guía de procesos de excepción

Transcripción

GUÍA DE PROCESOS DE
EXCEPCIÓN
DGCP – Sistema Informático para la Gestión de las
Compras y Contrataciones del Estado Dominicano
Edic. /Rev.: 000
v01.00
Fecha: 01/07/2015
HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO
DOCUMENTO / ARCHIVO:
Título
GUÍA DE PROCESOS DE EXCEPCIÓN
Nombre Archivo
DGCP-GUI-Guía de Procesos de Excepción F01A-E4GC
v01.00
Fecha
01/07/2015
Versión
v01.00
Cliente
Dirección General Contrataciones Públicas-DGCP
Asunto / Detalle
GUÍA DE PROCESO DE EXCEPCIÓN
Soporte lógico
Microsoft Word
Localización
Santo Domingo- República Dominicana
REGISTRO DE CAMBIOS
Versión
Páginas
Fecha Modificación
Motivo del cambio
v00.00
53
29/05/2015
Creación del documento
v00.01
57
01/07/2015
Actualización del documento Fase 1 A
v01.00
57
01/07/2015
Revisión final del documento Fase 1A
Nombre
Área
Jhonattan Toribio
Tecnología
George Slujalvkosky
Tecnología
Sandra Santana
Tecnología
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío,
Santo Domingo, D.N., República Dominicana.
DGCP-GUI-Guía de Procesos de Excepción F01A-E4GC v01.00
DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO:
2 de 57
CONTROL DEL DOCUMENTO
Este documento ha sido:
Nombre:
Preparado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Bianessa Infante
Firma:
01/07/2015
Fecha:
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
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INDICE
PROCESO DE EXCEPCIÓN ..................................................................................... 5
CREACIÓN DE PROCESOS DE EXCEPCIÓN .......................................................... 6
PLANEACIÓN ............................................................................................................ 9
PUBLICACIÓN DIFERIDA........................................................................................ 31
DECLARACIÓN DE DESIERTO DE UN PROCESO ................................................ 32
APERTURA DE OFERTAS (SOBRE ECONÓMICO) ............................................... 34
EVALUACIÓN DE CRITERIOS ................................................................................ 39
SELECCIÓN (ADJUDICACIÓN) ............................................................................... 44
CREACIÓN DEL CONTRATO .................................................................................. 52
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
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1. PROCESO DE EXCEPCIÓN
Los procesos de Excepción van destinados a cubrir las urgencias, emergencias y demás
necesidades excepcionales descritas en la normativa, las cuales debido a sus condiciones
particulares requieren de un procedimiento expedito que facilite atender dichas
necesidades en el tiempo requerido.
Creación del
Procedimiento
Selección
Apertura de
Ofertas (Sobre
Económico)
Creación del
Contrato
Adjudicación
Evaluación
Gerenciamiento
del contrato
Borrador
(Opcional)
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
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2. CREACIÓN DE PROCESOS DE EXCEPCIÓN
La creación de un proceso de excepción en el sistema inicia con:
1. Registrarse con el usuario y clave asignado.
2. Una vez ingresado al sistema en el área de trabajo se deberá continuar con los
siguientes pasos:



