SGC MECI - Dirección de Sanidad Ejército
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SGC MECI - Dirección de Sanidad Ejército
GUÍA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SGC MECI SISTEDA Teniendo en cuenta la necesidad de la Fuerza de consolidar el Sistema Integrado de Gestión (SIG) como una herramienta de control que sirva al Ejército para facilitar el fortalecimiento de sus sistemas de control, asegurando razonablemente el cumplimiento de sus objetivos, y que actualmente, en el Ejército Nacional se continúan aplicando los sistemas de gestión de calidad (SGC), el modelo estándar de control interno (MECI) y el sistema de desarrollo administrativo (SISTEDA), en forma paralela, para la definición de objetivos estratégicos, el desarrollo de los procesos, procedimientos, el control y seguimiento para asegurar su cumplimiento, actividades que se realizan aisladamente, se actualiza la presente cartilla guía para facilitar la comprensión e integración de estos sistemas en todos los niveles de la organización. Este documento tiene como finalidad, promover la eficiencia de los procesos, procedimientos y actividades de acuerdo con las normas establecidas, en el marco del ciclo de Planear, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA), haciendo interdependientes los conceptos de control, la calidad y el desarrollo administrativo, Para que funcionen adecuadamente estos modelos un factor clave de éxito es el compromiso de los Comandantes a todo nivel así como de los Jefes de dependencia para lograr las metas y objetivos propuestos, ayudándose de los métodos de control interno y calidad no como una tarea adicional sino por el contrario como herramientas que facilitan la acertada toma de decisiones y es allí donde se requiere de todos y cada uno de los miembros de la Fuerza, el esfuerzo mancomunado para emplear y fortalecer la gestión y paralelamente la transparencia institucional mediante el fomento de las buenas prácticas en todas nuestras actividades. Mayor General JAIRO SALGUERO CASAS Inspector General del Ejército 1 Objetivos 2 Marco Normativo 3 Conceptualización 4 Funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión en el Ejército 5 Ejemplos de Aplicación. 6 Beneficios Brindar una herramienta de sensibilización para la aplicación integral de los sistemas de gestión y control existentes en la fuerza. Definir los elementos fundamentales de un Sistema Integrado de Gestión (MECI - SGC- SISTEDA) Actualizar los cambios en el MECI 1000:2014 y su interacción con los demás sistemas Fortalecer la comprensión del funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión, para facilitar su aplicación. Facilitar la toma de decisiones ART. 209 SCI Ley 87 de 1993 MECI MECI Decreto 943 de 2014 Por medio del cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno. ART. 269 SGC ART. 78 Ley 872 de 2003 SGC Sistema de Gestión de Calidad Decreto 4485 de 2009 Por medio del se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la gestión Pública (NTCGP1000:2009) SISTEDA ART. 189 Ley 489 -1998 Capítulo IV SISTEDA Sistema de Desarrollo Administrativo Decreto 2482 de 2012 Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión • Documento Técnico MECI Departamento administrativo de la función Pública DAFP 2014. • Norma Técnica de Calidad en la gestión Pública NTCGP 1000 e ISO 9001 • Metodología para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. DAFP Dic.2012 Se presenta el orden lógico para entender como se estructura el Sistema Integrado de Gestión (desde definirlo, hasta relacionarlos con las actividades diarias: POLÍTICAS PLANES Y PROGRAMAS REQUERIMIENTOS DE LA SOCIEDAD, EL GOBIERNO, COMANDO SUPERIOR Y ENTES DE CONTROL. (Constitucionales, Legales, Institucionales) Cumplimiento de los objetivos de la entidad OBJETIVOS SIG DESARROLLO TECNOLÓGICO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ESTRATEGIAS ESTRUCTURA ORGÁNICA Satisfacción del Cliente y partes interesadas. (Ciudadanía, Entidades Gubernamentales, Entes de Control MDN, FFMM y otros) Interacción mutua que se establece entre los elementos que componen un todo y conducen al logro de objetivos Conjunto de acciones que permiten interrelacionar cada uno de los elementos, con el fin de dirigir las organizaciones Sistema Gestión Sistema de Gestión Conjunto de actividades que, interrelacionadas y a través de acciones específicas, permiten definir e implementar los lineamientos generales y de operación de las entidades públicas. SISTEDA MECI Se estructura como un conjunto de principios, reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que articulados y unidos a las personas que conforman una organización pública, se constituyen en un medio para lograr el cumplimiento de la función administrativa y objetivos institucionales. SIG Conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de las entidades de la administración pública, orientados a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional. SGC Herramienta de gestión que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social con el suministro de productos y/o con la prestación de los servicios. Todos los requisitos de esta norma deben ser aplicados en conjunto con las disposiciones legales propias de la naturaleza de cada entidad . Configuración de una estructura para el control de la estrategia, la gestión y la evaluación, orientadas al cumplimiento de los objetivos institucionales y contribución a los fines esenciales del Estado: 1. Servir a la comunidad. 