Anticipos a empleados y profesores

Macroproceso
Gestión financiera
Código
PRO-25-3-01-04
Nivel 1
Gestión de egresos
Versión
1
FICHA TÉCNICA
ANTICIPOS A EMPLEADOS Y
PROFESORES
Nivel 2
Gestión de cuentas por pagar
Fecha publicación
Tipo Documento
04/09/2015
Ficha técnica
1.
Tabla de contenido
OBJETIVO ................................................................................................................................ 2
2.
ALCANCE ................................................................................................................................. 2
3.
NORMATIVA............................................................................................................................. 2
4.
RESPONSABILIDADES.............................................................................................................. 2
4.1.
Responsable del proceso:................................................................................................... 2
4.2.
Responsabilidades específicas: .......................................................................................... 2
5.
DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES...................................................... 2
5.1
Diagrama de flujo – Anticipos a empleados y profesores ..................................................... 2
5.2
Descripción de actividades- Anticipos a empleados y profesores ..................................... 2
6.
DEFINICIONES ......................................................................................................................... 7
7.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.............................................................................................. 7
8.
INDICADORES.......................................................................................................................... 8
9.
RIESGOS .................................................................................................................................. 9
10.
CONTROL DE CAMBIOS........................................................................................................... 9
11.
APROBACION .......................................................................................................................... 9
FICHA TÉCNICA
ANTICIPOS A EMPLEADOS Y
PROFESORES
Macroproceso
Gestión financiera
Código
PRO-25-3-01-04
Nivel 1
Gestión de egresos
Versión
1
Nivel 2
Gestión de cuentas por pagar
Fecha publicación
Tipo Documento
04/09/2015
Ficha técnica
1. OBJETIVO
Realizar una solicitud de anticipo por parte de un empleado o profesor, revisando la documentación
y vigencia del contrato, para finalmente ejecutar el pago del anticipo
2. ALCANCE
Desde el procesamiento de la solicitud de anticipo, hasta el envío a Tesorería de los documentos
para ejecutar el pago.
3. NORMATIVA
Directrices
N.A
Lineamientos
•
•
Política de anticipos a empleados y profesores.
Cada vez que se presenta una solicitud de anticipo para un empleado o profesor se debe
anexar el formato FOR-22-4-01 Autorización de descuento por nómina.
4. RESPONSABILIDADES
4.1 Responsable del proceso
Jefe de Contabilidad
4.2 Responsabilidades específicas
Unidad Académica es responsable de:
•
Enviar el formato de solicitud de anticipo a empleados y profesores.
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
5.1 Diagrama de flujo – Anticipos a empleados y profesores
5.2 Descripción de actividades – Anticipos a empleados y profesores
FICHA TÉCNICA
ANTICIPOS A EMPLEADOS Y
PROFESORES
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Gestión financiera
Código
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Entrada
Proveedor
Salida
Cliente
No.
Activ
idad
1
Actividad
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Gestión de cuentas por pagar
Fecha publicación
Tipo Documento
04/09/2015
Ficha técnica
Formato de anticipo a trabajadores
Unidad académica o administrativa
Documentos de soportes para pago
Tesorería
Descripción
Responsable
Diligenciar y enviar
Se diligencia el formato de anticipo a trabajadores con nombre,
Unidad
solicitud de
identificación, valor anticipo, objeto de costo que asumirá los gastos
académica/administ
anticipo a cuentas
firmado por la persona que puede autorizar y se radica la solicitud de
rativa
por pagar
anticipo en la ventanilla de Cuentas por Pagar.
Sistema
Documentos
-Formato de
anticipo a
trabajadores con
Formato de
descuento por
nómina
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3
Verifica
cumplimiento de
requisitos
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Fecha publicación
Tipo Documento
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Ficha técnica
Cuentas por pagar recibe la documentación y valida que cumpla con
la política de anticipos a trabajadores.
Devolver
Si los documentos no están completos deben se ser devueltos con la
documentos e
respectiva justificación.
informar el motivo
4
Verificación de
existencia de
anticipos
pendientes
5
Verificación de
vigencia contrato
Cuentas por Pagar
Formato de anticipo
a trabajadores
Cuentas por Pagar
Formato de anticipo
a trabajadores con
formato de
descuento por
nómina
Cuentas por pagar verifica que no existan anticipos pendientes de
legalizar por parte del empleado o profesor.
Cuentas por Pagar
Cuentas por pagar verifica que el contrato del empleado o profesor
este vigente con base en reporte enviado por Gestión Humana.
Cuentas por Pagar
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Radicar y verificar
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Tipo Documento
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Ficha técnica
Después de revisar la vigencia del contrato se hace la radicación en el
sistema de acuerdo a la solicitud recibida.
7
Anular radicación
Si la radicación presenta errores se anula y se realiza nuevamente.
