PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO 1. OBJETIVO Realizar la

PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO 1. OBJETIVO Realizar la

PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
“LIQUIDACION DE NOMINA”
Dependencia Generadora:
División de Gestión Humana
1.
Código: PD-313-02
Página
1 de 5
Versión:
7
F. Vigencia:
2015-10-27
OBJETIVO
Realizar la liquidación y pago oportuno de la nómina a los Trabajadores de la Corporación.
2.
ALCANCE
Este procedimiento se aplicará a todos los trabajadores que se encuentren vinculados a
través de contrato laboral con la Caja de Compensación Familiar.
3.
FUNCIONES





4.
Jefe División de Gestión Humana: Autorizar las novedades que afectan el pago de la
nómina de los trabajadores de la Corporación y realizar seguimiento a las actividades
del proceso de pago de nómina.
Asistente de Nómina (División de Gestión Humana): Ingresar las novedades a la
base de datos, liquidar la Nómina, listar deducciones y tramitar pago de nómina.
Realizar el cierre de nómina.
Gestor de Nomina (División de Gestión Humana): Valida inconsistencias de nomina
en la interfaz del aplicativo KACTUS y SEVEN.
Secretaria (División de Gestión Humana): Recibir las novedades de nómina en físico.
Auxiliar de Nomina (División de Gestión Humana): recibir novedades en medio
electrónico que afecten la nomina.
DEFINICIONES