2. Promover la prosperidad general 3. Garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución 4. Facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación 5. Defender la independencia nacional 6. Mantener la integridad territorial 7. Asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo. se enfoca en la administración y definición de acciones para mejorar el desempeño de las entidades, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios. La articulación de estos sistemas permite a las entidades públicas fortalecer: Text in MECI here • • • Finalidad Integrada SIG Text in here SGC Text in SISTEDA here Centra su propósito en la planeación de la gestión estatal del orden nacional, como un proceso de mejoramiento permanente y planeado para la buena gestión y uso de los recursos • • • La capacidad administrativa El desempeño institucional La gestión de los principales recursos de la entidad: humanos, físicos, financieros, tecnológicos. Optimizar los recursos Los procesos y procedimientos Planeación de la entidad La planeación y formulación articulada debe ser coherente para evitar la duplicidad de acciones para el logro de los objetivos comunes. MECI 2 1 6 13 Módulos Eje Transversal Componentes Elementos de Control. SGC NTCGP 1000 Doscientos cuarenta y dos (242) requisitos normativos, divididos en: Ocho (8) capítulos Tres primeros capítulos (3) generales Cinco (5) específicos SISTEDA Políticas de desarrollo administrativo: 1. Gestión misional y de Gobierno 2. Transparencia, participación y servicio al ciudadano 3. Gestión del Talento Humano. 4. Eficiencia administrativa 5. Gestión Financiera 1. Módulo de Planeación y Gestión. 1.1 Talento Humano 6.2.2. Competencia, toma de conciencia y formación 4.1 Requisitos generales 4.2 Gestión documental 1. Módulo de Planeación y Gestión. 1.2 Direccionamiento Estratégico 1.3 Administración del riesgo 2. Módulo Evaluación y Seguimiento 2.1 Autoevaluación institucional 2.2 Auditoría interna 2.3 Planes de mejoramiento 5. Responsabilidad de la dirección 6. Gestión de los recursos 7. Realización del producto y/o prestación del servicio. 8.2 Seguimiento y medición 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 8.2.4 Seguimiento y medición del producto y/o servicio 8.2.2 Auditoría interna 8.5 Mejora 5.5.3 Comunicación interna 7.2.3 Comunicación con el cliente 3. Gestión del Talento Humano 1. Gestión misional y de gobierno 2. Transparencia, participación y servicio al ciudadano. 4. Eficiencia administrativa 5. Gestión financiera 1. Gestión misional y de gobierno 2. Eficiencia administrativa 2. Transparencia, participación y servicio al ciudadano. EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN SIG Sistema Integrado de Gestión 6. 2 Talento Humano MECI1000: 2014 MECI COMPONENTES 1.1.2 Desarrollo del talento humano 1. PLANEACIÓN Y GESTIÓN 1.2 Direccionamiento estratégico 1.2.2 Modelo de operación por procesos 1.2.3 Estructura organizacional 1.2.4 Indicadores de gestión 1.2.5 Políticas de Operación 1.3 Administración del riesgo 1.3.1 Políticas de administración del riesgo. 1.3.2 Identificación del riesgo. 1.3.3 Análisis y valoración del riesgo. 2.1 Autoevaluación institucional 2. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO 2.2 Auditoría interna 2.3 Planes de mejoramiento 2.1.1 Autoevaluación del control y gestión. 2.2.1 Auditoría interna 2.3.1 Plan de mejoramiento. 3.EJE TRANSVERSAL 1.2.1 Planes, programas y proyectos INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 1.1.1 Acuerdos, compromisos y protocolos éticos. Información y Comunicación Externa Información y Comunicación Interna Sistemas de información y Comunicación 1.1 Talento humano ELEMENTOS 3.1 3.2 3.3 MODULOS A Tomar Acciones con base en los resultados de la verificación para lograr la mejora continua. SGC-NTCGP 1000CAPÍTULOS MECIComponentes 2.3 Planes de mejoramiento. MECI- Módulos Ciclo PHVA Políticas SITEDA 2.1 Autoevaluación Institucional. V Realizar seguimiento y medición de procesos, productos / servicios. 1.1 Talento Humano P Establecer política, objetivos, procesos, productos, controles, autoridades, responsabilidad. 1.2 Direccionam. estratégico ACTUAR PLANEAR Políticas de desarrollo administrativo 1. Gestión misional y de gobierno 2. Transparencia, participación y servicio al ciudadano 3. Gestión del talento humano 4. Eficiencia administrativa 5. Gestión financiera VERIFICAR HACER 2,2 Auditoría Interna 1.3 Admón. del riesgo 1.1 Talento Humano 1.2 Direccionam. estratégico H Establecer política, objetivos, procesos, productos, controles, autoridades, responsabilidad. En el MECI, el Módulo de Planeación y Gestión define la ruta que la entidad debe seguir para el logro de los objetivos institucionales. •Se establecen los objetivos estratégicos PLANEAR Proyectar y establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la entidad. •Se fijan las condiciones en que se desarrollarán los procesos, bajo parámetros de eficacia, eficiencia y efectividad. En el SGC, se realiza la planeación a través de: •Identificación de las necesidades del usuario •Establecimiento de directrices de calidad •Configuración de la política de calidad •Definición de objetivos de calidad •Definición de indicadores y planes de acción Nota: Los numerales en cada ítem corresponden en el SGC al capítulo correspondiente y en el MECI al establecido en el manual técnico por el Departamento Administrativo de la Función pública - DAFP Módulo de Planeación y Gestión Componente: 1.1 TALENTO HUMANO MECI SGC PRODUCTO Principios 1.2 j) Principio de transparencia 6.2 Talento humano Elemento 1.1.1 Acuerdos, compromisos y protocolos éticos Declaraciones explícitas en relación con las conductas de los servidores públicos, acordadas en forma participativa para la consecución de los propósitos de la Institución, manteniendo la coherencia de la gestión con los principios Constitucionales. 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación. ØRespeto por la Constitución y la Ley ØHonor Militar ØDisciplina ØRespeto por los Derechos Humanos y acatamiento del DIH ØÉtica en todas las actuaciones ØCompromiso Valores Ø Ø Ø Ø Ø Ø Honestidad Lealtad Respeto Valor Prudencia Constancia Decálogo de la disciplina 1.Seré un líder para mi Institución, mi familia y la sociedad. 2.Obedeceré y acataré leyes y normas que nos rigen. 