Manual de Usuario

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Manual de Usuario

Manual de Usuario
Sistema Control de Documentos
JUNIO 2014, CONCEPCIÓN CHILE
INFORMACIÓN IMPORTANTE
Estimados Empresarios:
La empresa principal Forestal Arauco ha decidido implementar una modernización del sistema de
control de documentos que hasta ahora lleva la empresa ASEM.
Esto implica que a partir del día 29 DE AGOSTO DEL 2014, ya no se deberá entregar la información
en forma física en oficinas de ASEM, sino que la documentación deberá ser cargada en formato
digital en nuestro sistema informático para su posterior revisión.
Cabe destacar que la documentación física entregada previamente a la fecha antes mencionada
(29/08/2014), será digitalizada y cargada por la empresa ASEM, a excepción de la documentación
entregada en la escuela de capacitación “SOCIEDAD AGRÍCOLA Y FORESTAL SANTA EMA
LIMITADA”, ya que ellos serán capacitados para dicho propósito.
A.- La documentación a controlar es la siguiente:
Documentación Empresa Contratista:





 Mensual
 Mensual
 Mensual
 Mensual
 Mensual
Formulario Pago de IVA (Form. 29)
Acta de reunión del Comité Paritario o de Seguridad
Lista de Autocontrol
Reporte SSO emsefor
Póliza de Seguro por Responsabilidad Civil
Documentación Trabajadores:










