Review Your Transcripts Online: Quick reference

Review Your Transcripts Online: Quick reference

Revise los datos de
campos de formularios
Folleto
Ultima actualización: 04/04/2013
Acerca de esta guía
Esta guía trata sobre reportes “en” o “fuera de línea”, de datos de los campos de formularios.
Salto a:
•
Procedimientos para la análisis en línea (página 2)
•
Procedimientos para la análisis fuera de línea (página 4)
Ejemplos de usos de reportes de campos de formularios (página 8)
•
Para ver una guía similar sobre un reporte de las transcripciones de todo tipo de consultas (formulario Web,
Agregar una consulta, Charla, Qwidget, y Mensajes de texto), ver “Revise general de transcripciones.” Otra guía,
“Revise sus transcripciones fuera de Línea,” cubre análisis de transcripciones de todos tipos de consultas que
usted puede producir fuera de línea.
¿Quién puede acceder los reportes?
Los reportes sobre los campos de formularios están
disponibles para las siguientes cuentas,
las cuales están subscritas a la Guía de configuración
del administrador:
•
•
•
El administrador de subscripción de grupo
(BME, Base Management Environment o
ambiente base de administración) puede
examinar los reportes de su institución o
grupo.
El administrador institucional (SUP, Service
Unit Profile o Perfil de unidad de servicio)
puede examinar los reportes de su institución
El administrador Consulte puede examinar los
reportes de su institución
¿Dónde se localizan los reportes?
Para examinar los últimos 90 días,
inmediatamente, vaya al módulo Consulte a
un bibliotecario (Consulte) y:
•
•
Pulse la pestaña Examinar
Transcripciones.
Pulse el enlace Exportaciones. Estos son
los reportes en línea.
Para examinar los últimos 90 días o más
anteriores y para tenerlos listos dentro de
24 horas:
• Pulse la pestaña Examine
Transcripciones.
• Pulse el enlace Fuera de Línea.
• Elija Datos en Campos como Tipo de
Reporte.
¿Porqué examinar los campos de formulario?
Los campos de formulario son los campos que usted provee en su(s) formulario(s) de entrada, ambos el
formulario de charla y el formulario Web, para recolectar información acerca del usuario que hace la consulta.
Examinar los datos proveídos en los formularios de entrada le permite:
•
Recolectar información demográfica acerca de sus usuarios
•
Recopilar estadísticas sobre páginas remitentes, tiempos de sesión, y tiempo de espera.
•
Medir el nivel general del equipo técnico de sus usuarios.
•
Producir estudios de distribución de dos variables basados en demografía, fechas, dominios de correo
electrónico, tiempos de consulta, códigos descriptivos, páginas de referencia, tipo, de navegador, y más.
Compare reportes “en línea” y “fuera de línea”
•
•
•
•
•
No impacta los recursos del sistema. Los reportes fuera de línea se generan durante horas valle de tal forma
que no compitan por los recursos de sistema existentes. Los reportes generados en línea pueden algunas
veces tomar algunos minutos para ejecutar porque reciben una baja prioridad de sistema en comparación con
la charla u otras tareas relacionadas con el trabajo con el fin de no causar un impacto negativo en el sistema.
La configuración y resultados se guardan. Los reportes fuera de línea son compilados de un día a otro
generando un archivo comprimido que se guarda en su cuenta de QuestionPoint por una semana. La
configuración puede usarse para varias solicitudes futuras. Los reportes en línea se generan de inmediato y
por una sola vez. Tan pronto como usted cierra la página, la información de su configuración se pierde y la
página vuelve a su configuración predeterminada.
Examinar Historial de Servicio. Usted puede examinar datos en su Historial de Servicio también así como
también datos de los últimos 90 días.
Solicitar 5 reportes a la vez. Usted puede solicitar 5 reportes fuera de línea simultáneamente
Examinar rangos de fechas más amplios, cuentas múltiples. Fuera de línea Usted puede generar varios meses
a la vez y los administradores BME pueden generar reportes para todas las instituciones al mismo tiempo. En
línea deben elegir una sola institución y un sólo mes.
•
Consultas incluidas con los datos. Las consultas del usuario pueden ser incluidas en los reportes fuera de
línea.
•
Ver los datos de otras bibliotecas. Fuera de línea usted puede ver los datos de otras bibliotecas si es que
asistió al usuario. En línea usted solo puede ver las transacciones de sus propios usuarios.
