SGC MECI - Dirección de Sanidad Ejército

Transcripción

SGC MECI - Dirección de Sanidad Ejército
GUÍA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
SGC
MECI
SISTEDA
Teniendo en cuenta la necesidad de la Fuerza de consolidar el Sistema Integrado de Gestión
(SIG) como una herramienta de control que sirva al Ejército para facilitar el fortalecimiento de
sus sistemas de control, asegurando razonablemente el cumplimiento de sus objetivos, y que
actualmente, en el Ejército Nacional se continúan aplicando los sistemas de gestión de calidad
(SGC), el modelo estándar de control interno (MECI) y el sistema de desarrollo administrativo
(SISTEDA), en forma paralela, para la definición de objetivos estratégicos, el desarrollo de los
procesos, procedimientos, el control y seguimiento para asegurar su cumplimiento, actividades
que se realizan aisladamente, se actualiza la presente cartilla guía para facilitar la comprensión e
integración de estos sistemas en todos los niveles de la organización.
Este documento tiene como finalidad, promover la eficiencia de los procesos, procedimientos y
actividades de acuerdo con las normas establecidas, en el marco del ciclo de Planear, Hacer,
Verificar y Actuar (PHVA), haciendo interdependientes los conceptos de control, la calidad y el
desarrollo administrativo,
Para que funcionen adecuadamente estos modelos un factor clave de éxito es el compromiso
de los Comandantes a todo nivel así como de los Jefes de dependencia para lograr las
metas y objetivos propuestos, ayudándose de los métodos de control interno y calidad no como
una tarea adicional sino por el contrario como herramientas que facilitan la acertada toma de
decisiones y es allí donde se requiere de todos y cada uno de los miembros de la Fuerza,
el esfuerzo mancomunado para emplear y fortalecer la gestión y paralelamente la
transparencia institucional mediante el fomento de las buenas prácticas en todas nuestras
actividades.
Mayor General JAIRO SALGUERO CASAS
Inspector General del Ejército
1
Objetivos
2
Marco Normativo
3
Conceptualización
4
Funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión en
el Ejército
5
Ejemplos de Aplicación.
6
Beneficios
Brindar una herramienta de sensibilización para la
aplicación integral de los sistemas de gestión y
control existentes en la fuerza.
Definir los elementos fundamentales de un Sistema
Integrado de Gestión (MECI - SGC- SISTEDA)
Actualizar los cambios en el MECI 1000:2014 y su
interacción con los demás sistemas
Fortalecer la comprensión del funcionamiento del
Sistema Integrado de Gestión, para facilitar su
aplicación.
Facilitar la toma de decisiones
ART. 209
SCI Ley 87 de
1993
MECI
MECI
Decreto 943 de 2014
Por medio del cual se
actualiza el Modelo Estándar
de Control Interno.
ART. 269
SGC
ART. 78
Ley 872 de
2003
SGC
Sistema de Gestión de Calidad
Decreto 4485 de 2009
Por medio del se adopta la
actualización de la Norma
Técnica de Calidad en la
gestión
Pública
(NTCGP1000:2009)
SISTEDA
ART. 189
Ley 489 -1998
Capítulo IV
SISTEDA
Sistema de Desarrollo
Administrativo
Decreto 2482 de 2012
Por el cual se establecen
los
lineamientos
generales
para
la
integración
de
la
planeación y la gestión
• Documento Técnico
MECI Departamento
administrativo de la
función
Pública
DAFP 2014.
• Norma Técnica de
Calidad en la gestión
Pública
NTCGP 1000 e ISO
9001
• Metodología para la
implementación del
Modelo Integrado
de Planeación y
Gestión.
DAFP
Dic.2012
Se presenta el orden lógico para entender
como se estructura el Sistema Integrado de
Gestión (desde definirlo, hasta relacionarlos
con las actividades diarias:
POLÍTICAS
PLANES Y
PROGRAMAS
REQUERIMIENTOS
DE LA SOCIEDAD,
EL
GOBIERNO,
COMANDO
SUPERIOR Y ENTES
DE CONTROL.
(Constitucionales,
Legales,
Institucionales)
Cumplimiento
de los objetivos
de la entidad
OBJETIVOS
SIG
DESARROLLO
TECNOLÓGICO
SISTEMA
INTEGRADO DE
GESTIÓN
PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
ESTRATEGIAS
ESTRUCTURA
ORGÁNICA
Satisfacción del
Cliente y partes
interesadas.
(Ciudadanía,
Entidades
Gubernamentales,
Entes de Control
MDN, FFMM y
otros)
Interacción
mutua que se
establece entre
los
elementos
que componen
un
todo
y
conducen
al
logro
de
objetivos
Conjunto
de
acciones
que
permiten
interrelacionar
cada uno de los
elementos, con
el fin de dirigir
las
organizaciones
Sistema
Gestión
Sistema de Gestión
Conjunto de actividades que,
interrelacionadas y a través de
acciones específicas, permiten
definir e implementar los
lineamientos generales y de
operación de las entidades
públicas.
SISTEDA
MECI
Se estructura como un conjunto de
principios, reglas, acciones, mecanismos,
instrumentos
y
procedimientos
que
articulados y unidos a las personas que
conforman una organización pública, se
constituyen en un medio para lograr el
cumplimiento de la función administrativa y
objetivos institucionales.
SIG
Conjunto de políticas, estrategias,
metodologías,
técnicas
y
mecanismos
de
carácter
administrativo y organizacional
para la gestión y manejo de los
recursos
humanos,
técnicos,
materiales, físicos y financieros de
las entidades de la administración
pública, orientados a fortalecer la
capacidad administrativa
y el
desempeño institucional.
SGC
Herramienta de gestión que permite dirigir y evaluar el
desempeño institucional, en términos de calidad y
satisfacción social con el suministro de productos y/o con
la prestación de los servicios. Todos los requisitos de esta
norma deben ser aplicados en conjunto con las
disposiciones legales propias de la naturaleza de cada
entidad .
Configuración de una estructura para el control de la
estrategia, la gestión y la evaluación, orientadas al
cumplimiento de los objetivos institucionales y
contribución a los fines esenciales del Estado:
1. Servir a la comunidad.
2. Promover la prosperidad general
3. Garantizar la efectividad de los principios,
derechos y deberes consagrados en la
Constitución
4. Facilitar la participación de todos en las
decisiones que los afectan y la vida económica,
política, administrativa y cultural de la Nación
5. Defender la independencia nacional
6. Mantener la integridad territorial
7. Asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de
un orden justo.
se enfoca en la administración
y definición de acciones para
mejorar el desempeño de las
entidades, en términos de
calidad y satisfacción social en
la prestación de los servicios.
