FORMATO DE SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS DEL PLAN
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FORMATO DE SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS DEL PLAN
FORMATO DE SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO ENTIDAD: Alcaldía Municipal de Tipacoque- Boyacá Fecha de Elaboración: Enero de 2015 REPRESENTANTE LEGAL: Wilmer Enrique Sanabria Niño Marco Normativo: Ley 1474 de 2011 Actividades a realizar con corte a: Estrategia, mecanismo, medida,etc. NUMERO DE ACTIVIDADES Actividades 1 Capacitar al personal en el manejo preventivo de los riesgos de corrupción. Así mismo, Capacitación sobre las normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública 2 Frecuencia Responsable Apr-30 Aug-31 Dec-31 Oficina de Control Interno, Secretaria General y Oficina de Planeación Anotaciones y/o Registro de Actividades de control a realizar Anual Publicación y Elaboración de Estrategias X X Registro y asistencia de las capacitaciones realizadas Para la presentación de informes a entes de control se realizara una conciliación y verificación de la información financiera de manera constante y permanente. Mensual Publicación y Elaboración de Estrategias X X 3 Hacer un seguimiento constante a las solicitudes de la comunidad Mensual Publicación y Elaboración de Estrategias X X 4 Realizar una auditoría por parte de control interno a la secretaria general en cuanto al manejo y documentación de las hojas de vida Anual Publicación y Elaboración de Estrategias X X Oficina Control Interno Desarrollar la Auditoría y establecer si hay lugar a Plan de Mejoramiento 5 Radicación de las investigaciones de procesos disciplinarios con el fin de efectuar seguimiento constante Diario Publicación y Elaboración de Estrategias X X Secretaria General (Control Interno Disciplinario) Mantener actualizado el formato de relación de procedimientos y ejercer el debido proceso. 6 Al recepcionar el pedido en la oficina de almacén verificar el cumplimiento del plan de adquision y el objeto contratado mediante una lista de chequeo Cuando se Publicación y Elaboración de requiera (Diario) Estrategias X X Tesorería - Contabilidad Efectuar procedimiento de conciliación Secretaria del Despacho Oficina de Almacén Secretaria de Planeación Informes presentados por la oficina de PQR a la Secretaria General Cumplimiento al Plan de adquision y verificación de la entrada de elementos mediante el acta de recibido final o parcial MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN 7 Verificar que los certificados de disponibilidad presupuestal se expidan teniendo en cuenta el presupuesto y objeto contratado Cuando se requiera (Diario) 8 Verificar la lista de chequeo de requisitos del contrato para así generar la orden de pago 10 Revisión Constante del Plan de adquision y los compromisos adquiridos por la Administración 11 Para cada uno de los movimientos de traslado de fondos se debe dejar evidencia que corrobore el movimiento 12 Ejercer revisión permanente de las chequeras. Establecer controles internos de seguridad con las entidades financieras. 13 Verificar que se aplique correctamente las novedades en el sistema ya sea de impuesto predial, industria y comercio o reteica, de acuerdo a los soportes administrativos correspondientes. 14 Hacer seguimiento constante de los Pliegos y Pre pliegos definitivos elaborados para cada proceso de contratación. Cuando se requiera (Diario) Publicación y Elaboración de Estrategia 15 Verificar que los estudios previos estén debidamente soportados de acuerdo a las necesidades de la comunidad Cuando se requiera (Diario) Publicación y Elaboración de Estrategia 16 Verificar el cumplimiento de los trámites establecidos según el manual de procedimientos y además que cumpla con los requisitos de ley. 17 Verificar del cumplimiento de los requisitos legales para diferentes trámites a través de listas de chequeo y que estos sean expedidos por la entidad competente Diario Mensual Publicación y Elaboración de Estrategia Publicación y Elaboración de Estrategia Publicación y Elaboración de Estrategia Publicación y Elaboración de Estrategia s Diario Diario Diario Cuando se requiera (Diario) Publicación