doc2.4.2 Herramientas para la planificación de proyectos (I)
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2.4.2 Herramientas para la planificación de proyectos (I)
2.4.2 Herramientas para la planificación de proyectos (I) Project Management Process (PMP) El ciclo de vida de un proyecto Diagrama de flujo Precedencias ND Definición de objetivos Identificación de tareas WBS Estimación de tiempos Análisis de alternativas Identificación de soluciones Relación con el Entorno Comunicación 4 3 Cronograma Camino critico Materiales Conclusión Documentación Presupuesto Control Gestión de Recursos Recursos humanos Información Gestión de riesgos Plan de calidad Fase de definición Fase de planificación Fase de ejecución 233 Fase de conclusión © BdCMM 2005 ProMa MEC 2012-13 1 Antes que nada … ¡un poco de historia! El problema de los puentes de Königsberg (s. XVIII) Königsberg fue una populosa y rica ciudad de la Prusia Oriental. Hoy en día su nombre es Kaliningrado y pertenece a Rusia. Está situada en las orillas y en las islas del río Pregel, que en el siglo XVIII estaba atravesado por siete puentes. Es conocida por ser la cuna del filósofo I. Kant (1724-1804), pero en la historia de las Matemáticas es famosa por la disposición de sus puentes que dio lugar a un juego, precisamente en la época de Kant, que atrajo la atención de los más famosos matemáticos del momento El juego consiste en lo siguiente: ¿Es posible planificar un paseo tal que se crucen todos los puentes sin pasar por ninguno más de una vez? Algunos de los habitantes de Königsberg opinaban que sí y otros que no. 234 © BdCMM 2005 ProMa MEC 2012-13 Resolviendo el problema Dibujar un esquema… y las posibles soluciones 235 © BdCMM 2005 ProMa MEC 2012-13 2 Y la primera solución Leonard Euler (1707-1783), genio de las Matemáticas natural de Basilea (Suiza), dio al problema una respuesta p segura: g ¡No es p posible p planificar un p paseo que recorra todos los puentes una única vez! La investigación que realizó Euler para resolver este problema fue presentada en 1736 en la Academia de Ciencias de San Pesterbusgo. La obra de Euler puede considerarse como el comienzo de la Teoría de Grafos. © BdCMM 2005 ProMa MEC 2012-13 236 La solución de Euler: los grafos B A D C B A D C 237 © BdCMM 2005 ProMa MEC 2012-13 3 Ocho años después una riada se llevó uno de los puentes … ¿y ahora se puede? X 238 © BdCMM 2005 ProMa MEC 2012-13 … saltamos al siglo XX; vuelven los grafos en 1957… 1957 Kelly & Walker construyen para DuPont de Nemours una factoría química, química en Louisville Kentucky Inventan el CPPS: Critical Path Planning & Schedulling Y el CPM: Critical Path Method. 239 © BdCMM 2005 ProMa MEC 2012-13 4 … y casi al mismo tiempo, en 1958, y en dos partes alejadas del planeta … Proyecto Polaris: transportar misiles nucleares utilizando submarinos 11 billones de $ (¡de la época!) Se desarrolló el método PERT (Program Evaluation and Review Technique) 11.000 proveedores liderados por la Naval Special Projects Office y la Lockhead Missile Systems Division El primer misil fue entregado en 1961. Lo aprendido se utilizó para gestionar las misiones Apollo en la década de los 60. Se llegó seis veces a la luna usando el PERT SEMA (Societé d’Economie et Matemàtiques Apliquées) & Compagnie des Machines BULL Equilibrado de cargas para el armamento de una nave Se desarrolló el método de los potenciales o método de Roy. © BdCMM 2005 ProMa MEC 2012-13 240 Grafos (I): El diagrama de Gantt El diagrama de barras o de Gantt es por su simplicidad uno de los diagramas más utilizados p para la representación p de p procesos El gráfico de Gantt nos muestra las actividades de un proyecto con sus respectivas duraciones, indicando también las fechas referidas al calendario pero no la interdependencia de unas actividades con otras Dividimos una hoja de papel en