Guía para las/os Organizadoras/es de Sesión

Guía para las/os Organizadoras/es de Sesión

Guía para las/os Organizadoras/es de Sesión
Nota: el personal de la Sala para Presentadoras/es sólo hablan inglés. Sin embargo, tendremos
intérpretes disponibles en español, francés y turco. Los intérpretes podrán ser requeridos
cuando sea necesario. Nos disculpamos de antemano por cualquier inconveniencia que esto
pueda causar.
Preparativos: Cómo prepararte para tu sesión
Contacta a todas las presentadoras/es de tu sesión para recordarles que deben ir a la Sala
de Preparación para Presentadoras/es (detrás del Auditorio Halic H2) para revisar que los
materiales para su presentación (archivos de Powerpoint, videos, etc.) funcionen
adecuadamente, por lo menos un día antes de llevarse a cabo la sesión. La Sala para
Presentadoras/es permanecerá abierta durante las inscripciones el día 18 de las 15:00 a las
18:00 horas para quienes presenten el día 19 (primer día del Foro).
Los archivos deben estar en formato de CD/DVD o en memoria portátil USB. Los
técnicos de la Sala de Preparación para Presentadoras/es les ayudarán en caso de que sus
archivos no funcionen correctamente. Posteriormente enviarán su presentación por el
sistema remoto a la sala en la que se realizará la sesión, a la hora indicada.
o Para mayor información sobre la Sala de Preparación para Presentadoras/es, por
favor sírvase a leer la Guía para Presentadoras/es que hemos adjuntamos.
Justo antes de la sesión: Pasos a seguir en la sala de sesión
Recibirás el programa en su versión final en Estambul, después de inscribirte. Revisa el
programa para confirmar el horario y fecha de tu sesión, ya que es posible que éstos
hayan cambiado y aparezcan de manera diferente al programa que estuvo publicado por
internet previamente al Foro. Por favor notifica a tu panel inmediatamente sobre
cualquier cambio.
Acude a tu sala de sesión por lo menos entre 15 y 30 minutos antes de la hora de inicio,
para asegurarte de que la sala esté organizada tal como la necesitas. Si hay algún
problema, siempre habrá una asistente de sala cerca para ayudarte. Si necesitas la
presencia de algún miembro del personal de AWID, la asistente nos llamará.
Verificar materiales audiovisuales: por favor revisa tus presentaciones en cuanto
llegues a la sala. Si hay algún problema o falta algo, por favor avisa a la asistente de sala
inmediatamente. Confirma que el/la técnica/o de la sala tenga todos los archivos de
Powerpoint y otros materiales necesarios para tu sesión, y asegúrate de informarle sobre
el orden de las presentaciones.
Dispositivo para controlar Powerpoint: habrá un ratón/mouse inalámbrico de
computadora para las/os presentadoras/es que necesiten controlar las diapositivas de
Powerpoint.
Presentaciones sin verificar: si alguna de sus presentadoras no revisó sus materiales por
anticipado, por favor entreguen su presentación inmediatamente al técnico para que la
pruebe. Noten que si existe algún problema, es posible que el técnico no pueda
resolverlo a tiempo para utilizarlo durante la sesión. No se pueden utilizar computadoras
personales (PCs) para proyectar presentaciones de Powerpoint. Si deseas utilizar tu
propia computadora Mac, por favor asegúrate de traer todos los cables y adaptadores
necesarios.
Luces: si necesitas atenuar las luces durante una presentación, por favor coordínalo con
las asistentes de la Sala. Recomendamos hacer una prueba de luces antes de comenzar,
para saber exactamente qué luces será necesario atenuar.
Interpretación: Algunas salas de sesión cuentan con interpretación simultánea. Si tu
presentación se realizará en una de ellas, asegúrate de utilizar audífonos en todo
momento—si algún intérprete tiene dificultad para escucharte, puede interrumpir tu
sesión hablándote por los audífonos para atraer tu atención. Asegúrate de que tus
presentadores hablen despacio y enuncien claramente, para que las/os intérpretes puedan
hacer la mejor labor posible.
Si deseas pasar micrófonos alrededor de la sala para tu sección de preguntas y
respuestas, por favor, en vez de requerir la ayuda de la asistente de sala, asigna a un
miembro de tu panel o del público para asistir con esa tarea, , ya que la asistente de sala
puede ser requerida para solucionar problemas de otra sala en cualquier momento.
Puntualidad (comenzar y terminar la sesión a tiempo)
Por favor asegúrate de comenzar y terminar la sesión a tiempo. Sin embargo, es
responsabilidad de la organizadora dar inicio y concluir la sesión puntualmente.
Uso de rotafolios
Habrá rotafolios con dos marcadores disponibles en cada sala de sesión. Favor de notar
que es posible adherir hojas del rotafolio sobre las paredes con las estampas adhesivas
provistas.