MANUAL DE LOCACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS (LOYS)

Transcripción

LOYS – Manual de Usuario
MANUAL DE
LOCACIÓN DE
OBRAS Y SERVICIOS
(LOYS)
Subgerencia Operativa de Capacitación
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Con el objetivo de agilizar los tiempos de gestión administrativa, el Gobierno de
la Ciudad de Buenos Aires avanza con la ejecución progresiva de la digitalización de
los trámites y la documentación interna que se realiza vía papel.
El módulo Locación de Obras y Servicios – LOYS se incorpora al Sistema de
Administración de Documentos Electrónicos – SADE.
La aplicación permite la tramitación por Expediente Electrónico de todas las
contrataciones de personal bajo los regímenes de locación de obras y locación de
servicios que se realizan dentro del ámbito del Gobierno de la Ciudad de Buenos
Aires.
Asimismo, el módulo brinda la posibilidad de tramitar las modificaciones de
cláusulas de los contratos vigentes.
El Decreto Nº 589/09 estable el marco normativo del Sistema de Administración
de Documentos Electrónicos denominado SADE.
El Decreto 224-13 establece que la contratación de personal bajo los
regímenes de Locación de Obras y Servicios deberá tramitarse por expediente
electrónico mediante la utilización del módulo LOyS. Por otra parte, dispone que los
contratos que superen los $20.000 pesos mensuales deben ser aprobados por el
Ministerio de Hacienda. Exceptúa de los alcances del decreto a los contratos artísticos
– culturales y de difusión de los actos de gobierno y servicios a la comunidad, emitidos
por el Ministerio de Cultura y las Secretarías de Comunicación Social y General,
respectivamente. Delega la facultad para aprobar el procedimiento administrativo
electrónico para la tramitación de los contratos.
La Resolución 11-SECLYT-13 aprueba el procedimiento administrativo
electrónico para la tramitación de contratos bajo el régimen de locación de obras y
servicios en el Gobierno de la Ciudad. Establece que el usuario propiciante de la
contratación no podrá revestir rango inferior a Director General. Las personas a
contratar no podrán comenzar a prestar sus servicios o con la obra encomendada
hasta tanto no se haya presentado y aprobado toda la documentación requerida y
verificado todas las condiciones de admisibilidad para su contratación.
La Resolución 127-MJGGC-MHGC-13 establece que las contrataciones y las
cláusulas modificatorias que bajo el régimen de locación de servicios se celebren
durante el ejercicio 2013 y cuyo período de finalización fuese anterior al 31/12/2013,
deberán contar con la autorización del Ministerio de Hacienda y la Jefatura de
Gabinete. Las solicitudes para obtener la autorización deberán efectuarse mediante
Expediente Electrónico (Trata: Solicitud de Autorización Contratos de Locación de
Servicios) y deberán detallar el número de expediente Loys por el que tramita la
contratación o cláusula modificatoria, monto mensual y total y el período, éste último
debidamente justificado y fundamentado.
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Índice
1 – Introducción
1.1 – Descripción general
1.2 – Recomendaciones
1.3 – Tipos de campos
1.4 – Glosario
1.5 – Plataforma SADE
2 – Descripción
2.1 – Acceso al módulo
2.2 – Solapas
2.2.1 – Solapa Tareas
2.2.2 – Solapa Inicio LOyS
2.2.3 – Solapa Consultas
2.3 – Procedimiento Administrativo Electrónico
2.3.1 – Inicio LOyS. Rol propiciante
2.3.2 – Alta Postulante. Rol propiciante
2.3.3 – Solicitud de Postulación. Rol postulante
2.3.4 – Control Solicitud y Condición Locación. Rol propiciante
2.3.5 – Control de Incompatibilidades. Rol DGTAL
2.3.6 – Afectación Preventiva Área Propiciante. Rol propiciante
2.3.7 – Afectación Preventiva DGTAL. Rol DGTAL
2.3.8 – Afectación Definitiva. Rol DGTAL
2.3.9 – Subir Resolución. Rol DGTAL
2.3.10 – Preparar Contrato. Rol DGTAL
2.3.11 – Firmar Contrato. Rol Firmante y Postulante
2.3.12 – Alta Definitiva. Rol DGTAL
2.3.13 – Informe Contaduría. Rol Contaduría
2.3.14 – Informe Hacienda. Rol Hacienda
2.3.15 – “Alta en Boletín”. Rol Boletín Oficial
3 – Acceso al Sistema de Ticket
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1 – Introducción
1.1 – Descripción general
El módulo Locación de Obras y Servicios - LOYS permite la tramitación por
Expediente Electrónico de los contratos de personal bajo los regímenes de locación de
obras y servicios que se celebren en el ámbito del Gobierno de la Ciudad de Buenos
Aires.
