gestión de desplazamientos al exterior - CompromISO

gestión de desplazamientos al exterior - CompromISO

PROCESO: RELACIONAMIENTO EMPRESARIAL Y GESTION DEL CLIENTE
PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE DESPLAZAMIENTOS AL EXTERIOR
Objetivo: Coordinar las acciones requeridas para el desplazamiento de personal de contrato vinculado a la Entidad por prestación de servicios en
la sede de proyectos de cooperación y transferencia tecnológica que maneje el SENA.
Alcance: Este procedimiento aplica a la gestión realizada en la Dirección General para
Responsable: Directora Promoción y Relaciones
Corporativas, Coordinador del Grupo de Relaciones
Internacionales
que contratistas puedan desplazarse al exterior en virtud del objeto contractual. Inicia
con la invitación y finaliza con la legalización del desplazamiento y seguimiento a los
compromisos pactados. Este procedimiento aplica para Dirección General-Dirección de
Promoción y Relaciones Corporativas
Generalidades
1.El objeto contractual debe tener relación con las acciones a desarrollar en el exterior
2. El desplazamiento y la posterior divulgación de la información recibida durante el desplazamiento en el exterior debe estar dentro de la vigencia
contractual
3. El Ordenador del gasto y el supervisor del contrato envían un correo al Grupo de Relaciones Internacionales donde manifiestan que estan
informados del desplazamiento del contratista
4. Para legalizar la comisión el contratista presenta un informe del desplazamiento, pasabordos, plan de multiplicación en los casos que se requiera
Documentos Asociados
Orden de viaje contratistas al exterior
Normatividad:
RESOLUCIÓN 122 DEL 6 DE FEBRERO DE 2012 - RESOLUCIÓN 25 DEL 12 DE ENERO DE 2007
Decreto 2715 de 2012. Resolución 574 de 1995, Cap II, Art 7, Parág 2o.
ACTIVIDADES
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTRO
La recepción de la invitación se registra a través de Onbase, o correo
electrónico, enviadas por entidades nacionales o extranjeras,
públicas o privadas, y deben estar dirigidas a Directores,
Subdirectores, Coordinadores, Jefes de Oficina
Director General,
Directores de Area,
Directores Regionales,
Subdirectores de Centro
Correo electrónico o invitación
física
Para remitir una invitación el funcionario debe tener en cuenta la
naturaleza y pertinencia de la misión institucional como la relación
con el objeto contractual.
Ordenador del gasto del
respectivo contrato
Correo electrónico o registro
ONBASE
El Grupo analiza la naturaleza y finalidad del desplazamiento. Si el
objeto no es pertinente se devuelve al peticionario
Grupo de Relaciones
Internacionales
El análisis comprende la verificación del objeto contractual, la
pertinencia de la invitación, el conocimiento expreso por parte del
supervisor del contrato y las condiciones de la invitación
Grupo de Relaciones
Internacionales
Concepto previo
Si se considera que no hay pertinencia para el desplazamiento, se
devuelve con la respectiva justificación y ahí termina el
procedimiento.
Grupo de Relaciones
Internacionales
Correo electrónico
Si la invitación viene a titulo personal, el ordenador del gasto del
respectivo contrato puede o no avalarlo. De lo contrario el proceso
de selección se hace a través de convocatoria publicada en la
INTRANET de la Entidad. Esta establece con claridad los requisitos
para ser sujeto de la
misma.http://mgiportal.sena.edu.co/Portal/Convocatorias+vigentes/
Grupo de Relaciones
Internacionales
Hoja de evaluación
Publicación de la convocatoria
La presentación al director de área se acompaña de concepto previo,
junto con la carta de invitación con el fin de evidenciar que los
funcionarios responsables de la autorización de la comisión tengan
pleno conocimiento sobre el asunto.
Asesor de Escritorio
Concepto e invitación
INICIO
1.
Recibir Invitación de un ente Externo
2.
Remitir al grupo de Relaciones Internacionales
Tramitar
Desplazamiento?
NO
SI
3.
Analizar condiciones de desplazamiento
4.
Devolver la solicitud al peticionario
FIN
5.
Seleccionar candidatos
6.
Presentar al Director de Promoción lista de
candidatos elegidos
4
Cumple Requisitos?
La Dirección de Área determina si se cumplen todos los requisitos
NO
Directora de Promoción y
Relacionamiento
Corporativo
SI
7.
Tramitar Comisión
8.
Legalizar comisión y hacer seguimiento a
FIN
Cuando la invitación no lo establece se solicita a la dirección
administrativa CDP, tiquetes y viáticos.
Grupo de Relaciones
Internacionales y
Cooperación
Orden de Viaje
Al terminar la comisión, el contratista debe aportar todos lo soportes
para legalizar ante las dependencias de la Dirección la comisión y
llevar a cabo los compromisos de su plan de multiplicación.
Grupo de Relaciones
Internacionales y
Cooperación
Informe de comisión