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Asambleas y
Reuniones Eficientes
Son pocas las veces que podemos
reunirnos las y los socios para
conocer como avanza nuestra
organización cafetalera, proponer
cambios y tomar las mejores
desiciones. Por ello, será importante
sacar el máximo de provecho cuando
estas se programen.
En esta tercera herramienta se
señalan elementos a tener en cuenta
para que las reuniones y asambleas se
organicen mejor y así lograr los
objetivos planteados en el tiempo
previsto.
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A. ¿Qué es una reunión de trabajo y que es una asamblea?
 Una reunión de trabajo es una forma general de reunión que está orientada
a decidir, planificar o realizar actividades para lograr un producto o un
cambio en alguna situación social.
 Una asamblea es también una reunión de trabajo pero en esta reunión en
particular se discute y analiza, se toman acuerdos y decisiones sobre
aspectos del funcionamiento de la organización, se planifican y evalúan
actividades promovidas por el colectivo, en este caso por nuestras
cooperativas y/o asociaciones.
 En ambas debe existir interacción e interaprendizaje, la reflexión y
confrontación de criterios constituyen la oportunidad para aprender y
desarrollar habilidades de comunicación: analizando, sustentando,
expresando y escuchando activamente.
Instancia de Decisión Superior
Autoridad Máxima
-------------------------La asamblea general es la instancia de máxima autoridad.
Obligación de Acuerdos
----------------------------------Los acuerdos tomados en asamblea general obligan a los socios
presentes y ausentes, siempre que las decisiones se hubieren tomado
de acuerdo a lo establecido por el Estatuto y las normas respectivas.
Participantes en las Asambleas Generales
-------------------------------------------------------------La asamblea general está conformada por los socios que son
personas naturales, quienes tienen derecho a voz y voto y la
obligación de asistir a las citaciones.
En las asambleas pueden participar con voz pero sin voto los
integrantes de la Gerencia.
En algunos casos, y por acuerdo del Consejo de Administración,
participarán en calidad de observados algunas personas
expresamente invitadas.
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Tipos de Asambleas Generales
--------------------------------------------Las asambleas generales son ordinarias y extraordinarias.
La Asamblea General Ordinaria
---------------------------------------------Es aquella que se realiza una vez por año, por lo general en el primer
trimestre.
Principales Competencias de la Asamblea General Ordinaria
----------------------------------------------------------------------------------------Las competencias están previstas en el Estatuto y las normas vigentes
y son:
a) Aprobar la Memoria de Gestión Anual y el Balance de cierre del
ejercicio económico.
b) Aprobar el Plan de Trabajo y el correspondiente Presupuesto
anual.
c) Ver Estatuto.
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Competencias de las Asambleas Generales
Asamblea General Extraordinaria
----------------------------------------------------Es aquella que se realiza cuando sea necesario, tratando solamente
los asuntos de la convocatoria.
Competencias de la Asamblea General Extraordinaria
------------------------------------------------------------------------------Las competencias están previstas en el Estatuto y las generales son:
a) Remover al Consejo de Administración y/o elegir a sus
reemplazantes por lo que resta del período estatutario.
b) Remover a otros órganos de Gobierno y/o elegir a sus
reemplazantes por lo que resta del período estatutario.
B. ¿Cuáles son los Instrumentos básicos de una asamblea?
 Estatutos
o Constituyen un documento donde queda consignado el rol social, la
estructura, calidad y carácter organizacional, los cargos, roles y funciones
de la organización, las actividades principales, la dinámica interna básica,
las formas de participar, las pautas financieras, las sanciones, la
representación, la administración de bienes, la recepción de aportes, etc.
o Todas estas pautas deben ser consensuadas por las y los socios para el
buen funcionamiento de la organización. Y son aplicada de manera
democrática, en tanto durante las asambleas muchas veces surgen
puntos de desencuentro sobre cuestiones fundamentales. Por eso es
importante conocerlo y tenerlo a la mano.
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 La agenda
o Se organiza con temas que van saliendo de la propia práctica o acciones
de la organización, desde las necesidades, intereses y expectativas que
expresan las y los socios y que son captados por los directivos.
o Es importante la dosificación de los temas en función del tiempo que se
dispone y sobre todo del horario en el que se lleva a cabo la asamblea;
pues se trata de prever la cantidad de puntos que puedan ser
adecuadamente discutidos y con profundidad, de modo que los
resultados (acuerdos o decisiones) sean útiles y ayuden a avanzar.
o Por lo general, al no tener una agenda se tratan temas que solo tenemos
en mente, o que recién son incluidos, o son coyunturales. Cuando esto
sucede es fácil percibir: dispersión, confusión, cansancio, desgano y
aburrimiento; abordaje superficial de los temas, que quedan inconclusos
o ni siquiera se discuten.