Asimismo, el módulo brinda la posibilidad de tramitar las modificaciones de
cláusulas de los contratos vigentes.
LOYS cuenta con todo el circuito para la tramitación de un contrato desde que
se propicia la contratación, hasta su publicación en el Boletín Oficial de la Ciudad.
Las distintas reparticiones y sectores que intervienen en la tramitación de un
expediente podrán solicitar los permisos correspondientes según el rol que
desempeñen.
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1.2.- Recomendaciones
Dado que LOYS forma parte de un entorno Web, es importante tener en cuenta
las siguientes consideraciones al momento de ser utilizado:
9 Se sugiere utilizar el navegador Mozilla Firefox
con el módulo.
versión 12 para operar
9 Se sugiere utilizar el navegador Internet Explorer
correspondientes al postulante.
para efectuar las tareas
9 Se requiere actualizar el complemento Java a la versión 6, Update
(actualización) 34.
9 Para poder abrir los documentos generados en el sistema se necesita tener
instalado el Adobe Reader.
9 Para volver a una pantalla anterior, evitar el uso de los botones “Back / Atrás” o
“Forward / Adelante” que proveen los navegadores o la tecla de “Backspace /
Borrar” del teclado.
Todos los módulos cuentan con botones
o
retroceder. De esta manera, se asegura la integridad del módulo.
para
9 Para la firma con token, cuya gestión está a cargo de la Dirección General de
Escribanía General y la Unidad de Seguridad Informática de la Agencia de
Sistemas, debe contar con Sistema Operativo de 32 bits e instalar un driver
que actuará como nexo entre el token y el sistema operativo de la PC del
funcionario.
Existen distintos drivers según el tipo de sistema operativo que esté instalado
en la PC, Windows XP, Windows Vista, etc., se requiere descargar el driver
correspondiente del siguiente link: http://ac.buenosaires.gob.ar
9 Para la correcta visualización de las firmas en los documentos oficiales, se
debe validar a la ASI en la lista de confianza de nuestro Adobe Reader. Para
realizar dicha tarea, se deben seguir los pasos que figuran en el instructivo del
siguiente link:
http://10.10.1.50/token_validacion_firma.pdf
9 Por seguridad, el módulo no permite tener abiertas más de una sesión dentro
de la misma PC.
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9 1.3 – Tipos de campos
En las pantallas que se visualizan en el módulo se distinguen distintos tipos de
campos que se completan o seleccionan.
A continuación, se muestra una lista de los más utilizados.
En el caso de que no se complete alguno de los datos obligatorios, el
módulo genera una notificación próxima al campo correspondiente.
9 Campo de texto: Se completa el dato en el recuadro en blanco.
9 Selección de dato: Permite seleccionar un dato. Para ello, se deben ingresar
las primeras letras de aquello que se busca.
Como es un campo predictivo, se despliegan las opciones por aproximación.
Se selecciona al presionar en el dato buscado.
9 Botón: se posiciona el mouse y se presiona la tecla izquierda. Cada botón tiene
el nombre de la acción que realiza.
9 Campo de fecha: requiere que se ingrese manualmente o se seleccione en el
calendario que se despliega debajo del dato.