Advertencia: Un solo reporte es limitado a no más de 10,000 registros.
Análisis en línea
Procedimientos para la análisis en línea
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Campos de formulario para análisis actual de 90 días.
Vaya a Consulte >> Examinar Transcripciones >>Exportaciones
Cambie de institución (administradores BME solamente)
Cambie el mes si fuera necesario.
Elija el Formato de entrega.
Elija el Tipo de Sesión. Actualmente, los formularios de consulta Web se llaman “Enlaces de Formulario
de Consulta”
Seleccione/desactive los Campos Predeterminados si fuere necesario.
Seleccione/desactive los Campos de Formulario personalizados como sea necesario.
Pulse el botón Enviar. Si usted eligió un formato de entrega de XML o un archivo Delimitado,
Questionpoint envía un mensaje con los datos a su dirección de correo electrónico (Inicio/Mi
QuestionPoint > Parámetros>Dirección de correo electrónico)
Guarde el archivo en su computadora. Si se entrega un archivo XML o delimitado guárdelo como un
archivo de texto.
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Opciones y consejos para revistas en línea de los Campos de formularios
Descripción
Opción
Institución Institución (administrador de grupo
solamente)
Mes El mes actual y el mes más reciente son muy
probables a estar parciales debido a los 90
días en la base de datos actual.
Formato
Tipo de
sesión
• Ver el archivo Excel
(predeterminado)
• Exportar el archivo XML
• Exportar el archivo delimitado
(CSV). Elija su carácter delimitador;
el símbolo de barra vertical (|)es
predeterminado ya que casi no
aparece en otros datos.
•
•
•
•
•
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Enlace del formulario de la Consulta
/Formularios de Consulta en
Persona (elija Todos, Nuestros
Usuarios, o los usuario de terceros).
Agregar Consulta (Formulario de
Consulta en Persona)
próximamente; ahora incluidos en
Enlace de Formulario de Consulta
Sesiones de charla
Sesiones de Qwidget
próximamente; ahora incluidas en
Sesiones de Chat
Mensajes de Texto
Descripción
Opción
Campos F - Enlace de Formulario de Consulta y
predetermi Agregar Consulta; C – Charla y Qwidget; T nados Texto Número de Identificación de la
Consulta (F C T)
• Datos capturados (F C T). Incluye la
hora en la zona de tiempo de la
biblioteca que solicita el reporte
•
Dominio del correo electrónico del
usuario (F C)
•
Tipo de Formulario
(charla/consulta) (F C T)
Código de Resolución (C)
Hora de la Sesión (C)
Tiempo de Espera (C)
Dirección IP (F C)
Remitente (F C)
Navegador/SO (F C)
Conavegación (C)
Categoría (C)
•
•
•
•
•
•
•
•
Campos de
Formulario
(Número
de
identificaci
ón de
Campo)
Campos personalizados de sus formularios.
Si usted creó sus formularios usando
Administración de Formularios, los campos
se muestran para que usted los elija. Los
campos predeterminados que usted elige de
Administración de Formularios tienen un
número identificador de entre 1 al 11000).
Los campos nuevos que usted crea tienen
números identificadores sobre 11000.
Si usted creó sus formularios usando
Administración de Formularios, las etiquetas
de campo son encabezados de columna
(Excel) o etiquetas de elementos de datos
(XML, CSV).
Si usted no creó sus formularios usando
Administrador de Formularios de
QuestionPoint, los datos son reportados en
columnas después de los elementos de
datos designados Old Data1, Old Data 2, y
así sucesivamente.
Adicionalmente, cada elemento de datos es
precedido por una etiqueta de campo. Por
ejemplo: Si usted tiene un campo con la
designación Código Postal en un formulario
auto-hospedado, los datos en sí aparecerán
Descripción
Opción
como Código Postal:43017. Si usted
recolectó diferentes tipos de datos en la
misma posición de campo por un
determinado tiempo (por ejemplo, usted
cambió Código Postal en la posición de
campo 2 a Teléfono), verá que la etiqueta
que precede los datos también cambia
cuando el rango de datos.
Campos de
Formulario
(Número
de
identificaci
ón de
Campo)
(cont.) * Este tipo de mezcla de diferentes tipos de datos en
Descripción
Opción
• No
¿Incluye
etiquetas)?