La articulación de estos sistemas
permite a las entidades públicas
fortalecer:
Text in
MECI
here
•
•
•
Finalidad
Integrada
SIG
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here
SGC
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SISTEDA
here
Centra su propósito en la planeación de la gestión
estatal del orden nacional, como un proceso de
mejoramiento permanente y planeado para la buena
gestión y uso de los recursos
•
•
•
La capacidad administrativa
El desempeño institucional
La gestión de los
principales recursos de la
entidad: humanos, físicos,
financieros, tecnológicos.
Optimizar los recursos
Los procesos y
procedimientos
Planeación de la entidad
La planeación y formulación
articulada debe ser coherente
para evitar la duplicidad de
acciones para el logro de los
objetivos comunes.
MECI
2
1
6
13
Módulos
Eje Transversal
Componentes
Elementos de Control.
SGC
NTCGP 1000
Doscientos cuarenta y dos (242) requisitos
normativos, divididos en:
Ocho (8) capítulos
Tres primeros capítulos (3) generales
Cinco (5) específicos
SISTEDA
Políticas de desarrollo administrativo:
1. Gestión misional y de Gobierno
2. Transparencia, participación y servicio al ciudadano
3. Gestión del Talento Humano.
4. Eficiencia administrativa
5. Gestión Financiera
1. Módulo de Planeación y Gestión.
1.1 Talento Humano
6.2.2. Competencia, toma de
conciencia y formación
4.1 Requisitos generales
4.2 Gestión documental
1. Módulo de Planeación y Gestión.
1.2 Direccionamiento Estratégico
1.3 Administración del riesgo
2. Módulo Evaluación y Seguimiento
2.1 Autoevaluación institucional
2.2 Auditoría interna
2.3 Planes de mejoramiento
5. Responsabilidad de la dirección
6. Gestión de los recursos
7. Realización del producto y/o prestación
del servicio.
8.2 Seguimiento y medición
8.2.3 Seguimiento y medición de los
procesos
8.2.4 Seguimiento y medición del producto
y/o servicio
8.2.2 Auditoría interna
8.5 Mejora
5.5.3 Comunicación interna
7.2.3 Comunicación con el cliente
3. Gestión del Talento Humano
1. Gestión misional y de gobierno
2. Transparencia, participación y
servicio al ciudadano.
4. Eficiencia administrativa
5. Gestión financiera
1. Gestión misional y de gobierno
2. Eficiencia administrativa
2. Transparencia, participación y
servicio al ciudadano.
EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
SIG
Sistema Integrado de Gestión
6. 2 Talento Humano
MECI1000: 2014
MECI
COMPONENTES
1.1.2 Desarrollo del talento humano
1. PLANEACIÓN Y
GESTIÓN
1.2 Direccionamiento
estratégico
1.2.2 Modelo de operación por procesos
1.2.3 Estructura organizacional
1.2.4 Indicadores de gestión
1.2.5 Políticas de Operación
1.3 Administración del riesgo
1.3.1 Políticas de administración del riesgo.
1.3.2 Identificación del riesgo.
1.3.3 Análisis y valoración del riesgo.
2.1 Autoevaluación
institucional
2. EVALUACIÓN Y
SEGUIMIENTO
2.2 Auditoría interna
2.3 Planes de mejoramiento
2.1.1 Autoevaluación del control y gestión.
2.2.1 Auditoría interna
2.3.1 Plan de mejoramiento.
3.EJE TRANSVERSAL
1.2.1 Planes, programas y proyectos
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
1.1.1 Acuerdos, compromisos y protocolos éticos.
Información y Comunicación Externa
Información y Comunicación Interna
Sistemas de información y Comunicación
1.1 Talento humano
ELEMENTOS
3.1
3.2
3.3
MODULOS
A
Tomar
Acciones
con base en los
resultados de la
verificación
para
lograr la mejora
continua.
SGC-NTCGP
1000CAPÍTULOS
MECIComponentes
2.3 Planes de
mejoramiento.
MECI- Módulos
Ciclo PHVA
Políticas
SITEDA
2.1
Autoevaluación
Institucional.
V
Realizar
seguimiento y
medición de
procesos,
productos /
servicios.
1.1 Talento
Humano
P
Establecer política,
objetivos, procesos,
productos,
controles,
autoridades,
responsabilidad.
1.2 Direccionam.
estratégico
ACTUAR PLANEAR
Políticas de desarrollo
administrativo
1. Gestión misional y de
gobierno
2. Transparencia,
participación y servicio al
ciudadano
3. Gestión del talento
humano
4. Eficiencia administrativa
5. Gestión financiera
VERIFICAR HACER
2,2 Auditoría
Interna
1.3 Admón.
del riesgo
1.1 Talento
Humano
1.2 Direccionam.
estratégico
H
Establecer política,
objetivos, procesos,
productos,
controles,
autoridades,
responsabilidad.
En el MECI, el Módulo de Planeación y Gestión
define la ruta que la entidad debe seguir para el
logro de los objetivos institucionales.
•Se establecen los objetivos estratégicos
PLANEAR
Proyectar y establecer los objetivos
y
procesos
necesarios
para
conseguir resultados de acuerdo
con los requisitos del cliente y las
políticas de la entidad.
•Se fijan las condiciones en que se desarrollarán
los procesos, bajo parámetros de eficacia,
eficiencia y efectividad.
En el SGC, se realiza la planeación a través de:
•Identificación de las necesidades del usuario
•Establecimiento de directrices de calidad
•Configuración de la política de calidad
•Definición de objetivos de calidad
•Definición de indicadores y planes de acción
Nota: Los numerales en cada ítem corresponden en el SGC al capítulo correspondiente y
en el MECI al establecido en el manual técnico por el Departamento Administrativo de la
Función pública - DAFP
Módulo de Planeación y Gestión
Componente: 1.1 TALENTO HUMANO
MECI
SGC
PRODUCTO
Principios
1.2 j) Principio de
transparencia
6.2 Talento humano
Elemento
1.1.1
Acuerdos,
compromisos y
protocolos
éticos
Declaraciones explícitas en
relación con las conductas de
los
servidores
públicos,
acordadas
en
forma
participativa
para
la
consecución de los propósitos
de la Institución, manteniendo
la coherencia de la gestión con
los principios Constitucionales.
6.2.2
Competencia,
toma de conciencia y
formación.
ØRespeto por la Constitución y
la Ley
ØHonor Militar
ØDisciplina
ØRespeto por los Derechos
Humanos y acatamiento del DIH
ØÉtica en todas las actuaciones
ØCompromiso
Valores
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Honestidad
Lealtad
Respeto
Valor
Prudencia
Constancia
Decálogo de la disciplina
1.Seré un líder para mi Institución, mi familia y la sociedad.