Deducciones: Son los descuentos que se realizan en el pago de la nómina.
Liquidación: Pago mensual o quincenal de la nómina.
Nómina: Es la relación de Trabajadores que tienen un sueldo y forman parte de la
Corporación.
Nómina adicional: Es aquella que se liquida cuando existan novedades de
contratación, después de haber liquidado la nómina del mes
Novedades: Son incrementos o deducciones que afectan el pago de la nómina; éstas
pueden ser: crédito de mercadeo, crédito social, cursos de capacitación, recreación,
turismo, etc.
ELABORÓ
Vo. Bo.
REVISÓ
AUTORIZÓ
APROBÓ
DOCUMENTO
Jefe Área Calidad Comité de Procesos Director Administrativo
Consejo Directivo CONTROLADO
Cargo: Jefe División Nombre:
Carlos Cargo: Jefe Unidad Nombre: Héctor Orlando Nombre:
Gregory
de Gestión Humana Andrés Mesa Barbosa de Gestión Interna
Solano Novoa
Enrique
Martínez
Solís
Nombre:
Jorge
Nombre:
Claudia
Arturo Leyva Pedraza
Rocio Aparicio Duran
Firma:___________ Firma:___________ Firma:____________ Firma:________________ Firma:___________
(SELLO)
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“LIQUIDACION DE NOMINA”
Dependencia Generadora:
División de Gestión Humana
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Versión:
Código:
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PD-313-02
2015-10-27
DESARROLLO
ACTIVIDAD
DETALLE
1.
Recibir Se ingresa personal nuevo en (KNMTRADA, KNMCONTR y KNMDISEV) y
novedades.
cuando es un reingreso se ejecuta en (KNMREING) en el aplicativo KACTUS, se
reciben las novedades de los Trabajadores con previa autorización de los Jefes
de Dependencia y se le entregan al Jefe de la División de Gestión Humana. Las
novedades pueden ser: formato autorización descuento por nómina, Formato
solicitud de vacaciones, permisos, licencias compensatorios, memorando de
horas extras.
2.
Revisar
novedades
para
autorización.
3. Ingresar las
novedades al
aplicativo
KACTUS.
4. Generar pre
nomina
Revisa que las novedades (KNMACUMU) presentadas puedan ser descontadas
verificando si el empleado tiene capacidad de descuento, esta verificación se
realiza en el aplicativo KACTUS.
En caso de que si se le pueda realizar el descuento al empleado, lo autoriza
para que se realice del pago de la nómina.
En caso de que no se le pueda realizar el descuento al empleado, será devuelta
la novedad (memorando, correo electrónico, libranza) a la dependencia que
corresponda o a la entidad donde el empleado adquirió el crédito.
Teniendo las novedades autorizadas, se ingresan de forma manual
(KNMNOVED) y se migran por medio de archivo plano (KNMPLANO) al
aplicativo KACTUS, el cual se encarga de deducir del salario de cada empleado
el descuento.
Se liquida la nomina (KNMLINOM) y se genera reporte de netos pagos
(KNMPRENO) en el aplicativo KACTUS, se envía Auditoria para su revisión con
sus respectivos soportes (documentos fuente como: memorando de encargo,
descuento de nomina, libranzas bancarias y etc.), junto con el listado de Bancos
el cual contiene número de cédula, número de cuenta y el valor a pagar por
cada empleado. Y se le informa a Tesorería el valor de la nomina mensual para
efectuar la provisión.
Nota: En caso de alguna inconsistencia en la revisión por Auditoria se informa al
asistente de nomina por correo electrónico y se procede a corregir y se envía
nuevamente a Auditoria para su validación y autorización del pago.
DEPENDENCIA
División de
Gestión Humana
Secretaria
Auxiliar de
Nomina
REGISTROS
1.
Autorización
descuento
por
nómina.
2.
Solicitud
de
vacaciones, permisos
licencias,
tiempo
compensatorio
3. Planillas de horas
extras electrónico.
Jefe
Asistente de
Nomina
N/A
Asistente de
Nomina
Auxiliar de
Nomina
N/A
Jefe
Asistente de
Nomina
4. Memorando
Provisión de nomina
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Dependencia Generadora:
División de Gestión Humana
ACTIVIDAD
5. Generar
archivos
planos
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DETALLE
DEPENDENCIA
División de
Gestión Humana
Se generan los archivos planos (KNMGNMGM) y Listados de pago de acuerdo
a las entidades bancarias definidas dentro del convenio en el aplicativo
KACTUS y se envían a Auditoria para validar el valor a pagar y la División de
Tesorería obtiene la información en una carpeta compartida para realizar el
respectivo pago de nómina.
Jefe
REGISTROS
5. Archivos planos
Asistente de
Nomina
6. Memorando Listado
de pago
Asistente de
Nomina
7. Aplicativo MISI
(Ver procedimiento: PD-350-04 Pago de Nómina, Prima, Viáticos, Auxilios y
Liquidación)
6. Efectuar
acumulados de
nomina
Se corre el proceso acumulación de nómina (KNMPROAC), el cual traslada la
información que se encuentra en pre nomina (KNMPRENO) a acumulados de
nómina (KNMACUMU) en el aplicativo KACTUS; alimentando de manera
automática al aplicativo MISI permitiendo a los trabajadores consultar e imprimir
los desprendibles de pago
7.
Generar Se generan listados de aportes voluntarios (KNMPAVPC y KNMFOPEV) y
listado
de embargos (KNMMGEMB), se lista las deducciones realizadas en el mes
(KNMACUMU y KNMRPRCO) en el aplicativo KACTUS; se envían detallado y
deducciones.
resumido los archivos a Auditoria interna en medio electrónica y físico para su
validación y autorización del pago a terceros. La División de Gestión Humana
genera el pago corriendo el proceso (KNMGCXPS) en el aplicativo KACTUS.
La División de Tesorería obtiene la información en una carpeta compartida
para realizar los respectivos pagos.
Nota: Antes de reportar los valores a pagar a la división de tesorería se verifica
en (KNMPOYCA) en el aplicativo KACTUS, que el valor de las deducciones
corresponda a lo validado por auditoria.
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Asistente de
Nómina
8. Listado de
deducciones
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“LIQUIDACION DE NOMINA”
Dependencia Generadora:
División de Gestión Humana
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de
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ACTIVIDAD
DETALLE
DEPENDENCIA
División de
Gestión Humana
REGISTROS
8. Consolidado y
provisión
de
prestaciones
legales
y
extralegales
Luego se generan los consolidados y provisiones de prestaciones sociales
legales y extralegales, se corren los procesos (KNMLIVAC, KNMLICES,
KNMLIPRI) la información se inserta en (KNMCONVA, KNMCOCES y
KNMCOPRI) y se generan las provisiones en (KNMLIPRS) e inserta la
información en (KNMPROPA).
Asistente de
nomina
N/A
9.
Interfaz y Se realiza validación de terceros por centros de costos en los programas
Cierre de nómina (KNMCONTR) y (KNMDISEV) a través del aplicativo KACTUS y se efectúa el
proceso de interfaz el cual contabiliza los valores de la nómina y las provisiones
de prestaciones sociales y extralegales del mes (KNMLICCS), con esta
transacción se da por cerrada la nómina.
Asistente de
Nómina
Gestor de nomina
Nota: en el caso de la interfaz que sea rechazada por SEVEN se procede al
análisis y corrección de la inconsistencia y se genera nuevamente la interfaz.
Esta información se puede verificar en (KNMMOVSE) en el aplicativo KACTUS.
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N/A
PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
“LIQUIDACION DE NOMINA”
Dependencia Generadora:
División de Gestión Humana
6.
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F. Vigencia:
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DOCUMENTOS RELACIONADOS
TITULO
1. Autorización descuento por nómina
2. Solicitud de vacaciones, permisos, licencias, tiempo compensatorio
3. Planilla de horas extras.
4. Memorando de provisión de pago.
5. Archivos planos.
6. Memorando listado de pago
7. Aplicativo MISI
8.. Listado de deducciones
CODIGO
PD-313-02-F01
PD-313-02-F02
PD-313-02-F03
Formato Libre
Formato Libre
Formato Libre
Formato Libre
Formato Libre