Es mejor que con anticipación se anote “punto por punto” lo
que se tratará en la reunión o asamblea, así todas las personas
tendrán tiempo de emitir juicios o llevar a la reunión
reflexiones sobre cada punto.
 Libro de actas
o Cada una de las reuniones debe ser registrada en un libro, esto es muy
importante pues permite tener memoria de los acuerdos,
planteamientos, propuestas, cronogramas, responsables, etc.
o El acta es elaborada durante la reunión por el secretario/a o por la persona
que los participantes elijan, al final de la reunión deberá ser leída y
todos/as los participantes deberán firmarla en señal de acuerdo. Si alguno
o algunos de los participantes no estuvieran de acuerdo con algún punto
este podrá ser corregido mediante una anotación al final (pero antes de la
firma de todos) o con una anotación señalando el nombre de la persona
que realiza la observación.
o La lectura del libro de actas al final de la reunión se denomina síntesis
final, esto es, presentar al colectivo la relación de acuerdos, precisando los
compromisos, metas concretas, tiempos, recursos, etc.
o El libro de actas permite también actualizarse a las personas que no
asistieron a la reunión y retomar lo actuado en la siguiente reunión.
C. ¿Cuáles son los roles de los delegados en una asamblea o
reunión de trabajo?
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 Antes de la asamblea:
o Convocar y motivar: consiste en recordar, exigir puntualidad y crear un
ambiente de expectativa general.
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Convocatoria de la Asamblea General
Las asambleas generales, sean ordinarias o extraordinarias, son
convocadas por el Presidente del Consejo de Administración, cuando:
a) Su realización esté prevista en el Estatuto.
b) Lo acuerde el Consejo de Administración.
c) Lo soliciten una parte de los socios.
Ver Estatuto.
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o Preparar la agenda: consiste en dosificar los puntos a tratar considerando
factores: tiempo, prioridad, importancia y utilidad para el grupo.
o Diseñar una estrategia tentativa de conducción, consiste en prever e idear
algunas técnicas o mecanismos que permitan dinamizar y crear
condiciones favorables para la discusión y análisis de los puntos de la
agenda.
o Reunir al grupo, consiste en comunicar o «Avisar a las y los compañeros»
que, «Ya es momento de iniciar la asamblea». Conviene hacerlo 10 ó 15
minutos antes de la hora exacta de inicio y tener una especie de señal o
clave.
 Durante la asamblea:
o Explicar al grupo con claridad y lenguaje entendible, los puntos que se
van a discutir, los propósitos y la utilidad que tendrán.
o Propiciar un marco de orden, atención, seriedad y participación. Abrir la
discusión, secuencializar los temas, dar la palabra en orden, exigir que
todas y todos se escuchen y no hayan interrupciones bruscas.
o Pedir explicaciones a través de un «¿Por qué?», un «¿Para qué?» o un
«¿Cómo?». Esto ayuda a ubicar argumentos favorables y desfavorables, a
profundizar e ir más allá de la simple afirmación o negación. En otras
palabras, exigirle a alguien que fundamente lo que dice.
o Poner a todos en igualdad de condiciones, significa que se debe propiciar
entre mujeres y varones, entre jóvenes y adultos, etc. un ambiente natural
de equilibrio, imparcialidad y objetividad que, no privilegie ni anule sus
posibilidades de intervención o pronunciamiento. Por el contrario es
necesario valorar todas y cada una de las intervenciones.
o Provocar el análisis, consiste en lanzar preguntas y repreguntas para
«Hacer pensar», profundizar y cuestionar.
o Centrar la discusión y el análisis, consiste en evitar la dispersión y
mantener la claridad y perspectivas del tema o problema que se está
discutiendo. Se trata de estar atento y no perder de vista los objetivos que
se persiguen en una asamblea.
o Ayudar a procesar los aportes y devolverlos al grupo. El propósito es
contribuir al análisis centrando, ordenando, recuperando y resaltando los
elementos más significativos que van saliendo en la discusión.
o Realizar la síntesis final tomando como base lo apuntado en el libro de
actas. Presentando al colectivo una síntesis detallada y clara de todos los
acuerdos y decisiones que salieron, antes de dar por finalizada la
asamblea.
