Smart Assistant - Manual de Usuario

Elastix Smart Assistant
Manual de usuario
Objetivo: Permitir al usuario la configuración inicial de Smart Assistant en su
Smartphone.
Descripción:
Smart Assistant es una aplicación para Smartphone que permite realizar la asignación
de llamadas de manera eficiente a un usuario sobre un servidor de comunicaciones
unificadas Elastix.
La aplicación permite crear varios escenarios donde podemos decidir como redireccionar una llamada entrante. Smart Assistant determina de manera inteligente
donde estamos, a través de la tecnología wireless del teléfono, y aplica una condición
predeterminada con éxito.
Instalación
Para instalar la aplicación desde un Smartphone Android, debemos ingresar a “Google
Play”.
Una vez ahí buscamos la aplicación “elastix smart assistant”
Fig. 1 Smart Assistant en el market place de google
Presionamos en Instalar e iniciará el proceso de instalación.
Es importante mencionar que paralelamente, el administrador de nuestro servidor
Elastix, debe instalar el Addon Smart Assistant, desde el Market Place de Elastix. (Ver
manual de administrador)
Cuando estos dos pasos se hayan completado abrimos la aplicación en el
Smartphone.
Fig. 2 Pantalla de inicio de la aplicación
La aplicación nos llevará directamente a la pantalla de configuración
Fig. 3 Pantalla de Configuración
En esta pantalla tenemos los siguientes datos:
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Server Address: Dirección IP del Servidor Elastix
Port: Puerto de conexión (por defecto Smart Assistant se comunica por el puerto 8080,
pero esto puede ser modificado por el administrador del servidor Elastix).
Device ID: Identificativo del dispositivo.
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Secret: Clave para la conexión hacia el servidor
Port Knocking: Smart Assistant soporta Port Knocking, y se puede activar para ser
usado con un servidor Elastix que lo soporte. Los puertos son configurables por el
administrador del servidor por puertos por defecto: 30000, 30500, 3100
El usuario debe proporcionar la información de “Device ID”, al administrador del
servidor Elastix, el cual la asociará con su extensión de usuario desde el menú “Smart
Assistant” en el GUI de Elastix.
Fig. 4 Interfaz de administración de Smart Assistant en Elastix
Una vez que el administrador realice esta configuración, debe habilitar la opción
“Sígueme” para la extensión y configurarla para establecer Smart Assistant como
destino seleccionado*. Con esto el usuario está listo para usar Smart Assistant.
*Nota: Más sobre este configuración en el manual de administrador.
El usuario puede enviar el Device ID fácilmente utilizando la opción “Share deviceID
to” que aparece al presionar el botón de “Menú” de Android.
Fig.5 Opción para el envío del “Device ID”
Pantalla del Home
Barra de Estado
Barra Make a Call
Barra de Voicemail
Barra de Settings
Fig. 6 Pantalla del Home
Targets (Destinos)
Smart Assistant tiene tres formas de creación destinos o “Targets”:
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Targets genéricos: Estos destinos los crea el Administrador del servidor Elastix y
pueden ser seleccionados por todos los usuarios de la empresa que tengan Smart
Assistant.
Targets específicos: Estos destinos los crea el Administrador del servidor Elastix para
que sean utilizados únicamente por usuarios específicos.
Target personalizados: Estos destinos son creados por el usuario desde la aplicación.
Para ir a la configuración de Targets en la aplicación, presionamos “Settings” en la
pantalla del Home.
Fig. 7 Pantalla de Settings
Una vez ahí, presionamos “Targets” y luego “ADD”.
Fig. 8 Pantalla “Targets”,
Fig. 9 Creación de un destino
Creamos el destino, colocamos una descripción y presionamos “Save”.
Inmediatamente aparece la ventana de Targets, donde observaremos una lista de
todos los destinos creados.
Fig. 10 Pantalla “Targets”, con el destino “Reception”
Nota: El usuario puede crear todos los destinos que considere necesarios, sin embargo para que puedan
ser seleccionados en un estado debe tener una licencia Premium, y además el Administrador del servidor
Elastix debe permitir la creación de usuarios.
Para la creación de Targets genéricos y específicos, revisar el manual de
administrador.