8
Registrar anticipo
9
En la transacción F-47, (esta solicitud es un documento estadístico,
Simular y revisar el
sólo en el momento del pago se contabiliza y afecta el presupuesto),
documento
se realiza simulación del documento para validar si está correcto
Cuentas por Pagar
SAP
AP
F-47
Cuentas por Pagar
SAP
AP
F-47
Diligencia en el sistema la solicitud de anticipo, primero ingresando la
clase de documento (KA ) y luego se debe asegurar de cargar el
Cuentas por Pagar
anticipo a un centro de costo en la transacción F-47.
Cuentas por Pagar
SAP
AP
F-47
SAP
AP
F-47
-Comprobante de
radicación
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11
12
13
Corregir
Documento
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Fecha publicación
Tipo Documento
04/09/2015
Ficha técnica
Si el documento no está correcto se deben aplicar las correcciones
pertinentes y simular nuevamente
Grabar solicitud de
Grabar la solicitud de anticipo para el posterior desembolso
anticipo
Enviar soportes
Los soportes se envían al archivo financiero
Ejecución de Pago Realizar proceso de Ejecución de Pago
Cuentas por Pagar
SAP
AP
F-47
Cuentas por Pagar
SAP
AP
F-47
Cuentas por Pagar
Tesorería
-Documento
contable
-Documento FM
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Tipo Documento
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Ficha técnica
6. DEFINICIONES
•
•
Anticipo: Cantidad correspondiente a una transacción económica o al pago de una
deuda o salario que es abonada con anterioridad a la fecha acordada de
antemano.1
Radicación: Asignación de un número consecutivo a los documentos recibidos para
iniciar el trámite.
•
Cuenta por pagar: Comprende las obligaciones contraídas por el ente económico
a favor de terceros por conceptos diferentes a los proveedores y obligaciones
financieras tales como cuentas corrientes comerciales, a casa matriz, a compañías
vinculadas, a contratistas, órdenes de compra por utilizar, costos y gastos por
pagar, instalamentos por pagar, acreedores oficiales, regalías por pagar, deudas
con accionistas o socios, dividendos o participaciones por pagar, retención en la
fuente, retenciones y aportes de nómina, cuotas por devolver y acreedores
varios. 2
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Internos
(Cadena de Valor)
PRO-25-3-01-11 Digitalización y validación
de documentos en VIM
Política de anticipos Empleados y Profesores
FOR-22-4-01 Autorización de descuento por
nomina
FOR—25-3-01-01 Solicitud de anticipos para
profesores y empleados.
Externos
(Unidades académicas /
administrativas/entidades externas )
1
Anticipo. Recuperado el 25 de Mayo de 2015 del sitio web
http://www.tengodeudas.com/definiciones/anticipo el 23-05-2015
2
Cuenta por pagar. Recuperado el 25 de Mayo de 2015 del sitio web:
http://puc.com.co
FICHA TÉCNICA
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PROFESORES
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Fecha publicación
Tipo Documento
04/09/2015
Ficha técnica
8. INDICADORES
Indicador:
Proporción de anticipos a empleados y profesores en relación al
total de radicaciones de anticipos
Código indicador:
Responsable:
Objetivo:
IND-25-3-01-041
Jefe de Contabilidad
Medir la proporción de anticipos de empleados y profesores en
relación al total de radicaciones de anticipos realizados en
Cuentas por pagar
Anticipos de empleados y profesores tramitados en el periodo
contable / Total de radicaciones de anticipos tramitadas en el
periodo contable.
Formula:
Unidad de Medida:
Periodicidad:
Método de Medición:
Descripción de Variables:
Familia:
Porcentaje
Mensual
Cuantitativo
Anticipos de empleados y profesores: Anticipos que son
tramitadas en Cuentas por pagar correspondientes a pagos a
empleados y profesores.
Total de radicaciones de anticipos tramitadas en el periodo
contable: total de radicaciones de anticipos tramitadas en el
periodo contable (Radicaciones tramitadas dentro del periodo
establecido + Radicaciones extemporáneas)
Evaluación
Fuente de datos:
SAP Modulo FI Transacción ZFICONRAD
Proceso o etapa:
Tendencia:
Anticipos a empleados y profesores
N.A
Limitaciones:
N.A
Granularidad:
Universidad
Meta :
N.A
Macroproceso
Gestión financiera
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Nivel 1
Gestión de egresos
Versión
1
Tolerancia Superior :
N.A
Tolerancia Inferior :
N.A
Observaciones:
N.A
FICHA TÉCNICA
ANTICIPOS A EMPLEADOS Y
PROFESORES
Nivel 2
Gestión de cuentas por pagar
Fecha publicación
Tipo Documento
28/08/2015
Ficha técnica
9. RIESGOS
N.A
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
0
1
1
ACTUALIZACIÓN
Elaboración
Construcción de Ficha técnica
Publicación
FECHA
01/03/2013
08/09/2014
04/09/2015
11. APROBACIÓN
Elaboró
Revisó
Aprobó
Cargo
Ingeniero de
procesos
Ingeniero de
procesos
Coordinador
Cuentas por pagar
Jefe de
Contabilidad
Nombre
Laura Catalina Cano
Pardo
María Paula
Sánchez
Alvaro León Osorio
Johana Reyes
Fecha
21/08/2014
13/05/2015
19/06/2015
11/08/2015