Contratos de trabajo
Constancia de capacitación en Derecho a Saber
Constancia de entrega de RIOHS
credencial CORMA
Licencia de conducir
Constancia de capacitación en materia de procedimiento de trabajo seguro
Constancia de entrega de elementos de protección personal
Examen aversión al riesgo
Contrato y pago mensual prevencionistas vinculados por contrato honorario
Formulario de designación de beneficiario de seguro de vida.
 Evento
Evento
Evento
 Evento
 Evento
 Evento
 Evento
 Evento
 Mensual
 Evento
ASEM
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B.- Procedimiento para cambiar de sistema:
Teniendo en cuenta que hay documentación que ya ha sido entregada por los empresarios, ASEM
digitalizará y cargará al sistema la documentación de la empresa desde el mes de enero 2014 a la
fecha, y la documentación de todos los trabajadores que estuvieron vigentes al mes de marzo de
2014.
Posteriormente el empresario podrá completar la documentación faltante.
C.- Consideraciones:
Se debe tener en cuenta por parte del empresario los siguientes aspectos:
 El objetivo del sistema es asegurar que el trabajador cuente con toda su documentación
antes de entrar a trabajar a faenas de la empresa principal.
 Por lo anterior, el empresario deberá actualizar su dotación inmediatamente después de
contratar a un trabajador.
 El cumplimiento de las exigencias de este sistema es requisito para que los trabajadores
puedan asistir a charla de inducción.
 El sistema de control de documentos de ASEM es independiente de la certificación laboral
que los empresarios deben realizar en OVAL.
 La única vinculación entre ambos sistemas es que cuando el empresario contrate un nuevo
trabajador deberá inmediatamente actualizar su dotación en el sistema de OVAL.
 Asem tiene hasta 48 horas hábiles para revisar (aceptar o rechazar) la documentación
cargada en el sistema.
ASEM
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IMPORTANTE: En caso de que la nómina de trabajadores esté incompleta, se debe
actualizar la dotación de la empresa contratista en el sistema OVAL, previo a la carga de
documentos, de acuerdo a las siguientes instrucciones:
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1
Paso N° 1: en la página www. oval.cl, debe digitar su RUT DE CONTRATISTA
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Paso N° 2: a continuación debe digitar su NOMBRE DE USUARIO
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Paso N° 3: finalmente debe digitar su CONTRASEÑA y debe dar click al botón ingresar
OBSERVACIÓN: Señor contratista una vez que se haya autenticado en el sistema oval
deberá dirigirse al menú para ingresar más trabajadores, como se detalla a continuación.
ASEM
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1
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Para agregar trabajadores usted deberá dirigirse a l menú Empresas Contratistas, en
Trabajadores y finalmente en Informar Dotación
2
2
Una vez efectuados los pasos anteriores, deberá ingresar el periodo, para ello deberá
seleccionar el mes y el año, luego deberá hacer click en el botón “CONTINUAR”
ASEM
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3
3
Una vez efectuados el paso anterior, usted deberá hacer click sobre el icono Registrar
Trabajador
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Una vez efectuados el paso anterior, el sistema le solicitará el RUT del trabajador que desea
agregar una vez digitado deberá hacer click sobre el botón “Buscar Trabajador “
ASEM
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El sistema generará un mensaje indicando que el RUT es correcto y puede registrar al
trabajador haciendo click sobre el botón “Continuar”
Por el contrario, si el sistema lanza un mensaje de error es debido a que el trabajador ya existe
y se encuentra activo dentro de la dotación
ASEM
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Si su mensaje fue el correcto, usted podrá ingresar la información del trabajador, una vez
completado todos los campos deberá hacer click sobre el botón “Guardar Trabajador”
ASEM
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Una vez ingresada la información en el sistema de OVAL, se debe proceder a la carga de la
documentación laboral en el sistema de ASEM Chile. El proceso de carga de
documentación se define a continuación:
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1
Paso N° 1: Ingresar a www.asemchile.cl
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Paso N° 2: a continuación debe digitar su RUT y NOMBRE DE USUARIO
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Paso N° 3: finalmente debe digitar su CONTRASEÑA y debe hacer click al botón ingresar
ASEM
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Una vez autenticado usted se encontrará en el menú de inicio del sistema o home del sistema, desde
esta interfaz usted podrá navegar por el sistema ASEM
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1
Paso N° 1: Para acceder a su perfil, deberá pinchar o hacer click sobre la pestaña contratista.
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!
Una vez dentro de su menú se desplegará su nómina de trabajadores activos de acuerdo a
su última dotación cargada en el sistema OVAL.
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Paso N° 1: Para cargar documentos de los trabajadores deberá pinchar o hacer click sobre
el nombre de trabajador
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1.1.Cargar Contrato de Trabajo
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1
Paso N° 1: Estimado contratista para cargar el CONTRATO DE TRABAJO, deberá pinchar o hacer
click sobre el botón “Seleccionar Archivo” una vez hecho esto se abrirá una nueva ventana la
cual mostrara su directorio (ver imagen a continuación)
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Paso N° 2: una vez ubicado el directorio con el archivo CONTRATO DE TRABAJO, deberá
seleccionar el archivo, para eso solo deberá dar pinchar o dar un click sobre el
documento.
Paso N° 3: luego de haber seleccionado el archivo oprima el botón abrir, inmediatamente
luego de hacer esto el documento quedara cargado en el sistema.
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1.2.Cargar Constancia de Capacitación en Derecho a Saber
de Trabajo
