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UNIDAD DE INFORMACIÓN COORDINACIÓN DE ARCHIVOS TRATAMIENTO Y DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS PROBLEMATICA Debido a que en nuestras oficinas tenemos • Una cantidad enorme de documentos almacenados. • Falta de espacios para resguardar documentos. • Desconocimiento que se debe resguardar. Unidad de Información 14 de Junio de 2014 PROBLEMATICA Unidad de Información 14 de Junio de 2014 PROBLEMÁTICA Unidad de Información 14 de Junio de 2014 PROBLEMÁTICA Unidad de Información 14 de Junio de 2014 Baja documental Identificar inventarios documentales de expedientes con plazo vencido en el Cuadro General de Clasificación Una vez valorados los documentos , a UI envía la información a CEGAIP Unidad de Información Hacer solicitud de baja a la Unidad de Información La UI valora la documentación mediante la ficha de prevaloración hecha por archivo de tramite CEGAIP valora los documentos y emite autorización para la baja Autorizada la baja se procede a firmar Acta Circunstanciada y se procede a la destrucción del documento 14 de Junio de 2014 PROCESO PARA DAR DE BAJA DOCUMENTOS DE ARCHIVO 1. 2. 3. 4. 5. 6. Se identifica en los inventarios documentales los expedientes con plazo vencido el cual se indica en el Cuadro General de Clasificación. Se hace la solicitud a la unidad de Información. La unidad de información valora la documentación, mediante la ficha de prevaloración hecha por el archivo de tramite y los inventarios documentales. La unidad de Información envía la información a CEGAIP CEGAIP revisa los documentos y emite el documento donde se autoriza la baja documental. Una vez autorizada la baja se elabora el acta circunstanciada y se procede a su firma al momento de la destrucción de los documentos. Unidad de Información 14 de Junio de 2014 SOLUCIÓN Unidad de Información 14 de Junio de 2014 COMO LOGARLO Unidad de Información 14 de Junio de 2014 EXPURGO Separar o limpiar Unidad de Información 14 de Junio de 2014 1. PASO. SEPARAR Unidad de Información 14 de Junio de 2014 TRATAMIENTO Y DISPOCISIÓN DE LOS DOCUMENTOS En los archivos de tramite así como existen • Documentos del acervo de archivo, • Documentos de Comprobación administrativa inmediata • Documentos de Apoyo informativo Unidad de Información 14 de Junio de 2014 DOCUMENTOS DE ARCHIVO DOCUMENTOS DE ARCHIVO • Es aquel que sin importar su formato o medio ha sido creado, recibido, manejado y usado por un individuo u organización en cumplimiento de obligaciones legales y en el ejercicio de su actividad, es decir, son producidos en forma natural en función de una actividad administrativa. Unidad de Información 14 de Junio de 2014 CARACTERÍSTICAS 1. Documentos identificados con alguna codificación del Cuadro General de Clasificación Archivística de la dependencia. 2. Testimonio y garantía documental del acto administrativo, es documentación única. 3. Son o pueden ser patrimonio documental. 4. Cumplida su vigencia administrativa pasan al Archivo de Concentración para su conservación precautoria o se tramita su baja. 5. Su baja es la que indica en el CGCA y el CADID Unidad de Información 14 de Junio de 2014 ADMINISTRATIVOS Unidad de Información 14 de Junio de 2014 CONTABLES Unidad de Información 14 de Junio de 2014 LEGALES Unidad de Información 14 de Junio de 2014 DOCUMENTOS DE COMPROBACION ADMINISTATIVA INMEDIATA DOCUMENTOS DE COMPROBACION ADMINISTATIVA INMEDIATA Son creados o recibidos por una institución o individuos en el curso de trámites administrativos o ejecutivos y amparan la realización de un acto administrativo inmediato. Unidad de Información 14 de Junio de 2014 DOCUMENTOS DE COMPROBACION ADMINISTATIVA INMEDIATA CARACTERISTICAS • Son producidos en forma natural en función de una actividad administrativa. • Son comprobantes de la realización de un acto administrativo inmediato. • No son documentos estructurados con relación a un asunto. Unidad de Información 14 de Junio de 2014 DOCUMENTOS DE COMPROBACION ADMINISTATIVA INMEDIATA Características • No se clasifican conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística. • No son transferidos al Archivo de Concentración. • Su baja debe darse de manera inmediata al terminó de su utilidad o una vez concluida su vigencia, eliminándose bajo supervisión y levantamiento de un acta administrativa. • Su vigencia es de máximo 1 año y mínimo 6 meses Unidad de Información . 