CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS SECCIÓN Y

Transcripción

Procedimiento Gobernador
Código: PR-CTC-01
Fecha de edición: 22.11.04
PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR A CABO
EL CONTROL DE DOCUMENTOS
Universidad Autónoma
de NAYARIT
Revisión: 05
Página 1 de 13
CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS
SECCIÓN DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y
NIVEL DE
REVISIÓN Y/O PÁGINA
MEJORA
FECHA DE
MODIFICACIÓN
01
Se agregaron y modificaron las políticas
Pág. 3
Sección 6.1, con el objeto de definir lineamientos
6.11 y 6.12 dentro del procedimiento.
18.04.05
02
En la descripción se modifico el
responsable de quien recibe y registra los
Pág. 5
documentos en la lista maestra, así como
Sección 7.2 el que fotocopia el documentos, puesto
que no coincidía con lo documentado en
el diagrama funcional
29.11.05
Para llevar control en cuanto a la
elaboración y aprobación de los formatos
Pág. 6
originales, se les pondrá un sello en la
Sección 7.2
parte posterior del mismo, en el cual los
responsables tendrán que firmar.
Pág. 12
Sección 10
Se hace mención de las áreas o
departamentos que han sido incluidas en
el Sistema Administrativo de Calidad.
Pág. 14
Sección 10
Se hace mención del sello para los
formatos originales y se muestra la
estructura del mismo.
Control de emisión
Elaboró
Revisó
Aprobó
L.A Nairoby García Muñoz
Coordinadora de Documentos
M.V.Z J. Isabel Campos Ochoa
Responsable del SAC
Dr. Cecilio Oswaldo Flores Soto
Secretario General
FT-CTC-06/REV.00
Código: PR-CTC-01
de NAYARIT
Revisión: 05
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CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS
SECCIÓN DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y
NIVEL DE
REVISIÓN Y/O PÁGINA
MEJORA
03
04
05
Las modificaciones realizadas en estas
Secciones:
secciones, permitirán la eficiencia en el
3.2, 5.1, 6,
proceso, por lo que se verán beneficiados
7.1, 7.2, 8 y
todos
los
usuarios
del
Sistema
Anexos
Administrativo de Calidad.
Secciones:
1, 2, 3.2,
5.1, 6, 7.2,
Anexos tabla
4
Se precisan criterios de recepción, altas,
cambios o mejoras de documentos; se
incorporan definiciones; se modifica el
propósito, responsabilidades, cómo
realizar operaciones y se incorporan
siglas.
Las modificaciones realizadas permitirán
Secciones 6, el
mejor
desarrollo
del
Sistema
7.2, y 9
Administrativo de calidad.
FECHA DE
MODIFICACIÓN
09.10.06
31.03.09
25.06.10
Código: PR-CTC-01
de NAYARIT
Revisión: 05
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1.- PROPÓSITO
Establecer lineamientos para el control de los documentos que intervienen en el funcionamiento del
Sistema Administrativo de Calidad de la UAN.
2.- ALCANCE
Aplica para las Dependencias y Unidades Académicas que forman parte del Sistema Administrativo de
Calidad de la UAN.
3.- GLOSARIO
3.1- SIGLAS:


SAC: Sistema Administrativo de la Calidad.
UAN: Universidad Autónoma de Nayarit.
3.2. DEFINICIONES







Documento: Información y su medio de soporte.
NOTA 1 El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía
o muestra patrón o una combinación de éstos.
NOTA 2 Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros,
se denominan “documentación”.
NOTA 3 Algunos requisitos (por ejemplo, el requisito de ser legible) están relacionados con
todos los tipos de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las
especificaciones (por ejemplo, el requisito de estar controlado por revisiones) y los registros
(por ejemplo, el requisito de ser recuperable).
Documento controlado: Documento que pertenece al SAC y sobre el cual se tiene el control
de su distribución y cambios al mismo.
Documento externo controlado: Documento de origen externo a la UAN, pero sobre el cual
se tiene el control de su distribución y de la fecha en la que ingresa a la Institución.
