Convenciones: CT: Conservación Total, E: Eliminación, M

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CÓDIGO
D1-PA-GD-01
FECHA APROBACIÓN
_
Páginas
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
DOCUMENTO: TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - 2010
6
DIRECCION TERRITORIAL
TIPO B:
3004 CORDOBA - 3009 SANTANDER - 3013 CAQUETÁ - 3014 MAGDALENA - 3016 NORTE DE SANTANDER - 3017
PUTUMAYO - 3018 SUCRE - 3023 GUAJIRA
DEPENDENCIA:
3004 DIRECCIÓN TERRITORIAL CORDOBA
3004.1 GRUPO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
OFICINA PRODUCTORA:
CODIGO
SERIE
RETENCION
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
DISPOSICION FINAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
PROCEDIMIENTO
CT
E
M/D
S
3004.1-1
3004.1-1.16
PLANES
PLANES DE COMPRAS
- Plan
2
8
3004.1-7
3004.1-7.1
INFORMES
INFORMES DE GESTIÓN
-Informe
1
5
3004.1-7.15
INFORMES DE EJECUCION PRESUPUESTAL
- Informe
1
4
X
Cumplida su vigencia administrativa no desarrolla
valores secundarios y se hace posible su eliminación en
la medida en que considera información que se
actualiza periodicamente.
3004.1-9
3004.1-9.11
PROGRAMAS
PROGRAMAS ANUALES MENSUALIZADOS DE CAJA
- Programa
1
4
X
3026.1-9.12
PROGRAMAS DE ASESORIA EN GESTION FINANCIERA,
PRESUPUESTAL Y CARTERA
- Programa
1
4
3004.1-9.13
PROGRAMAS DE MANTENIMIENTO, CONSERVACION Y
CUSTODIA DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
2
8
X
1
5
X
X
X
- Programa
3004.1-9.14
PROGRAMAS DE GESTION DOCUMENTAL
- Programa
X
Seleccionar un plan por cada tres años que sirva como
historial para elaborar nuevos planes.
X
Se seleccionan para conservacion total como evidencia
del cumplimiento de los objetivos del area, aquellos que
consolidan información al final del año o del periodo y
por lo tanto se constituyen en patrimonio documental
de la entidad.
X
Seleccionar un programa por cada cinco años de
producción documental como referente de consulta
para el diseno de nuevos programas.
Convenciones: CT: Conservación Total, E: Eliminación, M / D: Microfilmación / Digitalización, S: Selección
HOJA 1 DE 6
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FECHA APROBACIÓN
_
Páginas
6
TIPO B:
DEPENDENCIA:
OFICINA PRODUCTORA:
CODIGO
SERIE
3004.1-9.15
RETENCION
PLANES
PROGRAMAS
DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
DISPOSICION FINAL
ARCHIVO
GESTION
1
ARCHIVO
CENTRAL
5
2
PROCEDIMIENTO
CT
E
PROGRAMAS DE SALUD OCUPACIONAL
S
X
6
X
valores secundarios y la información que se actualiza
periodicamente.
- Cronograma
- Inventario de transferencias
3008.2-9.17
M/D
- Higiene y Seguridad Industrial (panorama de riesgos,
inspecciones planeadas, investigación accidentes de trabajo,
ubicación equipos extintores, conformación brigadas,
demarcación, estudio de enfermedades profesionales).
- Medicina preventiva y del trabajo ( evaluaciones médicas e
informes, examenes periódicos ocupacionales, vigilancia
epidemiológica, riesgo ergonómico)
- Saneamiento básico (gestión ambiental, campaña de
reciclaje)
- Informes
3004.1-9.37
PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN
- Cronograma
- Invitaciones
- Informes
- Programa
- Listados de asistencia
2
8
X
valores secundarios y la información se actualiza
periodicamente.
3004.1-9.38
PROGRAMAS DE BIENESTAR SOCIAL
- Encuesta
- Actividades
- Cronograma
- Informes
2
8
X
valores secundarios y la información se actualiza
periodicamente.
HOJA 2 DE 6
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FECHA APROBACIÓN
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Páginas
6
TIPO B:
DEPENDENCIA:
OFICINA PRODUCTORA:
CODIGO
SERIE
3004.1-10
3004.1-10.12
3004.1-10.14
RETENCION
PLANES
ACTAS
ACTAS DEL COMITÉ DE SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA
CONTABLE
- Citaciones
- Actas
ACTAS SUB-COMITÉ DE ARCHIVO
- Citaciones
- Actas
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
CT
2
18
X
X
Se conservan totalmente por reflejar las decisiones de
los Cómites Asesores del Instituto.
2
18
X
X
Se conservan totalmente por reflejar las decisiones de
los Cómites Asesores del Instituto.
1
4
1
4
3004.1-12
PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS
- Oficio de PQR
- Respuesta
3004.1-14
3004.1-14.3
ACCIONES CONSTITUCIONALES
ACCIONES DE TUTELAS
- Demanda
- Notificaciones
- Contestacón
- Fallo
- Recursos
3004.1-20
DERECHOS DE PETICION
- Solicitud
- Respuesta
2
3
3004.1-40
3004.1-40.2
COMPROBANTES DE ALMACEN
COMPROBANTES DE INGRESO
- Factura o cotización
- Resolución
- Actas provisionales
- Comprobante de ingreso
2
8
E
M/D
X
S
X
X
Selección de un 10% del volumen anual de quejas que
involucren los procesos misionales del Instituto y
microfilmar la muestra selecionada.
Cumplida su vigencia administrativa y legal no