2.Obedeceré y acataré leyes y normas que nos rigen.
3.Actuaré correctamente haciendo respetar los derechos del
ciudadano.
4.Cumpliré las órdenes de mis superiores siempre que sean
legítimas.
5.Cumpliré en forma puntual mis obligaciones y mis deberes.
6.Portaré correctamente y con orgullo las insignias militares.
7.Trataré correctamente a la población y el enemigo rendido, a mis
superiores y subalternos.
8.Seré ejemplo de conducta en el cumplimiento del deber.
9.Obraré con ética militar, principios y valores que nos rigen.
10.Seré siempre un soldado defensor y sostén de la democracia.
Módulo de Planeación y Gestión
MECI
SGC
PRODUCTO
Componente: 1.1 TALENTO HUMANO
Ø Planeación de recursos Humanos
6.2 Talento humano
Ø Selección de personal
Ø Inducción (Directiva de inducción)
Ø Capacitación (Directiva de capacitación)
Ø Evaluación del desempeño. Reglamentación Institucional para
la evaluación del desempeño del personal militar y civil.
Elemento
1.1.2
Desarrollo del
talento humano
Compromiso de la Institución con el
desarrollo de las competencias,
habilidades, aptitudes e idoneidad
del personal. Procesos y prácticas de
Talento
Humano
en
forma
articulada a los demás procesos de
gestión, de tal forma que exista
coherencia entre el desempeño del
personal y las estrategias de la
Institución, así como una conciencia
de control
Ø Políticas, procesos y procedimientos para la administración de
personal, establecidos en Reglamentos, Directivas y
Circulares.
Ø Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales
para asignación de cargos con base en los perfiles y requisitos
establecidos.
6.2.2 Competencia, toma
de
conciencia
y
formación.
Ø Programas de Formación y Capacitación debidamente
aprobados, para el personal Militar a través de las Escuelas.
Ø Directrices Plan de Moral y Bienestar
Módulo de Planeación y Gestión
Componente: 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
MECI
PRODUCTO
SGC
A NIVEL INSTITUCIONAL
•
Política de calidad del Ejército
•
Objetivos de calidad del Ejército
•
Guía de Planeamiento Estratégico
•
Plan de Campaña
•
Plan de Moral y Bienestar.
•
Plan de Adquisiciones
5.2 Enfoque al cliente
5.3 Política de calidad
Elemento
1.2.1
Planes,
Programas y
proyectos
Elemento de Control, que
permite
modelar
la
proyección de la Entidad
Pública a corto, mediano y
largo plazo e impulsar y
guiar sus actividades hacia
las metas y los resultados
previstos, considera la
planeación como un
proceso
dinámico
y
sistemático
que
le
permite a las entidades
públicas proyectarse a
largo, mediano y corto
plazo.
5.4 Planificación
5.4.1 Objetivos de calidad
5.4.2 Planificación del
sistema de gestión de la
calidad
6.1 Provisión de recursos
6.4 Ambiente de trabajo
7.1 Planificación de la
realización del producto
y/o
prestación
del
servicio.
7.4 Adquisición de bienes
y servicios
NIVEL UNIDADES OPERATIVAS MAYORES,
MENORES, TÁCTICAS Y EQUIVALENTES
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Plan de Acción Anual
Plan de Moral y Bienestar
Plan de Licenciamientos
Plan Pastoral
Plan de incorporaciones
Plan de Búsqueda
de
información (Inteligencia)
Plan de evacuación
Plan
de
Reacción y
Contraataque
Plan
de
instrucción
y
Entrenamiento
Plan de Campaña (Misiones
Tácticas)
Plan Tricolor.
Plan de seguridad (Cuartel)
Plan
Coraza (Seguridad
instalaciones).
Plan Ruta (Seguridad
de
personajes)
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Plan Gema (Control localidades)
Plan Candado (Cierres viales)
Plan Radar (Pistas Aéreas)
Plan República (Infraestructura
económica)
Plan
Democracia (Seguridad
Electoral)
Plan Administrativo Anual
Plan de Mantenimiento Anual
Plan
de
Adquisiciones
y
Abastecimientos
Plan de Inversión de Fondo
Interno
Plan de Inversión Partidas
Especiales
Plan de siniestros y desastres
naturales.
Plan de Actividades Ocasionales
(Visitas,
Ceremonias,
entre
otros)
Componente: 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Módulo de Planeación y Gestión
MECI
PRODUCTO
SGC
4.1 Requisitos generales
Ø
Mapa de macroprocesos:
Estratégicos: fijan políticas, estrategias, objetivos
y comunicación de la organización
Misionales: proporcionan el resultado, son la
razón de ser de la organización.
Elemento
1.2.2
Modelo de
operación por
procesos
Estándar organizacional que soporta
la operación de la Entidad Pública,
armonizando con enfoque sistémico
la Misión y Visión Institucional,
orientándola hacia una Organización
por Procesos, los cuales en su
interacción, interdependencia y
relación causa-efecto garantizan una
ejecución eficiente y el cumplimiento
de los objetivos de la Entidad y lograr
la estandarización de las actividades
necesarias para dar cumplimiento a la
misión y objetivos.
De apoyo: son el soporte de los procesos,
estratégicos, misionales y de evaluación.
De evaluación: permiten medir, analizar la
eficacia y eficiencia y efectividad.
4.2 Gestión documental
Ø
Mapa despliegue macroprocesos
Ø
Caracterización de procesos
Componente: 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Módulo de Planeación y Gestión
MECI
PRODUCTO
SGC
Ø
Tablas de organización y equipo - TOE
Muestran la forma como se encuentran constituidas
las Unidades y Dependencias en general que forman
parte del Ejército Nacional, en cuanto a su misión,
organización, capacidades y dotaciones.
5.1 Compromiso de la
dirección
Ø
Estructura orgánica Comando del Ejército:
Jefaturas, direcciones, secciones.
Elemento
1.2.3
Estructura
organizacional
Elemento de
Control, que
configura
integral
y
articuladamente los cargos, las
funciones, las relaciones y los
niveles de responsabilidad y
autoridad en la Institución,
permitiendo dirigir y ejecutar los
procesos
y
actividades
de
conformidad con la Misión.