Documento obsoleto: Documento que ha sido sustituido por una edición nueva producto de
una revisión, o por haber sido dado de baja del Sistema Administrativo de Calidad de la UAN.
Formato: Documento que tiene impresa información estática con espacios en blanco para
asentar información variable.
Procedimiento Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso.
Registro Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
Código: PR-CTC-01
de NAYARIT
Revisión: 05
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4.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA (INTERACCIÓN CON OTROS DOCUMENTOS)
Código
MC-CTC-01
NA
GT-CTC-01
Proceso o documento
Manual de Calidad
Norma ISO-9001:2008
Guía Técnica para la elaboración de procedimientos
5. RESPONSABILIDADES
5.1 Coordinadora de Control de Documentos.
- Resguardar y respaldar en papel y medio magnético los documentos originales del SAC.
- Mantener actualizada la lista maestra de control de documentos internos FT-CTC-02, lista
maestra de documentos externos FT-CTC-04 y la lista maestra de control de registros internos
FT-CTC-07.
- Mantener legibles, identificables y disponibles en el sitio web del SAC http://calidad.uan.edu.mx
los documentos vigentes.
- La coordinadora de documentos es el responsable de comunicar telefónicamente a los
coordinadores de calidad, que los procedimientos se encuentran disponibles en el sitio web del
SAC http://calidad.uan.edu.mx.
6.- POLÍTICAS
6.1 Los procedimientos gobernadores deberán ser difundidos a los Coordinadores de Calidad y estos a
su vez deberán difundirlos entre las personas involucradas en su uso, y deberá generarse un registro
de la difusión FT-CTC-05.
6.2 Los sellos para controlar la documentación son: documento controlado tinta de color verde, sello de
documento externo controlado con tinta color sepia y el sello de documento obsoleto con tinta color
rojo
6.3 Dentro del sistema de documentación de la UAN, existe la posibilidad de que la persona que revise
el procedimiento sea la misma que lo apruebe.
6.4 Los documentos autorizados y controlados, únicamente se encontraran disponibles para su
consulta en el sitio web del SAC http://calidad.uan.edu.mx y los originales bajo resguardo de la
Coordinadora de Documentos del SAC.
6.5 Los formatos disponibles en el sitio http://calidad.uan.edu.mx podrán imprimirse para ser utilizados,
en estos casos, el personal que haga uso de ellos deberá asegurarse de que utiliza la versión vigente.
6.6 Los cambios de documentación (manual de calidad, procedimientos, formatos, etc.) se reciben en
cualquier fecha excepto cuando se realizan auditorías. En este caso se deberán entregar a la
Coordinadora de Documentos 10 días antes de la fecha programada de auditoría.
6.7 La estructura documental del SAC comprende 4 niveles:
Nivel 1 Manual de calidad
Nivel 2 Procedimientos Gobernadores
Nivel 3 Procedimientos Generales
Nivel 4 Registros que muestran que el sistema esta funcionando
Código: PR-CTC-01
de NAYARIT
Revisión: 05
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6.9 Los documentos que integran el SAC se revisaran al menos una vez cada dos año.
7. ACCIONES
7.1 DIAGRAMA FUNCIONAL
Código: PR-CTC-01
de NAYARIT
Revisión: 05
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7.2 DESCRIPCIÓN
No.
1
2
3
Operación
Elaborar
documento
Entregar
documento
el
el
Recibir
y
registrar
documentos en
lista maestra
Quién
Hace qué
Responsable
área
Responsable
área
Coordinador
Calidad
Coordinadora
documentos
de
de
y/o
de
de
Con quién
O con qué
Cuándo y
Dónde
Cómo
Con el personal
del
área
y
Coordinador
de
Calidad
Una vez que se
tiene detectado el
procedimiento. En
el área de trabajo.
Personalmente
Cuando se ha
revisado
y
aprobado
el
documento. En el
área de trabajo.
