Señalar los requisitos y actuaciones necesarias para tramitar los

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INSTRUCTIVO
GESTIONAR RESULTADOS DE AUDIENCIAS DE
CONCILIACIÓN
Código: IP115-3
Versión: 1
Fecha: Septiembre 2015
1. OBJETIVO
Señalar los requisitos y actuaciones necesarias para tramitar los resultados obtenidos de las solicitudes de
audiencias de Conciliación para cerrar los casos según su desarrollo y desenlace.
2. DESARROLLO
2.1 Trámite de asunto conciliable
N°
1
DESCRIPCIÓN
Levantar el Acta de conciliación total o parcial, diligenciando el formato
“Acta de conciliación Centro de Conciliación – Consultorio Jurídico”.
3
Hacer lectura en voz alta del contenido del Acta de Conciliación a
objeto de que las partes hagan sus observaciones para corrección
5
6
7
8
REGISTROS
Estudiante
practicante
Acta de Conciliación
Centro de Conciliación
– Consultorio Jurídico
Realizar la audiencia de conciliación
2
4
RESPONSABLE
Imprimir el Acta de conciliación.
Hacer firmar el acta de todas las partes interesadas, en señal de
aprobación del Acta de conciliación y entregar copia a todas las partes
Entregar al Coordinador del Centro de Conciliación el original del Acta
de conciliación y las copias para su respectivo registro, inmediatamente
o dentro de los tres (3) días calendario siguiente a la fecha de
celebración de la audiencia de conciliación.
Verificar el cumplimiento de los requisitos formales del acta de
Coordinador
Lista de verificación
conciliación contenidos en el formato “lista de verificación control de Consultorio Jurídico y
control de legalidad
legalidad del Acta de Conciliación”
Centro de Conciliación del acta de conciliación
Registrar el caso en el Sistema de Información de la Conciliación del
Coordinador
Acta de Conciliación
Ministerio de Justicia y del Derecho e Imprimir al reverso del Acta de Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación
Conciliación el formulario de resultado del caso ingresado.
Centro de Conciliación – Consultorio Jurídico
Coordinador
Firmar el formulario de resultado del caso ingresado generado por el
Consultorio Jurídico y
SIC.
N/A
Coordinador
10 Hacer constar en las copias de las Actas si se trata de las primeras
Consultorio Jurídico y
copias que prestan merito ejecutivo.
N/A
9
11 acuerdos de conciliación –Centro de Conciliación Consultorio Jurídico”
Realizar seguimiento al acuerdo logrado en el formato” Seguimiento
Estudiante
practicante
Seguimiento Acuerdos
de Conciliación Centro
de
Conciliación
Consultorio Jurídico
12 Archivar expediente de acuerdo al proceso Organización Documental,
Auxiliar
administrativa(o)
N/A
en la fecha señalada por el Coordinador del Consultorio Jurídico y/o
denominación del cargo persona encargada del Centro.
con los documentos debidamente legajados.
Instructivo Gestionar Resultados de Audiencias de Conciliación
Código IP115-3 Versión 1 Fecha Septiembre de 2015
Página 1 de 7
2.2 Trámite en caso de suspensión de la audiencia
N°
DESCRIPCIÓN
1
Diligenciar el formato “Constancia de suspensión de Audiencia de
Conciliación Centro de Conciliación –Consultorio Jurídico- “en caso de
existir ánimo conciliatorio entre las partes, coordinando con la Auxiliar
administrativa(o) Consultorio Jurídico la disponibilidad de las salas así
como la fecha y hora de realización de la nueva Audiencia de conciliación.
2
Acordar fecha y hora de realización de nueva Audiencia de conciliación,
en caso de haber ánimo conciliatorio de las partes y diligenciar la
Constancia de suspensión audiencia de conciliación Centro de Conciliación
– Consultorio Jurídico.
RESPONSABLE
REGISTROS
Estudiante
practicante
Constancia
de
suspensión
audiencia
de
conciliación Centro
de
Conciliación
Estudiante
practicante
Auxiliar
administrativa(o)
Firmar y a hacer firmar tanto de las partes como del Asesor conciliador
en señal de aprobación la “Constancia de suspensión de Audiencia de
Conciliación Centro de Conciliación –Consultorio Jurídico- “
Estudiante
practicante
4
Entregar expediente a la Auxiliar administrativa(o) Consultorio jurídico,
con los documentos generados
Estudiante
practicante
5
Archivar expediente de acuerdo al proceso Organización Documental con
los documentos debidamente legajados.
Auxiliar
administrativa(o)
3
Constancia
de
suspensión
audiencia