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o Activar mecanismos colectivos de exigencia, esto pasa por propiciar en el
grupo la sana costumbre de recordarse unos a otros las responsabilidades
y compromisos.
o Evaluar los resultados, es importante para ubicar aciertos y fallas,
provocar en el grupo niveles de análisis, cuestionamiento y aporte mutuo
respecto al cumplimiento de los acuerdos y compromisos personales o de
grupo.
Estaciones de la Asamblea General
1. Estaciones de la Asamblea General Ordinaria
--------------------------------------------------------------------La asamblea general ordinaria considera una agenda a tratar, por
consiguiente las estaciones son las siguientes:
a) Apertura de la asamblea general
b) Comprobación del quórum
c) Lectura y aprobación del acta anterior
d) Presentación del Despacho
e) Informes y mociones
f) Pedidos
g) Orden del Día
h) Cierre de la asamblea general
2. Estaciones de la Asamblea General Extraordinaria
----------------------------------------------------------------La asamblea general extraordinaria considera solo el tratamiento de
la agenda de convocatoria, y sus estaciones son las siguientes.
a) Apertura de la asamblea general
b) Comprobación de quórum
c) Orden del Día
d) Cierre de la asamblea general
Desarrollo de una Asamblea General Ordinaria
Firma de Libro de Asistencia
-----------------------------------------La primera actividad, previa al inicio de las sesiones de asamblea es,
hacer firmar el Libro de Asistencia. Esta labor, debe estar a cargo de un
directivo designado por el Consejo de Administración con el apoyo de
otra persona. Llegado el momento de iniciar la sesión, el Secretario de
Actas anuncia el total de asistentes y pasa lista para verificar.
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El libro de asistencia, previamente legalizado, es muy importante por
que sirve para determinar el quórum para el inicio de las sesiones, evita
muchos problemas legales y problemas ante los registros públicos.
Comprobación del quórum
--------------------------------------Al dar inicio a la reunión, el Presidente saluda a los asistentes y pide al
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Comprobado el quórum, el Presidente dice: “Señores socios: se abre la
sesión. Sírvase Señor Secretario dar lectura al acta anterior”.
Aprobación del acta anterior
-----------------------------------------El Secretario de Actas lee en voz alta el acta de la sesión anterior
(ordinaria o extraordinaria). Terminada esta lectura, el Presidente
pregunta a los asambleístas si hay observaciones al acta leída.
Si no hay observaciones se da por aprobada, de lo contrario se anotan
las observaciones al pie del acta precisando quienes las hicieron.
Ejemplo de Observaciones:
 Del socio Miguel Ruiz Castillo, aclara que no figura en el
acta el acuerdo de celebrar el aniversario de la Cooperativa.
 Del socio Gonzalo Valderrama Gómez, aclara que no figura en el
acta su propuesta de mejorar los estándares de cultivos orgánicos.
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Gerente o quien haga las veces de Secretario de Actas, pasar lista de
asistentes para comprobar el quórum.
Concluida esta primera estación, se procede a firmar el acta leída
conforme a lo establecido por el estatuto.
Presentación del Despacho
----------------------------------------El presidente dice: “Señor Secretario de Actas, sírvase leer el Despacho”.
Este, da cuenta de las principales comunicaciones remitidas y recibidas
leyendo resumidamente en voz alta las comunicaciones enviadas por la
organización, luego las recibidas.
Ejemplo.
 Comunicaciones remitidas: Al jefe de la Agencia Agraria,
solicitando una reunión en nuestro local. Dice así: “Solicitamos a
Ud. tenga la amabilidad de concurrir a nuestra reunión del día
jueves a las cuatro de la tarde para tratar sobre la próxima
campaña agrícola”.
 Comunicaciones recibidas:
- Oficio del Jefe de la Agencia Agraria invitando a los socios a
participar en el curso de capacitación sobre control de plagas el
día sábado a las diez de la mañana.
- Carta del Ing. John Tello Amasifuen dirigida al presidente y dice:
el motivo de la presente es para ofrecer mis servicios de
asistencia técnica para el cultivo del maíz, etc.
La concurrencia puede pedir que algunas de las comunicaciones leídas,
pasen a la estación de Orden del Día para debatirla. De lo contrario, el
documento leído pasa al archivo. El presidente dice: “El documento tal
pasa a la orden del día” o en su defecto: “Tal documento pasa al
archivo”
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Informes y Mociones
------------------------------En esta estación, se da cuenta de aquellos asuntos que son de máximo
interés para la concurrencia. Tal es el caso de financiamiento de obras,
estado de ingresos y egresos, resultado de una gestión encomendada,
contratos y otras gestiones institucionales.
