PROCEDIMIENTO PARA ACCEDER AL SERVICIO DE

PROCEDIMIENTO PARA ACCEDER AL SERVICIO DE

PROCEDIMIENTO PARA ACCEDER
AL SERVICIO DE AUDITORIOS
Código: GS-PR-001
GESTIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS
Versión: 00
1. OBJETIVO
Establecer una guía para acceder al servicio de Auditorios de la institución.
2. ALCANCE
Este procedimiento está enmarcado desde la solicitud del servicio, prestación del
servicio a satisfacción del cliente/usuario, hasta la entrega del Auditorio por parte
del cliente/usuario al responsable del Servicio.
3. DEFINICIONES
a. Auditorio: Espacio físico utilizado para realizar conferencias, diplomados,
seminarios, capacitaciones, etc., con las diferentes ayudas como son las
audiovisuales, sonido, micrófonos y otros.
b. Responsable del evento: Es la persona que realiza la recepción y entrega del
espacio físico, equipos de apoyo al asistente administrativo coordinador de
logística.
c. Asistente administrativo coordinador de logística: Colaborador de la
institución quien administra los equipos de apoyo de los auditorios y el espacio
físico, para el servicio de los clientes/usuarios internos y externos.
d. Video beam o proyector: Equipo eléctrico que permite proyectar imágenes,
documentos, graficas, presentaciones y textos, bajo un programa de
computador o vídeo que puede ser ampliado pudiendo ser visualizado por un
gran número de público participante.
e. Micrófono de solapa: Dispositivo acústico diseñado para amplificar sonidos
débiles, el cual se ubica por medio de pinzas en la solapa, bolsillo o en el
cuello de la camisa.
f. Piaña: Es la base donde se ubica el micrófono ya sea alámbrico o inalámbrico.
g. Cliente/usuario: es quien realiza la solicitud del servicio, pueden entidades
públicas, privadas y comunidad general.
Elaboro:
Alejandro Hurtado S.
Cargo:
Documentador SGC
Firma:
Reviso:
Julián Andrés Duran
Cargo:
Director de Compras y
servicios
Firma:
Aprobó:
Fernando Solís Escobar
Cargo:
Vicerrector Administrativo
Fecha de
Emisión
18/09/2012
Firma:
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PROCEDIMIENTO PARA ACCEDER
AL SERVICIO DE AUDITORIOS
Código: GS-PR-001
GESTIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS
Versión: 00
4. ASPECTOS GENERALES
a. Los auditorios con los que cuenta la Fundación Universitaria de Popayán son:
Una sala virtual ubicada en la sede de Los Robles, con una capacidad máxima
para 80 personas, cuenta con equipo de apoyo de amplificador de sonido,
micrófonos inalámbricos para piaña y solapa, video beam.
Auditorio 1 y 2 ubicados en la sede de San José:
Auditorio 1 cuenta con amplificador de sonido, micrófonos inalámbricos de piaña y
solapa, video beam; Tiene una capacidad máxima de 80 personas.
Auditorio 2 cuenta con amplificador de sonido, micrófonos inalámbricos de piaña y
solapa, video beam; Tiene una capacidad máxima de 200 personas.
b. Las reservas internas y externas se harán ingresando a la página
web www.fup.edu.co, diligenciando los datos que se encuentran en la parte
inferior del calendario de cada auditorio.
c. En caso de que un ente externo decida utilizar el auditorio para un evento, la
persona con autoridad al interior de la institución que autoriza su uso, delega al
asistente administrativo de su area para que realice el presente procedimiento.
d. El asistente administrativo revisará el correo en el horario de 8:00 am a 9:00
pm de lunes a viernes.
e. El tiempo de reserva será con antelación al evento de ocho días calendario.
f. En caso de cancelación del servicio enviar la información con tres días
calendario después de la fecha que se autoriza el servicio.
Elaboro:
Alejandro Hurtado S.
Cargo:
Documentador SGC
Firma:
Reviso:
Julián Andrés Duran
Cargo:
Director de Compras y
servicios
Firma:
Aprobó:
Fernando Solís Escobar
Cargo:
Vicerrector Administrativo
Fecha de
Emisión
18/09/2012
Firma:
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PROCEDIMIENTO PARA ACCEDER
AL SERVICIO DE AUDITORIOS
Código: GS-PR-001
GESTIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS
Versión: 00
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No.
ACTIVIDAD
1
Disponibilidad de
auditorios
4
Recibir solicitud
y tramitarla
5
Verificar la
solicitud del
servicio
6
Entrega de
auditorio
7
Acompañamiento
en evento
8
Evaluación de
servició
Elaboro:
Alejandro Hurtado S.
Cargo:
Documentador SGC
Firma:
DESCRIPCION
Se
ingresa
a
la
página
web http://fup.edu.co, en la parte
superior de la página busco la
pestaña servicio, doy click en
auditorios, aparece en la pantalla
los diferentes auditorios, doy click
en el que estoy interesado, se
abre una ventana con el
calendario,
verifico
la
disponibilidad.
Se recibe la solicitud por correo
electrónico, se revisa y se
programa el evento, se confirma
al usuario por medio del correo
electrónico.
Ingreso
a
la
página
web http://fup.edu.co, en la parte
superior de la página busco la
pestaña servicio, doy click en
auditorios, aparece en la pantalla
los diferentes auditorios, doy click
en el que estoy interesado, se
abre una ventana con el
calendario, verifico si está en el
calendario el evento.
El coordinador de logística
imprime formato de solicitud de
reserva de auditorio, realiza
entrega de los implementos
descritos en dicho formato.
Se realiza un acompañamiento
en pro de la eficiencia del evento
En pro de la retroalimentación del
servició prestado se solicita al
cliente diligencie encuesta de
satisfacción.
Reviso:
Julián Andrés Duran
Cargo:
Director de Compras y
servicios
Firma:
RESPONSABLE
REGISTRO
Cliente/usuario,
interno y externo.
N/A
Coordinador de
logística
Agenda de
eventos
programados
Cliente/usuario,
interno y externo
N/A
Coordinador de
logística
Formato
De
separación
de auditorios
Físico
Coordinador de
logística
N/A
Cliente/usuario,
interno y externo
Encuesta de
satisfacción
Aprobó:
Fernando Solís Escobar
Cargo:
Vicerrector Administrativo
Fecha de
Emisión
18/09/2012
Firma:
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