Elaborar
el
documento
conforme a lo requerido en el
formato
para
hacer
procedimientos y en la guía
técnica
para
hacer
procedimientos.
La
coordinadora de documentos
asigna código de acuerdo con
la
tabla
4
de
este
procedimiento.
Una vez que el documento ha
sido revisado y aprobado
verificar que cumpla con lo
especificado en la guía técnica
para hacer procedimientos.
Si
es
aprobado
el
Responsable
de
área
o
Coordinador
de
Calidad
recolecta las firmas de quien
elaboró, revisó y aprobó
correspondientes en la portada
del documento. Entregar a la
coordinadora de documentos
para
su
registro
correspondiente.
Revisar que el documento
cumpla con lo indicado en las
tablas 1,2,3 y 4 establecidas en
la sección 10 (anexos) de este
procedimiento, el documento
deberá entregarse en papel y
en medio magnético.
Si al revisar el documento
encuentra alguna anomalía lo
regresa al elaborador del
documento para su corrección.
Registrar
el
nuevo
documento o el cambio de
revisión (los de origen interno
y
externo)
en
la Lista
Maestra de Control de
Documentos
internos
y
Lista
Maestra
de
Documentos Externos.
Personalmente
Cuando se ha
aprobado
el
documento. En el
área de trabajo.
Registro
FT-CTC-01
GT-CTC-01
GT-CTC-01
FT-CTC-02
FT-CTC-04
Código: PR-CTC-01
de NAYARIT
No.
Revisión: 05
Página 7 de 13
Operación
Quién
Hace qué
Con quién
O con qué
Cuándo y
Dónde
4
Registro
entrega
formatos
y
de
Coordinadora
documentos
de
Personalmente
Una vez que se
recibe el formato.
5
Registro
de
documentos
externos
Coordinadora
Documentos
de
Personalmente
Una vez que las
áreas
han
identificado
los
documentos
externos.
6
Incorporar
documento
Coordinadora
Documentos
de
Personalmente
con el coordinador
de calidad
Cuando
el
documentos
ha
sido incorporado
en la página WEB
del SAC. En el
área de trabajo.
Cómo
Registro
Los formatos se registrarán en la
Lista Maestra de Control de FT-CTC-07
Registros Internos
Únicamente los formatos que
sean generados por el Sistema
Administrativo de Calidad serán
fotocopiados y sellados con el
sello color verde de documento
controlado,
entregando
una
copia al director, responsable
del procedimiento, coordinador
de calidad y los designados por
el director.
Los formatos originales estarán
bajo
resguardo
de
la
Coordinadora de Documentos,
los cuales tendrán nombre y
firma en la parte posterior, de
quien lo elabora y quien lo
aprueba.
Los documentos externos se
registran en la lista maestra de FT-CTC-04
documentos externos
Todas las hojas de cada uno de
los documentos deberán sellarse
con el sello de color sepia
“documento externo controlado”.
No sellar el documento original.
El sello de Documento Externo
Controlado se aplica en los
documentos de origen externo.
Al realizar cambios en algún
documento, actualizar la portada
del documento.
En caso de ser necesario hacer
un cambio en el documento,
pasar a la actividad uno del
diagrama funcional; de lo
contrario, continuar con la
siguiente actividad.
La manera de cómo registrar los FT-CTC-06
cambios a los documentos del
SAC esta especificado en la
tabla 3 de la sección de anexos
del presente procedimiento.
Al realizar un cambio en un
documento se deberá actualizar
el número de revisión.
Código: PR-CTC-01
No.
Revisión: 05
de NAYARIT
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Operación
Quién
Hace qué
Con quién
O con qué
7
Archivar original
Coordinadora
Documentos
de
Personalmente
8
Archivo
documentos
obsoletos
Coordinadora
Documentos
de
Personalmente
de
Cuándo y
Dónde
Cómo
Una vez que le han
sido entregados los
procedimientos por
las
áreas
correspondientes.
En el área de
trabajo.
Cuando
los
documentos
han
sufrido
alguna
modificación
o
actualización. En el
área de trabajo.