Estos informes, deben ser concisos y sin entrar en debate. En todo caso,
cualquier miembro de la reunión puede pedir que tal o cual informe
pase a Orden del Día, donde se podrá ampliar y debatir el informe.
Ejemplo.
 “Señor presidente. Pido que el informe del Gerente respecto a
los ingresos de la campaña anual pase a Orden del Día”.
Pedidos
-----------En esta estación, se formulan pedidos sobre asuntos institucionales. Por
ejemplo se puede solicitar un cambio de régimen de pagos, pedir que se
debata una iniciativa para mejorar la asociación o una moción para
corregir un problema interno, abrir un servicio, etc.
Las mociones planteadas como pedidos deben ser precisas ya que su
fundamentación se hará al momento de su debate en la Orden del Día.
Ejemplo.
 “Señor presidente. Pido que en Orden del Día se debata mi
posición de hacer un pronunciamiento sobre la importación de
café vietnamita”.
Orden del Día
-------------------El Presidente presenta la agenda de la reunión indicando el orden en
que serán debatidos los asuntos a resolver, incluyendo los puntos que a
solicitud de los concurrentes pasaron a Orden del Día.
Para debatir cada punto de la agenda, el Presidente hace una
introducción breve del asunto o, pide a quien corresponda fundamente
su pedido o propósito. Luego, pone el asunto a consideración de los
concurrentes.
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Para el debate de cada tema los concurrentes interesados en opinar,
solicitan al Presidente el uso de la palabra para pronunciarse al respecto
y, plantear su propuesta concreta. Si son muchas las personas que
desean intervenir, el Secretario de Actas hace la lista de las personas que
pidieron hacer el uso de la palabra, para que el presidente siga el orden
en que lo pidieron.
El Presidente, concede el uso de la palabra calculando el tiempo
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Agotado el debate sobre el punto en discusión, el presidente hace un
resumen de las opiniones vertidas y de las propuestas. De no haber
consenso, las somete a votación para su aprobación por mayoría.
Cierre de la Asamblea General Ordinaria
-----------------------------------------------------------Terminado de debatir los puntos de la agenda, se levanta la sesión. Si no
se pudo terminar de debatir los puntos de la agenda hay dos
alternativas:
a) Se suspende la sesión para reanudarla en otro momento hasta
terminar la agenda, o
b) Se levanta la sesión con cargo a incluir los puntos pendientes en
la próxima sesión.
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apropiado de manera equitativa. Los concurrentes intervienen en el
debate precisando su propuesta. Si alguien se sale del tema o se
extiende demasiado, el presidente le pedirá que precise su propuesta y
abrevie si intervención sobre el punto en debate.
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D. ¿Cuáles son los roles de la secretaría en una asamblea o
reunión?
o Registrar por escrito los acuerdos y decisiones.
o Redactar los temas de la agenda en forma de objetivos y presentándolos
por escrito en el pizarrón o el papelógrafo. Eso ayuda a que se tengan
presente que es lo que se pretende lograr en cada asamblea y hacia donde
deben dirigir sus opiniones.
o Indicar reloj en mano la hora exacta de inicio de la asamblea.
o Redactar documentos de comunicación interna y comunicación externa.
o Recepcionar y hacer circular la información institucional y recordar
puntos y fechas de interés.
o Tener disponible los materiales de oficina para la Asamblea o reunión.
E. ¿Cuáles son los roles de las o los participantes en una
asamblea o reunión de trabajo?
 Antes de la asamblea o reunión:
o Motivar a los compañeros; avisándoles, recordándoles y exigiéndoles su
participación. Esto implica poner en marcha mecanismos de
intercomunicación: recordar días, horas o minutos antes de la asamblea
los puntos que se discutirán, para que todos estén al tanto y puedan
transmitirlos a los demás.
o Preparar propuestas u opiniones; las cuales pueden ir alcanzando a sus
compañeros (de ser posible) en diferentes espacios y momentos.
o Asistir puntualmente; que implica llegar temprano y tomar ubicación en el
ambiente de reunión.
 Durante la asamblea o reunión:
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o Opinar en función de los puntos señalados en el orden del día; tratar de
“no irse por las ramas” para respetar los puntos señalados y tiempos
previstos. La incorporación de algún punto imprevisto, dependerá de su
grado de importancia, del tiempo que se dispone, la naturaleza y
cantidad de temas a abordarse.
o Aportar al análisis y discusión con nuevos elementos, procurando no
redundar.
o Fundamentar las opiniones o propuestas; no “hablar por hablar” o, decir
que se está de acuerdo o en desacuerdo porque sí.
o Exigir que quien emita una opinión o propuesta la fundamente.
o Estar siempre atento a no dejarse manejar, manipular o convencer por
quienes quieran sacar provecho personal de la situación. Si se siente eso,
hay que aclararlo en su debido momento.
o Escuchar y respetar la opinión de los demás; es la actitud que más aporta
al análisis y la búsqueda de consensos, porque todos tienen algo que decir
y se les debe ayudar a expresar con mayor confianza y responsabilidad sus
puntos de vista.