• Como células de tabla (úselas para
datos antiguos si ha modificado su
formulario; esto hará más fácil
organizar los datos viejos de los
recientes en los campos que
ocupaban la misma posición en
sus formularios
• Como encabezados de columna
una columna no sucederá cuando usted realiza
cambios en un formulario de Administrador de
Formularios.
(predeterminado; úselos con Excel)
Reportes fuera de línea
¿Cómo administro estos reportes?
Pestaña
Crear Nuevo
Propósito
•
•
Guardado
•
•
•
Programado
•
•
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Programar (solicitar) un
reporte Nuevo.
Guardar las especificaciones
para un nuevo reporte.
Editar (cambiar) una
configuración de reporte
guardado.
Programar (solicitar) una
reporte guardado.
Borra (quitar) un reporte
guardado.
Editar (cambiar) un reporte
programado.
Borrar (cancelar) un reporte
programado.
Pestaña
Completado
Propósito
•
•
Bajar un reporte complete.
Borrar (quitar) un reporte
completado.
Nota: Usted no puede copiar un reporte guardado o
programado para crear un nuevo. Usted debe usar la pestana
“nueva”
Procedimientos para reportes fuera de línea
Fuera de Línea para datos de mayor tamaño y/o más
antiguos.
1
2
3
4
5
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7
8
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15
16
17
Vaya a Consulte >> Examinar Transcripciones >>
Fuera de Línea
Pulse la pestaña Crear Nuevo.
Programe un reporte nuevo y capture un nombre
para el reporte.
Pulse cualquiera de los botones de radio Datos
Activos o Archivados.
Seleccione Datos de Campos como Tipo de
Reporte
Pulse el botón Limitar la Búsqueda en la parte
superior de la página.
En la página Limitar Búsqueda, elija el Tipo de
Sesión que usted desee. Actualmente los
formularios Web de consulta se llaman “Correos
Electrónicos.”
Ajuste el rango de fechas que desea.
Configure cualquier otros parámetros en la página
para limitar las transacciones para examinar a sólo
aquellas que usted desea.
Pulse el botón Seleccionar Campos en la parte
superior de la página.
En la página Seleccionar Campos, ingrese una
dirección de correo electrónico para
notificaciones y elija el formato para el reporte.
Elija o desactive los Campos Predeterminados
como sea necesario.
Elija o desactive los Campos de Formulario
personalizados (si es que se muestran).
Pulse el botón “Enviar” en la parte superior de la
página. Su solicitud aparecerá debajo de la
pestaña Programado.
Después de las 11:00 UTC (Hora Universal
Coordinada) regrese al módulo Fuera de Línea.
Pulse en la pestaña Completado.
Pulse sobre el enlace Descargar y guarde el
archivo comprimido en su computadora.
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Opciones y consejos para informes “fuera de línea”
Opción
Programar o
guardar
Descripción
Programe el informe para ejecutarse
durante el trabajo regular diario, por lo
general alrededor de las 11:00 horas
Tiempo Universal Coordinado. Usted
puede tener solamente 5 informes
programados o completados en cualquier
momento. Si tiene otro, usted deber
borrar uno.
Guarde la configuración del informe para
poder ejecutarlo posteriormente. Usted
puede tener solamente 25 informes
guardados durante en cualquier
momento. Usted puede elegir cualquiera
o ambos.
Título
Provea su propio título para reconocer la
razón del informe.
Datos
Activos o
Archivado
Datos Activos quiere
decir transacciones con actividad en los
90 días más recientes. Archivado
Significa todas las demás transacciones
Anteriores.
Tipo de
Reporte
Transcripciones o Datos en Campos. Elija
Datos en Campos para un reporte de
campo de formulario.
Institución
Institución (administrador de grupo
solamente)
Bibliotecari
o asignado
Probablemente elija “Todos” (o “Activa” )
para los informes de campo de
formulario. Usted puede elegir un
bibliotecario específico asignado a las
transcripciones. Esto limitaría los datos
extraídos a sólo lo que hizo dicho
bibliotecario. Si un administrador BME
elige revisar Todas las instituciones al
mismo tiempo, esta opción no aparecerá.
Tipo de
Sesión
•
•
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Enlace de Formulario de Consulta
(elija Todas, Nuestros Usuarios, o los
Usuarios de Otras Bibliotecas)
Agregar Consulta (Formulario para
Consultas en Persona) en el futuro;
por ahora incluidas en Enlace de
Formulario de Consulta
Opción
Descripción
•
Tipo de
Sesión
(cont.)