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1
Paso N° 1: Estimado contratista para cargar el CONSTANCIA DE CAPACITACIÓN EN DERECHO A
SABER, deberá pinchar o hacer click sobre el botón “Seleccionar Archivo” una vez hecho esto se
abrirá una nueva ventana la cual mostrara su directorio (ver imagen a continuación)
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2
3
Paso N° 2: una vez ubicado el directorio con el archivo CONSTANCIA DE CAPACITACIÓN
EN DERECHO A SABER, deberá seleccionar el archivo, para eso solo deberá dar pinchar o
dar un click sobre el documento.
IMPORTANTE: El sistema solo permite subir archivos PDF, de hasta 2 MB de peso,
cualquier otra extensión de archivo será rechazada.
ASEM
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1.3.Cargar Constancia de Entrega de RIOHS
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1
Paso N° 1: Estimado contratista para cargar el CONSTANCIA DE ENTREGA DE REGLAMENTO
INTERNO OH, deberá pinchar o hacer click sobre el botón “Seleccionar Archivo” una vez hecho
esto se abrirá una nueva ventana la cual mostrara su directorio (ver imagen a continuación)
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2
3
Paso N° 2: una vez ubicado el directorio con el archivo CONSTANCIA DE ENTREGA DE
REGLAMENTO INTERNO OHS, deberá seleccionar el archivo, para eso solo deberá dar
pinchar o dar un click sobre el documento.
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1.4.Credencial CORMA
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1
Paso N° 1: Estimado contratista para cargar el CREDENCIAL CORMA, deberá pinchar sobre el
icono del calendario (flecha azul) y seleccionar la fecha de vencimiento de este documento,
posterior a esto deberá hacer click sobre el botón “Seleccionar Archivo” una vez hecho esto se
abrirá una nueva ventana la cual mostrara su directorio (ver imagen a continuación)
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2
3
Paso N° 2: una vez ubicado el directorio con el archivo CREDENCIAL CORMA, deberá
documento.
OBSERVACIÓN: la credencial CORMA solo se aplica a ciertos cargos, por ende solo
aparecerá para aquellos trabajadores que requieran de este documento.
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1.5.Licencia de Conducir
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Paso N° 1: Estimado contratista para cargar la LICENCIA DE CONDUCIR, deberá pinchar o hacer
click sobre el botón “Seleccionar Archivo” una vez hecho esto se abrirá una nueva ventana la
cual mostrara su directorio (ver imagen a continuación)
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2
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Paso N° 2: una vez ubicado el directorio con el archivo LICENCIA DE CONDUCIR, deberá
documento.
OBSERVACIÓN: La LICENCIA DE CONDUCIR solo se aplica a ciertos cargos, por ende solo
aparecerá para aquellos trabajadores que requieran de este documento.
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1.6.Licencia de Conducir
1
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Paso N° 1: Estimado contratista para cargar la CONSTANCIA DE CAPACITACION EN MATERIA DE
PROCEDIMIENTO DE TRABAJO SEGURO, deberá pinchar o hacer click sobre el botón
“Seleccionar Archivo” una vez hecho esto se abrirá una nueva ventana la cual mostrara su
directorio (ver imagen a continuación)
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2
3
Paso N° 2: una vez ubicado el directorio con el archivo CONSTANCIA DE CAPACITACIÓN
EN MATERIA DE PROCEDIMIENTO DE TRABAJO SEGURO, deberá seleccionar el archivo,
para eso solo deberá dar pinchar o dar un click sobre el documento.
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1.7.Constancia de Entrega de Elementos de Protección Personal
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2
Paso N° 1: Estimado contratista para cargar la CONSTANCIA DE ENTREGA DE ELEMENTOS DE
PROTECCIÓN PERSONAL, deberá primero seleccionar el o los elementos entregados al
trabajador en la lista de EPP
Paso N° 2: una vez realizado el paso 1, deberá pinchar o hacer click sobre el botón “Seleccionar
Archivo” una vez hecho esto se abrirá una nueva ventana la cual mostrara su directorio (ver
imagen a continuación)
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3
4
Paso N° 3: una vez ubicado el directorio con el archivo CONSTANCIA DE ENTREGA DE
ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL, deberá seleccionar el archivo, para eso solo
deberá dar pinchar o dar un click sobre el documento.
OBSERVACIÓN: El listado de EPP solo aplica para FORESTAL ARAUCO, por ende no
aparecerá para el resto de las empresas principales, por lo cual estas deberán seguir las
instrucciones del paso 2 en adelante.
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1.8.Examen de Aversión al Riesgo
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1
Paso N° 1: Estimado contratista para cargar el EXAMEN DE AVERSIÓN AL RIESGO, deberá
pinchar o hacer click sobre el botón “Seleccionar Archivo” una vez hecho esto se abrirá una
nueva ventana la cual mostrara su directorio (ver imagen a continuación)
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2
3
Paso N° 2: una vez ubicado el directorio con el archivo EXAMEN DE AVERSIÓN AL RIESGO,
deberá seleccionar el archivo, para eso solo deberá dar pinchar o dar un click sobre el
documento.
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1.9.Examen de Aversión al Riesgo
1
1
Paso N° 1: Estimado contratista para cargar el FORMULARIO DESIGNACIÓN DE BENEFICIARIO
DE SEGURO DE VIDA, deberá pinchar o hacer click sobre el botón “Seleccionar Archivo” una vez
hecho esto se abrirá una nueva ventana la cual mostrara su directorio (ver imagen a
continuación)
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3
Paso N° 2: una vez ubicado el directorio con el archivo FORMULARIO DESIGNACIÓN DE
BENEFICIARIO DE SEGURO DE VIDA, deberá seleccionar el archivo, para eso solo deberá
dar pinchar o dar un click sobre el documento.
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!
!
El menú o pestaña correspondiente a Documentación Contratista le permitirá cargar los
documentos solicitados por la empresa principal en el caso de los DOCUMENTOS
INICIALES, usted deberá
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2.1. Cargar Formulario Pago de IVA
1
1