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o Exigir el cumplimiento de responsabilidades.
o Cumplir con las responsabilidades asumidas.
o Evaluar con los compañeros los resultados; significa cuestionar y alcanzar
elementos de análisis al colectivo. Lo importante es ubicar los factores
que permitieron alcanzar o no los objetivos propuestos y proyectar
alternativas viables.
F. Pautas básicas para el adecuado funcionamiento de una
asamblea o reunión de trabajo.
o Que los días de reunión todos lleguen a tiempo
o Que todo esté debidamente ubicado en el ambiente de reunión. Es
importante contar con un espacio que brinde condiciones mínimas
(Iluminación óptima, asientos para todos y adecuadamente distribuidos,
un pizarrón o material dónde escribir).
o Que haya orden en las intervenciones.
o Que toda propuesta o pedido se sustente debidamente.
o Que se respete la opinión de los demás
o Que no se caiga en discusiones personales o diálogo de dos o unos
cuantos.
o Que se evite cualquier conversación aislada durante el análisis o discusión
de un tema específico.
o Que siempre haya cordura y sensatez en cada intervención. No permitir
que alguien se altere, lance improperios o levante excesivamente el tono
de voz.
o Quien asume el rol de conducción, debe estar en condiciones de
transmitir al conjunto: Serenidad, energía, vitalidad y optimismo.
o Utilizar un vocabulario accesible para todos.
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 Después de la asamblea o reunión:
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o Exponiendo al grupo con claridad y en un tono de voz apropiado, los
temas y objetivos de la asamblea.
o Dando la palabra a los que solicitaron intervenir, respetando
estrictamente el orden en el que lo hicieron.
o Lanzando oportunamente preguntas y repreguntas que ayuden a
profundizar en el análisis.
o En el curso de la asamblea ir sintetizando y devolviendo la información al
grupo.
o Resaltando el aporte de las intervenciones que ayuden a salir de los
entrampes y agilicen la comunicación.
o «Interrumpir» oportuna y atinadamente aquéllas en las que se perciba
redundancia, distorsión o desvío del tema.
o Fijar un día apropiado de la semana o de la periodicidad que se haya
determinado, para llevar a cabo las reuniones.
o Fijar un horario adecuado y que considere el momento de mayor
concentración de los usuarios.
o Tener siempre abierta la posibilidad de llevar a cabo reuniones
extraordinarias, para cuando se evalúe necesario.
o Hacer ver la utilidad de los temas a discutirse, el beneficio que representan
para el grupo las decisiones o acuerdos a los que se arriban.
o Garantizar el cumplimiento de los acuerdos y decisiones es determinante.
Probablemente éste sea el elemento motivador más fuerte y eficaz.
o Una reunión ordenada, ágil, con objetivos claros, temas concretos, donde
la comunicación es fluida; de por sI motiva. Es importante conseguir
fluidez en la comunicación y éste es el resultado precisamente de la
claridad, coherencia y sencillez de lenguaje que debe prevalecer durante
la discusión ordenada de cada punto previsto.
CONSEJO DIRECTIVO J.N.C.
César Rivas Peña
Presidente
(CAC La Florida)
Roberto Acuña Acuña
Vicepresidente
(COCLA)
Lucila Quintana Acuña
Directora
(CECANOR)
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Beltrán Apaza Enríquez
Director
(CECOVASA)
Juan Ventura Mendoza
Director (Bagua Grande)
DELEGADAS CONAMUCC JNC desde sus inicios:
GERENTE JNC
Lorenzo Castillo Castillo
Lucila Quintana Acuña
CECANOR - Coordinadora
CONAMUCC - JNC
EDICION Y CONTENIDO
Ela Pérez Alva
Reamila Flores Falcón
CAC Oro Verde
María Alvarez Carpio
COCLA
Diseño: Juan Pablo Balabarca S.
Cel: 9824-2198
Diagramación e Impresión:
Gino Graf E.I.R.L.
Telf.: 428-4546 Cel.: 9653-1802
Auspicio :
Benita Facundo Quevedo
CEPICAFE
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CAC SATIPO
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APARM
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