I-AC-SC-010 V 4.0 Procedimiento para la atención de

I-AC-SC-010 V 4.0 Procedimiento para la atención de

INSTRUCTIVO POR MEDIO DEL CUAL SE DEFINE EL PROCEDIMIENTO PARA LA
ATENCIÓN DE INSCRIPCIONES SOBRE OPERACIONES ESPECIALES
Referencia: DOCUMENTOS NECESARIOS PARA LA INSCRIPCIÓN DE OPERACIONES
SOBRE ACCIONES O BONOS CONVERTIBLES EN ACCIONES REALIZADAS POR
FUERA DE BOLSA DE CONFORMIDAD CON LA CIRCULAR BÁSICA JURÍDICA C.E. 09
DE 2014 PARTE III DEL TÍTULO I DEL CAPÍTULO I SUPERINTENDENCIA FINANCIERA
DE COLOMBIA.
Remitente: VICEPRESIDENCIA JURÍDICA
Destinatarios: DEPOSITANTES DIRECTOS, EMISORES Y ADMINISTRADORES DE
EMISIONES DEL MERCADO DE VALORES
Fecha de Expedición: 07 de Marzo de 2016
Instructivos que deroga: I-AC-SC-010 Versión 4.0
El presente instructivo establece el procedimiento para atender los actos o hechos jurídicos
contemplados en la Circular Básica Jurídica C.E. 09 de 2014 Parte III del Título I del capítulo
I, expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia, cuando sea Deceval, en virtud
del ejercicio de la administración de los libros de accionistas de los emisores que lo hayan
contratado, la entidad encargada de realizar el análisis jurídico de los documentos soporte, y
en esa medida, de aprobar o rechazar las operaciones especiales sobre acciones o bonos
convertibles en acciones realizadas por fuera de bolsa.
De acuerdo con las disposiciones legales vigentes, son aplicables a las operaciones
especiales, además de la norma en comento, la Ley 964 de 2005, el Decreto 2555 de 2010,
la Carta Circular 94 de 2011 de la Superintendencia Financiera y las demás normas
aplicables a cada acto o hecho jurídico que soporta la transferencia de la propiedad de estos
valores.
Deceval S.A. realizará la anotación en cuenta, conforme con los principios contenidos en el
artículo 2.14.1.1.1. del Decreto 2555 de 2010, y especialmente, de acuerdo con el principio
de rogación en virtud del cual, para la realización de cada registro se requerirá solicitud
previa del titular del valor o derecho registrado o de la entidad competente y autorizada para
tal fin. Por lo tanto, no procederán registros a voluntad o iniciativa propia del Depósito
Centralizado de Valores, salvo casos reglamentarios previamente establecidos.
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Teniendo en cuenta dicho principio y en consideración a que Deceval asume la
responsabilidad ante el emisor del análisis jurídico de las operaciones, en todos los
documentos soporte deberá constar la cantidad de acciones en números enteros (en virtud
de lo dispuesto en el artículo 378 del Código de Comercio) y el emisor, el cual deberá
coincidir con el registro que para los efectos realicen los depositantes directos.
De conformidad con la circular externa, son dos las clases de actos o hechos jurídicos así:
I.
CLASES DE ACTOS O HECHOS JURÍDICOS
1. Actos o hechos jurídicos que no requieren información previa a la
Superintendencia Financiera para su inscripción en el libro de registro de
accionistas:
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
H.
Donaciones.
Sucesiones.
Órdenes judiciales.
Fusiones.
Escisiones.
Cesión de activos y pasivos.
Liquidación de sociedades conyugales o comerciales.
Daciones en pago, aportes en especie, negocios fiduciarios y transacción cuando
representen el 2% o menos de las acciones en circulación.
2. Actos o hechos jurídicos que requieren información previa a la
Superintendencia Financiera de Colombia para su inscripción en el libro de
registro de accionistas
A. Daciones en pago, aportes en especie, negocios fiduciarios, cuando representen más
del 2% de las acciones en circulación.
B. Compraventas entre un mismo beneficiario real, conforme se establece en el artículo
6.15.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010.