3.Actuaré correctamente haciendo respetar los derechos del ciudadano. 4.Cumpliré las órdenes de mis superiores siempre que sean legítimas. 5.Cumpliré en forma puntual mis obligaciones y mis deberes. 6.Portaré correctamente y con orgullo las insignias militares. 7.Trataré correctamente a la población y el enemigo rendido, a mis superiores y subalternos. 8.Seré ejemplo de conducta en el cumplimiento del deber. 9.Obraré con ética militar, principios y valores que nos rigen. 10.Seré siempre un soldado defensor y sostén de la democracia. Módulo de Planeación y Gestión MECI SGC PRODUCTO Componente: 1.1 TALENTO HUMANO Ø Planeación de recursos Humanos 6.2 Talento humano Ø Selección de personal Ø Inducción (Directiva de inducción) Ø Capacitación (Directiva de capacitación) Ø Evaluación del desempeño. Reglamentación Institucional para la evaluación del desempeño del personal militar y civil. Elemento 1.1.2 Desarrollo del talento humano Compromiso de la Institución con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del personal. Procesos y prácticas de Talento Humano en forma articulada a los demás procesos de gestión, de tal forma que exista coherencia entre el desempeño del personal y las estrategias de la Institución, así como una conciencia de control Ø Políticas, procesos y procedimientos para la administración de personal, establecidos en Reglamentos, Directivas y Circulares. Ø Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales para asignación de cargos con base en los perfiles y requisitos establecidos. 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación. Ø Programas de Formación y Capacitación debidamente aprobados, para el personal Militar a través de las Escuelas. Ø Directrices Plan de Moral y Bienestar Módulo de Planeación y Gestión Componente: 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO MECI PRODUCTO SGC A NIVEL INSTITUCIONAL • Política de calidad del Ejército • Objetivos de calidad del Ejército • Guía de Planeamiento Estratégico • Plan de Campaña • Plan de Moral y Bienestar. • Plan de Adquisiciones 5.2 Enfoque al cliente 5.3 Política de calidad Elemento 1.2.1 Planes, Programas y proyectos Elemento de Control, que permite modelar la proyección de la Entidad Pública a corto, mediano y largo plazo e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas y los resultados previstos, considera la planeación como un proceso dinámico y sistemático que le permite a las entidades públicas proyectarse a largo, mediano y corto plazo. 5.4 Planificación 5.4.1 Objetivos de calidad 5.4.2 Planificación del sistema de gestión de la calidad 6.1 Provisión de recursos 6.4 Ambiente de trabajo 7.1 Planificación de la realización del producto y/o prestación del servicio. 7.4 Adquisición de bienes y servicios NIVEL UNIDADES OPERATIVAS MAYORES, MENORES, TÁCTICAS Y EQUIVALENTES • • • • • • • • • • • • • • Plan de Acción Anual Plan de Moral y Bienestar Plan de Licenciamientos Plan Pastoral Plan de incorporaciones Plan de Búsqueda de información (Inteligencia) Plan de evacuación Plan de Reacción y Contraataque Plan de instrucción y Entrenamiento Plan de Campaña (Misiones Tácticas) Plan Tricolor. Plan de seguridad (Cuartel) Plan Coraza (Seguridad instalaciones). Plan Ruta (Seguridad de personajes) • • • • • • • • • • • • Plan Gema (Control localidades) Plan Candado (Cierres viales) Plan Radar (Pistas Aéreas) Plan República (Infraestructura económica) Plan Democracia (Seguridad Electoral) Plan Administrativo Anual Plan de Mantenimiento Anual Plan de Adquisiciones y Abastecimientos Plan de Inversión de Fondo Interno Plan de Inversión Partidas Especiales Plan de siniestros y desastres naturales. Plan de Actividades Ocasionales (Visitas, Ceremonias, entre otros) Componente: 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Módulo de Planeación y Gestión MECI PRODUCTO SGC 4.1 Requisitos generales Ø Mapa de macroprocesos: Estratégicos: fijan políticas, estrategias, objetivos y comunicación de la organización Misionales: proporcionan el resultado, son la razón de ser de la organización. Elemento 1.2.2 Modelo de operación por procesos Estándar organizacional que soporta la operación de la Entidad Pública, armonizando con enfoque sistémico la Misión y Visión Institucional, orientándola hacia una Organización por Procesos, los cuales en su interacción, interdependencia y relación causa-efecto garantizan una ejecución eficiente y el cumplimiento de los objetivos de la Entidad y lograr la estandarización de las actividades necesarias para dar cumplimiento a la misión y objetivos. De apoyo: son el soporte de los procesos, estratégicos, misionales y de evaluación. De evaluación: permiten medir, analizar la eficacia y eficiencia y efectividad. 4.2 Gestión documental Ø Mapa despliegue macroprocesos Ø Caracterización de procesos Componente: 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Módulo de Planeación y Gestión MECI PRODUCTO SGC Ø Tablas de organización y equipo - TOE Muestran la forma como se encuentran constituidas las Unidades y Dependencias en general que forman parte del Ejército Nacional, en cuanto a su misión, organización, capacidades y dotaciones. 5.1 Compromiso de la dirección Ø Estructura orgánica Comando del Ejército: Jefaturas, direcciones, secciones. Elemento 1.2.3 Estructura organizacional Elemento de Control, que configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la Institución, permitiendo dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con la Misión. Ø Organización del Ejército: • • • • • • 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación Ø Comando del Ejército Unidades Operativas Mayores - Divisiones Unidades Operativas Menores – Brigadas Unidades Tácticas – Batallones Unidades especiales Escuelas de formación y capacitación Estructura orgánica Unidades •Estado Mayor •Plana Mayor •Compañías, pelotones, escuadras ØPlanta de personal ØManual de funciones y competencias laborales Componente: 1.3 ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Módulo de Planeación y Gestión MECI Elementos: 1.3.1 Políticas de administración de riesgos 1.3.2 Identificación de riesgos 1.3.3 Análisis y valoración de riesgos Elementos que permiten evaluar aquellos eventos negativos, internos y externos, que pueden afectar el logro de los objetivos institucionales. Requieren confrontar los resultados de la evaluación del riesgo con los controles identificados, esto se hace con el objetivo de establecer prioridades para su manejo y para la fijación de políticas. Para adelantar esta etapa se hace necesario tener claridad sobre los puntos de control existentes en los diferentes procesos SGC 4.1 g) Establecer controles sobre los riesgos identificados y valorados. 