desarrolla valores secundarios, y, el original reposa en
los estrados judiciales.
X
X
Seleccionar un 5% por cada cuatro años de produccion
documental, para dejar evidencia de las solicitudes que
sobre los aspectos misionales de la entidad formulan los
ciudadanos
X
Cumplida su vigencia contable y fiscal, se eeliminan
porque la información se halla consolidada en los libros
oficiales. Artículo 28 Ley 962 de 2005
HOJA 3 DE 6
CÓDIGO
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FECHA APROBACIÓN
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Páginas
6
TIPO B:
DEPENDENCIA:
OFICINA PRODUCTORA:
CODIGO
SERIE
RETENCION
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
2
3
X
Se eliminan una vez cumpla su vigencia administrativa
debido
a
que
la
información
se
actualiza
permanentemente.
CT
E
M/D
S
3004.1-42
3004.1-42.1
PLANES
INVENTARIOS
INVENTARIOS DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS Y DE
CONSUMO
- Inventario
3004.1-42.2
INVENTARIOS GENERALES DE BIENES
- Inventario
2
8
X
Se eliminan una vez cumpla su vigencia administrativa y
contable, además, la información se consolida en los
Balances Generales
3004.1-42.3
INVENTARIOS DOCUMENTALES
- Inventario
2
8
X
debido
a
que
la
información
se
actualiza
permanentemente.
3004.1-44
CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
- Comunicaciones
2
8
X
Una copia de la comunicación se conserva
integralmente en cada uno de los expedientes de las
respectivas series y subseries documentales del
Incoder.
3004.1-45
ADMINISTRACION DEL CORREO
- Planillas
- Guias
1
9
X
la medida en que se considera útil para la gestión de la
dependencia.
3004.1-46
3004.1-46.1
VALORACION DOCUMENTAL
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
- Tabla de retención
3004.1-46.2
TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL
- Tabla de valoración
1
10
X
1
10
X
debido
a
que
la
información
se
actualiza
permanentemente.
debido
a
que
la
información
se
actualiza
permanentemente.
HOJA 4 DE 6
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D1-PA-GD-01
FECHA APROBACIÓN
_
Páginas
6
TIPO B:
DEPENDENCIA:
OFICINA PRODUCTORA:
CODIGO
SERIE
3004.1-49
RETENCION
PLANES
CONTRATOS
- Certificado de Disponibilidad presupuestal
- Pre - pliego de condiciones o términos de referencia
- Resolución de apertura del proceso
- Pliego definitivo de condiciones o términos de referencia
- Resolución de designación del comité evaluador
- Acta de visita de obra o inspección
- Acta de audiencia de aclaración
- Adendas
- Acta de entrega de propuestas
- Propuestas
- Informe de evaluación
- Análisis jurídico
- Orden de elegibilidad y recomendación
- Resolución de declaratoria de desierta
- Acta de sorteo
- Acta de audiencia de adjudicación
- Resolución de adjudicación
- Solicitud de Registro Presupuestal
- Registro Presupuestal
- Contrato
- Pólizas
- Cámara de Comercio
- Registro único tributario
- Fotocopia cédula de ciudadanía
- Fotocopia Pasado judicial
- Acta de iniciación
- Actas de supervisión e interventoría
- Actas de modificación, adición, ampliación, aclaración de
las prestaciones contratadas
- Actas parciales
- Informes de interventoría
- Otrosí
- Anexos de modificación de póliza
- Acta de liquidación
ARCHIVO
GESTION
2
ARCHIVO
CENTRAL
18
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTO
CT
E
M/D
S
X
X
Selección de un 10% del volumen anual que involucre
los procesos de gran importancia para el Instituto por
su objeto contractual o su cuantía.
HOJA 5 DE 6
CÓDIGO
D1-PA-GD-01
FECHA APROBACIÓN
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Páginas
6
TIPO B:
DEPENDENCIA:
OFICINA PRODUCTORA:
CODIGO
SERIE
RETENCION
DISPOSICION FINAL
ARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
PROCEDIMIENTO
CT
E
M/D
S
2
18
X
3004.1-60
PLANES
COMPROBANTES
DE PAGO
COMPROBANTES DE EGRESO
- Orden de pago
- Cheq list (listado de chequeo)
- Copia de contrato o convenio
- Registro presupuestal
- Certificado de Disponibilidad presupuestal
- Informe
- Parafiscales
- Certificación Estándar
- Factura o cuenta de cobro
- Comprobante de ingreso a almacen
- Orden de comisión
- Certificado de permanencia
- Tiquete
- Oficio de solicitud de debito
BOLETINES DIARIOS DE CAJA Y BANCOS
2
18
X
Se elimina porque esta información se encuentra
consolidada en los libros oficiales de la entidad, artículo
28 Ley 962 de 2005
3004.1-61
CONCILIACIONES BANCARIAS
2
8
X
28 Ley 962 de 2005
X
Se elimina por que cuando se hace el reembolso los
documentos de caja menor hacen parte de la orden de
pago y en los comprobantes contables.
3004.1-59
3004.1-59.2
3004.1-67
- Conciliación
- Extracto bancario
LIBROS DE CAJA MENOR
- Libro
1
28 Ley 962 de 2005
HOJA 6 DE 6

Convenciones: CT: Conservación Total, E: Eliminación, M

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