Paso N° 1: Estimado contratista para cargar el FORMULARIO DE PAGO DEL IVA, deberá
seleccionar desde la lista desplegable (Flecha Azul) el periodo correspondiente, posterior a esto
deberá pinchar o hacer click sobre el botón “Seleccionar Archivo” una vez hecho esto se abrirá
una nueva ventana la cual mostrara su directorio (ver imagen a continuación)
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2
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Paso N° 2: una vez ubicado el directorio con el archivo FORMULARIO DE PAGO DE IVA,
deberá seleccionar el archivo, para eso solo deberá dar pinchar o dar un click sobre el
documento.
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2.2. Cargar Acta Reunión Comité Paritario o de Seguridad
1
1
Paso N° 1: Estimado contratista para cargar el ACTA REUNIÓN COMITÉ PARITARIO O DE
SEGURIDAD, deberá seleccionar desde la lista desplegable (Flecha Azul) el periodo
correspondiente, posterior a esto deberá pinchar o hacer click sobre el botón “Seleccionar
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2
3
Paso N° 2: una vez ubicado el directorio con el archivo ACTA REUNIÓN COMITÉ
PARITARIO O DE SEGURIDAD, deberá seleccionar el archivo, para eso solo deberá dar
pinchar o dar un click sobre el documento.
OBSERVACIÓN: El ACTA REUNIÓN COMITÉ PARITARIO O DE SEGURIDAD solo aparecerá
cuando existan más de 25 trabajadores como dotación, por ende no aparecerá para
aquellas empresas con dotaciones menores a 25
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2.3. Cargar Listas Auto Control
1
1
Paso N° 1: Estimado contratista para cargar el LISTA DE AUTO CONTROL , deberá
seleccionar desde la lista desplegable (Flecha Azul) el periodo correspondiente, posterior a
esto deberá pinchar o hacer click sobre el botón “Seleccionar Archivo” una vez hecho esto
se abrirá una nueva ventana la cual mostrara su directorio (ver imagen a continuación)
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2
3
Paso N° 2: una vez ubicado el directorio con el archivo LISTA DE AUTO CONTROL, deberá
documento.
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2.4. Reporte SSO emsefor
1
1
Paso N° 1: Estimado contratista para cargar el REPORTE SSO EMSEFOR , deberá seleccionar
desde la lista desplegable (Flecha Azul) el periodo correspondiente, posterior a esto deberá
pinchar o hacer click sobre el botón “Seleccionar Archivo” una vez hecho esto se abrirá una
nueva ventana la cual mostrara su directorio (ver imagen a continuación)
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2
3
Paso N° 2: una vez ubicado el directorio con el archivo REPORTE SSO EMSEFOR, deberá
documento.
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2.5. Contrato y Pago Mensual de Prevencionista de Riesgos Vinculados por Honorarios
1
1
Paso N° 1: Estimado contratista para cargar el CONTRATO DE PREVENCIONISTA DE RIESGOS
VINCULADOS POR HONORARIOS, deberá pinchar o hacer click sobre el botón “Seleccionar
ASEM
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2
3
Paso N° 2: una vez ubicado el directorio con el archivo CONTRATO DE PREVENCIONISTA
DE RIESGOS VINCULADOS POR HONORARIOS, deberá seleccionar el archivo, para eso
solo deberá dar pinchar o dar un click sobre el documento.
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2.5. Contrato y Pago Mensual de Prevencionista de Riesgos Vinculados por Honorarios
1
1
Paso N° 2: Estimado contratista para cargar el COMPROBANTE DE PAGO PREVENCIONISTA
DE RIESGOS VINCULADOS POR HONORARIOS, deberá seleccionar desde la lista desplegable
(Flecha Azul) el periodo correspondiente, deberá pinchar o hacer click sobre el botón
“Seleccionar Archivo” una vez hecho esto se abrirá una nueva ventana la cual mostrara su
directorio (ver imagen a continuación)
ASEM
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2
3
Paso N° 2: una vez ubicado el directorio con el archivo COMPROBANTE DE PAGO
PREVENCIONISTA DE RIESGOS VINCULADOS POR HONORARIOS, deberá seleccionar el
archivo, para eso solo deberá dar pinchar o dar un click sobre el documento.
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2
3
!
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El menú o pestaña correspondiente a Alertas le permitirá tener un control visual de la
documentación por vencer tanto como de la empresa y los trabajadores la interfaz muestra
como resultado tres tablas
Tabla N° 1: La tabla uno listará la DOCUMENTACIÓN POR VENCER DE LA EMPRESA, dentro
del detalle de la tabla aparecerá el N° de documento, el nombre de documento, la fecha de
vencimiento y finalmente los días restantes que le quedan al documento para vencer
Tabla N° 2: La tabla dos listará la DOCUMENTACIÓN POR VENCER DE LOS TRABAJADORES,
dentro del detalle de la tabla aparecerá el N° de documento, el RUT del trabajador, el
nombre de documento, la fecha de vencimiento y finalmente los días restantes que le
quedan al documento para vencer
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!
1
!
2
El menú o pestaña correspondiente a Histórico Documentos le permitirá tener un control
visual de la documentación histórica de cada trabajador de la empresa, la interfaz muestra
como resultado una tabla con el resultado según los filtros
1
Filtro N° 1: Para acceder a la documentación histórica, deber seleccionar el año al que
desea consultar esto lo podrá hacer desde la lista desplegable AÑO
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Filtro N° 2: Una vez seleccionado el filtro número uno, deber seleccionar el mes
correspondiente al año que desea consultar esto lo podrá hacer desde la lista desplegable
MES
ASEM
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ANEXOS
ASEM
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Tabla Estados Documentos
Icono
Estado
Documento cargado en Estado Pendiente
Documento cargado en Estado Aprobado
Documento cargado en Estado Rechazado
Documento No Cargado
Icono
Solicitado
Cargado
Estado
X

R


Rechazado



Aprobado
P


Pendiente
n/a
No Cargado
No Aplica
Observación
Cuando un documento NO ha
sido cargado
Cuando el documento se ha
cargado y ha sido rechazado
por la principal según el marco
legal
cargado, es correcto y ha sido
aprobado
subido pero está en espera de
ser revisado
No Aplica para un cargo
distinto a CORMA
ASEM
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