columnas que nos indicarán el tiempo, reservando la primera columna de la izquierda para anotar la descripción del trabajo que se va a efectuar; luego se trazan líneas horizontales que dividirán los distintos trabajos Las columnas nos sirven para escribir las fechas mientras que las líneas horizontales nos permitirán trazar las barras de los diferentes trabajos a realizar. Actividades Ir a la lavandería Hacer el pedido al supermercado Ir a Lavinia Ir al Supermercado Preparación del pedido Volver a casa Preparar la cena 17.00 241 18.00 19.00 20.00 21.00 © BdCMM 2005 ProMa MEC 2012-13 5 Grafos (II) La creciente complejidad de los proyectos y la necesidad de poderlos seguir y controlar con asiduidad hizo necesario el desarrollo de herramientas alternativas al diagrama de Gantt. La realización de grafos y su posterior análisis permite estudiar los proyectos con mayor precisión Los grafos que se utilizan en la planificación de los proyectos se basan en tres etapas: 1. Construir un modelo del proyecto, descomponiendo sus actividades o tareas en subactividades más pequeñas y menos complejas que puedan ser parametrizadas con mayor facilidad, estableciendo la conexión existente entre ellas según sus precedencias y simultaneidades 2. Estudiar la duración de cada tarea desde un punto de vista probabilístico o determinista, determinando la duración del proyecto e investigando qué actividades son críticas en la realización del mismo 3. Asignar los recursos disponibles, estableciendo el programa, analizando la relación entre el coste total del proceso y su plan de ejecución. Los grafos o redes, ligando unas actividades con otras, forman diagramas de flujo que, con mayor o menor acierto, representan el proceso de ejecución de un proyecto 242 © BdCMM 2005 ProMa MEC 2012-13 Grafos (III) Las ventajas de estas técnicas son: Obligan Obli previamente i t all perfecto f t conocimiento i i t del d l proyecto, t permitiendo iti d que nos anticipemos a los problemas, también permiten aumentar la coordinación entre tareas en proyectos complejos Permiten conocer los tiempos de inicio y final de las actividades, indicando cuáles podrán plantear mayores dificultades Permiten una programación detallada, ampliable cuando deseemos un mayor detalle. Facilitan la comunicación a los distintos niveles jerárquicos Permiten un fácil control de lo realizado y, en consecuencia, rectificar las desviaciones que se puedan producir. No debemos esperar jamás que el análisis de grafos tome las decisiones; estas herramientas son de una gran utilidad pero simplemente nos ayudarán a tomar a nosotros las decisiones 243 © BdCMM 2005 ProMa MEC 2012-13 6 Grafos (IV) Un grafo trata de ser un modelo lo más preciso posible de un proyecto o trabajo que queremos planificar, programar y controlar. Los elementos fundamentales de un grafo son dos las actividades y los hitos: Actividad: Tarea o trabajo que debemos realizar y que consume tiempo y recursos Hito: acontecimiento, suceso o etapa que no consume tiempo ni recursos y que es el fin o el principio de una actividad. Los grafos que se utilizan en la planificación de proyectos están formados fundamentalmente por dos tipos de símbolos: figuras geométricas (nodos) y flechas BD B D AB DE A E C AC CE © BdCMM 2005 ProMa MEC 2012-13 244 El método PERT (I) En los grafos tipo PERT las letras encerradas en los círculos representan los sucesos o hitos del proyecto, mientras que las flechas representan las actividades necesarias para desarrollar el proyecto B BD D AB DE A Así, las actividades AB y AC no podrán E AC iniciarse hasta que haya sucedido el hito A C CE Nunca se producirá el hito E hasta que se hayan ejecutado las actividades DE y CE. Un acontecimiento se ha verificado cuando han terminado todas las actividades que conducen a él Para que una actividad se haya terminado es necesario que todas las actividades que la preceden estén acontecimientos. terminadas. Las actividades preceden o siguen a los Diremos que tenemos dos actividades en serie (B y D) cuando no puede comenzar una hasta haber terminado la anterior Diremos que tenemos dos actividades en paralelo (B y C) cuando ambas pueden realizarse de forma simultánea. 