Sesiones de Charla (elige Todas,
Nuestros Usuarios, o los usuarios de
otras bibliotecas)
• Sesiones de Qwidget en el futuro; por
ahora incluidas en Sesiones de Charla
• Mensajes de Texto
Si un administrador BME elige revisar
Todas las Instituciones al mismo tiempo
(ver la opción Institución arriba), los tipos
de sesiones a elegir son menos: Todas es
la única opción para cada tipo ya que
“nuestros usuarios” y “sus usuarios”
pueden proceder del mismo grupo.
Estatus de
la encuesta,
Resolución
de la Sesión,
Códigos
Descriptivo,
Estatus
Configure estos parámetros como desee
para limitar las transacciones de las
cuales los datos de campo de formulario
serán extraídos para el informe.
Datos antiguos podrían antedatar la
adición de tipos de sesión, códigos de
resolución y códigos descriptivos. Elegir
de entre estos parámetros podría limitar
el conjunto de resultados de forma
inesperada.
Rango
•
•
Todo (solamente los 90 día recientes)
Mes Anterior (90 días recientes
solamente)
• Año (Archivado solamente)
• La fecha ingresada en o después –en
o antes (fechas inclusivas para un
rango de fecha)
Para el servicio Archivado, una nota
después de la etiqueta de Rango indica la
fecha más reciente en el archivo. Todo lo
que ingresa al sistema después de esa
fecha puede ser recuperado solicitando
un informe de la base de datos Activa en
la página de configuración anterior.
Nota: Si el aviso por correo electrónico
para un informe indica que éste fue
truncado (actualmente a los 10,000
registros), solicite el informe nuevamente
Opción
Descripción
seleccionando opciones que reducen el
número de registros incluidos. Usted
puede generar una versión en línea del
informe en Consulte > Examinar
Transcripciones > General para ver
cuántos registros serían incluidos.
Ordenado
por
Los informes son siempre ordenados por
número identificador de Consulta a
menos que elija de otra forma. El
número identificador de Consulta y la
Fecha Ingresada están usualmente en el
mismo orden, a menos que un nuevo
número identificador sea creado para
agregar o cambiar una dirección de
correo electrónico, ya que el nuevo
número identificador retendrá la Fecha
Ingresada del original. No todas las
opciones de organización tienen sentido
para todos los tipos de sesión.
Formato
•
•
•
Campos
predetermi
nados
E – Correo electrónico/En Persona;
C – Charla y Qwidget;
T – Texto
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Page 7 of 9
Exportar archivo XML
Exportar formato Excel formato
(predeterminado)
Exportar archivo delimitado (CSV).
Elija su propio símbolo delimitador; la
barra vertical | está predeterminado.
Número identificador de Consulta (E
C T)
Consulta (E C T)
Fecha Ingresada (EC T) Note: Incluye
la hora en la zona de tiempo de la
biblioteca que solicita el informe
Dominio del correo electrónico del
usuario (E C)
Tipo de formulario (charla/consulta)
(E C T)
Código de Resolución (C)
Hora de la Sesión (C)
Tiempo de Espera (C)
Dirección de Proveedor de Internet (E
Opción
Descripción
•
•
•
•
Campos de •
Formulario
(Número
Identificado
r de Campo)
C)
Remitente (E C)
Navegador/Sistema Operativo (E C)
Co-navegación (C)
Categoría (C)
Campos personalizados de sus
formularios. Si usted creó sus
formularios usando Administración
de Formularios, se muestran campos
para elegir. Los campos
predeterminados que usted elija en
Administración de Formularios tienen
un número identificador de entre 1 a
11000). Los campos nuevos que
usted creó en Administración de
Formularios tienen números
identificadores mayores que 11000.
Usted no se tiene que preocupar por
los números identificadores.
• Si usted creó sus formularios usando
Administración de Formularios, las
etiquetas de campo son encabezados
de columna (Excel) o etiquetas de
elementos de datos (XML, CSV).