de
de
Conciliación
Constancia de
suspensión
audiencia de
de Conciliación
N/A
2.3 Trámite en caso de no acuerdo
N°
DESCRIPCIÓN
1
Realizar la audiencia de conciliación
2
Levantar Constancia de No Acuerdo, diligenciando el formato “constancia
de no haberse obtenido acuerdo Centro de Conciliación – Consultorio
Jurídico”.
3
Hacer lectura en voz alta de la constancia de no haberse obtenido
Acuerdo, con el fin de que las partes hagan sus observaciones para
corrección.
4
Imprimir la Constancia de no haberse obtenido acuerdo.
5
Firmar y a hacer firmar tanto de las partes como del Asesor conciliador
en señal de aprobación la Constancia de no haberse obtenido acuerdo.
6
Sacar tantas copias de la Constancia de no haberse obtenido acuerdo
como partes haya.
7
Entregar al Coordinador del Centro de Conciliación el original de la
Constancia de no haberse obtenido acuerdo y las copias para su respectivo
registro.
RESPONSABLE
REGISTROS
Estudiante
practicante
Constancia de No
Haberse Obtenido
Acuerdo Centro de
Conciliación
Página 2 de 7
N°
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
8
Ministerio de Justicia y del Derecho e Imprimir al reverso de la Constancia
de no haberse obtenido acuerdo, el formulario de resultado del caso
ingresado.
Coordinador
y Centro de
Conciliación
9
Firmar el formulario de resultado del caso ingresado generado por el SIC.
Coordinador
y Centro de
Conciliación
10
Entregar a las partes copia de la Constancia de no haberse obtenido
acuerdo inmediatamente o dentro de los tres (3) días calendario siguiente
a la fecha de celebración de la audiencia en caso de no haberse podido
realizar el registro.
Estudiante
practicante
N/A
Auxiliar
administrativa(o)
N/A
Archivar expediente de acuerdo al proceso Organización Documental, con
los
documentos
legajados.
Entregar
originaldebidamente
de la constancia
de no haberse obtenido acuerdo centro
de conciliación consultorio jurídico a las partes interesadas de forma
inmediata.
2.4 Trámite en caso de inasistencia
11
REGISTROS
Sistema de
Información de
Conciliación
N°
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTROS
1
Verificar que se entrego la citación a la parte convocada por medio de la
Guía de envió correo certificado.
Estudiante
practicante
N/A
2
Solicitar los datos generales de ley y demás que sirven para la radicación
del asunto ante la plataforma de Ministerio de justicia.
Estudiante
practicante
N/A
3
Levantar Constancia de inasistencia de una o ambas partes, “Constancia
de no comparecencia por ambas partes Centro de Conciliación –
Consultorio Jurídico” o “Constancia de no comparecencia Centro de
Conciliación - Consultorio Jurídico”, cuya fecha de expedición es el cuarto
día hábil siguiente a la fecha en que debió celebrarse la audiencia de
conciliación.
4
Hacer lectura en voz alta de la constancia a objeto que la parte que asistió
haga sus observaciones para corrección.
5
Informar al interesado que debe esperar tres días para la justificación de
la inasistencia del que no comparece, y que después del cuarto día puede
presentarse a reclamar la correspondiente constancia.
6
Firmar y hacer firmar del asesor del Centro de Conciliación en señal de
aprobación la Constancia de inasistencia de una o ambas partes.
7
Reprogramar audiencia de conciliación, en caso de recibir justificación por
la no asistencia de una de las partes, dentro de los tres (3) días hábiles
siguientes a la audiencia, siempre y cuando la parte asistente esté de
acuerdo.
8
Coordinar con la Auxiliar administrativa(o) del Consultorio jurídico la
disponibilidad de las salas así como la fecha y hora de realización de la
nueva Audiencia de conciliación.
9
Diligenciar Citación audiencia de conciliación civil centro de conciliación
consultorio jurídico o Citación audiencia de conciliación familia centro de
conciliación consultorio jurídico.
Estudiante
practicante
Estudiante
practicante
Constancia de No
Comparecencia
por Ambas Partes
Centro de
Conciliación Consultorio
Jurídico
Constancia de No
Comparecencia
Centro de
Conciliación Consultorio
Jurídico
Estudiante
practicante
Escrito
justificación
inasistente
Estudiante
practicante
N/A
de
del
Página 3 de 7
N°
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTROS
10
Firmar los documentos de citación a los usuarios para entrega de
respuesta o para citar a audiencia de conciliación según sea el caso.
Estudiante
practicante
Citación audiencia
de conciliación civil
centro
de
conciliación
consultorio jurídico
Citación audiencia
de
conciliación
familia Centro de
Conciliación
consultorio jurídico
11
Enviar nuevamente la citación según formatos citación audiencia de
conciliación civil Centro de Conciliación -Consultorio Jurídico o Citación
Audiencia de conciliación familia Centro de Conciliación -Consultorio
jurídico.
Estudiante
practicante
N/A
12
Diligenciar el formato “Constancia de no comparecencia Centro de
Conciliación – Consultorio Jurídico”, en caso que la parte asistente no esté
de acuerdo con la reprogramación de la audiencia.
Estudiante
practicante
N/A
13
Entregar a la Auxiliar administrativa(o) consultorio jurídico el expediente
de usuario con los documentos generados.
Estudiante
practicante
N/A
14
Ministerio de Justicia y del Derecho e Imprimir al reverso de la Constancia
de no comparecencia, el formulario de resultado del caso ingresado.
Coordinador
y Centro de
Conciliación
Sistema de
Información de la
Conciliación
Coordinador
y Centro de
Conciliación
N/A
15
16
Entregar a la parte que compareció a la audiencia de conciliación copia de
la Constancia de no comparecencia al cuarto día hábil siguiente a la fecha
en que debió celebrarse la audiencia.
Coordinador
y Centro de
Conciliación
N/A
Auxiliar
administrativa(o)
17
Archivar expediente de acuerdo al proceso organización Documental, con
los documentos debidamente legajados.
Secretaria(o) del
centro de
conciliación
N/A
Página 4 de 7
2.5 Trámite en caso de otros resultados (Desistimiento, imposible notificación, acuerdo extra-conciliación,
retiro de la solicitud, otros)
N°
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTROS
Coordinador
y Centro de
Conciliación
Constancia
Ingresar el caso en el Sistema de Información de la Conciliación del
Ministerio de Justicia y del Derecho e Imprimir al reverso de la constancia
elaborada, el formulario de resultado del caso ingresado.
Coordinador
y Centro de
Conciliación
Constancia
3
Coordinador
y Centro de
Conciliación
Constancia
4
Entregar expediente a la Auxiliar administrativa(o) Consultorio Jurídico con
los documentos generados
Estudiante
practicante
N/A
5
Archivar expediente de acuerdo al Procedimiento para la Gestión
Archivística de documentos con los documentos debidamente legajados.
Auxiliar
administrativa(o)
N/A
Elaborar constancia indicando el motivo por el cual se cierra el caso.
1
2
Nota: El término para cerrar el caso es de tres (3) días hábiles siguiente
a la fecha en que debió de celebrarse la audiencia. En el evento de que
la programación de la audiencia de conciliación dependa de algún
documento o información que deba aportar el solicitante, y no lo haga, el
cierre del caso no podrá exceder de quince días calendario, contados a
partir de la fecha en que debía entregarse la información o documentos.
Página 5 de 7
2.6 Trámite de asunto no conciliable
N°
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTROS
Expedir Constancia de asunto no conciliable dentro de los 10
días calendario, siguientes a la presentación de la solicitud de
Conciliación, cuando el asunto de que se trate no sea conciliable
de conformidad con la ley.
1
2
Imprimir Constancia de asunto no conciliable.
Firmar y hacer firmar del asesor del Centro de Conciliación en
señal de aprobación la Constancia de asunto no conciliable
3
4
Estudiante
practicante
Constancia de
Asunto No
Conciliable Centro
de Conciliación Consultorio Jurídico
Sacar copia de la Constancia de asunto no conciliable.
Entregar al Coordinador del Centro de Conciliación el original de
la Constancia de asunto no conciliable y la copia para su
respectivo registro.
5
Registrar el caso en el Sistema de Información de la Conciliación
del Ministerio de Justicia y del Derecho e Imprimir al reverso de
la Constancia de asunto no conciliable, el formulario de
resultado del caso ingresado.
6
Estudiante
practicante
Auxiliar
administrativa(o)
Coordinador
Firmar el formulario de resultado del caso ingresado generado Consultorio Jurídico y
por el SIC.
Centro de
Conciliación
7
Sacar copias de los documentos que se deban devolver al
usuario.
Auxiliar
administrativa(o)

Diligenciar el formato Registro de devolución de documentos
consultorio jurídico.
Auxiliar
administrativa(o)

Entregar o enviar al interesado, copia del registro Constancia
de asunto no conciliable Centro de Conciliación - Consultorio
Jurídico, junto con los documentos aportados en la Solicitud de
conciliación.
Auxiliar
administrativa(o)
N/A
Archivar expediente de acuerdo al proceso Organización
Documental, con los documentos debidamente legajados.
Auxiliar
administrativa(o)
N/A
8
9
10
11
Registro devolución
de documentos consultorio jurídico.
3. DEFINICIONES






SIC: Sistema de Información de la Conciliación.
Acta de Conciliación: Documento en el que constan las declaraciones de voluntad que se han emitido por las partes
conciliantes ante el Conciliador, con el fin de solucionar un conflicto.
Constancia: Documento mediante el cual se evidencia los resultados de los trámites conciliatorios diferentes al
acuerdo.
Cosa juzgada: Efecto de la conciliación, en virtud del cual todo asunto objeto de conciliación, y que ha culminado con
un acuerdo, no puede someterse de nuevo al conocimiento de otro conciliador o de un juez de la República.
Mérito Ejecutivo: Efecto que se predica del acuerdo de conciliación, en virtud del cual sobre los asuntos conciliados
las partes pueden iniciar un proceso ejecutivo para su cumplimiento, siempre y cuando las obligaciones sean claras,
expresas y exigibles.
Requisitos de procedibilidad: Requisito que debe cumplirse cuando, por mandato legal, se quiere acudir a la
jurisdicción y que si no se cumple le impide al juez conocer del proceso y debe rechazar la demanda.
Página 6 de 7

Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y
funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA










Ley 640 de 2001: Por la cual se modifican normas relativas a la conciliación y se dictan otras disposiciones.
Ley 527 de 1999: Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio
electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Ley 594 d4 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones
Acuerdo 097 de 2002 Consejo Directivo del Archivo General de la Nación
Concepto de Línea Institucional 34-94 del 02 de Julio de 2005 del Ministerio de Justicia y del Derecho
Decreto 1829 de 2013: Por el cual se reglamentan algunas disposiciones de las leyes 23 de 1991, 446 de 1998, 640
de 2001 y 1563 de 2012.
Acuerdo Superior Universitario N° 09 de julio 27 de 2007: Por el cual se modifica, adecua e integra la codificación de
los acuerdos 004 del 29 de julio de 1996 y 13 de septiembre de 2003 que crearon los Centros de Conciliación en la
Facultad de Derecho de la Universidad Cooperativa de Colombia para todas sus secciónales y unidades
descentralizadas.
Manual del administrador de centros de conciliación del Ministerio de Educación Nacional
Manual de usuario Director Centro de Conciliación
Página Web Ministerio de Justicia y del Derecho
Documentó
Revisó / Aprobó
Nombre: Nicolás Vásquez Cuevas
Nombre: Nicolás Vásquez Cuevas
Cargo: Especialista de Proyección Social
Cargo: Especialista de Proyección Social
Fecha: Julio de 2015
Fecha: Julio de 2015
Página 7 de 7

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