II. DOCUMENTOS SOPORTE PARA EL REGISTRO EN EL LIBRO DE TENEDORES
1. Aspectos relevantes a tener en consideración, aplicables a todas las operaciones
contenidas en la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera:
1.1 Las escrituras públicas, los certificados de existencia y representación legal de las
sociedades, los registros civiles y las sentencias judiciales se pueden presentar en
copia auténtica o autenticada, o, en caso de que se presenten en copia simple, la
persona que los allegue deberá adjuntar la manifestación de que se trata de copia
que corresponde íntegramente con el original y que se exime de responsabilidad a
Deceval en caso de que no sea cierto y se ocasionen perjuicios a terceros.
1.2 Para todas las operaciones especiales se deberá adjuntar copia simple de los
documentos de identidad de los intervinientes, es decir copias de las cédulas de
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ciudadanía para los mayores de edad, y copias de los registros civiles de los menores
de edad, quienes de conformidad con el artículo 62 del Código Civil deberán ser
representados en dichos actos por sus padres, de manera conjunta.
1.3 Para todas las operaciones en las que se encuentren involucradas personas
jurídicas, se deberán adjuntar los certificados de existencia y representación legal de
las mismas, expedidos dentro de los treinta (30) días anteriores a la presentación
ante Deceval, de la documentación requerida para la aprobación de las mismas. Así
mismo, se deberá adjuntar copia de los documentos de identidad del representante
legal de la sociedad involucrada en la operación.
1.4 Los poderes generales que se adjunten para la aprobación de las operaciones
especiales, deberán tener el sello de no haber sido revocados dentro de los treinta
(30) días anteriores a la presentación ante Deceval, de la documentación requerida
para la aprobación de las mismas. En caso de que el poder haya sido conferido en el
extranjero, deberán tener el sello de vigencia de no haber sido revocado dentro de los
tres (3) meses anteriores a la presentación en Deceval.
1.5 Los poderes especiales que se adjunten para la aprobación de las operaciones
especiales, deberán establecer en primer lugar para qué clase de operación se
otorgan, la cantidad de acciones involucradas (acciones en números enteros), el
emisor y el adjudicatario de las mismas. Adicionalmente deberán tener el sello de
reconocimiento de firma de ambas partes y ser otorgados dentro de los treinta (30)
días anteriores a la presentación ante Deceval, de la documentación requerida para
la aprobación de las operaciones.
1.6 En los negocios jurídicos en los que intervenga una persona como contratante y en
representación de su contraparte, de conformidad con lo establecido en el artículo
839 del Código de Comercio, se deberá adjuntar la autorización expresa del
representado, que para el caso de las personas naturales será el poder especial y
para las personas jurídicas la copia auténtica del acta del máximo órgano social,
mediante la cual se apruebe la operación.
1.7 Respecto de los documentos que prueban el estado civil de las personas, se tendrán
en cuenta:
A. Copia autentica, autenticada o simple (con la manifestación que se trata de una
copia idéntica a la original y que se exime a Deceval en caso de faltar a la verdad) del
registro civil de nacimiento, matrimonio y defunción.
B. Partidas eclesiásticas de bautismo, matrimonio y defunción, emitidas por Curas
Párrocos siempre y cuando el acto o hecho relacionado con el estado civil haya
ocurrido con anterioridad al 15 de junio de 1938.
C. Copia de la partida o folio correspondiente al registro civil, o certificados emitidos
con base en los mismos, expedidos por autoridad competente (notarios o
registradores municipales o en su defecto alcalde municipal) en los términos del
Decreto 1260 de 1970.
1.8 Para los casos en los cuales el Emisor tenga establecido vía estatutos el derecho de
preferencia sobre sus acciones, los inversionistas deben adjuntar autorización por
parte del Emisor, donde manifieste que se ha surtido el debido proceso de derecho
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de preferencia. Esta autorización no es requerida para las operaciones: Sucesiones,
Liquidación de Sociedad Comercial y Conyugal.
2. Documentación requerida para la aprobación de cada una de las operaciones contenidas
en la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera.
2.1 Donaciones:
Documento auténtico en que conste la manifestación de la voluntad de donar por parte del
donante y la aceptación del donatario a la oferta de aquel, el emisor y el número de acciones
en números enteros que son objeto de la donación.
Si la donación supera los cincuenta (50) salarios mínimos mensuales legales vigentes
deberá haber insinuación judicial o notarial, que es el procedimiento por medio del cual, el
juez o el notario autoriza, mediante escritura pública o sentencia judicial, las donaciones
cuyo valor exceda la suma de cincuenta (50) salarios mínimos mensuales legales vigentes,
siempre que donante y donatario sean plenamente capaces, lo soliciten de común acuerdo y
no se contravenga ninguna disposición legal.