Ingresando a Configuración desde el Home Page
Una vez que nos encontramos en el Home Page, presionamos el botón “menú del
dispositivo y obtendremos las siguientes opciones.
Fig. 11 Menú de configuración
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Answer Mode on/off: (Notificaciones) Cuando está activo, envía un aviso al celular por
medio de push cuando una ingresa una llamada en Elastix, a la extensión del usuario.
Smart Assistant permite al usuario realizar una acción, si en 10s no lo ha hecho se
dirigirá la llamada de acuerdo al estado actual.
Change Incoming Call Sound: Activa sonido para notificaciones, se puede
seleccionar cualquier tipo archivo de audio almacenado en el teléfono.
Configuration: Opciones de configuración para conexión con el servidor Elastix.
Force synchronize: Forzar sincronización, recupera toda la información del servidor
para el dispositivo y envía la información del dispositivo al servidor para su validación.
Quit: Opción que permite salir de la aplicación.
Help (?): Despliega la ayuda embebida en la aplicación.
Selección de Modos de Estados
Existen 5 modos de estado predeterminados en Smart Assistant
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Be Smart
Meeting
Out of Office
Office
Break
Cada modo de estado es configurable para establecer un direccionamiento
establecido.
En el caso de las opciones: meeting, Out of Office, Office, Break, se puede establecer
un solo destino, el cual permanecerá como predeterminado. Esto quiere decir que el
usuario cada vez que quiera fijar un destino común, puede seleccionarlo en cada uno
de estos estado y cambiar de modo solo presionándolos de manera sencilla.
En el caso de la opción “Be Smart”, se puede establecer varios destinos que se
asignan de acuerdo los siguientes criterios:
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Día
Hora
Red
Esto quiere decir que puedo crear diferentes estados para una misma red, que
cambien automáticamente de acuerdo al día o la hora. Este es un caso común de
horario fuera de oficina.
Otro ejemplo es el de establecer estados de acuerdo a la red, de tal manera que Smart
Assistant dirija las llamadas dependiendo de la red en que el usuario se encuentra.
Red de Oficina → Extensión de escritorio
Red del móvil → Celular (a través de la PSTN)
Red de la casa → Voicemail
Para ingresar a la pantalla de “Switch Mode”, o cambio de estado, es suficiente
presionar la “Barra de Estado”.
Fig. 12 Pantalla de “Switch Mode”
Smart Mode
El modo “Be Smart”, permite que se establezcan reglas de direccionamiento de
llamada de manera automática.
Para configurar el modo “Be Smart”, ingresamos a la pantalla del “Switch Mode”
presionando la “Barra de Estado”. Luego mantenemos presionada la barra “Be Smart”,
hasta que aparezca la ventana de “Smart Setting”.
Fig. 13 Listado de reglas para “Be Smart”
Una vez ahí podemos adicionar una regla presionando el botón “ADD”.
Fig. 14 Configuración de reglas en Smart Settings
Luego podemos crear una regla en base al día, la hora, y la red. El campo “Target
Action” permite seleccionar el destino específico para esta regla.
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Date/Time: Permite seleccionar el día o los días y la hora en la cual trabajará la regla.
Network: Establece la red con la cual se activa la regla.
Target Action: Permite elegir el destino para la regla.
SAVE: Guarda la configuración de la regla.
SAVE (En pantalla Smart Settings): Guarda de manera general las reglas para el
modo “Be Smart”.
Al completar la configuración presionamos el botón “SAVE”. Luego observaremos el
listado de reglas en la pantalla “Smart Setting”. Si completamos las reglas volvemos a
presionar “SAVE”.
Una vez configurado, presionamos “Be Smart”, desde la pantalla de “Switch Mode”, y
Smart Assistant asignará las llamadas de manera automática de acuerdo a las reglas
que fijamos.
Si tenemos varias reglas creadas, podemos dar prioridad a cualquiera colocándolas
primero sobre el resto de reglas. Esto se puede hacer haciendo un clic-largo en la
regla desde el borde izquierdo, hasta que le desplacemos al lugar requerido.
Configuraciones de acuerdo al Caller ID
Smart Assistant nos permite establecer reglas pre-determinadas, de acuerdo a la
persona que nos llame. Estas reglas, pueden obviar el modo de estado seleccionado y
ejecutar una acción previamente configurada.
