Código: DG-16 Revisión: 10 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

Código: DG-16 Revisión: 10 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

Código: DG-16
Revisión: 10
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE MEJORAMIENTO CONTINUO
Objetivo: Establecer, documentar e implementar el Sistema de Gestión de Calidad en la empresa Aguas de Buga S.A. E.S.P. e identificar oportunidades de mejoramiento para el mismo, cumpliendo con los
lineamientos establecidos en la norma ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009 y otras normas de calidad que decida implementar la organización. Así mismo, apoyar la administración de la documentación.
Alcance: Aplica para toda la organización.
Responsable: Jefe de Mejoramiento Continuo.
Entes de Certificación y/o de auditores
externos: Informes de auditoria.
Archivo General de la Nación: Requisitos
exigidos por la ley 594 de 2000.
Alcaldía: Solicitud de información sobre el
estado del SGD.
Documento No Controlado
2. HACER
1. Los recursos de talento humano,
técnicos, operativos y económicos para la
operación.
2. La programación de las auditorias
internas de calidad.
3. El seguimiento al desempeño de los
procesos y la realización de los comites
de calidad.
4. La programación de la revisión por la
dirección.
5. La programación de las transferencias
primarias y secundarias.
6. El plan de trabajo del proceso.
1. Apoyar la estandarización de los procesos
del SGC.
2. Controlar la documentación y los registros y
estandarizar los métodos, materiales y
medios para el manejo y conservación de los
documentos, información y datos de archivo.
3. Coordinar la ejecución del programa de
auditoria.
4. Coordinar la ejecución de los comites de
calidad, para el seguimiento y revisión del
SGC y los comites de archivo (gestión e
información).
5. Preparar la revisión por la dirección.
6. Normalizar la localización del archivo y la
documentación desde su producción o
recepción hasta su destino final.
7. Ejecutar el plan de trabajo.
4. ACTUAR
3. VERIFICAR
1. Implementar acciones de mejora,
preventivas y/o correctivas.
1. La aplicación y control de los documentos y
registros del SGC.
2. El cumplimiento de los comites de calidad y
comités de archivo.
3. La eficacia de las acciones.
4. El seguimiento a la ejecución de las
auditorias internas de calidad.
5. El seguimiento a los compromisos
adquiridos en la revisión por la dirección.
6. El cumplimiento de la normativa vigente del
AGN.
7. El manejo de los archivos de gestión .
8. Las transferencias primarias y secundarias.
9. El cumplimiento al plan de trabajo.
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PROCESOS
Planeación
y
Direccionamiento
Organizacional: Directrices de misión,
visión y políticas.
Todos los procesos: Requerimientos
para la estandarización de procesos,
información para la consolidación de los
indicadores de SGC y las acciones de
mejora, correctivas y preventivas. TRD
actualizadas,
documentos
radicados,
papeleria para la apertura del archivo de
gestión,prestamo de documentos, envio de
correspondencia.
Logística interna: Bienes y/o servicios.
Gestión
humana:
Actividades
relacionadas con el talento humano.
Informática: Atención de Solicitudes
Informáticas.
Evaluación y control de gestión:
Solicitud
de
información
sobre
cumplimiento del plan de trabajo, mapa de
riesgo y acciones preventivas.
RESULTADOS
1. PLANEAR
EXTERNOS
EXTERNOS
PROCESOS
ENTRADAS
Planeación
y
Direccionamiento
Organizacional: Información para la
revisión por la dirección.
Todos
los
procesos:
Documentos
aprobados y seguimiento a acciones de
mejora; resultados de los indicadores;
resultados de las auditorias. Información
para la actualización de las TRD, solicitud
de
radicación de
documentos,
de
transferencias primarias, prestamo de
documentos, envio de correspondencia.
Logísitica interna: Solicitudes de compra.
Gestión
humana:
Necesidades
relacionadas con el talento humano.
Informática: Solicitud de atenciones
informáticas.
Evaluación y control de gestión:
Información sobre cumplimiento del plan de
trabajo, mapa de riesgo y acciones
preventivas.
Entes de Certificación y/o de auditores
externos: Acciones correctivas.
Archivo
General
de
la
Nación:
Cumplimiento de la norma.
Alcaldía: Información sobre el estado del
SGD.
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Código: DG-16
Revisión: 10
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE MEJORAMIENTO CONTINUO
RECURSOS INTERNOS
Humanos
Jefe de Mejoramiento
Continuo.
Auxiliar de Mejoramiento
Continuo.
Auxiliar de Archivo.
Secretaria recepcionista.
Comité de Calidad.
Comité de Archivo.
Técnicos y locativos
Equipo de computo.
Papeleria.
Archivadores.
Teléfonos.
Ayudas audiovisuales para
capacitación.
Archivo rodante.
REQUISITOS
Económicos
Legales, reglamentarios y
normativos
Organización
Cliente Externo
Definidos en el presupuesto.
NTC GP 1000:2009.
NTC ISO 9001:2008.
4.1 Requisitos generales.
4.2 Gestión Documental.
4.2.1 Generalidades.
4.2.2 Manual de calidad.
4.2.3 Control de documentos.
4.2.4 Control de registros.
8.2.3 Seguimiento y medición
de los procesos.
8.2.2 Auditoria interna.
8.4 Análisis de datos.
8.5 Mejora.
Ver normograma.
PR-01.
Estructura
y No aplica.
presentación
de
los
documentos.
PR-02.
Control
de
documentos.
PR-03. Control de registros.
PR-18. Acciones de mejora.
PR-26. Auditorias internas de
calidad.
PR-44 Gestión Documental.
DG-23. Manual de calidad.
DG-01. Listado maestro de la
documentación.
DG-03. Listado de control de
registros.
DG-06. Mapa de Procesos.
DG-53. Manual de Gestión
Documental.
IT-02. Actividades de la
unidad de correspondencia.
IT-03.
Modelos
de
comunicación organizacional.
IT-06. Metdologías para el
análisis de causas.
Nota: A todos los procesos aplica los requisitos de la NTC GP 1000:2009 y NTC ISO 9001:2008: 4.2, 8.4 y 8.5.
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Código: DG-16
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MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO
Actividades de seguimiento
Las actividades descritas en la página 1 de este documento en el "verificar".
Evaluar la conformidad del proceso con base en los requisitos especificados a través de auditorias de calidad.
Actividades de medición
Indicador
Tipo de indicador
Meta
Indicadores
Eficacia de las acciones.
Eficacia.
≤15%
De calidad
OBJETIVO ESPECÍFICO DE CALIDAD RELACIONADO DEL PROCESO
Aumentar el porcentaje de eficacia de las acciones
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE MEJORAMIENTO CONTINUO
Código: DG-16
Revisión: 10
LISTA DE MODIFICACIONES
Rev.
Fecha
Página
10
2013-09-23
------
09
2012-07-17
1
3
08
2011-06-24
3
07
2010-11-26
1
3
06
2010-05-21
2
05
2010-04-19
1
2
3
04
2009-11-13
1
03
2009-05-29
1
2
3
1
02
2008-11-05
2
3
01
2007-08-06
Elaborado: Paola Arenas Potes.
Cargo: Jefe de Mejoramiento Continuo.
Firma:
Documento No Controlado
------
Descripción de las Modificaciones
Se incluyeron las actividades del proceso de gestión documental, que paso a ser una actividad del proceso
de mejoramiento continuo.
Se ajustó el objetivo del proceso, las entradas y resultados y las actividades del ciclo PHVA.
Se redujo la meta del indicador y se generalizó el campo indicadores.
Se especificaron las características y meta del indicador del proceso.
Se incluyo como entrada externa los entes de certificación y/o auditores externos.
Se elimino el indicador de Eficacia de indicadores de Gestión y el objetivo especifico de calidad relacionado
con éste indicador.
Se actualizaro los requisitos legales, reglamentarios y normativos.
Se incluyo en las entradas y salidas el proceso de gestión documental.
En los requisitos se incluyeron la normativa que le aplica al proceso.
Se especifico el tipo de indicadores del proceso.
Se ajustaron las entradas y salidas del proceso y las actividades del planear.
Se ajustaron las entradas y salidas y las actividades del PHVA.
Se ajustaron los recursos humanos y técnicos y locativos. Se ajustaron los requisitos legales,
reglamentarios y normativos.
Se ajustó el objetivo específico de calidad relacionado con el proceso.
Se ajusto el documento de acuerdo al PR-01 Estructura y presentación de los documentos. Se ajusto el
objetivo, las entradas, salidas, el ciclo PHVA y se cambio el nombre del documento.
Se ajustaron los recursos internos y los requisitos de la organización.
En medición y seguimiento en las actividades de medición se adicionaron los nombres de los indicadores
que le aplican al proceso. Se elimino el cuadro de interrelaciones y en el objetivo específico de calidad, se
adicionaron los que le aplican de acuerdo al DG-05 Objetivos de Calidad.
No aplica. Creación del documento.
Verificado: Jhonny Rivera Rojas.
Cargo: Director de Planeación.
Firma:
Aprobado: Jhonny Rivera Rojas.
Cargo: Director de Planeación.
Firma:
Propiedad de Aguas de Buga S.A. E.S.P. - Reproducción prohibida
Fecha de aprobación:
2013-09-23
Rige a partir de:
2013-09-27
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