Presentación SICAPITAL 2013

ANTECEDENTES
1.
El proyecto SI CAPITAL llega a la SED mediante transferencia tecnológica con la
SHD mediante “Convenio Interadministrativo 175 del 30 de Mayo de 2007”
2.
A través del proceso licitatorio la SED suscribe el contrato 1170 del 30 de
Diciembre de 2008, cuyo objeto fue “Prestar los servicios técnicos para la
parametrización, desarrollo de nuevas funcionalidades y adecuación del sistema SI
CAPITAL a la Secretaría de Educación del Distrito”.
•
Valor del contrato: $520.000.000,00
•
Valor total reconocido al contratista: $436.800.000,00
•
Plazo inicial: Ocho (8) Meses
•
Fecha de iniciación: 9 de Marzo de 2009
•
Plazo final: Ocho (8) Meses, cuarenta y cinco (45) días
•
Tiempo de suspensión total: 89 días
•
Prorroga en tiempo: 45 días
•
Fecha de terminación: 23 de Marzo de 2010
EJECUCIÓN DEL PROYECTO EN SU
ETAPA INICIAL
•
Fase 0 - Planeación
Plan de trabajo
Cronograma de actividades
•
Fase 1 - Instalación y parametrización
Alistamiento de la plataforma tecnológica
Instalación base de datos y aplicativos
Parametrización inicial
•
Fase 2 - Análisis, desarrollo y pruebas
Etapa de especificación de requerimientos
Diseño y desarrollo
Etapa de pruebas (Sin terminar)
Acompañamiento a los colegios para el alistamiento de información
•
Fase 3 - Capacitación y puesta en producción
Sin iniciar
OBJETIVO
PROYECTO ACTUAL
Implementar en producción
SICAPITAL para 10 Fondos de
Servicios Educativos FSE a
Diciembre 31 de 2012.
USUARI
OS
CONSO
LI
DADOS
SAE
PAC
INGRES
OS
SAI
SICO
LIMAY
Administrativos
Nuevos módulos
TERCER
OS
Financieros
PREDIS
OPGET
PAC
EGRES
OS
Módulos y su funcionalidad
PREDIS
•Administración y control
•Plan de cuentas
•Apropiación inicial
•CDP´s - RP´s
•Modificación presupuestal
•Reservas presupuestales
LIMAY
•Administración y control
•Plan cuentas contables
•Manejo información adicional
•Definición transacciones y comprobantes
•Transacciones manuales
•Cierres contables
OPGET
•Ingresos
•Ordenes de pago
•Relaciones de autorización, actas
•Estado de tesorería
•Calendario tributario
PAC DE
INGRESOS Y
EGRESOS
TERCEROS
•Administración y control
•Programación inicial de PAC
•PAC cuentas por pagar
•PAC reservas
•Adiciones, reducciones y traslados
•Reprogramación PAC no ejecutado
•Administración y control
•Personas naturales
•Personas jurídicas
Módulos y su funcionalidad
SICO
CONTRATACION
SAI
(Elementos
devolutivos)
SAE
(Elementos
consumo)
USUARIOS
CONSOLIDADOS
•Plan de contratación
•Catálogos y Proveedores
•Precontractual
•Contractual
•Interventoría
•Administración y control
•Ingresos y egresos
•Inventarios
•Traslados
•Administración y control
•Ingresos y egresos
•Kardex
•Consumos por dependencia y funcionarios
•Inventarios
• Incluye la creación de perfiles
• Asignación de permisos
• Creación de usuarios
• Generación de reportes
financieros consolidados por
localidad
PROCESO: GESTION CONTRATOS Y FINANCIERA FSE
Nivel Central SED
Dirección Financiera
Dirección de Contratos
Dirección de Dot. Esc.