Ø
Organización del Ejército:
•
•
•
•
•
•
5.5
Responsabilidad,
autoridad y comunicación
Ø
Comando del Ejército
Unidades Operativas Mayores - Divisiones
Unidades Operativas Menores – Brigadas
Unidades Tácticas – Batallones
Unidades especiales
Escuelas de formación y capacitación
Estructura orgánica Unidades
•Estado Mayor
•Plana Mayor
•Compañías, pelotones, escuadras
ØPlanta de personal
ØManual de funciones y competencias laborales
Componente: 1.3 ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Módulo de Planeación y Gestión
MECI
Elementos:
1.3.1 Políticas de
administración de
riesgos
1.3.2 Identificación de
riesgos
1.3.3 Análisis y
valoración de riesgos
Elementos que permiten evaluar
aquellos eventos negativos, internos
y externos, que pueden afectar el
logro de los objetivos institucionales.
Requieren
confrontar
los
resultados de la evaluación del
riesgo
con
los
controles
identificados, esto se hace con el
objetivo de establecer prioridades
para su manejo y para la fijación
de políticas.
Para adelantar esta etapa se hace
necesario tener claridad sobre los
puntos de control existentes en los
diferentes procesos
SGC
4.1
g)
Establecer
controles sobre los riesgos
identificados y valorados.
5.6 Revisión por la
dirección
5.6.2 h) Los resultados
de la gestión realizada
sobre
los
riesgos
identificados.
7.5.1 Control de la
producción y de la
prestación del servicio
g) Los riesgos de mayor
probabilidad e impacto.
8.5.3 Acción preventiva
PRODUCTO
Ø Directiva Administración de riesgos del Ejército, bajo la
metodología del Departamento Administrativo de la
Función Pública - DAFP
Ø Mapas de riesgos donde se determinan:
Causas: factores internos y externos generadores de
riesgo.
Identificación de riesgos: información relacionada con la
definición del riesgo, descripción
y efecto
(consecuencia).
Análisis de riesgos: probabilidad de ocurrencia e
impacto de los riesgos identificados, calificándolos y
evaluándolos para establecer el nivel de riesgo (zona de
riesgo baja, moderada alta o extrema).
Valoración de riesgos: identificación de los controles
existentes, confrontándolos con la evaluación del riesgo
realizada, para establecer los de mayor impacto.
Manejo de los riesgos: con base en la valoración de los
riesgos se establecen las opciones de manejo, acciones
preventivas, responsables , cronograma e indicadores.
Ø Política de administración del riesgo: identifica las
opciones para tratar y manejar los riesgos, tomar
decisiones adecuadas y fijar lineamientos
de la
administración del riesgo.
En el MECI, el hacer parte del modelo de
operación por procesos, planteándose formas de
trabajo evolutivo.
HACER
Implementar
los procesos
procedimientos establecidos.
y
En esta etapa, se materializan los procesos, se
controlan y se genera nuevo conocimiento, a
través de las actividades de control, la información
y la comunicación.
El hacer en el SGC, se refleja en la medida en que
se cumplan los requisitos de calidad establecidos
en la NTCGP 1000, se controle adecuadamente la
operación de la entidad durante la realización del
producto y/o prestación del servicios
Nota: Los numerales en cada ítem corresponden en el SGC al capítulo correspondiente y
en el MECI al establecido en el manual técnico por el Departamento Administrativo de la
Función pública - DAFP
Módulo de Planeación y Gestión
Componente: 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
MECI
PRODUCTO
SGC
Ejecutar lo planeado en:
4.2.2 Manual de calidad
Ø Guía de planeamiento que emite el Comandante del
Ejército, donde se incluyen entre otras, políticas de:
• Personal
• Inteligencia
Elemento
1.2.5
Políticas de
operación
5.3 Política de calidad
• Instrucción y entrenamiento
• Logística
5.5.3
interna
Guías de acción para la
implementación de las estrategias
de ejecución de la Entidad
Pública; define los límites y
parámetros necesarios para
ejecutar
los
procesos
y
actividades en cumplimiento de
la función, los planes, los
programas, proyectos y políticas
de administración del riesgo
previamente definidos por la
Fuerza.
• Operaciones
Comunicación
• Acción Integral
• Derechos Humanos y DIH
• Control Interno y Sistema de Gestión de calidad.
7.2.2 Revisión de los
requisitos
relacionados
con el producto y/o
servicio
Ø Sumario de órdenes permanentes – SOP
Ø Política de Calidad
Ø Política de administración de riesgos
Ø Política de comunicación
Ø Manual de calidad del Ejército
Ø Políticas de Comando en las Unidades
Componente: 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Módulo de Planeación y Gestión
MECI
5.1 Compromiso de la
dirección
Elemento
1.2.5
Políticas de
operación
Incluye
también las
diferentes
formas adoptada por el nivel
directivo para guiar u orientar las
acciones de la Institución, generando
autoridad, confianza, demostrando
capacidad,
conocimiento,
compromiso con el CONTROL y el
cumplimiento de la Misión, Visión,
Planes y Programas, buen trato y
utilización transparente y eficiente de
los recursos.
PRODUCTO
SGC
5.5.1 Responsabilidad y
autoridad
Ø
Organización piramidal y jerarquizada
Ø
Líneas de autoridad, niveles de responsabilidad y
conducto regular claramente definidos en todos los
niveles.
Ø
Reuniones periódicas de Comandantes, con un
cubrimiento total de la Organización, para
retroalimentar el cumplimiento de los Planes de
Acción y tomar decisiones en forma oportuna.
Ø
Programas Radiales del Comandante del Ejército con
los Comandantes de Unidad Operativa Mayor y así en
todos los niveles del mando, para impartir normas,
órdenes e instrucciones.
Ø
Reuniones de Estado Mayor y Plana Mayor, para
coordinar, planear , impartir instrucciones y tomar
decisiones.
Ø
Formaciones con el personal presididas por la alta
Dirección. (Comandantes y Segundos Comandantes).
Ø
Reuniones del Subcomité Central, Regional y Local
de Control Interno. (Se consideran cubiertas por las
reuniones de Estado Mayor y Plana Mayor )
Módulo de Planeación y Gestión
Componente: 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
MECI
4. Gestión de calidad
Elemento
1.2.2
Modelo de
operación por
procesos
Este elemento incluye en el hacer los
procedimientos entendidos como el
conjunto
de
especificaciones,
relaciones y ordenamiento de las
tareas requeridas para cumplir con
las actividades de un proceso,
controlando las acciones que
requiere la operación de la Entidad
Pública. Establecen los métodos para
realizar las tareas, la asignación de
responsabilidad y la autoridad en la
ejecución de las actividades.
PRODUCTO
SGC
Ø
Procedimientos documentados con base en los
procesos
Ø
Reglamentos, Manuales Operacionales
Administrativos del Ejército.