5.6 Revisión por la dirección 5.6.2 h) Los resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados. 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio g) Los riesgos de mayor probabilidad e impacto. 8.5.3 Acción preventiva PRODUCTO Ø Directiva Administración de riesgos del Ejército, bajo la metodología del Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP Ø Mapas de riesgos donde se determinan: Causas: factores internos y externos generadores de riesgo. Identificación de riesgos: información relacionada con la definición del riesgo, descripción y efecto (consecuencia). Análisis de riesgos: probabilidad de ocurrencia e impacto de los riesgos identificados, calificándolos y evaluándolos para establecer el nivel de riesgo (zona de riesgo baja, moderada alta o extrema). Valoración de riesgos: identificación de los controles existentes, confrontándolos con la evaluación del riesgo realizada, para establecer los de mayor impacto. Manejo de los riesgos: con base en la valoración de los riesgos se establecen las opciones de manejo, acciones preventivas, responsables , cronograma e indicadores. Ø Política de administración del riesgo: identifica las opciones para tratar y manejar los riesgos, tomar decisiones adecuadas y fijar lineamientos de la administración del riesgo. En el MECI, el hacer parte del modelo de operación por procesos, planteándose formas de trabajo evolutivo. HACER Implementar los procesos procedimientos establecidos. y En esta etapa, se materializan los procesos, se controlan y se genera nuevo conocimiento, a través de las actividades de control, la información y la comunicación. El hacer en el SGC, se refleja en la medida en que se cumplan los requisitos de calidad establecidos en la NTCGP 1000, se controle adecuadamente la operación de la entidad durante la realización del producto y/o prestación del servicios Nota: Los numerales en cada ítem corresponden en el SGC al capítulo correspondiente y en el MECI al establecido en el manual técnico por el Departamento Administrativo de la Función pública - DAFP Módulo de Planeación y Gestión Componente: 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO MECI PRODUCTO SGC Ejecutar lo planeado en: 4.2.2 Manual de calidad Ø Guía de planeamiento que emite el Comandante del Ejército, donde se incluyen entre otras, políticas de: • Personal • Inteligencia Elemento 1.2.5 Políticas de operación 5.3 Política de calidad • Instrucción y entrenamiento • Logística 5.5.3 interna Guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la Entidad Pública; define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de administración del riesgo previamente definidos por la Fuerza. • Operaciones Comunicación • Acción Integral • Derechos Humanos y DIH • Control Interno y Sistema de Gestión de calidad. 7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio Ø Sumario de órdenes permanentes – SOP Ø Política de Calidad Ø Política de administración de riesgos Ø Política de comunicación Ø Manual de calidad del Ejército Ø Políticas de Comando en las Unidades Componente: 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Módulo de Planeación y Gestión MECI 5.1 Compromiso de la dirección Elemento 1.2.5 Políticas de operación Incluye también las diferentes formas adoptada por el nivel directivo para guiar u orientar las acciones de la Institución, generando autoridad, confianza, demostrando capacidad, conocimiento, compromiso con el CONTROL y el cumplimiento de la Misión, Visión, Planes y Programas, buen trato y utilización transparente y eficiente de los recursos. PRODUCTO SGC 5.5.1 Responsabilidad y autoridad Ø Organización piramidal y jerarquizada Ø Líneas de autoridad, niveles de responsabilidad y conducto regular claramente definidos en todos los niveles. Ø Reuniones periódicas de Comandantes, con un cubrimiento total de la Organización, para retroalimentar el cumplimiento de los Planes de Acción y tomar decisiones en forma oportuna. Ø Programas Radiales del Comandante del Ejército con los Comandantes de Unidad Operativa Mayor y así en todos los niveles del mando, para impartir normas, órdenes e instrucciones. Ø Reuniones de Estado Mayor y Plana Mayor, para coordinar, planear , impartir instrucciones y tomar decisiones. Ø Formaciones con el personal presididas por la alta Dirección. (Comandantes y Segundos Comandantes). Ø Reuniones del Subcomité Central, Regional y Local de Control Interno. (Se consideran cubiertas por las reuniones de Estado Mayor y Plana Mayor ) Módulo de Planeación y Gestión Componente: 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO MECI 4. Gestión de calidad Elemento 1.2.2 Modelo de operación por procesos Este elemento incluye en el hacer los procedimientos entendidos como el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operación de la Entidad Pública. Establecen los métodos para realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y la autoridad en la ejecución de las actividades. PRODUCTO SGC Ø Procedimientos documentados con base en los procesos Ø Reglamentos, Manuales Operacionales Administrativos del Ejército. Ø Directivas permanentes o transitorias de cada área como: • • • • • • 4.2.1 Generalidades