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Resolución DGN N°
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Buenos Aires,
2 0 DIC 2017
VISTO Y CONSIDERANDO:
VIER LANCESTREMERE
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14gENSORIA GENERAL DE LA NACION
Que el Departamento de Informática de la
efensoría General de la Nación, con el objeto de mejorar el registro,
seguimiento y control de la documentación recibida y de las actuaciones
que se sustancien en el ámbito administrativo de esta Defensoría General
de la Nación (DGN) y de las áreas dependientes, ha desarrollado un
Sistema Integral de Entradas y Salidas (SIES).
Que, entre las principales características
tecnológicas del SIES, es posible mencionar que funciona sobre una base de
datos única y que utiliza tecnología web, circunstancias que, sumado a la
posibilidad de garantizar conectividad entre todas las áreas de la DGN,
LL
O
avalan la posibilidad de introducir modificaciones que mejoren la calidad
O
de los procedimientos de gestión abordados, incrementen las posibilidades
O)
de control y verificación de procesos y avancen hacia la concreción de un
expediente digital a través del otorgamiento de valor preeminente a los
registros que se realicen en el sistema informático, tanto en lo que tiene que
ver con las constancias de recepción, las transferencias entre oficinas o el
diligenciamiento hacia sitios externos.
Que, en lo referido a la gestión de documentos,
esta nueva herramienta habilita el ingreso, transferencia, diligenciamiento
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TÍL'EZ
DEFENSORA GENL:EAL DE A NACIÓN
y notificación de documentación, expedientes y/o actos administrativos de
manera descentralizada sin que ello impida el control de todo lo que sea
registrado en el ámbito de la Defensoría General de la Nación. En este
sentido resulta de utilidad que sea designada una coordinación funcional
que unifique criterios de trabajo.
JA
DEF
NCESTREMERE
ETARIO LETRADO
ORIA GENERAL DE LA NACION
Que las características reseñadas se encuentran
pautadas en el "Reglamento de Uso del SIES" que en este acto se aprueba y se
establece su obligatoriedad.
Por ello, en uso de las atribuciones conferidas por el
artículo 120 de la Constitución Nacional y los artículos 21 y 51 de la Ley N°
24.496, en mi carácter de Defensora General de la Nación,
RESUELVO:
I. APROBAR el software Sistema Integral de
Entradas y Salidas de la Defensoría General de la Nación denominado "SIES"
desarrollado por el Departamento de Informática dependiente de la
Administración General de este Ministerio Público de la Defensa.
II. APROBAR el "Reglamento de Uso del Sistema
Integral de Entradas y Salidas de la Defensoría General de la Nación" que
como Anexo I forma parte integrante de la presente.
III. INSTRUIR al Departamento de Informática
para que confeccione y mantenga actualizado el correspondiente "Manual de
Usuario/a del Sistema Integral de Entradas y Salidas de la Defensoría
General de la Nación".
IV. HABILITAR, para la implementación del SIES,
las Mesas de Entradas y Salidas y Oficinas de Notificaciones en las calles San
José 333 y Montevideo 477 de esta ciudad, las cuales dependerán
jerárquicamente de la Administración General y de la Dirección General de
Tutores y Curadores Públicos, respectivamente, que se suman a la Mesa de
Entradas y Salidas y a la Oficina de Notificaciones ubicadas en Callao 970 de
esta ciudad, dependientes jerárquicamente de la Secretaría General de
Superintendencia y Recursos Humanos.
V.
DESIGNAR
Coordinadora Funcional y
Administradora de las Altas, Bajas y Modificaciones de Usuarios/ as del SIES
a la Dra. Soledad MAGDALENA, Jefa de Departamento de la Defensoría
General de la Nación (cont.).
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VI. DISPONER que las comunicaciones con la
Coordinación Funcional del Sistema se realizarán a través de la cuenta de
correo electrónico [email protected] .
VII. DISPONER que el Sistema Integral de
Entradas y Salidas de la Defensoría General de la Nación (SIES) será de uso
obligatorio a partir del 1 de enero de 2013.
VIII. ESTABLECER que las actuaciones iniciadas
con antelación al 1 de enero de 2013 serán registradas en el SIES al
momento de continuar su trámite.
Protocolícese,
saber y oportunamente
archívese.
STEP _LA MATE MARTÍNEZ
USO O FI CIAL
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AVIER LANCESTREMERE
SECRETARIO LETRADO
DEFENOORIA GENERAL DE LA NAGUA
ANEXO 1
REGLAMENTO DE USO DEL SISTEMA INTEGRAL DE ENTRADAS Y SALIDAS
DE LA DEFENSORÍA GENERAL DE LA NACIÓN (SIES)
ARTÍCULO 1: FUNCIONES DE MESA DE ENTRADAS Y SALIDAS. Son funciones inherentes a las
Mesas de Entradas y Salidas (MES):
a)
Recibir, registrar y distribuir, en la forma que se indique en la presente reglamentación, la
documentación o trámite que ingrese, egrese y/o se inicie en la Defensoría General de la
Nación (DGN).
b)
Atender al público en general, y autorizar la compulsa de los expedientes.
c)
Diligenciar las remisiones requeridas por las áreas del Ministerio Público de la Defensa
(MPD) y distribuir materialmente los ingresos.