245 © BdCMM 2005 ProMa MEC 2012-13 7 El método PERT (II) A un mismo suceso pueden llegar múltiples actividades y de un mismo suceso pueden partir ti múltiples últi l actividades. ti id d N Normalmente l t todos t d l los grafos f comienzan i en un hito hit inicial i i i l (A) y terminan en un hito final (E) Los grafos no tienen escala y por lo tanto ni la longitud de las flechas ni el tamaño de los hitos tienen un significado especial, su aspecto estético sólo responde a que tengan la mayor claridad posible Deberá vigilarse que en el grafo no se produzcan bucles. Estos se producen cuando desde una actividad posterior a otra nace un enlace hacia esa otra actividad (por ejemplo, del hito D no puede (debe) salir una flecha hacia el hito A). B AB x A AC BD D DE E C CE 246 © BdCMM 2005 ProMa MEC 2012-13 Ejercicio 10: Marco y Heidi (I) Marco es un ejecutivo de una importante empresa multinacional que, acostumbrado b d en su trabajo b j a la l programación ió de d proyectos, ha h llevado ll d a su vida privada algunas prácticas profesionales. Esta tarde tiene que hacer diferentes gestiones y debe organizarse bien o no tendrá tiempo para todo: No puede salir de casa antes de les 17:30h para ir a buscar la ropa a la lavandería (35 minutos) Ha de pasar por Lavinia pera comprar un buen vino (45 minutos) Tiene que ir al supermercado (15 minutos) y hacer la compra (60 minutos) La vuelta a casa (20 minutos) es previa a la preparación de la cena (90 minutos) que tiene que estar lista antes de la hora prevista de llegada de Heidi (21:30h) Como Marco cree que no tendrá tiempo para todo, decide encargar la compra en el supermercado por teléfono (10 minutos) mientras conduce camino de la lavandería Aunque él no lo sabe, hoy en el supermercado hay problemas de personal, así que tardarán dos horas en preparar su pedido. 247 © BdCMM 2005 ProMa MEC 2012-13 Ejercicio 10: Marco y Heidi (II) ¿Tendrá que esperar Heidi para cenar? © BdCMM 2005 ProMa MEC 2012-13 248 Ejercicio 10: Marco y Heidi (III) ¿Tendrá que esperar Heidi para cenar? 35 minutos Lavandería 18.05 45 min Lavinia 18.50 15 min Supermercado 20 min Casa 20.00 19.40-19.05 Casa 17.30 Pedido Telefónico 10 minutos Pedido 17.40 90 min Heidi 21.30 Preparación pedido 120 minutos 249 © BdCMM 2005 ProMa MEC 2012-13 9 El método de Roy (I) Otro tipo muy extendido de grafos (conocidos como el Método de Roy o de los potenciales) t i l ) emplea l l los nodos d para representar t hit hitos y actividades ti id d y las l fl h flechas para representar las relaciones entre ellas Ir a la lavandería 35 minutos Ir a LAVINIA 45 minutos Ir al supermercado 45 minutos Volver a casa 20 minutos Inicio Hacer pedido telefónico 10 minutos Preparar cena 90 minutos FIN Preparación pedido 120 minutos Las dos primeras actividades tienen una relación en su inicio y empiezan a la vez. Marco se desplaza hacia la lavandería a la vez que hace el pedido por teléfono. Marco no podrá ir a Lavinia hasta que no haya ido a la lavandería. Tampoco podrá volver a casa si no va al supermercado y si no tienen preparado el pedido, así que tendrá que esperarse. © BdCMM 2005 ProMa MEC 2012-13 250 El método de Roy (II) Aunque ambos métodos llegan (lógicamente) al mismo resultado, la metodología de aplicación de uno y de otro es diferente: El método PERT permite, por ejemplo, la aplicación de criterios estadísticos estableciendo para las actividades una duración optimista y una duración pesimista … pero es más complejo en su metodología El método ROY es más sencillo y permite