c) Los procedimientos documentados… 4.2.2 Manual de la calidad b) Los procedimientos documentados establecidos para el SGC… • • y Personal Inteligencia Operaciones Administración y Logística Acción Integral Directivas Técnicas: armamento, transportes, intendencia, entre otras. Derechos Humanos Ingenieros Ø Procedimientos obligatorios NTCGP 1000: • • • • • Control de documentos Control de registros Producto y/o servicio no conforme Auditoría interna Acciones correctivas, preventivas y de mejora. Componente: 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Módulo de Planeación y Gestión MECI PRODUCTO SGC 4.2.1 Generalidades c) Los procedimientos documentados… Elemento 1.2.2 Modelo de operación por procesos Incluye también en el “Hacer” los manuales de procedimientos, entendidos como un medio de autorregulación interna que contiene la forma de llevar a cabo los procedimientos de la Entidad Pública, convirtiéndose en una guía de uso individual y colectivo propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los Servidores Públicos. 4.2.2 Manual de la calidad b) Los procedimientos documentados establecidos para el SGC… Ø Procedimientos Ø Directivas Ø Reglamentos Ø Manuales Ø Manual de calidad Módulo de Planeación y Gestión Componente: 1.3 ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO MECI PRODUCTO SGC Elemento 1.3.3 Análisis y valoración de riesgos 4.1 Requisitos generales g) Establecer controles sobre los riesgos identificados y valorados… Si bien se enmarca la administración de riesgos fundamentalmente en el Planear, tiene también para el Hacer compromisos importantes en cuanto al manejo de los controles entendidos como el Conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos, requeridos para el logro de los objetivos de la Entidad Pública. Para ello se requiere confrontar los resultados de la evaluación del riesgo con los controles identificados, esto se hace con el objetivo de establecer prioridades para su manejo y para la fijación de políticas. Para adelantar esta etapa se hace necesario tener claridad sobre los puntos de control existentes en los diferentes procesos 4.2 Gestión documental 4.2.3 Control de documentos 4.2.4 Control de registros 7.3 Diseño y desarrollo 7.4.3 Verificación de los productos y/o servicios adquiridos 7.5 Producción prestación del servicio y 7.6 Control de los equipos de seguimiento y medición. 8.3 Control del producto y/o servicio no conforme 8.5.2 Acción correctiva 8.5.3 Acción preventiva Actividades tendientes a verificar, revisar, proteger, vigilar, supervisar, inspeccionar y confrontar. Ejemplos: •Orden del día •Actas de entrega y recibo por rotación del personal. •Actas de revisión de la nómina •Informe de novedades de personal INPER •Planillas de pasajes y viáticos •Diario de informaciones. •Registro Cooperantes •Misiones de Trabajo •Informe de Situación de Tropas •Diario de Operaciones •Horarios y Cronogramas de Instrucción •Libros de control vehículos, combustible, repuestos, oficial de servicio, minuta Comandante de Guardia entre otros. •Control Cargos Unidades Fundamentales •Órdenes de Suministro •Legalización préstamos de Munición •Actas de Reintegro de Repuestos •Tablas de Abordo •Folio de vida vehículos •Arqueos de Caja Menor y de Tesorería •Conciliaciones Bancarias •Verificaciones Contables selectivas: Depreciación activos Fijos, Clasificación Contable y Presupuestal, Acreedores Varios, Cuenta Responsabilidades •Pruebas Selectivas Almacenes. •etc Componente: 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Módulo de Planeación y Gestión MECI SGC 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos En conjunto se definen como uno de los principales mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión de toda entidad pública. • Tableros de control • Indicadores estratégicos en el BSC Elemento 1.2.4 Indicadores de gestión Conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la Entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstas. PRODUCTO • Indicadores para la medición del Plan de Acción • Indicadores para seguimiento a las acciones de mitigación de riesgo • Indicadores de desempeño de los procesos (Seguimiento de indicadores) • Informes de Gestión y Resultados • Resultados de evaluaciones internas y externas 8.4 Análisis de datos El EJE TRASVERSAL La información y comunicación se emplea en las cuatro etapas del ciclo administrativo, PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar La Información y Comunicación es un eje transversal a los Módulos de Control del Modelo, dado que en la práctica las Fuerza lo utiliza durante toda la ejecución del ciclo PHVA; de tal manera, que complementa y hace parte esencial de la implementación y fortalecimiento de los Módulos en su integridad. La Información y Comunicación tiene una dimensión estratégica fundamental por cuanto vincula a la entidad con su entorno y facilita la ejecución de sus operaciones internas, dándole al usuario una participación directa en el logro de los objetivos. Es un factor determinante, siempre y cuando se involucre a todos los niveles y procesos de la Institución. Nota: Los numerales en cada ítem corresponden en el SGC al capítulo correspondiente y en el MECI al establecido en el manual técnico por el Departamento Administrativo de la Función pública - DAFP Eje Transversal de Información y Comunicación MECI PRODUCTO SGC 3. Eje Transversal de Información y Comunicación Ø Elemento 3.1 Información y Comunicación Externa Elemento que garantiza tanto la difusión de información del Ejército sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés y externos, así como la el adecuado tratamiento de los datos que provienen o son generados por el cliente y/o usuario externo. También impacta la forma en que la Institución está en contacto directo con la ciudadanía, los proveedores, los contratistas, las entidades reguladoras, las fuentes de financiación y otros organismos 7.2.3 Comunicación con el cliente 7.4. Adquisición de bienes y servicios. 