Ø
Directivas permanentes o transitorias de cada área
como:
•
•
•
•
•
•
4.2.1 Generalidades
c) Los procedimientos
documentados…
4.2.2 Manual de la
calidad
b) Los procedimientos
documentados
establecidos para el SGC…
•
•
y
Personal
Inteligencia
Operaciones
Administración y Logística
Acción Integral
Directivas Técnicas: armamento, transportes,
intendencia, entre otras.
Derechos Humanos
Ingenieros
Ø
Procedimientos obligatorios NTCGP 1000:
•
•
•
•
•
Control de documentos
Control de registros
Producto y/o servicio no conforme
Auditoría interna
Acciones correctivas, preventivas y de mejora.
Componente: 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Módulo de Planeación y Gestión
MECI
PRODUCTO
SGC
4.2.1 Generalidades
c) Los procedimientos
documentados…
Elemento
1.2.2
Modelo de
operación por
procesos
Incluye también en el
“Hacer” los manuales de
procedimientos, entendidos
como un
medio de
autorregulación interna que
contiene la forma de llevar a
cabo los procedimientos de
la
Entidad
Pública,
convirtiéndose en una guía
de uso individual y colectivo
propiciando la realización del
trabajo bajo un lenguaje
común a todos los Servidores
Públicos.
4.2.2 Manual de la
calidad
b) Los procedimientos
documentados
establecidos para el SGC…
Ø
Procedimientos
Ø
Directivas
Ø
Reglamentos
Ø
Manuales
Ø
Manual de calidad
Módulo de Planeación y Gestión
Componente: 1.3 ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
MECI
PRODUCTO
SGC
Elemento
1.3.3
Análisis y
valoración de
riesgos
4.1 Requisitos generales
g) Establecer controles
sobre
los
riesgos
identificados
y
valorados…
Si
bien se enmarca
la
administración de
riesgos
fundamentalmente en el Planear,
tiene también para el Hacer
compromisos importantes en
cuanto al manejo de
los
controles entendidos como el
Conjunto
de
acciones
o
mecanismos definidos para
prevenir o reducir el impacto de
los eventos que ponen en riesgo
la adecuada ejecución de los
procesos, requeridos para el
logro de los objetivos de la
Entidad Pública.
Para ello se requiere confrontar
los resultados de la evaluación
del riesgo con los controles
identificados, esto se hace con el
objetivo
de
establecer
prioridades para su manejo y
para la fijación de políticas.
Para adelantar esta etapa se hace
necesario tener claridad sobre los
puntos de control existentes en
los diferentes procesos
4.2 Gestión documental
4.2.3
Control
de
documentos
4.2.4 Control de registros
7.3 Diseño y desarrollo
7.4.3 Verificación de los
productos y/o servicios
adquiridos
7.5
Producción
prestación del servicio
y
7.6 Control de los equipos
de
seguimiento
y
medición.
8.3 Control del producto
y/o servicio no conforme
8.5.2 Acción correctiva
8.5.3 Acción preventiva
Actividades tendientes a verificar, revisar, proteger, vigilar,
supervisar, inspeccionar y confrontar. Ejemplos:
•Orden del día
•Actas de entrega y recibo por rotación del personal.
•Actas de revisión de la nómina
•Informe de novedades de personal INPER
•Planillas de pasajes y viáticos
•Diario de informaciones.
•Registro Cooperantes
•Misiones de Trabajo
•Informe de Situación de Tropas
•Diario de Operaciones
•Horarios y Cronogramas de Instrucción
•Libros de control vehículos, combustible, repuestos, oficial de
servicio, minuta Comandante de Guardia entre otros.
•Control Cargos Unidades Fundamentales
•Órdenes de Suministro
•Legalización préstamos de Munición
•Actas de Reintegro de Repuestos
•Tablas de Abordo
•Folio de vida vehículos
•Arqueos de Caja Menor y de Tesorería
•Conciliaciones Bancarias
•Verificaciones Contables selectivas: Depreciación activos Fijos,
Clasificación Contable y Presupuestal, Acreedores Varios, Cuenta
Responsabilidades
•Pruebas Selectivas Almacenes.
•etc
Componente: 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Módulo de Planeación y Gestión
MECI
SGC
8.2.3
Seguimiento
y
medición de los procesos
En conjunto se definen como
uno
de los
principales
mecanismos necesarios para la
evaluación de la gestión de
toda entidad pública.
• Tableros de control
• Indicadores estratégicos en el BSC
Elemento
1.2.4
Indicadores de
gestión
Conjunto
de
variables
cuantitativas y/o cualitativas
sujetas a la medición, que
permiten observar la situación
y las tendencias de cambio
generadas en la Entidad, en
relación con el logro de los
objetivos y metas previstas.
PRODUCTO
• Indicadores para la medición del Plan de Acción
• Indicadores para seguimiento a las acciones
de mitigación de riesgo
• Indicadores de desempeño de los procesos
(Seguimiento de indicadores)
• Informes de Gestión y Resultados
• Resultados de evaluaciones internas y externas
8.4 Análisis de datos
El EJE TRASVERSAL
La información y comunicación se
emplea en las cuatro etapas del
ciclo administrativo, PHVA (Planear,
Hacer, Verificar y Actuar
La
Información y Comunicación es un eje
transversal a los Módulos de Control del Modelo,
dado que en la práctica las Fuerza lo utiliza
durante toda la ejecución del ciclo PHVA; de tal
manera, que complementa y hace parte esencial
de la implementación y fortalecimiento de los
Módulos en su integridad.
La Información y Comunicación tiene una
dimensión estratégica fundamental por cuanto
vincula a la entidad con su entorno y facilita la
ejecución de sus operaciones internas, dándole al
usuario una participación directa en el logro de los
objetivos. Es un factor determinante, siempre y
cuando se involucre a todos los niveles y procesos
de la Institución.
Nota: Los numerales en cada ítem corresponden en el SGC al capítulo correspondiente y
en el MECI al establecido en el manual técnico por el Departamento Administrativo de la
Función pública - DAFP
Eje Transversal de Información y Comunicación
MECI
PRODUCTO
SGC
3. Eje Transversal de Información y
Comunicación
Ø
Elemento
3.1
Información y
Comunicación
Externa
Elemento que garantiza tanto la
difusión de información del
Ejército
sobre
su
funcionamiento, gestión y
resultados en forma amplia y
transparente
hacia
los
diferentes grupos de interés y
externos, así como
la el
adecuado tratamiento de los
datos que provienen o son
generados por el cliente y/o
usuario externo.
