Organización Carpetas Contratos

PROCEDIMIENTO
ORGANIZACIÓN CARPETAS - CONTRATOS
PD-31-03-V0
OBJETIVO: Establecer los parámetros para organizar y controlar las carpetas generadas de la contratación efectuada por la FDN
ALCANCE: El procedimiento abarca todos los contratos suscritos con personas naturales o jurídicas celebrados con la FDN
RESPONSABLE: Vicepresidencia Jurídica y Secretaria General
GENERALIDADES
- la contratación de la FDN se regirá bajo el manual de compras y Administración de bienes establecido por la entidad.
- Como parte del control y seguimiento a la documentación de los contratos, las carpetas contaran con una lista de verificación para garantizar que contengan todos los requisitos
exigidos en la contratación, tanto para los contratos de persona natural, jurídica, convenios y contratos interadministrativos.
- La lista de chequeo se ubicará en la solapa superior en la parte interna de la carpeta desde el momento de la apertura.
- Las carpetas de los contratos se conformarán teniendo en cuenta lo siguiente:
- Carpeta doble solapa.
- Máximo 200 folios por carpeta.
- Organizada cronológicamente iniciando la carpeta con la última fecha.
- Foliada iniciando desde el documento más reciente.
- Lista de chequeo de los documentos que contiene la carpeta.
- Rotulo de carpeta.
ENTRADAS
Documentos del
proveedor, según
lista de chequeo
Documentos del
proveedor, según
lista de chequeo
Carpeta de
contrato
Memorando y
Carpeta de
contrato
ACTIVIDADES
SALIDAS
1. Elaborar solicitud de
contrato
Formato de
solicitud de
contrato o
modificación de
contrato
2. Conformar Carpeta
Carpeta con los
documentos del
contrato
3. solicitar contratación
Memorando y
Carpeta de
contrato
El área que solicita el contrato del bien o servicio, recopila y verifica Área solicitante del bien
que se encuentren todos los documentos del proveedor con el o servicio.
propósito de iniciar la conformación de la carpeta con los
documentos; los cuales pueden ser: Oferta proveedor, CDP, solicitud
de contratación o modificación de contrato, fotocopias cédulas,
formulario de vinculación, estudio SARLAFT, HV Función Pública,
entre otros documentos según lo exija el manual de Compras y la
lista de chequeo aplicable.
Una vez organizada la carpeta el área interesada elabora el Área solicitante del bien
memorando de solicitud de contratación el cual va con radicación de o servicio.
correspondencia y firmado por el gestor según el manual de
compras. Finalmente es entregado a la Vicepresidencia Jurídica para
la elaboración del contrato.
El abogado asignado para la elaboración del contrato verifica que la Vicepresidencia Jurídica
solicitud de contratación se encuentre con la información completa
y correcta, así como la verificación de los documentos según el
manual de Compras y la lista de chequeo que aplique.
4. Verificar documentación de
contratación
NO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
El área interesada del contrato con base en los documentos Área solicitante del bien
entregados por el proveedor, diligencia el formato de Solicitud de o servicio.
Contrato o de Modificación de contrato vigente, y es entregado al
área Jurídica para el respectivo tramite.
En caso que la información no sea completa y correcta para realizar
el contrato, se devolverá la carpeta con las observaciones del caso al
empleado o área interesada.
¿La información
para contratar
es correcta?
SI
Memorando y
Carpeta de
contrato.
Preliminar del
contrato
5. Elaborar contrato
6. Revisar contrato
1
A
Preliminar
Contrato
archivado en
carpeta
Contrato con
ajustes o
comentarios si
es el caso
El contrato se elaborará de acuerdo con los parámetros establecidos Vicepresidencia Jurídica
previamente por las partes y los lineamientos descritos en el Manual
de Compras de la entidad.
una vez elaborado el contrato éste entrará en revisión, dicha
actividad será realizado por el abogado encargado de la elaboración
del contrato, el jefe del área o solicitante de la elaboración del
contrato y el Vicepresidente Jurídico, quienes establecerán si se
debe realizar modificaciones o se puede pasar directamente para
firma de las partes.
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Vicepresidente Jurídico,
Abogado, Área
Solicitante de la
apertura del contrato.
FR-37-01-V1
PROCEDIMIENTO
ORGANIZACIÓN CARPETAS - CONTRATOS
PD-31-03-V0
ENTRADAS
ACTIVIDADES
SALIDAS
DESCRIPCIÓN
A
NO
1
RESPONSABLE
Vicepresidente Jurídico,
Abogado, Área
Solicitante de la
apertura del contrato.
¿El contrato es
aprobado?
SI
Contrato
definitivo
Contrato
Firmado
7. Firma del Contrato
Carpeta,
contrato y
pólizas
Carpeta
organizada
8. Archivar contrato y pólizas
Carpeta
organizada
formato Único
de inventario
Documental
9. Entrega de carpeta para
archivo
Formato único
de inventario
documental y
carpeta
Carpeta
revisada
10. Verificar la organización
de la carpeta
¿Cumple con los
parámetros
archivísticos?
una vez revisado y aprobado el contrato se envía para firma de las Abogado
partes.
Vicepresidencia Jurídica.
Igualmente, se verifican que las pólizas se encuentren dentro de los Área Interesada.
requerimientos según el contrato.
Firmado el contrato por las partes y aprobadas las pólizas se Secretaria
archivan dentro de la carpeta conformada para tal fin.
Vicepresidencia Jurídica
Las carpetas de contrato se entregan al área de Archivo para su Secretaria
custodia, conservación y administración mediante el formato Único Vicepresidencia Jurídica
de inventario Documental. Dichos contratos son de consulta
exclusiva del área Jurídica y deben ser solicitados por el personal del
área. Los préstamos entre áreas se registrarán en el formato de
control.