ARTÍCULO 2: RECEPCIÓN Y REGISTRO DE LOS INGRESOS. Toda actuación, petición, oficio o
documentación que se presente será registrada por las MES, de manera inmediata, en el SIES que
le otorgará unívocamente el nro. de ingreso, que se impondrá en el documento recibido, y
determinará la fecha y hora de su recepción.
El sistema emitirá, de manera automática, una constancia de ingreso con su correspondiente
fecha y hora de recepción, que se podrá agregar a las actuaciones.
ARTÍCULO 3: TRANSFERENCIA DE LOS INGRESOS. Cumplidos los pasos establecidos en el Art. 2 de
este reglamento, las MES distribuirán los ingresos a las áreas pertinentes. Esta acción se registrará
en el SIES.
Cuando el objeto de las actuaciones recibidas aluda a cuestiones en las que intervengan más de un
área, se canalizará a través de las MES la generación de tantos ingresos como áreas vayan a tomar
conocimiento. A tal fin, se enviará a las MES una copia certificada de la presentación con la orden
que corresponda y se consignará en el SIES-por cada nuevo ingreso requerido y cumplido- una
observación que hará referencia al ingreso originario.
ARTÍCULO 4: CLASIFICACIÓN DE LOS INGRESOS. Los ingresos se clasificarán en:
a) Expedientes: Presentaciones que requieren sustanciación previa a la emisión del acto
administrativo que las resuelven.
b) Presentaciones de Mero Trámite: Documentos que no requieren tramitación. Cuando se
originasen directamente en el ámbito funcional de cada área, su ingreso al SIES será
solicitado a las MES.
ARTÍCULO 5: FORMACIÓN DE EXPEDIENTES. Definida la necesidad de sustanciación de un
expediente, el área interesada llevará a cabo su registración en el SIES, que le asignará un número
unívoco que se conservará durante toda su tramitación.
Las áreas podrán formar un expediente sin necesidad de contar con un documento ingresado
previamente. El SIES otorgará de manera automática un número de ingreso al documento que
origina la formación del expediente.
ARTÍCULO 6: INCIDENTES. Cuando se trate de actuaciones distintas al objeto principal de un
expediente pero que guarden relación inmediata con este, las áreas podrán formar incidentes que
serán registrados en el SIES consignando una observación de referencia al expediente principal.
Finalizada su sustanciación, se acumularán al expediente principal tanto en el SIES como
materialmente.
ARTÍCULO 7: ACUMULACIÓN MATERIAL DE EXPEDIENTES. Cuando se trate de actuaciones con
identidad de objeto, las áreas lo consignarán en el SIES.
ARTÍCULO 8: INCORPORACIÓN POR CUERDA. Cuando se trat
de actuaciones que no integren el
objeto principal del expediente pero que resulte necesaria su nculación, las áreas consignarán en
JAVIER LANCESTREMERE
ATE _I
SECRETARIO LETRADO
DEFEN50111A GENERAL DE LA NACION
DEFENSORA C
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el SIES tal extremo. Cada expediente mantendrá su numeración original y podrá ser sustanciado de
manera autónoma.
ARTÍCULO 9: FOLIATURA. Se deberá mantener una numeración única y consecutiva. El área que
transfiera una actuación estará obligada a realizar estas operaciones. No será aceptada la
transferencia de actuaciones cuando exista divergencia entre la numeración real y la consignada
en los registros del SIES.
ARTICULO 10: DATOS DE CARÁTULA. Estarán integrados por:
a)
Número de expediente.
b)
Número de ingreso.
c)
Objeto (motivo del expediente).
d)
Iniciador (persona, organización u órgano que presentó el ingreso que motiva la formación
del expediente).
e)
Observaciones.
f)
Fecha de Inicio del expediente.
ARTÍCULO 11: TRANSFERENCIAS. Las transferencias de expedientes y/o presentaciones de mero
trámite serán registradas en el SIES y deberán responder a una disposición concreta, clara y
precisa consignada en la actuación por la persona habilitada del área remitente. Podrán realizarse
entre áreas o por intermedio de las MES.
En caso de aceptación equivocada de una transferencia, el área aceptante transferirá el
documento al área remitente coñsignando dicha circunstancia en el apartado Observaciones del
SIES.
ARTÍCULO 12: DILIGENCIAMIENTOS. El área que disponga el diligenciamiento de cualquier
documentación, actuación, petición u oficio sustanciados en un expediente o presentación de
mero trámite deberá consignarlo en el SIES. Podrán realizarse entre áreas o por intermedio de las
MES.