También impacta la forma en
que la Institución está en
contacto directo con la
ciudadanía, los proveedores, los
contratistas, las entidades
reguladoras, las fuentes de
financiación y otros organismos
7.2.3 Comunicación con el
cliente
7.4. Adquisición de bienes
y servicios.
8.2.3
Seguimiento
y
medición de los procesos.
Publicación en página web:
•
Información institucional
•
Informes y noticias
•
Trámites y servicios
•
Atención al ciudadano
Ø
Reuniones con comunidades
registro fotográfico, etc.)
Ø
Publicación Procesos de Contratación (SECOP).
Ø
Rendición de Cuentas
Ø
Cumplimiento de metas de gobierno.
Ø
MEDIOS DE COMUNICACIÓN INFORMATIVA
Emisoras
y
gremios (Actas,
Ø
Programas de Televisión: Insignia, En Contacto.,
Locales.
Ø
Ø
Agencia de noticias.
Revista de Ejército
Ø
Ø
Periódico de Ejército
Portal Único de Contratación- SECOP
Eje Transversal de Información y Comunicación
3. Eje Transversal de Información y
Comunicación
MECI
Elemento
3.1
Información y
Comunicación
Externa
El elemento maneja y controla
los datos de fuentes externas
provenientes de las instancias
con las cuales la organización
está en permanente contacto,
así como de las variables que no
están en relación directa con la
Entidad, pero que afectan su
desempeño.
PRODUCTO
SGC
4.1 Requisitos generales
d) Asegurarse de la
disponibilidad
de
recursos e información
necesarios para apoyar
la operación y el
seguimiento
de
los
procesos…
7.2.1 Determinación de
los
requisitos
relacionados
con
el
producto y/o servicios.
7.2.3 Comunicación con el
cliente
8.2.1 Satisfacción
cliente.
del
Ø
Necesidades y requerimientos del cliente externo
Ø
Peticiones, quejas y reclamos de la ciudadanía
Ø
Requerimientos de la Contraloría General de la
República, Procuraduría General de la Nación,
Fiscalía General de la Nación, Contaduría General de
la Nación.
Ø
Información del Ministerio de Hacienda y Crédito
Público
Ø
Requerimientos de Transparencia por Colombia
Ø
Información requerida por la Dirección de Aduanas
e Impuestos Nacionales – DIAN.
Ø
Informes solicitados por el
Departamento
Administrativo de la Función Pública.
Ø
Tutelas y derechos de petición
Eje Transversal de Información y Comunicación
3. Eje Transversal de Información y
Comunicación
MECI
PRODUCTO
SGC
5.1 Compromiso de la
dirección.
a) La comunicación a los
servidores públicos…
Elemento
3.2
Información y
Comunicación
Interna
Orientar
la difusión de
políticas y la información
generada al interior de la
Fuerza
para
una
clara
identificación de los objetivos,
las estrategias, los planes, los
programas, los proyectos y la
gestión de operaciones hacia
los cuales se enfoca la
Institución.
5.5.3
interna
Comunicación
Ø
Reuniones de Estado Mayor y Plana Mayor
Ø
Programas radiales
Ø
Formaciones
Ø
Academias de difusión políticas de comando y
ordenes permanentes a nivel Central y de las
Unidades.
Ø
Reunión de Comandantes
Ø
Información de interés institucional incluida en la
INTRANET.
Ø
Comunicación interna a través del Correo, dirigida a
todos los usuarios o en forma individual de acuerdo
con el área interesada.
Ø
Informes de gestión trimestrales y anuales donde
se relacionan los resultados operacionales y
administrativos.
OTROS MEDIOS DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
Ø Cancillería
Ø Boletines
Ø Radiogramas
Ø Carteleras
Eje Transversal de Información y Comunicación
3. Eje Transversal de Información y
Comunicación
MECI
4.1 Requisitos generales
Elemento
3.2
Información y
Comunicación
Interna
Comprende también los datos que
se originan y/o procesan al interior
de la Entidad Pública. Toma como
base la información primaria y la
relacionada
con
los
hechos
financieros, económicos y sociales,
provenientes del ejercicio de su
función. Se obtienen de los
diferentes sistemas de información
que soportan la gestión de la Entidad.
PRODUCTO
SGC
8.4 Análisis de datos
Ø
Registros Ejecución Presupuestal
Ø
Estados Financieros
Ø
Inventarios, Boletines, Reportes
Ø
Nómina
Ø
Informe de Novedades de Personal – INPER
Ø
Informe de Situación de Tropas – INSITOP
Ø
Informe Resultados Operacionales
Ø
Informe de Operaciones de Inteligencia
Ø
Datos Red de Aliados
Ø
Informes Acciones Cívico Militares
Ø
Informes de Gestión y Resultados con base en el
Plan de Acción
Ø
Información estadística de las diferentes áreas
Eje Transversal de Información y Comunicación
3. Eje Transversal de Información y
Comunicación
MECI
Elemento
3.3
Sistemas de
información
Conjunto de recursos humanos
y tecnológicos utilizados para
la generación de información,
orientada a soportar de manera
más eficiente la gestión de
operaciones en la Fuerza y
garantizar tanto la generación,
recopilación y la divulgación y
circulación de la información.
PRODUCTO
SGC
4.1Requisitos generales.
d) Asegurarse de la
disponibilidad
de
recursos e información
necesarios para apoyar
la operación y el
seguimiento
de
los
procesos.
6.3 Infraestructura
b) Herramientas, equipos
y
sistemas
de
información (hardware –
software) para la gestión
de los procesos,
Ø
Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF
Ø
Sistema SAP- SILOG
Logística
Ø
Sistema de información de administración de
talento Humano SIATH.
Ø
Bodega de Datos
Ø
Bases de Datos
Ø
Sistema de información Centro de operaciones
Ejército – SICOE-SIGE- SIGE-WEB
Ø
Archivo Operacional
Ø
Sistema de información jurídica - SIJUR
Ø
Tablero de Mando BSC
(Sistema de
información
VERIFICAR
Realizar el seguimiento y la medición de
los procesos y los productos y/o servicios
respecto a las políticas, los objetivos y los
requisitos establecidos para el producto
y/o servicio, e informar sobre los
resultados.
En el MECI, La verificación se concentra en el
Módulo de Evaluación y Seguimiento que
tiene como finalidad adelantar las actividades
para determinar el estado de un elemento,
frente a un parámetro previamente
establecido, de tal modo que se puedan
establecer acciones que permitan el cierre de
las diferencias presentadas.
En el SGC, se aplica el capítulo relacionado
con la medición, análisis y mejora.
El seguimiento, la medición y la verificación,
son las formas que permiten la evaluación de
un sistema, estableciendo el grado de
cumplimiento y conformidad de requisitos y
elementos, convirtiendo la evaluación en un
elemento transversal en gestión y control.