Los funcionarios del área de Archivo verifican que la carpeta esté Área de Archivo y
organizada de acuerdo con los lineamientos archivísticos Correspondencia
establecidos y los descritos en la actividad de Conformación de
Carpeta del presente procedimiento.
Los Funcionarios de Archivo verifican que la carpeta cumpla con los Área de Archivo y
parámetro de organización.
Correspondencia
En caso que se encuentre alguna observación sobre la organización
se comunica y entrega al responsable de la misma.
SI
NO
El Funcionario encargado de la carpeta, realizará los ajustes o Secretaria
recomendaciones efectuadas por el personal de Archivo y entregará Vicepresidencia Jurídica
nuevamente para la respectiva custodia.
11. Corrección de los
parámetros de entrega de la
carpeta
Carpeta
contrato
12. Administración de archivo
NO
2
Carpeta en
Módulos de
archivo
El área de archivo se encargará de la custodia de los contratos y Área de Archivo y
realizará el control de préstamo.
Correspondencia
Los contratos entregados al área de Archivo deben ser organizados
en el modulo correspondiente e inventariados para el respectivo
control y administración.
¿Tiene
entregables el
contrato?
SI
Documentos
entregables
13. Anexar a la carpeta los
entregables
Documentos
archivados en
carpeta
Sí el contrato estipula la entrega de documentos, archivos o Área Solicitante
cualquier tipo de entregable, (Informe de supervisor, facturas,
pagos, comunicaciones, entre otros), estos se anexarán
directamente a la carpeta con el fin que sean consultados las veces
que se necesite.
B
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FR-37-01-V1
PROCEDIMIENTO
ORGANIZACIÓN CARPETAS - CONTRATOS
PD-31-03-V0
ENTRADAS
ACTIVIDADES
SALIDAS
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Área Solicitante
B
¿Se requieren
modificaciones
al contrato?
NO
3
SI
Informe
supervisorJustificación de
modificación
14. Generar el Otro sí y
anexar a la carpeta las
modificaciones
Otro sí y polízas
archivadas
En caso que el contrato cuente con modificaciones el área Jurídica Secretaría
elabora el Otro sí y valida las polízas nuevamente (si aplica), solicita Vicepresidencia Jurídica
la carpeta al área de Archivo para insertar los documentos.
Área Solicitante
Supervisor de Contrato
¿Requiere de
acta de
liquidación?
2, 3
Carpeta
contrato
15. Elaborar acta de
liquidación
16. Calificar al proveedor
Acta de
Liquidación
calificación del
contrato
De acuerdo con las condiciones contractuales pactadas se elabora el Área Solicitante
acta de liquidación para cerrar el contrato y si es el caso efectuar el Supervisor de Contrato
último pago.
Llenar el formato de calificación de proveedores al final del contrato Área Solicitante
con el fin de dar una nota definitiva a los servicios proveídos y tener Supervisor de Contrato
una referencia del servicio en caso de querer volver a contratar con
los mismos
DESCRIPCIÓN DE CONTROLES
ACTIVIDAD: 6. Revisar Contrato
QUE CONTROLO: cumplimiento de los parámetros establecidos previamente, tanto del cliente, como de la entidad.
COMO: realizando una verificación del contrato previamente elaborado antes de ser firmado.
QUIEN: Vicepresidente jurídico, abogado y Jefe del área solicitante.
CUANDO: cada vez que se elabore un nuevo contrato.
EVIDENCIA: contrato con vistos buenos.
DESCRIPCIÓN DE CONTROLES
ACTIVIDAD: 10. Verificar la organización de la carpeta
QUE CONTROLO: cumplimiento de los parámetros archivísticos de organización para posterior conservación.
COMO: verificando que se encuentre organizada en cuanto a folios, orden cronológico, tipo de carpeta, lista de chequeo y rótulos.
QUIEN: Analista de Archivo y Correspondencia.
CUANDO: cada vez que se entregue un contrato para custodia.
EVIDENCIA: Formato de inventario documental.
Compromiso generado
Cuando se entrega:
ACUERDOS DE GESTIÓN
Quien cumple el
Entregado a:
compromiso:
Que entrega
medio de entrega
DOCUMENTOS RELACIONADOS
Formulario de vinculación persona natural o jurídica FR-22-07 y FR-22-08
Formato único de inventario documental. FR-33-15
Manual de compras y Administración de Bienes MA-33-01
Manual de archivo MA-33-02
Lista de Chequeo Contrato Personal Natural
Lista de Chequeo Contrato Personal Jurídica
Lista de Chequeo convenios y Contratos Interadministrativos
Lista de Análisis Derivados implícitos
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FR-37-01-V1
PROCEDIMIENTO
ORGANIZACIÓN CARPETAS - CONTRATOS
PD-31-03-V0
GLOSARIO:
CDP: el Certificado de disponibilidad presupuestal es el documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir, la existencia del rubro y la apropiación presupuestal
suficiente para atender un gasto determinado.
SARLAFT: Sistema de Administración de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. Sistema que controla y mitiga los riesgos a los que puede estar expuesta la entidad ante el
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
0
FECHA
09/06/2015
CAMBIOS REALIZADOS
Creación del documento para la organización de las carpetas generadas por contratos
ELABORÓ:
REVISÓ:
APROBÓ:
Original Firmado
Heydi Carolina Chaparro Lopez
Secretaria Vicepresidencia Jurídica
Original Firmado
Nicolas Mora Betancur
Abogado
Original Firmado
Nestor Fagua Guauque
Vicepresidente Jurídico y Secretario General
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