Presentación de PowerPoint

Caso de éxito
Penske en el Mundo
• Penske es un joint venture entre Penske Corp y GE.
Penske Truck Leasing
•
Limited Partner
General Partner
Truck Leasing & Truck Rental
Logistics
Ofrece arrendamiento puro con mantenimiento
incluido en América del Norte, México, Sudamérica
y Europa
•
1,000 sucursales en Norte América
•
200 mil camiones y/o tracto camiones
•
34 mil Asociados
•
Ingresos $10 billones de dólares
Penske Logistic
•
Empresa de EEUU, con operaciones en América del
Norte, Brasil, Europa y China.
•
80 principales clientes bajo contrato.
•
16.2 millones de pies cuadrados de
almacenamiento
•
Ingresos de $1 billón de dólares
•
9,285 Asociados
•
8,898 Vehículos
•
364 Centros Logísticos
Penske en México
Penske Logística S.A. de C.V.
•
Cuenta con 8 centros logísticos y cobertura nacional,
enfocados principalmente a la administración de la
cadena de suministro: Transporte, seguimiento de
material, almacenamiento, sub ensamble de partes,
puntos de distribución y justo a tiempo.
Penske Truck Arrendadora de
México SA de CV
•
Arrendamiento puro de equipo de transporte con
programas de mantenimiento preventivo y
correctivo. Mantenimiento integral a flotillas de
transporte.
Antecedentes del caso
Gestión del gasto
• Falta de proceso estandarizado de pagos
•Ausencia de política de pagos
•Retrasos y pérdida temporal de servicios
•Alta incidencia de gastos “No deducibles”
•Excesiva diversificación de proveedores
•Altos montos en fondos en efectivo
•Falta de herramientas de conciliación
•Exceso de personal administrativo
•Fuertes gastos de viaje y representación
•Escasas negociaciones con proveedores
Estrategia de Consolidación de Métodos de Pago
Objetivos
Fases de Implementación
1
4
Visibilidad y
control del
gasto
Desarrollo
estratégico de
proveedores
3
2
Mejora de Flujo
de Caja
Optimización
de procesos
administrativos
5
3
Directos…
Caja Chica
1
Gasolina
2
4
Viajes
Indirectos
Gasolina
Antecedentes
Reembolsos de efectivo = no deducibilidad
Resultados
Factura x carga de gasolina = mala conciliación
Negociación x gasolinera = poca cobertura
Objetivos
Deducibilidad del gasto = mejor conciliación LISR
31 III, RMF I.3.3.1.6
1 Deducibilidad fácil y completa del gasto
por contar con
Centralizada
una
Factura
Mensual
2 Mejora
Visibilidad y control del gasto = ahorros
Eliminar uso de efectivo = mejor flujo de efectivo
Estrategia – 3 meses
Gasoline Card para gasolina y peaje
del
flujo
de
efectivo
y
simplificación administrativa al eliminar
anticipos y reembolsos de efectivo
3 Ahorro del 15% del gasto mensual de
gasolina al implementar controles y límites
de gastos por vehículo
Límites preestablecidos, factura centralizada
Política para consumo de combustible
Clave
Definir y comunicar una política clara y sus beneficios
Antecedentes
Viajes
Pagos y anticipos en efectivo
Falta de proveedores institucionales
Carencia de políticas y procesos estandarizados
Resultados
1 Ahorros por reducción de headcount 50%,
y por negociación con proveedores
institucionales 10% en promedio
Objetivos
Deducibilidad vía Estado de Cuenta LISR 32 V,
XIII, XX, RMF I.2.8.2.2
Institucionalizar proveedores = ahorrar
2 Deducibilidad ágil y completa del gasto
vía estado de cuenta de la tarjeta y factura
electrónica
Eliminar anticipos en efectivo
Eficientar procesos de aprobación y pago
Estrategia – 6 meses
3 Conciliación expedita del gasto a través de
Concur, 50% menos tiempo en reembolsos y
eliminación de almacenaje de facturas
Política de viajes que limitara el gasto
Tarjeta Corporativa American Express limitada
para gastos de hotel, restaurante, renta de autos
y aerolíneas. Responsabilidad del empleado.
4 Satisfacción total de los asociados al no
invertir recursos personales en viajes de la
empresa y contar con un proceso de gestión
y comprobación de viajes rápido y sencillo
Sistema de control de viajes Concur
Clave
Implementación de métodos de pago, proveedores y sistemas de conciliación estándar
Antecedentes
Caja Chica
Fondos de efectivo en cuentas de los empleados de
$30,000 a $80,000 por caja chica
Resultados
Utilización de vales de caja = nula deducibilidad
Carencia de políticas y lineamientos
1 Mejor flujo de efectivo por reducción del
90% de los fondos en efectivo, el 10%
restante con montos menores a $10,000
Objetivos
Reducción de fondos de efectivo
Controlar y monitorear el uso de las cajas chicas
Deducibilidad del gasto LISR 31 II, RMF I.2.8.2.1
2 Deducibilidad ágil y completa del gasto
vía estado de cuenta de la tarjeta
Estrategia – 3 meses
Reducir en 90% el monto disponible de caja chica
3 Disminución del gasto en un 20% por
control y análisis de cada tarjeta
Tarjeta Corporativa con límites de gastos y bloqueo
de industria como supermercados
Clave
Implementación de una política y método de pago que brindara control y visibilidad
Antecedentes
Indirectos
Resultados
Diversificación de proveedores
1 Ahorros del 8 al 15% y mejor flujo de caja
Procesos administrativos lentos y demandantes
Pérdida temporal de servicios por pago tardío
Objetivos
Garantizar abastecimiento de bienes y servicios
Institucionalizar proveedores = ahorrar
Simplificar la conciliación y el pago
Estrategia – 6 meses
Proveedores institucionales y pago centralizado
Cargos automáticos con Purchasing Card
Pago mensual único a P-Card por servicios de
telefonía fija y móvil, papelería, seguros,
capacitación, mensajería, impuestos, tenencias y
seguridad CFF 29-C VI, LIVA 1-B, RMF I.2.8.2.1
Clave
por
negociación
con
proveedores
institucionales y 50% menos headcount
2 Goce
de servicios garantizados y
satisfacción del proveedor
por pago
oportuno y expedito vía P-Card, sin análisis
financiero de Penske por proveedor
3 Conciliación y pago centralizados,
con
tiempo y procesos previamente negociados
con cada proveedor
4 Disponibilidad inmediata de información
del gasto vía reportes analíticos por centro
de costo, proveedor y tipo de gasto para la
toma de decisiones y monitoreo del gasto
5 Efectividad operativa al poder canalizar los
recursos disponibles a los
Directos del negocio
proveedores
Negociación de tiempos y procesos de pago automático vía P-Card con cada proveedor
Beneficios Económicos
Tipo de
gasto
Gasolina
Viajes
Caja Chica
Indirectos
Beneficios
Financieros
•Reducción del gasto 15%
•Financiamiento +24 d
Beneficios
Administrativos
•Deducibilidad = Ahorro del
56% en impuestos
Beneficios
Operativos
•Conciliación
De 6,000 a 12 pagos anuales
(30% ISR+16% IVA+10%
PTU)
•Reducción de precios 10%
•Deducibilidad = Ahorro del
56% en impuestos
•Reducción de headcount 50%
•Conciliación
•Reducción del gasto 20%
•Financiamiento +24 d
•Deducibilidad = Ahorro del
56% en impuestos
•Conciliación
De 17,152 documentos a 144 al
año
•Reducción de precios 12%
•Financiamiento +30 d
•Disponibilidad de los
servicios
•Reducción de 32 proveedores a
11 y de 1,375 pagos individuales
a un pago mensual
Transformación de la gestión de gastos
ANTES
AHORA
• Falta de proceso estandarizado de pagos
•Estandarización de procesos de pago
•Ausencia de política de pagos
•Política definida de gastos
•Retrasos y pérdida temporal de servicios
•Pago ágil, expedito y oportuno
•Alta incidencia de gastos “No deducibles”
•100% de deducibilidad de gastos
•Excesiva diversificación de proveedores
•Institucionalización de proveedores
•Altos montos en fondos en efectivo
•Reducción de montos en efectivo por caja
•Falta de herramientas de conciliación
•Implementación de herramientas electrónicas
•Exceso de personal administrativo
•Reducción de personal
•Fuertes gastos de viaje y representación
•Ahorros en gastos de viaje
•Escasas negociaciones con proveedores
•Desarrollo estratégico de proveedores
Conclusiones y Aprendizajes Clave
Sinergia con proveedores
Institucionalizar proveedores, cumplir acuerdos
y hacerles sentir parte de nuestro negocio
Análisis de procesos
Determinar cuánto tiempo queremos invertir en
cada proceso, buscar herramientas y métodos
de pago que lo hagan realidad
Manejo del cambio
Comunicar a los involucrados los beneficios
personales que obtendrán del cambio
Preguntas y Respuestas