Hacer clic en el Botón Menú que está ubicado en la barra de menú de inicio
Ir a Menú del Comprador
Hacer clic en “Tipos de procesos”
Nota: Otras opciones para ingresar directamente al Proceso de Compras Menores
son:
A. *Hacer clic en el botón “Procesos” que está ubicado en la barra de menú de inicio
*Hacer clic en “Tipos de procesos”
Imagen 2. Ruta número 2 para Crear un proceso de Compras Menores
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Imagen 1. Ruta para Crear un proceso de Compras Menores
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B. *Hacer clic en el botón “Ir a” que está ubicado en el barra de menú de inicio
*Hacer clic en el botón de Compras de Excepción”
Imagen 3. Ruta número 3 para Crear un proceso de Compras Menores
Imagen 8. Proceso compras de Excepción
4. Una vez pulsado el botón “Crear” se abrirá un cuadro, donde se tendrá que
completar las informaciones relacionadas al proceso.
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Asistencia Técnica
3. Después de haber ingresado a la página de procesos de compras deberá
iniciar con el proceso de Compras de Excepción y pulsar el botón crear.
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Imagen 9. Crear Proceso de Excepción
Las informaciones que deberá completar son las siguientes:
 Tipo de Procedimiento: Está definido por defecto.
 Tipo de Subprocedimiento: Deberá seleccionar el tipo de compra por
excepción que realizará.
 Nombre: es el nombre que tendrá el expediente de ese proceso
Adquisición de pasajes aéreos para Dirección
 Unidad de requisición: será el área o unidad de compra que solicita
proceso.
Ej.:
el
Imagen 10. Confirmar creación de proceso
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
5. Una vez completados estos datos pulsar el botón
, el sistema guardará
la información suministrada y traerá un formulario dividido en bloques donde
deberá completar la información del proceso.
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3. PLANEACIÓN
El sistema mostrará una nueva pantalla, dividida en bloques en los que se deberán
completar los datos solicitados.
Imagen 11. Confirmar creación de proceso
 Estado: rellenado automáticamente
 Referencia del procedimiento: rellenado automáticamente, se completa de acuerdo al
código de nombramiento de los expedientes de compras DGCP.
 Tipo de procedimiento: rellenado automáticamente
 Fase del procedimiento: rellenado automáticamente
 Equipo: rellenado automáticamente
 Unidad de requisición: rellenado automáticamente
Imagen 11. Post-it
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
En esta nueva pantalla, se podrá visualizar un post-it con la siguiente información
disponible
( la información solo debe estar visible después de terminar el paso “Información General”
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Para completar el formulario de creación de un proceso de Compras por excepción deberá
completar los siguientes pasos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Información general
Configuraciones del procedimiento
Artículos y preguntas
Evaluación
Documentos del procedimiento
Documentos habilitantes
Invitación
Configuración del presupuesto
 Paso 1: Información General
Este paso describirá la información actual del Proceso de Compra. El mismo estará divido
por los siguientes bloques:
Información General
Bloque 4:
Configuración del
equipo y del Flujo de
aprobación
Bloque 2:
Información del
Contrato
Bloque 5:
Documentos
Internos
Bloque 3:
Ubicación del
Contrato
Bloque 6: Fase de
observaciones
 Bloque 1. Información General: en este bloque se deberá completar la
siguiente información:
•
Referencia del procedimiento: este campo estará completado automáticamente por
el sistema.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Bloque 1:
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•
Nombre: nombre de la compra que se está realizando. Se queda rellenado
automáticamente pero es editable.
•
Descripción: breve detalle de la compra que se está realizando.
•
Tipo de Sub- procedimiento: se completa automáticamente de acuerdo a la
información colocada en la ventana de creación del expediente. No editable.
•
Relacionar con otro proceso: en este campo se elegirá si se quiere asociar el
proceso de compra actual con otro proceso que se ha realizado anteriormente.
Imagen 12. Bloques del proceso
 Bloque 2. Información de Contrato
•
Objeto: se deberá seleccionar cuál es el objeto del contrato de una lista desplegable,
entre estas opciones están Bienes , Servicios y Obras.
•
Servicios: si la elección es Servicios aparecerá un Subtipo de Contrato,
deberá seleccionar una de estas opciones:
 Servicios
 Consultorías
 Consultorías basada en la calidad de los servicios
Justificación de la modalidad de contratación: se deberá seleccionar entre estas
opciones, podrá seleccionar varias alternativas, puede adjuntar documentos de
soporte en el paso Documentos internos.
-
Decreto Presidencial
Resolución de la máxima autoridad
Organismo de financiación externo
Imagen 13. Bloques del proceso
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica

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•
Duración estimada del contrato : deberá introducir el tiempo que estima podría
durar el contrato de esta compra.
 Bloque 3. Ubicación del Contrato: Es la misma dirección de la unidad de
requisición. En caso de seleccionar otra ubicación el sistema dará la posibilidad de
definir una nueva ubicación. Esta ubicación se clasificará de acuerdo a los
clasificadores geográficos.
Imagen 17. Ubicación del Contrato utilizando la misma dirección
 Bloque 4. Configuración del Equipo y del Flujo de Aprobación: En este paso el
equipo y flujo de aprobación esta predeterminado según como se ha configurado en
la entidad por la Dirección General de Contrataciones Públicas.
Imagen 19. Configuración del Equipo y del Flujo de Aprobación
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Asistencia Técnica
Imagen 18. Ubicación del Contrato utilizando nueva dirección
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 Bloque 5. Documentos Internos: se podrá adjuntar documentos internos que
estarán disponibles sólo para los usuarios de la entidad definidos en el Equipo del
procedimiento, los proveedores no tiene acceso a estos documentos.
Imagen 20. Documentos Internos
Imagen 22. Documentos Internos anexos
 Bloque 6. Bloque Fase de observaciones: el sistema hace la pregunta: ¿Es un
procedimiento con Fase de observaciones? A esta pregunta deberá seleccionar
SI o No. Si selecciona SI el proceso tendrá una fase adicional de observaciones o
borrador que le permitirá hacer observaciones del proceso a los proveedores. La
opción NO quedará marcada por defecto.
Después de añadir todos los datos deberá hacer clic en el botón
o
Al
hacer clic en el botón Aprobar los pasos siguientes quedarán desbloqueados para
continuar.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Imagen 21. Buscar Documentos Internos
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Todos los datos son editables hasta la publicación del procedimiento excepto Bloque Fase
de observaciones y el campo Tipo de sub-procedimiento.
 Paso 2: Configuraciones del Procedimiento
El paso Configuraciones del Procedimiento estará dividido en 8 bloques que detallamos a
continuación:
Bloque 1. Cronograma
Bloque 2. Mipymes
Bloque 3. Pago de anticipos
Bloque 4. Visita al lugar de ejecución
Bloque 5. Lotes
Bloque 6. Observaciones
Bloque 7. Configuraciones Avanzadas
 Bloque 1. Cronograma:

Zona horaria

Fecha prevista de Publicación del proyecto de pliego de condiciones

Plazo para presentar observaciones al proyecto de pliego de condiciones

Reunión para discusión de observaciones y sugerencias al proyecto de pliegos de
condiciones

Publicación del aviso de convocatoria

Presentación de aclaraciones

Reunión aclaratoria

Plazo máximo para expedir Emisión de circulares, Enmiendas y/o Adendas
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
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Bloque 8. Modo de presentacion de ofertas
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Presentación de ofertas

Apertura de ofertas

Evaluación de ofertas

Notificación de errores u Omisiones de Naturaleza Subsanable

Ponderación y Evaluación se subsanaciones

Acto de Adjudicación

Constitución de Garantía de Fiel cumplimiento

Suscripción del contrato/ Orden de compra

Publicación del contrato/Orden de compra
Imagen 23. Cronograma
 Bloque 3. Mi Pymes: en este paso deberá elegir si quiere limitar el proceso de
compras especialmente a MiPymes o MiPymes Mujeres.
En caso de seleccionar que no el sistema le mostrará una pantalla como muestra
la imagen.
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Asistencia Técnica

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Imagen 24. Mipymes
Si elige si, el campo “Limitar este proceso a Mi pymes” quedará visible y el proceso va a
ser para compañías clasificadas como Mi Pymes o Mi Pymes Mujeres
Imagen 25. Mipymes mujeres
 Bloque 2. Pago de Anticipos

Pago de Anticipos: en este se configurará la forma de pago del proceso,
el mismo tendrá dos opciones y deberá seleccionar si desea o no pagar
anticipo.
Imagen 26. Anticipos

¿Solicitud de garantías? Deberá seleccionar entre las opciones Sí o No.
Al seleccionar Si deberá completar los siguientes datos:
Imagen 27. Garantías
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
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Si selecciona la opción SI deberá llenar la fecha prevista del pago del anticipo y el
porciento de anticipo tal cual se muestra en la imagen.
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Bloque 4. Visita al lugar de ejecución: se deberá elegir entre las opciones “SI o No” en
caso de que se requiera visita al lugar de ejecución para el procesos de compras. Si elige
SÍ el sistema mostrara los siguientes campos a completar:
-
Fecha Límite para visitas : Selección de la fecha y hora a través de un
calendario
-
Información Adicional: podrá indicar la dirección donde los proveedores
deben hacer las visitas
Imagen 28. Visitas al lugar de ejecución
 Bloque 5. Lotes:
Definir Lotes: en este paso se podrá elegir entre las opciones “Si o No” (campo
obligatorio).
Imagen 30. Lotes
Si se selecciona la opción “Si” deberá definir la cantidad y nombres de los lotes.
Imagen 31. Lotes
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Asistencia Técnica
La opción “No” estará marcada por defecto.
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 Bloque 7. Observaciones: este bloque se colocara la información con los
nombres de los diarios de circulación nacional donde se dará publicidad a la
convocatoria . Máximo 500 caracteres .
Imagen 32. Observaciones
 Bloque 9. Configuraciones Avanzadas: este campo en caso de elegir la opción
SI el sistema le permitirá configurar número decimales del precio de los artículos y
el precio total, por igual se encontrará el modo de presentación de ofertas.
Imagen 34. Configuraciones avanzada
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Imagen 33. Configuraciones avanzada
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 Paso 3: Artículos y preguntas
En este paso se configura la cantidad, código UNSPSC, descripción , cuenta
presupuestaria, precio unitario y precio total de los artículos a comprar, por igual se
establecerá preguntas dirigidas al proveedor para que se completen cuando se realice la
oferta.
Para facilitar el registro de condiciones de un procedimiento, la plataforma da la posibilidad
de crear tantas preguntas como la entidad necesite. La pantalla en que se puede realizar
la configuración del formulario de respuesta está dividida en tres áreas principales:
-
Espacio donde podrá establecer las preguntas y cuestiones que los proveedores
deben responder
-
Barra de herramientas con las opciones de añadir sección, preguntas, borrar,
guardar plantillas, guardar como pdf.
-
Acceso rápido al listado de preguntas
Los campos a completar para la lista de precios son:

Código Artículo: Rellenado automáticamente y editable;

Código UNSPSC: Sub clase correspondiente al artículo que se solicita (debe tener
la opción de utilizar las búsquedas dentro del clasificador UNSPSC, permitiendo
seleccionar sólo el cuarto o quinto nivel). Esto campo debe ser llenado con el
código escogido y su descripción. La descripción y el código no son editables sólo
se deben cambiar dentro del clasificador UNSPSC;