Colegio
Colegio
Colegio
Auxiliar
Financiero
Almacenista
Ordenador del gasto
(Rector)
INICIO
Dir. Financiera realiza
Parametrización
Mód. Financieros
(Predis, Limay, Opget,
Pac Ing/Egr, Sit, Conso)
La Dir. Contratos realiza
Parametrización
Mód (Sico)
Registra Apropiación
Presupuestal
aprobada (Predis)
Registra nec.
servicios y solicita
nec de compras (Sico)
Genera Plan
de Contratación
Aprobado (Sico)
Realiza programación
de PAC (pac)
La Dir Dot Esc. realiza
Parametrización
Mód. Almacén e
Inventarios
(Sai, Sae)
Registra Estudios
Previos aprobados
(Sico)
A
Registra necesidades
Plan de Compras
Aprobadas (Sico)
Solicita CDP (Sico)
B
C
Realiza Acta de
inicio (Sico)
D
A
B
Expide y verifica
CDP para firma del
ordenador (Predis)
Elabora minuta del
Contrato (Sico)
Gestiona firma y
numera el contrato
(Sico)
Realiza RP
(Predis)
Legaliza contrato
(Sico)
C
Colegio
Contador
Público
PROCESO: GESTION FINANCIERA Y CONTRATOS FSE
SUBPROCESO: PRESUPUESTO
Colegio
Nivel Central SED
Dirección Financiera
Dirección de Contratos
Dirección de Dot. Esc.
Colegio
Auxiliar
Financiero
Almacenista
Colegio
Ordenador del gasto
(Rector)
Colegio
Contador
Público
D
Cambia estado del
Contrato “En
ejecución” (Sico)
Es contrato
de suministro?
NO
F
SI
Realiza el ingreso al
Almacén (Sae)
Genera comprobante
de Ingreso y contabiliza
(Sae)
Realiza traslado
(bodega/funcionario)
(Sai)
Genera comprobante
de traslado y contabiliza
(Sai)
G
Genera la
Orden de pago
(Sico)
Genera
registros contables
del egreso y del
traslado (Sae, Sai)
E
Realiza verificación
fuentes financiación
y descuentos
(Opget)
H
Realiza
Cierre mensual
de almacén e
Inventarios (Sae,Sai)
F
Realiza certificado
de cumplimiento
Cambia Estado
“Certifcado para pago”
(Sico)
G
H
Realiza la
Aprobación de la
orden de pago
(Opget)
I
E
Verifica la
Contabilización del
Ingreso y del
traslado (Limay)
F
PROCESO: GESTION FINANCIERA Y CONTRATOS FSE
Nivel Central SED
Dirección Financiera
Dirección de Contratos
Dirección de Dot. Esc.
Colegio
Auxiliar
Financiero
Colegio
Almacenista
Colegio
Colegio
Ordenador del gasto
(Rector)
Contador
Público
I
J
Gira y contabiliza
La orden de pago
(Opget)
Realiza la verificación de
la afectación contable de
la orden de pago
(Limay)
Entrega cheque
al contratista (Opget)
J
Verifica ejecución
presupuestal (Predis)
Verifica ejecución
(Pac)
Genera estado
diario de Tesorería
(Opget)
Genera reporte
calendario
Tributario (Opget)
Contabiliza
giro impuestos
(Opget)
K
Realiza la verificación
de la afectación
contable del giro de
impuestos (Limay)
K
Realiza la generación
y aprobación de
comprobantes de
diario (Limay)
Realiza cierre
de Pac ingresos y
egresos (Pac)
Generación del cierre
de periodo y reportes
asociados (Limay)
Genera informes
de ejecución (Predis,
Pac, Conso)
L
PROCESO: GESTION FINANCIERA Y CONTRATOS FSE
Nivel Central SED
Dirección Financiera
Dirección de Contratos
Dirección de Dot. Esc.
Colegio
Auxiliar
Financiero
Colegio
Colegio
Colegio
Almacenista
Ordenador del gasto
(Rector)
Contador
Público
L
Revisar información
y realizar ajustes
(Limay)
M
Dir. Financiera
Realiza cierre
Definitivo Contable
de mes (Limay)
M
N
N
Realiza actas
Terminación,
liquidación (Sico)
FIN
GRUPO DE TRABAJO
FUNCIONAL
Gerente del
Proyecto
Subsecretaria de
Subsecretaría de
Acceso y
Permanencia
Gestión Institucional
Director
Directora de
Financiero
Contratos
Subsecretaría de
Integración
Interinstitucional
Directora General
Directora de
Dotaciones Escolares
de Educación y
Colegios Distritales
Directores Locales
de Educación
Jefe Oficina de
Tesorería y
Contabilidad
Colegios
Jefe de
Distritales
Presupuesto
Rector y líder
funcional
Lideres
funcionales
Líder
Lider
funcional
funcional
Lider funcional
Profesionales de
Apoyo FSE
Pagador
Almacenista
Contador
OFICINA ADMINISTRATIVA DE REDP
Grupo de trabajo técnico
GRUPO DE TRABAJO
TÉCNICO
Líder
Técnico
Ing.