2.2. Sucesiones
A. Copia de la sentencia proferida por juez de la República o de la escritura pública en la
cual conste la partición, adjudicación y la identificación de las acciones, esto es:
emisor y número de acciones en números enteros.
B. En virtud de lo dispuesto por el artículo 78 de la Ley 964 de 2005, en concordancia
con lo establecido en el numeral 7 del artículo 127 del Estatuto Orgánico del Sistema
Financiero, para la entrega directa en virtud de la sucesión, se deberá adjuntar el
MODELO TRASPASO POR SUCESION DE DOMINIO DE LAS ACCIONES o
declaración extrajuicio que contenga todas las manifestaciones que se señalan en el
modelo, el cual se encuentra en la MA-GT-003 MATRIZ DOCUMENTOS
REQUERIDOS PARA OPERACIONES ESPECIALES publicado en el portal web de
Deceval (Ver numeral IV del presente instructivo). En uno y otro caso, en el
documento se deberá establecer la cantidad de acciones en números enteros y el
emisor, que se adjudican a cada uno de los herederos.
Adicionalmente se deberá adjuntar el registro civil de defunción, y los registros civiles
con los cuales se acredite el parentesco con el causante. En caso de que se trate de
uniones maritales de hecho, se deberá adjuntar la sentencia o escritura pública
mediante la cual se decrete la existencia de la unión marital de hecho, o dos
declaraciones extrajuicio de terceros en las que se establezca que al momento de la
muerte, el causante convivía con su compañero o compañera permanente, suscrita
por personas diferentes de los compañeros.
2.3 Órdenes judiciales o administrativas:
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Copia de la providencia judicial, resolución o acto de carácter administrativo que ordena el
traspaso de los valores en los cuales conste la adjudicación y la identificación de las
acciones. Esto es: emisor, número de acciones en números enteros, adjudicatario y valor
asignado a cada una de las acciones.
2.4 Eventos corporativos (fusiones escisiones y cesiones de activos y pasivos):
A. Para el caso de fusiones y escisiones, copia de la escritura pública contentiva de la
reforma estatutaria o documento privado en caso de tratarse de una SAS, en el que
se identifique el emisor, número de acciones y el adjudicatario de las mismas.
En caso de que dicha información no se encuentre dentro de la escritura pública de
fusión o escisión, se requerirá, además de esta, extracto de las notas de los estados
financieros de la sociedad en donde conste el número de acciones y el emisor,
certificados por el revisor fiscal o representante legal de la sociedad.
En los casos de cesiones de activos y pasivos, los documentos contentivos de la
cesión en los cuales conste la cantidad de acciones y el emisor, objeto de la
operación y las autorizaciones legales que sean del caso.
B. Certificado de la Cámara de Comercio que haya sido expedido dentro de los 30 días
anteriores a la solicitud de aprobación de la operación, donde conste el registro de la
reforma.
2.5 Eventos corporativos realizados en el exterior por sociedades extranjeras
(fusiones escisiones y cesiones de activos y pasivos):
Para el caso de estos eventos corporativos, se requiere documento que en el país de origen
corresponda a una reforma estatutaria o que su equivalente cumpla con la formalidad que la
legislación mercantil colombiana exige para el cambio de titularidad, a fin de que el
representante legal de la sociedad receptora de la inversión proceda con los trámites
tendientes a la modificación de la composición del capital social en el registro mercantil.
Para la legalización o apostille, se deberá tener en cuenta el procedimiento descrito en la
Resolución 4300 de 2012, por la cual se adopta el procedimiento para apostillar o legalizar
documentos.
Adicionalmente, para los casos en los que las sociedades extranjeras desarrollen su objeto
social en Colombia, se deberá anexar el certificado de existencia y representación legal
expedido por una Cámara de Comercio de Colombia que haya sido expedido dentro de los
30 días anteriores a la solicitud de aprobación de la operación, en las condiciones que se
señalan al inicio de este documento.
2.6 Traspaso en virtud de liquidación de sociedades conyugales:
Copia de la sentencia judicial o de la escritura pública otorgada ante notario en los cuales
conste el trabajo de partición y adjudicación y la identificación de las acciones. Esto es:
emisor, número de acciones en números enteros, adjudicatario.