Registro
Una vez editada una nueva
revisión del documento la
Coordinadora de documentos
lo envía a la Coordinación de
Sistemas de Información
Institucional quien tiene la
responsabilidad de publicar
la información en el sitio web
del SAC.
Archivar el documento original
sin sellar hasta la edición de
una nueva revisión.
Se
coloca sello de
DOCUMENTO OBSOLETO
en el original del documento
con versión anterior y lo
archiva.
Conservar únicamente la
revisión anterior obsoleta.
Las demás se envían a
archivo muerto.
8. DOCUMENTOS GENERADOS (CONTROL DE REGISTROS)
Código
FT-CTC-01
FT-CTC-02
FT-CTC-04
FT-CTC-05
FT-CTC-06
Registro
Tiempo de
conservación
Formato para
hacer
Permanente
procedimientos
Lista maestra de
documentos
Permanente
internos
Lista maestra de
documentos
Permanente
externos
Difusión de
documentos
Permanente
Control de las
revisiones y
cambios en
documentos
Permanente
Disposición
del registro
Coordinación del
Sistema
Administrativo de
Calidad
Coordinación del
Sistema
Administrativo de
Calidad
Coordinación del
Sistema
Administrativo de
Calidad
Coordinación del
Sistema
Administrativo de
Calidad
Coordinación del
Sistema
Administrativo de
Calidad
Responsable
de
almacenarlo
Lugar de
almacén
Coordinadora de
Documentos
Archivo del área
Coordinadora de
Documentos
Archivo del área
Coordinadora de
Documentos
Archivo del área
Coordinadora de
Documentos
Archivo del área
Coordinadora de
Documentos
Archivo del área
Código: PR-CTC-01
de NAYARIT
Revisión: 05
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9.- MONITOREO Y MEDICIÓN
No.
Descripción de la actividad del
Nombre del
Periodicidad
Código
Secuencia
seguimiento o medición
registro
El seguimiento y medición del proceso se Trimestral
Lista maestra de FT-CTC-02
3y5
lleva a cabo mediante las listas maestras
documentos
de documentos internos y externos, así
internos,
FT-CTC-04
como también mediante el seguimiento a
Lista maestra de
lo establecido en la guía para la
documentos
elaboración de procedimientos.
externos.
10.-ANEXOS
TABLA 1 (REQUERIMIENTOS MÍNIMOS POR DOCUMENTO PARA SU CONTROL)
Documento
Requerimientos mínimos
Manual Administrativo de
Código, título, nombre, puesto y firma de la persona que elaboró,
Calidad
revisó y aprobó, número y fecha de revisión, y número de páginas.
Procedimientos
revisó y aprobó, número y fecha de revisión, y número de páginas.
Instructivo
revisó y aprobó, número y fecha de revisión, y número de páginas
Título, código, número de revisión, y en el diseño del formato
Formatos
nombre y firma de la persona que elaboró y/o aprobó.
Externos
Sello de documento externo controlado (Solo en copias).
TABLA 2 (REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS)
Documento
Revisa
Aprueba
Manual Administrativo de Calidad
Responsable del SAC
Secretario General
Procedimientos
Director/Coordinador
Secretario
Instructivo
Director/coordinador
Secretario
Formatos
Responsable del área
Director/Coordinador
La actualización a la documentación, únicamente será realizada por los responsables de la elaboración
y revisión en la versión anterior.
TABLA 3 (MODIFICACIONES A DOCUMENTOS)
Documento
Controla el cambio
Registro para el cambio
El
Responsable
del
SAC
registrará las modificaciones en
Manual Administrativo de
Responsable del SAC
la sección de cambios y mejoras
Calidad
del Manual Administrativo de
Calidad.
Se registra el cambio en la
Procedimientos
portada del procedimiento en la
Y quien elabora el documento
sección de cambios y mejoras.
Se registra el cambio en la
Instructivo
portada del instructivo en la
y quien elabora el documento
sección de cambios y mejoras.
