Manual del Gerente del Evento

Transcripción

1
ÍNDICE GENERAL
Índice General
Introducción ......................................................................................................................... 3
La Cumbre Global de Liderazgo ........................................................................................... 4
Historia ................................................................................................................................. 4
Visión ................................................................................................................................... 5
Las Funciones del Equipo de Operaciones .......................................................................... 7
Descripción de Trabajo del ................................................................................................... 9
Gerente del Evento ............................................................... Error! Bookmark not defined.
4 – 5 Meses antes de La Cumbre........................................................................................11
Global Summit Central ........................................................................................................12
El Calendario de Trabajo .....................................................................................................29
2 – 3 Meses antes de La Cumbre........................................................................................36
Los Voluntarios – Porqué los necesitamos ..........................................................................37
El Equipo de Operación – Parte II .......................................................................................39
Recluta a los Miembros del Equipo .....................................................................................39
El Equipo de Operación – Parte III ......................................................................................44
La Agenda de Trabajo del Congreso ...................................................................................44
Personaliza la Agenda de Trabajo. ........................................................................................45
Dirige la Primer Junta de La Agenda ...................................................................................46
El Mes Antes de La Cumbre................................................................................................48
Atención al Congresista ......................................................................................................49
Alimentos ............................................................................................................................50
Inscripciones .......................................................................................................................57
Resolución de Inscripciones ................................................................................................58
Centro de Información .........................................................................................................63
Carteles y Anuncios ............................................................................................................64
Atención Médica ..................................................................................................................65
Venta de Materiales ............................................................................................................66
Atención a los Voluntarios ...................................................................................................68
Entrenamiento para los Voluntarios.....................................................................................71
Prácticas de Atención al Congresista ..................................................................................73
Gastos.................................................................................................................................75
Misceláneo ..........................................................................................................................77
Lo Esencial .........................................................................................................................78
Carteles/Anuncios de la Sede .............................................................................................81
Agenda de Trabajo - Formato .............................................................................................82
2
INTRODUCCIÓN
Introducción
Historia y Visión
Historia .................................................. 4
Visión .................................................... 5
Las Funciones del Equipo de Operación
Conoce las Funciones del Equipo ......... 7
Descripción de Trabajo del Gerente del Evento
Descripción de Trabajo.......................... 9
3
INTRODUCCIÓN
La Cumbre Global de Liderazgo
El éxito de cualquier esfuerzo empieza con un buen entendimiento de su origen, propósito y
objetivos. Al prepararse para La Cumbre Global de Liderazgo, asegúrate de compartir la
Historia y la Visión de La Cumbre a todos los que sirven dentro del equipo. El compartir
una misma visión ayudará a unir al equipo y a adueñarse de la causa. Asegurará que todos
estén en la misma sintonía, partiendo de la misma base.
Usa este capítulo para familiarizarte con la historia y visión de La Cumbre, y con la función
de cada uno de los miembros clave del equipo de La Cumbre. Tu equipo necesitará
trabajar en unidad para que La Cumbre sea un evento exitoso en tu iglesia y comunidad.
Historia
El evento primordial de su clase, La Cumbre de Liderazgo en Estados Unidos se ha
convocado cada mes de agosto desde 1995 con un objetivo: transformar a las iglesias
locales cada año con una inyección de visión, desarrollo de habilidades e inspiración en las
vidas de los líderes cristianos. Más de 155,000 seguidores de Cristo, hombres y mujeres, se
reúnen cada año en más de 460 sedes en 85 países alrededor del mundo para examinar y
desarrollar sus dones y habilidades de liderazgo para el bien de la iglesia local. El equipo
de oradores de La Cumbre incluye a los mejores comunicadores y expertos en el área de
liderazgo, ofreciendo ideas frescas, enseñanzas poderosas, y dramas relevantes.
4
INTRODUCCIÓN
La Cumbre de Liderazgo es transmitida en vivo vía satélite desde la sede en Chicago a más
de 200 sitios en Estados Unidos. Después de esto, se transmite a través de video diferido
en más de 260 ciudades alrededor del mundo. Este evento ofrece a las personas y a los
equipos de su comunidad la oportunidad de unir sus corazones y mentes con líderes de
todo el mundo en un evento espectacular para:



Explorar principios vanguardistas de liderazgo y adoptar una cultura de liderazgo
que se fortalece año tras año
Disfrutar las últimas enseñanzas y recibir motivación de los mejores comunicadores
y expertos en el tema de liderazgo
Abordar asuntos específicos del liderazgo incluyendo cómo transmitir la visión,
motivar a otros, formar equipos, dirigir a voluntarios, resolver problemas, tomar
decisiones, autogestión (auto-liderazgo), y muchos más
Enfocado específicamente en el área de liderazgo, este evento desafía y estimula al traer
una visión clara, crecimiento práctico e inspiración profunda. Cada sesión está llena de
principios transferibles para todos los niveles de liderazgo.
Visión y Misión
Abajo de estas líneas aparece un fragmento de La Importancia Crítica del Liderazgo, un
mensaje dado por Bill Hybels durante la primer Cumbre de Liderazgo en 1995. Él ha
lanzado esta visión muchas veces y en muchos países desde entonces, pero el día de hoy
se encuentra aun más convencido. Nos da una muestra de lo apasionado que está Bill en
cuanto a la iglesia local, y porqué es tan importante el liderazgo dentro de la misma.
La Importancia Crítica del Liderazgo (1995)
“Digo esto mucho, pero cada vez lo digo en serio. Una de las razones por la cual los líderes
son tan importantes es porque la iglesia local es la esperanza del mundo. No sé si
verdaderamente lo crean, pero deberían de creerlo. Solo miren a nuestro mundo, amigos.
Se está desintegrando rápidamente y casi nadie sabe cómo arreglarlo.
Bill Bennett lo dijo bien cuando dijo ‘Yo les propongo que la crisis de nuestro tiempo es una
crisis espiritual. Lo que nos aflige es una corrupción del corazón y un alejamiento del alma.
Nada ha traído tantas consecuencias en la desintegración de nuestra sociedad como el
gran segmento del pueblo americano que se ha alejado de Dios. Y para que las cosas
cambien, se necesita una renovación personal espiritual a gran escala’.
Pregunta: ¿Quién se dedica a la renovación espiritual? ¡Nosotros! ¡La iglesia!
He llegado a la clara conclusión que la iglesia posee el único rayo de esperanza que
queda en el cielo de oscureciente de la depravación humana.
5
INTRODUCCIÓN
La iglesia tiene el Evangelio. La iglesia tiene la Biblia, el manual de instrucciones para el
comportamiento humano, la guía para las relaciones, el mapa para las cuestiones de ética y
moralidad. La iglesia tiene el don de comunidad para aquellos que están perdidos,
desorientados y solos.
La iglesia tiene una misión poderosa y trascendental para invitar a la gente que se una a
ella. Pero para esto, si la iglesia o tu iglesia va a alcanzar su máximo potencial, necesita
estar bien liderada.
Necesita tener una visión poderosa, una estrategia enfocada y estar internamente alineada.
Sus miembros y voluntarios necesitan estar motivados. Sus mensajes necesitan ser
predicados con claridad. Sus problemas necesitan ser enfrentados y resueltos. Sus valores
necesitan ser respetados y reforzados. Sus recursos deben ser utilizados para su máximo
aprovechamiento. Esto es lo que hacen los líderes.
Por eso el apóstol Pablo dijo:
“¡Si tienes el don de liderazgo, por el amor de Dios, SÉ LÍDER!”
Visión y Misión de La Cumbre Global de Liderazgo
Visión:
Fomentar, desafiar y unir al pueblo de Dios para la transformación de la Iglesia.
Misión:
Inspirar, ensanchar y equipar a los líderes Cristianos alrededor del mundo.
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INTRODUCCIÓN
Las Funciones del Equipo de Operaciones
Conoce las funciones del equipo
Son muchas las personas que hacen que La Cumbre Global de Liderazgo funcione. El
familiarizarse con el “quién hace qué” te ayudará a dirigir a tu equipo para que el equipo
pueda liderar con excelencia y prepararse para que La Cumbre sea un evento exitoso.
Gerente del Evento (descripción ampliada en las próximas páginas)
Dirigir y supervisar al Equipo de Operación a través del proceso de preparación en
cooperación con el Representante de AWC o el Comité Directivo. El Gerente del Evento es
responsable de llevar la Agenda de Trabajo del evento y de coordinar el staff y los
voluntarios. El/Ella planea y ejecuta las áreas de servicio al congresista de La Cumbre
Global de Liderazgo.
Coordinador de Voluntarios
Asignar trabajos específicos a los voluntarios de acuerdo a sus horarios. Comunicarse con
el Equipo de Operación para determinar cuantos voluntarios se necesitan. Es responsable
del salón de los voluntarios, y del registro de los voluntarios.
Coordinador de Inscripciones
Supervisar, instalar, entrenar e implementar las áreas de Inscripciones y Resolución de
Inscripciones de los congresistas durante el evento.
Coordinador de Atención al Congresista
Supervisar, organizar y entrenar a los voluntarios de las áreas del Centro de Información,
Edecanes (Ujieres), Equipo de Bienvenida, Equipo de Oración, Estacionamiento, y Equipo
de Emergencias.
Coordinador de Hospitalidad
Coordinar y servir las comidas y refrigerios para los voluntarios en el día de instalación y
durante el evento, y los refrigerios para los congresistas durante el evento.
Coordinador de Oración
Reclutar al equipo de oración y estar disponible en el Salón de Oración durante todo el
evento para orar en equipo, individualmente, o con los congresistas si se requiere.
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INTRODUCCIÓN
Coordinador de Materiales
Dirigir y movilizar a los voluntarios que instalan y trabajan en el área de ventas, y ayudan a
desmontar el área al final del evento.
Coordinador de las Instalaciones
Formar el equipo que ayuda a instalar, arreglar, cuidar, y limpiar el edificio e instalaciones
antes del evento y durante el evento.
Coordinador de Administración y Finanzas
Es el responsable de documentar y reportar todos los gastos del evento directamente con el
Representante de AWC o el Comité Directivo.
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INTRODUCCIÓN
Descripción de Trabajo del
Gerente del Evento
La meta y responsabilidad principal del Gerente del Evento es ejecutar o realizar La
Cumbre Global de Liderazgo al proveer un ambiente libre de distracciones para que los
congresistas puedan experimentar La Cumbre.
Dones/Habilidades
 Liderazgo en organización y formación de equipos
 Administración
 Delegar y dar seguimiento
 Comunicar con claridad
 Detallista
 Resolver problemas
 Conocimiento práctico de Microsoft Office (Word, Excel)
 Accesible por email
Tareas Principales
 Reclutar líderes que forman el Equipo de Operación, entrenar y motivar en cuanto a
visión, misión, metas, liderazgo eficaz de equipos y los detalles de su posición
 Reclutar a voluntarios y compartir la visión con ellos en conjunto con los
Coordinadores del Equipo de Operación
 Dar seguimiento a los líderes del Equipo de Operación para asegurar que los
trabajos se hagan a tiempo
 Establecer y mantener la comunicación con el Representante de la AWC o el Comité
Directivo para la información necesaria y la integración de los equipos en las áreas
de: presupuesto, inscripciones, materiales, refrigerios, carteles, fechas límite, etc.
 Ocuparse de llevar y cumplir la Agenda de Trabajo antes y durante el evento
 Entregar presupuestos al Coordinador de Finanzas (por ejemplo: mesas, sillas,
manteles, cafeteras, etc.)
 Convocar y dirigir las juntas del Equipo de Operación
 Entregar actas de las juntas del Equipo de Operación en el transcurso de tres días
a cada miembro del equipo
 Dar informes al Representante de AWC o al Comité Directivo en el transcurso de
dos semanas después del evento
 Comunicar al Equipo de Producción toda la información necesaria (porque
normalmente ellos no asisten a las juntas del Equipo de Operación)
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INTRODUCCIÓN
Nivel de Compromiso
 3-5 meses antes del evento – aproximadamente 10 horas por semana
 2 meses antes del evento e incluyendo la semana del evento – aproximadamente 20
horas por semana
Situaciones Inesperadas
Los organizadores profesionales de eventos están de acuerdo que el concepto de “prevenir
lo inesperado” durante la etapa de planeación es la clave para el buen funcionamiento de un
evento.
Siempre hay imprevistos que salen durante el evento. Por ejemplo, el equipo falla, algo falta,
alguien no llega, o a veces es el clima.
El conocer que siempre habrá situaciones inesperadas motiva a los mejores Coordinadores
de Eventos a planear y organizar todo lo que puedan por adelantado y no dejar algo a la
suerte o hasta el ultimo momento.
Cuando las listas han sido llenadas, cuando está listo lo de los alimentos, cuando hay un plan
para el equipo y ya quedaron listos los horarios de trabajo, entonces habrá el tiempo y los
recursos para enfrentar cualquier situación imprevista durante el evento.
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4-5 MESES ANTES DE LA CUMBRE
4 – 5 Meses antes de La Cumbre
Global Summit Central
Cómo Abrir tu Cuenta............................. 12
El Equipo de Operación – Parte I
Identifica a los Líderes del Equipo .......... 14
El Calendario de Trabajo
¿Qué es el Calendario de Trabajo?........ 29
Una Muestra del Calendario ................... 30
11
Global Summit Central
Global Summit Central es una herramienta que puedes utilizar al planear y crear un
evento que inspira a los líderes a desarrollar su liderazgo. Global Summit Central
provee acceso para comunicarte con otros, documentos y otros materiales que
necesitarás en tu trabajo como parte del equipo.
Oramos que Dios te use para impulsar Su Reino a través del entrenamiento y
motivación de los líderes alrededor del mundo.
Te animamos a que te familiarices con Global Summit Central y que la visites con
frecuencia, especialmente cuando la fecha del evento se aproxima.
Cómo crear una Cuenta Nueva
Todos los usuarios tendrán que crear su nombre de usuario y contraseña para Global
Summit Central.
1. Abre tu navegador de internet
2. En la línea de dirección escribe
www.globalsummitcentral.com
3. Selecciona Create New Account
4. Crea el perfil de tu cuenta
o
Selecciona País del menú
desplegable
o Selecciona tu Rol (posición)
o Llena los campos obligatorios con tu
información: Nombre, Apellido,
Email, Teléfono Móvil, Teléfono
i.
Escribe el nombre de la ciudad
donde será tu evento de la
Cumbre
o Crea tu Contraseña y Confírmala
5. Haz Clic
para entrar en Global Summit Central
12
6. Actualiza tu cuenta en cualquier momento al
hacer clic en Edit Account en la esquina
superior de la página.
Si ya tienes una cuenta en Global Summit Central:
1. Escribe tu nombre de usuario (tu dirección electrónica)
2. Escribe tu contraseña
Página de Inicio (Home Page)
La Página de Inicio provee:
 Historias e Información General de La Cumbre
 Navegación a las páginas de las sedes
 Lista de Contactos de todos los usuarios de Summit Central
o
La Lista de Contactos se descarga como archivo de Excel
Otras Páginas (Site Pages)
Existe una página para cada rol de La Cumbre, para información de cada país y
Español.
Algunas páginas aparecen difuminadas (color gris) y todavía no están accesibles.
Estas páginas cambiarán de color cuando estén accesibles.
NOTA:
Problemas
Si tienes cualquier problema manda un correo electrónico a
[email protected]
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El Equipo de Operación – Parte I
Identifica a los Líderes del Equipo
Recuerda que este evento te da la oportunidad de desarrollar e invertir en tus líderes
voluntarios y equipos. Este evento nos da una gran oportunidad de servir a Dios y darle
gloria. Creemos que Dios desea que compartamos este entusiasmo con los voluntarios
para darles la oportunidad de experimentar el gozo de servir a la iglesia local.
Si no haz tenido la oportunidad de dirigir un evento de este tipo – ahora tienes la
oportunidad de desarrollar a personas claves. Los necesitas dentro de tu equipo, pero
aun más importante, ellos desean tener una oportunidad para servir a Dios y a la iglesia.
Cuando pienses en los líderes que formarán parte de tu equipo, considera que esto es
una oportunidad para aquellos miembros de tu iglesia que desean crecer en el área de
servicio.
Dales una buena experiencia. Si ellos tienen una buena experiencia, regresarán para
servir en muchas ocasiones. Esto hará que tu trabajo sea más fácil. Cuando
empezamos un evento de esta manera – lo vemos como una oportunidad para ampliar
la visión en otros y darles una experiencia poderosa al servir a Dios.
El Equipo de Operación – Descripción de los Líderes
La siguiente información te ayudará a identificar a los líderes de tu equipo. Este equipo
será tu Equipo de Operación – el equipo que se reunirá con regularidad para planear y
ejecutar La Cumbre.