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9 Combo: Se encontrará un campo desplegable y al presionar la flecha se
despliegan las opciones del menú.
1.4 – Glosario
Expediente Electrónico: conjunto de documentos que componen un procedimiento
administrativo y que están configurados en soporte digital, permitiendo así, su ágil
consulta mediante recursos electrónicos y asegurar, también, la integridad de los
archivos.
Contrato de Locación: contrato referido al arrendamiento temporal de obras o
servicios, pactando el pago y su respectivo término.
Documento: testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus
funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado
en una unidad de información expresada en cualquier tipo de soporte (físico o virtual),
en lenguaje natural o convencional.
Numeración: procedimiento por el cual se registran y ordenan numéricamente y en
orden correlativo expedientes y actuaciones administrativas. Se suma como elemento
de identificación imprescindible, establecido por la tabla de códigos, a la sigla de la
repartición, el año y el motivo.
Firma digital: es el resultado de aplicar a un documento digital un procedimiento
matemático que requiere información de exclusivo conocimiento del firmante. La firma
digital debe ser susceptible de verificación por terceras partes, tal que dicha
verificación simultáneamente permita identificar al firmante y detectar cualquier
alteración del documento digital posterior a su firma.
Firma electrónica: es el conjunto de datos electrónicos integrados, ligados o asociados
de manera lógica a otros datos electrónicos, utilizado por el signatario como su medio
de identificación, que carezca de alguno de los requisitos legales para ser considerada
firma digital.
Autoridad Certificante: es una entidad de confianza, responsable de emitir y revocar
los certificados digitales, utilizados en la firma electrónica o digital. En el Gobierno de
la Ciudad esta función corresponde a la Agencia de Sistemas de Información.
Autoridad de Registro: controla la generación de certificados para los miembros de una
entidad. Previa identificación, la Autoridad de Registro se encarga de realizar la
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petición del certificado y de guardar los datos pertinentes. En el Gobierno de la Ciudad
esta función corresponde a la Dirección General Escribanía General.
SIGAF: Sistema Integrado de Gestión y Administración Financiera. Es el aplicativo
informático que permite generar las afectaciones presupuestarias en el Gobierno de la
Ciudad. Registra las obras públicas, proveedores, postulantes, compras y gastos,
entre otros.
Afectación preventiva: Es la reserva de una partida presupuestaria para afrontar un
gasto.
Afectación definitiva: Es la imputación de una partida presupuestaria para afrontar un
gasto.
Anexo II: es el formulario de alta de una contratación. Tiene los datos de la
adjudicación y del postulante al que corresponde.
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1.5 – Plataforma SADE
SADE
EU
Track
Caratulación
Pases
Remitos
Consultas
CCOO
P
A
P
E
L
Notas
Memorandos
Datos
Personales
GEDO
EE
Informes
Providencias
Disposiciones
Resoluciones
Doc. Oficiales
PF
Firmas
pendientes
ARCH
Archivo y
desarchivo de
Expedientes
Caratulación
Pases
Consultas
AFJG
LOyS
Administración
firma Jefe de
Gobierno
Expedientes
Electrón. de
contrataciones
RIB
PSOC
Registro de
Identificación
de
Beneficiarios
Planes
Sociales y
Subsidios
TÚS
Tramitación Única de Subsidios
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En el marco de la Ley 3304 y con el objetivo de digitalizar todos los
trámites y comunicaciones el Poder Ejecutivo del Gobierno de la Ciudad ha
desarrollado el Sistema de Administración de Documentos Electrónicos –
SADE, que es un sistema integrado por aplicativos informáticos que trabajan en
forma colaborativa. Esta plataforma informática respeta todos los criterios
establecidos por Ley y permite la gestión de todos los trámites de gobierno. Los
módulos que integran el SADE son los siguientes:
TRACK – SEGUIMIENTO: fue el primer módulo que se implementó por
Decreto 589-09. Permite gestionar cualquier actuación en papel que sea
requerida por razones administrativas. De entre los papeles que circulan por el
GCBA, el más importante es el Expediente, sin embargo existen otros
documentos como los Oficios Judiciales, las Presentaciones a Agregar o los
Giros de Documentación que también se gestionan por Track. Todo acto
administrativo debe ser caratulado o numerado para su identificación y se debe
registrar los pases para su circulación y generar los remitos correspondientes.
