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ESTRUCTURA Y PRESENTACIÓN
DE LOS DOCUMENTOS
Código: PR-01
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1. OBJETIVO
Establecer las directrices para la estructura y presentación de los documentos que
se enmarquen dentro del Sistema de Gestión de Calidad implementado por Aguas
de Buga S.A. E.S.P.
2. CAMPO DE APLICACION
Aplica para todos los documentos que se elaboren en la empresa, con el propósito
de darle uniformidad y estructura a los documentos dentro del Sistema de Gestión
de Calidad.
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
PR-02. Control de Documentos.
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Procedimiento: Es el modo de hacer las tareas, es decir, son los pasos que
deben seguirse para la realización de un proceso. ¿Qué se hace?, ¿Quién lo
hace?, ¿Cómo lo hace?, ¿Para qué lo hace?, ¿Dónde se hace?.
Instructivo: Documento que describe de forma detallada el cómo realizar y
registrar las tareas. Cubren una faceta de trabajo indicada pero no desarrollada en
un procedimiento.
Documento General: Dentro de esta categoría se integran documentos de
carácter general, tales como planes, manuales, listas, tablas, etc., que no pueden
ser catalogados como Procedimientos, ni como Instrucciones.
Documento Externo: Documentos emitidos por una entidad diferente a Aguas de
Buga S.A. E.S.P. los cuales son necesarios para la planificación y operación de
las actividades que conforman los sistemas de gestión de calidad.
SGC: Sistema de Gestión de Calidad basado en la NTC ISO 9001, NTC GP1000 y
NTC ISO/IEC 17025.
Propiedad de Aguas de Buga S.A. E.S.P. Reproducción Prohibida
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5. DESCRIPCIÓN
El Proceso de Mejoramiento Continuo adscrito a la Dirección de Planeación, es
responsable de la estructura y presentación de los documentos del Sistema de
Gestión de Calidad.
Los documentos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad se clasifican en:
documentos generales, procedimientos, instructivos de trabajo, registros y los
documentos de origen externo.
5.1 Identificación
Los documentos se identifican por medio de un código de la siguiente manera:
PR-00: Indica que es un Procedimiento
IT-00: Indica que es un Instructivo de Trabajo
DG-00: Indica que es un Documento General
FT-XXX-000: Indica que es un formato
XXX: Indica el área o dirección a la cual pertenece o por la cual es utilizado el
documento.
000: Indica el número consecutivo del documento
Los registros son un tipo especial de documento, por eso su control se detalla en
el procedimiento PR-03. Control de Registros.
5.2 Estructura y Presentación
La presentación de los documentos del SGC conserva la siguiente estructura:
Encabezado y pie de página
Objetivo
Campo de aplicación
Documentos de referencia
Definiciones y abreviaturas
Descripción
Anexos
Lista de modificaciones
Firmas de elaboración, verificación y
aprobación
R: Requisito
Procedimiento
Instructivo
R
R
R
R
R
R
O
R
R
O
O
O
O
R
O
O
Documento
General
R
O
O
O
O
O
O
O
R
R
R
O: Opcional
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Nota 1. El manual de calidad será el único DG en el cual es requisito definir el alcance del sistema
de gestión de la calidad, incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión.
Nota 2. Los documentos de los cuales deba entregarse una copia a los clientes, se emitirán como
documento no controlado y se entregaran sin la página final donde se encuentra la lista de
modificaciones y las firmas de aprobación.
5.2.1 Encabezado y Pie de Página
Todos los documentos deberán tener el siguiente encabezado y pie de página:
Encabezado: El encabezado se ubica en el margen superior de los
documentos, este identifica el logo de la empresa, el nombre del
documento en mayúscula y negrilla, el código, el número de revisión, el
número de páginas que contiene el documento. El encabezado se
conservará en todas las hojas que componen los documentos.
ENCABEZADO
LOGO DE LA
ORGANIZACIÓN
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Código:
Revisión:
Página
Pie de Página: El pie de página se conservará en todas las páginas que
componen el documento y contiene: Propiedad de Aguas de Buga S.A
E.S.P. Reproducción Prohibida.
Los documentos realizados en excell, podrán variar su encabezado y pie de
página.
________________________________________________________________
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5.2.2 Estructura
Todos los documentos del SGC deberán tener la siguiente estructura:
1. OBJETIVO
Precisar sin ambigüedad el propósito del documento y lo que se espera lograr con
la aplicación del mismo.
Para la redacción de este capitulo se recomienda utilizar verbos en infinitivo como:
Especificar, establecer, proporcionar, definir, entre otros.
2. CAMPO DE APLICACIÓN
En este capitulo se presenta los limites de aplicabilidad o cobertura del documento
(áreas funcionales, actividades, área geográfica).
Para la redacción de este capitulo se pueden utilizar las siguientes expresiones:
“aplica...”, comprende...”, cubre...”.
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
En este capítulo se relaciona la lista de todos los documentos que son necesarios
para el conocimiento y aplicación del documento. Por ejemplo: Procedimientos
que deben consultarse (de carácter interno o externo), documentos que sirvieron
de base para la elaboración del procedimiento, incluidas leyes aplicables, formatos
utilizados y demás documentos.
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
En este capítulo se relacionan los términos y las definiciones necesarias para la
comprensión del documento.