Coordinador de Hospitalidad
Coordinador de las Instalaciones
Coordinador de Administración y Finanzas
NOTA:
Habrá más información sobre cómo reclutar y cuidar a los voluntarios, pero
mientras considere las siguientes cualidades al escoger a sus líderes:



Conocimiento o experiencia en el área de trabajo
Un corazón de siervo
La habilidad de reclutar a otros
14
Cargo: Coordinador de Voluntarios (Equipo de Operación)
Líder del Equipo: Gerente del Evento
Resumen del Cargo
El Coordinador de Voluntarios asegura que los voluntarios sean reclutados y los asigna
a trabajos específicos para cubrir las necesidades del evento.
Dones/Habilidades
Líder de equipo
Administración
Pastorear – La pasión de colocar a las personas en el lugar adecuado.
Responsabilidades esenciales que llevan a la excelencia
 Trabajar con el Gerente del Evento para determinar necesidades
 Reclutar voluntarios y determinar sus dones y áreas de pasión
 Hacer horario de trabajo de voluntarios aprovechando un número mínimo de voluntarios
 Asegurar que los líderes del Equipo de Operación hayan comunicado a sus voluntarios
los detalles necesarios cuando menos una semana antes del evento (Por ejemplo:
orientación/entrenamiento, horarios, código de vestimenta, etc.)
 Supervisar el Salón de los Voluntarios durante el evento (el lugar en donde los
voluntarios se registran al iniciar y al terminar su turno de trabajo)
 Registrar a los voluntarios cuando llegan a servir. Esto ayudará a conocer quien llegó y
quien falta para cubrir cualquier puesto
 Todos los voluntarios necesitarán recoger y entregar su gafete diario en el Salón de los
Voluntarios. Organizar los gafetes por orden alfabético antes que los voluntarios lleguen
Otros puntos importantes
 Todos los líderes del equipo necesitan reclutar a voluntarios – es un esfuerzo de equipo.
 Asistir a todas las reuniones del Equipo de Operación
Al reportarse para servir
 Recoger su gafete en el Salón de los Voluntarios y regresarlo al final de cada día
 Reunirse con su equipo para orar al empezar el día
 Dar últimas instrucciones a su equipo cada día
 Código de Vestimenta: Muchas sedes les piden a sus voluntarios vestirse en forma
uniforme (con el mismo color de pantalón/falda y camisa/blusa)
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¿Cómo es un Salón de los Voluntarios con un ambiente libre de distracciones?
 El Salón de los Voluntarios debe ser un lugar divertido
 No necesita estar en un lugar muy visible pero debe ser fácil de encontrar
 Debe tener refrigerios para que los voluntarios puedan comer o beber en sus tiempos de
descanso
 Debe tener un anfitrión/anfitriona
 Puede ofrecer la opción de tener un lugar para que los voluntarios puedan ver la
conferencia (si las instalaciones lo permiten
 El registro de los voluntarios debe ser fácil y debe tener instrucciones como horario, a
quién reportarse, lugar, etc.
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Cargo: Coordinador de Atención al Congresista (Equipo de Operación)
Resumen del Cargo
El Coordinador de Atención al Congresista dirige un equipo que ayuda a que los
congresistas tengan un ambiente libre de distracciones.
Dones/Habilidades
Experiencia y conocimiento de Servicio al Cliente (excelencia en el tema)
Buen comunicador
Líder de Equipo
Administración
 Reclutar, entrenar, y motivar al Equipo de Atención al Congresista (edecanes/ujieres,
equipo de bienvenida, estacionamiento, Centro de Información, Equipo de Oración,
Atención Médica, Emergencias)
 Lanzar la visión para lograr una excelente atención a los congresistas
 Familiarizarse con la descripción de trabajo de cada miembro del equipo de Atención al
Congresista para poder comunicar con claridad el trabajo y expectativas de cada uno
 Supervisar la atención al congresista durante el evento
 Coordinar la salida y flujo de los congresistas del auditorio a los refrigerios
 Coordinar la entrega de boletines o materiales durante las sesiones (el horario de
entrega de materiales será preparado por el Gerente del Evento para entregar al
encargado de los ujieres)
 Resolver cualquier problema que se presente durante el evento
 Reunirse con su equipo para orar y dar últimas instrucciones al empezar cada día
uniforme (con el mismo color de pantalón/falda y camisa/blusa).
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¿Cómo es un Centro de Información con un ambiente libre de distracciones?
 El santuario/auditorio está limpio y ordenado al empezar cada día
 El equipo de bienvenida recibe de una forma agradable y alegre a los congresistas (tener
suficientes voluntarios según el número de asistencia)
 Suficiente número de voluntarios para contestar cualquier pregunta durante la
inscripciones, los recesos, y la hora del almuerzo (comida)
 Seguir las indicaciones para las entradas y salidas del auditorio para no causar
distracciones durante cada sesión
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Cargo: Coordinador de Hospitalidad (Equipo de Operación)
Resumen del Cargo
El Coordinador de Hospitalidad es responsable de dirigir a los equipos que planean,
coordinan y sirven alimentos y refrigerios a los voluntarios durante el evento y durante
los días de instalación. También dirige a los equipos que coordinan y sirven los
refrigerios a los congresistas durante el evento.
Dones/Habilidades
Hospitalidad
Administración
Líder de equipo









Estar disponible para servir durante todo el evento y durante la instalación y desmontaje
Reclutar a los voluntarios para servir en el equipo de hospitalidad durante el evento
Transmitir la visión de excelencia y servicio a los voluntarios de hospitalidad
Planear el menú siguiendo el presupuesto y lineamientos señalados por el Gerente del
Evento
Calcular las cantidades de alimentos y bebidas de acuerdo con el número de
inscripciones dado por el Gerente del Evento
Proveer alimentos a los equipos de programación y producción (normalmente estos
equipos no salen del auditorio durante todo el evento)
Coordinar la compra y entrega de alimentos y bebidas a la sede del evento
Coordinar la instalación del área de refrigerios con el Coordinador de las Instalaciones
Entrenar a los voluntarios para que sirvan en el equipo de hospitalidad
Requisitos para los refrigerios
 Congresistas
o Los recesos serán de acuerdo al horario del evento. Tener café disponible antes
de la primer sesión de cada día (opcional).
 El Salón de los Voluntarios (para los voluntarios)
o Un día antes del vento: Instalar el salón, tener café y agua para los voluntarios
durante todo el día, refrigerio en la mañana y servir almuerzo (comida).
o Entrenamiento de Voluntarios
o En los días del evento: Tener café/té en las mañanas antes de la llegada de los
congresistas, refrigerios, y almuerzo (comida)
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¿Cómo es un servicio de alimentos con un ambiente libre de distracciones?
 Las bebidas calientes deben estar calientes y las bebidas frías deben estar frías
 Los refrigerios deben estar ubicados en lugares que son fáciles de encontrar y
suficientemente amplios para acomodar a todos los congresistas
 Mantener las colas cortas durante los refrigerios al tener suficientes mesas/estaciones
 Los alimentos y bebidas en los refrigerios están acomodados en una forma atractiva
 Tener variedad de alimentos y una bebida por persona en cada refrigerio
 Tener alimentos salados y dulces
 Tener suficientes recipientes de basura
 Tener suficientes voluntarios para atender las necesidades de los congresistas, y para la
instalación y desmontaje de los refrigerios
 El número de inscritos al congreso será dado por el Representante de AWC o el Comité
Directivo, y las cantidades de los alimentos será determinado por el líder del equipo de
hospitalidad
 Cuando se sirve el café, se da por entendido que habrá café cafeinado y descafeinado
 El Salón de los Voluntarios debe estar bien surtido cada día con alimentos y bebidas
antes que lleguen los congresistas y durante todo el día
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Cargo: Coordinador de Inscripciones (Equipo de Operación)
Resumen del Cargo
El Coordinador de Inscripciones supervisa el área de Inscripciones y Resolución de
Inscripciones y asegura un proceso de inscripciones libre de distracciones.
Dones/Habilidades
Administración
Líder de Equipo
Resolver problemas
Conocimiento de Servicio al Cliente
 Reclutar al Equipo de Inscripciones (para inscripciones y resolución de inscripciones)
 Transmitir la visión y capacitar al Equipo de Inscripciones para poder dar una experiencia
libre de distracciones a los congresistas
 Familiarizarse con el proceso de inscripciones, siguiendo las indicaciones del
representante de AWC o el Comité Directivo
 En el día de instalación:
o Coordinar el montaje del área de inscripciones con el equipo de las Instalaciones
o Asegurar que los materiales del congresista y los gafetes estén listos
 Supervisar y resolver los problemas de inscripción durante todo el evento, y prepararse
para antes de la primer sesión de cada día (es el tiempo de más desafiante)
 Familiarizarse con las instalaciones de la sede (baños, teléfonos, Salón de Oración,
primeros auxilios, Centro de Información) y el horario del evento
 Familiarizarse con las diferentes funciones o tareas del área de inscripciones para poder
reclutar al equipo. El tener la persona indicada en el puesto indicado es muy importante
 Dar instrucciones claras a los miembros del equipo
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¿Cómo es un ambiente libre de distracciones en el área de Inscripciones?
 Un número apropiado de voluntarios según el número de inscritos
 Voluntarios amables y con buen criterio para ayudar a que las colas se muevan
con rapidez
 Voluntarios bien entrenados para que puedan contestar las preguntas de los
congresistas
 Voluntarios que están al pendiente para que no falten o se acaben los materiales
de inscripción
 Ubicado en una zona amplia para acomodar las colas y dar buen acceso a los
congresistas
 Carteles que se puedan leer desde el final de las colas
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Cargo: Coordinador de Oración (Equipo de Operación)
Resumen del Cargo
El Coordinador de Oración dirige al equipo de oración para orar por el evento y a los
equipos de voluntarios que oran con los congresistas que llegan al Salón de Oración
Dones/Habilidades
Misericordia
Discernimiento
Buen Comunicador
Parte del Equipo
Responsabilidades Esenciales
 Pedir las peticiones de oración
 Orar por el evento, los oradores, los congresistas, y cualquier cosa que Dios ponga en
su corazón.




Ser sensible y atender las necesidades de los que lleguen al Salón de Oración
Estar disponible para servir durante todo el evento
Reclutar y entrenar a un pequeño equipo de voluntarios
Tener cuando menos a un voluntario durante los recesos y hora del almuerzo (comida)
¿Cómo es un Salón de Oración con un ambiente libre de distracciones?




Un salón silencioso y cómodo apartado del ruido y movimiento del área de recesos
Voluntarios amables y misericordiosos que reciben a los congresistas para orar con ellos
Un voluntario disponible durante todos los recesos y horas del almuerzo (comida)
Una caja con pañuelos de papel
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Cargo: Coordinador de las Instalaciones (Equipo de Operación)
Resumen del Cargo
El Coordinador de las Instalaciones dirige al Equipo de las Instalaciones para proveer y
mantener unas instalaciones limpias y surtidas, y para que los congresistas tengan una
buena experiencia en el evento.
Dones/Habilidades
Líder de Equipo
Actitud de Servicio
Flexibilidad
 Preparar las instalaciones para el evento (limpiar baños [y revisar que estén bien
surtidos], alfombras, ventanas, y todo el recinto. Confirmar que funcionen bien las
instalaciones eléctricas, iluminación, aire acondicionado, etc.).
 Hacer un inventario de mesas, sillas, y cualquier equipo solicitado para el evento
 Determinar la capacidad de los baños y hacer arreglos para rentar baños portátiles si
fuese necesario (los presupuestos de renta deben ser aprobados por el representante de
AWC o por el Comité Directivo)
 Coordinar el montaje/instalación con los líderes del Equipo de Operación para los
ensayos, reuniones, comidas, etc.
 Crear un equipo para el montaje del evento junto con el Equipo de Operación (consultar
la Agenda de Trabajo para los diferentes salones/áreas). El montaje incluye:




Venta de Materiales
Hospitalidad
Carteles y Anuncios
Primeros Auxilios




Inscripciones
Salón de los Voluntarios
Salón de Oración
Área de Comidas (opcional)
 Hacer arreglos para que el staff y voluntarios del equipo de instalaciones estén
disponibles durante todo el evento para ayudar con cualquier necesidad o cambio
 Asegurar que las instalaciones permanezcan limpias durante todo el evento incluyendo
los baños, recipientes de basura, áreas de refrigerio, etc.
 Ayudar a los equipos en el desmontaje al final del evento
 Hacer arreglos para que el equipo de instalaciones limpie y deje las instalaciones listas
al terminar el evento (junto con el Coordinador de Voluntarios)
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¿Cómo es un ambiente libre de distracciones en las instalaciones?
 Las instalaciones están limpias y ordenadas, incluyendo el estacionamiento y el resto del
recinto
 Los baños están limpios y surtidos de todo lo necesario
 El auditorio está bien ventilado y cómodo para los congresistas
 Tener suficientes voluntarios para atender cualquier cambio o necesidad durante todo el
evento
25
Cargo: Coordinador de Materiales (Equipo de Operación)
Resumen del Cargo
El Coordinador de Materiales estará en contacto con el Representante de AWC o el
Comité Directivo antes del evento para dirigir un equipo que servirá a los congresistas al
proporcionar un área de Venta de Materiales
Dones/Habilidades
Líder de grupo
Administración
Servicio al Cliente
 Reclutar y organizar al equipo de voluntarios, poniendo atención en colocar a la persona
idónea en el puesto indicado
 Estar disponible para servir durante todo el evento, incluyendo instalación y desmontaje
 Transmitir la visión y entrenar a los voluntarios para que sirvan con excelencia
 Participar en el entrenamiento de los voluntarios durante la orientación de voluntarios
 Familiarizarse con las instalaciones de la sede (baños, teléfonos, Salón de Oración,
primeros auxilios, Centro de Información) y el horario del evento
 Prepararse para contestar las preguntas de los congresistas sobre los materiales
 Mantener el área de ventas bien ordenada y surtida
 Resolver cualquier problema en el área de ventas
 Supervisar el inventario, el empaque y envío los materiales al final del evento
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¿Cómo es un área de Venta de Materiales con un ambiente libre de distracciones?
 Ubicar la Venta de Materiales en un lugar visible - preferiblemente un lugar en donde los
congresistas tendrán que pasar varias veces al día
 Tener suficientes voluntarios para el montaje, desmontaje, y durante el evento para
atender a los congresistas
 Presentar los materiales de venta en una forma atractiva
 Voluntarios que conocen los materiales que se están vendiendo
 Tener varias colas para que los congresistas puedan pagar sus compras en forma rápida
y eficiente
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Cargo: Coordinador de Administración y Finanzas (Equipo de Operación)
Resumen del Cargo
El Coordinador de Administración y Finanzas es el responsable de documentar y
reportar todos los gastos del evento al Representante de AWC o al Comité Directivo
Dones/Habilidades
Administración
Ayudas
Responsabilidades Esenciales
 Asistir a todas las reuniones del Equipo de Operación. Tomar notas de la reunión y
reportar los gastos.
 Monitorear y documentar todos los gastos
 Entregar reportes de gastos al Representante de AWC o al Comité Directivo
 Todos los gastos deben estar previamente aprobados por el Representante de AWC o el
Comité Directivo
 Se le proporcionará un presupuesto del evento
28
CALENDARIO DE TRABAJO
El Calendario de Trabajo
¿Qué es El Calendario de Trabajo?
El calendario de trabajo ayuda a poner la fecha límite de cada tarea. Las fechas en El
Calendario de Trabajo se calculan automáticamente dentro de la página Excel, desde
cinco meses antes de tu CGL.
Cómo poner las fechas de tu Calendario
Descarga el formato del Calendario de Trabajo de Summit Central y guárdalo dentro de
tus archivos (gls.willowcreek.com)
1.
2.
3.
4.
Abre el Calendario que está dentro de tus archivos
En el campo A3 – escribe el nombre de tu país
En el campo C3 – escribe el nombre de la sede (ciudad)
En el campo E3 – Obligatorio – escribir la fecha de tu evento. Todas las fechas
en la columna Fecha Asignada para Terminar serán llenadas automáticamente.
Cómo cambiar las fechas en el Calendario
Los cálculos de las Fechas Asignadas están basadas en el número de días antes de tu
evento. Estos números se encuentran en la columna B y están escondidos. Para
cambiar una fecha específica dentro de Fecha Asignada, debes cambiar el número en
la columna B.
1. Para mostrar la columna B
o Selecciona (resalta) las columnas A y B.
o Haz clic en el botón derecho del ratón y selecciona mostrar
2. Cambia el número que está al lado de la Fecha Asignada
3. Guarda el documento
4. Para esconder la columna B (si así lo deseas)
o Selecciona (resalta) la columna B
o Haz clic en el botón derecho del ratón y selecciona mostrar
29
Calendario de Trabajo de La Cumbre Global de Liderazgo
PAÍS
SEDE
Fecha asignada
para terminar
Tareas - 5 Meses Antes de La Cumbre
4-Jul-12
Recibir Entrenamiento Preliminar del Gerente del Evento
Fecha asignada
para terminar
19-Jul-12
Fecha asignada
para terminar
3-Ago-12
FECHA 16-Nov-12
Listo
√
Listo
√
Entrar a Summit Central - www.globalsummitcentral.com
Revisar los anuncios y descargas en Summit Central
Empezar a reclutar al Equipo de Operación
Poner fechas para reunirse con el Representante de AWC y el Comité
Directivo
Listo
√
Concluir la selección del Equipo de Operación
Definir fechas y lugar de reuniones del Equipo de Operación
Conseguir y presentar presupuestos al Comité Directivo
Estudiar el proceso de inscripciones para tu evento
Definir si el almuerzo (comida) será en la sede o en otro lugar
Mandar información de la sede al Comité Directivo
· Mapa de la iglesia (formato .jpg, .tif, .eps)
· Lista de hoteles recomendados con sus datos
30
Fecha asignada
para terminar
3-Ago-12
Fecha asignada
para terminar
7-Sept-12
Listo
√
Tareas - 3 Meses Antes de La Cumbre – continuación
Asignar Cuartos y Áreas
· Cuarto de Voluntarios
· Inscripciones
· Resolución de Inscripciones
· Hospitalidad
· Centro de Información
· Venta de Materiales
· Cuarto de Oración
· Primeros Auxilios
· Bodega
Listo
√
Mandar al Comité Directivo
· Información sobre el costo de los boletos para la comida (si aplica)
· Lista y mapa de restaurantes locales
Empezar a reclutar a los voluntarios
Descargar descripciones de voluntarios
Definir plan de servicio de refrigerios y hospitalidad
Carteles y Anuncios
Definir carteles y mandar imprimir
31
Fecha asignada
para terminar
7-Sept-12
Fecha asignada
para terminar
16-Oct-12
Listo
√
Tareas - 2 Meses Antes de La Cumbre – continuación
Junta de La Agenda de Trabajo #1 (Con el Equipo de Operación)
Repasar cualquier asunto o pregunta de finanzas
Hacer arreglos para la policía de tránsito (si aplica)
Listo
√
Tareas - 1 Mes Antes de La Cumbre
Confirmar cantidades de alimentos para los refrigerios (recesos)
Confirmar cantidades de almuerzos/comidas (voluntarios, equipos, etc.)
Informar a los restaurantes locales las fechas del congreso
Informar al Coordinador de Hospitalidad sobre las cantidades de alimentos
32
Fecha asignada
para terminar
26-Oct-12
Fecha asignada
para terminar
2-Nov-12
Fecha asignada
para terminar
9-Nov-12
Listo
√
Tareas - 3 Semanas Antes de La Cumbre
Hacer listas con los nombres de los voluntarios
Confirmar los contratos de renta (mesas, manteles, cafeteras, etc.)
Listo
√
Tareas - 2 Semanas Antes de La Cumbre
Entrenar a los voluntarios y transmitirles la visión
Hacer compras de materiales para inscripciones, Centro de Información, y
Venta de Materiales
Los envíos de la AWC/Comité Directivo y de otros proveedores comienzan a llegar
Hacer pedidos de alimentos y bebidas
Listo
√
Tareas - 1 Semana Antes de La Cumbre
Última Junta de La Agenda de Trabajo #5 (Con el Equipo de Operación)
Imprimir los gafetes de los voluntarios
33
Fecha asignada
para terminar
13-Nov-12
Listo
√
Tareas – Lunes a Jueves antes de La Cumbre
14-Nov-12
14-Nov-12
15-Nov-12
15-Nov-12
15-Nov-12
Recibir del Comité Directivo
· Cuadernos del Congresista
· Materiales de Ventas
· Gafetes
· Listas de Inscripción por nombre e iglesia
· Carteles o anuncios
· Otros materiales
Armar gafetes de los congresistas (si se necesita)
Recibir el equipo rentado (si aplica)
Última Junta del Equipo de Operación (#6)
Instalar las diferentes áreas del evento
Colocar carteles/anuncios
16/Nov/12
Día del Evento
Llegar temprano – Orar – ¡Pasarla muy bien!
Consultar la Agenda de Trabajo del Evento
Fecha asignada
para terminar
19-Nov-12
19-Nov-12
19-Nov-12
3-Dic-12
Listo
√
Tareas – Después del Evento
Celebración de los Voluntarios
Empacar cajas para enviar al Comité Directivo
Planear Celebración y Evaluación con el Equipo de Operación
Planear Evaluación con el Representante de AWC o Comité Directivo
Mandar reporte de gastos
34
35
2 – 3 Meses antes de La Cumbre
El Equipo de Operación – Parte II
Voluntarios – Porqué los necesitamos .. 37
Recluta a los Miembros del Equipo ....... 39
El Equipo de Operación – Parte III
La Agenda de Trabajo ........................... 44
La Primer Junta de la Agenda de Trabajo
Dirige la Primer Junta ............................. 46
36
Los Voluntarios – Porqué los necesitamos
No hay lugar a duda que el éxito del evento realmente reposa sobre los hombros de
nuestros voluntarios. Es por sus corazones de siervos que vemos constantemente el
éxito de los eventos de la Asociación Willow Creek.
Todos los voluntarios deben entender que el propósito de su participación es el servir
durante el evento. Se les puede pedir que sirvan con otra tarea cuando su trabajo haya
sido terminado. El poder asistir a CUALQUIER parte del evento será algo extra.
Cualquier persona que quiera experimentar el evento personalmente deberá inscribirse
como congresista y NO servir como voluntario.
Es importante que durante el proceso de reclutamiento se les comparta la visión sobre
la importancia de la parte que ellos tienen al servir dentro del propósito eterno de Dios –
el edificar Su Reino.
El Servicio y el Crecimiento Espiritual están conectados.
Muchas veces, al estar en medio del evento y buscar que los congresistas crezcan y
amplíen su visión, pasamos por alto la oportunidad transformadora que les espera a
nuestros voluntarios al servir. Los voluntarios muchas veces comparten que ellos
reciben mucho más de lo que ellos dan.
El servir en el evento es una excelente oportunidad para crecer espiritualmente para las
personas en las diferentes etapas de su desarrollo espiritual. Es una forma única en que
la gente puede dar el primer paso al servicio de Dios porque existe un ambiente de gran
entusiasmo y energía sin requerir un compromiso a largo plazo. Pero también ayuda a
los siervos veteranos al permitirles ir más allá de las cuatro paredes de su ministerio
para ayudar a otros que buscan edificar la Iglesia.
Para obtener el máximo impacto para tu congregación y voluntarios necesitas planear y
estar bien enfocado. No solo se requiere el cumplir con el trabajo para sentir que hubo
éxito, sino el buscar la voluntad de Dios tanto para el congresista como para el que
sirve.
Lo siguiente te da unas ideas generales para obtener el máximo impacto de esta
oportunidad de servicio para tu congregación:
Ora – Ora que Dios ponga corazones de siervo en tus voluntarios, y que El use el
evento para que ellos y la congregación crezcan.
Comparte la Visión de esta Oportunidad – Crea una imagen mental de lo que
Dios está haciendo dentro de tu iglesia y en la región. Comparte el porque tu sientes
que Dios está llamando a tu congregación para ser los anfitriones de este evento.
Personaliza para ellos la oportunidad de ser parte del mover del Espíritu y
exprésales la necesidad que la iglesia tiene de que ellos participen.
37
Considera usar el testimonio de alguien que ha asistido al evento, o habla sobre el
número de iglesias o personas que estarán siendo representadas por sus líderes en
este evento (ministrar a aquel que ministra a muchos) para ilustrar de forma más
clara el impacto que este evento tiene. Comparte sobre el impacto de la CGL y
menciona otras ciudades y países alrededor del mundo que estarán teniendo su
evento durante el mismo fin de semana.
Planea – Planea bien las oportunidades de trabajo de tus voluntarios para
asegurarte que cuando den de su tiempo y usen sus talentos en el evento estén
bien aprovechados.
Haz que sea fácil involucrarse – Crea un proceso centralizado, en el que los
voluntarios se puedan involucrar, que incluya una lista centralizada (base de datos)
con los diferentes trabajos. Esto te ayuda a tener mejor manejo de las necesidades
al poder canalizar el número de voluntarios al número de oportunidades de servicio
de todo el evento.
Fija las expectativas de servir – Anima a que los voluntarios sirvan con corazones
abiertos y a la expectativa que Dios les hable mientras sirven.
Crea una Identidad de Honor – Crea una identidad de honor para los voluntarios al
usar gafetes que incluyan una frase de identidad. Esto se puede hacer al insertar en
el gafete un papel de color con la frase “Estoy para Servir” o los gafetes se pueden
imprimir con esta frase u otra frase similar. Esto los distingue de los congresistas
fácilmente y permite que los congresistas los identifiquen y les agradezcan su labor.
Servir en Comunidad – Crea un sentido de unidad al formar y usar a equipos de
voluntarios para servir en el evento. Permite que tengan tiempo de convivencia
aparte del tiempo de servicio, aunque sean diez o quince minutos, para promover la
unidad y compartir la experiencia juntos.
Informa y Celebra – Aparta un tiempo para informar a los voluntarios sobre el
evento y celebrar juntos después del evento. Informa sobre el funcionamiento y el
trabajo, pero también informa sobre la experiencia. Afirma y sella la experiencia con
un tiempo de celebración.
RECUERDA: Los eventos no tienen posiciones que se necesitan llenar, más bien
tienen OPPORTUNIDADES para servir – oportunidades para crecer al experimentar
a Dios y Su obra – y tú tienes ¡¡el privilegio de repartir estas oportunidades a otros!!
¡La verdad es que los necesitas!
 Nuestros voluntarios son los que llevan gran parte del peso del trabajo durante el
evento… ¡nosotros sólo podemos servirles!
 Es muy importante darles oportunidades de servicio que nunca olvidarán.
¡Asegúrate que la pasen muy bien!
38
El Equipo de Operación – Parte II
Recluta a los Miembros del Equipo
A estas alturas ya debes tener reclutados a los líderes de tu Equipo de Operación y
ellos están listos para reclutar a sus equipos. Lo que sigue es una lista de descripciones
de trabajo para los voluntarios.
Descripciones de Trabajo para Voluntarios
Centro de Información – Contestar las preguntas de los congresistas durante el
evento. Esta área sirve para informar al congresista sobre los ministerios de la iglesia
anfitriona, información de la localidad, y sobre los restaurantes cercanos a la iglesia. Es
bueno que estos voluntarios conozcan la zona y sepan dar direcciones sobre la
localidad y los restaurantes.
Equipo de las Instalaciones – Asegurar que los congresistas tengan una buena
experiencia en el congreso al proveer y mantener unas instalaciones limpias y