y Elaboración de Estrategia Publicación y Elaboración de Estrategia Publicación y Elaboración de Estrategia Publicación y Elaboración de Estrategia X X Tesorería verificación a través de muestreo por parte de Control Interno X X Tesorería verificación a través de muestreo por parte de Control Interno X X Secretaria Planeación y Almacén X X Tesorería verificación a través de muestreo por parte de Control Interno X X Tesorería verificación a través de muestreo por parte de Control Interno X X Tesorería X X Oficina de planeación X X Oficina de planeación X X X X Todas las dependencias Oficina de Sisben verificación a través de muestreo por parte de Control Interno Efectuar auditoría constante por parte de la Oficina de Impuestos con el fin de verificar que cualquier modificación o aplicación en el sistema cuente con los soportes correspondientes Revisión por parte de la Oficina De Control interno a los procesos Revisión por parte de la Oficina De Control interno a los procesos Verificación a través de auditorías internas por parte de la Oficina de Control Interno, de acuerdo al Plan Anual de Auditorías. Elaborar lista de chequeo de cumplimiento de requisitos y verificar la autenticidad de estos del Auditor Interno del R.S. 18 19 20 21 22 Supervisión por parte del secretario en el proceso de entregar permisos para eventos públicos y verificar el cumplimiento de los requisitos a través de lista de chequeo Revisión aleatoria de todo el proceso para la seguridad y convivencia ciudadana en cuanto a la Apertura y vigilancia a establecimientos públicos. Revisión y seguimiento a las conciliaciones desde la recepción de solicitud verbal o escrita hasta la realización de la audiencia de Conciliación. Cuando se Publicación y Elaboración de requiera (Diario) Estrategias Trimestral Trimestral Hacer seguimiento de todos los procesos actuales de amparo por perturbación a la posesión, bien inmueble y/o servidumbre o tenencias desde la radicación de la querella hasta el archivo de la resolución ejecutoriada para disponer de las medidas Trimestral necesarias en la protección a la comunidad. Hacerle seguimiento la recepción de quejas por perdida de documentos, quejas policivas, el trámite de comisiones civiles, seguridad y orden público. Trimestral Publicación y Elaboración de Estrategias X X X X Publicación y Elaboración de Estrategias X X Publicación y Elaboración de Estrategias X X Publicación y Elaboración de Estrategias X X Secretaria de Gobierno Inspección de policía Inspección de policía Inspección de policía Inspección de policía Elaborar lista de chequeo de cumplimiento de requisitos y verificar la autenticidad de estos Realizar auditorías internas en la oficina a través de la cual se verifique constantemente el cumplimiento en cuanto a conceder o negar los permisos de establecimientos públicos y al registro oportuno y correcto de la normatividad establecida revisión de actas. Evidencia del registro de la relación de actas de Conciliación o imposibilidad de acuerdo según la normatividad vigente. Evidencia del registro de las resoluciones desde la radicación de la querella hasta el cumplimiento y su respectivo archivo. Verificar cada una de las actas de recepción de los trámites pertinentes. ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS ESTRATEGIAS ANTI TRÁMITES 23 Realizar inspección documental antes de firmar un contrato. Verificación legal de los documentos soportes del contratista. Seguimiento al plan de mejoramiento por parte de la Oficina de Cuando se Publicación y Elaboración de Control Interno, requiera (Diario) Estrategias X X Oficina Planeación Trimestral Publicación y Elaboración de Estrategias Capacitaciones a los funcionarios en las diferentes áreas como; atención al ciudadano, buena conducta, ética pública entre otros, basados en el respeto y trato digno a las personas. Anual Publicación y Elaboración de Estrategias 26 Actualizar e implementar el código de ética el cual contemplará las normas de comportamiento de acuerdo a la cultura organizacional de la entidad y capacitación a los funcionarios Anual Publicación y Elaboración de Estrategias 27 Continuar publicando en el SUIT así como en la Página web