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos. Publicación en página web: • Información institucional • Informes y noticias • Trámites y servicios • Atención al ciudadano Ø Reuniones con comunidades registro fotográfico, etc.) Ø Publicación Procesos de Contratación (SECOP). Ø Rendición de Cuentas Ø Cumplimiento de metas de gobierno. Ø MEDIOS DE COMUNICACIÓN INFORMATIVA Emisoras y gremios (Actas, Ø Programas de Televisión: Insignia, En Contacto., Locales. Ø Ø Agencia de noticias. Revista de Ejército Ø Ø Periódico de Ejército Portal Único de Contratación- SECOP Eje Transversal de Información y Comunicación 3. Eje Transversal de Información y Comunicación MECI Elemento 3.1 Información y Comunicación Externa El elemento maneja y controla los datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la organización está en permanente contacto, así como de las variables que no están en relación directa con la Entidad, pero que afectan su desempeño. PRODUCTO SGC 4.1 Requisitos generales d) Asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de los procesos… 7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto y/o servicios. 7.2.3 Comunicación con el cliente 8.2.1 Satisfacción cliente. del Ø Necesidades y requerimientos del cliente externo Ø Peticiones, quejas y reclamos de la ciudadanía Ø Requerimientos de la Contraloría General de la República, Procuraduría General de la Nación, Fiscalía General de la Nación, Contaduría General de la Nación. Ø Información del Ministerio de Hacienda y Crédito Público Ø Requerimientos de Transparencia por Colombia Ø Información requerida por la Dirección de Aduanas e Impuestos Nacionales – DIAN. Ø Informes solicitados por el Departamento Administrativo de la Función Pública. Ø Tutelas y derechos de petición Eje Transversal de Información y Comunicación 3. Eje Transversal de Información y Comunicación MECI PRODUCTO SGC 5.1 Compromiso de la dirección. a) La comunicación a los servidores públicos… Elemento 3.2 Información y Comunicación Interna Orientar la difusión de políticas y la información generada al interior de la Fuerza para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca la Institución. 5.5.3 interna Comunicación Ø Reuniones de Estado Mayor y Plana Mayor Ø Programas radiales Ø Formaciones Ø Academias de difusión políticas de comando y ordenes permanentes a nivel Central y de las Unidades. Ø Reunión de Comandantes Ø Información de interés institucional incluida en la INTRANET. Ø Comunicación interna a través del Correo, dirigida a todos los usuarios o en forma individual de acuerdo con el área interesada. Ø Informes de gestión trimestrales y anuales donde se relacionan los resultados operacionales y administrativos. OTROS MEDIOS DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL Ø Cancillería Ø Boletines Ø Radiogramas Ø Carteleras Eje Transversal de Información y Comunicación 3. Eje Transversal de Información y Comunicación MECI 4.1 Requisitos generales Elemento 3.2 Información y Comunicación Interna Comprende también los datos que se originan y/o procesan al interior de la Entidad Pública. Toma como base la información primaria y la relacionada con los hechos financieros, económicos y sociales, provenientes del ejercicio de su función. Se obtienen de los diferentes sistemas de información que soportan la gestión de la Entidad. PRODUCTO SGC 8.4 Análisis de datos Ø Registros Ejecución Presupuestal Ø Estados Financieros Ø Inventarios, Boletines, Reportes Ø Nómina Ø Informe de Novedades de Personal – INPER Ø Informe de Situación de Tropas – INSITOP Ø Informe Resultados Operacionales Ø Informe de Operaciones de Inteligencia Ø Datos Red de Aliados Ø Informes Acciones Cívico Militares Ø Informes de Gestión y Resultados con base en el Plan de Acción Ø Información estadística de las diferentes áreas Eje Transversal de Información y Comunicación 3. Eje Transversal de Información y Comunicación MECI Elemento 3.3 Sistemas de información Conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la generación de información, orientada a soportar de manera más eficiente la gestión de operaciones en la Fuerza y garantizar tanto la generación, recopilación y la divulgación y circulación de la información. PRODUCTO SGC 4.1Requisitos generales. d) Asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de los procesos. 6.3 Infraestructura b) Herramientas, equipos y sistemas de información (hardware – software) para la gestión de los procesos, Ø Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF Ø Sistema SAP- SILOG Logística Ø Sistema de información de administración de talento Humano SIATH. Ø Bodega de Datos Ø Bases de Datos Ø Sistema de información Centro de operaciones Ejército – SICOE-SIGE- SIGE-WEB Ø Archivo Operacional Ø Sistema de información jurídica - SIJUR Ø Tablero de Mando BSC (Sistema de información VERIFICAR Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos y/o servicios respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos establecidos para el producto y/o servicio, e informar sobre los resultados. En el MECI, La verificación se concentra en el Módulo de Evaluación y Seguimiento que tiene como finalidad adelantar las actividades para determinar el estado de un elemento, frente a un parámetro previamente establecido, de tal modo que se puedan establecer acciones que permitan el cierre de las diferencias presentadas. En el SGC, se aplica el capítulo relacionado con la medición, análisis y mejora. El seguimiento, la medición y la verificación, son las formas que permiten la evaluación de un sistema, estableciendo el grado de cumplimiento y conformidad de requisitos y elementos, convirtiendo la evaluación en un elemento transversal en gestión y control. Nota: Los numerales en cada ítem corresponden en el SGC al capítulo correspondiente y en el MECI al establecido en el manual técnico por el