Cuenta Presupuestaria: Cuenta o cuentas presupuestarias correspondientes al
código UNSPSC que se solicita. Cada código UNSPSC puede tener una o más de
una cuenta presupuestaria asociada.
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Asistencia Técnica
Imagen 35. Artículos y preguntas
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-
Si el código UNSPSC escogido en el campo anterior tiene solamente una cuenta
presupuestaria asociada, entonces el campo se va a quedar llenado
automáticamente y no editable;
-
Si el código UNSPSC escogido en el campo anterior tiene más de una cuenta
presupuestaria asociada, entonces el campo va a ser un despliegue con la opción
“Seleccione” por defecto y todas las otras cuentas presupuestarias disponibles
para seleccionar.
-
Si se borra el código UNSPSC, el campo “Cuenta Presupuestaria” debe ser
borrado automáticamente.
-
Si se modifica el código UNSPSC, el campo “Cuenta Presupuestaria” también
debe ser modificado.

Descripción: Descripción del artículo que se solicita.

Cantidad: Número de unidades del artículo que se solicita

Unidad: Unidad de medida de los artículos

Precio unitario estimado: Precio estimado de cada artículo (campo obligatorio)

Precio total estimado: Rellenado automáticamente
-
Se tiene la opción de añadir observaciones en cada una de las líneas en el detalle
del artículo. Esta opción sirve para que el usuario pueda añadir más detalles en la
descripción de los artículos.
- Respuesta Múltiple
- Matriz de respuestas
- Pregunta abierta
- Pregunta numérica
- Anexos
- Respuesta lógica
- Pregunta de requisitos
- Plazo
- Pregunta de condiciones de entrega
- Lista de precios
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Asistencia Técnica
• Los tipos de preguntas disponibles para solicitar a los proveedores son:
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• Pulsando el menú “Opciones”, dentro del artículo, la plataforma permite exportar a Excel,
importar desde Excel y añadir secciones, entendido como un enunciado separador de un
conjunto de artículos dentro de un lote. Al hacer el importe, cuando uno de los campos no
es llenado correctamente el sistema hace el importe pero eso campo queda vacío;
• En cada artículo, la plataforma da la posibilidad de adjuntar un documento específico
para ese artículo;
• La plataforma permite crear plantillas de formularios de respuesta que se podrán utilizar
posteriormente en otros procedimientos y que pueden estar disponibles únicamente para
el usuario que la creó o para toda la entidad;
• Si el mapa de cantidades es muy extenso, la plataforma permite su exportación desde
formato MS Excel. Esta plantilla en formato Excel debe ser primero descargada de la
plataforma y su configuración de columnas no es editable. Posteriormente debe ser
importada a la plataforma. Al hacer el importe, cuando uno de los campos no es llenado
correctamente el sistema hace el importe pero ese campo queda vacío.
 Paso 4. Evaluación
En este paso será posible definir una evaluación de criterios a las ofertas que se harán a
este proceso. El sistema hace la pregunta:
Definir un modelo de evaluación para este procedimiento:
Deberá elegir entre las opciones Si o No (la opción No esta elegido por defecto y es
editable).
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Asistencia Técnica
Imagen 36. Importar y exportar lista
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Imagen 37. Evaluación de criterios
En caso de seleccionar “Si” le desplegará las siguientes opciones con las que podrá
configurar la evaluación:
Tipo de evaluación: Evaluación de varios criterios de selección (por defecto, no editable).
Método de evaluación: Manual (por defecto, no editable).
Imagen 38. Evaluación de criterios
Para agregar los criterios que tendrá la evaluación en el área de configuración del modelo
de evaluación deberá pulsa el botón , el sistema habilita los campos para describir los
criterios, podrá insertar los criterios de evaluación de manera manual indicando el % de
ponderación que dará a cada uno.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Publicar modelo de evaluación: deberá elegir entre las opciones Si o No (la opción “No”
esta seleccionada por defecto). Si elige la opción si, significa que los criterios de
evaluación serán publicados al proveedor cuando se muestre interesado.
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Imagen 39. Configuración del modelo de evaluación
Deberá pulsar el botón Agregar criterio y el sistema le traerá una línea para escribir los
criterios con los que evaluara las ofertas a su vez tendrá el botón Borrar seleccionado
que le permitirá eliminar criterios ya creados y Comprobar suma que le validará el
porcentaje asignado a cada criterio este dentro del rango 100.
Imagen 41. Configuración del modelo de evaluación
 Paso 5. Documentos del procedimiento:
 Bloque Comentarios Externos
En este bloque podrá añadir observaciones al procedimiento visibles para todos los
proveedores.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Imagen 40. Reglas para el modelo de evaluación seleccionado
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Imagen 42. Comentarios externos
 Bloque Documentos
En este bloque será posible adjuntar los documentos necesarios para que el proveedor
pueda presentar su oferta, pliego de condiciones, anexos, catálogos etc., podrá adjuntar
documentos por tres opciones:




Crear desde documento tipo: opción para adjuntar plantillas de documentos.
Buscar en la biblioteca: son documentos que han sido cargados previamente en el
menú “documentos de la entidad” y podrá elegir alguno de ellos.
Anexar documento: adjuntar documentos que se encuentran en el ordenador.
Borrar seleccionado: podrá eliminar cualquier documento, seleccionando el
documento que desea borrar.
Imagen 43. Adjuntar documentación
 Paso 6. Documentos Habilitantes
En este bloque el sistema mostrará una lista con todos los tipos de documentos que se
solicitan a los proveedores en los procedimientos. Al seleccionar uno o varios de estos
podrá definir el momento de entrega de los mismos, si en la Adjudicación o en la oferta.
Para seleccionarlos podrá filtrarlos por familia.
Imagen 44. Documentos Habilitantes
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
 Bloque Documentos Habilitantes
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 Bloque otros documentos
Otros Documentos requeridos para la presentación de la oferta: deberá elegir entre
las opciones Si o No (la opción “No” esta seleccionada por defecto). - Si el usuario
selecciona “sí” le aparecerá la opción agregar otro tipo de documento (Estos documentos
serán públicos).
Imagen 45. Bloque otros documentos
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
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 Paso 7. Invitación
 Bloque invitación manual de proveedores
Este paso se queda desbloqueado después de clicar en “Finalizar Consulta” y antes de la
publicación del proceso.
• En este paso el sistema va a hacer un match de las categorías seleccionadas en la lista
de precios y saldrá un listado de proveedores con interés en la misma categoría escogida.
Los proveedores que tienen interés en la misma categoría van a recibir una notificación.
• Para todos los sub-procedimientos, el módulo de invitación no se controlará la cantidad
mínima de invitados. El comprador podrá invitar directamente o no, la cantidad de
proveedores que requiera.
• Solamente se pueden invitar proveedores que están en el listado de match de las
categorías. Se invita pulsando el botón “Invitar” que abre una ventana con el listado de
proveedores con interés y con el botón “Seleccionar” en frente a cada proveedor que
permite invitar los proveedores seleccionados. Los proveedores invitados directamente
van a recibir una notificación y va a ser creada una oportunidad en su área de trabajo;
• Tendrá la opción de “Borrar” pero sólo se podrán borrar los proveedores invitados
directamente. .
Nota: Los proveedores seleccionados recibirán una alerta en su correo electrónico y
podrán encontrar también la invitación en el widget Notificaciones en el área de trabajo del
procedimiento.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
• El usuario tramitador podrá seleccionar los proveedores que desea invitar y que están
registrados en la plataforma en las mismas categorías del procedimiento. Si el
procedimiento es limitado a Mi pymes entonces sólo deberán ser visibles proveedores que
sean Mi pymes .
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Imagen 47. Buscar y Añadir Proveedores
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Imagen 46. Invitación
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 Paso 8. Configuración del presupuesto
Este paso solo estará disponible en la etapa planeación y se queda desbloqueado
después de pulsar en “Finalizar Consulta” y antes de la publicación del proceso.
 Bloque Configuración del Presupuesto

Destino del gasto: el usuario deberá seleccionar entre las opciones:
-Funcionamiento

Origen de los recursos: el usuario deberá seleccionar de una lista entre: Fuente
general, Fuentes con destino específico, Fuentes de recursos propios,
Transferencias, Crédito interno, Fuentes de terceros, Comprobantes en proceso de
pagos (pasivos financieros), fuentes contables, Crédito externo, Donación externa

Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal: Es el código de
autorización de uso del presupuesto.

Documento Justificativo: Tendrá que anexar el documento que justifique la
autorización presupuestal.

Total Estimado: El valor presentado en este campo es copiado del valor
presentado en el paso 2.
Imagen 48. Configuración del presupuesto
Una vez completados todos los pasos, deberá pulsar el botón
quedará publicado en modo diferido.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
y el proceso
-Inversión.
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A lo largo de la creación del procedimiento, tendrá a su disposición las siguientes
opciones:





Guardar: el procedimiento se queda en estado borrador podrá seguir trabajando en
él posteriormente.
Cancelar: podrá cancelar la creación del procedimiento, pero no eliminar la
información.
Finalizar: el sistema asume los datos y coloca visible la opción “Publicar si faltará
por completar algún dato el sistema emitirá una alerta indicando el campo que deberá
rellenar o corregir.
Si hay flujo de aprobación asociado: si hay un flujo de aprobación asociado a la
publicación en alguno de los pasos anteriores, tendrá que confirmar dicho flujo y cada
responsable de la aprobación recibirá una notificación para realizar la tarea.
- si el aprobador rechaza la acción, el usuario comprador recibirá una alerta en
la plataforma y podrá realizar las modificaciones y/o correcciones pertinentes;
- si el usuario aprueba la acción, el usuario podrá publicar el procedimiento.
Si no hay flujo de aprobación asociado: podrá pulsar la opción “Publicar”

Los proveedores interesados en el procedimiento podrán solicitar aclaraciones a
los pliegos a través del widget Aclaraciones, dentro de la carpeta del
procedimiento;

La entidad contratante tendrá que responder a dicha solicitud a través del widget
Aclaraciones;

Cuando como consecuencia de una pregunta, se requiera realizar una
modificatoria a los pliegos de condiciones específicas (adendas o enmiendas),
estas se podrán hacer desde el widget Adendas. La plataforma permite definir
dentro del Equipo del procedimiento, qué usuarios podrán realizar Adendas, según
los roles establecidos en la consola de Administración y en las fechas
contempladas en el cronograma del procedimiento, salvo los casos que procedan
de una suspensión. Siempre habrá que motivar la modificación, que será visible
para los proveedores interesados en el procedimiento. Las adendas son:
- Modificación en las fechas del cronograma
- Cambiar configuración
- Cambiar el formulario de respuesta
- Cambiar la evaluación
- Cambiar pliegos y documentación.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Aclaraciones sobre el Pliego de Condiciones
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Los proveedores interesados serán notificados a través de una alerta automática
de la plataforma de la realización de las adendas o enmiendas, estas serán
incorporadas al widget de enmiendas. Esta lista de proveedores podrá ser
exportada a formato MS Excel en la sección de reportes y estadísticas.

El envío, la recepción y la lectura de las aclaraciones en la plataforma generan
recibos electrónicos que garantizan la fecha y hora en la que se realizó cada una
de las acciones.

Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
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4. PUBLICACIÓN DIFERIDA
Al pulsar el botón Publicar una vez cumplimentados los pasos de la creación del
procedimiento, el sistema le mostrará la siguiente pantalla informativa, especificando el
día y la hora en la que se publicará el procedimiento ya programado en el cronograma, a
esto le llamamos “Publicación Diferida”, deberá hacer clic en confirmar.
Imagen 49. Publicación Diferida
Una vez publicado el procedimiento:
 El mismo será de acceso público y cualquier proveedor puede consultar la
información.
 Cancelar procedimiento: el sistema obliga a que el usuario justifique la cancelación,
con comentario y adjuntando un documento justificativo (en el flujo de aprobación).
esta acción se registrará asociándole un flujo de aprobación. una vez cancelado, el
procedimiento quedará en estado cancelado.
Una vez realizada la publicación del procedimiento en la plataforma, éste estará disponible
para todos los proveedores que accedan a la plataforma a través de las opciones:
- “Consultas Activas” (sin login).
- “Búsqueda de procedimientos de acceso público” (con login).
- El Pliego de Condiciones Específicas podrá ser retirado por todo interesado a través de
la plataforma.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
 Los proveedores que tengan interés informativo en una misma categoría del
procedimiento van a recibir un correo con la información de que un procedimiento en
esa categoría fue publicado.
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5. DECLARACIÓN DE DESIERTO DE UN PROCESO
Un proceso podrá ser declarado desierto en caso de no recibir ofertas en el tiempo
definido, esta acción podrá ser realizada siempre y cuando haya pasado el tiempo de
presentación de oferta y no se presentará ningún interesado.
Imagen 50. Declaración de Desierto
Si quiere relanzar el procedimiento, el sistema le da opción de realizarlo , haciendo la
pregunta ¿Relanzar el proceso? En el caso de elegir si , el sistema creará una copia del
proceso y podrá realizar las modificaciones de lugar.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
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Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Imagen 51. Declaración de Desierto
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6. APERTURA DE OFERTAS (SOBRE ECONÓMICO)
Las ofertas de los proveedores son recibidas en la plataforma con la información
encriptada sin posibilidad de conocer su contenido hasta que el o los usuarios asignados
para la apertura de ofertas realicen la acción.
En la fecha de la apertura, en la carpeta del expediente tendrá que pulsar la opción
.
El o los usuarios definidos para la apertura de ofertas realizarán la desencriptación de las
mismas, pulsando el botón Abrir. El sistema publica la lista de oferentes que presentaron
ofertas económicas.
Imagen 52. Iniciar
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Asistencia Técnica
Apertura y evaluación mapa comparativo
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A continuación pulsar el botón
Imagen 53. Abrir Sobres
Los sobres serán desencriptados y quedarán disponibles las ofertas recibidas
Una vez revisada la documentación tendrá que calificar las ofertas que se encuentran en
estado pendiente de esta manera podrá:
Imagen 53. Fase de apertura admitir o excluir
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Asistencia Técnica
Admitir todos los pendientes
Excluir todos los pendientes (Tendrá que justificar)
Habilitar (en una oferta concreta)
Excluir (en una oferta concreta) Tendrá que justificar
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Calificadas las ofertas deberá pulsa la opción Publicar lista de oferentes y a continuación
confirmar
.
Evaluación Económica
Tendrá la opción de realizar un estudio de precios que le permitirá evaluar la mejor oferta,
podrá acceder al mismo por diferentes vías:
Vía 1:
Imagen 54. Vía 1 para evaluación economica
Imagen 55. Vía 2 para evaluación economica
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Asistencia Técnica
Vía 2:
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La plataforma indicará automáticamente el precio más bajo recibido, y se podrá generar
un archivo en formato Excel, que podrá ser adjuntado a los Documentos correspondiente
a la fase de apertura.
La unidad operativa de compras genera el reporte preliminar de lugares ocupados y el
estudio de precios, de esta forma los peritos podrán descargarlo y realizar las
evaluaciones de ofertas económicas.
Imagen 57. Análisis de la evaluación económica
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Asistencia Técnica
Imagen 56. Evaluación económica
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Imagen 58. Reporte de la evaluación económica
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Asistencia Técnica
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7. EVALUACIÓN DE CRITERIOS
Al consultar el detalle de la oferta, la entidad tiene la opción para hacer la evaluación
manual de la oferta de acuerdo con los criterios definidos en la creación del procedimiento
En la plataforma hay dos opciones distintas para hacer la evaluación:
1. En la pantalla de apertura de sobres, tras la apertura, está la opción “Evaluación”
2. En el área de trabajo del procedimiento, en el widget “Evaluación”.
Al hacer el clic en el botón “Evaluación” el sistema muestra una pantalla para crear
evaluación que tiene los siguientes campos:



Bloque detalles del proceso:
Id procedimiento (relleno automático)
Id técnico (relleno automático).
Imagen 69. Bloque detalle del proceso de evaluación
Bloque información general:
Referencia de la evaluación (campo obligatorio)
Nombre de la evaluación
Imagen 70. Bloque Información general de evaluación
Después se le dará clic al botón crear.
• Se puede crear un flujo de aprobación para la evaluación. Antes de que el usuario
aprobador realice la acción, el perito podrá adjuntar el informe con la recomendación de
adjudicación en el paso Documentos del flujo de aprobación.
1
1
La evaluación de criterios solo estará disponible si es configurada en el proceso , Paso 4
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Asistencia Técnica



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Imagen 71. Evaluación creada
Imagen 72. Crear análisis
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Asistencia Técnica
Se le dará clic al botón “Crear análisis” para hacer el análisis de la evaluación.
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Imagen 73. Evaluación comparativa creada
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Asistencia Técnica
Imagen 72. Análisis de evaluación
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Imagen 75. Puntuación de evaluación
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Asistencia Técnica
Imagen 74. Análisis de la evaluación proveedores
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Imagen 76. Evaluación admitida
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Imagen 76. Finalizar evaluación
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8. SELECCIÓN (ADJUDICACIÓN)
La adjudicación se podrá realizar desde diferentes opciones:
 En la fase de apertura, pulsando el botón adjudicación.
 A partir del mapa comparativo de precios, o sea, tras el estudio de precios, la entidad
tiene la posibilidad de adjudicar con base en ese análisis.
 A partir de la evaluación, la entidad tiene la posibilidad de adjudicar con base en ese
análisis.
 En el área de trabajo del procedimiento, en el widget adjudicación.
Siempre que se crea una adjudicación, la plataforma le asigna una numeración única (ID
de la adjudicación).
Creación de una adjudicación
La creación de una adjudicación consta de varios pasos:
1. Paso Información General
Bloque Título
•
Estado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. no editable.
Tipo de adjudicación: campo rellenado automáticamente por la plataforma. no
editable.
Creado desde análisis comparativo: campo rellenado automáticamente por la
plataforma. no editable.
Imagen 77. Bloque titulo
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
•
•
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Bloque Resumen
•
•
•
•
•
Número de expediente: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Título: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.
Descripción: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.
Fase: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.
Otras Referencias/Id: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Imagen 78. Bloque Resumen
Bloque Datos Generales
•
•
•
•
Número de expediente: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Título: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.
Unidad de requisición: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Tipo de procedimiento: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Bloque Información del Contrato
•
•
•
Local de ejecución/entrega: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Tipo de contrato: campo rellenado automático.
El contrato puede ser prorrogado: campo rellenado automáticamente por la
plataforma. No editable.
Imagen 80. Bloque Información del Contrato
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Imagen 79. Bloque Datos Generales
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Bloque Comentarios de la adjudicación
•
Comentario: casilla de campo libre donde se podrán añadir comentarios a la
adjudicación.
Imagen 81. Bloque Comentarios a la Selección
Bloque Anexos procesos de selección
El usuario podrá adjuntar documentación a la adjudicación pulsando el botón “Añadir
Documento.”
Imagen 82. Bloque Anexos a la Adjudicación
Bloque Configuración del presupuesto
Destinación del gasto: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable;

Origen de los recursos: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable;

Integración Manual: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable;

Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal:
automáticamente por la plataforma. No editable;

Documento Justificativo: este campo sólo es visible cuando la integración fue
manual. El usuario va a tener la opción de hacer descarga del documento añadido.

Total Estimado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable;

Grilla de las cuentas presupuestarias: datos rellenados automáticamente y no
editables.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
rellenado
campo
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Imagen 83. Bloque Anexos a la Adjudicación
Bloque de la Unidad de Compras
•
•
•
•
Entidad contratante: ya rellenado con la información definida en la creación del
expediente.
Dirección: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente.
Correo electrónico: ya rellenado con la información definida en la creación del
expediente.
Teléfono: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente.
Imagen 84. Bloque Unidad de Compras
Bloque miembros de la apertura
Información sobre los usuarios que realizaron la apertura de ofertas, así como la
fecha y hora en la que se realizó dicha acción.
Bloque Clasificación
Lista de proveedores que enviaron sus ofertas. Aparecerá la siguiente información:
•
•
•
•
•
Posición: Se deberá indicar la posición en la que ha quedado el proveedor (1º, 2º, 3º,
etc.)
Orden de llegada: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.
Referencia de la oferta: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Nombre de la oferta: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Nombre del proveedor: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
•
47 de 57
•
•
•
•
•
•
Tipo de entidad: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.
Valor (precio ofertado): campo rellenado automáticamente por la plataforma. No
editable.
Resultado : el usuario deberá seleccionar entre las opciones adjudicar, admitir o
excluir.
Puntuación: El usuario deberá indicar la puntuación obtenida por cada uno de los
proveedores.
Justificación: Pulsando en la opción “Añadir comentario”, el usuario podrá añadir un
comentario para una oferta en concreto.
Opción para ver el detalle de la oferta.
Imagen 85. Clasificación
Bloque Artículos a adjudicar
•
Tras la selección de los artículos a adjudicar, el sistema presenta la lista final y el
usuario tendrá que pulsar en la opción “confirmar” para seguir con la adjudicación.
Este valor es confirmado por el sistema para que no sobrepase el umbral permitido
para este procedimiento.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Nombre del proveedor
Descripción de los lotes (si existen)
Nº de artículos adjudicados
Precio total de adjudicación
Precio base total
Contrato (el sistema genera automáticamente el contrato y al pulsar sobre su
referencia el sistema le re-direccionara a la pantalla de creación del contrato).
Opción para evaluar el proveedor
Opción para ver la lista de los artículos
Borrar.
Una vez completados los datos anteriores, deberá pulsar el botón
manera se habilitará el paso 2 “Informe Final “
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
. De esta
Bloque Lista de Proveedores seleccionados
Una vez confirmados los artículos a adjudicar el sistema presenta la lista final de los
adjudicatarios, con la siguiente información:
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2. Informe Final
Podrá notificar a todos los proveedores que han enviado una oferta en este paso se podrá
adjuntar un documento de la notificación de la adjudicación.
Imagen 86. Paso 2 Informe Final

Existen varias opciones para generar un documento de la notificación de
adjudicación:
- La plataforma propone una plantilla que contiene referencia del procedimiento y el
nombre del proveedor, además de otros datos. Deberá pulsar el Botón
.
- Cargar un documento alojado en el ordenador del usuario: se pulsará en la opción”
Añadir una nueva” y se cargará el mismo.

Se tendrá que pulsar el botón

A continuación, volver al paso 2 (Informe) y pulsar el botón Publicar

Publicado el informe final el sistema genera la referencia del contrato u orden del
compra .
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Imagen 87. Paso 2 Informe Final
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A lo largo de la creación de una adjudicación, el usuario tendrá a su disposición las
siguientes opciones:
- Imprimir: la adjudicación se puede imprimir en cualquier estado
-Cancelar adjudicación: Si el usuario se hubiese equivocado en la adjudicación se puede
cancelar dicha adjudicación y crear una nueva. La cancelación de una adjudicación ya
notificada genera una alerta automática de la plataforma dirigida todos los proveedores
que han enviado una oferta.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
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Imagen 85. Publicar Selección
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Imagen 84. Información general de selección
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9. CREACIÓN DEL CONTRATO
Una vez creada la adjudicacion es posible crear el contrato u Orden de compra con el
proveedor o proveedores adjudicados, de tal manera que los datos de la adjudicacion serán
automaticamente completados en el contrato.
 Podrá acceder al borrador del contrato desde la propia adjudicación o desde el widget
contratos, pulsando en la referencia interna del contrato.
Una vez creado el contrato, se pulsará el botón “Enviar al proveedor” para que éste reciba
dicho documento.


El proveedor recibe el contrato solo con el estado Aceptar como opción.
Si hay un flujo de aprobación asociado al envío del contrato, antes del envío, el
usuario aprobador recibirá una alerta para que apruebe el contrato.
A lo largo de la creación de un contrato, el usuario tendrá a su disposición las siguientes
opciones:


Guardar: el contrato se queda en estado borrador y el usuario podrá seguir
trabajando en él posteriormente.
Finalizar: el contrato se queda en estado pendiente de aprobación por el usuario
aprobador.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
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Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
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Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
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Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
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Asistencia Técnica
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guía de procesos de excepción

Transcripción

Documentos relacionados

Manual Gestión de Contratos.

MANUAL CONFIGURACIONES DE USUARIO