Para ir a las configuraciones por “Caller ID”, presionamos la “Barra Settings”, luego
presionamos la barra “Caller ID”. Inmediatamente obtenemos el listado de las reglas
existentes.
Para adicionar una regla presionamos “ADD”.
Fig. 15 Pantalla de Caller ID Settings, Fig. 16 creación de regla para un contacto específico.
La aplicación nos permite seleccionar el número que queremos agregar a la regla de
tres maneras, manualmente, por el historial de llamadas (presionando el ícono de
reloj) o por los contactos de nuestro directorio en el Smartphone (presionando el ícono
de agenda).
Una vez que hemos seleccionado el número en “Source Number”, colocamos una
descripción, seleccionamos un destino y presionamos “SAVE”.
Para activar esta regla es necesario marcar el cuadro “use CallerID settings” que se
encuentra en la pantalla de “Switch Mode”.
Fig. 17 Habilitando la funcionalidad de CallerID
Make a Call
Esta opción permite que la aplicación ordene al servidor Elastix que realice una
llamada. Elastix llamará de manera inmediata al destino que se encuentra
seleccionado de acuerdo al modo de estado actual y marcará a un número que
hayamos ingresado, conectado ambas llamadas.
Para ingresar en “Make a Call”, presionamos la barra con el mismo nombre. Existen
tres maneras para seleccionar el número al que queremos llamar, colocando
manualmente el número en el cuadro de llamada, seleccionándolo de los contactos de
nuestro directorio en el Smartphone (presionando el ícono de agenda), o
seleccionándolo desde el historial de llamada que se muestra.
Fig. 18 Pantalla de Caller ID Settings
Una vez que seleccionamos el número, presionamos “CALL”, y se iniciará el proceso
de llamada.
La opción “Transfer to extension” que se muestra en la pantalla, direccionará la
llamada a la extensión del usuario, independientemente del modo de estado activo.
Voice Mail
Smart Assistant permite mostrar un listado de mensajes de voz que estén asociados a
nuestra extensión, para esto la aplicación se sincroniza con el servidor Elastix y revisa
si la extensión asociada al usuario tiene mensajes de voz disponibles.
Esta opción tiene dos modalidades:
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Modo Escucha: Al presionar una vez el mensaje de voz se reproducirá al instante
Modo Descarga: Al mantener presionado por dos segundos se descargará un archivo
de audio con el mensaje de voz. La ruta de descarga por defecto es “Mis Archivos ->
Todos los archivos -> Download”.
Fig. 19 Listado de Voicemails
My NFC
NFC es la tecnología de transmisión de información por proximidad que más se
desarrolla en el mundo. Smart Assistant incluye soporte para NFC, con el cual se
podría configurar un tag NFC para establecer un modo de estado.
Para ir a “My NFC”, presionamos la “Barra Settings”. Una vez ahí presionamos “My
NFC”, y luego “ADD” para agregar una etiqueta.
Fig. 20 Pantalla Settings, Fig. 21 Adición de etiqueta NFC
Una vez que observamos el ícono NFC y la leyenda “PLACE YOUR PHONE OVER THE NFC
TAG”, colocamos el Smartphone sobre el Tag que queremos registrar.
Fig. 22 Un tag NFC típico (también puede ser un sticker)
Inmediatamente obtendremos la pantalla de configuración, donde añadimos una
descripción para este tag y el destino al cual se debe dirigir las llamadas.
Fig. 23 Añadiendo un Tag
Un ejemplo de utilización de tags NFC para establecer un estado de presencia puede
ser el de tener tags en diferentes puntos de la empresa, en el vehículo o en nuestro
hogar, de tal manera que al ir a una sala de reunión, pase el Smartphone sobe el Tag
NFC y Smart Assistant inmediatamente establezca un modo de estado similar a
“Meeting”.
Otro ejemplo es el de subir a nuestro vehículo y pasar el Smartphone sobre un tag
NFC que tengamos en nuestro llavero y que haga que Smart Assistant establezca un
modo de estado similar a “Out of Office”.
Las posibilidades son infinitas.
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