14 de Junio de 2014 DOCUMENTOS DE COMPROBACION ADMINISTATIVA INMEDIATA Unidad de Información 14 de Junio de 2014 DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO Unidad de Información DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO Está constituido por ejemplares múltiples de origen y características diversas cuya utilidad en las unidades responsables reside en la información que contiene para apoyo de las tareas asignadas. Unidad de Información 14 de Junio de 2014 DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO CARACTERISTICAS • Generalmente son ejemplares múltiples que proporciona información, no son originales. • No se transfiere al Archivo de Concentración. • Carecen de conceptos tales como vigencias o valores administrativos. • Su vigencia es inmediata al termino de su utilidad Unidad de Información 14 de Junio de 2014 DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO Unidad de Información 14 de Junio de 2014 PASO 2. ORGANIZAR Unidad de Información 14 de Junio de 2014 Los documentos deben estar debidamente relacionados en el formato de baja. Almacenados en las cajas las cuales deben estar identificadas con la caratula de caja No deben tener ningún tipo de Clip, Carpeta ledford, 3 aros, broches bacos, sujeta documentos. Ordenados con base a la relación que se presenta Separados de documentos de Comprobación Administrativa Inmediata de los de Apoyo Informativo Unidad de Información 14 de Junio de 2014 REQUISITOS PARA LA BAJA DE DOCUMENTOS DE EXPURGO 1. Los documentos deben estar debidamente inventariados y relacionados en el formato de baja. 2. Almacenados en cajas debidamente identificadas con la caratula de identificación. 3. No deben llevar grapas, clip’s, broches mariposa o sujeta documentos, carpetas ledford o de tres aros, broches bacos. 4. Los documentos ordenados con base al listado que se esta emitiendo. 5. Separados por Documentos de Comprobación Administrativa inmediata y Documentos de Apoyo Informativo. Unidad de Información 14 de Junio de 2014 2. ALMACENAMIENTO Y/O BAJA Unidad de Información 14 de Junio de 2014 Se realiza la solicitud a la unidad de información para llevar a cabo la baja mediante memorando Se procede al a firma del Acta y a la destrucción del documento Unidad de Información Especificar que son documentos de Comprobación Administrativa Inmediata y de Apoyo Informativo Comunicarse a la UI para informar del traslado Se realiza el Acta circunstanciada La UI valora y verifica que los documentos correspondan a los inventarios 14 de Junio de 2014 PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE DOCUMENTOS DE EXPURGO Una vez identificados los documentos expurgados a dar de baja 1. Se realiza la solicitud mediante memorándum a la Unidad de Información 1. 2. 3. 4. 5. Se debe especificar que son documentos de con valor de Comprobación administrativa inmediata o de Apoyo Informativo. Se comunica a la UI para el traslado de los mismos. La unidad de Información valora y verifica que los documentos correspondan a los inventarios Una vez valorados los documentos se realiza el Acta Circunstanciada. Se procede a la firma del Acta Circunstanciada el día de la destrucción del documento. Unidad de Información 14 de Junio de 2014 Material de Apoyo http://www.slpsalud.gob.mx/ui/ Unidad de Información 14 de Junio de 2014 Contacto LMI Isaac Moreno Flores Jefe de la Unidad de Información [email protected] LBI Gisela Zambrano Gómez Coordinadora de Archivos [email protected] (444) 834-1100 Ext. 21293 Unidad de Información 14 de Junio de 2014