Departamento Administrativo de la Función pública - DAFP Componente: 2.1 AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL Módulo de Evaluación y Seguimiento MECI Elemento 2.1.1 Autoevaluación del control y de la gestión Basado en un conjunto de mecanismos de verificación y evaluación, determina la calidad y efectividad de los controles internos a nivel de los procesos y de cada área organizacional responsable, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requeridas. También debe considerarse que basados en los indicadores de gestión diseñados en los Planes y Programas y en los Procesos de la Entidad, permite una visión clara e integral de su comportamiento, la obtención de las metas y de los resultados previstos e identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la orientación de la Entidad hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales PRODUCTO SGC Ø 5.6.2 Información para la revisión Informes trimestrales de evaluación de gestión y resultados, con base en las metas propuestas en el Plan de Acción. Ø 7.5 Producción prestación del servicio. Aplicación de Indicadores definidos en los planes de acción, para medir los resultados alcanzados de acuerdo con las metas planteadas. (Deben ser conducentes, razonables, entendibles). Ø Entrega Acta de informe de gestión, de los asuntos y recursos a su cargo, por separación del cargo o al finalizar la administración, a quienes lo sustituyan legalmente en sus funciones. (Ley 951/05 y Resolución No.5674/2005 de la Contraloría General de la República). Ø Medición del desempeño de los procesos con base en los indicadores diseñados para evaluar el cumplimiento de los objetivos establecidos en cada proceso. (Manual de Procesos y procedimientos). Ø Seguimiento y evaluación a los mapas de riesgos, en cada una de las áreas y determinar la efectividad de las acciones de mitigación definidas por los responsables de cada proceso. Ø Informes de actividades por dependencia, como soporte de la gestión adelantada en un lapso determinado. y 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos. 8.2.4 Seguimiento y medición del producto y/o servicio. Componente: 2.1 AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL Módulo de Evaluación y Seguimiento MECI PRODUCTO SGC 5.6.2 Información para la revisión 7.5 Producción prestación del servicio. Elemento 2.1.1 Autoevaluación del control y de la gestión Ø Aplicación de listas de verificación por parte del personal en cada área. Ø Revisiones internas para determinar el funcionamiento de los controles establecidos. (Actas informes Comisiones administrativas, Actas Reuniones y administrativas). Ø Aspectos tratados en las reuniones de Estado Mayor y Plana Mayor, sobre el funcionamiento de las diferentes dependencias. Ø Responsabilidad de los Jefes de dependencia sobre el funcionamiento y aplicación de los puntos de control definidos en las actividades de los procesos y demás mecanismos de control. Ø Acciones 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos. 8.2.4 Seguimiento y medición del producto y/o servicio. de mejoramiento AUTOEVALUACIÓN realizada. con base en la Módulo de Evaluación y Seguimiento Componente: 2.2: AUDITORÍA INTERNA MECI Internamente: Elemento 2.2.1 Auditoría interna Elemento de Control, cuyo objetivo es verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del Control Interno en el cumplimiento de los objetivos Institucionales. PRODUCTO SGC 8.2.2 Auditoría interna Ø Revistas de Inspección en niveles: • • Inspección General Divisiones y Brigadas Ø Informes de resultado de las inspección los diferentes Externamente: Ø Auditorias Regulares y Especiales realizadas por la Contraloría General de la República. Ø Auditorías internas de calidad Ø Auditoría de certificación y seguimiento por parte de una entidad certificadora. Ø Informes de los resultados de las auditorías Permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de una Entidad Pública. Acciones para corregir desviaciones encontradas en, en la dirección estratégica, en la gestión y en los resultados de la entidad, enfocadas al mejoramiento continuo y al cumplimiento de los objetivos institucionales a través de la toma de acciones preventivas, preventivas y de mejora. ACTUAR Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos. El ACTUAR corresponde al Módulo de Evaluación y Seguimiento del MECI, concretamente al componente de planes de mejoramiento y a la mejora continua, acciones preventivas, correctivas y de mejora, contenidas en la NTCGP 1000. Tiene como finalidad la mejora en la satisfacción de las necesidades y expectativas de los usuarios, así como la optimización en el funcionamiento institucional. El mejoramiento continuo se centra en elevar los niveles de eficacia, eficiencia y efectividad y genera una cultura de autocontrol, que permita a los servidores públicos planear las correcciones y mejorar en los procesos a su cargo, de acuerdo con las diferencias encontradas entre lo planeado y ejecutado. Nota: Los numerales en cada ítem corresponden en el SGC al capítulo correspondiente y en el MECI al establecido en el manual técnico por el Departamento Administrativo de la Función pública - DAFP Componnete 2.3.1 PLANES DE MEJORAMIENTO Módulo de Evaluación y Seguimiento MECI Ø Plan de Mejoramiento Consolidado por la Inspección General del Ejército, con base en los Planes suscritos por las Unidades auditadas. Elemento 2.3.1 • Plan de Mejoramiento Integra las acciones de mejoramiento que debe aplicar la Fuerza y sus procesos para fortalecer integralmente su desempeño, teniendo en cuenta los compromisos adquiridos con los organismos de control fiscal, control político y los diferentes grupos de interés.,en procura de las metas y resultados que garantizan el cumplimiento de los objetivos Institucionales. PRODUCTO SGC 8.5 Mejora 8.5.1 Mejora continua 8.5.2 Acción correctiva 8.53 Acción preventiva Ø Planes de mejoramiento elaborados