equipadas. Apoyar y ayudar durante la instalación/montaje del evento. Apoyar y ayudar
durante el desmontaje y dejar las instalaciones listas al final del evento.
Voluntarios Comodines – Personas dispuestas a entrar a trabajar en cualquier área y
en lo que se necesite.
Equipo de Bienvenida – Dar la bienvenida y guiar a los congresistas en todas las
instalaciones al empezar cada día, antes y después de la hora del almuerzo/comida y al
final de cada día.
Equipo de Hospitalidad – Preparar y servir los alimentos y bebidas a los congresistas
y equipos de voluntarios. Proveer las comidas para los voluntarios y equipos durante los
días de instalación. Estos voluntarios estarán muy ocupados preparando y llevando los
alimentos para los recesos, y limpiando después de los recesos.
Atención Médica – Una persona que esté disponible en el evento para responder a
cualquier emergencia y tomar decisiones durante el evento.
Equipo para armar los gafetes – Responsables de armar los gafetes de los
congresistas y voluntarios.
Equipo de Estacionamiento – Dar la bienvenida y dirigir a los congresistas al entrar y
salir del estacionamiento, dándoles un recibimiento acogedor.
Equipo de Oración – Interceder por los congresistas, voluntarios, y los oradores. Estar
disponibles en el Salón de Oración durante todo el evento para orar en equipo,
individualmente o con algún congresista según la necesidad.
39
Equipo de Inscripciones – Dar la bienvenida a los congresistas y distribuir los
materiales del congreso. Probablemente este será el primer contacto de los
congresistas con tu iglesia. Por eso es bueno asegurarte que estos voluntarios sean
amables, conozcan la iglesia, y trabajen bien bajo presión.
Resolución de Inscripciones – Ayudar a los congresistas que tengan problemas al
inscribirse e imprimir sus gafetes. Ayudar con las inscripciones de última hora y recibir
los pagos de inscripción. Estos voluntarios deben de ser personas organizadas y
trabajar bien bajo presión.
Equipo de Venta de Materiales – Encargarse del área de venta de materiales y
conocer los materiales que se están vendiendo. Deberán sentirse cómodos al manejar
el dinero y trabajar bien bajo presión.
Instalación de Área de Materiales – (El día antes del evento) Ayudar a desempacar
los materiales de las cajas, tomar inventario, etiquetar, y colocar los materiales para la
venta.
Equipo de Edecanes – Recibir a los congresistas en el auditorio, ayudar a distribuir
materiales, y estar listos para atender cualquier necesidad que se presente durante el
evento.
Salón de Voluntarios/Registro de Voluntarios – Registrar a todos los voluntarios
cuando llegan, cuidar y mantener el cuarto de voluntarios limpio y surtido con los
refrigerios.
NOTA: Habrá descripciones de trabajo para voluntarios con más detalles Summit
Central (gls.willowcreek.com)
40
¿Cuántos Voluntarios se Necesitan?
Abajo encontrarás una hoja de cálculo con el número recomendado de voluntarios.
Puedes usar esta información como una herramienta al invitar (reclutar) a tus
voluntarios. Esta cantidad de voluntarios es adicional y no incluye a los miembros del
Equipo de Operación.
1 - 350
congresistas
350-500
500-750
750+
congresistas
3-4
4-6
4-6
6-8
1
1
1
1
Instalaciones
2–4
2-4
4
4-6
Voluntarios
Comodines
1–2
1-2
1-2
1-2
2 por puerta
2 por puerta
2 por puerta
2 por puerta
4-6
6-8
6-8
8 -10
1
1
1
1
2-3
2-3
3-4
2-3
3
3
5
7
Equipo de Oración
1–3
1-3
1-3
1-3
Resolución de
Inscripciones
2-3
2-3
2-3
2-3
Venta de Materiales
4
4
4
4-6
Instalación de Área
de Materiales
(Día de Instalación)
3–4
4-5
5-6
6-7
Preguntar a
Jefe de Ed.
Preguntar a
Jefe de Ed.
Preguntar a
Jefe de Ed.
Preguntar a
Jefe de Ed.
1–2
1-2
1-2
1-3
Posición de
Voluntario
Refrigerios - montaje
Centro de
Información
Equipo de Bienvenida
Inscripciones
Atención Médica
Equipo para armar
gafetes
Equipo de
Estacionamiento
Edecanes
Salón de Voluntarios
41
¡Invítalos a Ser Parte del Juego!
Cuando invitas al voluntario idóneo a la posición indicada estás cumpliendo la escritura
de Pablo en Efesios 4:11-13 y 15-16:
“Y él mismo constituyó a unos, apóstoles; a otros, profetas; a otros, evangelistas; a otros,
pastores y maestros, a fin de perfeccionar a los santos para la obra del ministerio, para la
edificación del cuerpo de Cristo, hasta que todos lleguemos a la unidad de la fe y del
conocimiento del Hijo de Dios, a un varón perfecto, a la medida de la estatura de la plenitud
de Cristo; sino que siguiendo la verdad en amor, crezcamos en todo en aquel que es la
cabeza, esto es, Cristo, de quien todo el cuerpo, bien concertado y unido entre sí por todas
las coyunturas que se ayudan mutuamente, según la actividad propia de cada miembro,
recibe su crecimiento para ir edificándose en amor.”
Invitación a Servir
“Si le preguntas a un voluntario por qué empezó a servir en un momento determinado
en un sitio particular, la mayoría se encogerá de hombros y dirá: ‘Porque alguien me lo
pidió’.”
La Revolución de los Voluntarios – Bill Hybels
¿Quién reclutará a los voluntarios?
Decide cómo se empezará a invitar a los voluntarios y comunícalo a los miembros de tu
equipo. A continuación encontrarás unas preguntas para considerar antes de empezar.
 ¿Habrá un punto de contacto para todos los voluntarios?
 ¿Deberá cada coordinador reclutar a los voluntarios para su área de trabajo?
 ¿Podrá un ministerio de tu iglesia “adueñarse” o encargarse de un área
específica por un día o por todo el evento?
¿Quién es la persona indicada?
Designa los trabajos de acuerdo con las habilidades, dones e intereses de la persona.
 Designa a los voluntarios sociables o extrovertidos a las tareas que lo requieran
como: Centro de Información, Edecanes, Venta de Materiales, etc.
 Designa a los voluntarios enfocados hacia las tareas a los trabajos que tengan
menos interacción con loa gente como: Montaje y desmontaje, armar los
gafetes, etc.
¿De dónde puedo reclutar? – ¿Qué funciona mejor para mi iglesia?
 Invitación de parte del pastor
 Escuelas Cristianas
principal durante los avisos en las
 Ministerio Juvenil
reuniones
 Boletín de la iglesia
 Grupos pequeños / Células
 Desarrollar plan de promoción
 Ancianos / jubilados
NOTA: Algunas iglesias no tienen una visión para atraer voluntarios. Si alguna iglesia
necesita entender la visión par los voluntarios les recomendamos el libro de Bill Hybels
titulado “La Revolución de los Voluntarios.”
42
Cuatro Maneras para anotarse…
Oportunidades
para Voluntarios
1. Llama al teléfono xxxxxxxxxxx
2. Entrega esta tarjeta en la recepción
3. Envía a : __ (insertar dirección) _____________
_____________________________
4. Página Web (Insertar página web)
Quiero contribuir…
Fechas del Evento
Equipo de Comida
Venta de Materiales
Ayudar a preparar y servir en
los refrigerios, comidas, y
diferentes eventos durante el
congreso.
 Limpieza
 Preparación de
Refrigerios
 Servir comidas y café
 Preparar mesas
 Preparar comidas
Ayudar a que los congresistas
se lleven parte del congreso a
su casa.
 Mesas de Libros
 Cajeros y Edecanes
 Reproducción de cintas
de las conferencias
INSCRIPCIONES
Ayudar con las diferentes
tareas del congreso.
 Inscripciones
(circula los días que prefieres)
(Insertar nombre del evento) (mes día – día)
Lunes
Jueves
Martes
Viernes
Miércoles
Sábado
¿En dónde te gustaría servir?
(Circula las áreas preferidas)
Equipo de Trabajo
Ser parte del equipo de apoyo
del congreso.
 Instalar/Recoger
 Limpieza
 Tráfico/Estacionamiento
 Seguridad
Equipo de Comida
Venta de Materiales
Inscripciones
Equipos de Trabajo
Edecanes/Bienvenida Servicios
Ushering/Greeting
Misc. Services
Tus Datos
Nombre:
Edecanes/Equipo de
Bienvenida
Ayudar a los congresistas que
no conocen las instalaciones.
 Edecán
 Guía
 Atención Médica
Servicios
Ayudar a los congresistas y a
otros voluntarios.
 Centro de Información
 Recepción de Voluntarios
______
Dirección:
TEL. (Casa):
__ (Trab.):
La mejor hora para contactarte:
______
Hora preferida para servir:
43
______________
_
El Equipo de Operación – Parte III
La Agenda de Trabajo del Congreso
Ya formaste tu equipo con tus líderes. Ellos ahora se están preparando para delegar el trabajo
a los equipos de voluntarios que están reclutando. La Agenda de Trabajo es la herramienta que
usarás para comunicarte con tu equipo y que tus líderes usarán para delegar el trabajo. Las
siguientes páginas te ayudarán a familiarizarte con La Agenda de Trabajo.
¿Qué es?
La agenda de trabajo del congreso está diseñada para ayudar al Equipo de Operación al tener
un solo documento para todos los detalles específicos de lo que sucede durante la instalación,
la ejecución, y el desmontaje del evento. Hemos descubierto que esta herramienta ayuda a
cada miembro del equipo conocer su papel y los tiempos designados durante el proceso.
Sugerimos que se use esta herramienta para planear La Cumbre Global de Liderazgo,
especialmente en países en donde habrá más de un sitio.
¿Quién es el responsable?
El Gerente del Evento será responsable de mantener La Agenda de Trabajo al corriente y de
distribuirlo a todos los miembros del Equipo de Operación.
Descarga La Agenda de Trabajo
Un formato de La Agenda de Trabajo está disponible para descargar en la sección de Event
Management (Coordinación del Evento) en Global Summit Central. El documento está
disponible en Microsoft Word 2007 (.docx) y Microsoft 2003.
NOTA: Hay una muestra de La Agenda de Trabajo en la sección Misceláneo de la carpeta.
44
Para Empezar – Personaliza la Agenda de Trabajo
Es la responsabilidad del Gerente del Evento personalizar y actualizar la agenda de trabajo.
¿Por qué? Porque tú eres la persona que mejor conoce las instalaciones.
 Empieza en la primer página y personaliza tu Agenda al cambiar el encabezado y el pie
de página para que tenga el nombre de tu sede/ciudad
 Luego escribe los nombres de los líderes del Equipo de Operación en la misma página
 Comienza a designar la ubicación de las áreas como Salón de Oración (lugar), Centro
de Información (lugar), Área de Refrigerios (lugar), Venta de Materiales (lugar), etc.
 Designa las tareas que ya conoces
 Cuando hayas personalizado y actualizado tu Agenda estarás listo para tu primer junta
de la Agenda de Trabajo
Tu Equipo
Al ver tu Agenda, verás las posiciones de liderazgo que recomendamos que necesitas para tener un
evento exitoso y divertido, y una experiencia agradable y sostenible.
Te recomendamos que no trates de cubrir varios puestos; no trates de hacerlo todo tú.
 Si estás ocupado cargando mesas y haciendo limpieza, te será muy difícil dirigir el
evento.
 Y sobre todo, le estarás quitando a otros el gozo de servir. Deja que otros usen sus
dones y sirvan con gozo.
45
Dirige la Primer Junta de La Agenda
Tu equipo está listo y deseoso de saber más sobre el trabajo para poder empezar. Ahora
necesitas comunicarles cual es el plan, y el plan se encuentra en tu Agenda de Trabajo.
Necesitas asegurarte que la Agenda esté lo más actualizada y lista como te sea posible.
Es bueno saber que nunca estará totalmente completa. Cada evento tiene sus cambios de
última hora y la información se sigue agregando. Pero puedes lograr que todos estén de
acuerdo (en un mismo sentir) al darles una sola herramienta de comunicación. De esa manera,
cuando surjan los cambios podrás llevarlos a la misma página y juntos anotar los cambios.
Programa tus Juntas de la Agenda
Necesitas planear 4-5 Juntas de La Agenda antes de La Cumbre.
Programa estas juntas con tu Equipo de Operación lo más pronto posible porque los
calendarios de todos se llenan rápidamente.
¿Quién necesita estar en las juntas?
Tu Equipo de Operación (los líderes o coordinadores) necesitan estar presentes. Tal vez ellos
quieran traer a algún voluntario clave a las juntas.
¿Qué es lo que debo llevar?
Aquí están algunas cosas importantes y algunas sugerencias:
 Una Agenda para cada persona – quizá sería bueno darles una carpeta para que
guarden todos sus documentos de La Cumbre.
 Considera llevar algún refrigerio o alimentos dependiendo de la hora de la reunión.
NOTA: Recuerda que necesitas modelar la excelencia en estas juntas. Lo que tú
modeles fijará el estándar y la expectativa para el evento y para el trato a los
congresistas.
o
o
o
Un ambiente libre de distracciones
Excelencia en todo
Un corazón de siervo
 Este es un buen momento para llevar a todos a un mismo sentir al compartirles la
visión. No la visión del trabajo sino de la cosas que experimentan los congresistas
durante el evento. Tal vez puedas pedirle a tu pastor a un miembro del Comité Directivo
que transmita la visión y presentar una parte del DVD promocional.
46
¿Qué es lo que necesito hacer en la Junta de la Agenda?
 Comienza la junta orando por La Cumbre y por tu equipo.
 Repasa toda la Agenda. Línea por línea la primera vez – no des por hecho que todos ya
leyeron o entienden el formato. La Agenda de Trabajo contiene mucha información y
puede ser abrumante cuando se está viendo por primera vez.
o
Sugerencia: Escribe los cambios y la nueva información con tinta roja en el
margen de las hojas de tu agenda.
 No tendrás que cubrir todas las líneas en las siguientes juntas, sólo los cambios y
últimas noticias.
 ¿Habrá otras actividades en la sede al mismo tiempo cuando estés en montaje,
ensayos, y los días del evento? Hay que hablar sobre cualquier conflicto que pueda
surgir y dar pasos para aclarar o resolverlos lo más pronto posible.
 Pide a uno de los líderes orar por los voluntarios y por los congresistas para terminar la
junta.
Después de la Junta de La Agenda
 Haz todos los cambios y agrega la información nueva en el documento de La Agenda.
 Considera escribir los cambios en una fuente de otro color para que el equipo pueda
distinguir cuáles fueron los cambios que se le hicieron a La Agenda.
 Cambia el pie de la página para reflejar la versión nueva (por ejemplo: Agenda #1,
Agenda #2).
 Ahora estás listo para distribuir la Agenda actualizada a todos los miembros de tu
equipo.
Si planeas bien tu evento, si usas tu agenda, si organizas bien a tu equipo, podrás concentrarte
en las necesidades que surgen al último momento (problemas, urgencias). La Agenda te da la
libertad de poder ayudar y cuidar a tu equipo. Las ventajas de mantener una agenda
actualizada son ilimitadas.
47
EL MES ANTES DE LA CUMBRE
El Mes Antes de La Cumbre
El Equipo de Operación – Parte IV
Atención al Congresista .................. 49
Alimentos ........................................ 50
Inscripciones ................................... 57
Centro de Información..................... 63
Carteles y Anuncios ........................ 64
Atención Médica ............................. 65
Venta de Materiales ........................ 66
Atención a los Voluntarios
Cómo Cuidar a los Voluntarios ........ 67
Entrenamiento para Voluntarios ...... 70
Prácticas de Atención ..................... 73
Reposición de Gastos
Gastos ............................................ 75
48
Atención al Congresista
Al empezar a enfocarte en la atención a los congresistas, esta sección te ayudará para
planear las diferentes áreas de servicio para ellos. La Atención al Congresista tiene un
papel clave en cumplir con las metas y los valores de La Cumbre Global de Liderazgo.
Atención al Congresista incluye:
Alimentos para los refrigerios y almuerzo (comida)
Centro de Información
Inscripciones
Resolución de Inscripciones
Carteles y Anuncios
Atención Médica
Venta de Materiales
¿Qué Significa un Ambiente Libre de Distracciones?