• Si usted no creó sus formularios
usando Administración de
Formularios de QuestionPoint, los
datos son reportados en columnas o
después de las etiquetas de
elementos de datos Datos Antiguos1,
Datos Antiguos 2, y así
sucesivamente. Adicionalmente, cada
elemento de datos es precedido por
la etiqueta de campo. Por ejemplo:
Si usted tiene un campo con la
etiqueta Código Postal, los datos en sí
aparecerán como: Código
Postal:43017
Nota: Si usted creó y “publicó” un
formulario en Administración de
Formularios de QuestionPoint, esos son
los campos que se muestran para que
usted los elija ya sea que usted de hecho
use ese formulario o no o solicite datos
antiguos de un formulario anterior.
Ejemplos de usos de informes de Campos de Formulario
•
Como con cualquier cosa, un informe o reporte es solamente tan bueno como la información que contiene. Para
hacer el mejor uso del reporte de campos de formulario, asegúrese que sus formularios recopilen la información que
usted necesita. Para ver cómo crear formularios vea
http://www.questionpoint.org/crs/html/help/es/admin/ad_forms.html.
Correlacione el tipo de consulta con el método de entrada. Estudie los tipos de consultas, en base a los Códigos
Descriptivos, que usted recibe vía mensajes de texto, por ejemplo a diferencia de por correo electrónico o charla.
•
Identifique los tipos de consultas geográficas. Si usted recopila información de Código Postal de los usuarios cuando
dejan sus preguntas, usted querrá ver si existe cualquier correlación entre las zonas geográficas y los tipos de
preguntas hechas en base a Códigos Descriptivos.
•
Determine la duración promedio de las sesiones de charla. Si usted recopila información sobre el estatus del
usuario (Como por ejemplo, nivel licenciatura, posgrado, docente, personal), ¿existe una diferencia en la duración
promedio de la sesión en base al estatus?
•
Examine las características de varios tipos de métodos por medio de los cuales los usuarios le contactan. Tal vez
usted use Agregar Consulta para ingresar y rastrear consultas por teléfono, correo electrónico y en persona. Si
captura el origen de la sesión en un campo de formulario de Agregar Consulta, usted puede obtener estadísticas
sobre los varios métodos de toma y analizarlas por tabulación cruzada con otros datos de campo de formulario. Por
ejemplo, ¿Los usuarios que usan un determinado método demandan por lo general mayor fluidez de intercambio
que otros que usan un método diferente?
•
Mida cuan efectivos son sus métodos de mercadotécnica. Si usted ha incluido un campo de menú desplegable en
su formulario para saber cómo fue que los usuarios escucharon de usted o de su servicio, analice esas respuestas
aquí y use tabulación cruzada con respecto a otros datos de formulario.
•
Determine algunos efectos de los tiempos de espera. ¿Existe una correlación, por ejemplo, entre los lapsos de
espera para charlar y el número de encuestas recibidas?
•
Identifique tendencias de uso. ¿Existe una tendencia en el uso de su servicio por parte del personal docente? ¿Por
medio de método de entrada? ¿Por tipo de consulta?
Recursos
•
Examine sus transcripciones fuera de línea:
•
Revise general de transcripciones:
•
•
•
Reportes:
http://www.oclc.org/content/dam/support/questionpoint/R_005es_qp_revise_transcripciones_fueradelinea.pdf
http://www.oclc.org/content/dam/support/questionpoint/R_002es_qp_revise_general_transcripciones.pdf
http://www.oclc.org/content/dam/support/questionpoint/R_001es_qp_reportes_ref.pdf
Recursos de entrenamiento:
http://www.oclc.org/support/services/questionpoint/training.en.html
•
Documentación:
http://www.oclc.org/support/services/questionpoint/documentation/documentation-sp.en.html
Localización de problemas y apoyo
•
•
Documente los problemas que encuentre para que los describa cuando solicite ayuda.
Personal de apoyo de OCLC : Email: [email protected]
Teléfono: 1-800-848-5800 (EE.UU) o +1-614-793-8682
(7:00 a.m. a 9:00 p.m., EE.UU. Hora del Este, Lunes–Viernes)
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Comentarios, sugerencias, opiniones
Por favor envíenos sus comentarios acerca de esta referencia rápida en :
http://www.oclc.org/content/forms/worldwide/en/questionpoint/feedback.html
Certificación ISO
9001
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OCLC, QuestionPoint, Referencia Cooperativa 24/7, WorldCat, y “Las bibliotecas del mundo, Conectadas.” Adicionalmente, el
símbolo de WorldCat y el símbolo de OCLC son marcas de servicio registradas de OCLC. Los nombres de productos y servicios
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