Ing.
Ing. Desarrollo
Desarrollo
Desarrollo
Arquitecto
Ing.
Desarrollo
Ing.
Desarrollo
COLEGIOS SELECCIONADOS
N°
LOC
LOCALIDAD
COLEGIOS
1
6
Tunjuelito
JOSE MARIA CORDOBA
2
9
Fontibón
INTEGRADO FONTIBON
3
10
Engativá
MORISCO
4
10
Engativá
CHARRY
5
11
Suba
DELIA ZAPATA OLIVELLA
6
11
Suba
REPUBLICA DOMINICANA
7
12
Barrios Unidos
ALEMANIA SOLIDARIA
8
16
Puente Aranda
LA MERCED
9
18
Rafael Uribe Uribe
MARIA CANO
10
18
Rafael Uribe Uribe
ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA
CRONOGRAMA
FASE I : Pruebas funcionales
SEP 21- SEP 28
PARAMETRIZACIÓN, AJUSTES Y PROCESOS
Alistamiento técnico
Ofi. Adtiva Redp
OCT 1 – OCT 3
Cargue de saldos para pruebas
(Inventarios, Contabilidad y terceros) Ofi. Adtiva Redp 2 FSE
OCT 4 – OCT 11
Contexto funcional y técnico
Ofi. Adtiva Redp
áreas NVC
OCT 12 – NOV 15
Pruebas funcionales con
2 FSE
Ofi. Adtiva Redp,
áreas NVC, 2 FSE
NOV 16 – NOV 30
Revisión general con 2 FSE
(Ejercicio integral)
Ofi. Adtiva Redp,
áreas NVC, 2 FSE
CRONOGRAMA
FASE II : Alistamiento y entrada en producción
OCT 12 – DIC 31
Preparación terceros y saldos contabilidad,
inventarios con corte al 31 dic/2012
FSE, lideres func.
Prof de apoyo
DIC 10 – DIC 11
PARAMETRIZACIÓN, AJUSTES Y PROCESOS
Registro Plan General Contratación,
Presupuesto y PAC con 10 FSE
(Vigencia 2013)
10 FSE, Ofi. Adtiva
Redp, áreas func.
ENE 2/2013
Entrega información terceros,
Almacén e inventarios Contabilidad
FSE
ENE 3 – ENE 8
Cargue de saldos y validación terceros,
Almacén, inventarios y Contabilidad
Ofi. Adtiva Redp
y FSE
ENE 2/2013
Inicialización consecutivos
en los módulos
Lideres funcionales
Ofi. Adtiva Redp
ENE 28 – ENE 31
Capacitación a 10 FSE
(Ejercicio integral)
Lideres funcionales
Ofi. Adtiva Redp
Ofi. Adtiva Redp
A PARTIR DE
FEB 1/2013
Registro de operaciones en 10 FSE
(Acompañamiento presencial de 2 meses)
10 FSE
VENTAJAS
Implementación SICAPITAL
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Única fuente de información
Información centralizada
Estandarización de procesos administrativos y financieros
Generación automática de informes consolidados
Consistencia de información entre procesos
Soporte técnico (Oficina Administrativa de Redp) y funcional (Dirección
Financiera, Dirección de Contratos, Dirección Dotaciones Escolares)
6. Backup´s programados periódicamente desde el Centro de Gestión de Redp.
7. Acceso a información con usuario y contraseña de acuerdo al perfil
8. Integración con otros sistemas de información de la SED.
FACTORES CRÍTICOS
DE ÉXITO
• Conformación y compromiso del grupo de trabajo del proyecto por parte
de los colegios y las áreas de nivel central.
• Liderazgo por parte de los rectores de los colegios, articulando los
usuarios funcionales: pagador, almacenista y contador.
• Garantizar la permanencia del grupo de trabajo que se defina; no debe
haber traslado de personal en los 10 FSE, ni solicitud de vacaciones en los
2 FSE piloto hasta febrero 2013.
• Los usuarios funcionales de los 2 colegios piloto deben tener dedicación
de tiempo exclusiva para el proyecto desde octubre 2012 a febrero 2013.
• Grupo de trabajo con dedicación exclusiva al proyecto por parte de la
Dirección Financiera, Dirección de Contratación, Dirección Dotaciones
Escolares y Oficina Administrativa de REDP.