El congresista es nuestra primer prioridad
Hay que respetar el tiempo del congresista
Al congresista se le sirve con excelencia
La experiencia del congresista sobrepasa sus expectativas
Los voluntarios sirven con un corazón de siervo
Prever las necesidades del congresista que puedan surgir
49
Alimentos
Dependiendo en el horario de tu Cumbre Global de Liderazgo, se servirán de tres a
cuatro refrigerios y dos almuerzos (comidas). Trabaja con el Representante de AWC o
el Comité Directivo para determinar las necesidades en tu sede.
1 receso en la mañana y 1 en la tarde
Almuerzo o comida Día 1 (opcional)
1 receso en la mañana y 1 en la tarde
Almuerzo o comida Día 2 (opcional)
Si se presta, se puede ofrecer café para los congresistas una hora antes de la primera
sesión de cada día.
Los alimentos para los voluntarios se sirven durante la instalación (el día antes del
evento) y durante el evento.
Refrigerios (Recesos)
Se habrá que hacer un menú para los recesos y luego decidir en donde se comprarán
los artículos. En muchos lugares hay acceso a grandes almacenes de descuento.
Conforme vayan investigando sus opciones, tal vez tengan que ajustar su menú
dependiendo de los costos y disponibilidad de los artículos.
Ideas para Servir:
 En cada receso, trate de incluir algo dulce, algo salado, y algo fresco (fruta
entera es muy bueno – manzanas y plátanos son los favoritos).
 Evite cualquier cosa que necesite refrigeración (por Ej. yogurt, leche, o crema).
 Evite alimentos que necesiten condimentos, como mantequilla o mermeladas,
porque hacen que las filas sean lentas y largas.
 Como una guía, prepare entre 3-5% más comida...
 Considere utilizar artículos desechables en vez de lavables.
NOTA : El Representante de AWC o el Comité Directivo proporcionará un
presupuesto para los recesos y comidas, si es que las comidas están incluidas
en el costo de inscripción.
50
Preparación para el Receso
Necesitas tomar algunas decisiones para acomodar todo para los recesos y para
atender de la mejor manera posible a los congresistas.
Primero, necesitas determinar en que sitio se llevará acabo el receso. Asegúrate de
incluir al Coordinador de Hospitalidad para tomar esta decisión.
Cuando ya hayan escogido el lugar del receso, tendrás que determinar como se
acomodarán las mesas y utensilios. Conforme vayas tomando estas decisiones, tendrás
que considerar las características peculiares de las instalaciones.
Ideas para la instalación:
 Cuidar que las mesas no obstruyan las entradas.
 Evita tener las mesas acomodadas en una fila larga. Es mejor tener varias
estaciones con lo mismo en distintos lugares.
 Es mejor usar los dos lados de las mesas
 Recuerda tener botes de basura.
 Hay que tener en mente la distancia entre la bodega y hieleras del sitio a
escoger. Si es posible, busca un sitio donde fácilmente pueda resurtir los
artículos si llega a ser necesario.
 Nunca se usen los carritos mientras los congresistas estén en receso.
 El azúcar y la crema no se deben poner en la misma estación del café, para
evitar filas largas. Hay que acomodarlas en la próxima estación. Normalmente,
se pone una mesa de condimentos (con tres diferentes áreas de condimentos)
por cada tres mesas de comida y bebidas.
51
Ideas para Servir:
 Los congresistas deberán “tomar algo e irse.”
 Escoger alimentos que son fáciles de abrir porque los congresistas estarán de
pie durante los recesos
 Limitar la variedad de alimentos
 Cada estación deberá llevar exactamente lo mismo
 Asegurarse de tener el equipo necesario para mantener las bebidas calientes
(café, te, y agua).
 Probar el equipo antes del evento
 Necesitarán un mínimo de 3 a 8 voluntarios para ayudar a servir los refrigerios
durante el receso y para ayudar a limpiar después de cada receso.
 Si se sirven bebidas calientes, se debe contar con 3 voluntarios por estación; 1
para rellenar las cafeteras y 2 para servirles a los congresistas para que ellos
puedan tomar su vaso y seguir adelante.
 Hay que poner a los voluntarios en lugares que ayudarán a los congresistas a
movilizarse hacia las estaciones más alejadas de la puerta y a donde haya
menos gente y más comida.
 Generalmente se necesita una mesa de 2 metros por cada 100 congresistas con
una línea de cada lado de la mesa.
 Las mesas para los recesos deberán estar cubiertas con manteles.
o
Se pueden guardar los artículos debajo de las mesas si están cubiertas
o
Hablar con el Representante de AWC o con el Comité Directivo antes de
rentar o comprar manteles
52
UN MES ANTES DE LA CUMBRE
Muestra de un Horario de Hospitalidad
Cuándo
Quién
Día de
Entrenamiento
Día de Instalación
10:00 am
Día de Instalación
12:30 pm
Voluntarios
(Orientación)
Día 1 6:30 am
Voluntarios
Día 1 8:00 am
Congresistas
Día 1 9:30 am
Voluntarios
Día 1 10:30 am
Congresistas
Día 1 11:30 am
Voluntarios
Día 1
2:30 pm
Voluntarios
Día 1
3:45 pm
Congresistas
Voluntarios
Voluntarios
Dónde
Bebidas
Alimentos
Auditorio/vestíbulo
Salón de
Voluntarios
Salón de
Voluntarios
Salón de
Voluntarios
Área de
Refrigerios
Salón de
Voluntarios
Área de
Refrigerios
Salón de
Voluntarios
Salón de
Voluntarios
Área de
Refrigerios
Café reg/descaf, té, agua
Galletas, botanas
Pan dulce, fruta
Agua
Galletas, yogurt
Ninguno
Ninguno
Barras de granola,
fruta
Panecillos, fruta
Sándwiches, fruta,
postres
Botanas, galletas
Botanas, galletas
53
Misceláneo
Crema, azúcar,
edulcorantes
Crema, azúcar,
edulcorantes
Crema, azúcar,
edulcorantes
Crema, azúcar,
edulcorantes
Crema, azúcar,
edulcorantes
Crema, azúcar,
edulcorantes
Crema, azúcar,
edulcorantes
Crema, azúcar,
edulcorantes
Crema, azúcar,
edulcorantes
Muestra de Instalación de Refrigerios
Alimentos
Alimentos
Alimentos
Alimentos
Alimentos
Alimentos
Alimentos
Alimentos
Alimentos
Alimentos
Alimentos
Alimentos
Alimentos
Alimentos
Alimentos
Bebidas
Bebidas
Bebidas
Bebidas
Bebidas
Bebidas
Bebidas
Bebidas
Bebidas
Bebidas
Bebidas
Bebidas
Bebidas
.
Bebidas
Bebidas
.
.
Condimentos
Condimentos
54
Almuerzo/Comida (Fuera de las Instalaciones)
El ser anfitrión de La Cumbre Global de Liderazgo proporciona una gran oportunidad
para fortalecer relaciones con restaurantes locales. Te recomendamos mandar una
carta (ver el ejemplo en la página siguiente) a los restaurantes avisándoles que La
Cumbre Global de Liderazgo traerá más clientes a su área, especialmente a la hora del
almuerzo/comida. Así los restaurantes podrán prepararse adecuadamente. Las cartas
se pueden enviar aún si se ofrece la opción de comer en las instalaciones.
¿Por qué tener el almuerzo/comida fuera de las instalaciones?
 Hay restaurantes en la cercanía
 Los congresistas querrán salir un poco para tomar un descanso
 No hay suficiente espacio para servir el almuerzo/comida
 El costo de contratar sillas, mesas, carpas, y alimentos es demasiado alto
Almuerzo/Comida (Dentro de las Instalaciones)
Si el almuerzo/comida no está incluida en el costo del congreso, tendrás que determinar
si se venderá dentro de las instalaciones. Puedes escoger contratar a un proveedor de
comidas o prepararlas. El manejo y la ejecución de este paso queda a tu discreción.
Si la comida si está incluida en el costo del congreso, puedes decidir contratar a un
proveedor local de comida o a alguien de la iglesia.
¿Por qué tener el almuerzo/comida dentro de las instalaciones?
 La ubicación de la sede
 No hay restaurantes en la cercanía (o muy pocos)
 Sería benéfico para los congresistas no tener que salir de las instalaciones
Almuerzo/Comida para los Voluntarios
 Eviten las comidas que afectan al aliento (Ajo, cebolla, etc., no son una buena
idea para atender a los congresistas).
 Consideren servir comidas frías porque las comidas calientes son difíciles de
mantener calientes después de un periodo largo de servicio.
 Para los voluntarios, ¡Las cosas extras son muy buenas! (platos con dulces o
chocolates).
55
Muestra de Carta para Restaurantes
Usa una hoja membretada de tu iglesia para imprimir una carta a los restaurantes
cercanos. La plantilla de la carta está disponible en Summit Central.
<insertar fecha>, 2012
Estimado gerente:
Queremos notificarle de un aumento de personas que estarán asistiendo a un evento en esta
área la semana del <insertar fecha> y probablemente visiten su restaurante.
La Asociación Willow Creek y la iglesia <escribir nombre de tu iglesia> estarán recibiendo
<escribir número estimado de congresistas> congresistas durante La Cumbre Global de
Liderazgo las fechas de <insertar fecha>. Adjunto encontrará los horarios del evento
donde están indicadas las horas aproximadas para las comidas de cada día.
Estos eventos son de ayuda para líderes de iglesias de todas partes del mundo para que
edifiquen iglesias que ayuden a la gente en el momento de su necesidad, cualesquiera que esa
necesidad sea. Le agradecemos por la parte que usted contribuye a cumplir nuestras metas,
y esperamos que usted pueda planear con su equipo laboral adecuadamente.
Muchas gracias por la hospitalidad que continúa a mostrarles a nuestros
congresistas año tras año. Si tiene cualquier pregunta o comentario, por favor
siéntase con la libertad de llamarme.
Sinceramente,
56
Inscripciones
En el área de inscripciones los voluntarios tendrán la oportunidad de animar a los
congresistas al recibirlos con una sonrisa y una actitud de servicio. Pídele a Dios que te
prepare a ti y a tus voluntarios para ser usados por Él al servir a los congresistas.
Podemos decir con certeza que al ser usados por Dios para bendecir a otros, ustedes
también serán realmente bendecidos.
El Representante de la AWC te indicará el proceso para la inscripción de los
congresistas. Hay 2 tipos de procesos que comúnmente seguimos:
1. Inscripción con una carta de confirmación
2. Inscripción sin una carta de confirmación
Inscripción con una Carta de Confirmación
Si tu país está utilizando este proceso, a los congresistas que se inscribieron en una
fecha determinada se les mandará una carta de confirmación junto con su gafete.
Cuando llegue el congresista, un voluntario confirmará sin en efecto tiene o no su carta
de confirmación y su gafete. Ya que esto se haya confirmado, se le entregará al
congresista su porta gafete y sus materiales del congreso.
Si el congresista no se inscribió antes de que se hayan enviado las cartas de
confirmación y los gafetes, o si se está inscribiendo en persona se le indicará que vaya
a la estación de Resolución de Inscripciones donde será atendido.
Inscripción sin Carta de Confirmación
Si tu país está utilizando este proceso, un voluntario les indicará a los congresistas que
vayan directamente al área de inscripciones. Los congresistas encontrarán su gafete
que estará puesto sobre mesas en orden alfabético por nombre, y un voluntario que
estará colocado detrás de cada mesa les dará los materiales del congreso.
Si el congresista no se había inscrito de antemano, si no puede encontrar su gafete, o si
hay algún problema con su inscripción, se le indicará que vaya a la estación de
Resolución de Inscripciones en donde un voluntario y el personal de la AWC le podrá
ayudar.
IMPORTANTE –No importando cual proceso de inscripción se utilice, los voluntarios
que estarán sirviendo en la estación de inscripciones son los que les darán la primera
impresión de su iglesia a los congresistas. Estarás buscando gente que sea amable y
servicial. Es importante que el congresista no sólo reciba la información que necesita,
sino que también reciba una buena experiencia. Un proceso de inscripción fluido ayuda
a que el congresista capte el evento. No debe haber confusión en cuanto a donde
deben ir los congresistas al llegar a la iglesia.
57
Resolución de Inscripciones es el lugar donde los congresistas van cuando hay algún
problema durante la inscripción. El tener una estación de Resolución de Inscripciones
permite que el proceso general de inscripciones siga adelante mientras que se atienden
los problemas en otro sitio. Estos son los tipos de problemas que comúnmente se
atienden en la estación de Resolución de Inscripciones:





Gafetes extraviados
Errores en el nombre
Traslados
Inscripciones nuevas (de última hora)
Inscripciones vacías (parecido a traslados)
Cualquier persona que no tenga un gafete cuando se inscriba (por cualquier razón) será
dirigida automáticamente a Resolución de Inscripciones. Aún si el congresista cree que
ya está inscrito, pero su gafete no aparece será dirigido a Resolución de Inscripciones.
Siempre debe haber voluntarios con la capacidad de resolver problemas en la estación
de Resolución de Inscripciones. Esta estación debe estar equipada con;
 Una lista de los voluntarios clasificados por nombre de iglesia
 Una lista de los voluntarios clasificados por apellido
 Fichas de inscripciones necesarias para atender inscripciones de última hora
 Computadoras para resolver cualquier discrepancia en la inscripción.
RECUERDA - muchas veces este es el primer encuentro que los congresistas tendrán.
Salúdalos con una sonrisa y resuelve cualquier discrepancia respetuosamente.
58
Artículos Necesarios:
La siguiente es una lista de artículos recomendados para la estación de Resolución de
Inscripciones.











Fichas de Inscripción
Recibos (ver muestra)
Formato para Resolución de Inscripciones (ver muestra)
Gafetes y/o Aparato para Imprimir Gafetes
Plumas/Bolígrafos
Calculadoras (2)
Engrapadoras (2)
Rollo de cinta adhesiva
Tabla con sujeta papel (varias)
Aparato para hacer etiquetas y etiquetas
Computadora Laptop (opcional)
Muestra de Recibo
Nombre de Institución
Recibo de Inscripción
$__________ fue recibido por concepto de Inscripción en
día/mes/año en La Cumbre Global de Liderazgo
PAGADO con: Cheque____ Tarjeta de Crédito ____ Efectivo ____
______________________________AWC / (nombre del país)
59
Muestra de Formato de Resolución de Inscripciones
(escribir nombre del país)
RESOLUCIÓN DE INSCRIPCIONES
□
□
□
Notas:
No Tiene Gafete (pero está inscrito)
Cambio de Nombre
De _____________________
¿Revisaste la Lista de Inscripciones?
¿Revisaste la Mesa de los Gafetes?
Inscripción Nueva
Nombre:______________
Apellido:___________________
Nombre de Iglesia: _______________Ciudad:______________________
E-mail:_________________________
INSCRIPCIÓN NUEVA
Información del Congresista
Nombre: _____________________________________________________
Dirección:____________________________________________________
Ciudad:________________________________________________________
Código Postal:_______________________
Teléfono: ___________________________
CUOTA DE INSCRIPCIÓN Y FORMA DE PAGO (engrapar recibo de inscripción)
 Tarjeta de Crédito
 Efectivo
_____ Inscripción a $____________ = $_________
60
Muestra de la Carta de Confirmación del Congresista
INFORMACIÓN IMPORTANTE FAVOR DE GUARDAR EL GAFETE DE ABAJO
Pastor Juan Pérez
Iglesia de La Trinidad
San José
LA CUMBRE GLOBAL DE LIDERAZGO – (escribe el nombre de la ciudad)
(escribe la fecha)
Gracias por inscribirte en La Cumbre Global de Liderazgo. Favor de no perder o destruir esta
carta porque contiene tu gafete. Necesitarás esta carta para entrar al evento.
Te agradecemos que revises con cuidado los datos y nos avises inmediatamente si se
necesita cambiar algo.
Las inscripciones en (escribir día): Empiezan a las 8am. Favor de llevar esta carta y
arrancar las dos secciones de abajo. Entregarás la parte izquierda en el área de
inscripciones para que tengamos un récord de tu asistencia. La parte derecha es tu gafete y
te da acceso al evento. Favor de insertar tu gafete en el porta gafetes que te será dado y
traerlo puesto durante todo el evento.
Almuerzo/comida en (escribir día): Habrá paquetes disponibles los dos días con un costo
de $__ (contiene: sándwich, botanas, fruta, barra de chocolate, y bebida). Los boletos
estarán a la venta en el evento.
Estacionamiento: Habrá estacionamiento en (escribir instrucciones). También habrá
estacionamiento adicional en la parte trasera del edificio y en las calles de la cercanía. Los
voluntarios te ayudarán cuando llegues al evento.
Estamos deseosos de recibirte con gusto durante La Cumbre Global de Liderazgo.
Sinceramente,
Nombre
(escribir nombre de ciudad y país)
JUAN PÉREZ
JUAN PÉREZ
No. 777
CGL - San José
61
Muestra de los Lineamientos de Inscripciones
Esta puede ser la primera vez que algunos de los congresistas vengan a La Cumbre
Global de Liderazgo. Tal vez estén cansados por el viaje, pero nosotros tenemos el
privilegio de darles una calurosa bienvenida y hacerlos sentir bien.
Como no hay mucho tiempo para inscribir a los congresistas, debemos hacerlo con
rapidez y al mismo tiempo con amabilidad y un espíritu de servicio.
Disfruta tu tiempo con los congresistas. Disfruta el servirles y recuerda - ¡No sólo
estás sirviendo a la gente, estás sirviendo a Cristo!
Recibe a los Congresistas
¡Dales la bienvenida a cada uno con una sonrisa! Pídeles su apellido, y mientras
buscas su gafete habla con ellos.
“¿Estuviste presente el año pasado?” “Bienvenido” “Que disfrutes mucho el evento”
“¿Es tu primera vez en La Cumbre? “Bienvenido ¡Que bueno que estás aquí!”
Entrega los Materiales
Entrega los materiales del evento a cada congresista con rapidez y eficiencia pero
también con amabilidad.
 Gafete
 Porta Gafete
 Cuaderno del Congresista
Instruye a los Congresistas
Las instrucciones y la información están dentro de tu cuaderno. Te
recomendamos que le pongas tu nombre y lo tengas siempre contigo.
Si tienes alguna pregunta busca a cualquier voluntario con un gafete
como el nuestro. Estamos para servirte. Por favor trae puesto tu gafete
para que puedas entrar al auditorio. La primer sesión empieza a las
9:00. Que disfrutes mucho La Cumbre.
Invita a los Congresistas
Invita a los congresistas a visitar el área de ventas o esperar en el vestíbulo hasta
que las puertas se abran a las 8:40.
Mándalos a Resolución de Voluntarios cuando…
 Gafetes extraviados
 Errores en el nombre
 Traslados
 Inscripciones nuevas
62
El Centro de Información (CI) es el lugar donde los congresistas pueden obtener
información general mientras asisten a La Cumbre Global de Liderazgo. El CI ayuda a
los congresistas con sus preguntas generales o específicas sobre su iglesia o su área.
Sobre todo, se convierte en el lugar central para pedir ayuda.
Esta área es responsable en comunicar recados para los congresistas y también es el
contacto central para ayuda médica. Si tiene a un médico presente o disponible por
teléfono, el CI debe tener la información de como localizarlo en cualquier momento.
Los voluntarios del CI deben ser hospitalarios y conocer el área muy bien. Deben ser
buenos para escuchar, buenos para dar instrucciones y direcciones detalladas, y deben
ser buenos para atender preguntas y peticiones inesperadas.
Es recomendable ofrecer los siguientes servicios en el CI.
 Directorio telefónico
 Números de teléfono para casos de emergencia
 Área de Primeros Auxilios/Descanso
 Friso para mensajes/avisos
 Artículos extraviados
 Sugerencias para restaurantes
 Mapas
 Salón de Oración
Establece los Procedimientos
Es importante ser claros en lo que los voluntarios del CI deben y no deben comentar
con los conferencistas. Por ejemplo, los voluntarios no deben hacer comentarios con los
congresistas sobre la postura teológica de la AWC o de su iglesia. Tal vez tengas otros
temas que no quieras que tus voluntarios comenten con los congresistas mientras están
sirviendo en esta área. Estos temas se deben enfatizar durante el entrenamiento.
Debes tener un procedimiento establecido a seguir por tus voluntarios del CI si se
presenta alguna emergencia inesperada o si llega una llamada de emergencia.
 ¿Qué se debe hacer si llega una llamada delicada para un congresista?
 ¿A quién se contacta primero?
 ¿Hay un lugar donde el congresista pueda hacer una llamada?
 ¿Qué se hace cuando un congresista se siente mal? ¿Hay un lugar donde
pueda descansar?
 ¿Cómo se pone el CI en contacto con el médico?
63
Carteles y Anuncios
Los anuncios visibles son importantes en cuanto atención al congresista. Se debe hacer
una evaluación de los anuncios existentes en las instalaciones de la sede para
determinar si se necesitan más anuncios o carteles. Sugerimos las siguientes áreas
para llevar carteles:






Cartel de bienvenida con el logotipo y nombre del evento
Inscripciones
Baños
Salón de los de Voluntarios
NOTA: Hay una lista de carteles y anuncios recomendados en la sección Miscelánea
de este manual.
Cuidado de Equipaje
Frecuentemente nos piden este servicio los congresistas que han viajado de lejos para
llegar al congreso, y es un servicio muy agradecido.
64
Atención Médica
Cada país es gobernado por distintas leyes en cuanto a proveer atención médica
cuando se tiene un evento. La información siguiente es con la intención de dar ejemplos
de pasos a seguir y procedimientos de la Asociación Willow Creek y las diferentes
sedes de los eventos. Por favor léalos y adáptelos a la política de su país
Procedimiento de la Asociación Willow Creek (esta es sólo una muestra)
Te recomendamos tener personal de atención médica presente durante el evento. En la
mayoría de los casos se puede reclutar al personal de su propia congregación. En caso
de no tener servicios médicos disponibles, el Gerente del Evento se hace responsable
de cualquier decisión para llamar a una ambulancia para llevar a una persona al
hospital.
Otra opción es hacer un arreglo con un médico que esté conectado a un hospital local, o
se podría pedir a un hospital local que les provea con alguna enfermera durante el
evento. También se podría investigar si hay paramédicos con el departamento de
bomberos que tengan sus días de descanso durante el evento, y estuvieran dispuestos
a servir sin importar si pertenecen o no a la congregación (por favor, asegúrate que
cualquier costo sea aprobado con anticipación por el Representante de AWC o el
Comité Directivo).
Si la asistencia al evento es menor de 750 personas y no se pudo conseguir ayuda
medica, recomendamos que por lo menos tengan el número de teléfono de un medico
en guardia y un botiquín de primeros auxilios.
65
Venta de Materiales
Visión, Entrenamiento y Materiales
Desde 1992, la Asociación Willow Creek ha estado vinculando a iglesias con el mismo
sentir, activas en alcanzar a otros, y con visión estratégica, entrenamiento, y
materiales. La AWC trabaja para equipar a las iglesias miembro y otras con las
herramientas necesarias para edificar iglesias que prevalecen alrededor del mundo.
Cuando se trata de los elementos necesarios para edificar iglesias que prevalecen, la
AWC está comprometida a poner los materiales al alcance de las iglesias, y ayudarlas a
implementarlos. La AWC ha desarrollado cientos de materiales para las iglesias en las
áreas clave de una iglesia que prevalece. Esto incluye todo desde mensajes, dramas,
partituras, y materiales para grupos pequeños, hasta material para el ministerio de los
niños, “Como ser Un Cristiano Contagioso,” “La Red de Enlace Ministerial” para
descubrir y utilizar los dones espirituales, “Buen $entido” para el manejo de recursos
financieros usando principios Bíblicos, y muchos otros.
¿Cuáles son las características de una iglesia que prevalece? Una teología Bíblica, que
las personas lleguen a ser mas como Cristo, un liderazgo eficaz, un evangelismo
contagioso, comunicación que sea culturalmente relevante, una auténtica comunidad,
ministerios de acuerdo a los dones de las personas, un corazón por la ciudad,
ministerios juveniles, y mayordomía — para citar algunos.
La meta de la venta de materiales en La Cumbre Global de Liderazgo, es proveer estos
materiales clave a todos los líderes y líderes potenciales para ayudarles a ser más
eficientes en sus vidas y ministerios.
Cómo Encontrar la Mejor Ubicación
La ubicación del área de ventas es la decisión más importante que afectará la venta de
materiales. Es preferible que se encuentre en una zona central de mucho movimiento.
Muchas veces, el área de ventas está situada cerca del lugar de los recesos, pero éste
no es siempre el mejor lugar. El lugar ideal es la ubicación donde todos los
congresistas pasan más de una vez al día. Este lugar deberá tener líneas de
teléfono disponibles para el uso de máquinas de tarjetas de crédito. Es mejor tener un
área más pequeña en una zona muy visible que un área con más mesas pero que sea
menos accesible y con menor visibilidad.
66
Instalación del Área de Ventas
Instalación de Mesas
Basado en el número de inscripciones, aquí ofrecemos una guía para determinar la
cantidad de mesas que se deberán usar en el área de ventas.
Número
de Inscripciones
Mesas de 2.5m
(agregar 1-2 para
mesas de 2m)
Cajeros
>250
4
1
>350
5
1
>500
6
2
>750
8
2
NOTA:
Si es necesario, es mejor sacrificar el número de mesas para
obtener una mejor ubicación.
Manteles
Usar manteles para cubrir todas las mesas (acordar presupuesto con el Representante
de AWC o el Comité Directivo)
Carteles (Letreros/Anuncios)
¡Los carteles son igual de importantes que la ubicación! Poner un anuncio en el área de
inscripciones dando la ubicación del área de ventas.
Caja Chica
Determinar cuanto cambio necesitarán tener los cajeros del área de ventas antes de la
CGL.
Librería de la Iglesia Anfitriona
Debido a la naturaleza del evento, pedimos que los materiales vendidos por la librería
de la iglesia anfitriona sean guardados.
67
Atención a los Voluntarios
Cómo Cuidar a Tus Voluntarios
Cuando invitas a un voluntario idóneo a servir en su lugar indicado también le das una
oportunidad de seguir desarrollando un corazón de siervo. Parte de ese desarrollo viene
al animarlo, cuidarlo y al celebrar juntos.
El Salón de los Voluntarios
Una de las formas de cuidar a tus voluntarios es al proveer un salón para ellos. Este es
el lugar donde los voluntarios se registran, reciben su gafete, reciben información sobre
su trabajo, descansan, tienen sus refrigerios y conviven con otros voluntarios.




Asegúrate que el Salón de los Voluntarios esté bien señalado
Este será el lugar central de registro para los voluntarios durante el evento
Tener a alguien que reciba y de la bienvenida a los voluntarios
Crear un espacio donde los voluntarios puedan descansar y convivir con otros
voluntarios
 Decorar el salón y tener música para ellos
Alimentos




Proveer los refrigerios en las mañanas y tardes
Servir almuerzo/comida si el voluntario estará sirviendo todo el día
Tener agua y café
Poner canastas con dulces en las mesas del salón
Ideas para los Gafetes
 Escribir el área de trabajo del voluntario en la parte de atrás del gafete
 Proveer un gafete diferente para los voluntarios (diferente al de los congresistas)
Por ejemplo imprimir: “Estoy para Servir”
 Poner información en el gafete que describa su función
Por ejemplo: “Edecán” o “Equipo de Bienvenida”
 Tener el mismo color de camisa/blusa
68
Instrucciones para su Trabajo
 Proveer instrucciones escritas sobre su trabajo
 Dar instrucciones verbales también
 Asegurarse que los voluntarios se reporten con el líder del área en que están
sirviendo
Información para los Voluntarios
 Proveer un horario del evento
 Dar detalles del evento – cuántos inscritos hay, cuántos voluntarios hay, etc.
 Proveer un horario con sus participaciones de trabajo e historias o testimonios
de otros eventos
Ver las Conferencias del Evento
 Si hay suficiente espacio en el auditorio, se podrá permitir que los voluntarios
estén en las conferencias. Por favor recuérdales que están ahí principalmente
para servir. Si su horario les permite, tendrán que llegar diez minutos después y
salir diez minutos antes en cada conferencia para estar listos para servir a los
congresistas durante los recesos (por ejemplo los voluntarios que trabajan en el
Centro de Información o en el área de Venta de Materiales).
 Será bueno sentarlos en un área donde no distraigan a los congresistas al entrar
y salir del auditorio.
 También se puede poner un monitor en otro cuarto en donde los voluntarios
puedan entrar y salir si su tiempo les permite
 Los voluntarios también podrán ver las conferencias antes o después de servir
Ánimo y Agradecimiento
 El Gerente del Evento o el líder de cada equipo debe dar o mandar tarjetas de
agradecimiento a todos los voluntarios
 Pedir que los voluntarios llenen una hoja de evaluación para comentar sobre su
experiencia en el evento
NOTA: Ver la muestra al final de esta sección
69
Celebra con tus Voluntarios