una relación prácticamente directa con el diagrama de Gantt o el diagrama de barras lo que le hace mucho más intuitivo. Actividades Ir a la lavandería Hacer el pedido al supermercado Ir a Lavinia I all S Ir Supermercado d Preparación del pedido Volver a casa Preparar la cena 17.00 18.00 19.00 20.00 21.00 Los programas de mayor difusión, no especializados, y por tanto aplicables a cualquier tipo de proyecto (Por ejemplo el MS Project) están basados en el método de ROY 251 © BdCMM 2005 ProMa MEC 2012-13 10 El método de Roy (III) Repasemos cosas que ya conocemos (al menos una parte): Actividad: Actividad Trabajo T abajo o tarea ta ea que q e consume cons me tiempo y recursos ec sos Para programar un proyecto deberemos descomponerlo en subactividades El grado de detalle de la descomposición dependerá del horizonte para el que estemos programando, el futuro próximo podrá detallarse más, no así el futuro más lejano Esa descomposición debe ser un reflejo lo más fiel posible del proceso real que se seguirá cuando se ejecute el proyecto Hito: Suceso o acontecimiento que no consume tiempo ni recursos Al menos deberemos establecer dos hitos en el p proyecto: y inicio y fin Normalmente los hitos se emplean para establecer un plan de etapas o cuando queremos destacar la consecución de una determinada meta parcial del proyecto. 252 © BdCMM 2005 ProMa MEC 2012-13 El método de Roy (IV) Más sobre actividades: Actividades Acti idades precedentes (de otra ot a actividad): acti idad) aquellas aq ellas actividades acti idades que q e de alguna alg na manera influyen o afectan de forma directa al inicio o al final de la actividad correspondiente En el ejemplo, no se podrá preparar el pedido en el supermercado si Marco no lo realiza telefónicamente; Marco no podrá preparar la cena sin previamente no vuelve a casa Actividades consecuentes (de otra actividad): aquellas actividades que de alguna manera están influidas o afectadas de forma directa en su inicio o en su final por la actividad correspondiente En el ejemplo, si el pedido del supermercado no está á listo Marco no podrá á volver a casa Ligadura: Son las relaciones que se establecen entre las actividades y están representadas en los diagramas de Roy por medio de las flechas Las ligaduras entre actividades también pueden tener un valor temporal Puede suceder que, al terminar una actividad, haya que esperar un cierto tiempo para empezar su actividad consecuente. 253 © BdCMM 2005 ProMa MEC 2012-13 11 El método de Roy (V) Tipos de ligaduras: Final-Comienzo Final Comienzo (FC): (FC) La actividad acti idad consecuente consec ente no puede p ede iniciarse inicia se hasta que q e su s actividad precedente esté totalmente terminada o casi terminada (posposición). Es una de las ligaduras más comunes A B No puedo ponerme los zapatos hasta que no me haya puesto los calcetines A En una carrera de relevos el que coge el testigo debe empezar a correr antes de que el corredor que se lo entrega pare B Comienzo-Comienzo (CC): La actividad consecuente se inicia a la vez que la precedente o al cabo de un cierto tiempo del inicio de la precedente Empiezo el proceso de digestión de los alimentos al poco rato de empezar a comer. A B Este tiempo puede ir desde 0 hasta algo menos que la duración del precedente © BdCMM 2005 ProMa MEC 2012-13 254 El método de Roy (VI) Tipos de ligaduras: Final-Final Final Final (FF): (FF) El final de la actividad acti idad consecuente consec ente no puede p ede producirse p od ci se antes de que finalice la actividad precedente A En una vivienda se puede empezar a pintar antes de acabar de enyesar, pero nunca se acabará de pintar hasta que no se acabe de enyesar B El final de B nunca podrá producirse antes que el final de A Comienzo-Final (CF): La actividad precedente deberá estar comenzada antes de que finalice la consecuente. Es una