ARTÍCULO 13: ACREDITACIÓN DE LAS TRANSFERENCIAS Y DE LA RECEPCIÓN DE
DILIGENCIAMIENTOS. La fecha y hora de recepción de un ingreso, expediente o documento será la
generada por el SIES al momento de aceptación de la transferencia de expedientes,
presentaciones de mero trámite o diligenciamientos.
El SIES también generará un documento con el detalle de lo transferido que podrá agregarse a las
actuaciones como referencia de recepción.
Los únicos registros válidos de acreditación de transferencias serán los consignados en el SIES.
ARTÍCULO 14: NOTIFICACIONES. Las áreas determinarán, con expresa mención de su alcance y
efectos, las personas, áreas u organismos a notificar. Para su diligenciamiento el/la responsable
del área transferirá las actuaciones a la Oficina de Notificaciones correspondiente.
Las notificaciones se efectuarán mediante correo electrónico, conforme la normativa vigente, a
los dominios internos pertenecientes al MPD y a todos/as los/as destinatarios/as de los que se
conozca una cuenta de esas características, sean públicos/as o privados/as, siempre que no
afecten derechos subjetivos o que requieran de un procedimiento especial.
Cuando la notificación requiera la aplicación de un procedimiento especial, la Oficina de
Notificaciones dispondrá, por medio del diligenciamiento establecido en el art. 12 de este
Reglamento, su envío a la MES para su correspondiente tramitación.
Cumplidos todos los procedimientos, la Oficina de Notificaciones transferirá las actuaciones al área
de origen.
ARTÍCULO 15: CONSTANCIAS DE DILIGENCIAMIENTOS Y NOTIFICACIONES. Cumplidas las
diligencias dispuestas, las MES y/o las Oficinas de Notificaciones las transferirán al área de origen
mediante el SIES.
ARTÍCULO 16: CONSULTAS DE INGRESOS Y EXPEDIENTES. Las áreas y las MES podrán consultar en
el SIES la ubicación actual de todos los ingresos y/o expedientes. Los movimientos internos de los
trámites sólo podrán ser visualizadas por las/os usuarios que cada titular de área habilite y por el
área que inició la actuación.
ARTÍCULO 17: ESTADOS DE LAS ACTUACIONES. CASOS DE MODIFICACIÓN. Los estados de las
actuaciones serán:
a)
ACTIVO: Documento, ingreso o expediente en trámite.
b)
INACTIVO: Actuación de mero trámite que se agrega a una actuación no comprendida en
el SIES. Su modificación será registrada por el área que corresponda, consignándose su
ubicación en el SIES.
c)
ARCHIVO: Actuación de mero trámite o expediente que concluye su trámite. Es transferido
por el Área a la MES, con mención de fecha y motivos, para su guarda definitiva. El estado
es impuesto por la MES con posterioridad a la materialización del depósito en los sitios
asignados a tal fin. Cumplido el procedimiento, la MES consigna en el SIES los datos de
ubicación.
d)
DESARCHIVO: Cuando el objeto de la tramitación de un ingreso o expediente se encuentre
vinculado a una actuación archivada, se requerirá su desarchivo a la MES mediante una
disposición clara, precisa y concreta. La MES activará los actuados en el SIES y lo
transferirá al área que corresponda.
e)
RESERVA: Documento, ingreso o expediente que, enviado a la MES para su archivo, se
encuentra en guarda de la MES, que puede devolver mediante transferencia las
actuaciones al área de origen si se detecta algún defecto de numeración, carencia de
documentación, falta o errores de signaturas o sellos o cualquier otra circunstancia que
impida su correcta guarda. El estado es impuesto por la MES.
f)
PARALIZADO: Expedientes que se encuentren activos y que requieren para su archivo la
permanencia por un determinado tiempo en el área donde se encuentra radicados. Este
estado es impuesto por el área de radicación.
g)
PRIVADOS: El/la titular de área podrá reservar, por disposición fundada, la información
cargada en el SIES cuando, por su naturaleza, ello resulte necesario.
ARTÍCULO 18: SISTEMA FUERA DE SERVICIO. Si por razones de fuerza mayor, el SIES quedara fuera
de servicio, se realizará inmediata consulta a la Coordinación Funcional del Sistema, que tendrá la
facultad de disponer una solución de contingencia que asegure la continuidad del registro
mediante el soporte que resulte más apropiado para la situación.
ARTÍCULO 19: PERMISOS ESPECIALES. Será función /•e la Coordinación Funcional del Sistema la
atribución de permisos especiales cuando razones e fuerza mayor requieran modificaciones de
los datos ingresados. Los motivos y las designac nes serán consignados de manera escrita y
fundamentada.
STELLA Mn PIS
IER LANCESTREMERE
SECRETARIO LETRADO
OEFENSORIA GENERAL DE LA NACION
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