DROPBOX: ¡mucho más que un Backup on-line!

DROPBOX: ¡mucho más que un Backup on-line!

DROPBOX: ¡mucho más que un Backup on-line!
SITUACIÓN DE PARTIDA: Tienes ordenador en casa, con el que sueles
trabajar por las tardes, en el trabajo utilizas otro ordenador, sea propio o
compartido y los fines de semana que pasas en el pueblo o en la casita de
campo o playa también utilizas un ordenador (el viejo que antes tenías en casa,
por ejemplo). En todos los casos dispones de conexión a Internet, pero hasta
ahora te las arreglabas copiando en un Pen Drive cada archivo que creabas o
modificabas en alguno de los ordenadores, para poder abrirlo en otro.
¡Ahora puede ser todo más sencillo con Dropbox!
Dropbox es un programa (y servicio) gratuito, que te facilita dos gigas de
almacenamiento Web para que los archivos de una determinada carpeta de tu
ordenador (My dropbox, subcarpeta de Mis Documentos) se copien,
automáticamente, a dicho espacio Web, de forma que los archivos o carpetas
que coloques en My Dropbox se actualizan instantáneamente en ese espacio
Web, y son accesibles vía Internet desde cualquier ordenador conectado a
Internet.
Si estás interesad@ lo primero es conseguir el programa. Para ello ve a la
dirección www.getdropbox.com y pincha en “Download Dropbox”:
Elige dónde descargar el programa Dropbox y a continuación instálalo,
(estamos suponiendo que descargas e instalas en el ordenador de tu casa) para
lo cual tendrás que crear una cuenta (sólo te pide nombre, email y contraseña).
Para acceder más tarde a esa cuenta se te pedirá el email y la contraseña.
Con eso ya tienes creada en tu ordenador la carpeta “My Dropbox”,
dentro de la carpeta “Mis Documentos”. Verás que hay ya creadas dos
subcarpetas: Public y Photos, luego explicaremos su utilidad.
Pues bien, de todos los archivos que depositemos en la carpeta “My
Dropbox” la aplicación realiza una copia a través de Internet y la mantiene
sincronizada, lo cual quiere decir que estará siempre actualizada, que todos los
cambios que efectúes en uno de esos archivos serán detectados y volverá a
copiarlo en el espacio Web ¡conservando la versión antigua! por si la
necesitáramos más adelante.
Por tanto, de los archivos que he pasado a la carpeta “My Dropbox” de
mi disco duro se han efectuado copias que están en Internet, accesibles desde
cualquier ordenador del mundo con acceso a Internet a través de la interfaz
Web de Dropbox (utilizando mi email y mi contraseña).
Pero las ventajas no acaban aquí:
Puedo instalar el programa o aplicación Dropbox (el que se consigue
pinchando en “Download Dropbox” en cualquier otro ordenador (eligiendo “I
have a Dropbox account”, significa “Ya tengo una cuenta Dropbox”) y el
programa replicará en este segundo ordenador todos los ficheros de la carpeta
“My Dropbox” de mi primer ordenador, y se ocupará de mantener todas las
copias sincronizadas en ambos. Si el segundo ordenador es el de mi casa en el
campo, esto me permite trabajar cualquier fichero en casa, continuar luego en el
fin de semana en el ordenador del campo, y terminarlo más tarde otra vez en
casa. Siempre encontraré en cualquiera de las dos (o más) ubicaciones en las
que he instalado la aplicación todos los archivos actualizados.
Por supuesto, además de archivos puedo trasladar carpetas completas
con varios archivos a la carpeta “My Dropbox”.
Y desde el trabajo, donde el ordenador es compartido o no
absolutamente propio, ¿cómo accedo a mis archivos en “My Dropbox”? Pues, si
no has instalado allí la aplicación puedes acceder, al igual que desde cualquier
ordenador del mundo, a través de la interfaz Web de Dropbox (una dirección
de Internet que te pide email y contraseña). Escribe en el navegador la dirección
www.getdropbox.com y facilita tus claves y accederás. Más directo será, en el
icono de Dropbox (una caja abierta) de la barra de estado, normalmente en la
parte inferior derecha de la pantalla, pinchar con el botón derecho y en el menú
contextual que se abre, elegir “Web interface”, en la cual podrás navegar por tus
archivos como si estuvieras en el Explorador de Windows.
Hasta ahora, el programa parece facilitar la gestión y acceso de tus
archivos sólo por ti mismo o por alguien a quien tú facilites tus claves de
acceso.
¿Y si quiero que otros, sin conocer mis claves, puedan acceder a archivos
de texto, pdf, Word, etc,, o bien a imágenes mías? ¿Cómo lo hago? Para eso
están las subcarpetas Public y Photos.
Carpeta Public: de cuanto coloques aquí, sean los archivos que sean,
podrás obtener un link (enlace), que no es sino una dirección de Internet, que
puedes facilitar por correo electrónico a quien quieras. Dicho destinatario, al
recibir el link, podrá descargarse el archivo al que le lleva el link (y no podrá
acceder a nada más de tus archivos, ni ha necesitado conocer tus claves). Este
método es útil, por ejemplo, si quieres pasarle a alguien un archivo muy
voluminoso, supongamos un video de tus vacaciones, de 300 o más megas, que
no podrías pasar por correo electrónico: basta con que le envíes un correo con el
link y ya podrá descargárselo.
¿Cómo obtener el link de un archivo de mi carpeta Public? Tan fácil
como pinchar en él con el botón derecho y en el menú contextual que se abre
elegir “copy public link”. Ese link copiado lo pegaremos luego en un correo
electrónico que enviemos a nuestro destinatario.
Carpeta Photos: funciona exactamente igual que la carpeta Public, pero
está pensada para que coloquemos nuestra galería de imágenes y así poder
enviar el link de una imagen o carpeta de imágenes a quien deseemos, el cual,
de esta forma, podrá descargársela. Nuevamente sólo podrá acceder
(descargarse, más bien) las imágenes cuyos links le hemos facilitado por correo
electrónico, nada más, y no habrá sido necesario facilitarle nuestras claves de
acceso. Y el link de una imagen se obtiene igual que de un archivo de Public.
Interesante y útil, ¿verdad? Pues hay más. Gracias a que conserva las
versiones anteriores de nuestros archivos, si por error has borrado uno de tus
archivos de la carpeta “My Dropbox” o quieres recuperar una versión antigua
del mismo, puedes recuperarlo sin problemas: accede a “Web interface” y elige
“Show deleted files”, busca entre lo borrado y selecciona “Undelete” (si es un
archivo) o “Restore folder” (si era una carpeta la borrada). Como por arte de
magia el archivo o carpeta volverá a aparecer en tu carpeta “My Dropbox”.
Manuel López Navarro