ligadura que se aplica en muy pocas ocasiones. Es como si durante la ejecución de una actividad necesitáramos que se ejecute una parte de otra. La solución más sencilla es descomponer las actividades Si tenemos un periodo de carencia en un seguro médico, deberemos programar un embarazo (final B) teniendo en cuenta nuestro ingreso en el seguro (comienzo A). A B A1 B1 B B A2 B2 Siempre podremos descomponer las actividades El principio de A debe producirse antes que el final de B 255 © BdCMM 2005 ProMa MEC 2012-13 12 El método de Roy … pero también el PERT (I) Camino crítico En un mismo proyecto pueden coexistir diferentes procesos de forma paralela y casi independiente confluyendo al final De todos los posibles procesos sólo algunos, normalmente uno, es el que determina la duración del proyecto Al proceso que determina la duración de un proyecto se le denomina camino crítico Cuando en un proyecto cualquiera de las actividades que están formando el camino crítico se desvía aumentando su duración, la duración del proyecto se desvía en la misma medida. © BdCMM 2005 ProMa MEC 2012-13 256 El método de Roy … pero también el PERT (II) Holgura La holgura de una actividad es la máxima desviación que puede tener la duración de esta actividad sin que afecte a la duración del proyecto En consecuencia, las actividades que forman el camino crítico no tienen holgura Existen en general dos tipos de holguras: o Holguras externas: La actividad podrá iniciarse más tarde o podrá terminarse más tarde sin que se vea afectado el proyecto, son las que normalmente facilitan los programas informáticos o Holguras internas: Son más difíciles de establecer y son consecuencia de la definición de la propia actividad. Es como si diéramos a la actividad una duración superior a la real. real Actividad P: 30 días Actividad C: 10 días CC: 5 días 257 © BdCMM 2005 ProMa MEC 2012-13 13 La ficha de una actividad tarea (I) Número: Fecha: Actividad: Definición pormenorizada de los trabajos que se deben realizar Medición: (si procede) Tiempo: (deducido del proceso) Holgura: Proceso: • Aquí se deberán incluir todas aquellas hipótesis o suposiciones en las que hayamos basado nuestros cálculos para estimar el tiempo de la actividad así como los recursos a consumir en la citada actividad. Esto nos permitirá en el futuro revisar y actualizar la duración de la actividad en caso de que se produzcan cambios en el proyecto Diagrama de precedentes y consecuentes: • Se trata de determinar las actividades que afectan a la actividad analizada (precedentes) y las actividades que se verán afectadas por la actividad analizada (consecuentes). Ir al supermercado 45 minutos Volver a casa 20 minutos Preparar cena 90 minutos Preparación pedido 120 minutos © BdCMM 2005 ProMa MEC 2012-13 258 La ficha de una actividad tarea (II) Número: 005 Fecha: 6 de agosto de 2012 Tiempo: (deducido del proceso) 45 min Actividad: Ir al supermercado a recoger el pedido Medición: (si procede) 3,5 Km Holgura: 35 min Proceso: • Saliendo de LAVINIA cogeré la Ronda del Mig (15 minutos) saldré por el túnel de General Mitre (15 minutos) y preveo una espera por la densidad del tráfico de 15 minutos más. Total 45 minutos Diagrama de precedentes y consecuentes: Ir a LAVINIA 45 minutos Ir al supermercado 45 minutos 259 Volver a casa 20 minutos © BdCMM 2005 ProMa MEC 2012-13 14 EL CASO ÁLVARO Identificación de tareas. Fichas 01.Obtener la información de base 02 02.Averiguar A i la l viabilidad i bilid d d de lla promoción 03.Buscar la financiación necesaria 04.Redactar el proyecto de demolición 05.Redactar el anteproyecto 06.Solicitar el permiso y demoler la casa antigua 07.Solicitar las licencias 08.Solicitar ofertas para construir 09.Obras de construcción 10.Estrategia de venta 11.Final de obra 12.Células de habitabilidad 13.Postventa. 260 © BdCMM 2005 ProMa MEC 2012-13 15