Invita a los voluntarios a una fiesta para celebrar el haber servido juntos
Da reconocimiento a los líderes de equipo
Las celebraciones pueden ser tan sencillas como tener un pastel y helado o
pueden ser un refrigerio y/o cena con sus familias.
Recuerda que este es un tiempo de edificación para tu iglesia y una buena
oportunidad para que puedan seguir sirviendo en otras áreas.
Considera tener tu celebración con los voluntarios la noche después que
termina La Cumbre. El celebrar los más pronto posible después del evento te
da la oportunidad de agradecer inmediatamente a aquellos que dieron de su
tiempo y esfuerzo a La Cumbre.
Compartan historias y testimonios
Otros Comentarios/Ideas
La Cumbre Global de Liderazgo da la oportunidad de elevar el valor del servicio en tu
iglesia u organización. Estamos comprometidos a ofrecer a las iglesias lo que creemos
que Dios desea: una oportunidad de servir fielmente en comunidad de manera que
impacta a los corazones, trae gozo, y los estimula a seguir sirviendo. Cuando una
persona se extiende más allá de sus propias preocupaciones, su corazón siempre
cambia. Imagínate lo que sucedería si la gente se pusiera una toalla de servicio sobre
su brazo y sirviera voluntariamente con gozo a los demás en su vida diaria.
“Así que, hermanos míos amados, estad firmes y constantes, creciendo en la
obra del Señor siempre, sabiendo que vuestro trabajo en el Señor no es en
vano”. 1 CORINTIOS 15:58
70
Entrenamiento para los Voluntarios
Ejemplar de Agenda de Entrenamiento para Voluntarios
1. Bienvenida e Introducción
 Gracias
 La Historia y Visión de La Cumbre
 El valor de los voluntarios
 El ministerio empieza afuera del auditorio
 Como crear un ambiente libre de distracciones
 Presentación de los líderes de tu equipo
 Presentación de los oradores de La Cumbre
2. Logística para los Voluntarios
 Indica a los voluntarios cuando y donde registrarse al entrar y salir cada día
 Regresar el gafete de Voluntario diario
 Explica la diferencia entre el gafete del congresista y el gafete del voluntario
 El horario del evento puede estar impreso en la parte de atrás del gafete, o
proveer horarios en el cuarto de voluntarios
 Instruir a los voluntarios de donde estarán las bebidas y alimentos durante
todo el día
 Enséñale a tus voluntarios las diferentes áreas del edificio: el cuarto de
voluntarios, resolución de inscripciones, centro de información, baños,
objetos extraviados, venta de materiales, etc.
3. Sugerencias que impactan
 En vez de contestar “sí”, decir “con mucho gusto”
 En vez de decir “no”, decir “déjeme ver que podemos hacer”
 Siempre que sea posible, trata de acompañar al congresista si necesitan
ayuda para encontrar algo
4. Misceláneo
 Habla sobre el vestuario. Muchos sitios piden que sus voluntarios vistan
pantalón/falda color negro y camisa/blusa blanca
 Dales información específica: proceso de inscripción, los recesos, el regreso
de los recesos, centro de información, etc.
 Escribe tus expectativas. Cuando hay una comunicación clara habrá menos
malentendidos y los voluntarios estarán más contentos
 Indica en donde podrán ver las conferencias durante sus descansos
 Durante los recesos, las únicas personas dentro del cuarto de voluntarios
deberán ser los edecanes. Todos los demás voluntarios deberán estar
disponibles para asistir e interactuar con los congresistas.
 Si ya terminaste con tu trabajo, pregunta si se ofrece algo más
 No se permiten niños, alimentos o bebidas dentro del auditorio. Esto es difícil
de comunicar, pero hazlo con amabilidad al explicarlo a los congresistas
 Al final de cada día, todos los voluntarios deben estar listos para despedir a
los congresistas. “Nos vemos mañana” espero que haya tenido un buen día”,
etc.
71
5. Entrenamiento por Equipos
 Cada líder del Equipo de Operación deberá reunirse con su equipo después
del entrenamiento general para darles instrucciones específicas de su área.
 Oren con sus equipos antes de empezar cada día del evento
NOTA: Hacer énfasis en que cada acción que un voluntario toma afecta la
experiencia del congresista en el evento
72
Prácticas de Atención al Congresista
El usar la Agenda de Trabajo ayuda a los equipos a crear un ambiente libre de
distracciones. Las Prácticas de Atención al Congresista ayudan a que los voluntarios
sirvan a nuestra primer prioridad - ¡Los congresistas! Tus voluntarios necesitan saber
que lo que hacen es importante y necesitan tener las herramientas y estar capacitados
para servir exitosamente. Las siguientes prácticas te darán ideas para elevar el nivel de
servicio y reforzar que cada acción afecta la experiencia del congresista.
“Imagínense un evento en donde los voluntarios están sirviendo de acuerdo
a sus dones, y traen sus energías, pasión, una actitud positiva y haciéndolo
para el Señor”
LA REVOLUCIÓN DE LOS VOLUNTARIOS – BILL HYBELS
Lineamientos de Atención al Congresista
 Hacer contacto visual – Empezar y terminar todo contacto con los congresistas
haciendo contacto visual y con una sonrisa.
 Saludar y dar la bienvenida a cada congresista – Cuando sea apropiado, saludar
a todos los congresistas que se encuentren.
 Mostrar un lenguaje corporal apropiado – Con atención, sin cruzar los brazos.
 Proteger el imagen de la iglesia – Las acciones y el lenguaje reflejan a la
congregación. No hablar sobre cosas personales o del trabajo.
 ¡Diviértanse!
Cosas “Extras”
 Usar la mano abierta – La mano abierta (en vez de apuntar con el dedo) es una
señal de servicio. El congresista se dará cuenta que estás pensando en sus
necesidades.
 Buscar el hacer contacto con los congresistas. Escucha sus necesidades.
o Está bien decir “No sé, déjeme ver lo que puedo hacer”.
o Ser el último decir “gracias”, o “con mucho gusto” o algo parecido.
73
UN MES ANTES DEL EVENTO
Evaluación de los Voluntarios
Evaluación de los Voluntarios
Por favor llena el siguiente cuestionario y regrésalo
a la iglesia en cuanto sea posible. Muchas gracias
nuevamente por tu servicio… ¡Con tu ayuda lo logramos!
Por favor llena el siguiente cuestionario y regrésalo
a la iglesia en cuanto sea posible. Muchas gracias
nuevamente por tu servicio… ¡Con tu ayuda lo logramos!
En una escala del 1 al 5 (1= pobre, 5= excelente)
En una escala del 1 al 5 (1= pobre, 5= excelente)
¿Cómo calificarías el proceso de anotarse como voluntario y
registrarse en el evento?
1
2
3
4
5
¿Cómo calificarías el proceso de anotarse como voluntario y
registrarse en el evento?
1
2
3
4
5
¿Cómo calificarías las instrucciones que te dieron para realizar tu
tarea asignada?
1
2
3
4
5
¿Cómo calificarías las instrucciones que te dieron para realizar tu
tarea asignada?
1
2
3
4
5
¿Cuál fue la parte de mayor beneficio al servir en este evento como
voluntario?
¿Cuál fue la parte de mayor beneficio al servir en este evento como
voluntario?
¿Cuál fue la parte de menor beneficio al servir en este evento como
voluntario?
¿Cuál fue la parte de menor beneficio al servir en este evento como
voluntario?
¿Participarías nuevamente como voluntario?
¿Participarías nuevamente como voluntario?
Sí
No
Tal Vez
Sí
No
Información Opcional
Información Opcional
Nombre:
Nombre:
Dirección:
Dirección:
Teléfono (Casa):
(Trabajo):
Área de servicio:
Tal Vez
Teléfono (Casa):
(Trabajo):
Área de servicio:
74
Gastos
Recibirás un presupuesto por el Comité Directivo o el Representante de AWC.
Necesitarás llevar un control de los gastos en La Hoja de Cálculo para Reposición de
Gastos y entregarla junto con los recibos para recibir el reembolso.
Alimentos
 Refrigerios para los recesos matutinos (determinar presupuesto con el
Representante de AWC o el Comité Directivo)
 Refrigerios para los recesos de las tardes (determinar presupuesto con el
 Refrigerios y alimentos para los voluntarios determinar presupuesto con el
 Comidas de los congresistas, si se aplica (determinar presupuesto con el
Artículos que Necesitan Autorización Previa






Producción
Iluminación
Electricidad/Fuentes de Energía Eléctrica
Renta de Carpas
Otras Rentas
Baños Portátiles
Todos los gastos deben ser aprobados por el Representante de AWC o por el
Comité Directivo.
Los Coordinadores de Evento en las diferentes sedes no tienen la
autorización de tomar decisiones independientes en cuanto a los gastos del
evento. Tómate el tiempo suficiente para negociar los presupuestos de la
renta de los diferentes equipos, y pide la autorización de estos gastos.
75
Hoja de Cálculo para Reposición de Gastos
El Representante de AWC o el Comité Directivo determinará como documentar los
gastos del evento – por categoría o como lista general. Los recibos detallados y una
explicación de los gastos deberán acompañar la Hoja de Cálculo para la Reposición de
Gastos. La siguiente es una muestra:
# de Recibo
Proveedor
Descripción
P/U
Total
1
Supermercado
botanas
$1.40
$21.40
2
Costco
agua
$1.00
$200.00
3
Wal-Mart
servilletas
$1.12
$17.10
4
Cía. de Renta
manteles
$7.00
$107.00
Actual
Presupuesto
TOTAL
NOTA: Tal vez sea necesario agregar otra columna para los impuestos. Favor de hablarlo con
el Representante de AWC o el Comité Directivo.
Presupuestos de Renta
Dependiendo de cada sede, a veces es necesario rentar algunas cosas. Puede utilizar
el formato de abajo para entregar los presupuestos al Gerente del Evento. La fecha
límite para entregar presupuestos se encuentra en el Calendario de Trabajo.
Artículo
Descripción
Precio Unitario
Cantidad
Gastos de Envío
Total
Manteles
Para mesas
redondas
$4.00 c/u
12
NO
$48
Baños
Portátiles
Con Lavabo
$100 / día X
4 días
4
$20 por viaje
$1640
76
MISCELÁNEO
Misceláneo
Lo Esencial
Nuestras Prioridades....................... 78
Carteles de la Sede
Lista de Carteles ............................. 81
La Agenda de Trabajo
Muestra de la Agenda ..................... 82
77
MISCELÁNEO – LO ESENCIAL
Lo Esencial
Nuestras Prioridades
Nuestra prioridad es darles a los congresistas una experiencia transformadora en La
Cumbre Global de Liderazgo. El papel del Gerente del Evento es reunir y preparar a un
equipo que sirva a los congresistas con excelencia al crear un ambiente libre de
distracciones que prepare los corazones para enfocarse en lo que Dios hablarles
durante La Cumbre.
Lo ESENCIAL
Quién es Responsable
Video y Sonido Excelente
Productor
Director Técnico
Adoración Genuina
Productor
Una Facilitación Convincente
Productor
Facilitador
Ambiente Libre de Distracciones
Gerente del Evento
1. RECLUTA A TU EQUIPO DE OPERACIÓN
Empieza a reclutar a tu Equipo de Operación cinco meses antes de La Cumbre
Global de Liderazgo. No puedes dirigir este evento solo. Necesitas a un equipo
de personas que dirijan a equipos de voluntarios en cada área del evento.
2. MODELA LA EXCELENCIA
La excelencia honra a Dios e inspira a la gente. Modela la excelencia en todo lo
que hagas. Este valor se enseña y se modela, y fija el estándar de lo que
esperas de los demás. Lo que modeles al preparar y entrenar a los equipos será
el estándar de lo que esperas de los voluntarios al tratar a los congresistas.
3. CREA UNA EXPERIENCIA QUE SOBREPASE LAS EXPECTATIVAS DE LOS
CONGRESISTAS
Desde que los congresistas lleguen a la sede, empezando con el
estacionamiento, queremos que sepan que estamos para servirles y que ellos
son nuestra prioridad. No debe haber confusión al inscribirse, o al saber cuál es
el área de los recesos, el área de las ventas y donde están los baños.
78
Considera crear algo inesperado al servir a los congresistas más allá de sus
expectativas. A esto le llamamos el “factor maravilla”. Esto puedo ser algo
sencillo como poner velas o flores en las mesas. ¡Usa tu imaginación o la
imaginación de tus voluntarios!
Asegúrate que la sede esté limpia y bien ordenada. Cambia las bombillas o
focos fundidos, y arregla cualquier cosa desordenada. Recuerda: La excelencia
quita las distracciones para enfocarnos en lo importante, los congresistas, y les
ayuda a ellos a enfocarse en lo que Dios les quiere decir.
4. RECLUTA AL NÚMERO INDICADO DE VOLUNTARIOS
El número de inscripciones determinará el número de voluntarios que se
necesita para servirles con excelencia. Necesitas tener suficientes voluntarios
para crear un ambiente libre de distracciones. Pero el tener demasiados
voluntarios también puede ser una distracción y hace difícil el poder utilizar bien
su tiempo.
5. APROVECHA EL IMPACTO DE LOS VOLUNTARIOS
Se requiere enfoque y planeación para aprovechar el impacto de los voluntarios.
Tu responsabilidad va más allá de reclutarlos. Cuando reclutas al voluntario
idóneo para la tarea indicada le estás dando una oportunidad de crecer
espiritualmente. Compárteles como el servir impacta a los congresistas. Ora con
ellos y prepáralos para entrar en la aventura con corazones abiertos. Ayuda a
los voluntarios entender cómo ellos impactarán a otros al servir. Rétalos a
crecer. Conecta a los voluntarios con lo que Dios está haciendo en tu iglesia,
comunidad y país a través de La Cumbre.
6. CUIDA A TUS VOLUNTARIOS
Al reunir a tu gente y a tus equipos, ayúdalos a sentirse parte de lo que Dios
está haciendo y promueve la unidad entre ellos. Cada miembro debe conocer
bien lo que es su trabajo. Honra a tus voluntarios al usar bien su tiempo. Los
voluntarios quieren ser útiles. Hazles conocer que su contribución es valiosa y
valorada.
Convierte el Salón de los Voluntarios en un lugar atractivo al crear espacio para
convivir y proveer refrigerios y comidas. Usa la decoración y la música para
crear un ambiente agradable.
Celebra a tus voluntarios. Dales las gracias por servir al escribirles una nota. Te
sugerimos tener una celebración con los voluntarios en donde puedan compartir
su experiencia de servir. Esto puede ser tan sencillos como pastel y café al
termina el evento o una celebración más grande planeada para otra fecha.
PORQUE DIOS NO ES INJUSTO PARA OLVIDAR VUESTRA OBRA Y EL TRABAJO DE AMOR
QUE HABÉIS MOSTRADO HACIA SU NOMBRE, HABIENDO SERVIDO A LOS SANTOS Y
SIRVIÉNDOLES AÚN. HEBREOS 6:10
79
7. IDENTIFICA LA MEJOR UBICACIÓN PARA LAS INSCRIPCIONES
El área de las inscripciones necesita estar en un lugar fácil de encontrar cuando
llegan los congresistas a la sede y debe ser lo suficiente amplia para recibir a un
número grande de personas al mismo tiempo y facilitar el fluir de las colas.
También debe permitir que los congresistas entren con facilidad al auditorio.
8. REDUCIR LAS COLAS DURANTE LOS RECESOS
El congresista tiene su tiempo limitado entre cada sesión y es importante honrar
su tiempo. La ubicación del área de refrigerios y el acomodo de las mesas debe
de ayudar a reducir las colas. El tener colas cortas o no tener colas respeta el
tiempo del congresista y le permite comer, usar el baño y visitar el área de
ventas.
Se creativo al instalar el área de los refrigerios al duplicar las estaciones, tener
fluidez, al usar los dos lados de las mesas y al ofrecer alimentos que son fáciles
de tomar. Pon el área de las mesas de las bebidas y condimentos en otra zona.
Normalmente una mesa de condimentos sirve para cada tres mesas de bebidas.
9. ESTAR BIEN PREPARADO
Esto ya se mencionó anteriormente – gran parte del trabajo del Gerente del
Evento es prevenir lo inesperado. Si haces eso, tendrás más probabilidades de
éxito al enfrentar lo imprevisto. El concepto de “eliminar la incertidumbre” en la
etapa de la planeación es clave para obtener el buen funcionamiento del evento.
Siempre hay retos pequeños que se presentan durante el evento (por ejemplo
cuando el equipo falla, algo falta, alguien no llega, o el clima cambia).
El conocer que siempre habrá retos inesperados motiva a los mejores
Coordinadores de Evento a planear y organizar todo lo que puedan por
adelantado – no dejando algo a la suerte o hasta el último momento.
Cuando las listas han sido llenadas, cuando está listo lo de los alimentos,
cuando hay un plan para el equipo y ya quedaron listos los horarios de trabajo,
entonces habrá el tiempo para enfrentar cualquier situación imprevista.
10. COMUNÍCATE CON TU EQUIPO DE OPERACIÓN
Te estuviste reuniendo con tu Equipo de Operación para planear La Cumbre. No
dejes de hacerlo – continua reuniéndote con ellos durante el evento. Al empezar
cada sesión o cuando los congresistas regresan al auditorio reúnete con tu
Equipo de Operación y hablen sobre lo que está funcionando bien y sobre lo que
pueden mejorar para crear un ambiente libre de distracciones.
80
MISCELÁNEO – LOS CARTELES DEL EVENTO
Carteles/Anuncios de la Sede
TEXTO
RESERVADO
INSCRIPCIONES
TAMAÑO
PROPÓSITO
LUGAR
No.
A4
Voluntarios e Invitados
Especiales
Auditorio
20
A3
Inscripciones y Gafetes
Vestíbulo
2-4
Vestíbulo
1
Boletos para la Comida
(si aplica)
RESOLUCIÓN DE
INSCRIPCIONES
A3
PRIMEROS
AUXILIOS
A3
Primeros Auxilios y Baños
1
SALÓN DE
ORACION
A3
Intercesión
1
SALÓN DE
A3
1
VOLUNTARIOS
MATERIALES
A3
Área de Ventas
6
REFRIGERIOS
A3
Refrigerios de los Congresistas
4
A3
Direcciones
Donde se
necesite
4
A3
Direcciones
Donde se
4
REFRIGERIOS
REFRIGERIOS
necesite
CERRADO POR
LOS ENSAYOS
A3
Entrada Restringida
Auditorio
2
A3
Donde Sea Necesario
Área
Restringida
2
TOTAL
48
PRIVADO
81
MISCELÁNEO – AGENDA DE TRABAJO
Agenda de Trabajo - Formato
Agenda de Trabajo
Escribir fecha, 2012
Escribir Nombre de Sede y Dirección
82
El Equipo de Operación del Evento
Equipo de Operación
Nombre
No. de Teléfono
Dirección Email
Gerente del Evento
Coordinador de
Inscripciones
Coordinador de Atención
al Congresista
Coordinador de
Hospitalidad
Coordinador de
las Instalaciones
Coordinador de
Administración y Finanzas
Equipo de la CGL
Nombre
No. de Teléfono
Dirección Email
Director del Evento
Productor
Coordinador Técnico
83
CALENDARIO
Abril – Junio
Asistir al entrenamiento provisto por el Representante de AWC o el Comité
Directivo para el Coord. del Evento, Productor, y Coord. Técnico
4 Meses antes
Descargar la Agenda de Trabajo de Summit Central
Empezar a reclutar al Equipo de Operación
Asignar fechas a las reuniones con el Representante de AWC o el Comité
Directivo
3 Meses antes
Asignar fechas a las juntas de la Agenda con el Equipo de Operación
Terminar de reclutar el Equipo de Operación
Reservar y Asignar salones de la sede
Conseguir y mandar presupuestos de renta al Representante de AWC o el
Comité Directivo
Determinar el proceso de inscripciones para tu sede
8 Semanas antes
Descargar descripciones de trabajo de los voluntarios
Determinar número de voluntarios y estrategia para reclutarlos
Determinar el plan de hospitalidad
Determinar los requisitos y diseño de los carteles
Determinar el almuerzo/comida de los congresistas
Hacer arreglos con la policía de tránsito (si aplica)
Hablar con el Representante de AWC o el Comité Directivo para:
La lista de oradores de la CGL
Repasar los Materiales de Venta
Repasar preguntas sobre las finanzas
Primer junta de Equipo de Operación – Finales de Agosto
4 Semanas antes
Junta de la Agenda con Representante de AWC o el Comité Directivo
Juntas semanales con el Equipo de Operación
Hacer los gafetes de los voluntarios
Determinar los requisitos de los alimentos para hospitalidad
Comprar y organizar todos los artículos necesarios
Hacer los pedidos de alimentos y bebidas
Mandar cartas a los restaurantes locales (si aplica)
Confirmar los contratos de renta
1 Semana antes
Última junta del Equipo de Operación
Entrenamiento de los Voluntarios
Recibir los envíos de materiales de AWC y proveedores
Recibir los gafetes de los congresistas
Recibir los cuadernos del congresista
Imprimir listas de inscritos (por apellido e iglesia)
Día del evento
Llegar temprano, orar, ¡Y pasarla bien!
Después del evento Celebración de los Voluntarios
84
Día de Instalación (Montaje)
9:00-16:30 dd/mm/2012
Las siguientes son las áreas que se usarán durante la instalación y el evento.
Quién
Área del Evento
Ubicación / Salón
Sesiones
Auditorio
Horario
Inscripciones
Venta de Materiales
Hospitalidad
Salón de Oración
Baños
Atención Médica
Bodega
Voluntarios:
 El Equipo de Operación llega a las <escribir hora>
 Los Voluntarios llegan a las <escribir hora>
 El almuerzo/comida se servirá para los voluntarios <cantidad> (Hospitalidad)
Trabajos:
 Instalar todas las mesas y distribuir materiales y artículos
 Instalar todas las áreas del evento (cada Coordinador es responsable de su área)
 Preparar materiales del congresista
 Poner carteles y anuncios
 Preparar las instalaciones
 Armar los gafetes (si fuese necesario)
Instalación del Evento
Las siguientes páginas contienen detalles específicos para cada salón o área del evento.
85
INSTALACIÓN DEL EVENTO
ÁREA PRINCIPAL (SESIONES):
Cuarto: Auditorio
Reservar: <escribir fechas y horas>
Productor
Escenario:
 Decoración (adecuada a la sede)
 Púlpito/podium
 Micrófono/base para el Facilitador
 Equipo del Grupo de Alabanza
 Iluminación/Técnico
Auditorio:
 Asientos Reservados para invitados especiales, Facilitador, Grupo de Alabanza
y Fotógrafo
 Asientos reservados para los edecanes
SALÓN DE LOS VOLUNTARIOS:
Cuarto:
Coordinador: Coordinador de Voluntarios






Sillas
Mesa para registrar a los voluntarios y para poner sus gafetes
Mesa para té/Café/agua, comida y artículos desechables
Botes de basura y bolsas de repuesto
Poner en la pared una copia de la Agenda y otra información de los voluntarios
Decoraciones (opcional)
INSCRIPCIONES:
Cuarto: Vestíbulo
Coordinador: Coordinador de Inscripciones






Mesas con manteles (si aplica)
Gafetes y porta gafetes
Cuadernos del congresista
Carteles de Inscripciones bien colocados (arriba de la altura de las cabezas)
Listas de inscritos (por apellido y por iglesia)
Otra mesa para nuevas inscripciones
86
RESOLUCIÓN DE INSCRIPCIONES:
Cuarto: Vestíbulo
Coordinador: Coordinador de Inscripciones




Mesas con manteles (si aplica)
Gafetes y porta gafetes
Cuadernos del congresista
Carteles de Resolución de Inscripciones bien colocados (arriba de la altura de
las cabezas)
 Formatos de Resolución de Inscripciones
 Listas de inscritos (por apellido y por iglesia)
 Caja para dinero, máquinas para tarjetas de crédito (opcional)
CENTRO DE INFORMACIÓN:
Cuarto: Vestíbulo
Coordinador: Coordinador de Voluntarios
 Mesa con mantel (si aplica)
 Carteles de Centro de Información bien colocados (arriba de la altura de las
cabezas)
 2 sillas
 Copias de cualquier información del evento
 Horarios del Evento
 Lista los cuartos/áreas del evento: Salón de Oración, Baños, Ventas, etc.
VENTA DE MATERIALES:
Cuarto:
Coordinador: Coordinador de Materiales
 Mesas con manteles (si aplica)
 Carteles de Ventas de Materiales bien colocados (arriba de la altura de las
cabezas)
 Acomodar materiales de venta
 Caja para dinero y máquina para tarjetas de crédito (opcional)
87
SALÓN DE ORACIÓN:
Cuarto:
Coordinador: Coordinador de Oración





Acomodar varias sillas en el cuarto
Poner una Biblia y flores en una mesa chica
Pañuelos de papel
Agua
Poner cartel o anuncio en la puerta del salón
BAÑOS:
Cuartos: ver instalaciones
Coordinador: Coordinador de las Instalaciones




Limpios y frescos
Revisar antes y después de cada receso y hora del almuerzo/comida
Poner carteles
Mantenerlos bien surtidos
ATENCIÓN MÉDICA:
Cuarto:
Coordinador:
 Sofá o sillas cómodas
 Revisar y surtir botiquín de primeros auxilios
 Poner el cartel en la puerta
ESTACIONAMIENTO:
Cuarto:
Coordinador:
 Los voluntarios dirigen a los automóviles a sus espacios
 La policía ayuda con el tráfico (opcional)
 Los voluntarios ayudan a los peatones al cruzar
88
HORARIO DE LOS VOLUNTARIOS
Primer Día del Evento
7:00am
7:00am
7.00am
7:30am





7:45am


8:00am
Junta y Oración del Equipo de Operación
Los ensayos empiezan en el Auditorio
Té/café/agua en Salón de los Voluntarios
Junta y Oración de los Voluntarios
Última revisión de los Salones/Áreas
Auditorio, Hospitalidad, Materiales, Inscripciones, Centro de Información, Salón
de Oración, Salón de los Voluntarios, Atención Médica, Baños
Los edecanes separan los asientos reservados en el auditorio
Staff y Voluntarios en sus puestos - Estacionamiento, Equipo de Bienvenida,
Edecanes, Inscripciones, Centro de Información, Venta de Materiales
Té/café disponible para los congresistas (opcional)
Abrir Venta de Materiales
Abrir Inscripciones
8:00am



8:30am
 Abrir el Auditorio a los Congresistas (coordinarlo con el Productor)
9:00am
 Empieza el programa
9.00am – 10.30am
SESIÓN 1
9:15am 10:15am
9.30am
9:45am
10:15am
10:25am
10:30am
10.50am
10:50am











Instalar los refrigerios para los congresistas
Revisar baños
Junta de Equipo de Operación
Contar número de congresistas
Reducir Área de Inscripciones – instalarse en el Centro de Información
Refrigerios/Materiales/Centro de Información listos
Facilitador/Anfitrión da instrucciones del receso
Primer Receso
Los Edecanes dirigen a los congresistas hacia el área de refrigerios
Los Edecanes revisan el auditorio y recogen cualquier basura
Los Edecanes toman un receso y regresan a sus puestos 10 min. antes del
inicio de la próxima sesión
 Los Edecanes regresan a sus puestos
 Anunciar a los congresistas regresar al auditorio (10 y 5 min. antes)
11.00am – 12.30pm Almuerzo/Comida 12.30pm – 1.30pm
SESIÓN 2
11:15am
11:30am
Primer Receso 10.30am -11.00am




Revisar baños
Instalar el refrigerio de los voluntarios y del staff
Instalar áreas de comida de invitados especiales y de congresistas (si aplica)
89
12:20pm
12:30pm
12:30pm –
1:30pm
12:45pm 1:15pm
1:20pm
1:20pm
Continúa Horario de Trabajo de los Voluntarios – Día 1
 Los Voluntarios en sus puestos (Ventas, Centro de Información y Edecanes)
 Facilitador / Anfitrión da instrucciones del receso del almuerzo/comida




2.00pm – 3.00pm
SESIÓN 3
2:00pm 2:15pm
2:30pm
2:50pm
3:00pm
3:00pm
3:20pm
3:20pm
SESIÓN 4
3:50pm
4.50pm
5:00pm
5:15pm
Se sirve la comida a los invitados especiales y congresistas (opcional)
Los Voluntarios y Staff (que no estén ocupados) toman receso





Receso de la Tarde 3.00pm – 3.30pm
Instalar refrigerios para los congresistas
Revisar baños
Todos los voluntarios en sus puestos
Abrir todas las áreas (Hospitalidad, Venta de Materiales, Centro de Información)
 Facilitador / Anfitrión da instrucciones del receso




Segundo Receso
3.30pm – 5.00pm
 Los Voluntarios de Hospitalidad empiezan a limpiar e instalar para el próximo
día
 Junta del Equipo de Operación
 Voluntarios de Ventas de Materiales y del Centro de Información en sus puestos
 Todos los otros voluntarios ayudan a despedir a los congresistas
 Facilitador / Anfitrión Despide – Concluye el primer día del evento
 Cuando los Congresistas salen, preparar todo para el segundo día
(Hospitalidad, Centro de Información, Venta de Materiales, Edecanes)
 Recoger y limpiar todas las áreas
 Los voluntarios y staff dejan sus gafetes en el cuarto de voluntarios
 Recargar baterías de radios / celulares para el día siguiente (si aplica)
90
HORARIO DE TRABAJO PARA VOLUNTARIOS
Segundo Día del Evento
7:00am
7:00am
7.00am
7:30am





7:45am

8:00am
8:30am
9:00am



9.00am – 10.30am
SESIÓN 5
9:15am 10:15am
9:30am
10:15am
10:25am
10:30am
10.20am
10:20am
11:10am
11:30am
12:20pm
12:30pm
Primer Receso 10.30am -11.00am
 Instalar los refrigerios para los congresistas
 Revisar baños









Contar número de congresistas
Reducir Área de Inscripciones – instalarse en el Centro de Información
Refrigerios/Materiales/Centro de Información listos
Facilitador/Anfitrión da instrucciones del receso
Primer Receso
11.00am – 12.30pm Almuerzo/Comida 12.30pm – 1.30pm
SESIÓN 6
11:10am
Junta y Oración del Equipo de Operación
Los ensayos empiezan en el Auditorio
Té/café/agua en Salón de los Voluntarios
Junta y Oración de los Voluntarios
Última revisión de los Salones/Áreas
Auditorio, Hospitalidad, Materiales, Inscripciones, Centro de Información, Salón
de Oración, Salón de los Voluntarios, Atención Médica, Baños
Staff y Voluntarios en sus puestos - Estacionamiento, Equipo de Bienvenida,
Edecanes, Inscripciones, Centro de Información, Venta de Materiales
Té/café disponible para los congresistas (opcional)
Abrir el Auditorio a los Congresistas (coordinarlo con el Productor)
Empieza el programa






Revisar baños
Instalar el refrigerio de los voluntarios y del staff
Instalar áreas de comida de invitados especiales y de congresistas (si aplica)
Los Voluntarios en sus puestos (Ventas, Centro de Información y Edecanes)
Facilitador / Anfitrión da instrucciones del receso del almuerzo/comida
91
12:30pm –
1:30pm
12:45pm 1:15pm
1:20pm
1:20pm




1.45pm – 3.00pm
SESIÓN 7
2:00pm 2:30pm
2.30pm
2:50pm
3:00pm
3:00pm
3:20pm
3:20pm













4:50pm
5:00pm
5:15pm
5:15pm
Pendiente
Receso de la Tarde 3.00pm – 3.30pm
Instalar refrigerios para los congresistas
Revisar baños
Todos los voluntarios en sus puestos
Abrir todas las áreas (Hospitalidad, Venta de Materiales, Centro de
Información)
Facilitador / Anfitrión da instrucciones del receso
Segundo Receso
Los Edecanes regresan a sus puestos
Los Edecanes reparten las Hojas de Evaluación
Anunciar a los congresistas regresar al auditorio (10 y 5 min. antes)
3.30pm – 5.00pm
SESIÓN 8
4:00pm
Continúa Horario de Trabajo de los Voluntarios – Día 2
Se sirve la comida a los invitados especiales y congresistas (opcional)
Los Voluntarios y Staff (que no estén ocupados) toman receso















Los Voluntarios de Hospitalidad empiezan a limpiar y empacar
Revisar baños
Quitar los carteles y anuncios
Cerrar y empacar áreas de Hospitalidad y Venta de Materiales
Todos los voluntarios salen a despedir a los congresistas
Los Edecanes en sus puestos para recoger hojas de evaluación y porta gafetes
(tener botes listos para colectarlos)
El Facilitador / Anfitrión despide a los congresistas – el evento concluye
Recoger y empacar los materiales cuando los congresistas se vayan
Quitar los gafetes de los porta gafetes
Los voluntarios entregan sus gafetes y radios
Empacar todos los materiales de venta que quedaron
Revisar y limpiar todas las áreas y dejar las instalaciones limpias
El equipo de producción desmonta el auditorio
Revisar y empacar todo el equipo rentado para que sea recogido
Celebración de Voluntarios
92
93

Manual del Gerente del Evento

Transcripción

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