P-CCA-01 R6 Elaboracion de Procedimientos

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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE CIUDAD JUÁREZ
REVISIÓN N°. 06
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE
PROCEDIMIENTOS (P-CCA-01)
PUNTO(S) DE LA NORMA
QUE APLICA: 4.2
I.- OBJETIVO
Definir el proceso a seguir para la elaboración de un procedimiento.
II.- ALCANCE
Aplica para la elaboración de los procedimientos de Nivel II definidos en el Manual de la Calidad (M-CCA-01)
del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Tecnológica de Ciudad Juárez.
III.- DEFINICIONES
Proceso.- Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados.
Procedimiento.- Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Manual de la Calidad.- Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una organización.
Sistema de Gestión de la Calidad.- Sistema para establecer la política y los objetivos y lo necesario para lograr
dichos objetivos, para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.
Registro.- Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de actividades
desempeñadas.
Implementación.- Establecer un Sistema de Gestión de la Calidad.
Documento.- Información y su medio de soporte. Registro, especificación, procedimiento documentado, plano,
informe, norma.
IV.- POLÍTICAS
•
•
•
•
•
•
En la elaboración de procedimientos pueden intervenir una o más personas dependiendo de la extensión y
la complejidad de la actividad a documentar.
Las fuentes que permiten el establecimiento de procedimientos documentados son:
♦ Requerimientos de la norma ISO-9001:2008 / NMX-CC-9001-IMNC-2008.
♦ Actividades o procesos que por su complejidad o la variabilidad de sus resultados es necesario
estandarizar.
Una vez que el procedimiento cuenta con todas las firmas (elaboró, revisó y autorizó) es considerado como
oficial.
Cuando surgen cambios en los documentos oficializados se procede de acuerdo al Procedimiento de
Control de Documentos (P-CCA-02).
Llenar todos los campos de los formatos en forma legible.
Las evidencias de los procedimientos se empiezan a generar a partir de la fecha de autorización por parte
del rector.
PUESTO
FECHA
ELABORÓ:
REVISÓ:
AUTORIZÓ:
JEFE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD
DIRECTOR DEL DPTO. DE PLANEACION
Y EVALUACION
RECTOR
14 DE ABRIL DEL 2011
4 DE MAYO DEL 2011
9 DE MAYO DEL 2011
ING. RENE M. JUAREZ GARCIA
LIC. LUIS ANTONIO COLORBIO
APODACA
NOMBRE Y
FIRMA
M.C. RICARDO ANTONIO GARCÍA PARRA
F-CCA-01
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PROCEDIMIENTOS (P-CCA-01)
PUNTO(S) DE LA NORMA
QUE APLICA: 4.2
Tabla 1. (Tabla de Codificación).
X (Tipo de documento)
YY (Iniciales del departamento)
M = Manual de Calidad
REC Rectoría.
P = Procedimientos
CCA Sistema de Calidad.
F = Formato
VIN Vinculación.
IT = Instrucciones de trabajo
ABG Abogado General.
ZZ (Número consecutivo)
El número consecutivo consta
de una clave numérica de alta
capacidad para no tener en lo
futuro limitaciones de registro.
Así tendrá capacidad desde 01
hasta 99.
AFI Administración y Finanzas.
RH Recursos Humanos.
PLA Planeación y Evaluación.
SES Servicios Escolares.
DIF Prensa y Difusión.
BIB Servicios Bibliotecarios.
COA Coordinación Académica
DIR Direcciones de Carrera.
ER
PI
MT
MI
CD
TIC
Energías Renovables
Procesos Industriales
Mecatrónica.
Mantenimiento Industrial.
Contaduría.
Tecnologías de la
Información y Comunicación
INI Infraestructura Informática.
DES Desarrollo de Negocios.
OPC Operaciones Comerciales.
ACD Actividades Culturales y
Deportivas.
SEM Servicios Médicos.
SEST Servicios Estudiantiles
LAB Laboratorios y Talleres
MAN Mantenimiento y Servicios
Generales
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PROCEDIMIENTOS (P-CCA-01)
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QUE APLICA: 4.2
V.- DIAGRAMA DE PROCESO
ELABORADOR DEL
PROCEDIMIENTO
COORD. DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE LA CALIDAD
RECTOR
CONTROLADOR DE
DOCUMENTOS
Inicio
1
Definir Actividad
2
Escribir el
Procedimiento
Revisar el Procedimiento
3
Es correcto el
procedimiento?