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2.7 Traspaso en virtud de liquidación de sociedades comerciales:
Copia auténtica de la escritura pública o acta de la reunión del máximo órgano social en la
cual se haya aprobado la cuenta final de liquidación en los términos del artículo 247 del
Código de Comercio, en el cual se establezca la cantidad y el emisor de las acciones a
restituir., acompañado del certificado de la cámara de comercio que haya sido expedido
dentro de los 30 días anteriores a la solicitud de aprobación de la operación que acredita su
registro.
2.8 Traspaso en virtud de una dación en pago cuando representen el 2% o menos de
las acciones en circulación:
Se deberá acreditar con la copia auténtica del contrato de dación en pago, el cual debe
contener la cantidad de acciones en números enteros y el emisor, y, adicionalmente, la
preexistencia de la respectiva obligación, la cual debe haber nacido por lo menos con un año
de anticipación y debe encontrarse vencida a la fecha de la presentación de la solicitud,
conforme a lo preceptuado en el artículo 6.15.2.1.2 literal f del Decreto 2555 de 2010. Dicha
preexistencia se podrá atestiguar mediante certificación del revisor fiscal o de un contador
público o a través de declaración otorgada bajo la gravedad de juramento con fines
exclusivamente probatorios, en las cuales conste la fecha de vencimiento de la obligación y
su cuantía, diferenciando claramente el monto que se adeuda por concepto de capital y por
concepto de intereses.
2.9. Traspaso en virtud de una dación en pago cuando representen más del 2% de las
acciones en circulación:
Cuando el traspaso supere el 2% de las acciones en circulación, además de los documentos
señalados en el numeral II.2.8 del presente instructivo, deberá adjuntarse la autorización que
para los efectos expida la Superintendencia Financiera de Colombia.
2.10 Traspaso en virtud de aportes en especie a sociedades comerciales, cuando
representen el 2% o menos de las acciones en circulación:
Se deberá acreditar con copia auténtica del acta del órgano social competente o de la
escritura pública de constitución o reforma donde conste el avalúo respectivo, el número de
acciones en números enteros objeto de transferencia y el emisor de las mismas.
2.11 Traspaso en virtud de aportes en especie a sociedades comerciales, cuando
representen más del 2% o menos de las acciones en circulación:
Cuando el traspaso supere el 2% de las acciones en circulación, además de los documentos
señalados en el numeral II.2.10 del presente instructivo, deberá adjuntarse la autorización
que para los efectos expida la Superintendencia Financiera de Colombia.
2.12 Traspaso en virtud de negocios fiduciarios cuando representen el 2% o menos de
las acciones en circulación:
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Se deberá gestionar con la copia del contrato de fiducia mercantil o del encargo fiduciario
(según corresponda) en el cual se identifiquen claramente el titular de las acciones a
transferir, la cantidad y el emisor. Acompañado del certificado de existencia y representación
de legal de la sociedad fiduciaria, expedido por la Superintendencia Financiera
En cuanto traspasos por restitución al fideicomitente, certificación expedida por el revisor
fiscal de la sociedad fiduciaria en la cual conste el número y beneficiario de las acciones
objeto de la transacción.
2.13. Traspaso en virtud de negocios fiduciarios cuando representen más del 2% de
las acciones en circulación:
Cuando el traspaso supere el 2% de las acciones en circulación, además de los documentos
señalados en el numeral II.2.12 del presente instructivo, deberá adjuntarse la autorización
que para los efectos expida la Superintendencia Financiera de Colombia.
2.14 Traspaso en virtud de transacción:
Se deberá acreditar con la copia autentica del contrato de transacción en el cual se indique
emisor, número entero de acciones y el adjudicatario de las mismas, así como la
manifestación de la voluntad de las partes de dirimir una actual o futura discrepancia
relacionada con la titularidad de las acciones objeto de transferencia y la reciprocidad de
concesiones que se hacen con tal fin.
2.15 Traspaso por compraventa entre un mismo beneficiario real:
Deberá acreditarse con la respectiva copia autentica del contrato de compraventa entre el
vendedor, en el cual conste la cantidad de acciones en números enteros y el emisor.
Adicionalmente de acuerdo con el artículo 6.15.1.1.3, los traspasos de acciones u otra
modalidad de capital con derecho a voto entre personas que constituyen un mismo
beneficiario real, deberán ser informados a la Superintendencia Financiera de Colombia, en
lo relativo a la transacción que se proyecta efectuar y acreditar ante dicha entidad que las
personas entre quienes se va a realizar el traspaso constituyen un mismo beneficiario real,
por lo tanto, se deberá remitir el documento por medio del cual la Superintendencia
Financiera, acredita el cumplimiento de tal requisito.
