Estándar – Planificación

Transcripción

UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN UTUADO
IN
CENTRO DE RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE
INFORME DE AUTO-EVALUACION DEL
CENTRO DE RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE
AÑOS 2001-02 A 2005-06
(VERSION RESUMIDA)
COMITE DE AUTO-EVALUACION CRA
ENERO 2008
Universidad de Puerto Rico en Utuado
Decanato de Asuntos Académicos
Centro de Recursos para el Aprendizaje
Informe de Autoevaluación
del Centro de Recursos para el Aprendizaje
Años 2001-02 a 2005-06
Según los Estándares de la
Association of College and Research Libraries
(Versión Resumida)
Sometido por:
Prof. Regina Oquendo Rivera
Directora CRA,
Prof. Catalina Soto Mercado
Coordinadora Comité de Evaluación,
Comité de Autoevaluación
Enero 2008
Contenido
Introducción…………………………………………………………………………….4
Descripción del Proceso de Evaluación………………………………............……9
Autoevaluación
Planificación…………………………………………………………………..11
Avalúo………………………………………………………………...............17
Avalúo de los Resultados…………………………………………………...21
Servicios………………………………………………………………………27
Instrucción…………………………………………………………………….35
Recursos Bibliográficos……………………………………………………..41
Acceso………………………………………………………………………...49
Recursos Humanos………………………………………………………….53
Instalaciones físicas…………………………………………………………60
Comunicación y Cooperación………………………………………………68
Administración...……………………………………………………………..73
Presupuesto………………………………………………………………….77
Recomendaciones………………………………………………………………......84
Referencias………………………………………………………………………......85
Introducción
En sus orígenes, la Universidad de Puerto en Utuado (UPRU), se concibió
como un colegio primordialmente técnico orientado, principalmente, a la
tecnología agrícola moderna. Esta institución sirve, en primera instancia, a la
Región Central de Puerto Rico. Debido a que los programas agrícolas técnicos
que se ofrecen en la UPRU no se ofrecen en otras Instituciones o universidades,
estudiantes de gran parte de la Isla y del área metropolitana, con estos
intereses, solicitan ingreso y/o estudian en Utuado. De acuerdo a los criterios
vigentes de la clasificación Carnegie, se la identifica como una institución
predominante de bachillerato.
La Universidad de Puerto Rico en Utuado se creó mediante la Resolución
Conjunta Núm. 9 del 1 de diciembre de 1978 de la Asamblea Legislativa del
Estado Libre Asociado y mediante la Certificación Número 86 (1978-79) del
Consejo de Educación Superior. En el año 1999, mediante la Certificación Núm.
077 de la Junta de Síndicos obtiene la autonomía y se establecen los cargos de
Rector y Decanos, así como los cuerpos deliberativos de Junta Administrativa y
Senado Académico. Adquiere, en el 2000, el nombre oficial vigente.
La Universidad de Puerto Rico en Utuado comenzó sus operaciones
académicas en agosto de 1979, con una matrícula de 195 estudiantes.
Actualmente, atiende a una población estudiantil de alrededor de 1,600
estudiantes, con una facultad compuesta por 100 profesores.
5
Las instalaciones físicas del UPRU están enclavadas en una finca de 118
cuerdas, en el Barrio Salto Arriba del municipio de Utuado. Posee edificios
modernos, dotados con tecnología de apoyo a la enseñanza, que se integran
armónicamente al paisaje rural que los rodea.
Valores
La Universidad de Puerto Rico en Utuado está fundamentada en valores
que enmarcan nuestra visión y dan sentido a la misión que nos caracteriza.
Creemos en:
•
La excelencia en todas las áreas de servicio académico, administrativo,
estudiantil y comunitario.
•
La capacitación continúa dirigida al aprendizaje independiente del
individuo a través de su vida.
•
El compromiso con la institución, con el medio ambiente, con la cultura
puertorriqueña y con la calidad de vida.
•
La apertura a las nuevas ideas en todas las disciplinas, a las
innovaciones educativas y a la alta tecnología.
•
Ofrecer
servicios
individualizada,
en
de
la
alta
calidad
igualdad
de
enfatizando
en
oportunidades
la
atención
educativas
y
profesionales y en el respeto mutuo.
Visión
La Universidad de Puerto Rico en Utuado es una institución de
vanguardia en el desarrollo académico, cultural, económico y ambiental.
6
Misión
A tenor con la misión del Sistema de la Universidad de Puerto Rico, la
Universidad de Puerto Rico en Utuado es una institución de vanguardia en la
educación post-secundaria. Nuestra misión contribuye al desarrollo de la región
a la que servimos enfatizando en programas académicos actualizados, capaces
de enfrentar las exigencias de un panorama laboral cambiante. La tecnología
agrícola, así como la conservación del medioambiente, nos compromete a
formar egresados intelectual y moralmente capacitados para aportar al
desarrollo integral de Puerto Rico y del mundo.
Acreditación y Afiliaciones
La Universidad de Puerto Rico en Utuado está acreditada por la Middle
States Association (MSA) y el Consejo de Educación Superior de Puerto Rico
(CES). Es miembro del American Council on Education, del College Board, del
Faculty Resource Network, del Consortium for Institutional Cooperation y de la
Liga Atlética Interuniversitaria.
Programas Académicos
Actualmente, la Universidad de Puerto Rico en Utuado, ofrece los
siguientes Grados de Bachillerato:
•
Educación Elemental
•
Administración de Empresas con concentración en Contabilidad
•
Sistemas de Oficina
7
Además ofrece los siguientes Grados Asociados:
•
Administración de Empresas: en Gerencia o Contabilidad
•
Sistemas de Oficina
•
Tecnología de la Horticultura
•
Tecnología de Procesamiento de Alimentos
•
Tecnología de Control de Plagas
•
Tecnología de la Producción Agrícola
•
Tecnología de Industria Pecuaria
•
Educación Secundaria
•
Educación Elemental
•
Ciencias Naturales
•
Ciencias Sociales
Centro de Recursos para el Aprendizaje
El Centro de Recursos para el Aprendizaje (CRA), tiene como misión
responder a las necesidades de información de los programas de
Tecnología Agrícola, así como a las necesidades de los demás programas
académicos, mediante una colección actualizada, el uso de la tecnología y
el desarrollo de las destrezas de información en los usuarios.
Además, de crear colecciones activas, custodiar una amplia colección de
libros, revistas, periódicos, materiales audiovisuales y bases de datos, posee
una infraestructura informática que le permite manejar y distribuir la información
más efectivamente. La integración de la infraestructura informática con el acervo
8
bibliográfico facilita la creación de programas de desarrollo de destrezas de
información que complementan la enseñanza en la sala de clases, y la
capacitación de los usuarios en el uso de los recursos de información
electrónicos aplicados a la labor académica. Así la facultad bibliotecaria se
integra al proceso de enseñanza-aprendizaje como guía y facilitadora de las
experiencias que refuercen la adquisición de conocimiento y el desarrollo de
destrezas.
El Centro de Recursos para el Aprendizaje consta de diversas áreas de
servicio como: Referencia, Circulación, Reserva, Publicaciones Periódicas,
Audiovisuales, Destrezas de Información y Desarrollo de Colecciones. Los
servicios que ofrece están dirigidos a apoyar los departamentos académicos en
la formación de egresados con las destrezas y las actitudes necesarias para
aprender independientemente y de por vida.
9
Descripción del Proceso de Autoevaluación
En armonía con Diez para la Década, y como iniciativa del Presidente de
la Universidad de Puerto Rico, Lcdo. Antonio García Padilla, se inicia en el 2004
un proceso de evaluación para la acreditación de los programas académicos,
por diversas organizaciones profesionales, incluyendo las bibliotecas. Esta
iniciativa del Presidente, fue ratificada por la Junta de Síndicos, mediante la
Certificación Número 138 (2003-2004), en la que se estable que se debe
promover y mantener la acreditación de aquellos programas académicos y
servicios susceptibles a ello. A tales efectos, en el verano de 2005 se nombra a
la Dra. Julia Vélez como coordinadora del Proyecto de Evaluación de las
Bibliotecas del Sistema UPR. Entre las actividades del proyecto se encontraban:
el desarrollo de instrumentos y guías de evaluación, el ofrecimiento de
actividades de orientación y mejoramiento profesional relacionadas con el
proceso, y mantener la comunicación y la colaboración entre las unidades y la
Administración Central en lo relacionado con la evaluación de las bibliotecas. Se
constituye, además, un comité sistémico facilitador, así como, comités de trabajo
en las bibliotecas de los recintos.
El Centro de Recursos para el Aprendizaje de la UPR Utuado, al igual que
las demás bibliotecas del sistema UPR, toma como fundamento para su proceso
de autoevaluación los estándares de calidad para las bibliotecas establecidos
por la Association of College and Research Libraries. En verano de 2005, se
nombra como coordinador del proceso de evaluación del CRA, al Prof. Ralph
Rivera. Tanto el profesor Rivera, como la directora del CRA para ese entonces,
10
Prof. Nilda Sánchez, participaron de diversas actividades de capacitación para
iniciar el proceso de autoevaluación.
En sus inicios, el Comité de Evaluación del CRA, estuvo constituido por
cuatro miembros entre los que se incluía el coordinador, la directora del CRA y
dos miembros adicionales.
El Comité inicia sus trabajos evaluando las
fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas del CRA. Con la participación
del personal del CRA, se establecen los valores del departamento y se inicia el
desarrollo de un plan estratégico. También se inicia la identificación y
recopilación de documentos que podrían ayudar en la autoevaluación. Para
trabajar en esta tarea, se asigna a cada miembro del comité por lo menos un
estándar, por lo que el comité crece a diez miembros con la inclusión de cinco
bibliotecarios profesionales y cinco bibliotecarios auxiliares. En verano de 2006,
se nombra una nueva coordinadora, Prof. Catalina Soto, debido a que profesor
Rivera se traslada a otro recinto. También, hubo cambios en los integrantes del
comité, y en la dirección del CRA, la cual recayó en la Prof. Regina Oquendo.
Tanto la directora del CRA, como la coordinadora del proceso
participaban de las reuniones y actividades de adiestramiento y mejoramiento
profesional organizadas por la vicepresidencia de asuntos académicos. La
doctora Vélez, coordinadora del proyecto, también visitó el CRA y se reunió con
el comité y con las autoridades del Recinto. Durante el proceso de evaluación, el
comité del CRA se reunía periódicamente. Borradores de los documentos se
circularon entre el personal del CRA para la obtención de recomendaciones y
como una forma de divulgar los hallazgos.
11
Autoevaluación
El proceso de autoevaluación del Centro de Recursos para el Aprendizaje,
se realiza a la luz de los estándares de la Association of College and Research
Libraries y la guía preparada por el comité asesor para este propósito. Cubre el
periodo comprendido por los años académicos 2001-2006. En cada aspecto
evaluado se describe como el CRA cumple con los objetivos de los estándares
de la ACRL, qué aspectos se deben fortalecer y las recomendaciones para
lograrlo.
1. Planificación
La Universidad de Puerto Rico en Utuado ha incorporado la planificación
como una actividad recurrente de manera gradual, desde 1985, cuando reclutó a
un consultor para ese fin. El Centro de Recursos para el Aprendizaje, formuló en
el 2005, su plan estratégico como documento que imparte dirección a sus
ejecutorias. Este se enmarca en el Plan Estratégico de la UPR en Utuado y el
plan del Sistema UPR. Tiene un alcance de cuatro años, desde diciembre de
2005 a junio de 2009.
La misión del CRA, así como su visión, surgen como parte del proceso de
planificación de la unidad. Fueron formuladas por un comité compuesto por
miembros del sector docente y no docente del Centro, y con representación del
sector estudiantil. Se enmarca en la misión de la UPR en Utuado y la misión de
la Universidad de Puerto Rico como sistema (véase Actas del Comité de
12
Planificación CRA, Plan Estratégico CRA, Plan UPR Utuado y Diez para la
Década).
Universidad de Puerto Rico en Utuado tiene la misión de ser una
institución de vanguardia en la educación post-secundaria. De este modo
contribuye al desarrollo de la región a la que sirve enfatizando en
programas académicos actualizados, capaces de enfrentar las exigencias
de un panorama laboral cambiante. La tecnología agrícola, así como la
conservación del medioambiente, nos comprometen a formar egresados
intelectual y moralmente capacitados para aportar al desarrollo integral de
Puerto Rico y del mundo.
Consistente con la misión de la UPR en Utuado, el CRA tiene como
misión responder a las necesidades de información de los programas de
Tecnología Agrícola, así como a las necesidades de los demás programas
académicos, mediante una colección actualizada, el uso de la tecnología y
el desarrollo de las destrezas de información en los usuarios.
marco institucional se han trazado las metas y objetivos del
Desde este
Plan Estratégico
Departamental.
El plan estratégico del CRA, desarrollado por el Comité de Planificación
del departamento, consiste de seis metas de prioridad y sus objetivos. Se tomó
como punto de partida para establecerlas las fortalezas y debilidades del Centro
y su entorno académico, la misión, las metas y los objetivos del plan institucional
y las áreas de desarrollo prioritario del Sistema Universitario UPR. La misión y
las metas establecidas en el plan están dirigidas al logro de los objetivos
13
departamentales e institucionales. Su relación con las metas y objetivos
institucionales, así como con las metas del Sistema de la Universidad de Puerto
Rico se plasma en la siguiente tabla:
Tabla 1
Relación de las Metas del Plan del CRA
con las de la UPR Utuado y las del Sistema
Metas CRA
1. Satisfacer las
necesidades actuales de
información electrónica e
impresa de la comunidad
universitaria.
Metas UPR Utuado
1. Ofrecer una amplia variedad de
programas académicos y servicios
innovadores dirigidos a estimular el
desarrollo de la agricultura, la
economía, la educación, la
tecnología y la protección del Medio
ambiente.
Metas Sistema
UPR
2. Culturas académicas
de actualización,
experimentación y
renovación
(2.2, 2.9)
3. Investigación y labor
creativa competitiva
(3.1, 3.9)
5. Actualización
tecnológica
(5.8, 5.10, 5.11)
2. Desarrollar en la
comunidad universitaria las
competencias de
información que la
capacite para el
aprendizaje independiente
de por vida.
tecnología y la protección del medio
ambiente.
de actualización,
experimentación y
renovación
(2.2, 2.9)
(3.1, 3.9)
5. Actualización
tecnológica
(5.8, 5.10, 5.11)
2. Propiciar el desarrollo integral del
estudiante promoviendo el
fortalecimiento de los valores
éticos, estéticos, intelectuales y
sociales para contribuir al desarrollo
del país y de un mundo globalizado
y multicultural.
6. Vínculo sostenido con
los estudiantes.
(6.10)
14
3. Propiciar una mayor
integración de la
tecnología a los servicios
que garantice la
búsqueda y recuperación
de la información de
manera más efectiva para
la formación de usuarios
más independientes.
3. Estimular la creación e
investigación en la agricultura, las
ciencias, la tecnología y las artes
para enfrentar las exigencias de un
panorama laboral cambiante.
y multicultural.
5. Actualización
tecnológica.
(5.2, 5.4, 5.5, 5.6, 5.7,
5.8)
(3.9)
de actualización,
experimentación y
renovación.
(2.9)
4. Conservar, mejorar y desarrollar
las facilidades, estructuras y
servicios, para que de esta manera
se propicie un ambiente óptimo a
toda la comunidad universitaria.
4. Garantizar el acceso
efectivo a la información
mediante el uso de la
tecnología que facilite y
complemente el proceso
de enseñanza-aprendizaje
y la investigación.
tecnología y la protección del medio
ambiente.
y multicultural.
de actualización,
experimentación y
renovación.
(2.9)
5. Actualización
tecnológica.
(5.2, 5.6, 5.8)
(3.9)
4. Conservar, mejorar y desarrollar
las facilidades, estructuras y
servicios, para que de esta manera
se propicie un ambiente óptimo a
toda la comunidad universitaria.
5. Convertir la Sala
Utuadeña en un centro de
investigación y de
divulgación del acervo
cultural de nuestro pueblo.
5. Fortalecer y mantener una
comunicación efectiva con la
comunidad que contribuya al
desarrollo del entorno social,
económico, tecnológico y agrícola
mediante proyectos de orientación,
educación y ayuda comunitaria que
integren al estudiantado, la facultad
y al personal no docente.
6. Liderato en inversión
comunitaria y gestión
cultural.
(6.6, 6.7, 6.8, 6.9, 6.10)
10. Identidad institucional
fortalecida.
(10.8)
15
6. Garantizar la
satisfacción de los
usuarios mediante el
avalúo y la evaluación
continua de los servicios
que se ofrecen.
6. Fortalecer la planificación
institucional promoviendo el
mejoramiento continuo a través de
la planificación estratégica y un
plan de avalúo institucional efectivo.
4. Cultura de evaluación y
avalúo institucional.
(4.2, 4.4, 4.5)
de actualización,
experimentación y
renovación.
(2.4)
Fuentes: Plan Estratégico CRA 2005-2008, Plan Estratégico UPR Utuado 2003-2008,
Diez para la Década
El Plan Estratégico es uno dinámico, susceptible de revisiones y cambios,
tomando en cuenta la evolución del Plan Institucional, así como respuesta al
avalúo y evaluación de los objetivos alcanzados (véase Plan Estratégico). La
revisión más reciente ocurrió en septiembre de 2006.
El Centro de Recursos para el Aprendizaje participa activamente de los
ejercicios de planificación del Recinto, con representación constante en el
Comité de Planificación Institucional. Ser parte de este Comité nos permite
desarrollar lazos de comunicación con todos los sectores de la comunidad
universitaria, mantenernos al tanto de la dirección que sigue la institución y ser
parte integral del proceso de planificación y de toma de decisiones de la
Institución (véase actas Comité de Planificación CRA y Actas del Comité de
Planificación Institucional). El insumo que se recibe del Comité Institucional de
Biblioteca, también nos ayuda a determinar las prioridades a seguir en el
proceso de planificación estratégica.
Para el desarrollo del plan estratégico, el Comité de Planificación del
CRA, siguió como modelo y guía el Plan Estratégico de la UPR en Utuado y las
16
áreas de desarrollo prioritarias según se establecen en el plan del sistema,
conocido como Diez para la Década. Se estableció la dirección a seguir y las
áreas en mayor necesidad de desarrollo. El primer borrador del plan estratégico
del CRA se sometió en diciembre 2005. Una versión revisada se sometió
posteriormente, en septiembre de 2006 (véase Planes Estratégicos CRA).
El Plan Estratégico se utiliza como guía en el desarrollo de los planes
operacionales de cada área de servicio del CRA. Las metas y objetivos se
utilizan como criterios para determinar: cómo se distribuye el presupuesto
asignado cada año, qué elementos de prioridad se incluirán en la petición
presupuestaria, qué programas nuevos se desarrollarán y qué áreas deben
fortalecerse, entre otros aspectos. El análisis de los logros y su relación con el
plan estratégico nos permite determinar cuán efectivos hemos sido y nos ayuda
a identificar que aspectos de los planes de trabajo se deben revisar para obtener
los resultados deseados.
Hallazgos y Recomendaciones
La planificación ha venido a ser un elemento esencial y presente en el
devenir diario del CRA. Es un proceso continuo y abierto del que participan
todos los sectores del Centro y de la comunidad universitaria. El plan estratégico
del CRA, así como el institucional, sirven de guía para las decisiones y
actividades departamentales. El desarrollo de los planes de trabajo de cada área
del CRA, se fundamenta en el plan estratégico.
Entre los aspectos a fortalecer, hemos identificado, la necesidad de
mejorar la divulgación del plan en la comunidad universitaria. Así mismo, como
17
parte del avalúo de los logros del Plan, hemos identificado las siguientes áreas
de servicio a fortalecer con prioridad:
•
El desarrollo de un programa de destrezas de información más
estructurado y de mayor alcance
•
El fortalecimiento de la infraestructura tecnológica
•
El mejoramiento de la divulgación de los servicios a distancia
•
El desarrollo de un plan estructurado para el mejoramiento profesional del
personal
•
El mejoramiento del portal electrónico del CRA, y
•
El desarrollo del servicio de referencia en línea.
2. Avalúo
El proceso de avalúo es uno de prioridad institucional. Participan de este
proceso toda la comunidad universitaria a través del Comité de Avalúo
Institucional. El CRA participa y es miembro de dos comités de avalúo: el Comité
de Avalúo Institucional y el Comité de Avalúo del Componente de Educación
General.
Durante el periodo que cubre la evaluación, el CRA, no contaba con un
plan de avalúo formal, sin embargo, se valió de diversas herramientas que le
han permitido avaluar los servicios que ofrece, como identificamos a
continuación. Mantiene un proceso de recopilación de datos estadísticos
continuo que incluye aspectos tales como: contestación de preguntas, asistencia
al centro, uso de los recursos, entre otros aspectos. El buzón de sugerencias
18
nos permite detectar con prontitud qué aspectos del servicio pueden mejorarse y
qué servicios deben añadirse.
Además, los usuarios tienen la oportunidad de evaluar los servicios de
instrucción bibliotecaria, incluyendo los talleres y las conferencias, a través de
hojas de evaluación que llenan al finalizar estas actividades educativas. Estos
datos ayudan a mejorar los talleres para atemperarlos a las necesidades de los
usuarios. Por otra parte, se realizan evaluaciones periódicas del personal
docente, tanto por el supervisor como por sus pares, las cuales permiten
conocer las fortalezas del personal e identificar sus necesidades de desarrollo.
Para complementar el proceso de avalúo, el CRA utiliza las estadísticas
que recopilan otros departamentos. Estos incluyen, la Oficina de Planificación e
Investigación Institucional, y el Comité de Avalúo Institucional, entre otros. El
análisis de las estadísticas y de los datos recopilados a través de las diversas
estrategias de avalúo, a la luz de las metas y objetivos departamentales e
institucionales, nos ayuda a tomar decisiones sobre los planes de trabajo, la
preparación y distribución del presupuesto, y el establecimiento de las
prioridades del CRA.
El producto de ese análisis se utiliza, además, en las
revisiones del plan estratégico, en la reubicación del personal en aquellas áreas
donde se pueda maximizar sus capacidades, en la petición de presupuesto
adicional y en el establecimiento de nuevos servicios. Por ejemplo, el avalúo de
los servicios, ha dirigido al CRA a establecer como su primera prioridad el
desarrollo de un programa de destrezas de información más abarcador.
19
Los procesos de autoevaluación que lleva a cabo el Recinto para las
agencias de acreditación y proveedoras de licencias de operación, tales como, la
Middle States Association y el Consejo de Educación Superior de Puerto Rico,
proveen también, información muy valiosa para el avalúo de los servicios.
Ambas agencias han señalado como de necesidad primordial la construcción de
un nuevo edificio para la biblioteca y el fortalecimiento de la infraestructura
tecnológica. Estos señalamientos han sido atendidos con la construcción de un
nuevo edificio para el CRA, diseñado no sólo para absorber el crecimiento de la
matrícula y de los programas, sino que además, posee la infraestructura
necesaria para integrar la tecnología informática a los servicios.
El CES ha recomendado, además, aumentar los recursos fiscales para
fortalecer las colecciones. Ambas agencias coinciden en que el área de mayor
fortaleza del CRA es su personal (véase Informe de MSA 2000 e Informe del
CES 2007).
El resultado de un cuestionario sometido a una muestra de 152 usuarios,
reflejó un nivel de satisfacción de un 70% con los servicios de Referencia,
Reserva, Publicaciones Periódicas, Circulación y Audiovisual. Más del 60%
manifestó sentirse muy a gusto con el personal del CRA. Entre los servicios más
débiles se identifica el de fotocopiadoras. El estudio reflejó que el 61% de los de
los usuarios se siente insatisfecho con este servicio. Como resultado, el nuevo
contrato de fotocopiadoras, incluye mayor número de máquinas y contiene
cláusulas más abarcadoras en los aspectos de mantenimiento y servicio.
20
A los usuarios les preocupa, marcadamente, la necesidad de más
computadoras. El 52 % de los estudiantes indicó sentirse insatisfechos con la
cantidad de computadoras disponibles. Las instalaciones del CRA no permitían
la instalación de más computadoras. En respuesta a esta necesidad y para
ampliar el acceso a los recursos electrónicos, se instalaron en el Centro y a
través de todo el Recinto, radios de comunicación inalámbrica, que permiten a
los usuarios acceder a la red de la universidad y a los recursos electrónicos,
desde cualquier lugar del Recinto.
El CRA efectúa diversas actividades de naturaleza cuantitativa y
cualitativa para avaluar la efectividad de los servicios, tales como, recopilación
de estadísticas, buzón de sugerencias, cuestionarios y hojas de evaluación de
talleres, entre otras. Por otra parte, el plan estratégico contiene indicadores para
evaluar su efectividad.
El CRA, sin embargo, necesita desarrollar un documento formal de Plan
de Avalúo, que tome en consideración diversas herramientas de avalúo, que le
permitan determinar la efectividad de los servicios y faciliten el proceso de toma
de decisiones. Se ha establecido un comité departamental para el desarrollo del
documento. Se espera, además, que el comité colabore en la revisión de los
formularios e instrumentos que se utilizan para recopilar estadísticas, de modo
tal, que apoyen de forma efectiva el avalúo de los servicios (véase Lista de
Miembros Comité de Avalúo CRA).
21
3. Avalúo de los Resultados
El CRA mantiene un sistema de recopilación de datos estadísticos dirigido
a evaluar cada área de servicio. Las diversas actividades de instrucción al
usuario, al igual, que todas las actividades de mejoramiento profesional
coordinadas y ofrecidas por el CRA, también son evaluadas por los
participantes. La satisfacción de los usuarios, el uso de las colecciones, la
cantidad de personas impactadas por el programa de destrezas de información,
son aspectos que también se consideran en el avalúo del CRA. Entre los datos
que se recopilan, consistentemente, se incluyen los siguientes:
•
Uso de las colecciones
•
Asistencia al CRA
•
Préstamos interbibliotecarios
•
Talleres de Destrezas de Información Ofrecidos
•
Resultados de las evaluaciones de las actividades educativas ofrecidas.
•
Uso de las bases de datos
•
Uso de las computadoras
•
Recursos de información comprados
•
Recursos de información recomendados por los profesores
•
Inventario de Recursos
•
Lista de Descarte de Recursos
•
Préstamo de libros de circulación por tipo de usuario
•
Actividades de mejoramiento profesional del personal
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El avalúo del Plan Estratégico y los planes de trabajo individuales nos
ayuda a conocer los logros alcanzados. Los cuestionarios enviados a la
comunidad nos permiten evaluar la efectividad de los servicios. Los logros
alcanzados se plasman en los informes anuales que rinde el director del CRA al
Decano de Asuntos Académicos (véase Informes Estadísticos, Evaluaciones de
los talleres y conferencias, Resultados del Cuestionario de Satisfacción,
Informes Anuales, sección 2 de este informe).
El personal docente se evalúa anualmente, para examinar su aportación
al logro de los objetivos departamentales e institucionales. Se evalúa el perfil del
personal, y se recopilan datos sobre sus actividades de mejoramiento
profesional, y las actividades de creación e investigación realizadas por los
mismos. Los logros de los comités de trabajo, la integración de nuevos servicios,
los comentarios emitidos por los usuarios en los buzones de sugerencias, los
cuestionarios, y las recomendaciones de las agencias acreditadoras, son
insumos que se consideran en la autoevaluación (véase Informes Anuales,
Estadísticas
de
Servicio,
Evaluaciones
de
Talleres
y
Actividades
de
Mejoramiento Profesional, Informes de Comités, Informes de la MSA y del CES,
Resultados Cuestionario de Satisfacción, Buzón de Sugerencias).
El CRA revisa sus planes de trabajo, manteniéndose informado de los
planes y las actividades de los departamentos académicos y las oficinas
administrativas. La distribución del presupuesto de compras, y la decisión sobre
qué bases de datos se adquieren y qué recursos impresos y audiovisuales se
añaden a la colección, son decisiones que se realizan tomando en cuenta los
23
planes de desarrollo departamentales e institucionales (véase Plan estratégico
Institucional, Plan Estratégico del CRA, Distribución Presupuesto CRA).
Podemos identificar tres áreas institucionales para las cuales el avalúo de
los servicios del CRA y sus colecciones es un componente integral del avalúo de
la institución. Primero, los auto-estudios periódicos que realiza el recinto para
acreditación por la MSA y licenciamiento por el CES, incluyen el avalúo de los
servicios bibliotecarios y su aportación al proceso de enseñanza-aprendizaje
como componentes de alta importancia. Segundo, las evaluaciones que realizan
los departamentos académicos en el desarrollo de propuestas para la creación
de programas nuevos, incluyen la evaluación de los recursos bibliotecarios y de
información y cómo estos apoyan los programas propuestos. Tercero, en el
proceso de autoevaluación para acreditaciones profesionales de los programas
se incluyen la evaluación de los recursos bibliográficos disponibles y la
integración de las destrezas de información y la tecnología a los mismos.
Se repartieron cuestionarios a una muestra de estudiantes y profesores
para auscultar el nivel de satisfacción de los usuarios y la percepción general
que éstos tienen de la biblioteca. Más del 70% de los usuarios manifestaron
sentirse satisfechos, en términos generales, con los servicios que provee el
CRA.
Los servicios a los usuarios con necesidades especiales están integrados
a los servicios regulares del Centro. La Oficina del Procurador del Estudiante y el
Coordinador de Servicios a Personas con Discapacidades (Ley 51), orientan al
director
del
CRA
sobre
los
servicios
necesarios
para
usuarios
con
24
discapacidades. El CRA cuenta con recursos de información dirigidos a
personas con discapacidades visuales y puertas automáticas que facilitan el
acceso a personas con discapacidades motoras. Cuenta, además, con un
personal sensible a las necesidades especiales y orientado a proveer ayuda. El
personal participa de las actividades que organiza la institución sobre este tema.
Conocer y comparar lo que hacen otras bibliotecas, constituye otra forma
de evaluar el desempeño del CRA. La participación en diversos comités de
trabajo a nivel de Administración Central, nos da la oportunidad de conocer lo
que se está haciendo en las demás bibliotecas del sistema e incorporar
actividades y programas, que se ajusten a las necesidades de la UPR en
Utuado. La visita a los portales electrónicos de universidades en los Estados
Unidos y de otras partes del mundo también nos permite establecer puntos de
comparación. Para propósitos de la autoevaluación, el CRA tomó como marco
de referencia el Lewis Clark State College, que es una institución de nivel
subgraduado, con mayor matrícula que la nuestra, pero con la que podemos
establecer una comparación proporcional.
25
Tabla 2
Comparación de Indicadores de Servicio de la UPR Utuado
con Bibliotecas de Universidades en Estados Unidos
Institución/indicador
Matrícula
Volúmenes
Volúmenes por
Estudiante
Presupuesto
Presupuesto por
Estudiante
Personal
Estudiantes por
Bibliotecario
Espacio
Lewis Clark State
College
3,451
Universidad de
Puerto Rico
Utuado
1,522
257,000
118,243
74 Vol./est
78 vol/est
$ 852,199.00
$ 585,180.00
$ 247.00
$ 384.00
52 bibliotecarios
86 apoyo
6 bibliotecarios
10 apoyo
66 est/bib
254 est/bib
55,300 p/c
7,700 p/c
Fuentes: Perfil del CRA y Datos de Matrícula Año 2005-2006
Si comparamos los datos disponibles podemos notar que la cantidad de
volúmenes por estudiante es similar en el Lewis Clark State College y la UPR en
Utuado, lo que implica que el tamaño de la colección del CRA, está dentro de lo
esperado para una institución con nuestra matrícula y para el número de
programas que ofrecemos. El espacio del CRA (5 pies2 por estudiante) es
limitado, en comparación con el Lewis Clark College (16 pies2 por estudiante),
sin embargo, el nuevo edificio del CRA cuenta 27,000 pies cuadrados, lo que
aumenta significativamente la capacidad de asiento a unos 18 pies cuadrados
por estudiante, aproximadamente.
26
Gráfica 1
Razón de Estudiantes por Bibliotecarios en
Diversas instituciones Universitarias
1400
1179
993
1200
1000
734
800
600
400
200
302
254
66
0
Est. por Bibliotecario
UPR Utuado
Lewis Clark
College
University of
Arkanzas
University of
North Florida
Portland
University
Indiana Purdue
University
La proporción estudiante por bibliotecario, en el caso del CRA (254
est./bib.) es significativamente más alta que la del Lewis Clark College (66
est./bib.), sin embargo, cuando nos comparamos con otras bibliotecas de los
Estados Unidos, la proporción de 254 estudiantes por bibliotecario del CRA es
una relativamente baja al promedio de las instituciones consideradas que es de
643 estudiantes por bibliotecario. Con excepción al tamaño del CRA, aspecto
que se resuelve con la mudanza al nuevo edificio, el CRA compara
positivamente con las instituciones consideradas en los indicadores evaluados.
El CRA utiliza diversas herramientas para recopilar datos e información
que le permite evaluar sus servicios y colecciones y el logro de las metas y los
objetivos. El insumo de los departamentos académicos y las agencias
acreditadoras también se utiliza en la evaluación de los servicios y en el
mejoramiento de los mismos.
27
La forma de recopilar información que nos permita avaluar los servicios y
procedimientos del CRA, no han tenido cambios significativos que aporten
nuevos elementos al proceso de autoevaluación. En respuesta a ello, se han
añadido herramientas a las utilizados tradicionalmente, como los cuestionarios
de satisfacción y el buzón de sugerencias. Las hojas para la recopilación de
estadísticas, así como las hojas para la evaluación de las actividades de
instrucción a los usuarios se han revisado para añadirles elementos que provean
información adicional.
El proceso de autoevaluación para la ACRL nos ha permitido reconocer la
necesidad de desarrollar estrategias de naturaleza cualitativa y cuantitativa, más
efectivas que nos permitan medir con mayor certeza los resultados del trabajo
que se realiza en el CRA.
4. Servicios
Los servicios que ofrece el CRA están dirigidos a apoyar a los
departamentos académicos en la formación de egresados con las destrezas y
las actitudes necesarias para aprender independientemente y de por vida.
El CRA sirve a una población total promedio de 3,150 estudiantes
anualmente (1,575 por semestre), incluyendo los estudiantes del programa
nocturno y sabatino. Sirve a una facultad de sobre 100 profesores y a toda la
población no docente que trabaja en la institución. Comparte sus servicios con
estudiantes y profesores de las demás unidades del sistema, a través del
catálogo en línea y los préstamos interbibliotecarios. Extiende sus servicios a
28
estudiantes de otras instituciones universitarias, a investigadores, a estudiantes
de escuelas elementales y secundarias, así como a personas de la comunidad
circundante. Los servicios son ofrecidos por un personal calificado y orientado a
servir. Entre los servicios principales del CRA se encuentran los siguientes:
•
Referencia
•
Circulación
•
Publicaciones Periódicas
•
Colecciones Especiales (Colección Utuadeña y otras)
•
Bases de Datos
•
Catálogo en Línea
•
Instrucción al Usuario (Programa de Destrezas de Información)
•
Servicios Audiovisuales
•
Reserva en Línea
•
Préstamos Interbibliotecarios
•
Desarrollo de Colecciones
•
Acceso a la Internet y a la Tecnología de Apoyo.
Mediante la distribución de un cuestionario a una población aleatoria de
152 estudiantes de todos los programas académicos que se ofrecen en el
Recinto, se auscultó el nivel de satisfacción con los servicios, Más del 70%
manifestó sentirse satisfecho o muy satisfecho con los servicios que ofrece el
CRA.
Las evaluaciones del servicio realizadas por la MSA y el CES, también,
han sido muy favorables. El Report to the Faculty, Students and Trustees of
29
the University of Puerto Rico Utuado del comité visitante de la MSA, del 20 de
septiembre de 2000,
destaca la competencia y dedicación del personal
bibliotecario para proveer un servicio completo en todas las áreas. Recomendó
la adquisición de muebles para personas en silla de ruedas y mejorar el servicio
de fotocopias. La nueva biblioteca tendrá más fotocopiadoras para atender la
demanda de los usuarios (véase Informe MSA 2007).
La Junta Consultiva del CES, en su reacción al Informe de Renovación
de Licencia de la Universidad de Puerto Rico en Utuado, de junio de 2006,
indicó que la calidad del servicio que se ofrece en la biblioteca responde a las
necesidades de los usuarios (véase Informe del CES, 2007).
El Centro de Recursos para el Aprendizaje cuenta con una colección
impresa superior a los 30,000 títulos (véase Inventario de Recursos). Esta
colección se complementa con el acceso a material audiovisual de diversa
naturaleza, así como a múltiples bases de datos en línea que combinan en su
contenido publicaciones periódicas, libros, bibliografía, imágenes, etc.
El catálogo en línea permite que el usuario conozca los recursos
disponibles, si están prestados, ordenados o en proceso de catalogación.
También puede conocer los recursos disponibles en las demás unidades del
sistema y solicitarlos a través del servicio de préstamos interbibliotecarios.
La asistencia anual promedio al Centro es de 225,889. Tomando como
base una matrícula promedio de 1,575 estudiantes por semestre, podemos decir
que un estudiante típico visita la biblioteca, alrededor de 143 veces al año.
Tomando en cuenta el periodo promedio de días lectivos (80 días), podemos
30
concluir que en promedio, cada estudiante visita el CRA, al menos 1.8 veces al
día.
Para mantener a los usuarios informados sobre sus servicios, el CRA
utiliza diversos métodos, entre los que se incluyen boletines, intervenciones en
programas radiales, el portal electrónico, guías, revistas, interacción con los
profesores, cartas a la comunidad universitaria, correspondencia con los demás
departamentos, informes de comités y reuniones entre otros (véase Materiales
para la Divulgación de los Servicios). El portal electrónico del CRA es uno muy
sencillo, que aún se encuentra en desarrollo. Actualmente, recibe un promedio
de 80,000 visitas al año.
Entre las nuevas áreas a desarrollar se han identificado las siguientes: el
servicio de referencia en línea y el mejoramiento del portal electrónico. Una
mayor asignación presupuestaria, sin embargo, sería necesaria para ampliar los
servicios en tres aspectos principales: la adquisición de mayor cantidad de
recursos informativos impresos y electrónicos que apoyen el currículo, el
aumento del horario de servicio y el reclutamiento de personal especializado en
las áreas de tecnología de computadoras y destrezas de información.
Aunque el CRA, ha ocupado durante el periodo en evaluación, unas
instalaciones temporeras, la ubicación de las áreas de servicio, facilitan el
acceso a los recursos bibliográficos. Las áreas están bien rotuladas para guiar al
estudiante hacia los diversos servicios y recursos, y cuentan con personal
cualificado para atender las necesidades de los usuarios (véase perfil del
personal).
31
La colección de Referencia es una variada ubicada en anaqueles abiertos
de fácil acceso al usuario. Esta, cuenta siempre con un bibliotecario profesional
que asiste a los usuarios en el uso del catálogo en línea, las bases de datos, y
las diversas estrategias y herramientas de búsqueda de información. Cercana a
los anaqueles de referencia, se encuentra el área de computadoras en las que
los usuarios llegan hasta los recursos en línea. En las áreas de Circulación,
Reserva, Publicaciones Periódicas y Audiovisual el acceso está controlado.
El
personal disponible localiza y presta los recursos.
Un estudio retrospectivo, efectuado a una muestra de la colección de
Circulación, reveló que los recursos de tecnología agrícola se encuentran entre
los menos utilizados por la población estudiantil. Esto puede deberse en parte, a
que los salones y laboratorios donde se ofrecen los cursos agrícolas, están más
distantes físicamente del CRA que los demás programas. Otros aspectos a
considerar, incluyen el hecho de que los profesores del área proveen mucha
literatura relacionada con sus cursos a los estudiantes y que existen en la red
portales y recursos de acceso libre que, proveen información agrícola publicada
por universidades latinoamericanas y europeas e instituciones reconocidas. El
estudio también reveló que el CRA necesita desarrollar un plan más agresivo de
promoción de los recursos y servicios para impactar a todos los sectores de la
población universitaria.
Las colecciones proveen recursos informativos en formato impreso,
electrónico y audiovisual. Las recomendaciones de los profesores, estudiantes y
demás usuarios se utilizan en el proceso de toma de decisiones, en la compra
32
de nuevos recursos y en el establecimiento de nuevos servicios. Las revisiones
curriculares, así como la creación y establecimiento de cursos y programas
académicos nuevos, son criterios de prioridad que se utilizan en el proceso de
desarrollo de las colecciones. El personal de adquisiciones mantiene
comunicación constante con los profesores y directores de cada departamento
académico (véase comunicados a los profesores, recomendaciones de los
profesores).
La evaluación de las colecciones permite mantener actualizadas las
colecciones por vía del descarte y la sustitución de los recursos de información.
Los profesores participan activamente de este proceso a través del Comité de
Biblioteca. Estos evalúan las colecciones relacionadas con su especialidad de
enseñanza y cotejan que la misma responda al currículo, tanto en actualidad
como en contenido (véase Funciones del comité institucional de biblioteca, actas
de reuniones del comité).
El CRA provee servicio de préstamos interbibliotecarios a los usuarios
que así lo requieren. Incluye el préstamo de libros, artículos de revistas y
periódicos, entre otros. Existe un acuerdo de colaboración entre las diversas
unidades de la UPR, para tramitar los préstamos interbibliotecarios de forma
gratuita y a la brevedad posible (véase Memorando de Entendimiento). La
integración del sistema Ariel, que permite el trámite electrónico de los préstamos
interbibliotecarios, ha contribuido a agilizar este proceso.
Si el recurso
solicitado es un libro, el tiempo promedio que le toma al usuario recibir el
documento es de alrededor de una semana. Los envíos de libros suelen hacerse
33
por mensajería interna, lo que evita el trámite más largo y costoso que implicaría
el empaque y envío por correo regular. Si el documento es un artículo de revista
o periódico, generalmente, está disponible en 24 horas o menos, ya que este
tipo de documento se envía por fax o por correo electrónico. La demanda por
préstamos interbibliotecarios ha aumentado desde la implantación del sistema
Ariel. De 16 préstamos solicitados en el año académico 2001-02, aumentó a 80
durante el 2006-07.
Aunque la UPR en Utuado, no ofrece cursos ni programas a distancia, el
CRA, provee diversos recursos de información accesibles a distancia, tales
como, bases de datos y el catálogo en línea, entre otros. El análisis del
cuestionario de satisfacción reveló niveles bajos de insatisfacción con los
servicios remotos que ofrece el CRA a los estudiantes del Recinto. El nivel de
insatisfacción promedio es menor al 13%. El 27.6% en promedio indicó sentirse
neutral con los servicios a distancia.
Tabla 3
Nivel de Satisfacción e Insatisfacción de los Estudiantes
con los Servicios a Distancia
Servicio
% de satisfacción
% de insatisfacción
“ Web Page”
52.7
12.5
Catálogo en Línea
53.9
13.1
Bases de Datos
56.6
10.5
Acceso a Internet
60.1
15.2
Promedio
55.8
12.8
Fuente: Análisis Cuestionario de Satisfacción a Estudiantes
34
El nivel de satisfacción promedio, de acuerdo a los resultados del
cuestionario, se encuentra en 55%, lo que sugiere, que debemos desarrollar
nuevas estrategias para determinar con mayor especificidad como mejorar el
alcance y recepción de estos servicios entre los usuarios.
El CRA mantiene sus puertas abiertas por alrededor de 69 horas
semanales, distribuidas en horario diurno y nocturno, de lunes a sábado. En
periodo de exámenes finales se extiende el horario de servicio. De 152
estudiantes encuestados 106 indicaron estar satisfechos o muy satisfechos con
el horario de servicio.
Horario del CRA
Lunes a Jueves
7:30 AM – 9:00 PM
Viernes
7:30 AM – 4:30 PM
Sábado
8:00 AM – 3:00 PM
El CRA provee servicios variados y de alta calidad a los sus. Las
agencias acreditadoras en su evaluación del CRA indican en sus informes que
los servicios del CRA corresponden a las necesidades de los programas
académicos del recinto. Alrededor del 70% de los usuarios encuestados se
sienten satisfechos en términos generales con los servicios del CRA. Los
recursos humanos se identifican como una de las fortalezas principales del CRA.
Las áreas principales identificadas con necesidad de fortalecerce son: las
instalaciones físicas, el programa de destrezas de información, el servicio de
35
fotocopias y la infraestructura tecnológica. El nuevo edificio del CRA, proveerá
mejores y más amplias instalaciones y la infraestructura necesaria para apoyar
la integración de la tecnología a los diversos servicios del CRA. Los nuevos
contratos negociados aumentan la cantidad de fotocopiadoras.
5. Instrucción
El CRA ha identificado el desarrollo de destrezas de información e
investigación en los usuarios como su función académica primordial. Para el
logro de este fin, ha implantado un Programa de Destrezas de Información que
ha evolucionado con el transcurso de los años. El programa provee diversas
actividades educativas dirigidas a desarrollar en los usuarios las destrezas de
información. Integra actividades formales para el desarrollo de destrezas, que se
complementan con el portal electrónico, opúsculos, boletines, recursos
educativos en “blackboard”, y participación en programas radiales.
Los usuarios reciben, también, orientaciones individuales por los
bibliotecarios en servicio y literatura educativa sobre diversas destrezas de
información. El contenido de algunos de los talleres y los materiales educativos
puede accederse a través del portal electrónico o “webpage” del CRA
(http://www.uprutuado.edu/biblioteca/html), o en la Reserva en línea a través
del servicio de “blackboard” de la UPR en Utuado.
Los bibliotecarios, en coordinación con los profesores desarrollan y
ofrecen talleres sobre las destrezas de información identificadas por el profesor.
Se incluyen desde las destrezas más básicas, como el uso del catálogo en línea,
36
hasta las destrezas más complejas, como por ejemplo, realizar el análisis crítico
de un artículo, o, cómo realizar un trabajo de investigación monográfico. Los
talleres se solicitan con antelación suficiente para permitirle al bibliotecario
reunirse con el profesor y discutir los objetivos del mismo y las necesidades que
pretende llenar. Los talleres incluyen ejemplos y ejercicios de práctica
pertinentes a las necesidades del grupo (véase Hoja de Solicitud Instrucción al
Usuario, Ejemplos de presentaciones, etc.).
Las actividades formales de instrucción, como los talleres y las
conferencias se evalúan por los asistentes, mediante hojas de evaluación que
consideran tres áreas importantes: pertinencia del contenido, dominio del tema y
recursos
tecnológicos
utilizados.
Incluye
espacio
para
comentarios
y
sugerencias (véase Evaluaciones de Talleres y Conferencias). El análisis del
resultado de las evaluaciones, refleja que más del 80% de los participantes
consideran apropiados el contenido y los recursos utilizados en los talleres.
La tabla a continuación muestra los talleres ofrecidos durante el periodo
en evaluación y la población atendida en los mismos. Como puede observarse el
porcentaje de estudiantes impactados con el programa a través de talleres
formales se mantiene en un promedio de 42% anual, tomando como base la
matrícula total del recinto. Esta cifra, sin embargo, no refleja la población total
beneficiada por el programa debido a que no se ha medido, el impacto de las
orientaciones individuales que ofrecen los bibliotecarios diariamente en el
servicio, ni la aportación de los materiales impresos que se distribuyen entre los
usuarios.
37
Tabla 4
Programa de Destrezas de Información
Talleres Ofrecidos
Años Académicos 2001-2007
Servicios
2001- 02
2002- 03
2003- 04
2004- 05
2005-06
Promedio
Matrícula Total
(la suma de ambos
semestres)
Talleres Ofrecidos
1,621
1,807
1,674
1,654
1,523
1,656
17
36
17
16
33
24
510
1,080
510
680
745
Cantidad de
Participantes
705
% de estudiantes
impactados en los
31%
60%
30%
41%
talleres por matrícula
total
Fuente: Informes Estadísticos Programa de Destrezas
49%
42%
El Programa de Destrezas de Información, también, forma parte del
Seminario de Introducción a la Vida Universitaria que se ofrece a los
estudiantes de nuevo ingreso durante la semana previa al comienzo del año
académico. Las orientaciones generales que reciben los estudiantes durante el
seminario tienen el objetivo de crear en éstos una percepción más amplia de lo
que es la biblioteca y lo que representa para su éxito académico. Como parte de
las orientaciones se distribuye entre los asistentes un breve cuestionario dirigido
a determinar las necesidades de los estudiantes en cuatro áreas de interés, que
incluyen: conocimiento general sobre bibliotecas, estrategias de búsqueda, tipo
de fuentes y uso ético de la información.
El CRA no poseía salones para la enseñanza en grupos, durante el
periodo en evaluación. Los bibliotecarios, con la colaboración de los profesores,
38
identificaban aquellos salones del Recinto con la infraestructura que les permitía
la integración de la tecnología a los talleres. Las nuevas instalaciones del CRA,
incluyen dos salones para la enseñanza de las destrezas de información, con la
capacidad de acomodar grupos de 25 a 30 estudiantes, cada uno. Están
diseñados para integrar diversidad de medios al proceso de enseñanzaaprendizaje, incluyendo, acceso a la Internet, computadoras, proyectores
digitales y pizarras electrónicas. La distribución de los espacios y muebles en las
nuevas instalaciones facilitará la creación de pequeños grupos de trabajo,
idóneos para el aprendizaje cooperativo.
Los profesores colaboran activamente en el desarrollo y evaluación de los
programas del CRA que apoyan el currículo de diversas formas. El Comité
Institucional de Biblioteca, nombrado por el Decano de Asuntos Académicos y
compuesto por representantes de todos los departamentos académicos es una
herramienta muy valiosa en el desarrollo y evaluación de los programas del CRA.
Entre las funciones del comité se encuentra: servir de enlace entre los
profesores del departamento y el CRA; evaluar la actualidad y pertinencia de las
colecciones; recomendar la adquisición de nuevos recursos de información y
promover los programas y servicios del CRA en su departamento.
Los profesores son responsables de que la bibliografía de sus prontuarios
esté accesible a los estudiantes. Son responsables, además, de aportar al
crecimiento de las colecciones mediante la recomendación de libros y material
audiovisual. Colaboran en la evaluación de las bases de datos de la biblioteca, e
identifican las destrezas de información a desarrollar en sus estudiantes (véase
39
Lista de miembros del comité de biblioteca, Hoja de recomendaciones para
compra de recursos informativos, Recomendaciones para descarte).
La UPR en Utuado es una institución de educación superior cuya función
principal es la enseñanza a nivel subgraduado, como parte de esta función,
estimula y apoya la actividad investigativa de los profesores. El personal
bibliotecario está disponible para colaborar con los profesores, dándole apoyo en
la búsqueda y recuperación de los recursos bibliográficos pertinentes a su
investigación. Mediante el servicio de préstamos interbibliotecarios se le provee
al profesor aquellos materiales informativos necesarios para su investigación,
que el CRA no posee. Se provee, también, al profesor acceso a las
computadoras y a las bases de datos útiles para su investigación. La revista,
Vendimia, publicada por el CRA, provee espacio para que los profesores
publiquen el resultado de sus investigaciones.
El nuevo edificio del CRA tendrá un área separada para que los
profesores trabajen los aspectos informativos y bibliográficos de sus
investigaciones. Además, respaldará activamente la implantación de un recién
creado Centro de Documentación e Investigación de la UPR en Utuado, dirigido
a la investigación y protección del acervo cultural de la región central montañosa
de Puerto Rico.
El programa de destrezas de información se promueve mediante
opúsculos, boletines, hojas sueltas, comunicados a los profesores, en reuniones
de facultad, correos electrónicos, y mediante el Comité Institucional de Biblioteca,
entre otros (véase Comunicados, opúsculos, etc.).
40
El CRA realiza diversas actividades con el fin de desarrollar en los
estudiantes las destrezas de información necesarias para el éxito académico y
para lograr que se conviertan en egresados independientes y aprendices de por
vida. El Programa de Destrezas de Información, integra en sus talleres y
materiales educativos. Estos se trabajan en coordinación con el profesor, con el
fin de lograr en los usuarios el desarrollo de aquellas destrezas identificadas con
necesidad de desarrollo por el profesor. En la prestación de los servicios en las
diversas áreas ayuda al usuario a desarrollar el dominio en el uso de las fuentes
de información y las diversas estrategias de investigación.
El programa,
sin embargo, necesita mayor integración al currículo
debido, posiblemente, a la necesidad de personal dedicado a estas funciones a
tiempo completo. Además, el programa necesita mayor exposición y promoción
entre la facultad. El CRA tiene en sus manos el reto de desarrollar una campaña
agresiva para concienciar a la facultad de la importancia de integrar las
destrezas de información a sus cursos.
En enero de 2007, se reclutó un bibliotecario para coordinar y desarrollar
el programa de destrezas.
Entre los objetivos y estrategias del plan estratégico
del programa, deberá considerarse incluir: el fortalecimiento de los canales de
comunicación con la facultad, la promoción del programa, el desarrollo de
nuevas herramientas de enseñanza, la evaluación y avalúo del aprendizaje y la
integración progresiva de las destrezas de información al componente de
educación general a la luz de los Information Literacy Competency Stantandars
41
for Higher Education de ALA. Debe incluir, además, un componente de
desarrollo profesional para el personal docente y no docente, que provea
actividades de mejoramiento que incluyan cursos formales en metodologías y
estrategias de enseñanza, currículo y evaluación del aprendizaje, así como, la
participación en talleres, conferencias y otras actividades relacionadas.
6. Recursos Bibliográficos
El CRA provee a los usuarios colecciones impresas y no impresas
desarrolladas con el fin de apoyar los programas académicos del Recinto.
Cuenta con una colección de recursos impresos de alrededor de 30,000 títulos
(véase Inventario de Recursos). Esta colección se complementa con recursos
audiovisuales de diversa naturaleza, así como, con las bases de datos en línea,
que proveen acceso a publicaciones periódicas, libros, obras de referencia,
documentos, reseñas, bibliografía e imágenes (véase Lista de Bases de Datos).
El presupuesto asignado para la adquisición de recursos informativos se
distribuye para atender las peticiones y necesidades de los departamentos
académicos,
tomando
en
cuenta
las
prioridades
programáticas,
las
recomendaciones del Comité Institucional de Biblioteca, las recomendaciones de
las agencias acreditadoras y licenciadoras, así como los cambios curriculares en
curso (véase Inventario de las colecciones, Presupuesto del CRA).
Uno de los criterios cuantitativos utilizados para evaluar las colecciones
consiste de las estadísticas de uso de las mismas. La tabla 6 presenta datos
42
estadísticos sobre el préstamo de recursos informativos en las diversas áreas de
servicio.
Tabla 5
Estadísticas de Uso de lo Recursos Bibliográficos
Años 2001-02 a 2005-06
Servicios
2001- 02
2002- 03
2003- 04
2004- 05
Matrícula
Total
1,621
1,807
1,674
1,654
1,523
Circulación
6,399
6,956
7,191
5,422
5,692
Reserva
8,775
8,694
10,558
8,901
9,269
10,773
11,130
7,091
5,494
3,939
Publicaciones
Periódicas
Impresas
1,654
2,792
1,776
2,807
1,249
Audiovisual
3,007
3,101
3,058
3,049
3,427
Préstamos
Interbibliotec
arios
16
30
45
61
78
Asistencia a
Instrucciones
Bibliotecarias
510
1,080
510
680
745
Preguntas
Contestadas
2,898
5,453
3,215
3,108
2,891
Asistencia al
CRA
249,478
278,593
190,622
225,888
184,866
Referencia
2005-06
Fuente: Informes Anuales 2001-02 a 2005-06
Las estadísticas de uso de la colección de Referencia reflejan que se está
dando una disminución en el uso de la misma. Esto puede deberse a la
tendencia de los estudiantes a buscar la información directamente en la Internet.
En respuesta, el CRA orienta a los estudiantes sobre los criterios de evaluación
de la información de libre acceso en la red en sus talleres de destrezas. A pesar
43
de la aparente disminución en el uso de los recursos, el 73% de los estudiantes
encuestados expresan estar satisfechos con la colección y los servicios de
Referencia.
El CRA posee una Política para el Desarrollo de Colecciones, que recoge
los parámetros generales acordados a seguir en la adquisición de materiales
impresos y no impresos (véase Política). Los profesores participan activamente
en el desarrollo y fortalecimiento de las colecciones mediante la evaluación de
los recursos bibliográficos y por medio de recomendaciones para la compra de
libros, materiales audiovisuales y recursos electrónicos. El personal de
adquisiciones del CRA mantiene comunicación constante con los profesores de
los diversos programas académicos para recibir sus recomendaciones. Se
envían a los departamentos catálogos de las diversas casas publicadoras para
que evalúen los recursos disponibles o próximos a publicarse (véase
correspondencia del CRA a los profesores). Se llevan estadísticas sobre la
participación de los profesores en la recomendación y evaluación de recursos
informativos (véase Recomendaciones de los profesores, Informes sometidos al
decano). Las revisiones curriculares, el desarrollo de nuevos cursos y
programas, son aspectos que se consideran en el desarrollo de las colecciones.
Del presupuesto anual para la compra de recursos bibliográficos se
separa una partida para atender las necesidades de cada departamento
académico. Esta cantidad varía entre departamentos, así como de un año fiscal
a otro, tomando en cuenta las prioridades de cada departamento y la cantidad
de presupuesto disponible. De haber un sobrante en la partida para manejo y
44
envío, éste se transfiere para la compra de recursos de información. El
presupuesto que se invierte en las bases de datos sirve de apoyo a todos los
programas.
En el año académico 2006-07 se destinó una partida del presupuesto
para asegurar la adquisición de la bibliografía de los prontuarios actualizados de
los cursos, de modo tal, que profesores y estudiantes tengan acceso a una
bibliografía actualizada y más completa. La tabla a continuación es un ejemplo
de la distribución del presupuesto para la compra de recursos de información
para un año académico en particular.
Tabla 6
Presupuesto Asignado por Departamento
para la Compra Recursos Informativos
Año 2006-2007
Departamento
Cantidad en dólares
% del Presupuesto para
Compra de Recursos
$ 8,000.00
8.80
Educación y Ciencias
Sociales
6,500.00
7.10
Ciencias Naturales
9,000.00
9.90
Administración de
Empresas y Sistemas de
Oficina
5,000.00
5.50
Lenguajes y Humanidades
3,000.00
3.30
Impresas
5,000.00
5.50
500.00
.06
1,000.00
1.10
45,000.00
49.54
8,000.00
8.80
$ 91,000.00
100.00
Tecnología Agrícola
Colección Utuadeña
Biblioteca Profesional
Bases de Datos
Gastos de Manejo y Envío
Total
45
Las bases de datos se evalúan anualmente tomando en cuenta el
contenido de las mismas, las estadísticas de uso, su costo y pertinencia con el
currículo. Se toma en consideración el porcentaje de revistas profesionales que
incluyen, si los artículos son arbitrados, la cantidad de publicaciones en texto
completo y su relación con el currículo. El análisis de estos datos, nos ayuda a
determinar la renvación las suscripciones. Este ejercicio lo realiza, anualmente,
un comité a nivel de sistema UPR con representantes de cada recinto, ya que
para abaratar costos, la suscripción a las bases de datos principales se realiza
en acuerdo entre las once unidades del sistema. Este comité también tiene a su
cargo evaluar los nuevos productos disponibles en el mercado. Basándose en el
informe del Comité, la Junta de Directores de Bibliotecas del Sistema UPR,
determina cuáles
bases de datos suscribirán para ese año (véase Informe
Comité Bases de Datos).
Las colecciones impresas y audiovisuales del CRA se complementan y
actualizan con los recursos electrónicos disponibles a través de las bases de
datos.
El servicio de préstamos interbibliotecarios amplía la diversidad y
disponibilidad de recursos.
Los acuerdos de cooperación y colaboración
existentes entre unidades del Sistema UPR, permiten que estos servicios estén
al alcance de los usuarios de forma gratuita (véase Estadísticas de Préstamos
interbibliotecarios, Memorando de Entendimiento).
El CRA provee al usuario recursos de información en diversos medios y
formatos, incluyendo impresos, audiovisuales y electrónicos. La selección de los
recursos de información se realiza con el fin de llenar las necesidades de los
46
programas académicos, con el insumo provisto por los profesores. Como
resultado, todas las áreas incluidas en el currículo se encuentran representadas
adecuadamente en las Colecciones (véase Inventario de Colecciones,
Estadísticas de uso, Catálogo en línea).
El Recinto posee licencias suficientes de sus recursos electrónicos para
acomodar a los usuarios presentes y remotos. Los usuarios tienen acceso
directo a los recursos electrónicos a través del portal del CRA, puesto que, los
proveedores de estos recursos reconocen el servidor de la UPR en Utuado (“IP
Address”. De este modo el usuario puede acceder a las bases de datos, desde
cualquier computadora en el Recinto, además, de las disponibles en el CRA. Los
usuarios remotos reciben claves con las que pueden acceder a los recursos
electrónicos desde cualquier lugar fuera del recinto (véase Estadísticas de uso
de las bases de datos). El 57% de los usuarios que contestaron el cuestionario
de satisfacción manifestaron estar satisfechos con el servicio de base de datos.
El CRA participa de los acuerdos y consorcios para la compra de licencias
para las bases de datos. Este tipo de acuerdo nos permite tener acceso a mayor
número de recursos a un costo menor (véase Contratos para la suscripción a
bases de datos). El CRA, participa, también, del Proyecto Cooperativo para la
Indización de Periódicos de Puerto Rico. Este proyecto provee acceso a
indización actualizada de los periódicos locales, y se realiza en consorcio con
bibliotecas académicas públicas y privadas. El CRA colabora con la indización
del periódico Agrotemas, publicación dirigida a los agricultores y productores
agrícolas.
47
La responsabilidad de coleccionar y mantener los archivos de la
institución no recae sobre el CRA. Esta función la realiza otra oficina del recinto,
la Oficina de Administración de Documentos Públicos. El CRA, sin embargo,
tiene a su cargo la colección Utuadeña, una colección especial que recoge
material impreso y audiovisual sobre Utuado y materiales publicados por
utuadeños, entre otros recursos. La colección se nutre, mayormente, de
donativos provenientes de colecciones privadas, aunque también se destina
presupuesto para comprar los recursos de reciente publicación (véase Política
Colección Utuadeña). Otras colecciones especiales, como la Colección Loreina
Santos Silva, se han adquirido mediante donación. El CRA asume los costos de
catalogar, almacenar, preservar y hacer accesible estas colecciones a los
usuarios.
Las colecciones se mantienen actualizadas, no sólo mediante la compra
de recursos nuevos, sino también mediante la evaluación y descarte de recursos
obsoletos, o que ya no se ajustan a las necesidades del currículo. En el proceso
de evaluación de las colecciones participan los profesores y el Comité
Institucional de Biblioteca. Entre los criterios que se toman en consideración en
la evaluación de las colecciones se encuentran: vigencia del contenido, fecha de
publicación y pertinencia con el currículo (véase Informe de Evaluación de las
Colecciones y Lista de Libros Descartados).
El CRA provee a sus usuarios colecciones, en formatos variados, que
apoyan los programas académicos. El uso efectivo del presupuesto para la
48
compra de materiales, se maximiza a través de acuerdos con las demás
unidades del sistema que permiten abaratar los costos. El servicio de préstamos
ínterbibiotecarios contribuye a ampliar la oferta de recursos de información para
los usuarios. La mayoría de los usuarios encuestados indican sentirse
satisfechos con las colecciones en general. La satisfacción promedio es de
65.8%.
Tabla 7
Nivel de Satisfacción de los Estudiantes con las Colecciones del CRA
Servicio
% de satisfacción
Referencia
73.1
Circulación
67.8
64.5
Reserva
78.2
Audiovisual
65.2
Préstamos Interbibliotecarios
46.0
Satisfacción Promedio
65.8
Fuente: Cuestionario de Satisfacción (2006-07)
Las colecciones de Reserva y Referencia obtuvieron las evaluaciones
más altas con un 78.2% y un 73.1% respectivamente. Los préstamos
interbibliotecarios reflejan un porcentaje de satisfacción menor al 50%, lo que es
un indicador de que se deben considerar diversas posibilidades para mejorar el
servicio. Este porcentaje, sin embargo, es superior entre los profesores, 67.7%.
Se identifica la necesidad de un aumento en el presupuesto para la
adquisición de recursos bibliográficos, ya que generalmente este no es suficiente
49
para satisfacer las peticiones de los profesores, las cuales quedan descubiertas,
en promedio, un 13%, anualmente.
7. Acceso
Las áreas de servicio del CRA están diseñadas, espacial y físicamente,
para facilitar el acceso a los materiales por los usuarios. Todas las áreas y
servicios están rotulados. En las áreas de Circulación, Reserva, Publicaciones
Periódicas y Servicios Audiovisuales el acceso está controlado.
El personal
localiza y presta los recursos solicitados. La Colección de Referencia es una
abierta, de acceso libre a los recursos. Siempre hay un bibliotecario disponible
para contestar preguntas y asistir a los usuarios en el uso y localización de los
recursos.
Las colecciones del CRA están organizadas por signatura según el
Sistema de Clasificación Dewey.
Los anaqueles están rotulados y se leen con
frecuencia para mantener las colecciones organizadas. Durante el proceso de
catalogación se procura dar multiplicidad de accesos, incluyendo, materias en
inglés y español.
El catálogo en línea está disponible en el recinto y fuera de éste. A través
del
portal electrónico los usuarios del CRA tienen acceso al catálogo desde
cualquier computadora con acceso a la Internet, no importa su localización. En el
mismo se refleja no sólo el acervo bibliográfico del CRA, sino también, el estatus
del mismo. Es decir, el usuario puede conocer si un recurso está prestado, la
50
fecha de devolución, si se encuentra ordenado o en procesos técnicos. Esta
información le permite al usuario reservar libros, o solicitar que los cataloguen
con prioridad (proceso que no toma más de 24 horas).
Los recursos en procesos técnicos están organizados alfabéticamente,
por título, en los anaqueles, de modo tal que puedan localizarse con rapidez, si
algún usuario solicita su catalogación con prioridad. El acceso remoto a las
bases de datos mediante clave le permite al usuario obtener información
actualizada, en su mayoría, arbitrada por pares. A través de talleres, literatura,
orientaciones grupales e individuales se instruye a los usuarios en el uso de las
bases de datos y del catálogo en línea.
El personal de servicios técnicos del CRA es responsable de catalogar y
procesar los recursos de información y de mantener actualizado el catálogo en
línea. Los recursos son trabajados y cotejados por diversas personas, lo que
minimiza la posibilidad de errores. Se consultan los catálogos de otros recintos,
así como el catálogo de la Biblioteca del Congreso y los catálogos de otras
universidades para cerciorarse de que el recurso está bien catalogado.
El CRA provee computadoras para que los usuarios puedan acceder al
catálogo y a los demás recursos electrónicos. Las computadoras están visibles y
fácilmente accesibles. A pesar de que se provee a los usuarios acceso a la red y
hay computadoras disponibles a través de las diversas áreas de servicio del
CRA, la necesidad de más computadoras es una de las peticiones más comunes
de los usuarios. Sólo el 25.8 % de 152 estudiantes encuestados, manifestó
sentirse satisfecho o muy satisfecho con la cantidad de computadoras
51
disponibles. Como respuesta a esta necesidad y para dar mayor acceso a los
recursos electrónicos, se añadió el servicio de conexión inalámbrico que permite
a los usuarios acceder al catálogo y a las bases de datos en sus computadoras
personales desde cualquier lugar del Recinto.
El CRA provee el servicio de préstamos interbibliotecarios. A través del
catálogo en línea, los usuarios pueden conocer los recursos de información
disponibles en las demás unidades del sistema UPR. Los préstamos
interbibliotecarios se generan electrónicamente, lo que agiliza la petición del
recurso a las otras unidades. El tiempo promedio de llegada es de alrededor de
cinco días laborables. Se envían por mensajería interna para disminuir el tiempo
de llegada del recurso y evitar los costos de manejo y franqueo del correo
regular. Sólo se solicitan recursos en préstamo interbibliotecario a bibliotecas
dentro del sistema UPR. Este conjunto de bibliotecas tiene el acervo bibliográfico
más extenso y completo de Puerto Rico.
Los artículos de revistas o periódicos, capítulos de libros y documentos de
poca extensión se envían electrónicamente o por fax, lo que permite que el
peticionario tenga el recurso con prontitud.
El 46% de los estudiantes
encuestados indicaron sentirse satisfechos o muy satisfechos con este servicio.
Un 67.7% de los profesores, quienes hacen mayor uso de este servicio,
manifestó sentirse muy satisfecho o satisfecho con el servicio de préstamos
interbibliotecarios (véase resultados Cuestionario Satisfacción).
52
La UPR en Utuado no ofrece programas de educación a distancia, sin
embargo, ofrece diversos servicios remotos como catálogo en línea y bases de
datos.
El Centro de Recursos para el Aprendizaje provee diversos canales de
acceso a los recursos de información, incluyendo el remoto. El portal de la
Biblioteca es uno sencillo, donde la información puede encontrarse con facilidad.
Sin embargo, entendemos que necesita mejorarse, tanto en contenido como en
apariencia. Se ha establecido un comité dirigido a trabajar en el diseño de un
nuevo portal para el CRA, que provea mayor flexibilidad y facilite el acceso a la
información. El Recinto ha reclutado personal con peritaje para el diseño de los
portales electrónicos de los departamentos y oficinas.
El CRA provee conexión alambrada e inalámbrica a la Internet a través de
la red de la Universidad. Además, provee un número limitado de computadoras
para uso de los estudiantes. A aquellos estudiantes que poseen computadoras
portátiles se les permite acceso a la red de la universidad y a los recursos en
línea desde las mismas. Con el reclutamiento que se lleva en curso de personal
técnico especializado, esperamos mejorar el acceso a los recursos electrónicos.
Con la adquisición e instalación de un servidor Proxy en las nuevas instalaciones
del CRA, se pretende agilizar el acceso a las bases de datos y otras fuentes de
información.
53
8. Recursos Humanos
El CRA tiene un equipo de trabajo compuesto por 16 personas a tiempo
completo y tres a tarea parcial (.50 FTE). El equipo consiste de 6 bibliotecarios
profesionales, 7 bibliotecarios auxiliares, 2 técnicos audiovisuales y una
secretaria.
Durante el periodo de evaluación se contaba, además, con los
servicios parciales de un técnico de computadoras (6 horas semanales) y la
labor de los estudiantes asistentes, equivalente a 6 personas trabajando a
tiempo completo (FTE).
Los servicios de referencia siempre son ofrecidos por un bibliotecario
profesional, incluyendo las noches y los sábados. El programa de destrezas de
información está coordinado por un bibliotecario profesional y los talleres son
ofrecidos
por
bibliotecarios
profesionales.
Las
áreas
de
circulación,
publicaciones periódicas y audiovisuales son atendidas por bibliotecarios
auxiliares, adiestrados para ofrecer dichos servicios y bajo la supervisión de
bibliotecarios profesionales. Los estudiantes de estudio y trabajo colaboran en el
ofrecimiento de los servicios.
El CRA cuenta con personal suficiente para proveer los servicios al
público ininterrumpidamente de lunes a jueves de 7:30 AM a 9:00 PM. Los
viernes se ofrecen servicios hasta las 4:30 de la tarde y los sábados de 8:00 AM
a 3:00 PM. Desde agosto de 2006, se cuenta con los servicios de un
bibliotecario profesional y dos bibliotecarios auxiliares, a tarea parcial, para
ofrecer los servicios sabatinos.
54
Si tomamos como base que la matrícula promedio por semestre
académico es de 1,575 estudiantes, obtenemos una razón de un empleado por
cada 95 estudiantes, sin incluir a los estudiantes de estudio y trabajo. Estos
números implican una razón de 242 estudiantes por cada bibliotecario
profesional y un bibliotecario auxiliar por cada 175 estudiantes. En este cálculo
no se incluyó el número de profesores, los demás empleados de la institución, y
las personas de la comunidad externa. Se estima conveniente, el reclutamiento
de al menos un bibliotecario profesional adicional, para absorber el crecimiento
en matrícula, para atender los nuevos servicios y programas del CRA y para el
ofrecimiento de nuevos programas de Bachillerato que se encuentran en etapa
de evaluación para su posible aprobación.
El proceso de reclutamiento de personal en la universidad de Puerto Rico
es uno muy riguroso y reglamentado. Todos los departamentos y dependencias
de la Universidad están obligados a regirse por las normas y políticas de la
institución que afectan al personal, contenidas en el Reglamento General de la
UPR y en el Plan de Clasificación del Personal, los cuales especifican la
preparación y experiencia que se requiere para cada puesto. La Oficina de
Recursos Humanos del Recinto coordina este proceso, que es auditado por la
Oficina del Contralor de Puerto Rico, cuidando de que se sigan las normas
establecidas en la reglamentación vigente (véase Reglamento General UPR,
Certificaciones que aplican).
En el proceso de reclutamiento, evaluación, permanencias y ascensos del
personal docente, el director del CRA recibe el asesoramiento del Comité de
55
Personal Departamental, así como de la Oficina de Recursos Humanos. Todo
nombramiento tiene que ser aprobado por el Rector con la recomendación del
Decano correspondiente, en el caso del CRA, del Decano de Asuntos
Académicos. La decisión final sobre ascensos y permanencias recae sobre la
Junta Administrativa, a propuesta del Rector y a partir de las recomendaciones
del Comité de Personal Departamental y el Comité de Personal Institucional.
En el caso del personal no docente, tienen vigencia además, varios
acuerdos suplementarios, establecidos en los convenios colectivos de las
organizaciones sindicales reconocidas por la Universidad (véase Convenio
Colectivo HEEND).
Mediante la evaluación rigurosa de las credenciales académicas y la
experiencia de los candidatos, se ha seleccionado personal competente para las
necesidades de los diversos servicios del CRA. La participación continua del
personal en actividades de mejoramiento profesional contribuye a actualizarlos
en las destrezas necesarias para ejercer su labor con eficiencia.
Entre su personal, el CRA cuenta con un bibliotecario con doctorado en
Documentación. Otros dos se encuentran en proceso de lograr el grado doctoral
en Documentación e Historia respectivamente. Dos de los bibliotecarios
profesionales poseen el rango de bibliotecario IV, uno el de bibliotecario III, dos
el de bibliotecario II y uno el de bibliotecario I.
Todos provienen de
universidades debidamente acreditadas por ALA y las agencias acreditadoras
regionales, como la MSA, y, el CES, agencia licenciadora para instituciones de
educación superior a nivel estatal.
Los bibliotecarios auxiliares poseen, en su
56
mayoría, el grado de bachillerato y uno posee el grado de maestría, quien
además, se encuentra en vías de terminar su doctorado.
Además, de los estudios en ciencias de la información, los bibliotecarios
poseen trasfondos académicos variados que incluyen los campos de las
Ciencias Sociales, Educación, Humanidades, Administración de Empresas,
Psicología e Informática, entre otros. Esto no sólo añade versatilidad al perfil
académico del departamento, sino que además, incorpora experiencias y
visiones diversas que enriquecen el servicio (véase Perfil del Personal).
El desarrollo de un personal altamente capacitado para el ofrecimiento de
los servicios es prioridad institucional y del departamento. El reclutamiento de
personal es uno riguroso, con el fin de fortalecer cada vez más el perfil del
personal bibliotecario.
Mediante la participación del personal en diversas
actividades de mejoramiento profesional, se pretende mantener un personal
actualizado y motivado. La concesión de tiempo y ayudas económicas para
estudios formales conducentes a grados académicos, son algunos de las formas
de apoyo al personal interesado en mejorarse profesionalmente. Actualmente,
tenemos un bibliotecario en descargue para la redacción de su disertación
doctoral. Uno de los bibliotecarios auxiliares recibe ayuda económica especial
para sus estudios graduados.
Por razones del tamaño del Recinto, para obtener economía de escala,
no se asignan partidas para mejoramiento profesional y desarrollo del personal a
unidades individuales como el CRA, si no al Decanato de Asuntos Académicos.
Los fondos para dichos fines, el Decanato los distribuye entre todos los
57
departamentos, según las peticiones y las prioridades institucionales. El CRA
ha participado de estos fondos.
La institución provee, también, presupuesto para licencias, sabáticas y
ayuda económica especial para el personal que se encuentra realizando
estudios formales, o actividades de creación. Estos fondos son distribuidos por
la Junta Administrativa, tomando en cuenta, la cantidad de fondos disponibles,
las prioridades institucionales y las recomendaciones del Comité de Personal
Institucional y los Departamentos Académicos. El CRA, también se ha
beneficiado de estos fondos.
El Decanato de Asuntos Académicos posee fondos para apoyar proyectos
de investigación. El personal del CRA participa de esos fondos, ya sea por la
presentación de propuestas o por recomendación del Comité de Personal
Departamental. Tanto el Decanato de Asuntos Académicos, como el Decanato
de Administración organizan diversas actividades de mejoramiento profesional
para todo el personal de la institución, incluyendo el del CRA (véase Lista de
Actividades de Mejoramiento Profesional, 2005-07).
El CRA complementa este
apoyo institucional al mejoramiento y desarrollo de personal, mediante el
desarrollo de diversas actividades de mejoramiento profesional con recursos
altamente cualificados, quienes ofrecen sus servicios gratuitamente. El personal
del CRA tiene, también, la oportunidad de participar de las actividades de
mejoramiento profesional auspiciadas con fondos federales, como por ejemplo,
Título V.
58
La participación en organizaciones profesionales y las actividades
educativas desarrolladas por las mismas, le dan al personal la oportunidad de
conocer las nuevas tendencias en la profesión bibliotecaria. El personal docente
del CRA pertenece a organizaciones profesionales como: American Library
Association, Association of College and Research Libraries, Asociación de
Egresados de la Escuela Graduada de Ciencias y Tecnologías de la Información
de la UPR, Sociedad de Bibliotecarios de Puerto Rico, Asociación de Bibliotecas
de Investigación del Caribe y Reforma, entre otras.
El personal asiste a diversas actividades de mejoramiento profesional
dirigidas a actualizar el conocimiento y destrezas aplicables a sus áreas de
trabajo. La institución da apoyo económico y tiempo para promover el desarrollo
profesional del personal. Del total de actividades de mejoramiento profesional a
las que asistió el personal del CRA en el año académico 2006-07, el 43.6 % de
éstas están directamente ligadas a sus funciones en el CRA. Las demás
actividades están relacionadas con asuntos de personal, de seguridad en el
empleo, ética profesional y diversos intereses profesionales (véase Informes
Anuales del CRA ,2001-07).
A través de la Oficina de Salud y Seguridad Ocupacional Institucional
(OPASSO) del Recinto, se vela por la seguridad del personal en su ambiente de
trabajo. Esta oficina coordina el ofrecimiento de conferencias y talleres sobre
estos temas para contribuir al desarrollo de un ambiente de trabajo saludable y
seguro. El personal de biblioteca participa de estos talleres (véase Lista
Actividades sobre Seguridad en el Trabajo, 2005-2007).
59
La institución desarrolla planes de emergencia y desalojo para enfrentar
situaciones como huracanes y terremotos entre otros. Se mantienen al día las
certificaciones de las agencias gubernamentales a cargo de velar por la
seguridad en los edificios públicos, como el Departamento de Bomberos,
Departamento del Trabajo y otros. El CRA cuenta con sistemas de alarma y
mitigación de incendios. Las salidas de emergencias están debidamente
rotuladas (véase Planes de Emergencias, Certificaciones de Bomberos,
Permisos de Uso).
El estatus, los derechos y las responsabilidades del personal del CRA se
establecen en el Reglamento General de la Universidad de Puerto Rico, que son
consistentes con los estándares de la ACRL. En el Plan de Clasificación del
Personal de la UPR se describen los requisitos académicos generales de los
puestos, los salarios, y otros. También le aplican las certificaciones que sobre
asuntos de personal, emiten la Junta de Síndicos, la Junta Universitaria, el
Senado Académico y la Junta Administrativa.
El personal del CRA está protegido por los derechos que cobijan a todo el
personal universitario. Por ser una universidad pública, también, está sujeto a
las leyes aplicables a los servidores públicos Puerto Rico (véase Reglamento
General de la UPR, Plan de Clasificación del Personal, Certificaciones, etc.).
El recurso más importante del CRA es su personal, orientado al servicio y
muy motivado. Las relaciones interpersonales entre el personal del CRA y el
resto del recinto son muy saludables y de cooperación. Disponibilidad,
60
flexibilidad y apertura al cambio son parte de la idiosincrasia de un personal cuya
razón de ser es la de proveer un servicio de alta calidad.
El perfil del personal del CRA corresponde a las necesidades
institucionales. Todos los bibliotecarios profesionales y los auxiliares cuentan
con la preparación académica requerida para los puestos que ocupan. El 33%
del personal docente posee estudios conducentes al doctorado o ha concluido el
grado doctoral.
El
personal
se
actualiza
asistiendo
a
diversas
actividades
de
mejoramiento profesional y con la participación en organizaciones profesionales.
La institución da apoyo económico y tiempo para incentivar el desarrollo
profesional del personal.
Entre las áreas en necesidad de desarrollo se encuentran aumentar la
preparación de los bibliotecarios en metodologías de enseñanza y avalúo del
aprendizaje. Se ha identificado que el reclutamiento de un bibliotecario
profesional con preparación en el campo de la educación, contribuiría
notablemente al desarrollo del Programa de Destrezas de Información.
9. Instalaciones Físicas
Desde su fundación el CRA ha ofrecido sus servicios en instalaciones
temporeras, habilitadas para funcionar como biblioteca.
Estas constaban de
dos espacios contiguos que totalizan 7,700 pies cuadrados, aproximadamente,
ubicados en el primer piso del edificio académico principal del Recinto. En el
espacio principal se distribuyeron las áreas de servicio directo al público:
61
Referencia,
Circulación,
Publicaciones
Periódicas,
Reserva
y
Servicios
Audiovisuales. Las oficinas administrativas estaban, también, ubicadas en este
espacio. En el espacio adyacente se alojaba la sección para el Desarrollo de las
Colecciones (Adquisiciones y Catalogación). El CRA está conectado por un patio
interior con los edificios de clases y de laboratorios, lo que lo hace muy accesible
a estudiantes y profesores. Posee puertas automáticas que facilitan el acceso a
personas con discapacidades motoras.
Las instalaciones temporeras del CRA han agotado sus posibilidades de
absorber el crecimiento en número de estudiantes, personal y colecciones. El
espacio disponible se maximizó utilizando anaqueles movibles y redistribuyendo
los muebles en las áreas de servicio y las oficinas. El hecho de que las áreas de
referencia, circulación y revistas estuvieran ubicadas en un espacio abierto, sin
paredes divisorias, facilitó el tránsito de un área a otra y creando la percepción
de mayor espacio.
Las limitaciones de espacio del CRA fueron compensadas con servicios
electrónicos a distancia, que acercaron la biblioteca al usuario de forma virtual.
El uso de anaqueles movibles contribuyó a maximizar el espacio disponible para
las colecciones. Con el crecimiento de la matrícula y el número de programas
académicos, este espacio temporero ha resultado ser insuficiente para llenar las
necesidades de los usuarios, del personal y de las colecciones. Tampoco posee
la infraestructura suficiente para apoyar adecuadamente la integración de la
tecnología de computadoras a los servicios bibliotecarios. El nuevo edificio del
CRA provee mayor espacio (27,000 pies cuadrados, aproximadamente) para
62
absorber el crecimiento en la matrícula, en las colecciones y en los servicios.
También, ha sido diseñado para integrar la tecnología a todas las áreas y los
servicios del CRA.
El CRA ha ofrecido distintos tipos de acomodo a los usuarios entre los
que se encuentran: cubículos para el estudio individual, mesas para acomodar
cuatro y seis personas y un salón de estudio grupal. La capacidad de asiento,
sin embargo, no ha sido suficiente para acomodar todos los usuarios que visitan
la biblioteca. Esta situación es más evidente en el horario diurno donde hay
mayor concentración de cursos y estudiantes en el recinto.
El cuestionario de satisfacción distribuido entre los distintos componentes
del Recinto confirma la percepción general de que el espacio del CRA no es
suficiente para llenar las necesidades de los usuarios. Menos del 49% de los
estudiantes encontró satisfactorias o muy satisfactorias las áreas de estudio del
CRA. De igual modo, sólo el 44% de éstos opinó que la comodidad general del
CRA era satisfactoria (véase Análisis Cuestionario de Satisfacción Estudiantes).
El resultado del cuestionario en la muestra de profesores reflejó que sólo el
33.4% de los profesores se encontraban satisfechos con las áreas de estudio, y
un 16.6% opinó sentirse satisfecho con las instalaciones del CRA en general
(véase Análisis de Cuestionarios Profesores).
Las agencias acreditadoras por su parte hicieron señalamientos al
respecto, recomendando la construcción de nuevas instalaciones bibliotecarias.
Como resultado, se ha construido un nuevo edificio que posee la infraestructura
63
tecnológica necesaria para proveer los servicios, a la vez que aumenta
significativamente la disponibilidad de espacio para el estudio y la investigación.
En el área de servicios técnicos el espacio no ha sido suficiente para
acomodar al personal y a los recursos en proceso, no obstante, éste se
distribuyó estratégicamente para proveer a cada empleado un espacio individual
de trabajo, aunque limitado. El nuevo edificio del CRA, no sólo provee amplias
áreas de servicio para los usuarios, sino que además, cuenta con espaciosas
oficinas para cada empleado provistas de los muebles y el equipo necesario
para realizar sus tareas.
El espacio destinado en las instalaciones temporeras para el acomodo de
las colecciones ha sido suficiente para las colecciones actuales, pero no tiene la
capacidad de absorber el crecimiento futuro de las mismas. La administración
del CRA tuvo que recurrir a la adquisición de recursos bibliográficos en formatos
alternos que permitían el almacenamiento de mayor cantidad de información,
ocupando menos espacio, especialmente, en el área de publicaciones periódicas.
Se ha aumentado el número de bases de datos, que proveen la posibilidad de
acceder a miles de títulos de revistas sin ocupar espacio. Las subscripciones a
los periódicos impresos se complementan con la suscripción a las versiones
electrónicas de los mismos. El almacenamiento de las ediciones anteriores de
los periódicos se sustituyó por la compra de las micropelículas y los archivos
digitales de los mismos.
La combinación de recursos impresos y electrónicos, junto al servicio de
préstamos interbibliotecarios, permitió proveer al usuario mayor cantidad de
64
fuentes de información en el espacio disponible. En el nuevo edificio del CRA se
provee espacio suficiente para el acomodo de las colecciones actuales y para el
crecimiento futuro de las mismas.
Las instalaciones físicas del CRA están libres de barreras arquitectónicas.
Estaban habilitadas con puertas automáticas que permitían la entrada libremente
a los usuarios con discapacidades motoras. También cuenta con recursos
bibliográficos para usuarios con discapacidades visuales (libros parlantes). El
personal del CRA está disponible para asistir a los usuarios discapacitados. Los
servicios que ofrece el CRA a la población con problemas especiales, se
complementan con los servicios que ofrece la Oficina Ley 51, que provee a estos
usuarios diversos recursos para asistirlos en el logro de sus metas académicas.
Esta oficina provee a los usuarios con discapacidades equipo especial y
computadoras, desde donde pueden acceder a los recursos en línea.
A pesar de que la UPR en Utuado no ofrece cursos a distancia, el CRA
ofrece diversos servicios de acceso remoto, que facilitan el proceso de
investigación a los usuarios cuando no están en los predios del recinto. Entre los
servicios remotos se incluyen: el portal electrónico, el catálogo en línea, bases
de datos, “e-books” y materiales informativos y de instrucción al usuario.
También provee acceso inalámbrico a la Internet.
Las condiciones ambientales, incluyendo el nivel de temperatura (72º F) y
humedad del CRA, son, regularmente, apropiadas para los usuarios, el personal
y las colecciones. Sólo un 7.2% de los estudiantes que contestaron el
65
cuestionario indicó sentirse insatisfecho o muy insatisfecho con el nivel de
temperatura en el CRA.
Las áreas para el Desarrollo de Colecciones y la de Publicaciones
Periódicas han confrontado problemas de humedad que han afectado las
colecciones y al personal que labora en las mismas. Para corregir esta situación
se instalaron dispositivos especiales en las unidades acondicionadoras de aire y
deshumidificadores, lo que contribuyó a mejorar significativamente el ambiente
en dicha áreas.
El CRA cuenta con personal de mantenimiento para la limpieza de los
espacios y las colecciones. Estas actividades se complementan con limpiezas
profundas de las colecciones por profesionales externos que se llevan a cabo
ocasionalmente. Además, el Recinto, mantiene contratos con compañías
especializadas para el exterminio de insectos y roedores. El personal de la
Oficina de Operaciones y Mantenimiento da el mantenimiento básico al equipo
acondicionador de aire. Las reparaciones de averías mayores se realizan
mediante la contratación de compañías externas (véase Contratos de Limpieza
de Colecciones, Contratos de Reparaciones de Acondicionadores de Aire).
La biblioteca no ha tenido que suspender sus servicios por falta de aire.
Las unidades que proveen aire a las áreas de servicio al público funcionan
generalmente bien. Como los servicios directos al público están ubicados en un
mismo espacio, las unidades de aire en función compensan la temperatura si
alguna dejara de funcionar por un lapso de tiempo.
66
Cuando las unidades acondicionadoras de aire que sirven al área de
desarrollo de colecciones estuvieron en reparación por un periodo prolongado,
los empleados que laboran en esta área fueron reubicados temporalmente en
otro espacio con aire, para continuar realizando sus funciones con normalidad.
Aunque los muebles que se utilizan en las instalaciones temporeras del
CRA eran cómodos y fueron diseñados para ser utilizados en bibliotecas, en su
mayoría no eran ergonómicos. Los muebles en los que han estado ubicadas las
computadoras no fueron diseñados para ese fin, por lo que carecen de gavetas
para el teclado.
Debido a que las instalaciones temporeras del CRA no fueron diseñadas
originalmente para este fin, éstas no contaban con la infraestructura eléctrica y
de cableado necesaria para absorber el crecimiento en el uso de la tecnología
de computadoras en los servicios bibliotecarios. Esto dificultó la instalación de
más computadoras para uso de los estudiantes y profesores. La provisión de
acceso inalámbrico ha aumentado la accesibilidad de los usuarios a los recursos
electrónicos. La necesidad de mayor número de receptáculos eléctricos para
conectar equipo se subsanó con el uso de protectores de corriente con
receptáculos múltiples en los que se podían conectar varios equipos.
El sistema de iluminación de la biblioteca combina la luz natural con la
provista por las lámparas de techo y es apropiada para estudiar y trabajar. Una
sección de los anaqueles de referencia no poseía suficiente iluminación durante
las noches. Sin embargo, en esta sección se ubicaron los recursos menos
utilizados de la biblioteca, como los folletos y los catálogos de las universidades.
67
Las áreas de servicio, así como las colecciones se encuentran rotuladas.
Los rótulos de las salidas de emergencia están visibles. El 68.5% de los
estudiantes que contestaron el cuestionario indicó sentirse satisfecho con la
rotulación dentro del CRA.
Las instalaciones temporeras del CRA, no tenían la capacidad para
absorber el crecimiento de la matrícula y de las colecciones, sin embargo, se
maximizó el espacio mediante el uso de anaqueles movibles y la reubicación de
los muebles. Aunque este espacio era limitado, las áreas de servicio han sido
seguras, y el ambiente ha sido apropiado para la investigación y el estudio. Con
el traslado a las nuevas instalaciones del CRA se subsana la necesidad de
espacio y capacidad de asiento.
El equipo de la Biblioteca es el adecuado y se encuentra en
funcionamiento la mayor parte del tiempo. El servicio de fotocopiadoras se daña
con frecuencia, por lo que se han estipulado cláusulas de servicio técnico más
abarcadoras en los nuevos contratos de fotocopiadoras (véase Contrato de
fotocopiadoras). El acceso inalámbrico a los servicios aumenta las opciones de
acceso a los recursos electrónicos y subsana la necesidad de mayor número de
computadoras.
La biblioteca cuenta con personal de mantenimiento para lograr niveles
aceptables de limpieza e higiene de las instalaciones.
Sin embargo, se
identifica como necesario la contratación de personal de mantenimiento
adicional para la mantener las colecciones libres de polvo, hongos y ácaros.
68
Además, mediante contratos para el control de plagas, se trabaja para mantener
las colecciones y los espacios del CRA
y del Recinto, libres de roedores e
insectos que pueden ser perjudiciales para las colecciones y la salud del
personal y los usuarios.
10. Comunicación y Cooperación
La administración del Centro de Recursos para el Aprendizaje promueve
la comunicación efectiva entre el personal, la gerencia y la comunidad a la cual
servimos. Fomenta, además, la participación del personal en la toma de
decisiones del departamento. Mediante, reuniones periódicas, comunicados
escritos, llamadas telefónicas, informes mensuales, semestrales y anuales,
correos electrónicos, memorandos, boletines, fax y el portal del CRA, se
mantiene al personal informado de las decisiones que le afectan.
El director de la biblioteca mantiene comunicación continua con el
personal de la biblioteca, así como con la alta gerencia del recinto.
Periódicamente, se realizan reuniones con todo el personal donde se informan
las prioridades del departamento, las decisiones tomadas en relación con el
servicio y las funciones de cada persona en su respectiva área de trabajo. En
estas
reuniones
el
personal
tiene
la
oportunidad
de
expresar
sus
preocupaciones y sus sugerencias (véase Actas de reuniones de personal y
Hojas de asistencia).
Los comités de trabajo facilitan el trabajo cooperativo y fomentan la
participación
en
el
proceso
de
toma
de
decisiones
del
CRA.
Las
69
recomendaciones y sugerencias del personal se toman en cuenta en el proceso
de planificación y en la toma de decisiones (véase Actas de reuniones, Informes
de comités).
La participación de los bibliotecarios en reuniones de la facultad, senado
académico (cuerpo del cual el director de la biblioteca es miembro ex-oficio) y
comités institucionales, viabilizan la comunicación e interacción del CRA con la
alta gerencia del Recinto, los profesores, los representantes estudiantiles y los
demás departamentos académicos.
La integración de profesores a diversos comités y actividades del CRA
propician la comunicación con los departamentos académicos y la comunidad
universitaria. El Comité Institucional de Biblioteca, por ejemplo, establece lazos
de comunicación con la comunidad académica y facilita la participación de los
profesores en las decisiones del CRA, así como en el desarrollo y evaluación de
sus colecciones y programas.
El personal de la biblioteca colabora con los departamentos académicos
en el logro de los objetivos institucionales. En la implantación del Programa de
Destrezas de Información se trabaja activamente con la facultad en el logro de
un egresado competente y capaz de aprender independientemente y de por
vida. El CRA, también, colabora con los departamentos en el desarrollo de
propuestas para el desarrollo de nuevos programas (véase Propuesta Título V
2006-07, Propuesta un Nuevo Bachillerato en Biología, Propuesta un Nuevo
Bachillerato en Tecnología Agrícola).
70
El CRA y la Oficina de Sistemas de Información (OSI) del Recinto son
administradas por separado. Mientras que el CRA responde, directamente, al
Decanato de Asuntos Académicos, OSI está adscrito a la Rectoría del Recinto.
Debido a la integración de la tecnología de computadoras a los servicios, el
CRA, mantiene estrechas relaciones de trabajo y comunicación con la Oficina de
Sistemas de Información, tanto a nivel de recinto como a nivel central, de este
modo se maximiza el uso de los recursos disponibles.
Durante el periodo considerado en esta evaluación, el CRA no contaba
con un técnico de computadoras a tiempo completo, por tal razón, los servicios
de información y telecomunicaciones se procesan a través de OSI, incluyendo
servicios tales como: instalación de programas, actualización del portal
electrónico, manejo del correo electrónico, y demás apoyo técnico, incluyendo
reparaciones menores de equipo y asesoramiento para la compra de equipo y
programas de computadoras. La Oficina de Sistemas de Información se
encuentra representada en el Comité Institucional de Biblioteca (véase Lista de
miembros del comité, Actas de reuniones del comité).
El CRA mantiene, también, comunicación con la Oficina de Sistemas de
Información a nivel de Administración Central, especialmente, con la división a
cargo de la automatización de bibliotecas, de la que se recibe asesoramiento y
directrices en cuanto al catálogo en línea, los módulos computadorizados de
catalogación, adquisiciones y circulación. Además, ofrece apoyo en torno a los
préstamos bibliotecarios por el sistema Ariel y sobre las bases de datos (véase
Convocatorias a reuniones, Hojas de asistencia a reuniones, correos
71
electrónicos,
etc.).
La
OSI
Central
ofrece
adiestramiento
sobre
las
actualizaciones y los nuevos programas o módulos integrados al sistema
automatizado de bibliotecas. También, coordina las presentaciones de nuevos
recursos electrónicos por los suplidores, y adiestramiento para el uso de las
bases de datos.
El director de la biblioteca tiene a su cargo la supervisión y evaluación de
todas
las
áreas
y
servicios
bibliotecarios,
incluyendo
las
tecnologías
correspondientes. El CRA cuenta entre sus personal con un bibliotecario cuya
especialización a nivel subgraduado es en programación de computadoras. Este
colabora en el comité de bases de datos y en las actividades de automatización
de bibliotecas.
Aunque el CRA no contaba con un técnico de computadoras a tiempo
completo durante el periodo cubierto en esta evaluación, siempre ha recibido el
apoyo técnico de la Oficina de Sistemas de Información del recinto y la OSI de la
Administración Central. También contó, en algunos periodos, con los servicios
parciales de un técnico de computadoras (seis horas semanales).
La participación del personal en talleres sobre bases de datos, catálogo
en línea, páginas electrónicas y tecnologías de apoyo al servicio, facilitan la
integración de estos servicios a los tradicionales ofrecidos en el CRA. El apoyo y
asesoramiento ofrecido por los bibliotecarios de otras unidades del sistema ha
resultado una ayuda muy valiosa en este proceso.
La red de la Universidad de Puerto Rico Utuado, posee la capacidad de
ofrecer a los usuarios, ya sea a través de cables o de forma inalámbrica, acceso
72
rápido a los servicios de la UPR. Se mantiene disponible durante las 24 horas
del día. La Oficina de Sistemas de Información cuenta con personal
especializado para dar acceso y apoyo técnico a los departamentos académicos.
La comunicación efectiva con los diversos niveles gerenciales de la UPR
en Utuado, así como, con las diferentes dependencias del Recinto facilita el
proceso de toma de decisiones y viabiliza el logro de los objetivos
institucionales.
Las
buenas
relaciones
interpersonales
entre
el
personal
del
departamento, junto a un proceso de comunicación efectiva permiten la
integración de todos los servicios con el fin de satisfacer las necesidades de
información de los usuarios. Esta actitud dirigida a la colaboración y a la apertura
de canales de comunicación se manifiesta en todos los niveles. Comités del
Sistema UPR, como el de directores de bibliotecas, el de bases de datos y el
comité de evaluación de bibliotecas, se componen de representantes de todas
las once unidades del sistema. Estos comités viabilizan la comunicación efectiva
y la cooperación entre las bibliotecas del Sistema UPR, lo que contribuye a la
solución de problemas. A través de éstos se comparten experiencias, se
concretan acuerdos y se establecen nuevas políticas dirigidos a mejorar la
calidad del servicio.
El CRA, también, mantiene buenos canales de comunicación con los
departamentos académicos, los profesores, las oficinas de apoyo tecnológico y
con la gerencia universitaria.
73
Se identifica como necesario, sin embargo, mejorar las formas de
promover e informar a los usuarios sobre los servicios y programas del CRA. El
desarrollo del portal de la biblioteca y la maximización de la tecnología de
comunicaciones disponibles, son aspectos a los que se debe dar atención
prioritaria para atender esta necesidad.
11. Administración
La distribución de los recursos humanos y financieros del CRA están
dirigidos a fomentar el uso más efectivo de los mismos y el logro de los objetivos
departamentales e institucionales. En la administración del CRA se utiliza un
esquema organizacional principalmente horizontal, en el que se pretende
minimizar la burocracia (véase Organigrama CRA).
Para suplir las necesidades de los usuarios, la administración del CRA ha
distribuido el personal en las diversas áreas de servicio tomando en cuenta el
perfil académico/profesional de cada uno. En el reclutamiento de nuevo personal
para el CRA, se ha tomado en cuenta las áreas en necesidad de desarrollo. Se
han
establecido
comités
para
trabajar
en el logro de los objetivos
departamentales, en los que los empleados pueden aportar ideas y sugerencias
para mejorar los servicios (véase Perfil del personal departamental, Plan
Estratégico).
Se maximiza el uso de los recursos económicos con el fin de proveer a
los usuarios acceso a la mayor cantidad posible de recursos de información con
un presupuesto limitado.
74
En el esquema organizacional de la Universidad de Puerto Rico, en todas
las unidades, el director del CRA responde al Decano de Asuntos Académicos,
quien a su vez responde al Rector del Recinto. Al ser el CRA un departamento
académico que colabora con los demás departamentos en el proceso de
enseñanza-aprendizaje, resulta apropiada su ubicación bajo la supervisión del
Decanato de Asuntos Académicos (véase Esquema Organizacional UPR
Utuado).
Al ser parte del Decanato de Asuntos Académicos, el CRA, participa en el
proceso de toma de decisiones del mismo a través de los comités de trabajo y
las reuniones de los directores de departamento con el Decano. Mantiene
estrecha comunicación con la alta gerencia mediante reuniones formales e
informales,
informes,
correspondencia,
correos
electrónicos
y
llamadas
telefónicas, entre otros medios.
El CRA cuenta con un comité asesor permanente, el Comité Institucional
de Biblioteca. El mismo es nombrado por el Decano de Asuntos Académicos y
cuenta con representantes de todos los departamentos académicos, así como
de la Oficina de Sistemas de Información. Este comité sirve de enlace entre el
CRA y los demás departamentos académicos. Entre sus funciones se
encuentran las de evaluar las colecciones, promover los programas de la
biblioteca en sus respectivos departamentos y contribuir al desarrollo de las
colecciones mediante la recomendación de nuevos recursos de información
(véase lista de integrantes del Comité Institucional de Biblioteca, Funciones del
Comité).
75
Las funciones del director de la biblioteca (CRA) están definidas en el
Reglamento General de la Universidad de Puerto Rico, y en el Manual de la
Facultad de la UPR en Utuado (véase Reglamento UPR y Manual de la
Facultad).
El fundamento legal de las actividades de la Universidad de Puerto Rico y
de todas sus unidades se establece en la Ley Universitaria de 1966, según
enmendada, el Reglamento de la Universidad de Puerto Rico, las certificaciones
de la Junta de Síndicos, la Junta Universitaria, el Senado Académico y la Junta
Administrativa. Las políticas institucionales, las cartas circulares del Presidente o
el Rector, también, establecen base legal para el proceso de toma de
decisiones.
Los convenios colectivos, las leyes de personal del Gobierno de Puerto
Rico y toda ley que impacte las organizaciones públicas y gubernamentales,
tienen que tomarse en consideración en las decisiones que se toman y las
actividades que se realizan en el CRA (véase Ley Universitaria, Reglamento de
la Universidad de Puerto Rico)
Las políticas y procedimientos que rigen la administración del CRA y sus
operaciones están dirigidas a facilitar los procesos en la biblioteca dentro del
marco legal y normativo de la UPR. Las políticas de servicio son desarrolladas
por el personal de la biblioteca tomando en consideración las necesidades de los
usuarios, y estándares de calidad en la prestación de los servicios. En la
elaboración de los Manuales de Procedimientos, participan las personas que
76
laboran en las áreas, para asegurar la pertinencia y funcionalidad de los
procesos (véase Manuales de Servicio, Políticas del CRA).
En la prestación de los servicios del CRA, ya sean en el Recinto, o los
servicios remotos, se vela por el cumplimento con las leyes que protegen los de
los derechos de autor y la propiedad intelectual, así como cumplir con los
términos establecidos en las licencias de para el uso de programas y bases de
datos. La Oficina de Sistemas de Información del Recinto, es responsable de
auditar y asesorar sobre el uso legal de las licencias y el cumplimiento con las
políticas para el uso de las tecnologías de la UPR.
El
esquema
organizacional
del
CRA
está
establecido
por
la
reglamentación universitaria. El director del CRA responde al Decano de
Asuntos Académicos. Esto le permite colaborar directamente con lo demás
departamentos académicos en el logro de los objetivos institucionales.
En la organización interna del CRA se ha procurado optimizar el trasfondo
académico y la experiencia del personal en beneficio del servicio. La
participación del personal en el proceso de toma de decisiones posibilita la
diversidad de opciones para la solución de problemas, a la vez que promueve el
sentido de pertenencia entre el personal, así como la efectividad de los
procedimientos y normas.
77
12. Presupuesto
La Universidad de Puerto Rico obtiene la mayoría de sus fondos (80%),
mediante una fórmula que le asigna cerca del 10% de los recaudos del gobierno
de Puerto Rico. Este ingreso se complementa con los recaudos de matrícula,
fondos del gobierno federal y financiación externa de proyectos especiales y de
investigación. Los proyectos de construcción de nuevas instalaciones se
financian con un fondo adicional que proviene, mayormente, de la emisión de
bonos y asignaciones especiales de la Legislatura de Puerto Rico.
Los rectores someten y justifican ante la Administración Central la petición
presupuestaria de sus respectivos recintos, siguiendo los criterios de
Presupuesto Base Cero, según lo establece la Junta de Síndicos, cuerpo en
quien recae la aprobación final del presupuesto. La petición se basa, a su vez,
en las necesidades presentadas y justificadas por los departamentos y
decanatos en sus respectivas peticiones presupuestarias. Una vez asignado el
presupuesto, este se distribuye de acuerdo con las peticiones de cada
departamento.
El director del CRA prepara la petición presupuestaria de acuerdo con los
objetivos del plan estratégico y las prioridades establecidas en el departamento
para el año fiscal considerado en la petición. La justificación de la solicitud de
recursos económicos se realiza tomando en cuenta las necesidades
identificadas mediante la evaluación de la situación del CRA y sus objetivos.
También, se toma en consideración las recomendaciones de las agencias
acreditadoras.
78
El presupuesto del CRA se asigna en cuatro partidas principales: recursos
humanos (sueldos y beneficios marginales), recursos bibliográficos (libros,
subscripciones y recursos audiovisuales), equipo y materiales de oficina. Los
costos de mantenimiento, energía eléctrica y otros servicios esenciales no se
cargan al presupuesto de la biblioteca, sino que se cubren a nivel de Recinto. El
presupuesto recurrente total del CRA ha tenido un crecimiento promedio de un
4% durante los años fiscales del 2001-2007. Dicho crecimiento, sin embargo,
sólo se ha reflejado en los renglones relacionados a sueldos y beneficios
marginales. Estas partidas se ajustan automáticamente, según lo acordado con
los grupos sindicales y de acuerdo con las disposiciones gubernamentales que
apliquen.
Sin embargo, entendemos que el presupuesto anual asignado al CRA,
no es suficiente para responder de forma óptima a todas las necesidades que el
servicio requiere. Concientes de tal situación, la administración de la biblioteca
realiza los ajustes necesarios para maximizar el logro de objetivos con el
presupuesto existente. El CRA tiene la autorización para una cuenta rotatoria
que le permite allegar fondos adicionales para la compra de equipo y materiales.
Dicha cuenta se nutre de los ingresos que producen las fotocopiadoras.
Además, el Recinto cuenta con fondos para la adquisición de equipo tecnológico
(Cuenta de Tecnología) de los que puede participar el CRA, mediante petición y
justificación ante un Comité de cinco estudiantes que administran la distribución
de estos fondos.
79
El presupuesto destinado para la compra de recursos bibliográficos se ha
mantenido igual durante los pasados cinco años, excepto el año académico
2006-07, cuando se añadieron recursos adicionales ($30,000) en respuesta a
recomendaciones del Consejo de Educación Superior (véase Informe del CES).
Estos fondos se utilizaron para la compra de libros y otros materiales
bibliográficos que apoyan el currículo. Una porción de este presupuesto se
destinó a la adquisición de los recursos de información para la actualización de
los prontuarios de los cursos. También, se dio prioridad a la actualización de la
bibliografía de los programas académicos en proceso de aprobación por la Junta
Universitaria y la Junta de Síndicos (véase Peticiones Presupuestarias,
Presupuestos Anuales, Distribución de Presupuesto por Departamento).
El presupuesto para materiales bibliográficos se distribuye por
departamentos académicos, incluyendo una partida para la compra de recursos
para las colecciones especiales, así como recursos relacionados con las
funciones bibliotecarias. Los profesores de cada departamento son responsables
de evaluar y recomendar la compra de aquellos materiales que apoyan el
currículo. De existir algún sobrante por departamento, esos fondos se
redistribuyen entre los demás departamentos. En ocasiones, no todo lo
recomendado puede adquirirse, cuando las peticiones superan el presupuesto
asignado.
En la distribución interna del presupuesto se toman en cuenta los cursos
que ofrece la División de Educación Continua. También se toma en cuenta las
necesidades de información del Departamento de Orientación y Consejería. En
80
el presupuesto del CRA, se separa una cantidad para la compra de recursos de
información relacionados a las diversas funciones que realiza el personal
bibliotecario, incluyendo, las destrezas de información. Además se destina una
cantidad para la compra de materiales para la preservación y la preparación
física de los recursos bibliográficos (véase Peticiones Presupuestarias,
Presupuestos Anuales, Distribución de Presupuesto por Departamento, Plan
Estratégico).
El recinto ha mantenido constante el número de programas, y el tamaño
de la matrícula, también se ha mantenido constante, debido a que los
estudiantes nuevos ocupan los espacios de los estudiantes que se gradúan, se
trasladan, o que no continúan estudiando. El tamaño del profesorado tampoco
ha aumentado, manteniéndose en un promedio de 100 profesores por año,
como resultado, el presupuesto no ha variado significativamente durante el
periodo en evaluación (véase Matrícula total por año académico, Perfil del
profesorado, Presupuestos anuales).
El CRA reconoce la importancia de trabajar con alternativas que permitan
maximizar el uso del presupuesto disponible o conseguir fuentes alternas que
aumenten la disponibilidad de recursos económicos. Los acuerdos entre las
unidades del Sistema de la UPR para la adquisición de bases de datos en
consorcio permiten que cada unidad pueda tener una cantidad y diversidad de
recursos electrónicos superior a la que podría adquirirse mediante negociación
individual y el presupuesto de cada recinto.
81
La política de préstamos interbibliotecarios permite tener acceso a un
mayor número de recursos de información, sin invertir directamente en su
compra. El CRA, también, está colaborando con otros departamentos en la
redacción de propuestas de fondos externos que permitan el desarrollo o
establecimiento de nuevos programas o servicios para los usuarios (véase,
Política de préstamos interbibliotecarios, Propuesta Título V).
La política de donaciones ha contribuido al crecimiento de colecciones,
especiales, como la Utuadeña, que se nutren mayormente de las donaciones de
colecciones privadas (véase Política Colección Utuadeña).
Aunque las agencias acreditadoras han manifestado en su informes de
evaluación que las colecciones del CRA apoyan los programas académicos del
Recinto, es muy importante lograr un aumento en los recursos económicos para
la compra de materiales bibliográficos que nos ayude a mantener las
colecciones actualizadas (véase Informe del CES). El aumento en los costos de
los recursos impresos, electrónicos y audiovisuales hace que cada vez más
difícil la satisfacción de las necesidades de los programas. Es importante que
la institución considere mantener un ritmo de aumento anual del presupuesto
que le permita al CRA atender el impacto inflacionario de la economía (véase
Presupuestos CRA).
El presupuesto de la biblioteca cuenta con una partida discreta para la
adquisición de equipo audiovisual, que cada año resulta ser insuficiente para
llenar las necesidades en ese aspecto del servicio. La institución, sin embargo,
atiende esta situación, mediante transferencias no recurrentes de otras partidas
82
del presupuesto institucional. El fondo para tecnología a nivel de recinto, que se
nutre de cuotas que paga el estudiante en su matrícula, provee recursos
adicionales a la institución para la compra de computadoras y equipo similar. En
el año académico 2005-2006, el CRA adquirió seis computadoras para uso de
los estudiantes con cargo a ese fondo.
Dentro del presupuesto de la biblioteca se separa una porción para la
compra de materiales para el procesamiento técnico de los recursos de
información y para la preservación de los mismos. Esto incluye la compra de
forros, sellos de lomo, códigos de barra, bandas de seguridad, tarjetas de
préstamo y cintas adhesivas especiales, entre otros. Debido a que estos
materiales se compran en cantidades altas para abaratar el costo unitario, no
hay necesidad de comprarlos todos los años (véase Informe de Gastos en la
compra de computadoras, materiales de preservación de recursos y materiales
de seguridad).
El
presupuesto
asignado
al
CRA
cubre
los
costos
anuales
correspondientes a sueldos y beneficios marginales del personal del CRA. Sin
embargo, el presupuesto asignado durante el periodo que cubre esta evaluación
no permitía la creación del puesto para un técnico de computadoras a jornada
completa. Tampoco permitía la contratación de un técnico adicional para los
servicios audiovisuales. Como solución temporera a esta situación, la institución,
proveyó los servicios parciales de un técnico de computadoras adscrito a la
Oficina de Sistemas de Información del Recinto. Este trabajaba seis horas
semanales en la biblioteca. Para llenar la necesidad de un técnico de servicios
83
audiovisuales se transfirió personal de otro departamento durante el periodo de
clases. Para maximizar el personal disponible, el CRA ubica el mismo en
aquellas áreas donde puede utilizar mejor sus destrezas y experiencia en
beneficio del servicio. También se adiestra al personal para realizar diversas
tareas.
Las políticas institucionales le permiten al director del CRA, distribuir el
presupuesto de la biblioteca de acuerdo con las prioridades del departamento. El
director tiene autoridad para iniciar las compras dentro del presupuesto asignado
al departamento, siguiendo los procedimientos reglamentarios de la institución
(véase
Reglamento
de
compras,
Funciones
de
los
Directores
de
Departamentos).
La institución tiene políticas y normas a seguir en el proceso de compras
y en el uso del presupuesto. Para cumplir con las mismas el CRA y el Recinto
tienen personal dedicado a la función de comprar, pagar y recibir el producto o
servicio. El recinto, al igual que todas las unidades del Sistema UPR, cuenta con
una oficina de preintervención cuya función principal es la de auditar las
transacciones financieras de la institución antes de autorizar el desembolso de
fondos. Periódicamente, la Universidad de Puerto Rico realiza auditorias internas
en las unidades. La Oficina del Contralor de Puerto Rico también audita el
Recinto.
El Centro de Recursos para el Aprendizaje cuenta con una asignación
presupuestaria anual que le ha permitido mantener colecciones actualizadas que
84
apoyan el currículo. Estos fondos se complementan con transferencias y
asignaciones no recurrentes para atender necesidades particulares.
El CRA establece sus prioridades y programa de gastos, tomando en
consideración las metas y objetivos establecidos en el plan estratégico, los
planes operacionales, los programas académicos, las revisiones curriculares y
los estándares establecidos por las agencias acreditadoras (véase Plan
estratégico, Planes operacionales).
El presupuesto destinado a sueldos y beneficios marginales ha
aumentado lo suficiente como para cumplir con acuerdos negociados con las
organizaciones sindicales. Sin embargo, el presupuesto para la compra de
recursos de información no ha aumentado significativamente durante los
pasados cinco años. Resulta necesario obtener, a través de la gestión de la
administración universitaria, un incremento proporcional del presupuesto de
cada año que permita absorber el aumento en los costos de los recursos de
información y de la tecnología.
El CRA reconoce la importancia de allegar fondos externos que
fortalezcan su capacidad económica y contribuyan con la ampliación de sus
programas y servicios y le permitan añadir nuevos, por lo que ha iniciado
esfuerzos en esa dirección.
Como una estrategia para subsanar las limitaciones presupuestarias, las
bibliotecas del sistema comparten los costos de las bases de datos comunes, de
este modo, todas las unidades pueden tener acceso a un mayor número de
85
recursos electrónicos. También, comparten recursos de información, mediante
los servicios de préstamos interbibliotecarios.
Recomendaciones Generales
Como resultado de este proceso de autoevaluación, el CRA ha
identificado diversas áreas en necesidad de desarrollo que se han presentado a
través de todo el documento. Igualmente, se han descrito sus fortalezas como
unidad académica de apoyo al proceso de enseñanza-aprendizaje y a la
investigación. Las siguientes áreas se han identificado como las de mayor
necesidad de atención prioritaria:
•
El desarrollo de un documento de plan de avalúo de los servicios y el
aprendizaje, que incluya herramientas de evaluación cuantitativa y
cualitativa;
•
El desarrollo de un Programa de Destrezas de Información de mayor
alcance, que promueva una mayor colaboración entre el profesor y el
bibliotecario, facilitando así, la integración gradual de las destrezas de
información al currículo;
•
El desarrollo de un plan de mercadeo y divulgación de los servicios,
especialmente, de los electrónicos;
•
El desarrollo de estrategias que faciliten allegar fondos adicionales
(especialmente externos) para el mejoramiento de los programas
existentes y para el desarrollo de nuevos programas.
86
Referencias
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Retrieved
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February
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Universidad de Puerto Rico en Utuado. (2006). Plan Estratégico 2006-2008.
Utuado, PR: Autor.
Universidad de Puerto Rico. Centro de Recursos para el Aprendizaje. (2006).
Plan Estratégico 2006-2008. Utuado, PR: Autor.

Estándar – Planificación

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