de la entidad los trámites y servicios prestados a la ciudadanía Trimestral Publicación y Elaboración de Estrategias 28 Elaborar una reglamentación interna para la rendición de cuentas con nuevos lineamientos para que los ciudadanos participen en la determinación de los temas a tratar en los ejercicios de Rendición de Cuentas Anual Publicación y Elaboración de Estrategias 29 Conformación del grupo de Rendición de Cuentas: identificación de necesidades de la comunidad, identificación de capacidad operativa y disponibilidad de recursos Anual Publicación y Elaboración de Estrategias X X Oficina de Planeación 30 Publicar en la página web la invitación a la ciudadanía para que participe en la rendición de cuentas Anual Publicación y Elaboración de Estrategias X X Secretaria de Despacho y contratista 31 Publicar en la página web el informe que será presentado en la rendición de cuentas Anual Publicación y Elaboración de Estrategias X X Secretaria de Despacho y contratista 32 Autoevaluación del proceso de Rendición de Cuentas según los parámetros establecidos por el DAFP a los asistentes a la audiencia pública de Rendición de Cuentas Anual Publicación y Elaboración de Estrategias X X Asesor Control Interno 33 Publicar en la página web el informe presentado en la rendición de cuentas Anual Publicación y Elaboración de Estrategias X X Secretaria de Despacho y contratista 24 Gestionar con el DAFP la aprobación de mas procedimientos 25 X X X X X X Secretaria de Despacho Revisión con Lista de chequeo por parte de la Oficina de Control Interno Aprobación de las Hojas de Vida de los diversos procedimientos aprobados por el DAFP X Secretaria de Despacho Registro y asistencia de las capacitaciones realizadas X Secretaria de Despacho - Control Interno El código de Ética Actualizado y Socializado con todo el personal (evidencia de la asistencia) X X Secretaria de Despacho y contratista Oficina de Planeación Actualización de la página web Elaboración de la reglamentación para la elaboración de la rendición de cuentas por parte de la Oficina de Planeación Conforman el grupo de Rendición de Cuentas: Secretaria de Gobierno, Planeación, Tesorería, Control Interno, Atención al usuario y Ciudadanía Evidencia de la Publicación en la página web Evidencia de la Publicación en la pagina web Aplicación de encuesta a la comunidad e informe final Evidencia de la Publicación en la pagina web ESTRATEGIAS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO secretaría de despacho 34 Capacitar al personal en el manejo de las PQR y atención al usuario Anual Publicación y Elaboración de Estrategias X X 35 Instalar buzones de PQR en cada oficina en zonas visibles y diseñar el formato de satisfacción y/o queja Anual Publicación y Elaboración de Estrategias X X 36 Crear mecanismos de seguimiento y control a la respuesta oportuna de todas las solicitudes radicadas en el municipio por la ciudadanía Diario y Mensual Publicación y Elaboración de Estrategias X X 37 Elaborar un registro público de Derechos de Petición radicados en el municipio Mensual Publicación y Elaboración de Estrategias X X 38 Elaborar y Publicar los derechos de los usuarios y medios para garantizarlos en una cartelera especifica y visible dando a conocer también los horarios de atención Anual Publicación y Elaboración de Estrategias X X 39 Publicar un listado de las dependencias con su respectivo responsable para que los usuarios en caso de queja o reclamo tengan conocimiento del personal a cargo Anual Publicación y Elaboración de Estrategias X X Seguimiento de la estrategia WILMER ENRIQUE SANABRIA NIÑO Alcalde Muncipal Secretaría de despacho PQR Registro y asistencia de las capacitaciones realizadas Buzones instalados y funcionando en cada dependencia Resultados del análisis y cumplimiento Dependencias involucradas de los requerimientos por parte de Secretaría de despacho PQR Oficina de Correspondencia (Secretaria de despacho) Evidencia física del registro y control de todos los Derechos de Petición Secretaría de despacho Derecho de los Usuarios y Horarios de Atención publicados en lugar visible y en la página web Secretaría de despacho Listado Publicado en lugar visible para los usuarios