Nota: Los numerales en cada ítem corresponden en el SGC al capítulo correspondiente y
en el MECI al establecido en el manual técnico por el Departamento Administrativo de la
Función pública - DAFP
Componente: 2.1 AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL
Módulo de Evaluación y Seguimiento
MECI
Elemento
2.1.1
Autoevaluación
del control y de la
gestión
Basado en un conjunto de
mecanismos de verificación y
evaluación, determina la calidad y
efectividad de los controles internos
a nivel de los procesos y de cada
área organizacional responsable,
permitiendo emprender las acciones
de mejoramiento del control
requeridas.
También debe considerarse que
basados en los indicadores de
gestión diseñados en los Planes y
Programas y en los Procesos de la
Entidad, permite una visión clara e
integral de su comportamiento, la
obtención de las metas y de los
resultados previstos e identificar las
desviaciones sobre las cuales se
deben tomar los correctivos que
garanticen mantener la orientación
de la Entidad hacia el cumplimiento
de sus objetivos institucionales
PRODUCTO
SGC
Ø
5.6.2 Información para la
revisión
Informes trimestrales de evaluación de gestión y
resultados, con base en las metas propuestas en el Plan
de Acción.
Ø
7.5
Producción
prestación del servicio.
Aplicación de Indicadores definidos en los planes de
acción, para medir los resultados alcanzados de acuerdo
con las metas planteadas. (Deben ser conducentes,
razonables, entendibles).
Ø
Entrega Acta de informe de gestión, de los asuntos y
recursos a su cargo, por separación del cargo o al finalizar
la administración, a quienes lo sustituyan legalmente en
sus funciones. (Ley 951/05 y Resolución No.5674/2005
de la Contraloría General de la República).
Ø
Medición del desempeño de los procesos con base en
los indicadores diseñados para evaluar el cumplimiento
de los objetivos establecidos en cada proceso. (Manual
de Procesos y procedimientos).
Ø
Seguimiento y evaluación a los mapas de riesgos, en
cada una de las áreas y determinar la efectividad de las
acciones de mitigación definidas por los responsables de
cada proceso.
Ø
Informes de actividades por dependencia, como soporte
de la gestión adelantada en un lapso determinado.
y
8.2.3
Seguimiento
y
medición de los procesos.
8.2.4
Seguimiento
y
medición del producto y/o
servicio.
Componente: 2.1 AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL
Módulo de Evaluación y Seguimiento
MECI
PRODUCTO
SGC
5.6.2 Información para la
revisión
7.5
Producción
prestación del servicio.
Elemento
2.1.1
Autoevaluación
del control y de la
gestión
Ø
Aplicación de listas de verificación por parte del
personal en cada área.
Ø
Revisiones
internas
para
determinar
el
funcionamiento de los controles establecidos. (Actas
informes Comisiones administrativas, Actas Reuniones
y
administrativas).
Ø
Aspectos tratados en las reuniones de Estado Mayor y
Plana Mayor, sobre el funcionamiento de las
diferentes dependencias.
Ø
Responsabilidad de los Jefes de dependencia sobre el
funcionamiento y aplicación de los puntos de control
definidos en las actividades de los procesos y demás
mecanismos de control.
Ø
Acciones
8.2.3
Seguimiento
y
medición de los procesos.
8.2.4
Seguimiento
y
medición del producto y/o
servicio.
de
mejoramiento
AUTOEVALUACIÓN realizada.
con
base
en
la
Módulo de Evaluación y Seguimiento
Componente: 2.2: AUDITORÍA INTERNA
MECI
Internamente:
Elemento
2.2.1
Auditoría interna
Elemento de Control, cuyo objetivo
es verificar la existencia, nivel de
desarrollo y el grado de efectividad
del
Control
Interno
en
el
cumplimiento de los objetivos
Institucionales.
PRODUCTO
SGC
8.2.2 Auditoría interna
Ø
Revistas de Inspección en
niveles:
•
•
Inspección General
Divisiones y Brigadas
Ø
Informes de resultado de las inspección
los
diferentes
Externamente:
Ø
Auditorias Regulares y Especiales realizadas
por la Contraloría General de la República.
Ø
Auditorías internas de calidad
Ø
Auditoría de certificación y seguimiento por
parte de una entidad certificadora.
Ø
Informes de los resultados de las auditorías
Permite
realizar
un
examen
sistemático,
objetivo
e
independiente de los procesos,
actividades, operaciones y resultados
de una Entidad Pública.
Acciones para corregir desviaciones encontradas en, en la
dirección estratégica, en la gestión y en los resultados de la
entidad, enfocadas al mejoramiento continuo y al cumplimiento
de los objetivos institucionales a través de la toma de acciones
preventivas, preventivas y de mejora.
ACTUAR
Tomar acciones para mejorar
continuamente el desempeño de
los procesos.
El ACTUAR corresponde al Módulo de Evaluación y Seguimiento
del MECI, concretamente al componente de planes de
mejoramiento y a la mejora continua, acciones preventivas,
correctivas y de mejora, contenidas en la NTCGP 1000.
Tiene como finalidad la mejora en la satisfacción de las
necesidades y expectativas de los usuarios, así como la
optimización en el funcionamiento institucional.
El mejoramiento continuo se centra en elevar los niveles de
eficacia, eficiencia y efectividad y genera una cultura de
autocontrol, que permita a los servidores públicos planear las
correcciones y mejorar en los procesos a su cargo, de acuerdo
con las diferencias encontradas entre lo planeado y ejecutado.
Nota: Los numerales en cada ítem corresponden en el SGC al capítulo correspondiente y
en el MECI al establecido en el manual técnico por el Departamento Administrativo de la
Función pública - DAFP
Componnete 2.3.1 PLANES DE MEJORAMIENTO
Módulo de Evaluación y Seguimiento
MECI
Ø Plan de Mejoramiento Consolidado por la
Inspección General del Ejército, con base en
los Planes suscritos por las Unidades
auditadas.
Elemento
2.3.1
• Plan de
Mejoramiento
Integra las acciones de mejoramiento que debe
aplicar la Fuerza y sus procesos para fortalecer
integralmente su desempeño, teniendo en
cuenta los compromisos adquiridos con los
organismos de control fiscal, control político y
los diferentes grupos de interés.,en procura de
las metas y resultados que garantizan el
cumplimiento de los objetivos Institucionales.
PRODUCTO
SGC
8.5 Mejora
8.5.1 Mejora continua
8.5.2 Acción correctiva
8.53 Acción preventiva
Ø
Planes de mejoramiento elaborados por las
Unidades inspeccionadas con base en los
informes de revista generados por las
instancias evaluadoras.