por las Unidades inspeccionadas con base en los informes de revista generados por las instancias evaluadoras. Ø Acciones correctivas, preventivas y de mejora formuladas con fundamento en los informes de Auditorías de Calidad. Ø Acciones adoptadas por el servidor público, para mejorar el desempeño y cumplir con los objetivos individuales, como: • • Capacitación de acuerdo con el cargo Actualización permanente Estructura Organizacional del Ejército Misión – Visión Ejército Procedimientos obligatorios del SGC Política de Calidad Documentos de conocimiento y aplicación general en todos los niveles de la Institución Mapa de despliegue de procesos Objetivos de Calidad Manual de Calidad Los Documentos se encuentran disponibles en la página web institucional www. Ejercito.mil.co Mapa de Macroprocesos MECI El material técnico asignado a las secciones de inteligencia y contrainteligencia es insuficiente para el cumplimiento de la misión 1.2.1. Planes, programas y proyectos 1.3 Administración del riesgo 1. Afecta el desarrollo de las actividades por falta de recursos. SGC 2. No hay oportunidad en la información que apoya el desarrollo de las operaciones. 6.1 6.3 7.5 La situación detectada afecta varios elementos, requisitos y políticas, permitiendo analizar de manera integral lo sucedido y como se enmarca en el SIG dentro de las actividades cotidianas de la Fuerza. Provisión de recursos Infraestructura Producción y prestación del servicio. SISTEDA 4. Eficiencia administrativa 3. Incide en efectividad de resultados esperados la los MECI 1.3 Se presentó una conflagración en un almacén de intendencia con pérdidas de material, documentación y afectación de las instalaciones La seguridad de instalaciones se ve comprometida por falta de prevención y control frente al cumplimiento de las normas de seguridad y riesgos laborales Administración del riesgo SGC 4.1.g Establecer controles sobre los riesgos identificados y valorados. 8.5.3 Acción Preventiva. 1. Insuficiente disponibilidad, dotación y suministro de elementos para las tropas 2. Pérdida recursos y bienes del estado. 3. Exposición a riesgos ocupacionales para el personal de la Unidad. 4. Investigaciones para establecer responsabilidades SISTEDA 3. Gestión del talento humano MECI Los sacos terreros y los muros de conexión se encuentran deteriorados por el paso del tiempo, lo que impide una adecuada protección al personal de soldados en caso de una reacción. 1.2.1. Planes, programas y proyectos 1.3 Administración del riesgo 3, Eje transversal de información y comunicación 2.1.1 Autoevaluación del control y la gestión SGC 6.1 Provisión de recursos 6.3 Infraestructura 7.5,1 Control de la Producción y prestación del servicio. La seguridad de instalaciones y del personal se vé comprometida por falta de planeación y manejo de riesgos y poca capacidad para identificar oportunamente las necesidades de mantenimiento SISTEDA 4. Eficiencia administrativa 1. Se pone en riesgo la integridad del personal por falta de protección en caso de un ataque. 2. Vulnerabilidad de áreas claves para la seguridad de la Unidad ante fallas en el mantenimiento. Se registró incumplimiento en la fecha de entrega de elementos pactados en el contrato sin justificación válida, no existen informes de supervisión comunicando el hecho, ni se evidencia toma de acciones por parte de las autoridades administrativas. Se evidencian deficiencias en el control y seguimiento por parte de los responsables que impidieron la toma de acciones oportunas, así mismo se incumplen las funciones y responsabilidades del supervisor del contrato y del gerente del proyecto MECI 1.2.1. Planes, programas y proyectos 1.3 Administración del riesgo 3, Eje transversal de información y comunicación SGC 4.1.g Establecer controles sobre los riesgos identificados y valorados. 4.2 Gestión Documental 7.4 Adquisición de Bienes y Servicios. 8.2.3 Seguimiento y Medición de los procesos. 8.5.2 Acción Correctiva SISTEDA 4. Eficiencia administrativa 2. Transparencia, participación y servicio al ciudadano 1. Afecta el suministro de bienes de acuerdo con las necesidades 2. Detrimento en recursos institucionales. los 3. Investigaciones enmarcadas en posibles hechos de falta de transparencia. A NIVEL EXTERNO • • • Optimiza recursos. Permite que los clientes / usuarios y partes interesadas perciban que la entidad cumple con su función social Mejora la satisfacción del cliente / usuario (alta percepción de calidad por parte del cliente hacia la entidad) • Fortalecimiento de la imagen y credibilidad institucional • Fortalecimiento de la coordinación, cooperación y articulación con otras entidades • A NIVEL INTERNO Reconocimiento regional, nacional e internacional. BENEFICIOS DEL SIG y racionaliza los • Fortalece la cultura organizacional orientada a la mejora continua. • Facilita la comunicación interna y externa. • Mejora la atención al cliente y partes interesadas. • Incrementa la productividad y competencia de los servidores. • Armoniza el manejo de documentación. • Fortalece procesos el enfoque la por • Desconocimiento del SIG. • Resistencia cambio. (RC) • Falta de compromiso por parte del los Jefes de Dependencia y funcionarios en general. • Cultura del trabajo por “islas”. • Inmediatismo por falta de planeación. Obstáculos SIG al “Quiero cambiar el mundo, pero el mundo es inmenso… Empezaré por mi país, pero es tan grande… Entonces intentaré con mi Entidad, pero no puedo llegarle a todos… Ya sé: empezaré por mi mismo”. Weisel. La calidad nunca es un accidente; siempre es el resultado de un esfuerzo de la inteligencia (John Ruskin) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA – DAFP: • Manual Técnico Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2014. • Guía de administración del riesgo. 2011 • Norma Técnica de Calidad en la gestión Pública NTCGP 1000:2009 • Norma internacional ISO 9001:2008 – Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos.