BY - LAWS - ASME.org community

BY - LAWS
EQUIPO REGIONAL DE ESTUDIANTES
DE LATINOAMERICA
2015 – 2016
Listado de Acrónimos

AM – Annual Meeting (Formerly SAM Summer Annual Meeting)

ASME – American Society of Mechanical Engineering

C&S – Codes & Standards

CECD – Committee on Early Career Development

CSD – Committee on Student Development

DAG – Diversity Action Grant

ECF – Early Career Forum (Formerly YEF: Young Engineers Forum)

GC – Global Communities

GSRIC – Graduate Student Research

HPV – Human Powered Vehicle

HPVC – Human Powered Vehicle Challenge

HPVCL – Human Powered Vehicle Challenge Latin America

IMECE – International Mechanical Engineering Conference and Exposition

K&C – Knowledge and Communities

SLTC – Student Leadership Training Conference

SDC – Student Design Competition

SRA – Student Regional Advisor

SRC – Student Regional Chair

SROB – Student Regional Operating Board

SPDC – Student Professional Development Conference

SSC – Student Section Committee

VC – Vice Chair
1
¿Quiénes Somos?
"Somos un enlace multicultural entre comunidades estudiantiles, para
así formar líderes en lo profesional y personal" El SROB LATIN
AMERICA está conformado por miembros estudiantiles de ASME de
diversos países quienes trabajan en conjunto para brindar apoyo y
guía a las secciones estudiantiles. Difundir la cultura de ASME y
mejorar la participación de las secciones estudiantiles dentro de la
Región Latino America. A su vez debe servir de nexo entre los
miembros estudiantiles y las oficinas centrales de ASME”
2
Miembros 2015 – 2016
Ricardo Berverisco
Student Regional Chair CA&LA
Perú
[email protected]
Andrea Galeano
Student Regional Vice Chair General
Colombia
[email protected]
Gloriana Pérez
Student Regional Secretary
Venezuela
[email protected]
Luis Suarez
Student Regional Marketing Membership
Venezuela
[email protected]
Xainer Arteaga
Webmaster
Venezuela
[email protected]
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Andres Alejos
Newsletter Editor
Peru
Marko Mendoza
Program Chair
Peru
Alexander Sea
Translator Leader
Peru
Luis Campoverde
Student Regional Vice Chair Ecuador
Ecuador
[email protected]
Gustavo Encarnación
Student Regional Vice Chair Perú
Perú
[email protected]
José Miguel Gutiérrez
Student Regional Vice Chair Venezuela
Venezuela
[email protected]
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INDICE
CAPITULO I: DE LOS VALORES, MISIÓN Y VISIÓN DEL SROB ............................. 6
MISIÓN ......................................................................................................... 6
VISIÓN .......................................................................................................... 6
VALORES ...................................................................................................... 6
CAPITULO II: DEL MODELO ORGANIZACIONAL DEL SROB ................................ 7
CAPITULO III: DE LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS CARGOS ..... 7
STUDENT REGIONAL CHAIR .......................................................................... 7
STUDENT REGIONAL VICE CHAIR GENERAL .................................................. 8
VICE CHAIRS POR PAIS .................................................................................. 9
SECRETARY ................................................................................................. 10
PROGRAM CHAIR ....................................................................................... 10
WEBMASTER .............................................................................................. 11
MARKETING MEMBERSHIP CHAIR .............................................................. 11
NEWSLETTER EDITOR ................................................................................. 12
TRANSLATOR LEADER ................................................................................. 12
CAPITULO IV: DE LA REVOCATORIA DE LOS CARGOS ..................................... 13
CAPITULO V: DE LAS ELECCIONES .................................................................. 14
CAPITULO VI: DE LA REVISIÓN DE ESTE DOCUMENTO ................................... 16
ANEXO N°1
ORGANIGRAMA DEL SROB CA&LA................................................................. 17
ANEXO N°2
MEMORANDUM ............................................................................................ 18
ANEXO N°3
ACTA DE RECESIÓN AL CARGO ...................................................................... 19
ANEXO N°4
BY LAWS – COMO CREAR UNA SECCIÓN ESTUDIANTIL .................................. 20
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CAPITULO I
DE LOS VALORES, MISIÓN Y VISIÓN DEL SROB
MISIÓN
Somos un grupo de representantes estudiantiles de la Región Latino América que
buscamos influir y colaborar en la formación de líderes y secciones estudiantiles
de ASME en nuestra Región, fomentando el intercambio de experiencias y
conocimientos en el área de la ingeniería.
VISIÓN
Llegar a ser reconocidos por ASME internacional, por ser el nexo sólido entre las
secciones estudiantiles y profesionales dentro de la Región ligados a ASME,
fomentando el intercambio de experiencias y conocimientos en el área de
ingeniería.
VALORES
1. Cultivar la integridad y adoptar una conducta ética.
2. Mantener un ambiente de libertad de pensamiento y aporte de ideas.
3. Reconocer los logros.
4. Corregir cortésmente.
5. Abrazar la diversidad y respetar la dignidad y la cultura de todas las
personas.
6. Promover los beneficios de la educación continua y la educación de
ingeniería.
7. Promover la contribución técnica y social de los estudiantes de ingeniería.
8. Contribuir al desarrollo íntegro y profesional de los miembros estudiantiles.
6
CAPITULO II
DEL MODELO ORGANIZACIONAL DEL SROB
Art. 1.- Los miembros que componen el SROB son (*):
1. Student Regional Advisor
2. Outgoing Student Regional Chair
3. Student Regional Chair
4. Student Regional Vice Chair General
5. Student Regional Vice Chair por País
6. Officers: Marketing Membership Chair, Newsletter Editor, Secretary,
Webmaster, Translator Leader, Program Chair.
(*) VER ANEXO N°1
CAPITULO III
DE LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS CARGOS
STUDENT REGIONAL CHAIR
Art. 2.- Son funciones y responsabilidades del STUDENT REGIONAL CHAIR:
1. Representar a la Región Latinoamérica ante ASME Internacional y en
todo evento al cual sea invitado, de no poder asistir, será
reemplazado por el Student Regional Vice Chair General, si el
Student Seccional Enterprise Team lo permite.
2. Mantener contacto constante con el Student Regional Vice Chair
General y el Advisor (SRA) de la Región Latinoamérica indicando
actividades en curso y por realizarse.
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3. Participar y codirigir con el Student Regional Vice Chair General todas
las teleconferencias del SROB Latinoamérica y velar por el cumplimiento
de las labores asignadas a la agrupación y sus miembros.
4. Disponer y entregar la información recibida en las reuniones mensuales
del SSET a toda la junta SROB CA&LA.
5. Realizar los reportes requeridos para las reuniones del SSET que se
realizan durante el Annual Meeting (Junio) y el IMECE (Noviembre).
6. Impulsar la creación de un único plan estratégico anual, en coordinación
con el Student Regional Vice Chair General, el SRA y en conjunto con
el resto del equipo SROB.
7. Revisar en conjunto con el Program Chair y el Vice Chair del país que
corresponda el material a ser presentado en los SLTC.
8. En caso de urgencias e imprevistos a nivel internacional el Student
Regional Chair podrá tomar decisiones unilaterales, en coordinación
con el Student Regional Vice Chair General y el SRA, reportando
siempre a todo el grupo SROB las razones de su decisión y los posibles
efectos de la misma. Estas serán tomadas solo cuando el Student
Regional Chair esté imposibilitado de llamar a una teleconferencia
urgente o estén en funciones de representación de la Región.
9. Confeccionar un informe con la memoria de su gestión para que
sea transferida al próximo en ocupar el cargo.
10. Fomentar que los demás miembros también presenten sus informes.
11. Cumplir con todas las responsabilidades que el SSET disponga para el
cargo.
STUDENT REGIONAL VICE-CHAIR GENERAL
Art. 3.- Las funciones y responsabilidades del Vice Chair General son:
1. Reemplazar al Student Regional Chair en caso de ausencia temporal o
definitiva, en los momentos que lo requiera (eventos, teleconferencias,
reuniones).
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2. Supervisar y colaborar con las gestiones del Secretary y el Program
Chair.
3. Mantener un registro actualizado de todos los documentos generados
por el SROB CA&LA.
4. Mantener relaciones con otras agrupaciones estudiantiles, para ello
deberá elevar propuestas al SROB para su aprobación y tomar acciones
pertinentes en caso de ser aprobadas.
VICE CHAIRS POR PAIS
Art. 4.- Son funciones y responsabilidades de los Vice Chairs de cada país:
1. Recolectar información de contacto de las secciones estudiantiles de su
país durante y al finalizar su periodo. Esta información debe ser enviada
y/o divulgada.
2. Informar al Student Regional Chair y al resto del equipo acerca de las
novedades de su país.
3. Mantener contacto frecuente con las Secciones Estudiantiles o grupo
profesional ASME de su país (mínimo una vez al mes).
4. Promover que las secciones compartan la información de las actividades
que realicen con él y el distrito.
5. Identificar problemas comunes en las secciones de su país y proponer
soluciones y nuevas actividades para el distrito que busquen dar un
mayor valor agregado a la membresía, las cuales deberán ser
sometidas a consideraciones y aprobación del resto del equipo SROB.
6. Ser un nexo en conjunto con el Program Chair y Newsletter Editor con
los organizadores de los eventos ASME u otros eventos organizados por
secciones estudiantiles para prestar ayuda en nombre del SROB.
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SECRETARY
Art. 5.- Las funciones y responsabilidades del Secretary son:
1. Redactar las minutas de las reuniones del SROB y hacerlas públicas en un
plazo no mayor a 10 días.
2. Colaborar en la redacción del By-Laws y cualquier documento relevante.
3. Unificar todas las planillas y formatos usados en el SROB y ponerlos a
disposición cuando estos sean requeridos.
4. Mantener entendido al Student Regional Chair y los miembros del SROB de
la información recibida al correo del SROB.
5. Colaborar en la realización de presentaciones para eventos (SPDC, SLTC,
otros) o para la página web e informar al Newsletter.
PROGRAM CHAIR
Art. 6.- Las funciones y responsabilidades del Program Chair son:
1. Ser el nexo entre el SROB y las secciones organizadoras de algún evento,
esto implica:
a. Estar en permanente contacto con ellos
b. Ayudar en la organización.
c. Guiar y aportar con los que la sección organizadora necesite.
2. Informar al SROB para que en conjunto se determine la ayuda que se
puede entregar para la organización del evento.
3. Efectuar el calendario de todos los eventos a realizarse en conjunto con el
SROB.
4. Proponer al SROB la forma de ayuda que se entregara a cada evento.
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WEBMASTER
Art. 7.- Son funciones y responsabilidades del Webmaster:
1. Mantener el espacio en asme.org en conjunto con el Newsletter Editor y el
Secretary actualizado con la información pertinente. Para ello deberá
establecer un sólido contacto con todos los miembros del SROB.
2. Mantener el sitio de Facebook actualizado buscando al menos una
publicación semanal sobre algún recordatorio pertinente, noticias de ASME
o artículos de ciencia y tecnología que puedan resultar de interés para los
miembros de nuestro distrito. Se recomienda realizar las publicaciones de
SMARTBRIEF ASME.
3. Solicitar fotos sobre eventos de la Región a quien corresponda, para su
publicación. Deberá coordinar esta información con el Program Chair y el
Newsletter Editor.
4. Buscar recursos informáticos que puedan ser de utilidad para la realización
de actividades del SROB y ponerlas a consideración del equipo. Por
ejemplo: video streaming, video tutoriales, entre otros.
5. Servir de host para las teleconferencias y encargarse del éxito de esta.
MARKETING MEMBERSHIP CHAIR
Art. 8. - Son funciones y responsabilidades del Marketing Membership Chair:
1. Estar al tanto de la información actualizada sobre las secciones
estudiantiles existentes en la región para lograr los objetivos de
membresías planteados anualmente en la región.
2. Crear la papelería necesaria para incentivar el ingreso de nuevos miembros
ASME y la formación de nuevas secciones.
3. Impulsar y Promover la inscripción y actualización de membresías de
miembros de la Región en ASME Internacional y la creación de nuevas
secciones estudiantiles ASME.
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4. Brindar asesoría y ser el canal de comunicación entre los miembros y
secciones de la Región y los encargados de membresías en ASME
Internacional para solución de problemas y obtención de información sobre
las inscripciones y membresías.
5. Velar por la imagen gráfica del Distrito.
NEWSLETTER EDITOR
Art. 9. - Son funciones del Newsletter Editor:
1. Elaborar el Newsletter en conjunto con los profesionales de la región. El
número de ediciones anuales será definido en conjunto en el SROB.
2. Solicitar a los Vicechairs de cada país o a los miembros de las secciones
estudiantiles según corresponda el envío de notas acerca de sus
actividades para publicarlas en el Newsletter.
3. Elaborar,
en
conjunto
con
el
Marketing
Membership
Chair,
las
presentaciones que deba efectuar algún miembro del SROB en
representación de la región en cualquier evento de importancia.
4. Trabajar en conjunto con el Web Master aportando toda la información para
la web de asme.org y para otras plataformas de difusión.
TRANSLATOR LEADER
Art. 10. Son funciones y responsabilidades del Translator Leader:
1. Colaborar en la traducción de documentos o de correspondencia de la
Región.
2. Traducción de seminarios, webinar u otra información que venga de ASME
internacional.
3. Podrá disponer de un grupo de trabajo, seleccionado por él o con apoyo del
resto de miembros de SROB CA&LA.
5. Trabajar en conjunto con el Web Master aportando toda la información para
la web de asme.org y para otras plataformas de difusión.
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CAPITULO IV
DE LA REVOCATORIA DE LOS CARGOS
Art. 11.- Todos los cargos serán susceptibles de ser revocados en caso de
incumplimiento con las tareas y responsabilidades del mismo sin contar
con un justificativo. Para ello se realizará una advertencia formal luego
de 3 inasistencias injustificadas, o no cumplimiento de las funciones y
responsabilidades de su cargo, teniendo tiempo máximo de respuesta
de 5 días. Posterior a la advertencia se tomarán en consideración el
trabajo del miembro, y si fuera el caso de su incumplimiento, se le
informará sobre la separación de su cargo (*).
Cada caso deberá ser evaluado en particular y se deberán tener en
cuenta las causas del incumplimiento. El espíritu de la revocatoria no es
la condena y acusación de las personas sino el cuidado del servicio que
el SROB debe a las secciones de la región.
Art. 12.- En caso de la separación del cargo de algún integrante del SROB, se
evaluará si algún otro miembro podrá ocupar esa posición hasta que
termine el periodo. En caso de haber más de un postulante se realizará
una votación.
Art. 13.- El Student Regional Chair también podrá ser revocado de su cargo y
esto se decidirá entre el Student Regional Advisor, el Outgoing Regional
Chair y el resto de los miembros SROB.
(*) VER ANEXO N°2
(**) VER ANEXO N°3
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CAPITULO V
DE LAS ELECCIONES
Art. 14.- El protocolo a seguir para el proceso de elecciones de cargos es el
siguiente:
1. Difundir este documento entre todos los miembros de la región para que
estén al tanto de las tareas y responsabilidades de cada cargo.
2. Distribuir planilla de postulación a todos los miembros estudiantiles de la
región indicando la fecha límite para la recepción de la misma y la fecha de
publicación de los resultados.
3. Las planillas de postulación serán recibidas por el Student Regional Chair y
el Outgoing Regional Chair.
4. El Student Regional Chair deberá encargarse de enviar las postulaciones
recibidas a los votantes dentro de las 48 horas siguientes a la fecha límite
fijada para la recepción.
5. Los votantes tendrán un plazo establecido por el SROB, para el envío de
sus votos.
6. En caso de que un miembro actual del SROB postulare a una renovación
de su cargo o a un nuevo cargo quedará imposibilitado de votar para dicha
posición. Para esto el Student Regional Chair deberá confeccionar un
listado de personas imposibilitadas para votar en determinado cargo. Si
podrán hacerlo para el resto de los cargos a los cuales no postula.
7. Los resultados serán publicados en la página web del SROB, Facebook del
SROB y enviados por correo a todos los miembros estudiantiles de la
región dentro de las 24hs. siguientes al anuncio de los ganadores.
8. La selección de los Vice Chairs por países es solo por medio de las
Secciones Estudiantiles de los mismos. En caso de que exista empate, la
decisión final será tomada por el SROB. Para esto el Student Regional
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Chair estará encargado de la votaciones de la secciones y estos de igual
enviaran de forma secreta su votación.
9. El SSEC Chair es elegido por el Student Section Enterprise Comitte y debe
ser comunicado por el representante saliente.
Art. 15.- Sólo podrán votar y postularse quienes tengan su membresía activa.
Art. 16.- Para la postulación del Student Regional Chair, el aspirante debe tener
mínimo de 1 año de experiencia en cualquier cargo del SROB y ser
estudiante de máximo cuarto (4) año de su carrera universitaria.
Art. 17.- Para la postulación de Vice-Chair General, el aspirante debe tener un
periodo mínimo de 1 año de experiencia en cualquier cargo de junta
directiva de su seccional estudiantil local.
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CAPITULO VI
DE LA REVISIÓN DE ESTE DOCUMENTO
Art. 18.- Al final del periodo, cada miembro del SROB deberá, de acuerdo a
consideraciones propias, realizar las modificaciones correspondientes a
las responsabilidades de su cargo en el by laws, si lo considera
necesario, en pro del mejoramiento de este documento.
Art. 19.- Este documento siempre que se requiera será sometido a revisión
durante o al final de cada periodo, por medio de la votación.
Art. 20.- La revisión de este documento se realizará al menos de forma anual 3
meses antes de la renovación de cargos.
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ANEXO N°1
ORGANIGRAMA DEL SROB CA&LA
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ANEXO N°2
MEMORANDUM
VER ARCHIVO ADICIONAL
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ANEXO N°3
ACTA DE RECESIÓN AL CARGO
VER ARCHIVO ADICIONAL
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ANEXO N°4
BY LAWS – COMO CREAR UNA SECCIÓN ESTUDIANTIL
VER ARCHIVO ADICIONAL
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