NO
SI
4
5
Autorizar
procedimiento
Distribuir el
procedimiento
de acuerdo al
(P-CCA-02)
F-CCA-02
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VI.- RESPONSABILIDADES
Responsable
Elaborador del
procedimiento
Secuencia
1
•
•
•
•
•
•
Elaborador del
procedimiento
2
•
•
•
•
•
•
•
•
Actividades
Definir la situación a documentar con el objetivo de estandarizar el
procedimiento respectivo.
Identificar el (los) resultado(s), que se obtiene(n) del desarrollo del
procedimiento en cuestión, con la finalidad de estandarizar el
proceso en su totalidad.
Asignar un NOMBRE o TÍTULO al procedimiento.
Establecer en conjunto con el Controlador de documentos el
NÚMERO DE CÓDIGO que se le asignará a dicho procedimiento.
Todos los documentos, datos del Sistema de Gestión de la Calidad
poseen un código del tipo: X-YYY-ZZ.
Las claves de codificación se definen en la Tabla 1 (POLÍTICAS).
Establecer al responsable de la implementación y seguimiento del
procedimiento en el campo correspondiente.
Asignar el número de revisión. Cuando un procedimiento es
emitido por primera vez se le asigna el número de revisión “00”.
Cuando la edición de un procedimiento se derive del cumplimiento
de un punto de la Norma ISO-9001:2008 / NMX-CC-9001-IMNC2008, identificar dicho punto en su campo respectivo.
Establecer el número total de páginas del procedimiento y
enumerar cada una de ellas de la siguiente forma: Hoja x de y
(Donde x es el número de página e y es el total de páginas).
Llenar las secciones de elaboró, revisó y autorizó con los nombres
y puestos (funciones) de las personas que harán estas tareas:
♦ Elaboró: Persona que realizó el documento.
♦ Revisó: Responsable del área.
♦ Autorizó: Rector.
Definir el OBJETIVO o propósito del procedimiento (Sección I del
nuevo procedimiento).
Describir el ALCANCE (Sección II):
Consiste en establecer la cobertura o ámbito de aplicación del
procedimiento, el alcance puede estar definido en función de
áreas, servicios, situación o personal.
A continuación se presentan algunos ejemplos:
Áreas: Aplica a todas las áreas que afectan al Sistema de Gestión
de la Calidad.
Personal: Aplica para todo el personal de las áreas. Ejemplo:
Servicios Escolares, etc.
Situaciones: Aplica cuando surgen quejas de clientes, cuando
son alumnos de nuevo ingreso, etc.
Establecer dentro del procedimiento en la Sección III de
F-CCA-02
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PROCEDIMIENTOS (P-CCA-01)
Elaborador del
procedimiento
2
•
•
•
PUNTO(S) DE LA NORMA
QUE APLICA: 4.2
DEFINICIONES los conceptos que podrían resultar complejos de
asimilar o causar alguna confusión.
Políticas. (Sección IV).
Reglas o normas que regirán la ejecución del procedimiento.
Elaborar el DIAGRAMA DE PROCESO (Sección V) cuidando los
siguientes aspectos:
♦
Cada una de las actividades a seguir (bloques) deben estar
expresadas con un verbo, y debe estar identificada con un
número.
♦
Se recomienda que el diagrama de proceso no contenga más
de 10 pasos. Si surgen más pasos, sintetizar a nivel de
diagrama y explicar con más detalle en el apartado de
RESPONSABILIDADES. (Sección VI).
♦ Hacer uso de la siguiente simbología:
Actividad de paso (En toda actividad debe
haber un verbo)
Decisión (Si / No)
Conector
Conector fuera de página
• El conector indica conexión de/a otro procedimiento o final del
procedimiento en cuestión. Es opcional que indique inicio
solamente en aquellos procedimientos que así lo marque el
diagrama de interacción de los procesos.
• Usar una forma (F-CCA-01) ‘’ Portada de Procedimientos’’ para
indicar la primera hoja del procedimiento.
• Tomar de base el diagrama (Sección V), ya que las
responsabilidades son una explicación detallada del diagrama de
procesos.
• En cada paso del procedimiento debe quedar establecido
QUIÉN (HACE), QUÉ (HACE), y cuando aplique DÓNDE, CÓMO
Y/O CUÁNDO (LOS HACE).
• Redactar cada una de las actividades como instrucciones de
acción y no como deseos o expectativas ejemplo:
♦ ACCIÓN: “El Coordinador del Sistema de Gestión de la Calidad
terminará todos los procedimientos programados del 6 de
mayo al 30 de agosto y debe reportar a la Rectoría los
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE
PROCEDIMIENTOS (P-CCA-01)
Elaborador del
procedimiento
2
•
•
•
•
•
Elaborador del
Procedimiento/
Coordinador del
SGC.