Se definen los términos o definiciones que no son conocidos o que pueden tener
varias interpretaciones dependiendo del contexto en que se encuentren. Se debe
evitar definir términos que se encuentren en el Diccionario de la Real Academia de
la Lengua o en Diccionarios Técnicos a menos que tengan un significado
específico en el documento. Para elegir un término para un concepto es necesario
asegurarse de que no se ha utilizado otro término para el mismo concepto en otro
documento.
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En las definiciones, si aplica, se puede presentar una lista con los símbolos y
abreviaturas empleados en el documento con su respectiva explicación.
5. DESCRIPCION
Capitulo donde se relacionan las actividades que describen el proceso o la
instrucción que se está documentando.
La redacción y el texto de un documento deben ser:
- Clara y precisa, es decir, que en lo posible haya en cada oración una sola idea
y que ésta sea concreta, que no de lugar a interpretaciones y no utilice términos
tales como “adecuado”.
- Breve, es decir, en párrafos cortos, resumida y con lo indispensable.
- Uniforme en la terminología: utilizar siempre el mismo término para un mismo
concepto.
- Comprensible para todos los niveles.
- Con ilustraciones para reducir texto, si se requiere.
- Para la redacción de las actividades, se recomienda emplear los verbos en
infinitivo.
5.2.3 Simbología para diagramas de flujo
En la siguiente tabla se muestran los principales símbolos utilizados para elaborar
diagramas de flujo:
Símbolo
Nombre
Inicio – Fin
Conector
Actividad
Decisión
Uso
Se emplea para el inicio o fin de diferentes actividades del
procedimiento.
Representa el vínculo entre actividades que se hallan en
diferentes partes del procedimiento. En su interior se
escribe una letra en minúscula que sirva de vínculo.
Representa la actividad llevada acabo para ejecución o
transformación de información, recursos bienes entre
otros. Describe Quien hace y que hace.
Para seleccionar una de dos acciones posibles. Siempre
se debe identificar cual es la ruta de “SI” y cual es la ruta
de “NO". En su interior, se formula una pregunta que
genere las diferentes alternativas del procedimiento.
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Símbolo
Nombre
Uso
Flujo de las
actividades
Para indicar el flujo de las actividades.
Conector de Páginas
Continua en otro
procedimiento
Documento
Base de Datos
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Representa el vínculo entre varias páginas. En su interior
se escribe un número que sirva de vínculo.
Representa un documento predefinido, documentado y
estandarizado, el cual se debe tener en cuenta.
Representa cualquier tipo de documento que se genere
para el procedimiento y aporta información para que este
se pueda desarrollar.
Representa cuando se maneja información a través de la
base de datos.
Nota 3. En caso de que el diagrama de flujo necesite otro símbolo que no se encuentre incluido
dentro de la anterior tabla, este puede utilizarse, siempre y cuando se encuentre dentro de los
símbolos estandarizados para al realización de diagramas de flujo.
Nota 4. En la tabla de lista de modificaciones, se especifican los cambios que ha sufrido el
documento en las diferentes revisiones. En la tabla de elaboración, verificación y aprobación, se
identifica el nombre y el cargo de los responsables, la fecha de aprobación del documento y la
fecha a partir de la cual rige.
LISTA DE MODIFICACIONES
Rev.
Fecha
Página
Descripción de las Modificaciones
Elaborado:
Verificado:
Aprobado:
Cargo:
Cargo:
Cargo:
Firma:
Firma:
Firma:
Fecha de aprobación:
Rige a partir de:
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LISTA DE MODIFICACIONES
Rev.
Fecha
Página
06
2012-03-21
2
1
2
05
2011-04-11
6
3
4
04
2009-02-04
5
6
1
03
2008-06-11
02
01
2007-10-12
2007-03-08
Elaborado:
Paola
Arenas Potes.
Cargo:
Auxiliar
de
Mejoramiento Continuo.
Firma:
2
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Descripción de las Modificaciones
Se modificó la dirección a cual está adscrito el
proceso de Mejoramiento Continuo.
Se modificó la definición de documento externo y
SGC.
Se ajusto el punto 5.2 Estructura y presentación
de los documentos y la nota 2.
Se modifico la nota 3, respecto a la obligatoriedad
de la lista de modificaciones y anexos para todos
los documentos.
Se modifico la presentación del encabezado.
Se cambio la redacción del objetivo y del campo
de aplicación.
Se amplió los requisitos para la descripción del
procedimiento documentado y se definió la
simbología a utilizar en los flujogramas.
Se modificó la presentación de los anexos y la
lista de modificaciones.
Se cambio la presentación de los documentos,
trasladando las tablas de lista de modificaciones y
la de elaboración, verificación, aprobación y
fechas, para el final del documento.
La fecha de aplicación se modifico por la fecha a
partir de la cual rige el documento.
No. 03. Modificación de nombre procedimiento.
No aplica. Creación del documento
Verificado:
Sandra
Gallego Carmona.
Cargo:
Jefe
de
Mejoramiento Continuo.
Firma:
Aprobado: Jhonny Rivera Fecha
de
aprobación:
Rojas.
Cargo:
Director
de 2012-07-16
Planeación.
Firma:
Rige a partir de:
2012-07-24

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