empate, entre varias empresas, en cuanto a la proposición más ventajosa, se resolverá acudiendo
a lo previsto en la Disposición Adicional 4ª, apartado 2, del TRLCSP, según lo señalado en el pliego
administrativo. De persistir dicho empate se resolverá por sorteo.
9ª RETRIBUCIÓN DEL CONTRATISTA
El contratista tendrá derecho al abono de las copias (lo que excluye los escaneos que se realicen) objeto del
contrato efectivamente realizadas, de conformidad con lo dispuesto en el presente pliego de condiciones
técnicas y la cantidad correspondiente al canon de mantenimiento.
La retribución del contratista adjudicatario se realizará a mes vencido, previa presentación de factura, de
acuerdo con lo que se establezca en el pliego administrativo, e incluirá los tres conceptos siguientes
desglosados:
1º El canon de mantenimiento ofertado
2º El precio ofertado por copias en b/n por copia más el IVA, que legalmente corresponda, multiplicado por
el número de copias en b/n que se realizara el mes facturado.
3º El precio ofertado por copias en color por copia más el IVA, que legalmente corresponda, multiplicado
por el número de copias en b/n que se realizara el mes facturado.
El precio se abonará siempre que el objeto de contratación se haya realizado a plena y total satisfacción del
Ayuntamiento, previa conformidad por el Departamento de Informática que se hará constar en la
correspondiente factura.
10ª LUGAR Y PLAZO DE ENTREGA
El plazo máximo para la entrega e instalación de los terminales de control será de TREINTA DÍAS
NATURALES, contados a partir del día siguiente al de la formalización del contrato.
El lugar de entrega e instalación de impresoras son las dependencias municipales que a continuación se
relacionan (todas ellas en el término municipal):





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Casa Consistorial de O Barco de Valdeorras, - Praza do Concello, 1 Edificio de usos múltiples de O Barco de Valdeorras, - Praza do Concello, 2 Conservatorio de Música y Casa de la Cultura– Avda. da Estación, 2
Biblioteca Municipal y Juventud – Academia Dequidt, 6
Policía Municipal – Rúa Os Muíños, 2
Guardería Municipal – Avda. Florencio Delgado Gurriarán, 45
No obstante, el Concello podrá solicitar que las máquinas suministradas sean reinstaladas en otras sedes o
instalaciones municipales en el término municipal de O Barco de Valdeorras, sin coste alguno para el
Concello.
5
ANEXO I REQUISITOS TÉCNICOS DE LOS BIENES A SUMINISTRAR
Los equipos ofertados han de disponer de dispositivos de minimización del consumo energético cuando se
hallen en situación de activación que no impliquen la realización de un proceso o tarea (estado de espera).
Deberán cumplir la normativa Energy Star o similares además se ha de facilitar explícitamente los factores
de carácter medioambiental de los equipos ofertados, que han de disponer de programas de reciclado y
reutilización de cualquier tipo de residuo del equipo, embalaje, accesorios, envases, consumibles a lo largo
de su vida útil y contar con dispositivos de minimización de radiaciones, emisiones o ruidos.
Los productos deberán incorporar el etiquetado de una baja incidencia medioambiental, tales como el
Angel Azul (Blauer Engel), etiqueta ecológica de la UE (European Union Eco-label) o etiquetado
energético europeo, entre otros.
Para ello el licitador aportará, los certificados expedidos por los organismos públicos o privados,
nacionales e internacionales que acrediten el cumplimiento de las correspondientes normas y
recomendaciones.
El proveedor, como suministrador de los equipos y de sus respectivos consumibles (a excepción del papel),
se compromete a retirar y gestionar, mediante gestores autorizados, todos los residuos de los consumibles
generados por sus equipos, de acuerdo con la normativa medioambiental vigente, debiendo presentar al
Ayuntamiento, cuando ésta lo solicite, los documentos acreditativos de la gestión realizada de dichos
residuos.
El adjudicatario deberá certificar por escrito al Ayuntamiento su compromiso para gestionar los residuos
generados por sus equipos y sus consumibles, de acuerdo con lo expresado en el párrafo anterior.
En caso necesario, dentro de las tareas de mantenimiento se medirá el nivel acústico del equipo, retirando
las piezas que, por su uso, sobrepasen el nivel acústico de origen.
Se revisará el correcto funcionamiento del sistema de ahorro energético de los equipos.
A continuación se detallan las características técnicas mínimas que deben presentar los distintos modelos
de equipos:
(Modelo I) IMPRESORAS LASER DE RED A4 B/N
- Velocidad: 45 ppm
- Tamaño máximo de papel: A6-A4
- Procesador: 200 Hz
- Memoria: 512 MB
- Gestión remota desde PC a través de navegador de Web
- Calidad impresión: 600 x 600 dpi
- Lenguajes de impresión: PCL6/5e;
-Conectividad: Ethernet 10/100/1000 USB 2.0
-Capacidad de papel: 550 hojas
- Dispositivos de impresión dúplex
(Modelo II) MULTIFUNCIONAL DE RED A3 COLOR
- Impresora-Fax-Escáner-Copiadora
- Velocidad: 50 ppm en color y b/n
- Tamaño de papel: A6-A3
- Memoria: 2GB
- Calidad impresión: equivalente a 1.200 x 1.200 dpi
- Lenguajes de impresión: PCL6/5, Adobe PostScript 3 Original
- Conectividad: Ethernet 10/100/1000 baseT, USB 2.0
6
- Capacidad de papel 2 Cajones A4: 550 hojas cada uno
- Capacidad de papel 2 Cajones A3: 550 hojas cada uno
- Dispositivos de impresión dúplex
(Modelo III) MULTIFUNCIONAL DE RED A4 COLOR
- Impresora-Fax-Escáner-Copiadora
- Velocidad: 25 ppm en color y b/n
- Tamaño de papel: A6-A4
- Memoria: 512 MB
- Gestión remota desde PC a través de navegador de web
- Calidad impresión: equivalente a 600 x 600 dpi
- Lenguajes de impresión: PCL6/5, Adobe PostScript 3 Original
- Conectividad: Ethernet 10/100/1000 USB 2.0
- Capacidad de papel: 550 hojas
- Dispositivos de impresión dúplex
El licitador adjudicatario, antes de la entrega de los bienes, pondrá a disposición del responsable del
contrato toda la documentación que se cita en este anexo así como la descripción del método utilizado para
el soporte y servicio de consumibles, así como el plazo comprometido de entrega, sin que proceda la
recepción de los mismos sin que se verifique su cumplimiento por el responsable del contrato.
En O Barco de Valdeorras, a 12 de enero de 2015
El Responsable de Informática
Fdo.: César Pérez Martínez
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