2.16 Traspaso en virtud de un aporte en especie a Fondo de Inversión colectiva:
Los aportes de personas naturales a Fondos de Inversión Colectivas, no se encuentran
reguladas en la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera, tal como lo ha
expresado dicha Autoridad, por lo anterior estas operaciones no son objeto del análisis
jurídico por parte de la Vicepresidencia Jurídica de Deceval. Para el trámite de dichas
operaciones se requiere el registro de la operación, con la comunicación que envía el
Administrador de la Cartera. Los requisitos para realizar dichos aportes serán establecidos
en el respectivo reglamento del Fondo de Inversión Colectiva y validados por el depositante.
De todas formas, conforme al concepto de la Superintendencia para la transferencia de las
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acciones en virtud de un aporte en especie el reglamento deberá atender los siguientes
requisitos:
A. Que se acredite la calidad de accionista aportante.
B. Que se acredite que las acciones no se encuentran sujetas al derecho de preferencia.
C. Si las acciones están gravadas con prenda, se debe allegar la respectiva autorización
del acreedor.
D. La solicitud de inscripción en el libro de accionistas, que deberá detallar el precio al
cual se reciben las acciones, el número de acciones aportar, el número de unidades
de participación de la cartera que recibe el aportante y su valor.
E. Constancia del recibo de la copia del prospecto de inversión por parte del aportante.
F. Aceptación del aporte por parte de la sociedad administradora del Fondo de Inversión
colectiva.
2.17 Terminación mancomunidad cuentas alternativas creadas con la conjunción ¨O¨:
Deberá remitirse al depósito autorización suscrita por cualquiera de los titulares de la cuenta
(con reconocimiento de firmas ante notario público) en la que se manifieste expresamente la
razón por la cual se pretende terminar la mancomunidad y se contemple que el (los)
otorgante (s) exime (n) a Deceval de eventuales reclamaciones.
Tal autorización deberá contar con plena identificación de la cuenta a la cual habrán de
transferirse los valores, así como la descripción de los valores objeto de trasferencia, esto
es, emisor y cantidad expresada en números enteros y deberá ser acompañada de una
copia de la cédula de ciudadanía de (los) otorgante (s).
III. PROCEDIMIENTO
1. Una vez registrada la operación por parte del Depositante Directo, Deceval tendrá un
plazo de cinco (5) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de
radicación de los documentos para informar sobre la aprobación o rechazo de la misma.
Para todos los casos que presenten poca claridad o duda, Deceval quedará facultado para
rechazar la operación y solicitará la información adicional que considere pertinente. En este
caso, se devolverán todos los documentos al depositante directo, quien deberá radicarlos
nuevamente con el cumplimiento de la totalidad de la información requerida para el registro.
Esta comunicación se dirigirá al Depositante Directo dentro de las veinticuatro (24) horas
siguientes al rechazo de la operación. Será responsabilidad del Depositante Directo allegar
la información necesaria para aprobar la operación.
2. Recibida la documentación idónea Deceval procederá a realizar el registro en el libro de
accionistas.
Verificada la inscripción, dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a este evento,
Deceval
remitirá la información necesaria al emisor para que este envíe a la
Superintendencia Financiera, el anexo de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia
Financiera debidamente diligenciado.
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IV. GUÍAS PARA EL REGISTRO DE OPERACIONES ESPECIALES
Con la finalidad de ayudar al registro de operaciones especiales, DECEVAL , ha generado
una matriz que sirve de guía para la documentación que debe ser aportada en relación con
las operaciones especiales de donación, traspaso en virtud de una sucesión sin juicio de
sucesión, y la compraventa entre un mismo beneficiario real.
El documento se identifica como MA-GT-003 Matriz Documentos Requeridos Operaciones
Especiales y se encuentra publicado en el portal Web de Deceval sección formatos /
formatos Depositantes, Emisores y Administradores.
La implementación de estas medidas pretende ser una guía, sin que por ello deban causarse
traumatismos en el curso normal de las operaciones que se habían iniciado con anterioridad.
Este instructivo comenzará a observarse a partir de la fecha.
Cordialmente,
JORGE HERNÁN JARAMILLO OSSA
REPRESENTANTE LEGAL
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