Sólo se emite una nueva revisión
Coordinadora de documentos y
Formatos
y se conserva el obsoleto
quien elabora formato
original.
Código: PR-CTC-01
de NAYARIT
Revisión: 05
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TABLA 4
(TABLA DE CODIFICACIÓN CONFORME A LA GUÍA PARA HACER PROCEDIMIENTOS GT-CTC-01)
X (Tipo de documento)
MC = Manual de Calidad
PR = Procedimientos
FT = Formato
IT = Instructivo
LI = Lineamientos
GT = Guía Técnica
PL = Plan
GU = Guía
YY (Iniciales del departamento
o área)
CDC Consejo de calidad
CTC Comité Técnico de Calidad.
SGL Secretaría General
SSA Secretaría de Servicios
Académicos
SFA Secretaría de Finanzas y
Administración
SVE Secretaría de Vinculación y
Extensión
DF Dirección de Finanzas
AI Área de Ingresos
AC Área de Contabilidad
FE Área de Fondos Específicos
AE Área de Egresos
RH Dirección de Recursos
Humanos
CD Área de Capacitación y
Desarrollo
PL Área de Prestaciones
Laborales
RM Dirección de Recursos
Materiales
CO Departamento de Compras
IN Área de Inventarios
SG Dirección de Servicios
Generales
DM Departamento de
Mantenimiento
IA Dirección de Infraestructura
Académica
ST Área de Soporte Técnico
DB Dirección de Desarrollo
Bibliotecario
SB Servicios Bibliotecarios
DE Dirección de Administración
Escolar
AR Área de Revalidación
MS Área de Educación Superior y
Posgrado y Área de Educación
Media Superior
CT Área de Certificación
AT Área de Archivo y Registro
CE Dirección del Centro de
Desarrollo y Digitalización de
ZZ (Número consecutivo)
El
número
consecutivo
consta
de una clave
numérica de alta capacidad
para no tener en lo futuro
limitaciones de registro.
Así tendrá capacidad desde
01 hasta 99.
Código: PR-CTC-01
de NAYARIT
Revisión: 05
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Información
DS Dirección de Servicio Social y
Becas
SS Subdirección de Servicio
Social y Becas
PI Unidad de Desarrollo
Institucional
AG Dirección de Artes Graficas
AP Producción
CI Centro de Desarrollo Infantil
CN Trabajo social
Ejemplo de Codificación:
PR-CTC-01
Procedimiento
Del Comité Técnico de Calidad
Número consecutivo 01 del área
FT-AI-03
Formato
Del Área de Ingresos
Número consecutivo 03 del área
NOTA: Para el control del estado de revisión de formatos se utilizará la siguiente nomenclatura:
FT-CTC-O3/REV.03
FT = Formato.
CTC = Pertenece al Comité Técnico de Calidad.
REV.03 = número de revisión, todos los formatos inician con revisión cero.
03 = consecutivo (2 dígitos).
NOTA: Cuando un formato conste de dos o más páginas se entiende que el código aplica para el total de
hojas.
A continuación se presenta una clasificación de los sellos para el control de documentos:
Sello de Documento Controlado
DOCUMENTO
CONTROLADO
Código: PR-CTC-01
de NAYARIT
Revisión: 05
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Sello de Documento Externo Controlado
DOCUMENTO
EXTERNO
CONTROLADO
Sello de Documento Obsoleto
DOCUMENTO
OBSOLETO
Fecha:_____________
Sello de color negro, que deberán tener los formatos originales en la parte posterior
ELABORO
NOMBRE
PUESTO
APROBO
Código: PR-CTC-01
de NAYARIT
Revisión: 05
Página 13 de 13
ANEXOS DE LOS FORMATOS
Código
Nombre
FT-CTC-01
Formato para hacer procedimientos
FT-CTC-02
Lista maestra de control de documentos internos
FT-CTC-04
Lista maestra de documentos externos
FT-CTC-05
Difusión de documentos
FT-CTC-06
Control de las revisiones y cambios en documentos

CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS SECCIÓN Y

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