Digitalización Certificada - Centro Demostrador del DNIe

Digitalización Certificada - Centro Demostrador del DNIe

Digitalización
Certificada
Ismael Barrero – Notarnet S.L.
Agenda
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Introducción
¿Qué es la Digitalización Certificada?
Requisitos Principales
Datos imprescindibles
Responsabilidades del Usuario
Ventajas de Digitalización
Certificada
7. Ventajas Adicionales
8. Preguntas frecuentes.
Convertir el papel a un
medio electrónico
Digitalización
Certificada
2.- Digitalización Certificada - ¿Qué es?
•
Define la posibilidad de digitalizar facturas en papel con una firma electrónica y de
destruir el original, conservando la copia digitalizada, según la ORDEN EHA/962/2007, de 10 de
abril.
Escanear
Destruir el Papel
Firma
Electrónica
de la imagen
Organizar en
una
base de datos
Según el artículo 7.2:
Se entiende por digitalización certificada el proceso tecnológico que
permite, mediante la aplicación de técnicas fotoelectrónicas o de
escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel
en una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos
estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean
admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria
Firma Electrónica
de la base de datos
3.- Requisitos Principales
Software homologado por la AEAT.
Escáner.
Configurable con cualquier escáner que proporcione un driver Twain
con una capacidad de resolución de 200 ppp o superior.
Certificado Digital
DNI e
Otros (Certificado FNMT, ANCERT, etc.)
Sellado de Tiempo (Time Stamping )
Firma del Plan de Calidad con Empresa del Software.
Cierre de Periodos de Liquidación en la Aplicación.
3.1.- Plan de Calidad
Firmar al comienzo del uso de la Digitalización
Certificada.
Objetivo del documento
Que el estado del software de digitalización y los
dispositivos asociados produzcan imágenes fieles e
íntegras.
velar por la correcta calidad de la imagen
La empresa se compromete a garantizar la adecuada
capacitación de sus usuarios
3.2.- Cierre de Periodos de
liquidación
Los periodos de liquidación serán mensuales o
trimestrales
Según art. 7 punto d) Que el obligado a la
conservación disponga del software de digitalización
certificado con las siguientes funcionalidades:
1ª: firma de la base de datos que garantice la integridad
de datos e imágenes al cierre de cada período de
liquidación al que esté sometido el obligado tributario.
4.- Que datos son
imprescindibles
Son necesarios solo ciertos datos obligados :
Datos receptor,
Datos Emisor,
Numero Registro IVA,
Numero Factura,
Fecha,
Bases Imponibles,
Importes de IVA
y Total ->
Los demás son insignificantes en este proceso.
No implica que coincida plenamente con el libro de
Registros de IVA de la empresa
5 .- Responsabilidades
Usuario
Mantener el equipo en fecha y hora correcta. (Se
ocupa la aplicación)
Facilitar el acceso sin demora a los documentos
(pasa a cubrirlo el software).
Verificar que la imagen obtenida se corresponde con
la real.
Cerrar los periodos de liquidación.
6.- Ventajas de la
Digitalización Certificada
Ahorro de costes en el tiempo empleado en el
manipulado, archivado y recuperado de documentos.
Reducción de errores y ahorro de costes en el tiempo
empleado en dar de alta un nuevo documento en el
sistema informático.
Aumento de la productividad y facilidad en el
procesado de la información.
Beneficios ecológicos al evitar tener que fotocopiar los
documentos originales para su manipulación,
recuperación posterior, etc.
Se pueden aplicar los procesos de digitalización
certificada a otros documentos.
Beneficios de la facturación electrónica
EJEMPLO CUANTIFIACIÓN DE
BENEFICIOS EN LA RECEPCIÓN
DE FACTURAS ELECTRÓNICAS
Facturas
Impresión,
Ahorros
100.000
278.000 €
200.000
556.000 €
400.000
1.112.000 €
600.000
1.668.000 €
800.000
2.224.000 €
1.000.000
2.780.000 €
papel y franqueo
Recepción
Validación
Contabilización
Resolución
de incidencias
de oficina y externo
Localización de la información
…………………………
Archivo
7.- Ventajas adicionales
Las facturas se pueden ir procesando individualmente o por lotes.
Mediante técnicas OCR realiza la captura de información de los
documentos escaneados.
Incorpora un sistema de reconocimiento automático de
proveedores.
El usuario puede definir distintos tipos de documentos.
Para facilitar el procesado de las facturas se ha implementado un
sistema que permite obtener los importes de las facturas sin tener
que definir plantillas específicas.
Validación de datos.
Posibilidad de almacenamiento alternativo en la Nube.
Solución integrada de Digitalización Certificada y Factura Electrónica sobre SAP
Facturas en Papel
Digitalización Certificada
Factura
Preeliminar
OCR
HUB Factura Electrónica
Portal de Recepción
Facturas Electrónicas
Factura
Preeliminar
IDOC
(factura)
8.- Preguntas Frecuentes
Recibo una fotocopia de una factura, ¿vale este
documento para la Digitalización Certificada?
NO es válida la digitalización de una fotocopia, tiene
que ser del documento original.
Recibo facturas electrónicas, ¿para pasarlas las
imprimo y las digitalizo?
NO es válido imprimir una Factura Certificada para
Digitalizarla Certificadamente
CASO PRÁCTICO.
Ismael – [email protected]
GRACIAS POR SU ATENCIÓN.
Ismael – [email protected]
Normativa hasta 2.007
Ley 37/1992 que legisla el Impuesto de Valor Añadido
Directiva 2001/115/CE del Consejo, salto cualitativo en
facturación electrónica.
Ley General Tributaria (58/2003), que establece los
principios básicos y las normas jurídicas generales del
sistema tributario español
RD 1496/2003 los que regula las obligaciones de
facturación, y por tanto definen qué es una factura
correcta.
Normativa 2.007
Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los
ciudadanos a los Servicios Públicos.
Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector
Público
Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso
de la Sociedad de la Información.
ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril,
Orden PRE/2971/2007 de 5 de octubre
Resolución 18911 del BOE de fecha 24 de Octubre de
2007. Procedimiento para la
homologación de soluciones de digitalización certificada
de facturas para poder digitalizar y almacenar
electrónicamente las facturas recibidas en papel