3
•
•
•
Coordinador del
SGC.
Rector
•
4
•
PUNTO(S) DE LA NORMA
QUE APLICA: 4.2
resultados el 4 de septiembre.”
♦ Redactar los procedimientos en un lenguaje sencillo de forma
clara y precisa.
Si como resultado de la aplicación del procedimiento es necesario
crear un formato (Registro de Calidad), especificarlo en la sección
VII CONTROL DE REGISTROS. Es importante definir el título del
registro, el responsable de conservación o archivo, el tiempo de
archivo y el lugar de archivo.
Asegurar que la información propia de todas las secciones, sea
capturada o de otra manera registrada en los formatos F-CCA-01
‘’Portada de Procedimientos’’ y F-CCA-02 ‘’Hojas para Contenidos
de Procedimientos’’.
♦ El contenido del formato está en función de los requerimientos
de la actividad para la cual se va a utilizar.
♦ Todos los lineamientos para la edición, control y otras
actividades referentes a los registros de calidad se encuentran
en el Procedimiento Control de Registros (P-CCA-03).
CONTROL DE CAMBIOS. (Sección VIII).
En caso de existir cambios se anotaran en esta sección y se
mantendrá únicamente la última revisión.
Es necesario registrar esta modificación de acuerdo al
procedimiento de Control de Documentos, (P-CCA-02).
Revisa la forma para, que el nuevo procedimiento cumpla con los
requisitos establecidos en este documento, en el Procedimiento de
Control de Documentos (P-CCA-02), en el Procedimiento de
Control de Registros (P-CCA-03), y que no tenga conflicto con
otros documentos del Sistema de Gestión de la Calidad. Además
verifica que el procedimiento cumpla con lo establecido en el
Manual de la Calidad (M-CCA-01), y en la Norma ISO-9001:2008
(NMX-CC-9001-IMNC-2008 vigente).
Si el Procedimiento involucra otras áreas se deberá realizar una
revisión previa con ellas.
Sí detecta la necesidad de hacer correcciones sobre el
procedimiento, lo hace en conjunto con el elaborador del
procedimiento (regresar al punto 2 del diagrama).
Verifica si el procedimiento está correcto, firmado por el
Elaborador del documento y Director del área en la portada del
mismo, de cumplir con lo anterior se rúbrica y pasa al Rector para
su oficialización.
Revisa el procedimiento, si no está de acuerdo regresa a la
sección 2, de lo contrario firma la portada en la sección
AUTORIZÓ y lo envía al Coordinador del Sistema Gestión de la
Calidad para su implementación.
F-CCA-02
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE
PROCEDIMIENTOS (P-CCA-01)
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VII.- CONTROL DE REGISTROS
CÓDIGO
NOMBRE
RETENCIÓN
ALMACENAJE
DISPOSICIÓN
FINAL
Nota: El F-CCA-01 y el F-CCA-02 no son propiamente registros del Sistema General de Calidad, sino
Formatos cuya función es la de estandarizar la generación de procedimientos.
VIII.- CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
9/MAYO/2011
REVISIÓN
06
DESCRIPCIÓN
•
En el apartado IV.- POLÍTICAS, en la Tabla 1 (Tabla de
codificación), en el apartado YY (Iniciales del
departamento), se cambio el plan de estudio de EEI
Electricidad y Electrónica Industrial por el plan de estudio
de Energías Renovables; también se cambio el plan de
estudio de PP
Procesos de Producción por el plan de
estudio de PI Procesos Industriales; se agregaron los
planes de estudio de DES
Desarrollo de Negocios y
OPC Operaciones Comerciales.
•
En el apartado IV.- POLÍTICAS, en la política 2; también en el
apartado VI.- Responsabilidades, en las secuencia 2 y 3 se
cambia en la Norma ISO-9001 de 2000 a 2008.
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NOTA: Todos los procedimientos deberán de contar con los siguientes pasos:
I.- OBJETIVO
II.- ALCANCE
III.- DEFINICIONES
IV.- POLÍTICAS
V.- DIAGRAMA DE PROCESO
Responsable
Responsable
Responsable
Responsable
1
2
3
VI.- RESPONSABILIDADES
Responsable
Secuencia
Actividades
VII.- CONTROL DE REGISTROS
CÓDIGO
NOMBRE
RETENCIÓN
ALMACENAJE
DISPOSICIÓN
FINAL
VIII.- CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
REVISIÓN
DESCRIPCIÓN
F-CCA-02