Ø
Acciones correctivas, preventivas y de
mejora formuladas con fundamento en los
informes de Auditorías de Calidad.
Ø
Acciones adoptadas por el servidor público,
para mejorar el desempeño y cumplir con los
objetivos individuales, como:
•
•
Capacitación de acuerdo con el cargo
Actualización permanente
Estructura
Organizacional
del Ejército
Misión –
Visión Ejército
Procedimientos
obligatorios del
SGC
Política de
Calidad
Documentos de
conocimiento y
aplicación general
en todos los niveles
de la Institución
Mapa de
despliegue de
procesos
Objetivos de
Calidad
Manual de
Calidad
Los
Documentos
se
encuentran disponibles en la
página web institucional www.
Ejercito.mil.co
Mapa de
Macroprocesos
MECI
El material técnico
asignado a las
secciones
de
inteligencia
y
contrainteligencia
es
insuficiente
para
el
cumplimiento de
la misión
1.2.1. Planes, programas y
proyectos
1.3
Administración del
riesgo
1. Afecta el desarrollo
de las actividades
por
falta
de
recursos.
SGC
2. No hay oportunidad
en la información
que
apoya
el
desarrollo de las
operaciones.
6.1
6.3
7.5
La situación detectada afecta
varios elementos, requisitos y
políticas, permitiendo analizar
de manera integral lo sucedido
y como se enmarca en el SIG
dentro de las actividades
cotidianas de la Fuerza.
Provisión de recursos
Infraestructura
Producción y prestación
del servicio.
SISTEDA
4. Eficiencia administrativa
3. Incide
en
efectividad de
resultados
esperados
la
los
MECI
1.3
Se presentó una
conflagración en
un almacén de
intendencia
con
pérdidas
de
material,
documentación y
afectación de las
instalaciones
La seguridad de instalaciones
se ve comprometida por falta
de prevención y control frente
al cumplimiento de las normas
de seguridad y riesgos laborales
Administración del
riesgo
SGC
4.1.g Establecer controles
sobre los riesgos
identificados y
valorados.
8.5.3 Acción Preventiva.
1. Insuficiente
disponibilidad,
dotación
y
suministro
de
elementos para las
tropas
2. Pérdida recursos y
bienes del estado.
3. Exposición
a
riesgos
ocupacionales para
el personal de la
Unidad.
4. Investigaciones para
establecer
responsabilidades
SISTEDA
3. Gestión del talento humano
MECI
Los sacos terreros
y los muros de
conexión
se
encuentran
deteriorados por el
paso del tiempo, lo
que
impide una
adecuada
protección
al
personal
de
soldados en caso de
una reacción.
1.2.1. Planes, programas y proyectos
1.3
Administración del riesgo
3,
Eje transversal de información y
comunicación
2.1.1 Autoevaluación del control y la
gestión
SGC
6.1
Provisión de recursos
6.3
Infraestructura
7.5,1 Control de la Producción y
prestación del servicio.
La seguridad de instalaciones y
del
personal se
vé
comprometida por falta de
planeación y manejo de riesgos y
poca capacidad para identificar
oportunamente las necesidades
de mantenimiento
SISTEDA
4. Eficiencia administrativa
1. Se pone en riesgo
la integridad del
personal por
falta
de protección en
caso de un ataque.
2. Vulnerabilidad
de
áreas claves para
la seguridad de la
Unidad ante fallas
en el mantenimiento.
Se
registró
incumplimiento en la
fecha de entrega
de
elementos
pactados
en
el
contrato
sin
justificación válida,
no existen informes
de
supervisión
comunicando
el
hecho,
ni
se
evidencia toma de
acciones por parte
de las autoridades
administrativas.
Se evidencian deficiencias en el
control y seguimiento por parte
de los
responsables que
impidieron la toma de acciones
oportunas,
así mismo se
incumplen las
funciones y
responsabilidades del supervisor
del contrato y del gerente del
proyecto
MECI
1.2.1. Planes, programas y
proyectos
1.3
Administración del riesgo
3,
Eje transversal de
información y comunicación
SGC
4.1.g Establecer controles sobre los
riesgos identificados y valorados.
4.2
Gestión Documental
7.4
Adquisición de Bienes y Servicios.
8.2.3 Seguimiento y Medición de los
procesos.
8.5.2 Acción Correctiva
SISTEDA
4. Eficiencia administrativa
2. Transparencia, participación y servicio al ciudadano
1. Afecta el suministro
de
bienes de
acuerdo
con las
necesidades
2. Detrimento en
recursos
institucionales.
los
3. Investigaciones
enmarcadas
en
posibles hechos de
falta
de
transparencia.
A NIVEL EXTERNO
•
•
• Optimiza
recursos.
Permite que los clientes / usuarios
y partes interesadas perciban que
la entidad cumple con su función
social
Mejora la satisfacción del cliente /
usuario (alta percepción de calidad
por parte del cliente hacia la
entidad)
•
Fortalecimiento de la imagen y
credibilidad institucional
•
Fortalecimiento
de
la
coordinación,
cooperación
y
articulación con otras entidades
•
A NIVEL INTERNO
Reconocimiento regional, nacional
e internacional.
BENEFICIOS
DEL SIG
y
racionaliza
los
• Fortalece
la
cultura
organizacional orientada a la
mejora continua.
• Facilita la comunicación interna y
externa.
• Mejora la atención al cliente y
partes interesadas.
• Incrementa la productividad y
competencia de los servidores.
• Armoniza el manejo de
documentación.
• Fortalece
procesos
el
enfoque
la
por
•
Desconocimiento
del SIG.
•
Resistencia
cambio. (RC)
•
Falta de compromiso
por parte del los
Jefes
de
Dependencia
y
funcionarios
en
general.
•
Cultura del trabajo
por “islas”.
•
Inmediatismo
por
falta de planeación.
Obstáculos
SIG
al
“Quiero cambiar el mundo, pero el mundo es
inmenso…
Empezaré por mi país, pero es tan
grande…
Entonces intentaré con mi Entidad, pero no
puedo llegarle a todos…
Ya sé: empezaré por mi mismo”.
Weisel.
La calidad nunca es un accidente; siempre es
el resultado de un esfuerzo de la inteligencia
(John Ruskin)
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA – DAFP:
•
Manual Técnico Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI
1000:2014.
•
Guía de administración del riesgo. 2011
•
Norma Técnica de Calidad en la gestión Pública NTCGP 1000:2009
•
Norma internacional ISO 9001:2008 – Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos.