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MANUAL DE USUARIO:
INTRODUCCIÓN AL
SISTEMA
DGCP – Sistema Informático para la Gestión de las
Compras y Contrataciones del Estado Dominicano
Edic. /Rev.:
V02.00
Fecha: 29/06/2015
HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO
DOCUMENTO / ARCHIVO:
Título
MANUAL DE USUARIO: INTRODUCCIÓN AL SISTEMA
Nombre Archivo
DGCP-MAN-Manual Usuario Introducción al Sistema F01AE4GC v02.00
Fecha
29/06/2015
Versión
v02.00
Cliente
Dirección General de Contrataciones Públicas- DGCP
Asunto / Detalle
Manual de usuario Introducción Área de Trabajo
Soporte lógico
Microsoft Word
Localización
Santo Domingo - República Dominicana
REGISTRO DE CAMBIOS
Páginas
Fecha Modificación
Motivo del cambio
00.00
24
04/12/2014
Creación de documento
00.01
24
22/12/2014
Revisión del Documento
00.01
24
23/01/2015
Adaptación al Formato DGCP
00.02
31
09/01/2015
Adjuntar datos Dpto. Asistencia técnica
00.03
31
23/01/2015
Ajuste de Presentación
00.04
32
27/01/2015
Ajustes del documento con el sistema
01.00
32
29/01/2015
Revisión Final del Documento
01.01
32
05/05/2015
Revisión y actualización del Documento
02.00
32
29/06/2015
Actualización del Documento Fase 1A
DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO:
Nombre
Área
Jhonattan Toribio
Tecnología
George Slujalvkosky
Tecnología
Sandra Santana
Capacitación
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Correo Electrónico: [email protected]
Teléfono: 809-682-7407, opción 2.
Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío,
Santo Domingo, D.N., República Dominicana.
DGCP-MAN-Manual Usuario Introducción al Sistema F01A-E4GC v02.00
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CONTROL DEL DOCUMENTO
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Nombre:
Preparado por:
Revisado por:
Angélica Consuegra
Marianelly Aparicio
Aprobado por:
Firma:
Fecha:
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
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ÍNDICE
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
IMÁGENES ........................................................................................................................ 5
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 6
OBJETIVO .......................................................................................................................... 7
REQUISITOS TÉCNICOS DE ACCESO AL SISTEMA ................................................................. 8
RECOMENDACIONES GENERALES DE USO ........................................................................ 11
INTRODUCCIÓN AL SISTEMA............................................................................................ 12
REGISTRO DE USUARIO ................................................................................................... 13
ÁREA DE TRABAJO........................................................................................................... 21
CONTENIDO DEL ÁREA DE TRABAJO................................................................................. 22
MENÚ INICIO .................................................................................................................. 23
10.1
10.2
10.3
10.4
Menú Procesos. ................................................................................................................................ 23
Menú Proveedores. .......................................................................................................................... 24
Menú. ............................................................................................................................................... 24
Menú Ir a. ......................................................................................................................................... 25
11. RECUPERACIÓN DE CONTRASEÑA .................................................................................... 25
12. GLOSARIO DE TÉRMINOS................................................................................................. 28
NOTAS: ................................................................................................................................... 30
NOTAS: ................................................................................................................................... 31
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
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IMÁGENES
Imagen 1. Compatibilidad del Sistema con diferentes navegadores .................................................8
Imagen 2. Confirmación de Java..........................................................................................................9
Imagen 3. Confirmación Flash player. .................................................................................................9
Imagen 4. Página de Entrada al Sistema ...........................................................................................12
Imagen 5. Página de Entrada al Sistema ...........................................................................................13
Imagen 6. Formulario de Registro de Usuario ..................................................................................14
Imagen 7. Confirmación de envío de E-mail .....................................................................................15
Imagen 8. Confirmación de Registro de Usuario ..............................................................................16
Imagen 9. Pantalla de entrada ..........................................................................................................16
Imagen 10. Pantalla de editar datos del usuario ..............................................................................17
Imagen 11. Opción de registro como usuario a una unidad de compras ........................................18
Imagen 12. Confirmación de existencia de entidad .........................................................................19
Imagen 15. Área de Trabajo ..............................................................................................................21
Imagen 16. Menú Inicio .....................................................................................................................23
Imagen 17. Menú Procesos ...............................................................................................................23
Imagen 18. Menú Proveedores .........................................................................................................24
Imagen 19. Menú ...............................................................................................................................24
Imagen 20. Herramientas de trabajo ................................................................................................25
Imagen 21. Menú Ir a. ........................................................................................................................25
Imagen 22. Pantalla de Acceso para recuperación de contraseña ..................................................25
Imagen 23. Pantalla para enviar correo recuperación de contraseña .............................................26
Imagen 24. Pantalla para enviar correo recuperación de contraseña .............................................26
Imagen 25. Enlace de recuperación de la contraseña ......................................................................26
Imagen 26. Cambiar Contraseña. ......................................................................................................27
Imagen 27. Cambiar Contraseña. ......................................................................................................27
Imagen 28. Contraseña cambiada. ....................................................................................................27
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
1.
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2.
INTRODUCCIÓN
El presente documento le permitirá al usuario adquirir los conocimientos necesarios para
acceder a su Área de Trabajo a través del Sistema Informático para la Gestión de las
Compras y Contrataciones del Estado Dominicano. A la vez se presentarán de forma
detallada y gráfica los pasos esenciales para hacer uso de la misma.
En este manual podrá ver los requerimientos de uso del sistema, cómo podrá solicitar
acceso a una entidad, y recuperar su contraseña, pasos que le ayudaran a realizar sus
operaciones dentro del sistema.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
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3.
OBJETIVO
Establecer los pasos necesarios para el acceso al Área de Trabajo, a fin de que el usuario
pueda hacer uso de las herramientas que el sistema le ofrece para realizar las
operaciones correspondientes.
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Asistencia Técnica
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4.
REQUISITOS TÉCNICOS DE ACCESO AL SISTEMA
Imagen 1. Compatibilidad del Sistema con diferentes navegadores
Para obtener un óptimo resultado del sistema el usuario también precisa tener instaladas
en su computador las siguientes aplicaciones:

JAVA (Oracle): se requiere para la firma y carga de documentos. Para cargar
documentos, esta tecnología sólo es necesaria en Internet Explorer versiones 7, 8
y 9.
Para confirmar la instalación de JAVA Oracle, puede consultarse el siguiente link:
http://java.com/es/download/installed.jsp, el mismo lo re direccionará a la
siguiente pantalla donde pulsando el botón de
verificación. Ver. Imagen 2
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
podrá realizar la
El Sistema es compatible con todos los navegadores disponibles en la web: Internet
Explorer (8 o Superior), Firefox, Google Chrome, Safari y Ópera.
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Imagen 2. Confirmación de Java
Imagen 3. Confirmación Flash player.
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Flash Player (Adobe): para confirmar si lo tiene instalado visite:
http://helpx.adobe.com/es/flash-player/kb/find-version-flash-player.html.
Este link lo direccionará a la siguiente pantalla dónde pulsando el botón
Comprobar ahora podrá verificar si tiene instalada la aplicación. Ver. Imagen 3
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
Correo Electrónico : Es preciso que el usuario cuente con un correo electrónico
activo que permitirá:
Realizar el registro de ingreso al sistema.
Recibir notificaciones y mensajes de oportunidades.
Comunicación con las instituciones compradoras y otros proveedores.



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5.
RECOMENDACIONES GENERALES DE USO
Para garantizar el uso de la documentación en el sistema de e-Procurement del Sistema
de Compras y Contrataciones Públicas se recomienda trabajar con los siguientes
formatos:
A. Convertir los documentos a PDF. El sistema acepta archivos de un tamaño máximo de
15 MB, de esta forma se podrá optimizar el tamaño del mismo.
B. En todos los archivos, y especialmente los de Excel, deberá definirse siempre el área
de impresión para que el destinatario vea correctamente la información que quiere
transmitir.
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Asistencia Técnica
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6.
INTRODUCCIÓN AL SISTEMA
Para ingresar a la página por primera vez, deberá acceder a través del siguiente link:
https://training03.vortal.biz/STS/DGCP/Login.aspx
Una vez dentro de la página le aparecerá la siguiente pantalla, en donde tendrá las
opciones de:
A. Botón inicio: volver a la página de inicio en el sistema.
B. Registrarse como usuario: registrarse por primera vez en el sistema.
C. Buscar procesos de contratación: buscar los diferentes procesos de contratación
realizados en el sistema, sin estar registrado como usuario en el sistema.
Imagen 4. Página de Entrada al Sistema
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D. Buscar, ver y descargar los planes anuales de compras y contrataciones:
buscar PAAC por año, adquisiciones, entidad, valor desde / hasta, sin estar
registrado como usuario en el sistema.
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7.
REGISTRO DE USUARIO
Para registrarse como usuario del sistema se debe acceder a la página a través del link
facilitado en el tema anterior en este manual de introducción al sistema.
Una vez que haya ingresado en la página del Sistema Informático para la Gestión de las
Compras y Contrataciones del Estado Dominicano, deberá hacer clic sobre
la
pestaña que se encuentra en la parte superior izquierda de la barra de menú. Ver. Imagen
5.
Este enlace re direccionará al usuario a un formulario; como el que se presenta en la
Imagen 6. En el mismo se solicitará la información correspondiente a los datos del
usuario. (Debe tenerse en cuenta que todos los campos son obligatorios excepto la
foto).
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Imagen 5. Página de Entrada al Sistema
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Imagen 6. Formulario de Registro de Usuario








Nombre y Apellidos: identificación completa del usuario. (cédula o
pasaporte).
País de la entidad: localización geográfica de la entidad a la que pertenece
el usuario.
Nombre de la entidad: nombre de la entidad o institución a la que
pertenece, si es independiente colocar su nombre y apellido.
E-mail: correo electrónico que se usará para confirmar el registro y para
comunicación con el usuario.
Nombre de usuario: es el nombre o identificación que se usa para
acceder al sistema después de haberse formalizado el registro.
Contraseña/confirmar contraseña: palabra clave que permitirá validar la
identidad del usuario (debe tener un mínimo de ocho caracteres, una letra
en mayúscula y combinar letras y números, la sistema indicará la calidad
de la contraseña).
Pregunta de seguridad: pregunta que presentará el sistema en caso de
haber olvidado la contraseña.
Respuesta a la pregunta de seguridad: contestación que debe dar el
usuario a la pregunta de seguridad para confirmar su identidad. Se
recomienda guardar la respuesta.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
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La información solicitada se corresponde a:
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

Teléfono móvil de seguridad: número de teléfono para confirmar la
identidad del usuario. Al momento de digitar el número debe separarse con
guion (Ej. 809-555-5555).
Añadir Foto: permite agregar una foto del usuario (Manual Configuración
de usuario).
Luego de finalizar el formulario Registro de Usuario, deberá hacer
clic en el botón
.
El sistema mostrará una ventana indicando que se ha enviado un E-mail a la cuenta de
correo registrada en el paso anterior, en la cual se confirma que la solicitud ha sido
realizada.
Imagen 7. Confirmación de envío de E-mail
Para activar el registro es preciso hacer clic en el enlace contenido en el correo electrónico
recibido e indicar los datos de usuario y contraseña en la página que se mostrará.
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Imagen 8. Confirmación de Registro de Usuario
se muestra como acceder al sistema para continuar el proceso de
Imagen 9. Pantalla de entrada
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
En la Imagen 8
registro.
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Imagen 10. Pantalla de editar datos del usuario
Luego deberá hacer clic en el botón
superior e inferior derecha de la pantalla.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
que se encuentra en la parte
Después de colocar su nombre de usuario y contraseña, le aparecerá la siguiente
información donde deberá modificar sus datos y de manera obligatoria cambiar la
contraseña.
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Una vez se hace clic en el botón
siguiente pantalla:
, el sistema presentará la
Imagen 11. Opción de registro como usuario a una unidad de compras
Deberá seleccionar la opción que le aparece: Solicitud de registro como usuario de una
.
unidad de compras / proveedor, luego pulsar el botón
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A continuación el sistema le muestra la siguiente pantalla:
Imagen 12. Confirmación de existencia de entidad
Nota: Deberá escribir correctamente el nombre y el RNC de la entidad.

País de mi entidad: Ubicación geográfica de la entidad o institución a la
que pertenece el usuario. La misma será dada por defecto según lo que se
definió en el Registro de Usuario.

Nombre de la entidad: Nombre de la entidad o institución a la que
pertenece el usuario (si es una persona independiente deberá colocarse
los nombres y apellidos). El nombre de la entidad será el mismo que fue
definido en el registro de usuario.

RNC: Código de Registro de la Unidad de Compras.
Luego de completada la información deberá hacerse clic en el botón
.
Si la entidad existe: aparecerá la información de la misma con el logo o foto de la entidad
y podrá solicitar acceso haciendo clic en el botón
y luego el botón
.
Si la entidad no existe: deberá comunicarse con la Asistencia Técnica de la DGCP, a los
teléfonos que se detallan en el pie de esta página.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
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Se requiere completar la siguiente información para la validación de la Entidad:
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Imagen 13. Solicitud de Acceso a la Entidad.
Imagen 14. Esperando Aprobación de la entidad solicitada
Nota: será preciso esperar la aprobación del acceso a la entidad, hasta que este no se
efectúe el usuario no podrá acceder al área de trabajo del sistema.
Una vez confirmada la aceptación deberá hacer clic en el logo de la foto en la parte3
superior derecha y pulsar la opción salir , a continuación realizar login nuevamente.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Después de haber solicitado acceso a la entidad, el sistema le muestra la siguiente
pantalla, en donde deberá esperar la aprobación de la solicitud.
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8.
ÁREA DE TRABAJO
El Área de Trabajo es la página de entrada al sistema, en la misma están disponibles
varias aplicaciones que permiten al usuario visualizar de forma rápida la situación actual
de la entidad. Para ello, es posible configurar funciones de acuerdo a las necesidades de
cada usuario.
Imagen 15. Área de Trabajo
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Asistencia Técnica
La información qué muestra después de que el usuario accede al sistema es la siguiente:
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9.
CONTENIDO DEL ÁREA DE TRABAJO
a) Botón inicio: pulsando sobre el mismo regresará siempre al Área de Trabajo.
b) Contadores de mensajes y tareas: haciendo clic en estos botones es posible
conocer rápidamente el número de mensajes y tareas no leídos, sin tener que
abandonar el Área de Trabajo.
c) Identificación: este cuadro informa acerca de la hora local, nombre de la entidad
en la que está trabajando; además, pulsando sobre la foto de perfil se despliega un
menú donde encontrará configuraciones de usuario, el nombre del usuario, las
Configuraciones de unidad de compras, Reportar un error, Acceder a la
ayuda y la opción Salir, que permite cerrar la sesión de usuario.
d) Menú inicio: se encuentran disponibles diferentes módulos para poder desarrollar
sus funciones dentro del sistema. Siempre y cuando tenga los permisos
requeridos.
f) Bloques de Área de Trabajo: esta zona se divide en 3 bloques (superior,
izquierdo y derecho) que permitirá el acceso a diferentes funcionalidades del
sistema.
 Bloque superior: Área con 6 categorías que permitirá al usuario tener
una percepción rápida acerca de lo que está ocurriendo en el sistema, tales
como: tareas pendientes, procesos en edición, procesos publicados,
procesos activos, procesos en espera de aprobación y aclaraciones.
Pulsando en cada uno de ellos se accede directamente a la información
que muestran.

Bloques izquierdo y derecho: pueden contener las siguientes
aplicaciones en función de la personalización del Área de Trabajo de cada
usuario.
I. Agenda: lista de actividades del usuario en formato calendario.
II. Alertas en el Área de Trabajo: lista de tareas pendientes asignadas
al usuario. Son visibles las generadas automáticamente por el
sistema (tareas de apertura y de aprobación) y las referentes a un
proceso en concreto.
III. Sugerencia del día en Smarty: alertas del sistema.
IV. Mensajes: lista de los últimos mensajes recibidos con indicación de
cuales han sido leídos.
V. Expedientes: lista de los últimos expedientes gestionados (posibilita
elegir).
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
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e) Últimos Expedientes: Área que permite acceder rápidamente a los últimos
expedientes trabajados.
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10.
MENÚ INICIO
En este menú encontrarán diferentes módulos para poder desarrollar sus funciones dentro
del sistema. Siempre y cuando se cuente con los permisos requeridos.
Imagen 16. Menú Inicio
10.1
Menú Procesos.
A. Procesos de la Unidad de Compra: en esta opción podrá ver todos sus procesos,
organizados por pendiente de aprobación, borrador, publicado, listos para evaluar, en
evaluación, informe de selección, cancelados así como también tendrá la opción de
crear nuevo proceso.
B. Informe del Proceso de Selección: muestra los diferentes informes del proceso de
selección elaborados por el sistema o por el comprador, los cuales han sido enviados
a los proveedores, cuenta con la opción de búsqueda y una búsqueda avanzada para
encontrar rápidamente el informe deseado.
C. Unidades de Contratación: la unidad de contratación permite agrupar los procesos
en función de las distintas áreas de contratación con poder de compra, pudiendo
asociar equipos a ellas. también se podrá visualizar qué tipo de procesos gestiona
cada unidad de contratación, de igual forma podrá crear, activar, desactivar, borrar
y ver la unidades de contratación existentes.
D. Tipos de Procesos: desde esta opción podrá crear diferentes tipos de procesos en el
sistema.
E. Gestión del Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC): son las
apropiaciones presupuestarias aprobadas para cada ejercicio, los estimados, las
fuentes de financiamiento, nacional o internacional, el método de compra y
contratación previsto y la calendarización física y financiera de los recursos
necesarios, desde esta opción el usuario podrá crear el PAAC, así como también se
presenta la opción de búsqueda y búsqueda avanzada del PAAC.
Imagen 17. Menú Procesos
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
A través de este menú desplegable el usuario podrá efectuar una serie de actividades
comprendidas en los siguientes puntos:
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10.2
Menú Proveedores.
Al hacer clic en este menú se desplegará las siguientes funciones:
A. Directorio de DGCP: el usuario comprador podrá buscar, ver e invitar empresas
proveedores del Estado.
B. Cuestionarios de evaluación de Proveedores: el comprador podrá crear
cuestionarios de evaluacion a los proveedores.
C. Sanciones a Proveedores: buscar, crear o borrar sanciones a proveedores del
Estado.
Imagen 18. Menú Proveedores
10.3
Menú.
A. Menú de búsqueda: desde este apartado podrá ver los diferentes procesos creados
en el sistema.
B. Menú del comprador: vía mediante la cual podrá ver los informes de los procesos
del sistema, los procesos, tipos de procesos, crear procesos, unidades de
contratación, el Plan Anual de Compras y Contrataciones, proveedores, directorio
DGCP, sanciones a proveedores, contratos.
Imagen 19. Menú
C. Herramientas de trabajo: al hacer clic en esta opción el sistema pondrá a
disposición una serie de herramientas tales como la herramienta mensajes, tareas,
alertas, plantilla de mensajes y constancias DGCP.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
En este menú están disponibles las siguientes opciones:
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Imagen 20. Herramientas de trabajo
10.4
Menú Ir a.
Mediante esta opción el sistema muestra otra vía más para crear procesos, desde aquí
se podrá: crear procesos de compras menores, compras por debajo del umbral,
comparación de precios, invitar a proveedor y editar mi perfil.
Imagen 21. Menú Ir a.
11.
RECUPERACIÓN DE CONTRASEÑA
Si olvidara o perdiera la contraseña se deberán seguir las siguientes instrucciones para su
recuperación:
Acceder al sistema.
Imagen 22. Pantalla de Acceso para recuperación de contraseña

Hacer clic en la opción
derecha de la pantalla principal.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
que se encuentra en la parte superior

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
El sistema le solicitará el nombre de usuario.
Imagen 23. Pantalla para enviar correo recuperación de contraseña

Hacer clic en el botón enviar correo.
Imagen 24. Pantalla para enviar correo recuperación de contraseña
El sistema enviará un correo electrónico con el enlace que permitirá al usuario
recuperar su contraseña.
Imagen 25. Enlace de recuperación de la contraseña
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica

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
Una vez se hace clic en el enlace anterior, se visualiza la siguiente pantalla:
Imagen 26. Cambiar Contraseña.
Imagen 27. Cambiar Contraseña.
Imagen 28. Contraseña cambiada.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
Por Último, deberá recordar la respuesta a la pregunta de seguridad colocada en el
registro de usuario, procederá a completar los datos que solicita el formulario, finalizado
este proceso hará clic en el botón cambiar contraseña y realizara el registro de entrada
con la contraseña actualizada.
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12.
GLOSARIO DE TÉRMINOS
1. AGENDA: lista de actividades del usuario en formato calendario.
2. APLICACIÓN: es una herramienta informática que permite realizar de manera
automática diferentes procesos de trabajos.
3. ÁREA DE TRABAJO: es la entrada al sistema, en ella, están disponibles varias
aplicaciones que ayudan al usuario, de una forma rápida a trabajar en procedimientos
y a establecer mecanismos de trabajo a través del sistema.
4. DARSE DE ALTA: es la instrucción que permitirá iniciar el Registro de Usuario.
5. ENTIDAD: es la empresa o institución estatal.
6. MENÚ DE INICIO: menú en el que se encuentran disponibles diferentes opciones
para trabajar en el sistema.
8. NOMBRE COMERCIAL: un nombre comercial es “el nombre, denominación,
designación o abreviatura que identifica a una institución, empresa o establecimiento.
9. NOMBRE LEGAL: es el nombre de la razón social bajo la cual la institución lleva a
cabo sus operaciones.
10. SISTEMA: es un sistema que sirve de base para hacer funcionar un conjunto de
módulos informáticos compatibles.
11. NIT: Código de Registro de la Unidad de Compras.
12. BUHO: es el tutor de ayuda en línea en el área de trabajo del sistema.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
7. NAVEGADOR: es el software que permite acceder al internet.
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13. SUGERENCIAS DEL DIA DE BUHO: alertas del sistema.
14. USUARIO: es el individuo que tendrá autorización de utilizar en el sistema.
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
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NOTAS:
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
Asistencia Técnica
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NOTAS:
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
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NOTAS:
Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584
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