El módulo, además, permite consultar dónde se encuentran las actuaciones en
papel para su seguimiento.
CCOO – COMUNICACIONES OFICIALES: se implementó por Decreto 287-10.
Este módulo inaugura la documentación administrativa electrónica en el GCBA.
Permite la generación, registro y archivo de Notas y Memorandos.
GEDO – GENERADOR DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS OFICIALES: se
implementó por Decreto 765-10. Permite la generación, registro y archivo de
los documentos oficiales necesarios para vincular en un Expediente
Electrónico. Entre los documentos que están disponibles en GEDO, se pueden
destacar los Informes, Providencias, Disposiciones o Resoluciones
Administrativas Comunales, entre otros. Asimismo, este módulo posibilita el
resguardo de imágenes o de documentos generados en otro software en el
RUDO.
EE – EXPEDIENTE ELECTRÓNICO: se implementó por Decreto 196-11.
Permite la caratulación, vinculación de documentos, pases y consultas de
Expedientes Electrónicos.
PF – PORTA FIRMA: permite administrar la firma de los actos administrativos.
Ofrece algunas opciones como la firma de documentos según el usuario que
remitió la tarea o la posibilidad de firmar varios documentos al mismo tiempo.
Funciona como una bandeja de firmas virtual.
AFJG –
ADMINISTRACIÓN FIRMA JEFE DE GOBIERNO: permite
recepcionar los expedientes correspondientes a actuaciones para la firma del
Jefe de Gobierno y realizar el circuito de trabajo pertinente. Este módulo es de
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uso exclusivo de la Dirección General de Coordinación Legal de la Secretaría
Legal y Técnica.
LOYS – LOCACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS: permite la caratulación,
vinculación de documentos, pases y consultas de Expedientes Electrónicos que
tramiten la contratación de personal bajo los regímenes de Locación de Obras
y de Servicios.
ARCH – SISTEMA INTEGRADO DE ARCHIVO: permite administrar el archivo
de los Expedientes. Este módulo es de uso exclusivo de la Mesa General de
Entradas y Archivo de la Secretaría Legal y Técnica.
RIB – REGISTRO DE IDENTIFICACIÓN DE BENEFICIARIOS: permite
identificar una persona registrada que es o será candidato a percibir un
beneficio de los programas sociales del GCABA. El sistema permite detallar el
grupo conviviente (hogar) al que pertenece la persona en un momento dado.
PSOC – PLANES SOCIALES Y SUBSIDIOS: permite la tramitación electrónica
total del trámite de otorgamiento de beneficios, desde la solicitud, hasta el pago
en la cuenta del beneficiario.
EU – ESCRITORIO ÚNICO: es la interfaz que permite navegar por todos los
módulos que integran el SADE, es por ello que se lo considera la cara visible
del SADE. Muestra un resumen de todas las tareas pendientes que el agente
tiene en cada módulo y las organiza por días. Además, permite que el superior
jerárquico visualice la carga de trabajo del personal a cargo de su sector.
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2 – Descripción
2.1 – Acceso al módulo
Se ingresa a través de un navegador, por medio de la siguiente dirección:
http://eu.buenosaires.gob.ar
A continuación se muestra la pantalla de ingreso al Escritorio Único:
Se accede con el nombre de usuario y clave del SADE.
Una vez completados los campos de “Usuario” y “Clave”, se debe presionar en
el botón “Acceder”.
La siguiente pantalla muestra el inicio del Escritorio Único:
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A la derecha de la pantalla se encuentra la lista de aplicaciones a las que se
permite acceder al presionar la flecha cercana al nombre.
A continuación se muestra la pantalla de inicio de la aplicación.
2.2 – Solapas
Para gestionar el procedimiento completo para la tramitación de un contrato de
locación de obras o servicios, se requiere la navegación por las diferentes solapas del
módulo LOyS. A continuación se presentará cada solapa con sus correspondientes
funciones.
2.2.1 – Solapa Tareas
La solapa “Tareas” muestra el listado de expedientes pendientes de resolución
por parte del usuario.
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La solapa “Tareas” cuenta con dos subsolapas “Buzón de tareas” y “Buzón
Grupal (BG)”.
La subsolapa “Buzón de Tareas” muestra la lista de expedientes que cada
usuario tiene pendientes de trabajar.
La columna “Cad.” indica si la tarea ha caducado o no. El ícono verde señala
“Actividad sin caducar”.
La columna “P” define el grado de prioridad que tiene la tarea pendiente.
La “G” refleja si la tarea es una tarea de grupo
o individual , según quién
la tenga asignada. Cada vez que se adquiere una tarea desde el “Buzón Grupal (BG)”
al “Buzón de Tareas”, la misma refleja la acción en esta columna.
“Usuario Modificación” muestra cuál fue el último usuario que trabajó el
expediente.
La columna “Nombre” señala cuál es la tarea a realizar, lo que indica la etapa
en la que se encuentra la tramitación del expediente.
El “Código Expediente” muestra el número SADE del expediente.
Las columnas “Postulante Apellido y nombre” y “Postulante Documento”
muestran los datos de la persona cuya contratación se tramita.
La “Fecha de creación” indica la fecha de inicio de la tarea en que se encuentra
el expediente.
Las “Acciones” disponibles para un expediente son “Ejecutar”, es decir
trabajarlo, o “Devolver”, que lo retorna al “Buzón Grupal (BG)”.
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La subsolapa “Buzón grupal (BG)” muestra la lista de todos los expedientes
pendientes de trabajar en la repartición a la que cada usuario pertenece. La
visualización de las actuaciones depende de la tarea pendiente que corresponda a
cada expediente. Las tareas en LOyS están clasificadas de acuerdo con roles tales
como “propiciante”, “postulante”, “DGTAL”, “Contaduría” y “Hacienda”. Cada usuario
tiene disponibles diferentes expedientes según los permisos con los que cuente. Un
agente con permisos para “DGTAL” ve en el BG todos los expedientes cuyas tareas
pendientes corresponden a una DGTAL y se encuentran en su repartición. Cada
expediente muestra los mismos detalles de descripción que en el “Buzón de Tareas”.
La columna “Acciones” permite “Adquirir” el expediente, es decir tomarlo de la
repartición y asumir la tarea en forma individual. En este caso, el expediente se mueve
al “Buzón de Tareas” y la tarea pasa a ser individual. Cada movimiento del expediente
desde y hacia el buzón grupal queda reflejado en una providencia de pase, que puede
visualizarse si se lo consulta desde el módulo Expediente Electrónico.
Los campos disponibles permiten filtrar los expedientes pendientes de trabajar
en la repartición según diferentes criterios. Uno de ellos es la “Repartición Propiciante”
de la contratación. Se deben ingresar las primeras letras del nombre, dado que es un
campo predictivo.
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Una vez que aparecen las opciones correspondientes, se debe seleccionar el
dato del menú y luego presionar en el botón “Filtrar” para que arroje los resultados.
En este caso, muestra todos los expedientes que hay pendientes de trabajar y
que fueron propiciados por la repartición indicada. Si se presiona en el botón “Borrar
Filtro” limpia los datos de la búsqueda y muestra todas las tareas del BG.
Otra posibilidad para filtrar las tareas del BG es a través del nombre, apellido o
documento del postulante. En este caso se deben completar los datos disponibles en
los campos correspondientes. El dato puede ser exacto o por aproximación. En
cualquier caso, se deben ingresar por lo menos tres caracteres. Luego, se presiona
en el botón “Filtrar” para ver los resultados.
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En este caso, muestra todos los expedientes cuyos postulantes tengan las
letras “vaz” en el apellido. Si se presiona en el botón “Borrar Filtro” limpia los datos de
la búsqueda y muestra todas las tareas del BG.
Por último, se pueden filtrar según el nombre de la tarea que se deba realizar
para cada expediente. Con ese fin, se debe abrir el menú desplegable y seleccionar la
tarea correspondiente.
Luego, se presiona en el botón “Filtrar” para ver los resultados.
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En este caso, muestra todos los expedientes cuyo nombre de tarea coinciden
con el criterio seleccionado. Si se presiona en el botón “Borrar Filtro” limpia los datos
de la búsqueda y muestra todas las tareas del BG.
2.2.2 – Solapa Inicio LOyS
La solapa “Inicio LOyS” permite la generación de la carátula.
Se muestran las tratas disponibles en el módulo y se ofrece el campo de texto
para ingresar el “Motivo” de la caratulación del expediente.
2.2.3 – Solapa Consultas
La solapa “Consultas” permite la búsqueda de un expediente según diferentes
criterios que pueden ser seleccionados en cada subsolapa.
La subsolapa “Búsqueda por Número SADE” permite visualizar un expediente
según su identificación.
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Se deben completar todos los campos del número SADE y presionar en el
botón “Buscar”
El módulo solo muestra aquellos expedientes en los que la repartición del
usuario haya actuado como propiciante o DGTAL.
Si se ingresa en el “Detalle” del expediente se puede visualizar su contenido al
recorrer las solapas disponibles. Cada solapa muestra todo lo completado en el
expediente por todos los que intervienen en la tramitación, según el rol
correspondiente.
La solapa “Postulante” muestra tres subsolapas. En la subsolapa “Datos
Personales” constan los datos cargados por el postulante al contrato.
La subsolapa “DDJJ” muestra la declaración jurada presentada por el
postulante para la contratación.
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La subsolapa “Control Doc.” muestra el listado de documentos que el
postulante vinculó al expediente.
La solapa “Propiciante” muestra todos los datos referidos al contrato que
tramita por el expediente y el control de la documentación presentada por el aspirante.
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La subsolapa DGTAL muestra los datos referidos al control de
incompatibilidades del expediente, el CBU de la cuenta bancaria y el usuario firmante
del contrato en representación del Gobierno de la Ciudad.
La subsolapa “Documentos” muestra la lista de documentos oficiales
vinculados al expediente durante las distintas instancias de la tramitación.
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La subsolapa “Expediente asociado” muestra los expedientes referenciados
desde la presente tramitación.
La subsolapa “Datos financieros” muestra los datos y montos correspondientes
a las imputaciones presupuestarias gestionadas en SIGAF.
El botón “Cerrar” permite finalizar la visualización del expediente.
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La subsolapa “Búsqueda de Trámites” de la solapa “Consultas” permite filtrar
expedientes según las reparticiones iniciadoras, el estado del trámite o los datos de la
contratación o del postulante.
Si se requiere la búsqueda de un expediente según su repartición, se debe
indicar en los campos “Repartición Actuación” o “Repartición Usuario” la sigla
correspondiente. Los campos son predictivos y mostrarán el menú de opciones
disponibles a medida que se ingresan los caracteres. Una vez seleccionado el dato, se
debe presionar en el botón “Buscar” para visualizar los resultados. Si se presiona en el
botón “Detalle”, se puede visualizar cualquier expediente.
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Otro criterio de búsqueda por el que se puede filtrar es por rango de fechas. Se
debe abrir el calendario disponible y seleccionar el dato o tipearlo en el campo
correspondiente con el formato dd/mm/aaaa. Luego, se presiona en el botón “Buscar”
y el módulo arroja los resultados.
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La búsqueda de expedientes por “Tarea Actual” permite seleccionar un estado
o tarea del combo desplegable.
Una vez seleccionada la tarea, el módulo muestra los resultados
correspondientes.
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MANUAL DE LOCACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS (LOYS)

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