MANUAL DE INTEGRACION version Sep05 FINAL

Transcripción

INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN
FECHA DE
MODIFICACIÓN
SEPTIEMBRE DEL 2005
MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL
COMITÉ
DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS
INDICE
PRESENTACIÓN
2
I.
OBJETIVO
3
II.
DEFINICIONES
4
III.
MARCO JURIDÍCO
7
IV.
INTEGRACIÓN
V.
POLÍTICAS DE ACTUACIÓN
12
VI.
FUNCIONES DEL COMITÉ
VII
15
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS INTEGRANTES
11
14
DEL COMITÉ
VIII.
OPERACIÓN DEL COMITÉ
17
IX.
RECOMENDACIONES
19
X.
FORMATOS
20
1
FINANZAS
FECHA DE
MODIFICACIÓN
SEPTIEMBRE DEL 2005
COMITÉ
PRESENTACIÓN
El Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Instituto Nacional de las Mujeres, es
un Órgano Colegiado que coadyuva a que se cumplan estas normas al dictaminar, asesorar y
conocer respecto de los casos de excepción de Licitación Pública que las áreas solicitantes del
INMUJERES presentan para su consideración.
La actualización del Manual de Integración y Funcionamiento del Comité debe responder a las
reformas y adiciones que ha tenido la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector
Público, así como a las características de los procedimientos de compra de bienes y contratación
de servicios que requiere celebrar el INMUJERES en apego a las disposiciones legales y
administrativas aplicables, y que son sujetos al análisis del Comité, asegurando el cumplimiento de
los principios de eficiencia, eficacia y honradez.
Por lo expuesto y con fundamento en los artículos 22 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y
Servicios del Sector Público y 14, 15, 16, 17, 18 y 19 de su Reglamento, se elaboró y actualizó el
presente MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES,
ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS.
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FINANZAS
FECHA DE
MODIFICACIÓN
SEPTIEMBRE DEL 2005
COMITÉ
I.
OBJETIVO
Que los miembros del Órgano Colegiado conozcan las funciones que las disposiciones vigentes
aplicables otorgan al Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, precisando los
aspectos que conduzcan a los Servidores Públicos que lo integran, a asumir su participación con el
más amplio sentido de responsabilidad en el análisis y dictamen de los asuntos sometidos a su
consideración, de tal forma que se asegure el cumplimiento de los principios de eficiencia, eficacia
y honradez que deben observar los Servidores Públicos del INMUJERES en la administración de
los recursos que se destinen a las operaciones de adquisiciones de bienes, arrendamientos y
contratación de servicios.
3
FINANZAS
FECHA DE
MODIFICACIÓN
SEPTIEMBRE DEL 2005
COMITÉ
II.
DEFINICIONES
Para los efectos del presente documento se entenderá por:
Área Técnica y/o solicitante:
La que de acuerdo a sus necesidades y presupuesto aprobado, requiera la adquisición, o
arrendamiento de bienes muebles, o la presentación de servicios para fortalecer y/o coadyuvar a la
ejecución de los programas y funciones que le han sido conferidas a través de la Ley del
INMUJERES, el Estatuto Orgánico y el Reglamento Interior del INMUJERES.
De igual forma, esta área es responsable de establecer las especificaciones y normas de carácter
técnico, como referencia para la adquisición, arrendamiento o servicio solicitado, así como de
justificar y fundamentar la viabilidad de las compras y/o contrataciones que se sometan al Comité.
Almacén:
Área receptora y de custodia de los bienes adquiridos por el INMUJERES.
Anticipo:
Es el pago parcial que se otorga por adelantado, con base en el Artículo 31 fracción XIII de la Ley.
Bienes Muebles:
Son muebles por su naturaleza, los cuerpos que pueden trasladarse de un lugar a otro, es decir se
muevan por si mismos o por efecto de una fuerza exterior.
Contrato:
Es el acuerdo de dos o más personas, que produce o transfiere las obligaciones y derechos de las
partes que intervienen; administrativamente el contrato es aquel que celebra la administración
pública con los particulares para asegurar la adquisición de bienes, prestación de servicios o
arrendamientos.
Código Civil:
Código Civil Federal.
Comité:
Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Instituto Nacional de las Mujeres.
Constitución:
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Crédito Externo:
Recursos que se obtienen del exterior con Agentes Financieros Internacionales, con los que el
sector público sostiene transacciones de índole comercial o financiera. Se documentan en moneda
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FINANZAS
FECHA DE
MODIFICACIÓN
SEPTIEMBRE DEL 2005
COMITÉ
extranjera, y en el caso de los créditos externos para el Gobierno Federal son motivo de
autorización y registro por parte de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
D.F.:
La Dirección de Finanzas
D. G. A. F.:
La Dirección General de Administración y Finanzas.
D.A.:
La Dirección de Administración.
Dictamen:
Es el resultado del análisis que emite el Comité, a razón de los antecedentes del caso presentado
a su consideración, para especificar la determinación de la viabilidad o improcedencia de algún
caso de excepción de licitación pública.
DOF:
Diario Oficial de la Federación.
Egresos:
Gasto Público Federal. Es el conjunto de erogaciones que realizan el Gobierno Federal, los
organismos descentralizados y las empresas de participación estatal en el ejercicio de sus
atribuciones.
INMUJERES:
Instituto Nacional de las Mujeres.
PEF:
Presupuesto de Egresos de la Federación.
Ley:
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
Reglamento:
Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
SEFUPU:
La Secretaría de la Función Pública.
Servicios:
En general, los denominados subrogados o básicos, así como profesionales.
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FINANZAS
FECHA DE
MODIFICACIÓN
SEPTIEMBRE DEL 2005
COMITÉ
SUREBA:
Subcomité Revisor de bases de licitación pública o invitación a cuando menos tres personas.
OIC:
Órgano Interno de Control en el INMUJERES
Proveedor:
La persona física o moral que celebre contratos con el INMUJERES, para las adquisiciones de
bienes en los términos de la Ley.
Prestador de servicio:
La persona física o moral que celebre contratos con el INMUJERES para la prestación de
servicios, en los términos de la Ley.
Arrendamiento:
Es cuando las dos partes contratantes se obligan recíprocamente, una, a conceder el uso o goce
temporal de una cosa, y la otra, a pagar por ese uso o goce un precio cierto1.
PND:
Plan Nacional de Desarrollo.
1
Artículo 2398 del Código Civil Federal.
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FINANZAS
FECHA DE
MODIFICACIÓN
SEPTIEMBRE DEL 2005
COMITÉ
III.
MARCO JURÍDICO
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. DOF. 05-11-1917, sus reformas y
adiciones.
Leyes
-
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.
DOF 29-XII-1976, sus reformas y adiciones.
-
Ley Federal de las Entidades Paraestatales
DOF 14-V-1986, sus reformas y adiciones.
-
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
DOF 4-I-2000, sus reformas y adiciones.
-
Ley Federal de Instituciones de Fianzas.
-
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.
DOF 13 marzo de 2002 sus reformas y adiciones.
-
Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal.
-
Ley Federal de Procedimiento Administrativo
DOF 4-VIII-1994, sus reformas y adiciones.
-
Ley General de Bienes Nacionales
-
Ley de Planeación
-
Ley Federal sobre Metrología y Normalización
DOF I-VII-92 sus reformas y adiciones.
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FINANZAS
FECHA DE
MODIFICACIÓN
SEPTIEMBRE DEL 2005
COMITÉ
Códigos.
-
Código Fiscal de la Federación.
-
Código Civil Federal.
DOF 26-V-1928, sus reformas y adiciones.
-
Código Federal de Procedimientos Civiles.
DOF 24-II-1943, sus reformas y adiciones.
Reglamento.
-
Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
-
Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal.
DOF 18-XI-1981, sus reformas y adiciones.
Decretos.
-
Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación del año que corresponda.
Acuerdos.
-
-
Acuerdo por el que se expide el Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración
Pública Federal,
DOF 13-X-2000, sus reformas y adiciones.
Acuerdo por el que se establecen las Reglas para la Aplicación del Margen de
Preferencia en el Precio de los bienes de Origen Nacional, respecto de los bienes de
importación, en los procedimientos de contratación de carácter internacional que
realizan las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.
DOF 12-VI-2004, sus reformas y adiciones.
Acuerdo que establece la información relativa a los procedimientos de licitación pública
que las dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal deberán remitir
a la Secretaría de la Contraloría y Desarrollo Administrativo, por transmisión electrónica
o en medio magnético, así como la documentación, que las mismas podrán requerir a
los proveedores para que éstos acrediten su personalidad en los procedimientos de
licitación pública.
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FINANZAS
FECHA DE
MODIFICACIÓN
SEPTIEMBRE DEL 2005
COMITÉ
-
DOF-11-IV-1997, sus reformas y adiciones.
-
Acuerdo por el que se establecen las disposiciones para el uso de medios remotos de
comunicación electrónica, en el envío de propuestas dentro de las licitaciones públicas
que celebren las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, así
como en la presentación de las inconformidades por la misma vía, emitido por la
Contraloría.
DOF 09-VII-2000, sus reformas y adiciones.
-
-
-
Acuerdo por el que se establecen las reglas para la determinación y acreditación del
grado de contenido nacional, tratándose de procedimientos de contratación de carácter
nacional.
DOF 03-III-2000, sus reformas y adiciones
Acuerdo mediante el cual se expide el manual de normas presupuestarias para la
Administración Pública Federal. DOF 04-V-2000, Modificaciones, adiciones y
aclaraciones de fechas 31-XII-2000, sus reformas y adiciones.
Acuerdo por el que se establecen los lineamientos generales para la orientación,
planeación, autorización, coordinación, supervisión y evaluación de las estrategias, los
programas y las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de
la Administración Pública Federal, o equivalentes que expida la Secretaría de
Gobernación para su aplicación en cada ejercicio fiscal.
Circulares y Oficios:
-
-
-
Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración
Pública Federal en los procedimientos de contratación de seguros de bienes
patrimoniales y de personas.
Oficio N° 200/223/2001 dirigido a los titulares de los Órganos Internos de Control en las
dependencias y entidades no sectorizadas, donde se les comunica que a partir de la
fecha de su recepción serán nuevamente invitados los servidores públicos de la Unidad
de Normatividad de Adquisiciones, Obras Públicas, Servicios y Patrimonio Federal, en
los Comités de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, de Obras Públicas; de
Enajenación de Bienes Muebles e Inmuebles y Comisiones Consultivas Mixtas de
Abastecimiento en la Administración Pública Federal, con el propósito de asesorar a los
servidores públicos en la aplicación de la normatividad correspondiente, así como
verificar el apego de la misma en los procedimientos que estos sometan a la
consideración de los referidos órganos colegiados.
17-09-2001.
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FINANZAS
FECHA DE
MODIFICACIÓN
SEPTIEMBRE DEL 2005
COMITÉ
-
Oficio Circular SNCGP/300/170/99. Dirigido a los Directores Generales de los Agentes
Financieros del Gobierno Federal (Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C., Banco
Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C. y Nacional Financiera, S.N.C.) por el
que se difunden los requisitos para contrataciones con préstamos del Banco Mundial, de
fecha 11 de marzo de 1999.
-
Oficio Circular SNCGP/300/82/2000. Dirigido a los Directores Generales de los Agentes
Financieros del Gobierno Federal (Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C., Banco
Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C. y Nacional Financiera, S.N.C.), por el
que se difunden los requisitos para contrataciones con préstamos del Banco Mundial, de
fecha 03 de febrero de 2000.
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FINANZAS
FECHA DE
MODIFICACIÓN
SEPTIEMBRE DEL 2005
COMITÉ
IV.
INTEGRACIÓN
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 14 del Reglamento y las necesidades del INMUJERES,
el Comité se integrará con los miembros siguientes:
A.
CON DERECHO A VOZ Y VOTO:
1. Presidente:
Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas
2. Secretario Ejecutivo:
Titular de la Dirección de Administración.
3. Los vocales siguientes:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
B.
Titular de la Dirección General de Evaluación y Desarrollo Estadístico
Titular de la Dirección General de Planeación
Titular de la Dirección General de Promoción y Enlace
Titular de la Dirección General Adjunta de Asuntos Internacionales
Titular de la Coordinación de Relaciones Públicas y Comunicación Social
Titular de la Dirección de Finanzas
Titular de la Subdirección de Servicios Generales
SIN DERECHO A VOTO, PERO CON VOZ, LOS ASESORES SIGUIENTES:
1. Un servidor público designado por la Coordinación de Asuntos Jurídicos;
2. Un servidor público designado por el Órgano Interno de Control;
3. En su caso, un servidor público designado por la Unidad de Normatividad de Adquisiciones,
Obras Públicas, Servicios y Patrimonio Federal de la Secretaría de la Función Pública.
C.
SIN DERECHO A VOTO, PERO CON VOZ, LOS INVITADOS PERMANENTES
SIGUIENTES:
1.
2.
3.
4.
Comisario Propietario en el INMUJERES, por parte de la Secretaría de la Función Pública.
Secretaria Particular de la C. Presidenta del INMUJERES.
C. Titular de la Subdirección de Recursos Materiales y Adquisiciones.
Invitados, los servidores públicos cuya intervención considere necesaria el (la) secretario(a)
ejecutivo(a), para aclarar aspectos técnicos o administrativos relacionados con los asuntos
sometidos a la consideración del Comité.
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FINANZAS
FECHA DE
MODIFICACIÓN
SEPTIEMBRE DEL 2005
COMITÉ
V.
POLÍTICAS DE ACTUACIÓN
I.
El Comité es un Órgano Colegiado normativo de análisis y de decisión, que
dictaminará los proyectos, procedimientos y formatos que sobre el proceso de
adquisiciones, arrendamientos y servicios sometan a su consideración las áreas
solicitantes a través de la Dirección General de Administración y Finanzas.
II.
El calendario de sesiones se presentará a la consideración de los miembros del
Comité, en la primera sesión de cada año, para su debida autorización.
III.
El Comité iniciará formalmente sus sesiones ordinarias de cada año, una vez que se
cuente con la información necesaria para presentar el Volumen Anual de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, autorizado para el ejercicio fiscal que
corresponda, junto con los montos máximos a que alude el artículo 42 de la Ley.
IV.
En caso de que el Comité no pueda celebrar su primera sesión del año dentro de los
primeros quince días del mes de enero, por no contar con los elementos necesarios
para presentar la información señalada en el párrafo que antecede, su Presidente(a)
a través del Secretario(a) Ejecutivo(a) deberá enviar por escrito a los miembros de
este H. Cuerpo Colegiado, el cuarto Informe Trimestral del ejercicio fiscal anterior, a
efecto de darle cumplimiento al art. 18, primer párrafo del Reglamento.
Si por razones del cierre presupuestal-contable del ejercicio fiscal anterior, no se
cuenta con la versión definitiva del informe, éste será proporcionado en el plazo
señalado en el párrafo precedente será una preeliminar, en el entendido de que una
vez que se cuente con la definitiva esta será enviada por escrito o presentada en la
primera sesión que se lleve a cabo.
V.
El Comité sesionará cuando menos una vez al mes, puntualmente con apego al
calendario y orden del día fijados, salvo que no haya asuntos a tratar; asimismo, por
causas justificadas y/o con la finalidad de integrar una mayor cantidad de casos o
asuntos, el Presidente del Comité podrá diferir las sesiones ordinarias, siempre y
cuando se celebren dentro del mes en que se tenía programado, notificando lo
propio por escrito.
VI.
Los integrantes titulares del Comité con derecho a voz y voto podrán designar por
escrito a sus respectivos suplentes, los que deberán contar con un nivel jerárquico
inmediato inferior al del titular y solo podrán participar en ausencia del titular.
VII.
Los asesores y los invitados que asistan para orientar o aclarar la información de los
asuntos a tratar, deberán firmar el acta de la reunión como constancia de su
12
FINANZAS
FECHA DE
MODIFICACIÓN
SEPTIEMBRE DEL 2005
COMITÉ
participación, en la cual deberá señalarse el sentido del acuerdo tomado por los
miembros con derecho a voz y voto, y los comentarios relevantes de cada caso;
VIII.
Los casos que requieran ser sometidos a la consideración del Comité, deberán
presentarse a través del formato CAAS-1, mismo que deberá estar firmado por el(la)
Secretario(a) Ejecutivo(a), responsabilizándose de que la información contenida en
el mismo corresponda a la proporcionada por las áreas solicitantes; quedando bajo
resguardo de la Subdirección de Recursos Materiales y Adquisiciones, los soportes
documentales originales para consulta y/o requerida por parte de cualquier miembro
del Comité.
IX.
Las especificaciones y justificaciones técnicas deberán ser firmadas por el titular del
área solicitante;
X.
La responsabilidad de cada integrante del Comité, quedará limitada al voto o
comentario que emita u omita, en lo particular, respecto al asunto sometido a su
consideración con base en la documentación que le sea presentada. En este sentido
las determinaciones y opiniones de los miembros del comité, no comprenden las
acciones u omisiones que posteriormente se generen durante el desarrollo de los
procedimientos de contratación o en el cumplimiento de los contratos.
XI.
No deberán someterse a consideración del Comité, los procedimientos de
contratación cuya adjudicación se fundamente en el artículo 42 de la Ley; así como
los asuntos cuyos procedimientos se hayan iniciado sin dictamen del Comité o los
fundamentados en las fracciones I, II y XII del artículo 41 de la Ley.
13
FINANZAS
FECHA DE
MODIFICACIÓN
SEPTIEMBRE DEL 2005
COMITÉ
VI.- FUNCIONES DEL COMITÉ
El Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del INMUJERES, tendrá las siguientes
funciones:
I.
Revisar los programas y presupuestos de adquisiciones, arrendamientos y servicios, así
como formular las observaciones y recomendaciones convenientes;
II.
Dictaminar, previamente a la iniciación del procedimiento, sobre la procedencia de no
celebrar licitaciones públicas por encontrarse en alguno de los supuestos de excepción
previstos en el artículo 41 de esta Ley, salvo en los casos de las fracciones I, II, y XII del
propio precepto. Dicha función también podrá ser ejercida directamente por el(la) titular de
la entidad, o aquel servidor público en quien éste delegue dicha función. En ningún caso
la delegación podrá recaer en servidor público con nivel inferior al de director general;
III.
Proponer las políticas, bases y lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos
y servicios, así como autorizar los supuestos no previstos en éstos, informándolo al titular
de la entidad o al órgano de gobierno y posteriormente, en su caso, someterlo a su
consideración para su inclusión en las ya emitidas;
IV.
Analizar trimestralmente el informe de la conclusión de los casos dictaminados conforme
a la fracción II anterior, así como de las licitaciones públicas que se realicen y, los
resultados generales de las adquisiciones, arrendamientos y servicios y, en su caso,
recomendar las medidas necesarias para evitar el probable incumplimiento de alguna
disposición jurídica o administrativa.
V.
Elaborar y aprobar el manual de integración y funcionamiento del comité, conforme a las
bases que expida la Contraloría;
VI.
Coadyuvar al cumplimiento de la Ley y demás disposiciones aplicables.
VII. Aprobar el programa de aseguramiento de bienes patrimoniales de la entidad, y vigilar
que las pólizas de seguros se contraten de acuerdo al mismo.
VIII. Autorizar la creación, integración y funcionamiento de subcomités encargados de la
revisión de bases de licitaciones e invitaciones a cuando menos tres personas.
14
FINANZAS
FECHA DE
MODIFICACIÓN
SEPTIEMBRE DEL 2005
COMITÉ
VII.- FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS INTEGRANTES DEL
COMITÉ
En cumplimiento a lo establecido en el artículo 15 del Reglamento, los integrantes de los Comités
tendrán las siguientes funciones:
Presidente(a):
Autorizar las convocatorias y órdenes del día de las sesiones ordinarias y extraordinarias, presidir
las reuniones del comité, así como convocar a sus miembros cuando sea necesario, asimismo
deberá presentar el informe trimestral de conclusión de los asuntos dictaminados conforme a lo
establecido en la Fracción IV del Artículo 22 de la Ley, incluyendo las licitaciones públicas, así
como los resultados generales de las adquisiciones, arrendamientos y servicios, dentro de los
primeros quince días de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año, en los términos del
artículo 18 del Reglamento.
Secretario(a) Ejecutivo(a):
Vigilar la elaboración y expedición de las convocatorias, órdenes del día y de los listados de los
asuntos que se tratarán, incluyendo los soportes documentales necesarios y proporcionados por
las áreas solicitantes, así como remitirlos a cada integrante del Comité, a través del expediente de
la reunión a celebrarse.
Cuidar que se levante el acta de cada una de las sesiones, que incluya los acuerdos y/o
dictámenes emitidos, vigilando que el archivo de documentos esté completo y se mantenga
actualizado.
Vocales:
En su caso, enviar al Secretario(a) Ejecutivo(a) antes de la reunión, los documentos de los asuntos
que se deban someter a la consideración del comité, conforme al procedimiento que para tal efecto
emita la Dirección General de Administración y Finanzas; analizar el orden del día y los
documentos sobre los asuntos a tratar, así como pronunciar los comentarios que estimen
pertinentes;
Asesores(as):
Proporcionar la orientación necesaria en torno a los asuntos que se traten, de acuerdo con las
facultades que tenga conferidas el área que los haya designado, fundando y motivando el sentido
de sus opiniones.
15
FINANZAS
FECHA DE
MODIFICACIÓN
SEPTIEMBRE DEL 2005
COMITÉ
Invitados(as):
Únicamente tendrán participación en los casos en que el (la) Secretario(a) Ejecutivo(a) considere
necesaria su intervención, para aclarar los aspectos técnicos o administrativos relacionados con
los asuntos que se someten a la consideración del Comité, o en su caso, que tengan algún vínculo
operativo o de supervisión con los proyectos y/o programas que resultarán beneficiados con el
caso de análisis.
La veracidad de la información y documentación soporte de los asuntos sometidos a la
consideración del Comité será responsabilidad absoluta del área solicitante que los formule, la cual
deberá estar integrada en los términos del artículo 49 del Reglamento.
16
FINANZAS
FECHA DE
MODIFICACIÓN
SEPTIEMBRE DEL 2005
COMITÉ
VIII.- OPERACIÓN DEL COMITÉ
Las reuniones del Comité se celebrarán en los términos siguientes:
I.
Las sesiones ordinarias tendrán verificativo por lo menos una vez al mes, salvo que no
existan asuntos a tratar, en cuyo caso deberá darse aviso oportunamente a los miembros
del Comité, cuando menos con dos días de anticipación a la fecha que se tenía prevista
para su celebración; dicho aviso podrá ser enviado por correo electrónico por el
Presidente(a) del Comité.
Sólo en casos debidamente justificados y a través de convocatoria emitida por el Presidente
del Comité o su Suplente, se podrán realizar reuniones extraordinarias;
II. Se llevarán a cabo cuando asistan como mínimo la mitad más uno de los miembros con
derecho a voto, y las decisiones se tomarán por mayoría de votos, debiendo indicarse en el
acta de la reunión quienes emiten el voto y el sentido de éste, excepto en los casos en el
que la decisión sea unánime;
En caso de empate, quien presida tendrá voto de calidad para tomar la determinación
correspondiente;
III. En ausencia del Presidente del Comité o de su suplente, las reuniones no podrán llevarse a
cabo;
IV. El orden del día, junto con los documentos correspondientes de cada sesión, se entregarán
a los integrantes del Comité, cuando menos con dos días hábiles de anticipación para
sesiones ordinarias y con un día hábil para las extraordinarias. En caso de no observarse
estos plazos, la sesión no podrá llevarse a cabo;
V. Los asuntos que se sometan a consideración del Comité deberán presentarse en el formato
CAAS-1 que forma parte integrante del presente Manual.
VI. Una vez que el asunto sea analizado y dictaminado por el comité, el formato al que se
refiere la fracción anterior, deberá ser firmado antes de concluir la sesión, por cada
asistente con derecho a voto.
VII. De cada reunión se levantará acta que será firmada por todos los que hubieran asistido a
ella, misma que se aprobará a más tardar en la reunión ordinaria inmediata posterior. En
dicha acta se deberá señalar el sentido del acuerdo tomado por los miembros con derecho
a voto y los comentarios relevantes de cada caso. Los asesores y los invitados firmarán el
acta como constancia de su participación.
17
FINANZAS
FECHA DE
MODIFICACIÓN
SEPTIEMBRE DEL 2005
COMITÉ
VIII. Invariablemente deberá incluirse en el orden del día, un apartado correspondiente al
seguimiento de acuerdos emitidos en las sesiones anteriores. En el punto
correspondiente a asuntos generales, solo podrán incluirse asuntos de carácter
informativo, y
IX.
En la primera reunión del ejercicio fiscal de que se trate, deberá de presentarse a
consideración, el calendario de reuniones ordinarias; el volumen anual de adquisiciones,
arrendamientos y servicios autorizados, y los montos máximos a que alude el artículo 42
de la Ley.
18
FINANZAS
FECHA DE
MODIFICACIÓN
SEPTIEMBRE DEL 2005
COMITÉ
IX.-
RECOMENDACIONES
Los miembros del Comité están obligados al manejo Institucional y confidencial de la información,
siendo responsables de los mismos, el que por ningún motivo se haga del conocimiento de
personas físicas o morales ajenas al mismo, particularmente de los proveedores que concursan
por los contratos de abastecimiento de bienes y servicios.
19
FINANZAS
FORMATOS
X.-
FECHA DE
MODIFICACIÓN
SEPTIEMBRE DEL 2005
COMITÉ
)
REQUISICION:
FECHA DE CELEBRACIÓN:
DIA:
MES:
AÑO:
FORMATO CAAS-1
FUNDAMENTO LEGAL
MONTO C/IVA (MINIMO Y MAXIMO EN SU CASO):
)
PARTIDA PRESUPUESTAL AUTORIZADA:
)
VOCAL
SECRETARIO EJECUTIVO
FIJOS:
(
TIPOS DE PRECIOS:
SUJETOS A AJUSTE: (
VERIFICACION DE EXISTENCIAS:
(Antecedentes, solicitud, justificación, y descripción de soportes documentales)
PLANTEAMIENTO
SESION NÚMERO:
COMITE DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS
ABIERTO:
)
)
)
SI
(
NO (
CERRADO: (
(
ASUNTO O PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION QUE SE SOMETE A DICTAMEN DEL COMITE:
AREA SOLICITANTE:
CANTIDAD
Y/O
DESCRIPCION
GENÉRICA DE LOS
BIENES O SERVICIOS
TIPO DE CONTRATO:
ABASTECIMIENTO
SIMULTANEO:
VOCAL
VOCAL
NOMBRE
VIGENCIA DEL CONTRATO:
PRESIDENTE
VOCAL
NOMBRE
LUGAR DE ENTREGA O PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS:
VOCAL
NOMBRE
NOMBRE
NOMBRE
VOCAL
NOMBRE
NOMBRE
VOCAL
NOMBRE
NOMBRE
20
FINANZAS
FECHA DE
MODIFICACIÓN
SEPTIEMBRE DEL 2005
COMITÉ
IDENTIFICACION DE FIRMAS Y RUBRICAS DE APROBACIÓN DEL MANUAL DE
INTEGRACION Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES,
ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS.
NOMBRE Y PUESTO
FIRMA Y RUBRICA
21

MANUAL DE INTEGRACION version Sep05 FINAL

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